1. Préparation et organisation des travaux du conseil d`administration

ENTREPARTICULIERS.COM
Société anonyme au capital de 352.200 €
Siège social : 105 rue Jules Guesde – 92300 LEVALLOIS PERRET
RCS NANTERRE B 433 503 851
RAPPORT DU PRESIDENT PORTANT SUR LE FONCTIONNEMENT DU
CONSEIL ET LE CONTRÔLE INTERNE
En application des dispositions de l’article L.225-37 du code de commerce, sont
résumées ci-dessous :
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les conditions de préparation et d’organisation des travaux du conseil
d’administration;
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des procédures de contrôle interne mises en place par la société.
1. Préparation et organisation des travaux du conseil d’administration
1.1 Composition du conseil
Le conseil est composé de trois membres. Les fonctions exercées par les
administrateurs dans d’autres sociétés, sont détaillées par ailleurs:
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Monsieur Stéphane ROMANYSZYN, Président Directeur Général,
Monsieur Christophe TRICAUD, Administrateur,
Monsieur Patrick RAVAUD, Administrateur.
1.2 Convocations des administrateurs
Conformément à l’article 16 - Délibérations du Conseil d’Administration - des statuts,
les membres sont convoqués aux séances du conseil d’administration par tous les
moyens, même verbalement.
Conformément à l’article L.823-17 du code de commerce, les commissaires aux
comptes sont convoqués aux réunions du conseil qui doivent examiner et arrêter les
comptes annuels.
Fréquence des réunions
Au cours de l’exercice 2007, le conseil s’est réuni six fois.
L’agenda des réunions du conseil a été le suivant :
Date de la réunion du conseil
Ordre du jour
. Le 12 janvier 2007
Décision d’augmenter le capital
. Le 1e février 2007
. Le 7 février 2007
Réalisation de l’augmentation de capital
Constatation de la réalisation définitive de l’augmentation de
capital
Arrêté des comptes 2006
Convocation de l’AGM du 26 juin 2007
Situation comptable au 30 juin 2007 et mise en place d’un plan
d’attribution gratuite d’actions
. Le 11 avril 2007
. Le 9 mai 2007
. Le 11 septembre 2007
Information des administrateurs
Tous les documents, dossiers techniques et informations nécessaires à la mission des
administrateurs leur ont été communiqués quinze jours avant la réunion.
1.3 Tenue des réunions
Les réunions du conseil d’administration se déroulent au siège social.
1.4 Comités spécialisés
Aucun comité spécialisé du conseil n’a encore été mis en place.
1.7 Procès verbaux des réunions
Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration sont établis à l’issue de
chaque réunion et communiqués à tous les administrateurs.
2. Procédures de contrôle interne
L'objectif en matière de procédure de contrôle interne est le suivant:
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d’une part de veiller à ce que les actes de gestion ou de réalisation des
opérations ainsi que les comportements des personnels s’inscrivent dans le
cadre défini par les orientations données aux activités de l’entreprise par les
organes sociaux, par les lois et règlements applicables et par les valeurs, normes
et règles internes à l’entreprise ;
d’autre part de vérifier que les informations comptables, financières et de
gestion communiquées aux organes sociaux de la société reflètent avec sincérité
la situation de la société.
Le contrôle interne mis en œuvre repose sur l’organisation, la méthodologie et les
procédures suivantes :
2.1 Organisation générale du contrôle interne
Il n'y a pas de service spécifique en charge du contrôle interne.
Le service administration comptabilité comporte deux collaborateurs, plus
particulièrement chargés du suivi et de la comptabilisation des ventes et des achats. Le
contrôle interne a été renforcé par la nomination début octobre 2006 d’un Directeur
Administratif et Financier et d’une Assistante de direction début 2008.
En termes de progiciels de gestion, la société utilise les logiciels EBP comptabilité Pro
V10 et EBP paye Pro V10, de la société EBP, pour la tenue de la comptabilité et la
paie, les logiciels HERMES Pro, de la société VOCALCOM, pour la gestion
commerciale des annonces basiques et premium et leur facturation.
Le chantier de mise en place d’un nouveau système de paiement sécurisé applicable
aux cartes de crédit a été lancé au début du deuxième trimestre 2008. Un audit de la
sécurité globale a été également initié au niveau de l’entreprise au cours du deuxième
trimestre de 2008.
Un cabinet d’expertise comptable, la société Fiduciaire Union, supervise l'ensemble
des opérations comptables, pilote le suivi fiscal, présenté selon les normes.
Bien qu’il ne fasse pas partie du dispositif de contrôle interne, le cabinet 3A Conseil,
représenté par Monsieur Marc de Salinelles, assure un contrôle général, dans le cadre
de sa mission de commissariat aux comptes.
2.2 Mise en œuvre du contrôle interne
Le Président Directeur Général décide des grandes orientations et veille à leur
réalisation. En particulier il contrôle l'ensemble des achats et signe tous les règlements,
que ce soit par chèque, virement, prélèvement ou carte bleue. Il fait procéder au
rapprochement entre les contrats, bons de commande et factures.
L’assistante administrative ordonnance les achats divers et de petites fournitures. Elle
procède par ailleurs au contrôle des encaissements
Un Directeur des Opérations a rejoint la société en début 2007. Hormis son rôle
d’animation, il veille à l’organisation, à la sécurité, à la fiabilité et à la disponibilité des
systèmes d’information. Par ailleurs un chantier de rédaction de procédures écrites se
poursuit.
En résumé le contrôle interne, qui est progressivement mis en place, se caractérise
par les points clés suivants:
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L’organisation de la société est fondée sur une définition claire des
responsabilités, en veillant qu’il y ait bien les ressources et compétences
adéquates, un système d’information sûr et opérationnel, des procédures écrites
réellement diffusées, avec des outils et des pratiques appropriés.
Une bonne diffusion des informations en interne qui permet à chaque
collaborateur d’exercer ses responsabilités.
Une identification des risques et la mise en place de procédures de gestion de
ces derniers.
Le contrôle est proportionné aux enjeux auxquels la société doit faire face, avec
le souci permanent de maîtriser les risques susceptibles d’affecter la réalisation
de ses objectifs.
La veille active des meilleures pratiques en vue d’adapter la mise en œuvre du
contrôle interne.
2.3 Elaboration et traitement de l’information comptable et financière
Hormis les inventaires et arrêtés annuels, la direction générale de la société dispose de
plusieurs tableaux de suivi de gestion:
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suivi du nombre d’annonces déposées, le nombre d’annonces réglées (basiques
et premium), sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle et annuelle
avec en regard l’activité de l’année n-1, en quantité et en chiffre de facturation,
suivi de l’activité du centre d’appel et pilotage des primes variables versées au
personnel,
suivi des règlements, en particulier par carte bleue qui est le principal canal,
avec une procédure de contrôle via ATOS ORIGINE.
La société a bien pris connaissance de la recommandation de janvier 2007de l’AMF
d’utiliser le nouveau cadre de référence du contrôle interne et son guide d’application.
Suite aux conclusions du groupe de travail sur les valeurs moyennes et petites
« VaMPs », cette recommandation a été limitée, avec à la publication de la position de
l’AMF du 9 janvier 2008, aux seules sociétés cotées sur le compartiment A d’Euronext
Paris.
La société ne s’est pas encore appuyé, pour l’exercice 2007, sur la version plus simple
des principes généraux de contrôle interne et sur les deux questionnaires figurant en
annexe du guide d’application, un premier relatif au contrôle interne comptable et
financier et un second relatif à l’analyse et à la maîtrise des risques.
LE PRESIDENT
DU CONSEIL D'ADMINISTRATION