Système de Gestion de Contenus d`entreprises

Système de Gestion de Contenus d’entreprises
OUDJOUDI Idir, H.HOCINI Hatem.
Centre de développement des technologies avancées
Cité 20 Août Baba Hassan Alger Algérie
Tél. 0(213)351040, Fax : 0(213)351039
Email : {oudjoudi, hocini} @cdta.dz
Résumé :
La gestion, le désenclavement et la conservation des informations numériques
indépendamment du producteur, du lieu, du format et du temps est un défi majeur pour notre
génération. Les dernières décennies ont vu le développement des technologies pour la
production, le traitement et la distribution des informations – la gestion y est restée l’enfant
mal aimé.
La gestion du contenu dans l’entreprise (ECM) propage les méthodes et les
technologies pour le maniement efficace des informations ainsi que leur utilisation comme
savoir dans l’entreprise et les rendre disponibles pour les processus. ECM a acquis la même
valeur que d’autres acronymes des secteurs commerciaux, d’information et de
télécommunication. Notre communication sera sur la nouvelle technologie d’ECM qui est une
solution de gestion de contenu d’entreprise englobant de son coté la gestion de contenu Web,
la synchronisation de contenu, la gestion des ressources numériques ou multimédia. Ces
composantes les plus importantes peuvent être groupés dans ces différentes catégories, tels
que l’enregistrement (capture), indexation par méta données, gestion et stockage des
documents, gestion des droits, le Workflow, forum de discutions, outils de restitution et de
recherche ainsi que la préservation à long terme des documents.
Mots clés : GED, ECM.
1. Introduction :
La mise en uvre une solution de gestion documentaire résulte souvent d’une crise, d’une
tension dans la gestion des documents. Une situation qui nécessite la mise en place d’une
organisation plus structurée du travail et d’une traçabilité autour des documents que seule
l’informatique est à même de fournir.
Les crises peuvent se manifester de bien des façons, par exemple par l’impossibilité de
retrouver un document important en version électronique, lorsque sa version papier n’est plus
disponible. Il y a donc des pertes de mémoire au niveau de l’organisation. Alors que les
tensions peuvent résulter de difficultés chroniques de réutiliser la version électronique d’un
document papier ou de temps perdu à des tâches de recherche (mémoire), de réutilisation de
documents (modèle)… Il s’agit ici de perte de productivité.
Le retour sur investissement est difficile à calculer pour ce type d’application de gestion
car, d’une part il repose sur l’évaluation de nombreux critères immatériels et d’autre part
l’outil vient presque toujours en remplacement d’un mode de fonctionnement existant, et
seule une évaluation avant/après, sur des critères difficiles à quantifier, permettrait une
évaluation du différentiel.
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La notion de la « gestion du contenu de l'entreprise » est qu’un concept multiple dans
l'environnement de la gestion des documents. Le terme générique ‘gestion du contenu’ est
extrêmement riche en facettes et englobe de son côté la gestion du contenu Web, la
syndication du contenu, la gestion des ressources numériques ou multimédia et – bien sûr - la
gestion du contenu de l'entreprise.
Dans cette article, on s’intéresse sur la gestion du contenu d’entreprise ECM qui est le
concept le plus récent introduit pour les entreprises, l’approche ECM vise à prendre en charge
tout le contenu document de l’entreprise et de le gérer dans la même infrastructure.
2. Entreprise Content Management (ECM)
L'ECM (pour Entreprise Content Management) désigne les solutions permettant de
gérer d'une manière transversale l'ensemble des besoins d'une organisation en matière de
gestion de documents et de processus.
On peut également définir l'ECM comme la convergence appropriée de technologies
distinctes aux enjeux distincts: la GED, la gestion de contenu web, le travail collaboratif, le
workflow.
