1 Marché de Noël

Association des commerçants
de Quiévrain
Quiévrain - Féérie de Noël 2013
1er Marché de Noël
L'association des commerçants de Quiévrain, veut redonner du dynamisme
au centre-ville et présente son marché de noël.
Nous avons le plaisir de vous informer que les 1ères fééries de Noël quiévrainoises se dérouleront du
20 au 22 décembre prochain.
Au programme : Parade de Noël dans les rues du centre-ville, concert de Noël de l’école de musique
Amadeus, exposition sur les traditions de Noël, concert de Gospel, ateliers bricolage, Contes pour enfants,
nocturne des commerçants, visite du Père Noël.
Dans le cadre de ces festivités organisées par l’Administration communale de Quiévrain et
l’Association des Commerçants de Quiévrain organisent son 1er marché de Noël dont les bénéfices
permettront à l’Association des Commerçants d’organiser d’autres activités de promotion commerciales
dans le courant de l’année 2014.
Pour l’occasion, 20 chalets seront mis à la disposition des commerçants, artisans ou associations. Si
vous désirez participer à ce marché de Noël et louer un chalet, nous vous demandons de renvoyer au plus
tôt les 2 documents ci-après, complétés, datés, signés et accompagnés d’une copie de votre carte
d’identité.
Seules les demandes écrites et correctement complétées pourront être acceptées. Le renvoi des
documents peut se faire par fax, courrier ou dépôt auprès de l’Association des Commerçants de Quiévrain :
RUE GRANDE 48 – 7380 QUIEVRAIN ou fax 065/43.15.02 ou [email protected]
Si vous avez besoin de renseignements complémentaires, vous pouvez nous contacter au n°
0495/21.07.75
Espérant vous compter au nombre de nos participants au Marché de Noël, nous vous prions de
croire, Madame, Monsieur, à l’assurance de nos sentiments distingués.
Benjamin Lembourg
Président de l’association des commerçants de Quiévrain
0495/21.07.75
[email protected]
Invitation cordiale à tous les commerçants de rejoindre notre association !
DOCUMENT A RENVOYER
CONVENTION RELATIVE A LA PARTICIPATION
AU MARCHE DE NOËL 2013 DE QUIEVRAIN
Convention passée entre :
- d’une part, l’ASSOCIATION DES COMMERANTS DE QUIEVRAIN, ci-après dénommé « organisateur ».
- d’autre part, .................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
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(nom, prénom, organisme représenté, adresse), ci-après dénommé « participant ».
Article 1 : Organisateurs Noël en fête 2013 est un évènement organisé par l’Association des commerçants de Quiévrain, avec le
soutien de la commune de Quiévrain, organisatrice des festivités.
Article 2 : Lieu, dates et heures d’ouverture Noël en fête 2013 aura lieu sur la Place du Par cet Place du Marché à 7380
QUIEVRAIN (Belgique).
L’évènement se déroulera pendant trois jours :
Article 3 : Objectif Noël en fête 2013 est une manifestation grand public. La vente directe par les exposants est autorisée durant
l’évènement.
Noël en fête 2013 sera familial-convivial-chaleureux-festif-joyeux.
ts locaux/régionaux des Hauts-Pays authentique.
Le concept de l’évènement est basé sur les cinq sens de l’être humain. La vue, l’ouïe, l’odorat, le goût et le toucher des visiteurs
seront sollicités tout au long de leur visite.
Le visiteur sera invité à participer aux activités proposées. Il deviendra ainsi acteur et créateur.
Qualité et authenticité seront les maîtres-mots de l’évènement.
Parade Quiévrain 2013 est une parade, qui sera organisée le samedi 21 décembre 2013 à 19h. Elle sera une attraction phare
durant Noël en fête 2013.
Article 4 : Produits et services admis Lors de Noël en fête 2013, seuls les produits et services ayant clairement un lien avec
Noël et les fêtes de fin d’année pourront être présentés. Il s’agira de :
usicales, contes, ateliers (culinaires, de peinture, …) démonstrations artisanales, etc.
, sportif, culturel ou festif
ouche
n’entrant dans aucune des catégories précitées seront examinés par le Comité Organisateur,
qui se réserve le droit d’en refuser l’admission.
Tant les artisans-producteurs que les commerçants-distributeurs seront admis selon l’ordre de priorité décrit à l’article 6.
