Comment réussir votre projet wiki

Astuce de MD
10 astuces concernant le wiki d’entreprise
Comment réussir votre projet wiki
Le wiki est un outil de gestion des connaissances et des
projets au sein de l’entreprise. Apparu récemment, il est
encore souvent sous-estimé. L’idée: le flux de travail
quotidien, avec ses innombrables documents isolés, nécessite
un réseau de connaissances constamment mis à jour et
étoffé, qui gagne en qualité et quantité grâce à l’utilisation
active des collaborateurs. Pour réussir un projet wiki, il est
important de définir les utilités et d’en surveiller avec
prudence l’utilisation.
Définition d’un wiki d’entreprise
Un wiki («rapide» en hawaïen), est un système hypertexte dont
les contenus peuvent non seulement être lus, mais aussi
modifiés en ligne par les utilisateurs. L’exemple le plus connu
est l’encyclopédie en ligne Wikipédia. Le wiki d’entreprise
rassemble toutes les connaissances de l’entreprise et les rend
accessibles à tous les collaborateurs. Les wikis sont à la fois des
pools de connaissances et d’idées et des plateformes de
communication; ils servent à documenter les projets et
remplacent, voire complètent Intranet.

Les wikis sont faciles à utiliser. Les collaborateurs ne doivent
pas disposer de connaissances informatiques étendues pour
apporter leurs propres expériences et idées sur la table. Chacun
peut accéder de partout aux contenus des wikis.

Les wikis synthétisent les connaissances d’une entreprise.
A l’instar de Wikipédia qui rassemble les informations du
monde entier, le wiki d’entreprise est une mémoire informative
qui réunit l’ensemble des connaissances d’une organisation.
Tout peut y être sauvegardé – des documents juridiques aux
compte rendus de réunions, des projets aux photos de la
dernière fête d’entreprise. Le wiki permet de trouver facilement
les connaissances qu’il rassemble.

Les wikis ne sont pas onéreux. Outre des fournisseurs
proposant des produits coûteux, il existe également un grand
choix de logiciels open source librement disponibles.
Astuce pratique: les moteurs wiki comme MediaWiki,
DokuWiki ou TWiki sont disponibles sans frais de licence et
peuvent être installés et paramétrés assez rapidement sur votre
serveur web.
4 arguments en faveur d’un wiki d’entreprise.

Les wikis sont des mines d’idées pour de nouveaux
produits et prestations. Ils aplanissent les hiérarchies et
facilitent le flux d’information au sein de l’entreprise. Car les
idées brillantes peuvent provenir de partout. Grâce aux wikis,
chacun peut participer et contribuer à formuler les meilleures
idées.
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10 astuces pour la création d’un wiki d’entreprise
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Impliquez le management à ce projet, afin de garantir que
le wiki comprenne tous les départements. L’implication en
temps voulu de tous les décideurs concernés est un facteur de
succès déterminant.
Etablissez des règles et des responsabilités claires.
Chaque département participant doit disposer de son propre
domaine de compétences. Les collaborateurs doivent savoir
avec précision dans quelle mesure ils peuvent contribuer au
wiki et quelles directives respecter.
Ne commencez pas par un wiki vide. Pour réussir à créer
votre wiki, il est décisif de disposer dès le départ d’un volume
conséquent d’informations utiles. Avant le lancement, vous
pouvez éventuellement supprimer les systèmes existants et en
transférer les contenus sur le wiki ou compléter les
informations disponibles. La page d’accueil du wiki doit
mentionner les départements représentés ainsi que les
différents projets et thèmes. Important: toujours rappeler
l’existence du wiki aux collaborateurs lorsqu’ils recherchent des
informations importantes.
Désignez des champions du wiki. Les wikis sont faciles à
utiliser et n’exigent aucune connaissance particulière. Les
formations sont donc inutiles. Pour stimuler les collaborateurs à
participer, cependant, il est peut-être bon de désigner une
personne par domaine, chargée de montrer l’exemple et de
livrer des astuces à ses collègues. Important: prévoyez assez de
temps pour les tâches liées à la gestion du wiki.
Abandonnez les vieilles habitudes lorsque vous préparez
les informations. Pour tirer pleinement parti du wiki, toutes
les personnes concernées doivent oublier leurs vieilles
habitudes et s’adapter aux particularités de ce nouvel outil.
Ainsi, les documents Office sur serveurs de fichiers affichent de
unités d’informations en lien hypertexte sur wiki. Les règles
suivantes ont fait leurs preuves:

Un seul thème par page wiki.

