Guide sur la structure administrative

Date: 2014-03-16
Guide sur la structure administrative
L’enregistrement
Concept Mes documents
Par défaut Windows propose de centraliser tous les documents sur le poste de travail dans le
dossier Mes documents sous le profil utilisateur.
Windows XP = Poste de travail
C:\Documents and settings\Profil utilisateur\Mes Documents
Windows 7 = Poste de travail
C:\Utilisateurs\Profil utilisateur\Documents
Concept Mes Documents à la CSDM
Pour des besoins de sécurité et de copies de sauvegarde en cas de bris matériel ou de vol, le
service des ressources informatiques avait adopté le concept de rediriger automatiquement les
documents locaux des utilisateurs vers un emplacement réseau basé sur la fonction de
l’utilisateur (ex : U:\G999Sec1)
Donc, pour un utilisateur particulier par exemple, l’emplacement C:\...\Mes Documents était
automatiquement redirigé vers U:\G999SEC!\Mes Documents.
Jusqu’à maintenant le concept répondait aux besoins, mais avec un peu de recul, on constate
qu’il est beaucoup plus avantageux de responsabiliser l’utilisateur en l’habituant à être
conscient de la gestion de ses documents et ensuite à la maitriser.
Problématique à l’enregistrement
Il y a de plus en plus de médias ou de supports à la sauvegarde de documents.
o Lecteur local à l’ordinateur
o Lecteur CD/DVD et disquettes
o Lecteur externe USB (clé, Carte SD, disque externe, etc.)
o Lecteur Réseau
o Lecteur Virtuel (iCloud, Nuages, etc.)
La problématique de retrouver les documents déjà sauvegardés semble inévitable.
C’est pour cette raison que nous proposons maintenant une meilleure façon d’enregistrer les
documents.
Doc: Guide_StrucAdm_Enregistrement.pdf
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L’enregistrement
Une meilleure façon d’enregistrer les documents
La meilleure méthode pour retrouver les documents déjà sauvegardés est de savoir l’endroit où
ils ont été enregistrés. Malheureusement, les chemins les plus courts ne sont pas
nécessairement les plus efficaces.
Il y a trois types de documents pour lesquels nous devons gérer l’emplacement de stockage.
1
2
3

Documents Travail reliés à l’établissement (donc documents en partage)
L’endroit devait être sur le F:\ (Partage école).
Documents personnels reliés à l’emploi
L’endroit devrait être sur le U:\ exclusif à l’utilisateur.
Documents personnels qui n’ont rien à voir avec le travail.
L’endroit devrait être sur C:\...\Mes documents\Personnel.
L’endroit peut aussi être une unité de stockage externe (clé USB, DVD ou disquette)
4- Documents multimédias reliés à l’établissement (Photos, Musique, Vidéos, etc.)
 L’endroit devrait être sur P:\Multimédias
Comment procéder ?
Exemple dans Word : Document établissement.doc
Je veux enregistrer mon document dans le F:\Secretariat
 Aller dans le Menu\Fichier et utiliser enregistrer sous …..
 Sélectionner à droite Poste de Travail et choisir le lecteur F:\ et aller dans le dossier
correspondant à ma fonction, F:\Secretariat (par exemple) et enregistrer dans le bon dossier
significatif.
Exemple dans Word : Document personnel.doc
Je veux enregistrer mon document dans le C:\ …\Mes Document\Personnel
 Aller dans le Menu\Fichier et utiliser enregistrer sous …..
 Sélectionner à droite Poste de Travail et choisir le lecteur C:\
ensuite choisir pour :
Windows XP = C:\Documents and settings\Profil utilisateur\Mes Documents\Personnel
Windows 7 = C:\Utilisateurs\Profil utilisateur\Documents\Personnel
Exemple : Profil Utilisateur = Votre Code U, par exemple U128
 En Windows XP, l’endroit où sauvegarder serait donc :
C:\Documents and settings\U128\Mes Documents\Personnel
 En Windows 7, l’endroit où sauvegarder serait donc :
C:\Utilisateurs\U128\ Documents\Personnel
Doc: Guide_StrucAdm_Enregistrement.pdf
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L’enregistrement
Vous pouvez également utiliser le raccourci Mes Documents (Windows XP) ou Documents
(Windows 7) dans la section de gauche de la fenêtre Enregistrer sous…
Mais attention, si vous utilisez ce raccourci, vous êtes toujours sur le disque local!
Windows XP
Windows 7
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