Comment bien gérer son projet européen

Comment bien gérer son projet européen ?
Janvier - Février 2009
Par Pauline Boudant et Emilie Dubreuil
Les projets de recherche financés par la Commission européenne (CE) ont la
réputation d’être difficiles à gérer. L’intérêt scientifique de telles collaborations et
les financements disponibles sont motivants mais il existe certaines règles à
respecter. Cet article concerne tant les chercheurs participant déjà à des projets ils y trouveront quelques précieux conseils – que ceux souhaitant s’impliquer. En
effet, il s’agit avant tout de « démystifier » la gestion des projets européens. Les
règles sont effectivement nombreuses mais elles relèvent le plus souvent de
simples principes de bonne gestion, applicables à tous types de contrat de
recherche.
Principes fondamentaux de gestion de projet européen
(PCRD)
e
Du point de vue financier, les projets européens du 7 PCRD, de
e
même que ceux du 6 PCRD, répondent à quelques principes
fondamentaux :
Contribution maximale potentielle
Le montant indiqué dans l’accord de financement (dans le FP6 il
s’agissait d’un Contrat avec la CE) est une contribution maximale
potentielle de la Commission européenne au projet de recherche.
Cette contribution est évaluée sur la base d’un budget prévisionnel.
Le montant réel reçu par les bénéficiaires sera calculé au fur et à
mesure de l’avancement du projet en fonction des dépenses
effectuées. Le principe est de dépenser tout le montant de la
contribution.
Remboursement de dépenses éligibles
La contribution versée par la CE est un remboursement de dépenses
éligibles (selon un taux variable en fonction du type d’institution, du
type de projet et type d’activité : R&D, Management, etc.…). A la fin
de chaque « période de rapport » du projet (en général, tous les 12
ou 18 mois), chaque partenaire (établissement contractant) envoie un
état certifié de ses dépenses. Si le document est approuvé par la CE,
la contribution correspondante est calculée et attribuée au
bénéficiaire.
Contact :
07-2012
www.lunam.fr/
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Versement d’une avance
Afin d’assurer le financement des dépenses dès le début du projet, la
Commission européenne verse une avance aux partenaires. Cette
somme n’est pas une subvention générale. Elle sert à financer des
dépenses réelles sur le projet qui devront être justifiées. Seuls
ces justificatifs permettront à la CE d’attribuer définitivement de
l’argent à chaque partenaire (transformation de l’avance en paiement
réel). En fait la contribution européenne est toujours un
remboursement de dépenses qu’il faut pouvoir justifier.
Règle de non-profit
L’argent versé par la CE ne doit pas permettre au bénéficiaire de faire
du profit. Chaque partenaire déclare donc les dépenses et les
recettes liées au projet. La CE s’assure ainsi que le bénéficiaire ne
reçoit pas plus qu’il n’a dépensé sur chaque projet.
Recette :
Que peut-on dépenser et comment ?
Quelques définitions…
Bénéficiaires / Partenaires / Contractants
Établissements, entités légales, ayant signé l’accord de financement
avec la Commission européenne (CE). L’un des bénéficiaires est le
Coordinateur du projet, les autres sont les partenaires. En effet, ce
sont toujours des établissements, des entités légales qui signent
l’accord de financement avec la CE. Si c’est une UMR qui participe au
projet, l’accord de financement pourra être signé par une seule des
tutelles (CNRS, Inserm ou Université ou École) qui est alors
financièrement responsable. En cas de problème, c’est vers cet
organisme que se retournera la Commission européenne. La plupart
des établissements de recherche ont mis en place des services
dédiés à la gestion afin d’assurer le bon déroulement des projets,
selon les règles imposées par la CE.
Dépenses éligibles / non éligibles
Certaines dépenses ne sont pas éligibles à un paiement par la CE.
Ces montants ne sont donc pas pris en compte par la CE pour le
calcul de sa contribution. La TVA par exemple n’est pas une
dépense éligible, les bénéficiaires seront donc remboursés sur la
base des montants HT. Vous pouvez vous référer aux guides
financiers (cf. liens en fin d’article) ou, plus simplement, demander
conseil à votre service Europe.
Sont
considérés
comme
recettes, les revenus générés
par le projet (par ex. droits
d’inscription encaissés pour
un colloque) ainsi que toutes
contributions, financières ou
en nature, provenant de tiers
(=entités non signataire de
l’accord de financement). Par
exemple, pour un projet dans
une UMR, si le projet est géré
par le CNRS, le travail des
personnels de l’Université
sera considéré comme une
recette au projet (sauf si cela
est explicitement prévu par
une clause dans l’accord de
financement).
Pour
chaque
dépense
engagée, il faut déterminer
s’il s’agit d’un coût direct ou
indirect et il faut s’assurer
que c’est un coût éligible.
