BNP Paribas Lease Group s`appuie sur Adobe LiveCycle pour

TÉMOIGNAGE CLIENT
BNP Paribas Lease Group
s’appuie sur Adobe LiveCycle
pour dématérialiser ses
documents contractuels.
INDUSTRIE
• Banque
ENJEUX
• Automatiser la production des documents
contractuels ;
• Donner de l’homogénéité aux différents contrats ;
• Sécuriser la fabrication des contrats pour éviter
les erreurs juridiques ;
• Faciliter la mise en place de la stratégie commerciale.
SOLUTION
• Dématérialiser l’ensemble de la production
documentaire contractuelle ;
• Mutualiser les contrats dans Adobe LiveCycle
et les découper en blocs de contenus réexploitables ;
• Faire du format normé PDF le format pivot des
échanges de documents électroniques ;
• Appliquer des droits numériques aux documents PDF
pour suivre leur utilisation ;
• Mettre en place un processus de révision basé sur
le document électronique ;
• Utiliser Adobe Acrobat Pro pour intégrer la charte
graphique au document électronique avant BAT
pour l’impression.
BÉNÉFICES
• Gain de réactivité
BNP Paribas Lease Group réduit de 12 à 5 semaines
le délai nécessaire entre l’initialisation d’un processus
d’édition de contrat jusqu’à son aboutissement.
• Gain d’efficacité
La dématérialisation facilite la mise en place de la
stratégie commerciale de l’entreprise grâce à une
meilleure visibilité sur les contrats édités.
• Gain de sécurité
La fabrication d’un document contractuel est sécurisée :
un collaborateur ne peut accéder qu’aux blocs
d’informations en rapport direct avec le type de contrat
en cours d’édition. Le risque d’erreur sur les conditions
générales de vente est considérablement réduit ainsi
que le risque juridique..
• Gain de productivité
L’utilisation du format PDF comme format d’échange
permet à BNP Paribas Lease Group de simplifier le
processus de révision d’un document contractuel
et de faciliter les échanges avec l’imprimerie.
LOGICIELS UTILISÉS
• Adobe LiveCycle® Output
• Adobe LiveCycle® Rights Management
• Adobe LiveCycle® Reader Extensions
• Adobe Flex®
• Adobe Acrobat® Pro
BNP Paribas Lease Group modernise son système d’éditique en le faisant
passer d’une approche PAO classique vers la dématérialisation complète
des documents contractuels et des processus avec Adobe LiveCycle.
Une petite révolution qui bouleverse les modes de fonctionnement et
vise à rendre l’édition contractuelle plus efficace et sécurisée. L’objectif ?
Replacer le contrat au cœur de la stratégie commerciale du groupe.
Comment s’assurer de la cohérence des documents émis par l’entreprise ?
Comment maîtriser aussi bien l’édition du contenu que son archivage et
son historique ? Quel processus d’édition mettre en place pour faciliter la
définition de la stratégie commerciale ? Toutes ces questions ont été au cœur
de la réflexion menée par BNP Paribas Lease Group. Cette filiale de BNP
Paribas est spécialisée dans les solutions locatives pour les équipements
professionnels. Son offre s’étend du financement locatif à l’externalisation
de parcs en passant par la location évolutive et la location longue durée.
Elle a entrepris il y a près d’un an de refondre son système d’édition pour
migrer vers une dématérialisation progressive de ses documents. « Nous
avons décidé de replacer le contrat au cœur de notre stratégie commerciale en
dématérialisant le document et son processus d’édition. C’était la condition
nécessaire pour assurer une meilleure visibilité commerciale sur nos produits
financiers et pour garantir une parfaite cohérence de nos différents contrats »,
estime Pascale Goddefroy, responsable conception documents contractuels
chez BNP Paribas Lease Group. Un projet de modernisation mené à bien avec
le support de la solution Adobe LiveCycle.
Moderniser le processus en place pour gagner en cohérence
Pendant de longues années, BNP Paribas Lease Group avait une approche
d’édition documentaire inspirée de la PAO. « Nous avons travaillé pendant
longtemps sur du format papier, en traitant le contrat comme un document
standard et non pas comme une finalité de la politique commerciale »,
explique Pascale Goddefroy. Le processus était organisé autour d’un logiciel
de mise en page professionnel et de l’intervention de graphistes maquettistes.
