déclaration annuelle des salaires notice explicative

DÉCLARATION ANNUELLE DES SALAIRES
NOTICE EXPLICATIVE
IMPORTANT
Nous vous rappelons que la déclaration annuelle doit être complétée avec le plus de précision possible, afin d’optimiser
les délais d’attribution des points de retraite à votre personnel.
Pour gagner du temps et simplifier vos déclarations, nous vous invitons à déclarer les salaires sur support dématérialisé
grâce à la norme unifiée N4DS ou la déclaration en ligne directement à partir de notre site Internet :
klesia.fr
Dans ce cas, il est inutile de nous retourner la déclaration annuelle des salaires sous format papier. Sachez que :
Numéro de Sécurité sociale complet personnel et définitif *
+ nom, prénom de naissance
+ date de naissance (jour, mois, année)
+ dates d’entrées et de sorties
+ la ventilation par tranche des salaires (salaire brut, TA ou T1, les sommes isolées),
+ le pourcentage d’activité pour les salariés à temps partiel,
+ la population ( cadre, non cadre…).
= Assurance de droits correctement et rapidement attribués.
Votre compte soldé plus rapidement.
Remarque : Les déclarations effectuées sur le site de saisie en ligne klesia.fr ne se substituent pas à une déclaration
spécifique à la CNAV.
ÉTAT CIVIL
IMPORTANT
Les nom, prénom, date de naissance et l'adresse (précédés de M, Mme) sont OBLIGATOIRES pour l’affiliation de vos salariés.
Pour une identification fiable, le numéro de Sécurité sociale doit être IMPÉRATIVEMENT renseigné.
En effet, le № de Sécurité sociale complet est utilisé comme unique référence d’affiliation.
* Si votre collaborateur n’est pas encore immatriculé, ne pas indiquer le № de Sécurité sociale d’un parent.
Le numéro de Sécurité sociale : un élément clé de l'indentification des salariés.
Le numéro de Sécurité sociale : pourquoi ? comment ?
PÉNALITÉS DE RETARD
Toutes les entreprises sont tenues de procéder aux formalités de déclarations annuelles des rémunérations de leurs salariés.
Dans le cadre de la simplification et de l’harmonisation des procédures déclaratives, la date limite de réception de votre déclaration annuelle de salaires est fixée au 31 janvier de l’exercice N + 1.
En retraite, la production tardive de ces états est passible de l’application de pénalités de retard fixées à 1 % des cotisations de la
dernière année civile connue (revalorisées sur le taux d’évolution du salaire moyen AGIRC-ARRCO) par mois de retard à compter de la
date limite de production, quelle que soit la date de réception de la déclaration.
Ces pénalités sont calculées sur l’ensemble des cotisations retraite dues, y compris les cotisations AGFF, CET et APEC.
SALAIRE BRUT A DÉCLARER
Le salaire brut correspond au salaire total servant au calcul des
cotisations (sommes isolées incluses).
CODE STATUT CATÉGORIEL AGIRC-ARRCO
Seuls les agents de maîtrise pour lesquels il existe une extension
cadre (art 36) sont à déclarer en code 02. Les autres agents de
maîtrise sont à déclarer en code 04 comme tous les salariés non
cadres. Tous les cadres (art 4 et 4bis) sont à déclarer en code 01.
SOMMES ISOLÉES
RETRAITE
Il s’agit des sommes versées à un salarié au moment de son départ
ou postérieurement (indemnité compensatrice de congés payés,
indemnité de départ à la retraite si cette dernière entre dans l’assiette sociale, indemnité des journées RTT non prises, rappel de
salaires, etc.). Elles sont à inclure dans le salaire à déclarer.
Pour les cadres, les sommes isolées sont soumises à cotisations à hauteur de 7 plafonds de la Sécurité sociale de l’année de
départ. Dans le cas où les rémunérations normales n’atteignent
pas le plafond de la Sécurité sociale de la dernière année, les
sommes versées après le départ sont d’abord affectées à la
tranche A des salaires et l’excédent est affecté en qualité de
sommes isolées,
Pour les non-cadres, une nouvelle assiette de cotisation spécifique «sommes isolées» a été créée depuis le 1er janvier 2009.
Deux cas de figure peuvent se présenter :
• 1er cas : le salaire normal (sommes isolées exclues) atteint ou
dépasse le plafond Sécurité sociale de la dernière période
d’emploi. Dans ce cas, les sommes isolées sont retenues à
concurrence de 2 plafonds de Sécurité sociale de l’année de
départ,
• 2e cas : le salaire normal (sommes isolées exclues) n’atteint pas
le plafond Sécurité sociale de la dernière période d’emploi. Dans
ce cas, les sommes isolées sont affectées prioritairement au
comblement de la tranche A des salaires de la dernière période
d’emploi. L’excédent est soumis à cotisations à concurrence de
2 plafonds de Sécurité sociale de l’année de départ.
