19 janvier 2012 à 19:00

Procès-verbal de la réunion mensuel
Association communautaire de Carlsbad Springs (ACCS)
6020 Chemin Eighth Line, Carlsbad Springs, ON
19 janvier 2012 à 19:00
Comité exécutif
 Denis Labrèche
 Ghislaine Monette
 Denis Poulin
 Sue Langlois
 Renée Langlois
 Manon Allaire
Présences
Absents
Pierre Paquette
Joan Goyette
Jean-François Lemieux
Invités
Michelle Lemieux, Centre des ressources
de l’Est d’Ottawa
Item
Discussion
1)
Lecture et approbation de l’ordre du jour avec un ajout.
Décision
Proposé par Denis Poulin et appuyé par Renée Langlois
Action
Responsabilité
Item
Discussion
Lecture
du
procès-verbal
de
la
réunion
du
15
décembre 2011
2)
Décision
 Envoyé par courriel. Approuvé
 Proposé par Denis Poulin et appuyé par Ghislaine Monette.
Action
Responsabilité
N/A
Item
Mise à jour de la ville d’Ottawa
3)
Discussion
Décision
Il y avait aucun représentant de la Ville à la réunion
L’équipe de Dodgeball aimerait avoir une vitrine pour les trophés. L’équipe de Dodgeball devra faire une
demande à la ville.
Le remplaçant de David Poirier est Alexandre Lacelle, il est dans la poste par intérim.
Michelle Lemieux du Centre des ressources de l’Est d’Ottawa, voudrait louée de l’espace au Centre
communautaire une journée par semaine pour offrir des services à la communauté commençant à la mifévrier. Elle voudrait aussi faire des sessions d’information durant la soirée, quelque fois durant l’année.
Elle a distribué une liste des différents ateliers de bien être qui seront présentés en février et mars 2012.
Tous les ateliers sont bilingues.
Action
Responsabilité
Date
Item
Discussion
Réservation
du
centre
par
téléphone
(pour
ceux
qui n’utilisent pas le système en-ligne)
4)
Décision
Joan Goyette n’était pas à la réunion elle a envoyé sa suggestion par courriel avant la réunion.
Elle suggère que le numéro de téléphone du centre soit utilisé pour faire les réservations du centre. Il
pourrait y avoir un message bilingue indiquant que les messages seront vérifiés une fois le matin, aprèsmidi et en soirée. Ceci libèrerait la ligne téléphonique chez les Labrèche pour que la famille ne soit pas
interrompue.
Si cette suggestion est accepté, le pamphlet, le site web et le Communiqué devra être révisé.
Action
Pas de changement à la pratique
courante
Responsabilité
Stéphanie Labrèche,
Coordonnatrice des réservations
Discussion
Item
Snap Frame
5)
Décision
L’achat des Snap Frame a été fait et ils ont été installés.
Joan propose le texte suivants :
Logo
The Carlsbad Springs Community Association (CSCA) is a not-for-profit organization of community volunteers who
are interested in making a difference in our community.
L'Association communautaire de Carlsbad Springs (ACCS) est une organisation à but non-lucratif. Elle est opérée
par un comité exécutif de bénévoles intéressés à faire une différence dans leur communauté.
Information
[email protected]
www.carlsbadsprings.ca
facebook.com/ACCS.CSCA
613 822-1435
*****
Centre communautaire de Carlsbad Springs Community Centre
Private Rental rates
Multi-purpose Room (55 persons)
 No alcohol: $35.00 / hr
 With alcohol: $40.00 / hr
Large Hall (175 persons)
 No alcohol: $50.00 / hr
 With alcohol: $75.00 / hr
Gym (sport activities): $60.00 / hr
Access the online calendar on our website
to verify availability.
Contact us by
 email: [email protected]
 telephone: 613 822-1435
******
Location privée
Salle multi-services (55 personnes)
Visitez www.carlsbadsprings.ca pour
accéder le calendrier des réservations et


sans alcool : 35.00 $ / hr
avec alcool : 40.00 $ / hr
Grande salle (175 personnes)
la disponibilité ou envoyer un courriel à
[email protected]
ou 613 822-1435.


