Instructions détaillées Cartes de crédit d`achat Cartes de crédit de

Finanzverwaltung
des Kantons Bern
Administration
des finances
du canton de Berne
Tresorerie
Trésorerie
Münsterplatz 12
3011 Berne
Téléphone 031 633 54 11
Télécopie 031 633 43 31
Instructions détaillées
Cartes de crédit d’achat
Cartes de crédit de
collaborateur ou collaboratrice
Date d’élaboration :
1er avril 2011
Version :
1.0
Auteur :
Trésorerie
Diffusion :
intranet
Table des matières
1
Introduction ________________________________________________________ 3
2
Instructions détaillées concernant les cartes de crédit d’achat
non personnelles ___________________________________________________ 4
3
4
2.1
Autorisation _____________________________________________________ 4
2.2
Conditions d’utilisation _____________________________________________ 4
2.3
Montant du crédit _________________________________________________ 4
2.4
Facturation des achats par carte de crédit ______________________________ 4
2.5
Obligations des utilisateurs et utilisatrices de cartes de crédit _______________ 4
2.6
Déclaration______________________________________________________ 5
Instructions détaillées concernant les cartes de crédit personnelles
de collaborateur ou collaboratrice _____________________________________ 6
3.1
Autorisation obligatoire ____________________________________________ 6
3.2
Conditions d’utitilisation ____________________________________________ 6
3.3
Montant du crédit _________________________________________________ 6
3.4
Facturation des achats par carte de crédit ______________________________ 7
3.5
Obligations des utilisateurs et utilisatrices de cartes de crédit _______________ 7
3.6
Déclaration______________________________________________________ 7
Demande de carte de crédit ___________________________________________ 8
4.1
Formulaire de demande de carte _____________________________________ 8
4.2
Accord-cadre ____________________________________________________ 8
4.3
Demande de base de compte principal d’entreprise ______________________ 8
4.4
Demande de carte de crédit d’achat __________________________________ 8
4.5
Demande de carte de crédit de collaborateur ou collaboratrice ______________ 9
4.6
Envoi des demandes ______________________________________________ 9
4.7
Cartes de crédit existantes _________________________________________ 9
Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice
2
1 Introduction
Les détails relatifs à l’utilisation des cartes de crédit d’achat et des cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice sont réglés dans des instructions spécifiques, en vertu des
chiffres 248a et 248b des Instructions concernant le pilotage des finances et des prestations (IFP).
La Direction des finances est compétente pour édicter ces instructions conformément à
l’article 126 de l’ordonnance sur le pilotage des finances et des prestations (OFP). Dans
un courrier du 21 janvier 2011, Madame Beatrice Simon, Directrice des finances, a délégué cette compétence à l’Administration des finances pour ce qui concerne les instructions
détaillées relatives aux cartes de crédit d’achat et aux cartes de crédit de collaborateur ou
collaboratrice.
Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice
3
2 Instructions détaillées concernant les cartes de crédit d’achat
non personnelles
2.1 Autorisation
La mise à disposition de cartes de crédit d’achat n’est pas soumise à l’autorisation de la
Trésorerie. Les modalités d’autorisation sont réglées au niveau des Directions et de la
Chancellerie d’Etat.
2.2 Conditions d’utilisation
Les cartes de crédit d’achat sont utilisées exclusivement à des fins professionnelles. Il est
interdit de les utiliser à titre privé.
Les cartes de crédit d’achat ne peuvent être utilisées pour acheter des biens et des services sur internet que dans la mesure où il n’est pas prévu que le fournisseur établisse une
facture.
La Trésorerie peut autoriser des dispositions dérogatoires.
Les retraits en espèces sont généralement exclus.
2.3 Montant du crédit
Le montant du crédit est de CHF 10 000 au maximum par carte et par mois.
Les Directions et la Chancellerie d’Etat peuvent autoriser des limites de crédit plus élevées.
2.4 Facturation des achats par carte de crédit
Les entreprises de cartes de crédit facturent directement chaque mois aux unités comptables les achats par carte de crédit.
Les factures de cartes de crédit sont enregistrées dans le FIS. Il convient d’appliquer la
procédure SCI standard conformément aux chiffres 260 à 273 IFP.
L’application de la procédure de recouvrement direct est exclue.
2.5 Obligations des utilisateurs et utilisatrices de cartes de crédit
Les utilisateurs et utilisatrices doivent vérifier consciencieusement le sérieux des fournisseurs de biens et de services, afin d’éviter toute utilisation abusive des cartes de crédit.