PRÉVOYANCE
En règle générale :
les sommes versées le jour de la cessation d’activité (par
exemple, le dernier jour d’activité) doivent être soumises à cotisations prévoyance. En effet, le salarié est encore sous contrat de
travail et bénéficie donc toujours, au même titre que les autres
salariés de l’entreprise, du contrat collectif mis en place,
• les sommes versées postérieurement à la cessation d’activité
ne doivent pas être soumises à cotisations prévoyance. En
effet, le salarié n’est plus sous contrat de travail, il ne bénéficie
plus des garanties prévoyance et/ou frais de santé instaurées
par son ex-employeur.
Toutefois, certaines conventions d’assurance collective excluent
les sommes versées, à l’occasion du départ de l’entreprise, de
l’assiette des cotisations Prévoyance.
Nous vous invitons à consulter celle-ci ou à prendre contact avec
nos services si nécessaire.
NB : Pour plus de précisions sur les sommes
isolées, nous vous invitons à consulter
notre notice dédiée sur notre site klesia.fr
CODE PCS
Il s’agit du code INSEE Professions et Catégories Socioprofessionnelles qui désigne l’intitulé du métier représentant l’activité
principale du salarié pendant l’année de référence de la déclaration. Cette codification est obligatoire pour les entreprises relevant du secteur du transport. Elle est indispensable pour alimenter automatiquement les contrats de prévoyance souscrits.
CODE COMPLÉMENT PCS-ESE
Pour les chauffeurs livreurs et les coursiers, il est nécessaire
de compléter le code complément PCS-ESE par L643 pour les
chauffeurs livreurs ou C643 pour les coursiers.
CUMUL EMPLOI RETRAITE
Les rémunérations versées depuis le 1er juillet 2009 au titre d’une
reprise d’activité salariée pour un allocataire ARRCO et/ou AGIRC
sont soumises à toutes les cotisations patronales et salariales de
retraite complémentaire, AGFF, APEC et CET (sans inscription de
points de retraite).
Dans le cas de pluralité de contrats chez le même employeur
pour le même exercice, il doit être procédé à la même régularisation que celle opérée par l’URSSAF qui regroupe les différents
contrats.
Pour un participant en situation de cumul emploi retraite reprenant une activité après avoir fait valoir ses droits à la retraite chez
le même employeur, la même année, la déclaration annuelle
doit être scindée en deux périodes distinctes :
• une période cotisée (avant le départ en retraite) avec attribution
de points de retraite
• une période cotisée (en cumul emploi retraite) sans attribution
de points de retraite.
PARTICULARITÉS
Motif de début et de fin de période d’activité du salarié :
il est impératif de renseigner avec exactitude le code motif de
début et de fin de période. A défaut, nous serons dans l’impossibilité de calculer correctement les cotisations afférentes à la
période d’emploi déclarée.
Changement de catégorie professionnelle en cours d’année : pour les salariés concernés (non cadre promu cadre, par
exemple), indiquer une période d’emploi par catégorie professionnelle.
Sortie en cours d’année : la date de sortie correspond à la
date de rupture du contrat de travail, le cas échéant, à la date de
fin de préavis rémunéré, qu’il soit effectué ou non. Si l’indemnité de préavis couvre une période à cheval sur deux exercices,
son montant doit être scindé en deux parties et faire l’objet d’une
déclaration distincte sur chacun des exercices concernés.
Apprentis (régime Arrco uniquement) : la base forfaitaire
doit être déclarée qu’elle soit ou non soumise à cotisations. En
cas d’embauche d’un apprenti en cours d’année, ne pas omettre
de nous adresser le feuillet du contrat d’apprentissage qui nous
est destiné, afin de bénéficier de l’exonération partielle ou totale
des cotisations.
Salariés en situation d’incapacité de travail (maladie, maternité, accident du travail) : les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale ne doivent pas être déclarées. Seul
le montant des indemnités allouées par un organisme de prévoyance, dans le cadre d’un contrat groupe, pour la fraction correspondant à la cotisation de l’employeur, est soumis à cotisations (le contrat de travail ne devant pas être rompu). Seules les
périodes d'incapacité de travail de plus de 60 jours consécutifs
peuvent ouvrir droit à attribution de points gratuits. Les périodes
d'incapacité de moins de 60 jours ne doivent pas être déclarées.
Salariés retraités ayant repris une activité :
• Pour les déclarants sur le site de saisie en ligne klesia.fr, vous
devez renseigner : code motif de début 089 et code motif de
fin 098.
• Pour les déclarants DADS-U, vous devez renseigner les rubriques suivantes : S40.G01.00.002.001 code motif de début
089 et S40.G01.00.004 001 code motif de fin 098.