Pas plus d’un chapitre par page wiki.

Une page d’accueil offrant un aperçu de tous les thèmes
et domaines.

Des pages d’accueils individuelles en fonction des groupes
cibles.

Ne pas dupliquer les informations, mais les mettre en lien
en interne.

S’agissant de nouvelles entrées, insérer des liens vers les
pages en affinité.

Intégrer les termes importants dans un glossaire et les
mettre en lien – et ce, dès la première apparition sur une
page.

Marquer les pages incomplètes afin de pouvoir les traiter
ultérieurement et les compléter rapidement.
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
Si possible, mettre tous les documents Office en lien sur
les pages wiki au lieu de les stocker dans le serveur de
fichiers.

Dans les e-mails, placer des liens vers les pages wiki au lieu
d’envoyer des documents Office.

Répondre sur une page wiki aux demandes intéressantes
des clients et envoyer au client concerné un lien vers
l’entrée wiki.

En cas de légère erreur, les utilisateurs se chargent euxmêmes d’effectuer la modification, au lieu d’en avertir
l’auteur.

Toute modification du contenu d’une page wiki doit être
communiquée à l’auteur via e-mail.
6.
Encouragez vos collaborateurs à participer, au lieu de
faire appel à des auteurs professionnels. La règle 90/9/1 de
wiki est la suivante: 90 pour cent des utilisateurs sont
uniquement des lecteurs, 9 pour cent créent des contenus et 1
pour cent sont des champions. Si l’équipe des auteurs génère
rapidement, surtout au début, de nombreuses pages wiki de
qualité, les utilisateurs s’habituent vite à ne pas devoir créer de
contenus eux-mêmes. Or, dans l’idéal, chaque collaborateur
doit montrer l’exemple et, au besoin, rappeler à ses collègues
de placer les contenus sur wiki plutôt que de sauvegarder les
informations, comme par le passé.
7.
Prudence avec les extensions wiki. Il existe une quantité
illimitée de plug-ins pour les systèmes wiki les plus populaires.
Mais les utiliser n’est pas toujours conseillé, car ils peuvent
bientôt surcharger le système et les utilisateurs. Il est bon que
certaines informations, comme les tableaux Excel du
département Controlling ou les diagrammes très complets,
continuent d’être classées parmi les documents Office. Les
limites doivent être définies par un concept d’utilisation.
8.
Autoriser tous les collaborateurs à modifier/compléter les
pages. L’idée de base des wikis est que les pages ne sont la
propriété de personne. Certes, les contenus importants
peuvent être soumis à une procédure rédactionnelle, mais cela
n’affecte que peu de pages. Une complexité supplémentaire
pourrait démotiver les collaborateurs à participer activement. Le
concept d’utilisation doit comprendre des règles simples. Au
besoin, le droit d’accès à certains domaines devrait être
restreint à des groupes d’utilisateurs déterminés. Au lieu de
mettre en œuvre des restrictions plus sévères, il convient
d’opter pour des mesures ayant fait leurs preuves, comme
modifier une page wiki après un visionnage automatique,
identifier l’auteur en cas de modification hasardeuse et, après
un bref entretien, restaurer si besoin est la version précédente.
9.
Mettre en lien le wiki. Un wiki d’entreprise devrait être en
lien avec d’autres sources d’information de la société.
Idéalement, un wiki remplace dans une large mesure les pages
statiques d’Intranet. Les processus coûteux de publication de
contenus n’ont plus lieu d’être – le contrôle est aux mains des
utilisateurs. Les contenus sont ainsi plus rapidement mis à jour
et plus complets.
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10. Placer des informations avec une valeur d’utilité ajoutée
dans le wiki. Le succès d’un wiki se mesure à l’intérêt des
lecteurs et à la motivation des auteurs. L’horaire des bus, le
menu de la cantine, l’annuaire où figurent tous les
collaborateurs, avec image et petite présentation personnelle –
voilà des informations qui favorisent l’utilisation. En cas de
pages wiki particulièrement réussies, nommer et remercier
l’auteur peut constituer une motivation supplémentaire.
Source: computerwoche.de
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