Article 5 : Conditions de demande de participation Les candidats exposants qui souhaitent participer à Noël en fête 2013
doivent adresser leur formulaire de demande de participation dûment complété au Comité Organisateur par courrier, par e-mail
ou par fax. L’envoi de ce formulaire ne confère au candidat exposant aucun droit de participer à Noël en fête 2013 si la
candidature n’est pas acceptée par écrit par le Comité Organisateur selon la procédure décrite à l’article 6 « Acceptation de la
candidature » ; le Comité se réserve souverainement le droit d’accepter ou de refuser une candidature sans avoir à justifier sa
décision. Date limite d’introduction du formulaire de demande de participation : 10 décembre 2013.
Article 6 : Acceptation de la candidature Chaque candidature sera étudiée par le Comité Organisateur qui examinera les
candidatures en fonction de leur ordre d’arrivée au secrétariat de l’Association des Commerçants de Quiévrain. Si le Comité
Organisateur est confronté à un manque de surfaces d’exposition, il se réserve le droit de faire valoir un ordre de priorité
différent, de façon à n’accepter qu’un seul exposant par gamme de produits ; dans un tel cas de figure, la priorité sera donnée à
l’artisan-producteur / fabricant, puis à l’importateur ou au distributeur désigné par le fabricant et enfin, à défaut de désignation,
à l’exposant qui aura remis le premier sa candidature.
La décision du Comité Organisateur sera communiquée au candidat exposant dans les 15 jours ouvrables qui suivront la date
de réception du formulaire de demande de participation. Elle ne sera enregistrée définitivement qu’après paiement de
l’intégralité du montant de la facture émise par l’Association des Commerçants de Quiévrain (location de l’emplacement +
suppléments éventuels demandés dans le formulaire de demande de participation).
Cette facture est payable dans les 10 jours qui suivent son envoi à l’exposant au n° de compte suivant : BELFIUS : 068-232664025 IBAN : BE 70 068232664025 BIC : GKCCBEBB (communication : Noël en fête 2013 + nom figurant sur le formulaire de
demande de participation).
À défaut de paiement dans ce délai, le Comité Organisateur se réserve discrétionnairement le droit de considérer que le
candidat exposant renonce à sa candidature, celle-ci devenant sans objet. Le candidat exposant ne peut quant à lui se prévaloir
du non-paiement de la facture pour soutenir qu’il renonce à sa candidature.
Date limite de paiement du montant total de la facture : 19 décembre 2013.
La confirmation officielle (par écrit) du numéro de stand et le plan d’implantation seront adressés à l’exposant au plus tard le 19
décembre 2013.
Par l’envoi de sa candidature au Comité Organisateur, le candidat exposant :
- s’engage à respecter la philosophie de l’évènement en proposant des produits de qualité en lien avec Noël. Qualité et
authenticité seront les maîtres-mots de l’évènement.
- se soumet au règlement de Noël en fête 2013, qu’il déclare bien connaître et auquel il adhère sans réserve.
Article 7 : Intuitu Personae L'admission comme exposant est nominative, incessible et inaliénable et, en aucun cas, sauf accord
préalable et écrit du Comité Organisateur, les exposants ne peuvent céder, sous-louer, prêter ou transférer, à titre gratuit ou
onéreux, tout ou partie de leur emplacement. Toute violation de cette disposition entraînera dans le chef de l’exposant dont la
candidature a été acceptée le paiement à l’Association des Commerçants de Quiévrain d'une indemnité égale au double du droit
intégral de location du stand. De même, le Comité pourra en sus décider la fermeture immédiate du stand. La co-exposition (2
ou plusieurs exposants partageant un module) n’est pas autorisée.
Il est interdit d'exposer des produits, articles ou services autres que ceux mentionnés dans le formulaire de demande de
participation (sous la rubrique « description précise des produits/articles/services que vous souhaitez exposer»), et acceptés par
le Comité Organisateur. Le formulaire de demande de participation sert de document de base à l’étude de la candidature, à
l'assurance et à la rédaction de l’annuaire des exposants.
Article 8 : Paiement La facture établie conformément à l’article 6 du règlement est payable dans les 10 jours de son envoi. Toute
facture complémentaire est payable comptant, dès réception.
Cette facture porte en compte à l’exposant les autres frais éventuels, faisant l’objet d’une commande de services ou de billets
d’entrée après émission de la facture initiale relative à la location du stand. Le non-paiement des factures à leur échéance et en
toute hypothèse pour la date ultime du 10 décembre 2013 autorise le Comité Organisateur à annuler le contrat de location par
la voie d’une simple lettre recommandée; dans ce cas, tout montant payé par l’exposant reste acquis à l’Association des
Commerçants de Quiévrain à titre de dommages et intérêts forfaitaires.