Salariés en situation de préretraite progressive :
• Pour les déclarants sur le site de saisie en ligne klesia.fr, vous
devez renseigner :
- le salaire perçu dans la rubrique salaire brut,
- la tranche A proratisée,
- le salaire reconstitué (total + TA) dans le cas où l’entreprise a
levé l’option permettant aux intéressés d’acquérir des droits
sur la partie d’inactivité non financée par l’Etat,
- le taux de travail à temps partiel (salaire perçu / salaire théorique à temps plein),
- la particularité du contrat de travail à 03.
• Pour les déclarants DADS-U, vous devez renseigner les rubriques suivantes :
- S40.G15.00.020.021 taux de travail à temps partiel,
- S40.G28.05.029.001 et S40.G28.05.030.001 salaire réel brut et
tranche A.
• Si l’entreprise a levé l’option permettant aux intéressés d’acquérir des droits sur la partie d’inactivité non financée par l’Etat,
les rubriques suivantes doivent être complétées :
- S44.G10.10.001 code type des bases exceptionnelles brutes et
tranche A qui doit être égal à 03,
- S44.G10.10.002.001 et S44.G10.10.003.001 salaire reconstitué
brut et tranche A (salaire théorique pour une activité à temps
plein, sommes isolées exclues).
• Si la date d’effet de la préretraite progressive est intervenue
au cours de l’exercice, deux périodes distinctes sont à déclarer :
- une première période relative à l’activité normale,
- une seconde période relative à la préretraite progressive (complétée, le cas échéant, de la déclaration pour le salaire reconstitué, si levée d’option).
SECTEUR DE L'ENSEIGNEMENT PRIVÉ
Les établissements scolaires sous contrat avec l’État, adhérant
uniquement au titre du régime de retraite, sont dispensés de
déclarer les salaires alloués par l’État, l’URCREP accomplissant
cette formalité.
En revanche, les mouvements (embauche, départ...) de l’ensemble des salariés doivent obligatoirement nous être signalés.
RAPPEL - Les établissements qui bénéficient d’un contrat de
prévoyance auprès de notre Institution doivent nous déclarer
l’ensemble des salaires, qu’ils soient alloués par l’établissement
ou par l’État.
Le rappel, ci-après, concernant les salariés à employeurs multiples vaut également pour les enseignants à la fois rémunérés
par l’État et un établissement scolaire.
Depuis le 1 janvier 2003, les salariés à employeurs multiples ne
font plus l’objet d’une déclaration particulière.
Ils sont désormais gérés comme des salariés à temps partiel ;
chaque employeur ayant la responsabilité de la déclaration de
l’emploi et des rémunérations à son institution d’adhésion.
Si des salariés à employeurs multiples ne figurent pas sur nos
bordereaux préimprimés, mentionnez-les en précisant leur
pourcentage d’activité.
er
IMPORTANT
DISPOSITIFS TESE OU CEA
Si vous utilisez les dispositifs TESE (Titre Emploi Service Entreprise) ou CEA (Chèque Emploi Associatif) pour tout ou partie de vos
salariés, vous ne devez pas déclarer les salaires des personnes
concernées, car cette déclaration est effectuée directement par
les réseaux URSSAF.
Toutefois, ces dispositifs ne concernent que les contrats à caractère obligatoire.
Les salaires des personnes couvertes par des contrats de retraite
ou de prévoyance facultative restent à déclarer auprès de notre
groupe.
Pour les entreprises avec des contrats ex-Mornay Prévoyance et Retraite, 2 déclarations distinctes
sont nécessaires.
Pour les entreprises avec des contrats ex-D&O Prévoyance et Retraite, 1 seule déclaration peut être
transmise.
Par ailleurs, quel que soit votre support déclaratif, le code identifiant groupe ne change pas.
Ainsi, pour les entreprises possédant à la fois des contrats ex-Mornay et ex-D&O, 2 déclarations
distinctes sont toujours nécessaires.
Les informations contenues dans cette notice n’ont pas la prétention de fournir une réponse à tous les
cas particuliers.
Pour toute question complémentaire, n'hésitez pas à prendre contact avec votre conseiller depuis
notre site internet klesia.fr
Un spécialiste vous apportera toutes les informations que vous souhaitez et pourra, si nécessaire, vous adresser une
documentation précisant les conditions spécifiques de cotisations prévues pour : l’emploi à temps partiel, le décalage
de paie, les sommes isolées, les arrêts de travail pour maladie ou accident du travail, les apprentis, le conjoint salarié
d’un exploitant, les vacataires, les employés saisonniers, les intérimaires, les extra, etc.
POUR VOUS
RENSEIGNER
Vous pouvez aussi consulter notre site Internet : klesia.fr
NUM.060/14 - CRÉATION ASSOCIATION DE MOYENS KLESIA
PARTICIPANTS À EMPLOYEURS MULTIPLES