2.1 Besoins auxquels répond l’ECM
Les besoins de la GED [1]
L’ECM répond en premier au besoins de la gestion électronique des document en
offrons les différentes fonctions de GED qui démarre de la capture à la restitution
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•
•
•
Dématérialiser les documents papier
Créer, stocker, trouver les documents
Maîtriser le cycle de vie des documents
Respecter la législation
Acquisition
Numérisation
Stockage
Indexation
Archivage
ECM
Travail
collaboratif
Capitalisation
Publication
Déploieme
Workflow
Fig.1 : La roue de l'ECM
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Les besoins de la gestion de contenus
L’ECM répond aussi au besoins de le gestion de contenus, il permet à l’entreprise
à Décentraliser la publication web, l’Organisation et la maîtrise du processus de publication
ainsi qu’il permet la multiplication des usages du contenu.
Les besoins du collaboratif
Les moyens collaboratifs sont ainsi parmi les services de l’ECM à savoir le partage de
l'information, l’organisation et fluidification des processus d'échanges ainsi que l’archivage et
la capitalisation des informations projets.
Les besoins du Business Process Management
L’ECM nous assure aussi de rationaliser la circulation des documents en tâches
séquentielles ou parallèles « Workflow », automatisation des process opérationnels et il
assure la traçabilité des actions effectuées sur les documents.
3. Approche de développement et Architecture :
Dans cette section, nous allons énumérer l’approche de base utiliser dans la conception
de la plateforme ainsi que l’architecture SOA « architecture orienté service » La plateforme
cliente, permet d’embarquer les fonctions de GED dans un client riche aux interfaces plus
performantes qu’un simple client web Ajaxifié.
3.2 Architecture générale d’une plateforme ECM [2]
L’ECM se base souvent sur une architecture RCP qui fournit des briques logicielles de
base pour construire une application et le noyau exécutif pour la faire fonctionner. Cependant,
il n'est pas nécessaire de re-développer tous les éléments d'une application. Le développeur
peut reprendre les briques qui lui sont utiles et il peut en créer ou en importer de nouvelles.
Les fonctions d’ECM sont assurées par la plateforme de service, peut être soit embarquée
dans un serveur d’application, soit dans un client riche Eclipse RCP.
Une plateforme client riche est composé à la base des éléments suivants : Un noyau
exécutif générique qui sert de glu pour assembler les briques et les faire interagir, Un
framwork par exemple Eclipse RCP fonctionne à base de plugins), Une interface utilisateur
(avec par exemple des vues, des éditeurs, des assistants, etc), On y ajoute également des
fonctionnalités de mise à jour, de support d'aide, ... Les plateformes d’ECM couvre les
besoins de la GED, du collaboratif, de la gestion des documents d’archives, du workflow, etc.
La plateforme serveur, fournit les fonctions de GED aux utilisateurs via une interface
Web, ou sert de base à des applications métier via une approche SOA.
La plateforme cliente, permet d’embarquer les fonctions de GED dans un client riche aux
interfaces plus performantes qu’un simple client web Ajaxifié.
Le schéma ci dessous explique l’architecture proposée pour une telle plate forme ECM
qui se base sur une architecture à base de noyau de composant et suivant l’approche SOA.
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La plate forme ECM
Les composant d entreprise
Services
Gestion document
Collaboration
Workflow
Audit
Publication
Archivage
Fondation Web
Composant web UI
Extension
Vue
Thème
Relation
Cache distribuer
Core de la plateforme
Core de la gestion de contenu
Exécution
Extension système / multi plateforme
Serveur d application
Fig. 2 : Architecture de la plate forme ECM.
3.1 Approche de développement des applications de ECM :
L’architecture qu’on propose pour la conception d’une véritable plateforme ECM est
l’architecture orienté service SOA qui met en uvre un certain nombre de services pour la
plate forme utile pour construire des application métiers de l’entreprises. L’ensemble des
services de la plateforme permet de configurer et d’étendre facilement la plateforme en
fonction des besoins métiers.
L'objectif principal de l’architecture orientée services est donc de décomposer une
fonctionnalité en un ensemble de fonctions basiques, appelées services, ce dernier est le
composant clef de l'Architecture Orientée Services. Il consiste en une fonction ou
fonctionnalité bien définie. C'est aussi un composant autonome qui ne dépend d’aucun
contexte ou service externe, fournies par des composants et de décrire finement le schéma
d'interaction entre ces services. L'idée de cette approche est de construire une architecture
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logicielle globale décomposée en services correspondant aux processus métiers de
l'entreprise.