sans alcool : 50.00 $ / hr
avec alcool : 75.00 $ / hr
Gymnase (activité sport): 60.00 $ / hr
Action
Responsabilité
Item
Discussion
Communiquer avec la Ville au sujet de plaintes au centre communautaire
6)
Décision
Joan Goyette a suggérée l’information suivante par courriel le 17 janvier.
If this is an established guideline, let's get it in writing so that all parties are
aware.
Complaints about the
 centre are directed to CSCA president? What does this included?
 water / temperature are directed to City via 3-1-1?
 reservations directed to CSCA president? (Is this a conflict?)
L’ACCS est un client à la Ville, nous devons communiquer avec Alexandre Lacelle et lui communiquera le
problème aux personnes responsable.
Action
Responsabilité
Date
Item
Discussion
Eighth Line Rd vs. 8th Line rd – Ninth Line Rd vs 9th Line Rd
7)
Décision
Attend une réponse de la Ville.
Action
Responsabilité
Date
Item
Discussion
Accès au sentier de l’ancien NY Central Railway entre Fairlawn Sod et Anderson Links
8)
Décision
Attend une réponse de la ville.
Action
Responsabilité
Item
Mise à jour de la trésorière
9)
Date
Discussion
Décision
Sue Langlois a lu son rapport.
BALANCE FIN NOV 2011: $ 16,052.81
BALANCE FIN DEC 2011 $ 13,453.36
Proposé par Sue Langlois et appuyé par Denis Poulin
Action
Responsabilité
Date
Item
Dépenses à approuver
10)
Discussion
Décision
Denis Poulin – un total de $76.53. Achat de papier, Network Cable et un Power bar. Tous sont en faveur.
Joan Goyette – un total de $70.00. Achat des 4 snap frames et 4 cabarets pour les bottes. Tous sont en
faveurs.
Denis Labrèche – un total de $95.83.
$82.50 pour coordonnateur du site pour décembre
3 dec. Meditation group $15
4 dec. Meditation group $15
6 dec. site visit at 6pm for Dec. 31 group $7.50
10 dec. Leroux family event (open only, closed by Manon) $7.50
24 dec. Renaud family event (open only, was closed later during second event). $7.50
24 dec. Bergeron family event. $15.00
31 dec. Payant family event $15.00
4 clés pour la porte du système de son. 1 clé sera gardée dans le bureau. Tous sont en faveur.
Ghislaine a fait une suggestion pour l’achat de cabaret à être utilisé lors des souper et déjeuner
communautaire. Les cabarets sont 12x16 coûtent $3.05 chacun (100 cabarets pour le coût de $305.00
plus taxe), le prix pourrait être divisé entre les 3 trois clubs : L’ACCS, le Club optimiste et les Chevaliers
de Colomb. Tous sont en faveurs.
Action
Envoyé par courriel notre rapport
mensuel à Stéphanie Labrèche et
Sue Langlois
Demander au Club Optimiste et
aux Chevaliers de Colomb de
contribuer $100 chacun pour le
coût des cabarets
Item
11)
Carlsbad Springs Communiqué
Responsabilité
Coordonnateur du site
Date
A la fin du mois
Ghislaine Monette
Discussion
Décision
Le Communiqué est imprimé et sera distribué par Poste Canada, le 23 février 2012.
Commandites confirmé pour le Communiqué / Site web (depuis la dernière réunion) :







