OFFRE D`EMPLOI Assistant-e de direction

octobre 2016
OFFRE D’EMPLOI
Assistant-e de direction
DPR-DSIV
1
L’Institut national de l’information géographique et forestière* (IGN) est l’opérateur de l’État en
matière d’information géographique et forestière de référence, certifiée neutre et interopérable.
L’Institut développe en permanence de nouveaux référentiels, produits et géoservices, répondant aux
besoins croissants et évolutifs en données cartographiques et en informations géolocalisées.
Puissant acteur public du numérique pour la description multithématique du territoire, l’IGN intervient
en appui de la définition, de l’évaluation et de la mise en œuvre des politiques publiques en relation
avec différents domaines et dispose de compétences particulières sur la forêt.
L'innovation est au cœur de la stratégie de l'IGN au travers de ses cinq laboratoires de recherche, de
son école (ENSG), de son accélérateur de projets de géoservices numériques (IGNfab), de ses
experts forestiers et des prestations réalisées par IGN Conseil, IGN Espace et les travaux spéciaux de
géodésie-nivellement.
Contexte du poste
La Direction de la production des référentiels (DPR) met en œuvre les activités de géodésie,
d’acquisitions aériennes, d’élaboration de bases de données géographiques et forestières, de
production de l’inventaire statistique des ressources forestières et de données environnementales, de
cartographie, d’impression, de gestion du patrimoine, de gestion des stocks de cartes et produits
associés. Elle regroupe environ 550 agents répartis en neuf services et une unité contrôle qualité. Au
niveau du commandement de la DPR, l’assistant(e) de direction assure le support administratif de
douze agents : directeur, directeur adjoint, unité contrôle qualité et l’expert en base de données. Il-elle
assurera aussi un appui particulier au suivi des procédures et des campagnes de gestion des
ressources humaines liées aux différents statuts du personnel de la direction : entretiens annuels,
notations, avancements, changements d’emploi, dialogue de gestion, médailles, etc.
La Direction de la stratégie, de l’international et de la valorisation (DSIV) est chargée d’élaborer la
stratégie de l’établissement, de la décliner en objectifs généraux (associés à des indicateurs et à des
cibles), et de suivre sa mise en œuvre. Elle est aussi chargée des relations avec les acteurs
institutionnels étrangers qui sont compétents en matière d’information géographique ou forestière et
de la conduite des affaires européennes.
L’assistant-e de direction assure également le support de l’ensemble des agents de cette direction, à
savoir huit à dix personnes dont un directeur et deux chefs de mission.
Les deux directions recherchent un-e assistant-e commun-e. Il s’agit d’un remplacement.
Missions
1
L’IGN est un établissement public administratif placé sous la double tutelle des ministres chargés de
l’environnement et de l’agriculture. - Pour plus d’informations : www.ign.fr
-
-
Gérer :
. le secrétariat de la DPR et de la DSIV (20 à 22 personnes en direct),
. les agendas des directeurs, organiser les rendez-vous et réunions, préparer les documents pour
ces réunions, assurer l’accueil téléphonique et l’accueil des visiteurs,
. les congés, la pointeuse, la saisie des missions, la réservation des transports, des véhicules et
des hôtels et l’organisation de manifestations de communication,
. les achats (commandes de consommables ou de repas améliorés, facturation des missions, etc.)
et le matériel bureautique,
Organiser la réception de visiteurs extérieurs et notamment étrangers,
Suivre les procédures RH des directions (demandes de personnel, notations, avancement, etc.),
Assurer la circulation de l’information interne et externe au sein des directions,
Rédiger des courriers ou mettre en forme des documents sur demande d’un directeur ou chef de
mission.
Profil recherché
Expérience :
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, …),
- Savoir :
. accueillir les agents (directement ou par téléphone ; ponctuellement en anglais),
. manipuler les applications de type gestion de congés, gestion des frais de mission, réservation
de salles…
- La connaissance de l’utilisation du progiciel de gestion SAP serait un plus (demandes d’achat,
projets, budget, …),
- Posséder les techniques de secrétariat de direction: gestion de l’agenda, du courrier et de la
documentation.
Compétences et aptitudes requises :
- organisation, rigueur et disponibilité,
- autonomie et sens de l’anticipation,
- sens de la communication et du contact,
- respect de la confidentialité,
- gestion des urgences,
- aptitude à rendre compte.
Conditions
Catégorie : Fonctionnaire administratif de catégorie B-B+ : Secrétaire administratif(ve) classe
normale, classe supérieure ou classe exceptionnelle
IFSE (indemnité de fonctions, sujétions, expertise) : groupe 2
er
Prise de poste : 1 février 2017
Lieu de travail : IGN – 73, avenue de Paris – 94160 Saint Mandé (Val de Marne)
Transport : Métro : ligne 1 station « saint Mandé », ou RER A station « Vincennes »
Contact
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation + CV + deux derniers entretiens d’évaluation
et dernier arrêté de changement d’échelon) à :
recrutement-mobilité@ign.fr
sous la référence : ALE/FRO/Assistante direction DPR DSIV
Date limite de candidature : 26 novembre 2016