Aujourd'hui, la tendance technologique est au SOA (Service Oriented
Architecture), les éditeurs l'ont compris et sont capables d'interfacer leur solution
avec d’autres outils du SI. Cette tendance conduit vers la spécialisation de
composants interopérables au sein du SI. Ainsi, aujourd'hui l'approche est davantage
à l'interfaçage qu’à la solution « packagée » « miracle ». Et les éditeurs de GED
métiers ne doivent ils pas saisir cette opportunité technologique et ainsi évoluer
technologiquement vers ces standards de manière à s'intégrer dans des portails
d'entreprises au sein d'une architecture.
Le schéma suivant nous montre le principe et l’intérêt de l’architecture SOA dans le
développement de tel plateforme.
Application
Operationnel
Requirements
Imposent
Composées de
Acteurs
Pilotés par
Respectent
Limités par
Gèrent
Etats
Echangent
Messages
Contrats
Contiennent
Schémas
Décrivent
Fig.3 Applications orientées services.
Une architecture orientée services permet d'obtenir tous les avantages d'une architecture
client-serveur et notamment la modularité permettant de remplacer facilement un composant
(service) par un autre, la réutilisabilité possible des composants (par opposition à une système
tout-en-un fait sur mesure pour une organisation), ainsi que de meilleurs possibilités
d'évolution (il suffit de faire évoluer un service ou d'ajouter un nouveau service), une grande
tolérance aux pannes et il facilite la maintenance.
4. L’intérêt des Systèmes ECM pour l’entreprise :
L’ECM (Entreprise Content Management) peut être décrit comme le point de convergence
entre deux familles d’outils informatiques :
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Les logiciels de gestion de contenu (Content Management System), initialement
destinés à gérer la production et la publication de contenus structurés, notamment à
destination d’un site Internet ou Intranet ;
Les logiciels de gestion électronique des documents (GED), qui permettent la saisie, le
stockage, l’organisation, la recherche et la consultation de documents contenant des
informations qui ne sont pas nécessairement structurées.
Pour votre organisation, l’intérêt d’une solution d’ECM est donc de disposer d’un outil unique
permettant de gérer globalement l’information :
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La gestion fine du workflow et du versioning apporte une maîtrise de chaque phase du
cycle de vie d’un contenu ou d’un document - production, validation, diffusion,
archivage ou destruction… - en tenant compte des processus métier de l’entreprise
(BPM).
La gestion des rôles et identités de vos utilisateurs permettent de coordonner et de
contrôler précisément la production et l’utilisation de chaque type d’information,
contribuant à améliorer la sécurité et fiabilité de votre organisation.
La catégorisation manuelle ou automatique - grâce aux métadonnées - des contenus
et/ou documents a l’avantage d’offrir plusieurs accès à une même information, tout en
facilitant leur stockage et leur recherche.
La solution d’ECM peut également servir au travail collaboratif au sein d’espaces
virtuels, ou encore à alimenter et animer un dispositif de gestion des connaissances
(knowledge management).
5. Conclusion
La gestion de l’information d’entreprise (Entreprise Content Management) se caractérise
par la combinaison d’outils de gestion électronique des documents (GED) et de gestion de
contenu.
L’ECM permet d’accroître l’efficacité d’une organisation en offrant à ces collaborateurs
une solution pratique et efficace pour créer, trouver et utiliser l’information – qu’elle soit
structurée ou non, incluse ou non dans un document.
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Pour que ces collaborateurs puissent échanger et utiliser efficacement l’information
qui sous-tend leurs activités, nous proposons ces outils de gestion de contenu ECM.
A partir de ces outils, vous administrez vos informations de manière globale : gestion
du cycle de vie documentaire au plus près des processus métier, gestion des profils
d’utilisateur, catégorisation de l’information….
La mise en place d’un ECM de gestion de contenu pour une entreprise représente un
investissement certain surtout de point de vue rentabilités de ces acteurs.
6. Références
[1]. La première plateforme de gestion de contenue d’entreprises, ECm Nuxeo.
[2]. Le gestion de contenue d’entreprise pour IBM, Solange Mathieu-Lartigue.
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