Il est également important de
bien identifier toutes les
recettes au projet, certaines
dépenses sont à la fois des
recettes et des dépenses
éligibles (opération nulle).
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Coût direct / Coût indirect
Un coût direct est une dépense effectuée spécifiquement pour le
projet et aisément identifiable (achat de consommable pour une
expérience donnée ; embauche d’une personne spécifiquement pour
le projet ; …). Un coût indirect est une dépense qui ne peut pas être
attribuée spécifiquement au projet (fourniture de bureau, téléphone,
etc…). Les coûts indirects sont également désignés par « frais
d’environnement », « frais de fonctionnement », « overheads »... Pour
les bénéficiaires ne pouvant pas calculer avec précisions leurs coûts
indirects, la CE attribue un pourcentage fixe. Ce pourcentage varie
selon le type de projet du FP7. Ainsi, pour les projets dits
« collaboratifs », les coûts indirects pour une université sont évalués à
60% des coûts directs éligibles. Chaque établissement sera
remboursé d’une partie de ses coûts éligibles (directs et indirects).
Description
Achat de consommable pour une
d’expériences directement liées au projet
série
Classification
de la dépense
Conséquence
financière
Coût direct
éligible
Remboursable
Commentaire
Il faut différencier les commandes de consommables
afin d’avoir des commandes ne concernant que
directement le projet
Achat d’autres consommables pour le laboratoire
Coût indirect
A financer sur
le
pourcentage
Livres ou revues achetés par les fonds du projet
et mis à disposition à la bibliothèque
Coût indirect
A financer sur
le
pourcentage
Coût direct
éligible
Remboursable
Livres dont le sujet correspond exactement au
projet et qui restent à disposition directe du
chercheur impliqué dans le projet
Doctorant payé par une subvention régionale qui
passe une partie de son temps à travailler sur le
projet européen
Coût direct
éligible et
recette
+X€-X€=0 !
Doctorant payé par le projet, embauché par
l’organisme qui est bénéficiaire
Coût direct
éligible
Remboursable
Temps de travail de personnel statutaire
(chercheur, enseignant chercheur, IGE…)
Coût direct
éligible
Remboursable
Temps de travail de personnel CDD payé sur
fonds propres
Coût direct
éligible
Remboursable
Temps de travail de personnel CDD payé par le
projet (doctorant, post-doc, poste de gestion…)
Coût direct
éligible
A priori livres et revues seront toujours considérés
comme de l’environnement. Exceptionnellement si un
livre/une revue est en lien direct avec le projet et que
cette publication n’est utilisé que par le chercheur
concerné, on pourra considérer qu’il s’agit d’un coût
direct (remboursé)
Le salaire payé au doctorant par l’organisme est une
dépense éligible, toutefois, la subvention versée par le
Conseil régional pour payer ce salaire est considérée
comme une contribution financière au projet, c’est donc
également une recette. L’opération est équilibrée
Le coût total employeur (salaire brut+charges
patronales) correspondant aux salaires de ce type de
personnel est pris en compte comme une dépense
Remboursable
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Bien connaître les règles financières
La Cellule Europe, qui connaît très bien les règles de gestion des
projets, dispose d’outils pour monter avec vous votre budget
prévisionnel. Elle est là pour vous conseiller et trouver une solution
aux problèmes que vous pourriez rencontrer dans la gestion de vos
projets.
Toutefois, afin d’éviter les erreurs dans la gestion quotidienne des
fonds disponibles (erreurs qui peuvent être difficiles à rattraper a
posteriori) il est indispensable que les personnes directement
impliquées dans la gestion financière du projet (secrétaire,
bureau financier, chercheur responsable) connaissent certaines
règles fondamentales.
C’est pourquoi, au lancement du projet, la Cellule Europe assure une
rapide formation de ces personnes.
Un des principes souvent rappelés dans les règles financières est
celui du respect des règles habituelles de gestion de l’établissement :
embauches, voyages, achats, etc. Par exemple : si selon les règles
e
de l’établissement les chercheurs voyagent normalement en 2
e
classe, ils ne pourront pas voyager en 1 classe avec les fonds
européens.
Voici, par catégorie de dépenses, quelques règles de base à
respecter :
Personnel
La dépense à prendre en compte est le coût total employeur (salaire
brut+charges patronales+primes éventuelles). Concernant les primes,
il doit s’agir de primes habituellement versées (prévues au contrat ou
dans la convention collective), une prime spéciale versée en raison
de la participation au projet européen n’est pas éligible. Le coût du
travail des personnels permanents est éligible, en tenant des
feuilles de temps attestant du temps passé au projet.
Equipements
La dépense éligible pour l’achat d’un équipement ne sera pas le prix
d’achat de l’équipement mais un montant calculé en fonction de la
durée d’amortissement du bien et de la durée d’utilisation effective sur
le projet, cette durée dépendra de la date de livraison de l’équipement
et du taux d’utilisation du bien pour le projet.