Fairex (pas payé)
Musicare (chèque reçu)
Bearbrook Farm (chèque reçu)
Rene's Corner (attend notre visite)
Top Generation Club (chèque reçu)
Galipeau (courriel le 18 décembre) Denis L. communiquera avec son bureau.
Country Home Boarding (Ghislaine va aller les voirs)
World Geographic Online Course (courriel le 30 novembre) – aucune réponse
Joan Goyette a envoyé par courriel le 17 janvier. L’horaire de production et un calendrier hebdomadaire
pour le premier quart de 2012.
Communiqué: Production Schedule (for review and comments)
This schedule describes the processes of the Weekly Calendar.
· The impact of statutory, religious, school, or Ontario holidays may affect the schedule.
Phase One
Phase Two
· Notify key clients of upcoming deadline date to submit text via email.
· Collect information
o from clients
o indicated on Weekly Calendar
· Create DRAFT.
o Format text and photos.
o Edit text.
· Translate text.
· Submit DRAFT to CSCA President and Directors of Communication
o Review content, translation, layout.
· Effect revisions.
Phase Three
· Create FINAL file in pdf format.
· One week prior to scheduled delivery date
o Send FINAL document to print.
§ Save to USB and to computer in the CSCA office.
o Print a proof copy on 17” x 20” paper.
o Print 725 copies.
Phase Four
o Fold copies in half (17” side).
· Two days before scheduled delivery date
o Deliver 700 copies to Canada Post Carlsbad Springs,
· On or following delivery date
o Make several copies available at community centre.
o Deliver several copies to bank, stores, and church.
o Email pdf to residents who do not receive their postal service from Carlsbad Springs.
* Add pdf to website
Here is the schedule I hope to maintain for the first quarter of 2012.
CSCA meetings, events, key dates – 2012
Phase One
Phase Two
Phase Three
Phase Four
Thu
Fri
6
Communiqué:
Production Schedule
Month
Sun
Mon
Tue
1
2
3
New Year’s Day
In lieu of New
Year’s Day
Notify clients
8
9
10
Wed
4
5
11
12
15
16
23
17
18
19
30
Carnival
Notify clients
5
6
20
21
24
25
26
27 Optimiste:
28 Optimiste:
Carnival
Carnival
CSCA: Family
Dance
31
1
2
3
13
7
8
9
10
19
20 Family Day
11
CSCA:Movie
Night E
14 Valentine's 15
16
Print and deliver to Day
PO
Feb
4
Chevaliers:
Supper
Deadline to submit
news
12
14
CSCA meeting
Delivery:
Communiqué
29 Optimiste:
7
CSCA:Movie
Night E
Print and deliver to
PO
22
Sat
CANCELLED
Deadline to submit
news
Jan
13
Sta
21
17
18
24
25
CSCA meeting
22
23
Delivery:
Communiqué
26
27
Optimiste: Brunch
Notify clients
4
5
CSCA: Family
Dance
28
29
1
2
3
Chevaliers:
Supper
6
7
8
9
10
CSCA:Movie
Night F
11
12 March Break 13 March Break 14 March Break 15 March Break 16 March Break 17
CSCA meeting
Mar
18
19
20
21
22
St. Patrick's
Day
23
Delivery:
Communiqué
25
26
Optimiste: Brunch
Notify clients
24
CSCA: Family
Dance
27
28
29
Action
Responsabilité
Créer un document qui contient des phrases
Joan Goyette
communes en anglais et en français, numéro, date,
heure, et endroit de présentation pour être consistant
Item
Discussion
12)
Centre communautaire – mise à jour des réservations
Décision
Stéphanie Labrèche a envoyé son rapport à Sue Langlois.
30
31
Date
Item
13)
Discussion
Movie night et danse communautaire
Décision
Rapport reçu de Joan Goyette par courriel.
Le movie night du 13 janvier fut annulé en raison de la température.
 Elle soumettra un rapport à la fin mars, juin et décembre.
Le prochain movie night sera le 10 février le film sera en anglais tel qu’indiqué dans le Communiqué de
janvier/février. Le film sera Spy Kids 4.
 Un deuxième film (Ant Bully) sera tiré et pour la St-Valentin nous ferons tiré 2 tuques (1 fille/1
garçon).
La danse communautaire le 28 janvier
 Durant le carnaval, de 19 heures à 22 heures
 La cantine sera ouverte
Un rapport sera soumis à la fin mars, juin et décembre.
Item
Discussion
14)
Achat de photocopieur
Décision
Le photocopieur est acheté. Il y aura un code pour chaque groupe.
Action
Responsabilité
Préparer une charte avec les
Denis Poulin
prix
Item
Discussion
15)
Patinoire (Ninth Line Rd)
Décision
La patinoire est commencée.
Action
Responsabilité
Item
16)
Date
Date
Discussion
L’entente de prestation et loisir 2012
Décision
L’entente fut signée à la réunion du 15 décembre 2011.
Item
Discussion
17)
Autre
Décision
Problème d’eau/plainte au centre
 Les représentants de la ville travaillent présentement pour résoudre le problème avec l’eau au
Centre.
Courriel de Joan Goyette du 17 janvier :
You saw the email I forwarded from a concerned user. City representatives have been to
the centre at various times taking water samples. For now, the Walking Club Café uses
bottled water to make hot drinks, and tap water to do the dishes. Not sure what others are
doing. Pity having a top-notch centre to rent that has a sign on the kitchen blind indicating
that there is a water problem.



Should renters be compensated for the inconvenience?
Are we obligated to let renters know ahead of time of the water issue?
Signage is in English only.
Classe de Zumba
 Il y avait trente-six participants à la démonstration du 16 janvier.
 Il a été suggéré qu’elle communique avec Suzanne Sanford pour obtenir l’information sur le
processus d’embauche pour les instructeurs.
Le nouveau service de Parc-o-bus d’OC Transpo au Centre Communautaire de Carlsbad Springs
 Il y a 8 à 10 voitures presque à tous les jours.
(Courriel reçu du Conseiller Stephen Blais – le 17 janvier 2012)
Programme de financement d’événements civiques
Les organismes à but non lucratif de la région, tels que les associations récréatives ou communautaires
composées de bénévoles, sont invités à présenter une demande de financement afin d’offrir des
événements civiques d’un ou deux jours dont l’entrée est gratuite et qui favorisent la fierté civique et
renforcent la cohésion communautaire. Ces événements, qui se tiennent dans un secteur géographique
d’Ottawa précis, sont liés à un congé civique ou férié en Ontario (par exemple : le jour de l’An, le jour de la
Famille, le jour de l’Action de grâces, la fête de la Reine, la fête du Canada, le Congé civique ou la fête du
Travail) et englobent un large éventail d’activités ainsi que des divertissements familiaux.
Événements civiques 2012 - Demande de subvention (lignes directrices et formulaire [PDF])
Date limite : le 5 mars 2012
Action
Item
18)
Prochaine réunion
Responsabilité
Discussion
Décision
Le 16 février 2012, 19 :00 au Centre communautaire de Carlsbad Springs
Fin de réunion
21 :00
Proposé par Ghislaine Monette et appuyé par Renée Langlois
Date