Les cartes de crédit sont à conserver en lieu sûr, afin d’empêcher tout usage non autorisé
par des tiers.
En cas de perte d’une carte de crédit, il faut immédiatement demander son blocage à
l’institut de cartes de crédit.
Les cartes de crédit qui ne sont plus nécessaires doivent être résiliées par écrit auprès de
l’institut de cartes de crédit.
Les cartes de crédit doivent être immédiatement détruites à leur expiration.
Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice
4
2.6 Déclaration
Les unités comptables n’ont pas l’obligation de déclarer à la Trésorerie les modifications
concernant leur portefeuille de cartes de crédit d’achat. Il est possible de le consulter périodiquement via la plate-forme d’échange électronique DxA de Viseca Card Services SA.
Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice
5
3 Instructions détaillées concernant les cartes de crédit
personnelles de collaborateur ou collaboratrice
3.1 Autorisation obligatoire
Les cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice sont soumises à l’autorisation de la
Trésorerie. La demande écrite de la Direction ou de la Chancellerie d’Etat doit contenir les
indications suivantes :
nom et numéro d’institution de l’unité CCPR,
nom et numéro d’institution du domaine fonctionnel ou du segment,
nom et fonction de la personne autorisée,
montant mensuel du crédit,
justification.
La procédure d’autorisation se déroule par courrier électronique. Le formulaire de demande d’autorisation est accessible via le lien suivant :
http://wwwin.fv.fin.be.ch/fr/procede_d_autorisation_de_carte_de_collaborateur.docm
La décision est notifiée par courriel à la Direction ou à la Chancellerie d’Etat qui a déposé
la demande.
3.2 Conditions d’utilisation
Les cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice sont utilisées exclusivement à des
fins professionnelles. Il est interdit de les utiliser à titre privé.
Elles ne peuvent être utilisées que pour se procurer des biens et des services dans les
conditions suivantes :
pour les achats sur internet, dans la mesure où il n’est pas prévu que le fournisseur
établisse une facture ;
pour les frais de déplacement :
hébergement,
transport (avion, train, taxi, etc.)
repas.
La Trésorerie peut autoriser des dispositions dérogatoires.
Les retraits en espèces sont généralement exclus.
3.3 Montant du crédit
Le montant du crédit est de CHF 10 000 au maximum par carte et par mois.
La Trésorerie peut autoriser des montants plus élevés sur demande écrite des Directions
ou de la Chancellerie d’Etat. Le formulaire correspondant est accessible via le lien suivant :
http://wwwin.fv.fin.be.ch/fr/procede_d_autorisation_de_carte_de_collaborateur.docm
La décision est notifiée par courriel à la Direction qui a déposé la demande ou à la Chancellerie d’Etat.
Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice
6
3.4 Facturation des achats par carte de crédit
Les entreprises de cartes de crédit facturent directement chaque mois aux unités comptables les achats par carte de crédit.
Les factures de cartes de crédit sont enregistrées dans le FIS. Il convient d’appliquer la
procédure SCI standard conformément aux chiffres 260 à 273 IFP.
L’application de la procédure de recouvrement direct est exclue.
3.5 Obligations des utilisateurs et utilisatrices de cartes de crédit
Les utilisateurs et utilisatrices doivent vérifier consciencieusement le sérieux des fournisseurs de biens et de services, afin d’éviter toute utilisation abusive des cartes de crédit.
A réception de sa carte de crédit, le ou la titulaire autorisé/e doit immédiatement la signer.
Les cartes de crédit sont à conserver en lieu sûr, afin d’empêcher tout usage non autorisé
par des tiers.
En cas de perte d’une carte de crédit, il faut immédiatement demander son blocage à
l’institut de cartes de crédit.
Si la personne qui est titulaire de la carte de crédit quitte ses fonctions, il faut résilier sa
carte en temps utile (date de départ) auprès de l’institut de cartes de crédit.
Les cartes de crédit doivent être immédiatement détruites à leur expiration.
3.6 Déclaration
Les unités comptables n’ont pas l’obligation de déclarer à la Trésorerie les modifications
concernant leur portefeuille de cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice. Il est
possible de le consulter périodiquement via la plate-forme d’échange électronique DxA de
Viseca Card Services SA.
Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice
7
4 Demande de carte de crédit
4.1 Formulaire de demande de carte
La demande de cartes de crédit n’est pas centralisée : elle incombe à chaque unité comptable. Les formulaires nécessaires pour établir cette demande et des exemples de formulaires complétés sont accessibles via le lien suivant :
http://wwwin.fv.fin.be.ch/fr/index/weisungen-formulare/kreditkarten.htm
4.2 Accord-cadre
La Trésorerie du canton de Berne a conclu avec la société Viseca Card Services SA un
accord-cadre qui est entré en vigueur le 1er avril 2011.