Le contrat qui lie l’entreprise à ses clients était géré comme un document
standard. Au fil du temps, l’offre de BNP Paribas Lease Group s’est étoffée,
la gamme de produits financiers s’est développée et le nombre de contrats
s’est démultiplié. Dans un tel contexte, le système en place présentait
d’importantes lacunes. Il ne permettait pas à BNP Paribas Lease Group de
garder l’historique de l’édition contractuelle, d’archiver ses documents, ni de
s’assurer de la cohérence des différents contrats édités.
« Le processus en place nous
préserve des erreurs. Nous
changeons les conditions
générales de vente environ
quatre fois par an. Nous
sommes sûrs que le contrat
sera édité avec les dernières
dispositions, et qu’il n’y
aura pas de confusion entre
les conditions de vente des
différents produits financiers ».
Pascale Goddefroy,
Responsable conception
documents contractuels
« Nous avions besoin de moderniser notre processus d’édition et de gestion des
contrats tout à la fois pour gagner en sécurisation, pour faciliter l’élaboration
de la stratégie commerciale et pour mutualiser les différents types de contrats
existants », se souvient Pascale Goddefroy. La problématique identifiée par
BNP Paribas Lease Group porte donc sur la maîtrise du processus d’édition
des contrats afin de gagner en cohérence, de s’assurer de la conformité
juridique de chaque contrat et de mettre en place un circuit de validation et
d’archivage pour conserver l’historique de chaque contrat.
BNP Paribas Lease Group décide donc de transformer radicalement son
processus d’édition et de remplacer la solution de mise en page par une
solution d’automatisation des processus documentaires. L’entreprise évalue
bien les solutions concurrentes existantes, mais son choix se porte très
rapidement sur Adobe LiveCycle. Les deux critères qui ont prévalu ?
Adobe LiveCycle répondait parfaitement au cahier des charges de
BNP Paribas Lease Group et lui permettait d’initier un processus de
dématérialisation documentaire évolutif. « LiveCycle est une solution suivie
par un éditeur avec lequel nous entretenions une relation forte d’information
et de suivi sur les produits. Nous savions donc que dans ce projet de
dématérialisation, nous pourrions nous reposer sur le soutien d’Adobe. Par
ailleurs nous étions sur un projet de dématérialisation des contrats mais avec
l’ambition d’étendre cette dématérialisation à d’autres familles de documents.
LiveCycle nous permettait de nous appuyer sur une solution fiable, puissante
et que nous pouvions faire évoluer en fonction de nos besoins en ajoutant de
nouveaux modules », explique Pascale Goddefroy.
Mutualiser les documents contractuels
La refonte du processus d’édition passe par une étape de révision des contrats
pour identifier les blocs communs et distincts ainsi que par une étape
d’éditique consistant à définir les possibilités pour chaque service d’éditer et
adapter un contrat en toute autonomie. « Nous avons 100 modèles de contrats
distincts, qui font chacun 9 pages sans la couverture. Nous avons d’abord
travaillé à découper et mutualiser les blocs communs, comme par exemple les
coordonnées du client ou du fournisseur ou encore les informations financières
du crédit commercial. Auparavant, nous reproduisions l’information autant
de fois qu’il y avait de contrats. Nous avons donc découpé les contrats en
263 blocs de contenus, combinés avec les 100 références de contrats. Il a fallu
articuler toutes les combinaisons, ce qui nous donne donc une arborescence
avec une matrice de 4104 lignes pour 263 fragments distincts », détaille Pascale
Goddefroy.
BNP Paribas Lease Group pousse LiveCycle dans ses retranchements
mais le résultat est à la hauteur de l’enjeu pour l’entreprise : les contenus
sont mutualisés et garantissent une homogénéité dans la construction
des contrats. Le service Editique accède ainsi automatiquement aux
informations relatives à son produit financier, puis à son objet contractuel
et peut ensuite ajuster sur mesure les termes de son contrat en sélectionnant
dynamiquement les blocs utiles. « Le processus en place nous préserve des
erreurs. Nous changeons les conditions générales de vente environ quatre
fois par an. Nous sommes sûrs que le contrat sera édité avec les dernières
informations, et qu’il n’y aura pas de confusion entre les conditions de vente
des différents produits financiers », estime Pascale Goddefroy.
