statement of work for consultancy support - NSPA

STATEMENT OF WORK
FOR CONSULTANCY SUPPORT
ORGANIZATION
:
CONSULTANCY No.
:
GENERAL & COOPERATIVE SERVICES PROGRAMME OFFICE, Projects & Services
Branch
CO6083
CLT TITLE
:
Consultant – Senior Expert (Engineering)
EXPERTISE LEVEL
:
II
DUTY LOCATION
:
La Spezia Italy / NSPA
BACKGROUND
This consultant will provide expertise for a customer request for the design and upgrade of an harbor
infrastructure, including the fuel pipelines located on the sea floor of the port. He will be responsible for
providing technical services in support of the technical evaluation of potential design and build offers, and
for providing on-site Project Management, and Safety and Quality Assurance of the contractor(s)
providing the engineering services to the customer nation.
Additionally, there is an increasing number of Italian Armed Forces generated complex RBS project
requirements coming to Random Brokerage. These requirements can only be satisfied in an expeditious
manner with appropriate technical expertise and Italian language skills to communicate with the
customer on complex technical issues and to write Statements of Work that accurately reflect these
requirements.
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Branch Chief/Responsible Project Officer for providing technical
services in support of an Engineering Project located in Italy and Capellen and will be responsible for
performing the following functions:
MAIN DELIVERABLES/SCOPE OF WORK
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Preparing Statements of Work (SOW). Transfering customer requirements into the technical
specifications, which fully define the material or services requested. This also includes definition of
contractual requirements; evaluation of contractors' offers from a technical point of view; ensuring
that obligations toward NSPA are correctly and promptly fulfilled.
Providing specialist expertise in support of NATO and national in-theatre operations, specifically
providing technical services in Italy and Capellen.
Assisting with the analysis of contractor technical reports and test results to ascertain conformity
with technical and contractual requirements, and making appropriate recommendations for further
action.
Participating in site and pre-award surveys for technical assessments for the material and services
to be procured, including on-site quality control and work acceptance inspections.
Participating in developing and implementing a quality assurance surveillance plan.
Coordinating and submitting financial reports and analyses concerning project activities.
Participating in meetings and conferences and providing project related briefings and
presentations, as required.
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
Attending meetings for technical assessments for the Engineering services to be procured.
Representing NSPA in the field to the customer, without committing NSPA without specific input
from Capellen to anything that will:
o Change the scope of works,
o Increase the cost of the works,
o Extend the contract completion date
Preparing correspondence, reports, database queries and statistics as required, using modern
office automation equipment and software.
Performing Travel Duties (TDY) as required.
Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis of war.
In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national
authorities, remain in the service of NSPA.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS AND EXPERIENCES
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University degree (preferably in civil engineering).
Proficiency in technical report writing.
Experience in the administration of contracts and in project management.
Knowledge of quality assurance standards and policies.
Knowledge of information systems with experience in using personal computers to include
Microsoft Project software packages. A very good command of Microsoft Office and technical
report writing is essential.
Good knowledge of one of the two official NATO languages and adequate knowledge of the other.
SPECIFIC QUALIFICATIONS
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In-depth experience in mechanical, electrical, civil engineering disciplines and facility management.
Good knowledge of Italian environmental laws and legislation.
Experience in the applicable quality assurance methodology to be applied.
LANGUAGE QUALIFICATIONS
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
NATO's two official languages are English and French.
The work of this consultancy with NSPA is mainly conducted in English, therefore fluency in that
language is essential.
The work of this consultancy while in Italy is mainly conducted in Italian, therefore fluency in that
language is essential.
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code
of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ÉNONCÉ DES BESOINS
PRESTATIONS DE CONSULTANT
ORGANISATION
TITRE DU CONSULTANT
BUREAU DE PROGRAMME "SERVICES GÉNÉRAUX ET EN COOPÉRATION",
Branche "projets et services"
: CO6083
: Consultant(e) - Expert(e) principal(e) (ingénierie)
NIVEAU DE COMPÉTENCES
:
POSTE DE CONSULTANT N°
:
II
LIEU D’AFFECTATION :
La Spezia (Italie) / NSPA
CONTEXTE DU SOUTIEN
Le (la) consultant(e) fournira ses services d'expert au titre d'une demande émanant d'un client en vue de
la conception et de la mise à niveau d'une infrastructure portuaire, comprenant notamment les oléoducs
de carburant situés sur le fonds marin du port. Il (Elle) sera chargé(e) de fournir des services techniques
en appui de l'évaluation technique d'éventuelles offres de prestations d'étude et de construction, et de
fournir des services de gestion de projet sur site ainsi que des services relatifs à la sécurité et l'assurance
de la qualité du travail du ou des titulaires de marché assurant les services d'ingénierie pour le pays client.
De plus, les services s’occupant du courtage non coordonné (RBS) enregistrent un nombre grandissant de
demandes provenant des forces armées italiennes et portant sur des projets complexes relevant du RBS.
Les besoins concernés ne peuvent être satisfaits promptement que par une personne possédant les
compétences techniques requises et la maîtrise de la langue italienne afin de pouvoir communiquer avec
le client sur des questions techniques complexes et rédiger un cahier des charges qui rende compte avec
exactitude de ces besoins.
RÉSUMÉ
Sous la direction du chef de branche/responsable de projet, le (la) titulaire est chargé(e) de la fourniture
de services techniques venant à l'appui d'un projet d'ingénierie mené en Italie et à Capellen et est
responsable de l'exécution des fonctions suivantes :
PRINCIPAUX PRODUITS À LIVRER/CHAMP D'ATTRIBUTIONS
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
élaborer des cahiers des charges. Convertir les besoins des clients en spécifications techniques qui
définissent complètement les matériels ou les services demandés, ce qui comprend également la
définition des exigences contractuelles, l'évaluation des offres des industriels d'un point de vue
technique et la vérification de la prompte exécution des obligations envers la NSPA ;
fournir des compétences spécialisées au titre du soutien d'opérations menées par l'OTAN et les
pays sur le théâtre, et plus particulièrement des services techniques en Italie et à Capellen ;
aider à analyser les rapports techniques soumis par les titulaires de marché, ainsi que les résultats
des tests, afin de vérifier le respect des exigences techniques et contractuelles, et formuler les
recommandations nécessaires en ce qui concerne les mesures à prendre ;
participer aux études sur site et aux enquêtes préalables à l’attribution des marchés afin de
procéder à des évaluations techniques concernant les matériels et les services à acheter (ce qui
comprend les contrôles de qualité et les inspections de réception des travaux sur site) ;