Si le Comité Organisateur n’annule pas le contrat de location, la facture impayée à son échéance sera majorée automatiquement
et sans mise en demeure d’un intérêt au taux légal, majoré de 3 %, ainsi que d’une majoration forfaitaire et irréductible de 10 %.
Toute demande de résiliation du contrat de location à l’initiative de l’exposant doit être communiquée au Comité Organisateur
par lettre recommandée. En cas de résiliation avant le 15 novembre 2013, l’exposant est redevable d’une somme égale à 50 %
du prix de location.
En cas de résiliation après le 15 décembre 2013, le prix total des locations majoré des frais annexes est dû par l’exposant et/ou
reste acquis à L’Association des Commerçants de Quiévrain.
Ces indemnités sont dues même si L’Association des Commerçants de Quiévrain loue le ou les emplacements faisant l’objet de la
résiliation à un autre exposant.
Article 9 : TVA Tous les prix mentionnés dans les publications de l’Organisateur s’entendent TVA non assujetti.
Article 10 : Aménagement Noël en fête 2013 se déroulera à la Place du Parc et la Place du Marché. Tous les emplacements
exposants sont extérieurs. Les surfaces mises en location sont constituées de modules de 5 m² (2,70 m de façade x 1,80 m de
profondeur).
Afin d’assurer à l’ensemble un caractère harmonieux, un aménagement uniforme des emplacements sera disponible par
l’Organisateur. Les emplacements seront délimités par des barrières et des sapins non fournis par l’Organisateur. Ils ne seront
pas équipés. L’exposant s’engage à utiliser exclusivement l’enseigne fournie par le Comité Organisateur.
Les équipements complémentaires tels tables, chaises, comptoir, ainsi que la décoration de l’emplacement incombent à
l’exposant. L’exposant s’engage à prévoir une décoration de circonstance.
Il est interdit d'écrire, de clouer, forer et agrafer dans (sur) le sol (dalle de béton), les murs, le plafond ou tout autre support
faisant partie intégrante des infrastructures de L’Association des Commerçants de Quiévrain, tant intérieures qu’extérieures,
sous peine d’exclusion et de facturation des frais de réparation. Les participants ne peuvent rien faire qui endommage le pavage
ou le macadam, ni le mobilier urbain.
Des tableaux électriques monophasés seront disponibles sur commande ; cependant, nous vous demandons d’apporter les
câbles et rallonges électriques dont vous aurez besoin pour alimenter vos éclairages personnalisés ou autres appareils
électriques.
Article 11 : Montage et démontage Afin de garantir le bon déroulement du montage / démontage, le Comité Organisateur
désignera un technicien d’installation.
Montage : Le chalet sera accessible aux exposants comme suit :
– pas de véhicule sur la
place ce jour-là)
22 décembre 2013 à partir de 9 h (pour réapprovisionnement avant ouverture aux visiteurs – pas de véhicule sur la
Place ce matin-là)
Le participant est tenu d’évacuer son véhicule du site du Marché de Noël pendant les heures d’ouverture de ce Marché.
Démontage : Le chalet sera accessible aux exposants comme suit :
Le participant ne pourra démonter son stand qu’après l’heure de clôture : le dimanche 22/12/2013 à 21h. Les chalets doivent
être complètement vidés de tous matériel, marchandise ou déchets le soir même du dimanche 22/12/2013. Leur démontage
pourra ainsi débuter le lundi 23/12/2013 à la première heure.
Article 12 : Droit d’entrée pour les visiteurs
Entrée libre et gratuite
Article 13 : Annulation ou report de l’évènement La responsabilité du Comité Organisateur ne sera engagée en aucune manière
si, par suite d'un cas fortuit ou de force majeure la manifestation devait être ajournée, annulée ou fermée anticipativement.
Sont notamment considérés comme cas de force majeure, les guerres, maladies, émeutes, grèves, manifestations, incendies,
explosions et toute autre circonstance indépendante de la volonté de l’Organisateur.
Dans un tel cas, les exposants dont la candidature a été acceptée ne pourront prétendre à aucune indemnité mais uniquement
au remboursement des sommes versées, déduction faite des dépenses d'organisation engagées par le Comité, et ce, au prorata
de leur participation.
Article 14 : Adhésion aux règlements L'exposant s'engage formellement à respecter toutes les clauses du présent règlement et
des consignes émanant de L’Association des Commerçants de Quiévrain et / ou qui lui seront communiquées par courrier
ultérieurement qui sont de stricte exécution et ne pourront être considérées comme simplement comminatoires ou clauses de
style.