L’édition des termes du contrat est déconnectée de la mise en page graphique,
ce qui permet à BNP Paribas Lease Group de produire des documents
contractuels avec l’identité graphique de ses clients en couverture du
document. Une fois préparé, le document contractuel est édité au format
PDF. « Nous avons ajouté une application Flex qui nous permet d’éditer
le document en PDF mais la résolution est inadaptée pour l’impression.
À ce stade, le document est neutre de toute chartre graphique. Il dispose
seulement de codes couleurs, selon le type de produit financier qu’il recouvre.
On l’importe dans Adobe Acrobat Pro et on applique des filtres Pantone et
les repères de coupe pour avoir le document final. Le fichier PDF est ensuite
transmis à l’imprimerie », explique Pascale Goddefroy. Chaque document
PDF est protégé par des DRM mis en place par BNP Paribas Lease Group
avec LiveCycle Rights Management. Ainsi, BNP Paribas Lease Group garde
l’entier contrôle sur le contenu et l’utilisation des contrats que la société édite.
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location
Contrat de
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fr
Un processus de révision transverse
Réf. LG1301EL 110610
Malgré sa volonté de dématérialiser le processus de gestion des documents
contractuels, BNP Paribas Lease Group ne fait pas encore l’impasse sur
l’édition papier. « Auparavant, nous devions éditer une version papier dès
qu’il y avait unewww.bnpparibasleasegroup.fr
révision du document. Aujourd’hui, le processus de révision
est dématérialisé jusqu’à la maquette finale. Le format PDF permet à chaque
collaborateur d’apporter ses commentaires ou sa validation sur les termes du
contrat, notamment les juristes, qui ont été rassurés par l’utilisation d’un format
qui est normé, standardisé », confie Pascale Goddefroy. Si la dématérialisation
des documents est bien accomplie, la dématérialisation des processus n’est
pas encore totale. Le processus de révision est donc encore transverse, passant
du format électronique au papier. « Il y a encore des habitudes de travail qui
doivent évoluer et nous devons intégrer la solution au SI de l’entreprise pour
mettre en place un processus de révision entièrement dématérialisé. Mais nous
devrons toujours éditer un BAT papier pour vérifier la conformité du document
avant impression, car nous avons des particularités de mise en page qui sont très
difficiles à vérifier sur un document électronique », précise‐t‐elle.
Pour déployer et concevoir le nouveau processus de gestion documentaire
des contrats, BNP Paribas Lease Group a travaillé avec un partenaire, Aubay.
« Aubay aussi bien qu’Adobe se sont montrés très impliqués dans le projet tout
au long de son déroulement. Nous avons transmis une pile de contrats papier à
Aubay qui devait mutualiser les informations pour tout intégrer dans LiveCycle.
Dès réception des premiers fragments, nous avons commencé à entrevoir le
potentiel de l’outil. C’est un projet difficile à appréhender, car il associe des
compétences techniques sur l’outil, mais aussi une vision de l’éditique, des
compétences graphiques et une culture du financement pour parvenir à bien
mutualiser les éléments qui pouvaient l’être et concevoir une architecture
d’éditique à la fois performante et fiable », estime Pascale Goddefroy.
Un gain d’efficacité et de sécurisation
Fiche d’identité
BNP PARIBAS LEASE GROUP
BNP Paribas Lease Group est la filiale BNP Paribas
spécialisée dans les solutions de leasing et de
location pour les entreprises et les professionnels.
Ces solutions sont proposées soit en direct,
soit par l’intermédiaire de partenaires, de
constructeurs d’équipements, de distributeurs
et d’éditeurs. Organisé en trois activités
internationales (Technology Solutions, Equipment
& Logistics Solutions, Retail & Industry), BNP
Paribas Lease Group a pour mission de fournir
des solutions de location et des crédits qui sont
accompagnés de services tels que des contrats
d’assurance, de maintenance et de réparation.