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participer à l'élaboration et à la mise en œuvre d'un plan de surveillance de l'assurance de la
qualité ;
assurer la coordination et la soumission de rapports financiers et d'analyses concernant les activités
liées aux projets ;
participer à des réunions et à des conférences, et fournir des exposés ainsi que des présentations
concernant le projet selon les besoins ;
assister à des réunions aux fins d'évaluation technique des services d'ingénierie à acheter ;
représenter la NSPA sur le terrain auprès du client, sans engager l'Agence en l'absence
d'instructions spécifiques du site de Capellen en quelque matière que ce soit qui aurait pour
conséquence de :
o modifier le cahier des charges,
o augmenter le coût des travaux,
o repousser la date d'achèvement du marché ;
établir, selon les besoins, de la correspondance, des rapports, des "requêtes" d'interrogation de
base de données et des statistiques en utilisant des matériels et logiciels modernes de
bureautique ;
effectuer des déplacements de service selon les besoins ;
exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.
En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de la NSPA, sous réserve de l'accord de
ses autorités nationales.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES ESSENTIELLES
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Diplôme d'études supérieures (de préférence en génie civil).
Aptitude à rédiger des rapports techniques.
Expérience de l'administration de contrats et de la gestion de projets.
Connaissance des normes et principes d’assurance de la qualité.
Connaissance des systèmes d'information assortie d'une expérience en matière d'utilisation
d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels, notamment de Microsoft Project. Une très bonne
maîtrise de Microsoft Office et de la rédaction de rapports techniques est essentielle.
Bonne connaissance de l’une des deux langues officielles de l’OTAN et connaissance adéquate de
l’autre.

QUALIFICATIONS PARTICULIÈRES

Expérience approfondie dans les disciplines de génies civil, mécanique et électrique ainsi que dans
la gestion d'installations.
Bonne connaissance des lois et de la législation italiennes relatives à l'environnement.
Expérience de la méthodologie applicable en matière d'assurance de la qualité.

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CONNAISSANCES LINGUISTIQUES
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Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français.
La langue de travail à ce poste de consultant travaillant à la NSPA étant principalement l'anglais, il est
essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue.
La langue de travail à ce poste de consultant travaillant en Italie étant principalement l'italien, il est
essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au
texte en vigueur du Code de conduite de l’OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le
sens des responsabilités et le professionnalisme.