Pourront être exclus à tout moment du Marché de Noël, ceux qui n’observeront pas les conditions suivantes :
• participant mettant obstacle à la mission de l’Administration communale ou de l’organisateur, désignés pour la mise en oeuvre
du Marché.
• refus d’indiquer et de fournir tout renseignement exact et précis sur la vente des articles.
• mise en vente d’articles autres que ceux décrits dans la demande de participation, sauf accord écrit du secrétariat de
l’organisateur.
• mise en vente ou exposition de produits détériorés, avariés ou nuisibles à la santé.
L’exclusion du Marché de Noël, à quelque moment qu’elle se produise, ne pourra jamais donner lieu à un remboursement ou à
une indemnité quelconque.
Article 15 : Litiges En cas de litige, les tribunaux de MONS sont seuls compétents pour connaître les contestations relatives à
l'interprétation des dispositions du règlement et des directives particulières d’organisation de Noël en fête 2013.
Article 16 : Entretien du site L’entretien et la propreté du site seront assurés par l’exposant. Les chalets et le matériel utilisés par
les participants doivent être tenus dans un état constant de propreté et d’entretien.
Tout exposant vendant de la nourriture ou des boissons doit disposer d’une poubelle publique pour les déchets de ses clients et
d’un cendrier. En outre, il s’engage à nettoyer son emplacement avant son départ et à emporter ses déchets
Il est interdit de fumer dans les chalets mis à disposition.
Article 17 : Responsabilités et assurances L’exposant assume seul la responsabilité contractuelle et extracontractuelle pouvant
résulter directement ou indirectement de sa participation à « Noël en fête 2013 », que cette responsabilité résulte de son
propre fait ou des biens qu’il détient ou de celle de ses organes, préposés, sous-traitants et mandataires ou des organes et
préposés de ses sous-traitants et mandataires.
Il appartient donc à l’exposant de veiller à couvrir avant tout commencement et pendant toute la durée de ses activités : - les
dommages causés par incendie, tempête et grêle, terrorisme, dégâts des eaux, catastrophes naturelles, vol et dégradation
consécutive, malveillance et vandalisme à son contenu (marchandises, matériel, mobilier, stand) ; - la responsabilité civile
pouvant lui incomber ainsi qu'à son entreprise en raison de dommages causés, au cours de l'exécution de ses activités, à des
tiers ou en raison de dommages causés après l’exécution des prestations ou après livraison du produit à des tiers.
(L’organisateur et toutes les sociétés sœurs devant être considérés comme tiers) ; L’assurance "R.C. EXPLOITATION et APRESLIVRAISON" de l’exposant doit prévoir au minimum les garanties et les montants assurés suivants : - 2.500.000 EUR par sinistre
pour les dommages corporels, matériels et immatériels consécutifs en RC exploitation
- 2.500.000 EUR par sinistre et par an pour les dommages corporels, matériels et immatériels consécutifs en RC après-livraison
en ce compris le risque d’intoxication alimentaire
Les polices d’assurances devront, en outre, obligatoirement :
- être contractées auprès d’une compagnie étant agréée en Belgique;
L’exposant présente à l’organisateur au plus tard avant tout commencement de ses activités, les documents établissant qu'il a
contracté les assurances couvrant, dès le début de ses prestations, sa responsabilité conformément aux exigences décrites.
Article 18 : Gardiennage et sécurité Chaque soir, le chalet sera fermé et devra être évacué endéans la demi-heure suivant
l’heure de fermeture au public. L’Organisateur n’instituera pas de service de gardiennage de nuit.
Cette mesure de précaution n'engage en rien la responsabilité de l’Organisateur.
L’utilisation de barbecue sur les stands est strictement interdite.
Article 19 : Nuisances sonores Les exposants ne sont pas autorisés à faire fonctionner tout produit et matériel en
démonstration. Il est totalement interdit de faire usage d'un matériel de sonorisation visant à interpeller les visiteurs à l'aide
d'un micro. Le Comité Organisateur aura tout pouvoir pour faire respecter cette disposition et pourra, s'il le faut, priver du
raccordement électrique l'exposant qui n'obtempérerait pas à ses ordres.
Les exposants installés en bordure des aires d’animation acceptent l’animation sonore liée aux activités qui se déroulent dans
ces espaces.