Depuis l’intégration des équipes Arius (1) et Artegy
(2) dans sa structure commerciale, BNP Paribas
Lease Group est le seul en mesure de proposer
une offre aussi vaste, allant des simples accords
de leasing aux contrats de location longue
durée et à l’externalisation de parcs. BNP Paribas
Lease Group est présent sur ce marché depuis
plus de 50 ans et leader des marchés français et
européens. Il propose aux constructeurs, aux
importateurs et aux prestataires de services
logistiques, ainsi qu’aux éditeurs de logiciels un
service complet pour financer leurs ventes et
développer avec eux des partenariats locaux,
nationaux et internationaux, allant des accords de
conseil aux sociétés communes de financement.
BNP Paribas Lease Group offre également les
services de financement de location d’immobilier
et d’équipements que le réseau bancaire BNP
Paribas propose à ses clients. BNP Paribas Lease
Group est présent dans 20 pays : présence
directe en Autriche, Belgique, France, Allemagne,
Grèce, Hongrie, Inde (joint‐venture avec SREI),
Italie, Pays‐Bas, Pologne, Portugal, Roumanie,
Espagne, Royaume‐Uni et Ukraine ; ou par le biais
des entités du Groupe BNP Paribas en Algérie
(El Djazaïr), Maroc (BMCI Leasing), Tunisie (UBCI
Leasing), Turquie (TEB Leasing) et États‐Unis
(Trinity Vendor Finance).
Adobe Systems France
112 avenue Kléber
75784 Paris cedex 16
www.adobe.com/fr
Adobe, le logo Adobe, Acrobat, LiveCycle et Flex sont des marques
ou des marques déposées d’Adobe Systems Incorporated aux
États-Unis et/ou dans d’autres pays. Toutes les autres marques
citées sont la propriété de leurs détenteurs respectifs.
© 2010 – Adobe Systems Incorporated. Tous droits réservés.
SH-2010/07a
Les bénéfices attendus de la solution mise en place portent sur un gain
de productivité et de sécurisation des contenus. La rationalisation et la
sécurisation de la fabrication des contrats permettent à BNP Paribas Lease
Group de gagner en réactivité. « Précédemment, quand nous entamions un
processus éditique, il nous fallait environ douze semaines entre l’initiation du
processus et la finalisation pour livrer nos forces commerciales. Aujourd’hui,
nous sommes dans un système de dématérialisation partielle, qui nous permet
de réduire ce délai en passant à cinq semaines environ », estime Pascale
Goddefroy. Le gain de temps est important et peut encore être amélioré :
« Lorsque nous serons dans un processus entièrement dématérialisé, il faudra
une journée pour éditer le contrat et environ trois semaines pour mener le
processus à terme », juge‐t‐elle. La dématérialisation du processus permet
également à BNP Paribas Lease Group d’harmoniser l’édition de ses
contrats, facilitant ainsi la mise en œuvre d’une stratégie commerciale. Alors
qu’auparavant, les collaborateurs devaient passer au crible des centaines
de contrats papier, vérifier pochette par pochette et contrat par contrat les
éléments qui correspondaient à un projet avec un risque important d’erreur,
la dématérialisation rend l’édition des contrats plus cohérente et facilite la
définition de la stratégie commerciale.
Étendre la dématérialisation à d’autres services
Aujourd’hui, le projet est un succès. La prochaine étape consiste à interfacer
LiveCycle avec le système d’informations de l’entreprise pour fusionner les
flux de données et faciliter la production dynamique des documents PDF.
Lorsque la dématérialisation sera totale sur toute la chaine, BNP Paribas
Lease Group pourra également mettre en place un circuit de révision
construit sur le document électronique et faire abstraction des versions
papier. Le déploiement de documents contractuels dématérialisés a aussi
fait naître de nouveaux besoins. « Humainement, la dématérialisation
révolutionne les modes de fonctionnement. Elle crée également de nouveaux
besoins, notamment de sécurisation des documents. Nous nous intéressons à la
dématérialisation des documents dans d’autres services, comme les ressources
humaines ou encore pour aider les prescripteurs à gérer la déclaration des
sinistres de nos clients finaux. Nous étudions également la possibilité d’intégrer
le module LiveCycle Process Management pour mettre en place un processus
d’édition et de révision totalement dématérialisé », confie Pascale Goddefroy.