Coût éligible équipement = (Prix HT/Durée de l’amortissement)
*Durée d’utilisation sur le projet.
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Consommables et autres achats
Les déclarations sont hors taxes (que la TVA soit récupérée ou non).
Voyages
Garder tous les justificatifs de vos déplacements (tickets, boarding
passes, programme de la conférence et liste des participants
notamment).
Des contrôles à plusieurs niveaux
Lorsque les services financiers du bénéficiaire établissent le bilan
financier d’une période donnée, ils vérifient que toutes les dépenses
déclarées sont éligibles et correspondent bien aux règles financières
de la CE. Il peut donc y avoir problème à ce niveau si le laboratoire
n’a pas effectué ses dépenses selon les règles. Il est important que
les chercheurs soient en contact régulier avec les services
Europe de leurs établissements afin de limiter au maximum les
erreurs. A la fin de certaines périodes, la CE demande un certificat
d’audit, en plus de la déclaration financière, il y a donc dans ce cas
nd
un 2 contrôle effectué par l’auditeur (agent comptable ou auditeur
externe).
Lorsque les services de la CE reçoivent les rapports financiers ils
vérifient la cohérence des données financières avec le rapport
d’activité et avec les budgets prévisionnels. Le « Legal Officer »,
en charge de votre projet à la CE, peut également demander des
précisions, ou refuser les dépenses non éligibles.
Finalement, la CE effectue des contrôles auprès des organismes
bénéficiaires en envoyant ses propres auditeurs vérifier les comptes.
Un projet peut faire l’objet d’un audit pendant sa durée et jusqu’à 5
ans après la fin du projet. Dans ce cas, les auditeurs de la
Commission demandent à voir toutes les factures, les feuilles de
temps, les contrats de travail, les équipements achetés… En fonction
des conclusions des auditeurs, la CE pourra demander le
remboursement de sommes perçues et le versement de pénalités.
Les documents à tenir à jour
Liste des dépenses par work package (WP)
Vous devez tenir à jour un tableau des dépenses par WP. Cela
facilitera la démarche de l’établissement dans ses bilans financiers et
son rapport d’activités en fin de période. Un modèle est disponible
auprès de la Cellule Europe.
Contact :
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Les feuilles de temps
Pour en savoir plus :
Il s’agit de documents sur lesquels les personnes travaillant sur un
projet déclarent leur temps passé. Ces documents sont des pièces
comptables indispensables pour prétendre à un remboursement des
salaires dépensés pour le projet.
A priori, pour les personnes embauchées à temps complet par le
projet (doctorants notamment), les feuilles de temps ne sont pas
absolument indispensables, mais il est préférable d’en établir tout de
même, c’est une bonne pratique de gestion.
Le guide financier du 7
PCRD
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pu
b/fp7/docs/financialguide_e
n.pdf
Le guide sur les rapports
e
financiers (7 PCRD)
Par contre, pour tous les autres cas, personnel permanent et
personnel à temps partiel, les feuilles de temps sont obligatoires.
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pu
b/fp7/docs/project_reportin
g_en.pdf
Ce document doit rendre compte de l’ensemble de votre activité
(temps passé sur le projet européen et temps passé sur d’autres
activités). Elles doivent être établies et signées, par la personne
concernée et son supérieur hiérarchique, au fur et à mesure du projet
(a minima à la fin de chaque mois). La Commission européenne est
très exigeante sur ces documents. Il est donc important d’établir des
feuilles de temps complètes et adaptées aux attentes de la CE.
Le guide financier du 6
PCRD :
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pu
b/documents_r5/natdir0000
035/s_2034005_20050316
_104305_2034en.pdf
En cas d’audit, si ces exigences ne sont pas respectées, les auditeurs
pourront chercher à vérifier l’emploi du temps des chercheurs avec
les agendas et les cahiers de laboratoire.
e
Le guide sur les rapports
e
financiers (6 PCRD)
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pu
b/fp6/docs/reporting_in_fp6
-main_en.pdf
Afin de se conformer aux exigences de la Commission, le CNRS vient
de mettre en place une nouvelle procédure : les feuilles de temps
(modèle imposé disponible auprès du Service. Partenariat et
Valorisation) devront être renvoyées signées à la fin de chaque mois.
Pour l’Université, le service Europe et Recherche peut vous
fournir un modèle.
Justificatifs financiers
Il faut garder en archive une copie de toutes les factures et justificatifs
financiers liés au projet ; ainsi que des contrats de travail. Cela
permet de garder un dossier complet directement disponible au sein
du laboratoire, sans avoir à solliciter les services financiers ou service
du personnel.
Contact :
07-2012
e
www.lunam.fr/
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