Les cartes de crédit d’achat et les cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice peuvent être obtenues à des conditions préférentielles. La cotisation annuelle normalement
facturée pour chaque carte de crédit est offerte.
L’accord-cadre comprend les cartes Argent et Or. Le montant du crédit nécessaire peut
être choisi librement, la norme étant de CHF 5 000 pour la carte de crédit Argent. Pour un
crédit de CHF 10 000 ou plus, il convient de demander la carte de crédit Or.
Les unités comptables reçoivent une facture mensuelle pour chaque carte de crédit.
Le délai de paiement est de 30 jours à compter de la date de facturation.
En cas de retard de paiement, Viseca Card Services SA ne facture pas d‘intérêts de retard
ni de taxe de rappel, mais elle réduit la limite du crédit du montant de la facture mensuelle
jusqu’au règlement de celle-ci.
4.3 Demande de base de compte principal d’entreprise
Avant de pouvoir demander une carte de crédit d’achat ou une carte de crédit de collaborateur ou collaboratrice, l’unité comptable concernée doit ouvrir un compte principal
d’entreprise auprès de Viseca Card Services SA. Le formulaire correspondant est accessible via le lien suivant :
http://wwwin.fv.fin.be.ch/fr/demande_de_base_compte_prinicipal_d_entreprise_blanche.pdf
La réglementation de la signature collective (double signature) s’applique, comme pour les
comptes bancaires et postaux (ch. 286a, al. 3 IFP). La signature du chef ou de la cheffe
d’office est obligatoire.
En outre, il faut impérativement remettre une liste des personnes autorisées à signer, en
précisant leur fonction et en joignant pour chacune d’elle la copie d’une pièce d’identité
(recto/verso, avec photo, signature et date d’émission bien visibles). Le formulaire correspondant est accessible via le lien suivant :
http://wwwin.fv.fin.be.ch/fr/liste_des_personnes_autorisees_a_signer.pdf
La liste actualisée des personnes habilitées à signer doit être adressée par courriel à la
Trésorerie ([email protected]).
4.4 Demande de carte de crédit d’achat
Après l’ouverture du compte principal d’entreprise, il est possible de commander directement une carte de crédit d’achat à Viseca Card Services SA au moyen du formulaire cor-
Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice
8
respondant. Il convient à cet égard d’observer les dispositions du chiffre 2 de la présente
instruction. Chaque demande doit porter une signature collective, la signature du chef ou
de la cheffe d’office étant absolument impérative. Le formulaire de demande de carte est
accessible via le lien suivant : http://wwwin.fv.fin.be.ch/fr/demande_de_carte_blanche.pdf
Les unités comptables n’ont pas l’obligation de déclarer à la Trésorerie les modifications
concernant leur portefeuille de cartes de crédit d’achat. Il est possible de le consulter périodiquement via la plate-forme d’échange électronique DxA de Viseca Card Services SA.
4.5 Demande de carte de crédit de collaborateur ou collaboratrice
Une fois que la Trésorerie a donné son accord, il est possible de commander directement
une carte de crédit de collaborateur ou collaboratrice à Viseca Card Services SA au
moyen du formulaire correspondant, en se référant au compte principal d’entreprise. Il
convient à cet égard d’observer les dispositions du chiffre 3 de la présente instruction.
Chaque demande doit porter une signature collective, la signature du chef ou de la cheffe
d’office étant absolument impérative. Le formulaire de demande de carte est accessible
via le lien suivant :
http://wwwin.fv.fin.be.ch/fr/demande_de_carte_blanche.pdf
Les unités comptables n’ont pas l’obligation de déclarer à la Trésorerie les modifications
concernant leur portefeuille de cartes de crédit d’achat. Il est possible de le consulter périodiquement via la plate-forme d’échange électronique DxA de Viseca Card Services SA.
4.6 Envoi des demandes
Les demandes dûment signées doivent être envoyées à l’adresse suivante :
Viseca Card Services SA
Europa-Strasse 19
8152 Glattbrugg
4.7 Cartes de crédit existantes
La Trésorerie recommande de résilier le plus rapidement possible les contrats existants de
cartes de crédit qui n’ont pas été conclus avec Viseca Card Services SA, et de se procurer
de nouvelles cartes de crédit auprès de cette société.
Berne, le 1er avril 2011
Service habilité à édicter l’instruction :
Administration des finances
du canton de Berne
Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice
9