Manager – Circulations Services

POSTING 15-26
Manager – Circulations Services
(Regular full-time position)
In the following text, the masculine form applies to women as well as to men. The following statements are intended to describe the general
nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.
Bishop's University is seeking a qualified and dedicated individual to fill a position as Manager – Circulations
Services. Reporting to the Chief Librarian, the incumbent will be responsible, with defined latitude for
independent action and decision making, of the smooth operation of the circulation services. He/she will be
responsible for the management, administration and coordination of the circulation services, reserves, and overall
stack maintenance operations in the library, in respect with the University and library policies. This position’s role
supports the Circulation and related components of the Integrated Library System (ILS) – patron database, loans,
and more – and is carried out in conjunction with the Technical Services Librarian who oversees the ILS. This
position has a work week of 35 hours from Monday to Friday, with occasional nights and weekends.
Nature of duties and responsibilities















Manages the operations of Circulation Services, and participates in the hiring of Circulation Services staff
and library student assistants. Supervises, trains, and co-ordinates the work activities of Circulations
Services staff and student assistants;
Creates, records, and maintains documentation on established procedures and policies and communicates
these to staff and patrons;
Works with the University Librarian to ensure Circulation Services policies and procedures reflect the
highest library standards and principles and conform to the related legal requirements such as copyright
and privacy legislation;
Collects and analyzes statistics pertaining to circulation, reserves, stack maintenance, and related services,
in order to assist in assessing and improving services;
Evaluates services, develops procedures, recommends policies, establishes work priorities, plans
improvements, and delegates duties;
Reviews, designs, and implements workflow changes resulting in improved services to patrons,
empowerment of staff, and greater effectiveness;
Guides faculty in regard to the administration of the Course Reserve operation and loan policies;
Works to create a culture that encourages continuous development, cross-training, and initiative;
Interprets and enforces library and University overall policies;
Assists library patrons with non-routine inquiries and complaints;
Contributes to Libraries and Archives communications and outreach activities;
Oversees the updating to the Circulation databases ensuring accuracy at all times;
Creates reports / statistics when required, and keeps abreast of trends and technology in circulation
services;
Assists in providing staffing coverage when necessary; weekend and evening flexibility required;
Performs additional similar / related task as required.
Qualifications and Requirements









DEC in a relevant field;
3 to 5 years of pertinent experience;
Working knowledge of both English and French;
Fundamental knowledge of Integrated Library Systems (ILS) including all circulation functions;
Must be well-organized, possess excellent communication / interpersonal skills, be a good trainer, exercise
tact and diplomacy, and excellent problem solving skills;
The incumbent is required to exercise innovating and inspiring leadership, while at the same time
demonstrating sound judgment and decision-making skills;
Proven track of being a team player, with strong customer service skills and focus,
Successful records as an agent of change;
This position requires flexibility for on call duty during evenings and weekends, and availability for callback when necessary.
Remuneration: $47,000 to $61,400 depending on education and experience.
If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter by April 26, 2015 at:
Bishop’s University, Human Resources, [email protected]
Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your
interest. We implement an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public
bodies for women, visible minorities, ethnic minority, Aboriginal and disabled people (including the possibility of
accommodation during the selection and pre-selection of candidates).
AFFICHAGE 15-26
Gestionnaire – Comptoir des prêts
(Poste régulier à temps plein)
Dans le texte suivant, la forme masculine désigne aussi bien les femmes que les hommes. Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et
le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.
L’Université Bishop’s est à la recherche d’un candidat qualifié et dévoué afin de combler un poste de Gestionnaire –
Comptoir des prêts. Se rapportant bibliothécaire en chef, le titulaire sera responsable du bon fonctionnement des
services associés aux opérations du comptoir de prêts. Il/elle sera responsable de la gestion, de l'administration et
la coordination des services de prêts, de réservations et de d’entretien et du maintien de l’ensemble des ouvrages
de la bibliothèque; selon les politiques de la bibliothèque et de l’Université. Ce rôle supporte les services de prêts
et composants connexes du Integrated Library System (ILS) - base de données des clients, des prêts, etc. - en
collaboration avec le bibliothécaire des services techniques qui supervise l'ILS. La semaine de travail de ce poste
est de 35 heures, du lundi au vendredi, incluant soirs et weekends à l’occasion.
Nature des tâches















Gère les opérations de services associés au comptoir de prêts, et participe à l'embauche de personnel
requis. Supervise, fait la formation et coordonne les activités de travail du personnel et des étudiants
travaillant au comptoir de prêts;
Crée et maintient la documentation quant aux procédures et politiques établies, et communique ces
documents au personnel et les clients concernés;
Travaille avec le bibliothécaire en chef afin d’assurer que les politiques en place reflètent les normes et les
meilleures pratiques en vigueur, tout en étant conformes aux exigences juridiques connexes quant au droit
d'auteur et droit à la vie privée;
Faire la cueillette de données et l’analyse les statistiques reliées aux services du comptoir de prêts et des
services associés, pour des fins d’évaluation et d’améliorer de services;
Évalue les services, développe des procédures, recommande des politiques, établit les priorités de travail,
favorise le changement dans un but d’améliorations, et délègue les tâches associées ;
Met en œuvre les changements de procédures visant à l'amélioration des services aux clients, la
responsabilisation du personnel, et une efficacité plus élevée;
Guide le corps professoral quant à l'administration des prêts et politiques de réservation;
Travaille de façon à créer une culture qui encourage le développement continu, la formation croisée, et
l'initiative;
Interprète et applique les politiques globales de la bibliothèque et de l'Université;
Répond et assiste les usagers de la bibliothèque qui ont des questions et/ou plaintes à formuler;
Contribue aux communications et activités de sensibilisation de la bibliothèque et des archives;
Supervise la mise à jour des bases de données des services, assurant la précision à tout moment;
Crée des rapports / statistiques lorsque demandé, et se tient à jour quant aux tendances et technologie
dans les services reliés au comptoir de prêts;
Aider à assurer la couverture de service requise lorsque nécessaire; nécessitant le travail de soirs et
weekends lorsque nécessaire;
Effectuer toutes autres tâches connexes.
Qualifications et exigences









DEC dans un domaine pertinent;
3-5 années d'expérience similaire/pertinente;
Bonne connaissance de l'anglais et du français, parlé et écrit;
Connaissances approfondies du Integrated Library System (ILS); y compris toutes les fonctions et services
reliés au comptoir de prêts;
Faire preuve d’une grande capacité d’organisation, posséder d'excellentes compétences interpersonnelles
et de communication, être un bon formateur, faire preuve de tact et de diplomatie, et posséder
d'excellentes compétences en résolution de problèmes;
Le titulaire est tenu d'exercer un leadership innovant et inspirant, faire preuve d’un bon jugement, et d’une
bonne capacité de prise de décision;
Preuves d'être un joueur d'équipe, avec des compétences en service à la clientèle et de se concentrer,
Enregistrant de bons résultats comme un agent de changement;
Cette position exige de la souplesse pour le service de garde en soirée et durant les fins de semaine, et la
disponibilité de rappel si nécessaire.
Rémunération: $47,000 à $61,400 selon l’éducation et l’expérience.
S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, d’ici le 26 avril 2015 à :
Université Bishop’s, Service des ressources humaines, [email protected]
Prière de noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests peuvent être
administrés; merci pour l’intérêt manifesté. Nous appliquons un programme d’accès à l’égalité en vertu de la loi sur l’accès à
l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les femmes, les minorités visibles & ethniques, les Autochtones et les
personnes handicapées (incluant la possibilité d’accommodation lors de la pré-sélection et sélection des candidatures).