fiche fonction responsable adjoint scolarite

FICHE DE FONCTIONS
Service / Département : Scolarité
Renseignements relatifs au poste occupé __________________________
Intitulé du poste : Responsable adjoint (e) du service de la scolarité
Quotité de travail : 100 %
Matériel utilisé et fréquence d'utilisation : SI scolarité (AGAP)
Spécificités du poste : Présence obligatoire en période de rentrée et de jurys d’examens.
Respect des différents calendriers.
Finalités du poste:
Le (la) responsable adjoint du service scolarité travaille sous l’autorité du responsable du
service scolarité et en étroite concertation avec la Directrice des études. Il (elle) participe à
l’encadrement d’une
une équipe de 6 personnes.
Il (elle) assiste le responsable du service de la scolarité pour l’ensemble des cursus de l’École
centrale de Lyon (1500 élèves ingénieurs, 220 doctorants, 160 masters…)
Missions du poste :
Le (la) responsable adjoint(e) du service est plus particulièrement en charge de la mise en
œuvre et de la gestion des processus liés à la scolarité selon les tâches
ches suivantes :
- Définition et description rédigée des processus,
- Contribution à la mise en œuvre des outils de gestion des processus dans les
systèmes d’informations,
informations, en relation avec la DSI
- Contribution à l’organisation du service
Ces tâches
ches concernent notamment les inscriptions administratives et pédagogiques, le suivi
des bourses CROUS,, le suivi des inscriptions à la Sécurité Sociale,, l’élaboration des
de plannings
étudiants et enseignants, la gestion des salles, le suivi scolaire, la charge des enseignants
selon leur statut, les stages, les mobilités, les diplômes, …
Le (la) responsable adjoint(e) du service participe activement au pilotage de l’école, en
fournissant notamment toutes les données nécessaires à l’évaluation des coûts de la
formation, aux enquêtes SISE sur le suivi des élèves, aux diverses évaluations et audit de la
formation, qu’ils soient destinés à usage interne de l’école ou à usage externe.
externe.
26/01/16 - page 1/1
suivre l’évolution de la
Le (la) responsable adjoint(e) du service doit également suivre
réglementation et constituer une documentation de référence.
référence
Relations internes :
•
•
•
•
Construire et décrire l’offre de formation sous la conduite de la directrice des études
et du responsable du service scolarité.
scolarité
Participer avec la direction des systèmes d’information à la construction de l’offre de
formation et la gestion pédagogique des différents cursus dans le système
d’information.
Être
tre l’interlocuteur privilégié
privilégié des informaticiens et fournir toutes les informations et
réponses nécessaires au développement de l’application dédiée à la gestion
administrative et pédagogique des élèves.
élèves
Travailler en relation avec la Direction du Développement et des
es Relations avec les
Entreprises
ntreprises pour les périodes de stages des élèves, avec la Direction
irection des Relations
Internationales
nternationales pour les processus liés aux mobilités internationales.
internationales
Relations externes :
•
•
Relations avec les partenaires : COMUE, ENISE, GEC, concours, ….
Relations avec les organismes extérieurs à l’école : CROUS, Urssaf…
Urssaf
Compétences requises_________________________________________
_________________________________________
Compétences spécifiques
•
•
•
•
•
Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité dans le cadre du
LMD.
Maîtriser l’offre de formation de l’établissement.
l’établissement
Connaître l’organisation de la formation dans l’espace européen de l’ESR.
Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de
la scolarité : habilitation, inscriptions, admissions, examens, bourses, sécurité sociale,
vie étudiante.
Maîtriser l’environnement bureautique et les outils informatiques appliqués à la
gestion de la scolarité..
Compétences transversales
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Savoir-faire
faire preuve de disponibilité
disponibi
et d’écoute
Savoir animer et coordonner l’activité d’une équipe
Savoir transmettre son savoir-faire,
savoir faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des
priorités
Savoir expliciter le sens d’une réglementation, ou d’une action donnée
Savoir concevoir, conduire et évaluer un projet de service et définir des orientations
pour son équipe
Connaître l’organisation, l’environnement réglementaire et institutionnel de
l’établissement et de ses principaux partenaires, savoir
avoir situer les acteurs dans le
l
processus de décision et leurs rôles respectifs.
respectifs
Connaître les priorités politiques, le projet.
projet
Connaître les circuits de circulation des documents entre les différents services et
responsables.
Savoir définir et mettre en œuvre des indicateurs pour le suivi
suivi et l’analyse des
opérations de gestion d’établissement.
d’établissement
Anglais : compréhension écrite et orale, expression courante serait un plus.
plus
Savoir expliciter le sens d’une réglementation, ou d’une action donnée par la mise en
place d’actions de communication écrites ou orales
Savoir planifier les activités de l’entité en fonction des priorités
Savoir mettre en œuvre les méthodes de conduite de projet
26/01/16 - page 2/2