Article 20 : Élection de domicile Du seul fait de leur participation, et pour toute la durée de Noël en fête incluant les périodes de
montage et de démontage, les exposants, pour tout ce qui concerne leur participation, déclarent expressément élire domicile
spécial à leur emplacement où, dès lors toute notification pourra leur être faite valablement.
Article 21 : Tarifs Le tarif est défini comme ci-après :
Commerçants, artisans, associations ou habitants de Quiévrain :
Vente d’objets non-consommables : 75 €/chalet/pour les 3 jours
Vente de nourriture et/ou de boissons : 100 €/chalet/pour les 3 jours
Pour les participants originaires d’une autre commune :
Vente d’objets non-consommables : 125 €/chalet/pour les 3 jours
Vente de nourriture et/ou de boissons : 150 €/chalet/pour les 3 jours
Une caution de 100 € est demandée par chalet. Elle sera restituée après état des lieux du chalet.
1 kit de Noel de 20€ est disponible avec 1 sapin de 1m, 1 bougie torche et 1 tapis de 1m²
Article 22 : Législation : Le participant au dit marché doit se conformer à la loi relative au commerce ambulant (loi du 13/08/86,
arrêtés royaux des 6 et 11/08/87, arrêté ministériel du 30/09/87).
Il doit également respecter les dispositions des arrêtés royaux du 04/02/80 (viandes, pâtisseries), du 11/11/85 (denrées
alimentaires) et du 12/12/55 (commerce des viandes fraîches et préparées).
Date: ...........................
Signature de l’exposant pour accord:............................................................
Cachet éventuel de la Société ou de l’Association:
A joindre : une copie de la carte d’identité de l’exposant
DOCUMENT A RENVOYER
FICHE TECHNIQUE
MARCHE DE NOËL 2013 DE QUIEVRAIN
CHALETS
Les chalets mis en location sont en bois et mesurent 2,70m x 1,80. Ils seront installés à deux endroits du
centre-ville : Place du Marché (devant l’ancienne Maison communale) et Place du Parc (devant l’église).
De préférence, je voudrais louer un chalet situé :
 Place du Marché
 Place du Parc
ALIMENTATION ELECTRIQUE
L’alimentation électrique est possible via un tableau électrique mis à disposition par la Commune. A
charge pour chaque exposant de prévoir le branchement nécessaire depuis son chalet en bois (câble)
pour s’y alimenter. La consommation maximum individuelle est de 10 ampères. Les chaufferettes
électriques individuelles ainsi que l’usage d’enrouleurs électriques dont le câble n’est pas entièrement
déroulé sont strictement prohibées.
Si un exposant contrevient à une des règles énumérées ci-avant, l’organisateur se réserve le droit de
débrancher le courant électrique, sans indemnisation quelconque pour l’exposant.
Biffer les mentions inutiles ci-après :
- Je compte / je ne compte pas utiliser du courant triphasé
- Autres désirs : .........................................................................................................................
- Détails du matériel électrique utilisé : ...................................................................................
.................................................................................................................................................
BONBONNES AU GAZ
L’exposant est tenu d’avertir l’organisateur s’il compte utiliser une bonbonne au gaz. Dans l’affirmative,
l’exposant s’engage à souscrire les assurances nécessaires et à avoir, à portée de la main, un extincteur
en ordre de marche.
Biffer les mentions inutiles ci-après :
-
Je compte / je ne compte pas utiliser de bonbonnes au gaz, à placer à l’extérieur des chapiteaux.
MATERIEL UTILISE
L’Association des Commerçants ne met aucun matériel à disposition à l’exception des chaises et propose
 Achat kit de Noel de 20€ avec 1 sapin de 1m, 1 bougie torche et 1 tapis de 1m²
Biffer les mentions inutiles ci-après :
-
Matériel utilisé par le participant à l’intérieur du chalet : ……………………………………….......
……………………………………………………………………………………………………………………..……………….
Matériel utilisé par le participant à l’extérieur du chalet : …………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………..……………………….
PRODUITS MIS A LA VENTE
Pour rappel, les produits proposés à la vente doivent avoir un rapport direct avec le caractère festif de
Noël.
 Produits alimentaires. Précisez : ……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
 Boissons alcoolisées. Précisez : ………………………………………………….……….…………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
 Boissons non-alcoolisées. Précisez : ………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
 Objets non consommables. Précisez : …………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………….………………
J’ai pris connaissance des obligations décrites ci-dessus et m’engage à les respecter strictement.
Date: ...........................
Signature de l’exposant pour accord:............................................................
Cachet éventuel de la Société ou de l’Association: