IV° Conférence des Ministres francophones de la Justice

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IV° Conférence des Ministres francophones de la Justice
NOTE D’INFORMATION
IV° Conférence des
Délégation prise en charge
Ministres francophones de la Justice
Paris, les 13 et 14 février 2008
NOTE D’INFORMATION
Délégation prise en charge
 Lieux des réunions
La IV° Conférence des Ministres francophones de la Justice se réunira à Paris 14 février 2008 à l’hôtel
Westin : 3 rue Castiglione 75001, Paris.
Elle sera précédée le 12 février d’une réunion d’experts gouvernementaux à l’OIF : 13 quai André
Citroën 75015 Paris.
La séance d’ouverture officielle se tiendra le 13 février à partir de 17 heures au Palais d’Orsay : 37
Quai d’Orsay 75007 Paris.
 Accréditation
Les délégués sont invités à remplir la fiche d’inscription ci-jointe et à la retourner avant le 10 janvier
2008 au Service des Conférences internationales (SCI)-Division logistique, au numéro de télécopie
suivant : (33) 1 45 78 76 96
Les badges d’accréditation seront ainsi préparés et distribués aux bureaux d’accréditation mis en place
A l’OIF où se déroule la réunion d’experts gouvernementaux et à l’hôtel Westin où se déroulera la
conférence.
Le bureau d’accréditation sera ouvert :
A l’OIF - 13 quai André Citroën – 75015 Paris
 Le mardi 12 février : de 8h30 à 17h30
 Le mercredi 13 février : de 9h00 à 12h00
À l’hôtel Westin, 3 rue Castiglione 75001, Paris
 Le mercredi 13 février : de 10h00 à 16h00

NB : Tous les journalistes accompagnant les délégations officielles sont invitées à s’identifier. Ils
seront accrédités selon une procédure particulière. Seuls les journalistes ayant demandé leur
accréditation « presse » dans les délais pourront avoir accès aux sites de la Conférence.
 Accueil, Bagages et Transport
Les ministres sont informés que la chancellerie a pris toutes les dispositions nécessaires pour assurer
leur accueil aux aéroports de Paris les 12 et 13 février. Leur transfert de l’aéroport à leur lieu
d’hébergement devra être organisé par leur ambassade. Il est souhaitable qu’une personne désignée
par l’ambassade soit chargée de l’identification et de la récupération des bagages du ministre.
NB : Cet accueil ne peut être possible que si le plan de vol du ministre nous est communiqué au
préalable.
Les autres membres des délégations assurent personnellement leurs transferts vers leurs lieux
d’hébergement comme il est d’usage pour une conférence se tenant à Paris.
 Visa
Chaque participant doit vérifier s’il doit obtenir un visa d’entrée sur le territoire européen et faire les
démarches nécessaires pour l’obtenir.
 Hébergement et plan de vol
Nous invitons les délégués à confirmer le plus tôt possible et avant le 10 janvier leur participation à la
conférence.
Délégués pris en charge :
 Le chef de délégation
 L’expert désigné pour la réunion préparatoire du 12 février
L’OIF prend en charge :
 L’hébergement à l’hôtel Westin de l’expert désigné par l’Etat membre,
 Le titre de transport du chef de délégation
 Le titre de transport de l’expert
Après réception de la fiche d’inscription, le service des conférences internationales
communiquera aux délégués pris en charge la confirmation de leur réservation de chambre et leur
communiquera leur plan de vol.
L’hébergement à l’hôtel Westin des chefs de délégation et des experts est assuré, pour les
pays pris en charge, dans la limite des dates correspondant au plan de vol fourni par l’OIF.
Toute prolongation du séjour due à une modification de ce plan de vol sera à la charge du
délégué.
Délégués non pris en charge
Un certain nombre de chambres ont été réservées au Westin et dans trois autres hôtels situés
à proximité du lieu de la conférence. La date limite de validité des prix négociés est indiquée sur
les formulaires de réservation, ci-joints, de ces établissements. Les délégués non pris en charge,
qui souhaitent bénéficier de ces tarifs sont invités à compléter les formulaires de réservation cijoints et à les retourner directement auprès de l’hôtel choisi.
 Climat
Il peut faire très froid au mois de Février ; des vêtements chauds sont recommandés.
 Assurances et santé
Le délégué pris en charge sera couvert par une police d’assurance pour tout problème de santé
majeur.
Il est vivement recommandé aux participants non pris en charge d’avoir une assurance médicale et de
se munir d’une attestation.
 Cartes de crédit et devises
Toutes les cartes de crédit classiques sont acceptées dans les grands magasins, commerces,
restaurants ou hôtels.
 Voltage
Le courant est de 220 volts.
 Contacts
Vous pouvez joindre la Division logistique du Service des Conférences internationales aux adresses
suivantes
Par courrier électronique :
[email protected] ou [email protected]
Par téléphone : (33) 1 44 37 33 82 ou (33) 1 44 37 33 39
Le Service des Conférences Internationales
Division logistique
Signature autorisée
Nom :
Signature :
FICHE D’INSCRIPTION
DELEGATION PRISE EN CHARGE
IVeme Conférence des Ministres francophones de la Justice
Paris, les 13 et 14 février 2008
à retourner à la Division logistique du SCI
13, quai André Citroën 75015 Paris (France) Télécopie : (33-1) 45 78 76 96
avant le 10 janvier 2008
DÉLÉGATION :
CHEF DE DÉLÉGATION PRIS EN CHARGE POUR LA CONFÉRENCE MINISTÉRIELLE
(13-14/02/2008)
Prénom/Nom : ____________________________________________________________________________________________________________
Fonction : ________________________________________________________________________________________________________________
Ministère : ________________________________________________________________________________________________________________
1. Adresse : __________________________________________
___________________________________________________
Téléphone :
______________________ Télécopie : _______________________
E-Mail : _____________________________________________________________
EXPERT PRIS EN CHARGE POUR LA RÉUNION PRÉPARATOIRE
(12/02/2008)
Prénom/Nom : ____________________________________________________________________________________________________________
Fonction : ________________________________________________________________________________________________________________
Ministère : ________________________________________________________________________________________________________________
2. Adresse : __________________________________________
___________________________________________________
Cochez la case si vous participez à la Ministérielle :
Téléphone :
______________________ Télécopie : _______________________
E-Mail : _____________________________________________________________
 Conférence ministérielle (13-14/02/08)
FICHE D’INSCRIPTION
IVeme Conférence des Ministres francophones de la Justice
Paris, les 13 et 14 février 2008
à retourner avant le 10 janvier 2008 à la Division logistique du SCI Télécopie : (33-1) 45 78 76 96
DÉLÉGATION :
AUTRES DÉLÉGUÉS
Prénom/Nom : ____________________________________________________________________________________________________________
Fonction : ________________________________________________________________________________________________________________
Ministère : ________________________________________________________________________________________________________________
3. Adresse : __________________________________________
__________________________________________________
Cochez les cases correspondantes à votre participation :
Téléphone :
_____________________ Télécopie : ______________________
Courriel : ___________________________________________________________
 groupe d’experts (12/02/08)
 Conférence ministérielle (13-14/02/08)
Prénom/Nom : ____________________________________________________________________________________________________________
Fonction : ________________________________________________________________________________________________________________
Ministère : ________________________________________________________________________________________________________________
4. Adresse : __________________________________________
__________________________________________________
Cochez les cases correspondantes à votre participation :
Téléphone :
_____________________ Télécopie : ______________________
Courriel : ___________________________________________________________
 groupe d’experts (12/02/08)
 Conférence ministérielle (13-14/02/08)
Prénom/Nom : ____________________________________________________________________________________________________________
Fonction : ________________________________________________________________________________________________________________
Ministère : ________________________________________________________________________________________________________________
5. Adresse : __________________________________________
__________________________________________________
Cochez les cases correspondantes à votre participation :
Téléphone :
_____________________ Télécopie : ______________________
Courriel : ___________________________________________________________
 groupe d’experts (12/05/06)
 Conférence ministérielle (13-14/02/08)
Prénom/Nom : ____________________________________________________________________________________________________________
Fonction : ________________________________________________________________________________________________________________
Ministère : ________________________________________________________________________________________________________________
6. Adresse : __________________________________________
__________________________________________________
Cochez les cases correspondantes à votre participation :
Téléphone :
_____________________ Télécopie : ______________________
Courriel : ___________________________________________________________
 groupe d’experts (12/02/08)
 Conférence ministérielle (13-14/02/08)
Prénom/Nom : ____________________________________________________________________________________________________________
Fonction : ________________________________________________________________________________________________________________
Ministère : ________________________________________________________________________________________________________________
7. Adresse : __________________________________________
__________________________________________________
Cochez les cases correspondantes à votre participation :
Téléphone :
_____________________ Télécopie : ______________________
Courriel : ___________________________________________________________
 groupe d’experts (12/02/08)
 Conférence ministérielle (13-14/02/08)
Prénom/Nom : ____________________________________________________________________________________________________________
Fonction : ________________________________________________________________________________________________________________
Ministère : ________________________________________________________________________________________________________________
8. Adresse : __________________________________________
__________________________________________________
Cochez les cases correspondantes à votre participation :
Téléphone :
_____________________ Télécopie : ______________________
Courriel : ___________________________________________________________
 groupe d’experts (12/02/08)
 Conférence ministérielle (13-14/02/08)
Annexe-hébergement
Hôtels de la conférence
Des chambres ont été pré-réservées à des tarifs préférentiels dans des hôtels à proximité du
lieu de la conférence pour les nuitées du 13 au février 2008 et 14 au 15 février 2008. Elles
vous sont proposées à différentes gammes de prix.
Afin de garantir le volume des chambres et les prix accordés dans les hôtels de la conférence,
les réservations doivent absolument être prises le plus tôt possible. La date limite de
réservation des hôtels sous le titre « 4ème Conférence des ministres de la Justice francophones»
est fixée, dernier délai, au 10 janvier 2008.
THE WESTIN (lieu de la conférence) ****
3, rue de Castiglione – 75001 PARIS
Tél. : +33 (0)1 44 77 10 30
Fax : +33 (0)1 44 77 10 24
108 chambres (chambres supérieures) ont été pré-réservées
Tarif des chambres : à partir de 280€ (1 personne) + 35€ (petit-déjeuner)
LE LOTTI****
7, rue de Castiglione – 75001 PARIS
Tél. : +33 (0)1 40 15 67 00
Fax : +33 (0)1 40 15 67 10
Adresse électronique pour les réservations : [email protected]
30 chambres (chambres double/twin classique) ont été pré-réservées.
Merci de bien vouloir adresser par fax la fiche d’inscription de l’hôtel
Tarif des chambres : 260€ (1 personne) ou 280€ (2 personnes), petit déjeuner inclus
MERCURE CUSSET OPERA***
95, rue de Richelieu – 75002 PARIS
Tél. : +33 (0)1 42 97 48 90
Fax : +33 (0)1 42 61 48 20
Adresse électronique pour les réservations : [email protected]
38 chambres (chambres simples) ont été pré-réservées
Tarif des chambres : 190€ + 14€ (petit-déjeuner)
Principaux moyens de transport et points d’accès :
Desservi par la ligne 8 (station Richelieu-Drouot) ou 3 (station Bourse)
Pour se rendre au WESTIN, lieu de la conférence, prendre ligne 8 direction Balard, station
Concorde.
MERCURE PARIS RONCERAY OPERA***
10, boulevard Montmartre – 75009 PARIS
Tél. : +33 (0)1 42 47 13 45
Fax : +33 (0)1 42 47 13 63
40 chambres (chambres simples) ont été pré-réservées
Merci de bien vouloir adresser par fax la fiche d’inscription de l’hôtel
Tarif des chambres : 120€ + 14€ (petit-déjeuner)
Principaux moyens de transport et points d’accès :
Desservi par la ligne 8 (station Grands boulevards)
Pour se rendre au WESTIN, lieu de la conférence, prendre ligne 8 direction Balard, station
Concorde.
The Westin Paris
3 rue castiglione 75001, Paris
Conférence des Ministres de
la Justice francophone
Notre tarif spécial pour votre conférence:
Chambre Supérieur € 280
Chambre de luxe € 310
Petit déjeuner Buffet américain € 35
Si vous souhaitez réserver une chambre,
veuillez remplir le formulaire ci-dessous
et l’envoyer à notre service réservation:
[email protected]
ou par fax au 01 44 77 11 50
Formulaire à retourner avant le 29 janvier 2008
TARIF NEGOCIE:
Le tarif mentionné est par nuit, par chambre et inclus toutes les taxes.
Le petit déjeuner est en supplément au tarif mentionné.
Nom / Prénom
Catégorie de
chambre
Date d’arrivée
Date de départ
Carte “Starwood
Prefered Planner”
Nombre de
personnes
Compagnie:
Addresse:
Téléphone:
Fax:
Email:
Afin de pouvoir garantir votre réservation, merci de bien vouloir remplir les informations ci-dessous:
Type de carte de crédit:
Numéros de carte & date d’expiration :
Nom du porteur & signature:
Termes et Conditions
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Les chambres au tarif mentionné sont disponibles uniquement pour les participants du séminaire en référence et les réservations
doivent être faites soit par ce formulaire, soit par email. Veuillez noter que toute modification de réservation devra être faite par
écrit.
Le tarif proposé est disponible jusqu’au 29 janvier 2008 et selon disponibilité.
Toute réservation doit être garantie par carte de crédit. Sans cette garantie, les réservations ne seront pas confirmées.
Le solde de la facture hébergement et prestations supplémentaires devra être réglé directement par chaque participant au check
out.
Heure d’arrivée: 15h. Attribution des chambres avant cette heure selon disponibilité de l’hôtel. Heure de départ: 12h (midi)
Annulation tardive (no-show): la totalité du séjour réservé sera facturé.
Annulation de la totalité du séjour: si l’hôtel est informé entre 7 et 3 jours avant la date d’arrivée, une nuit sera facturée. Si l’hôtel
est informé dans les 48 heures précédant l’arrivée, la totalité du séjour sera facturée sur la carte de crédit.
7 rue de Castiglione F-75001 Paris
Standard : Tel : (33) 1-42.60.60.62 - Fax : (33).1-42.60.42.22
Réservations - Tel : (33) 1-40.15.67.00 - Fax : (33).1-40.15.67.10
[email protected]
« 4ème conférence des ministres de la Justice francophones »
Du 13 Février au 15 Février 2008
Nous vous remercions de réserver votre chambre directement avec l’hôtel Lotti
Nom de Famille _____________________
Prénom : __________________________
Numéro de Téléphone : _______________
Numéro de Fax : ___________________
Numéro de carte de Crédit : _______________________________________________
Date d’expiration : _______________________________________________________
Merci de réserver la chambre suivante :
Chambre Double classique au tarif de 260 € (1 personne)
Chambre Double classique au tarif de 280 € (2 personnes)
Tarif par chambre, par nuit, petit déjeuner, taxes et service inclus.
Date d’arrivée : ___________________ Date de Départ : __________________
Les chambres sont réservées pour les nuits du 13/02/08 et du 14/02/08.
Offre valide pour un minimum de 1 nuit et maximum 2 nuits.
Nuit supplémentaire et tarif sur demande et en fonction de la disponibilité de l’hôtel.
Signature : ________________________________
Pas de pénalités d’annulation jusqu’au 15/01/08
Pour toutes annulations entre le 16/01/08 au 23/01/08 – 1 nuit sera facturé
Pour toutes annulations entre 24/01/08 au jour de l’arrivée –la totalité du séjour sera
facturée.
Check in après 14h00 Check out avant 12h00.
Les modifications sont autorisées jusqu’à 5 jours avant l’arrivée.
Formulaire à retourner directement à l’hôtel AVANT le 10 janvier 2008, au
Service réservations du Jolly hôtel Lotti
(L’hôtel n’est pas tenu de garantir les chambres et le tarif après cette date) :
Email : [email protected]
Fax : (33).1.40.15.67.10
Hôtellerie
4EME CONFERENCE DES MINISTRES DE LA JUSTICE FRANCOPHONES
DU 13.02 AU 15.02.2008
FROM THE 13TH UNTIL THE 15TH OF FEBRUARY 2008
COUPON DE RESERVATION INDIVIDUELLE - A RETOURNER A L’HOTEL
AVANT LE 10 JANVIER DELAI
INDIVIDUAL SUBSCRIPTION FORM - PLEASE FILL IN AND SEND TO THE
HOTEL BEFORE JANUARY THE 10TH AT LAST TERM
Nom / Last name : ____________________________
Prénom / First name : _________________________
Société / Company : ____________________________________________________________________________
Adresse / Address : ____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Téléphone : _________________________________
Fax : ______________________________________
Merci de réserver / Please reserve :
___X Chambre Single / Single room(s) / Arrivée / Arrival date :________Départ / departure date : ___________
___X Chambre Double / Double room(s) / Arrivée / Arrival date :______ Départ / departure date : ___________
Acompte/ Deposit = 1 nuit / one night
Je vous autorise à prélever sur ma carte de paiement, le montant de l’acompte et à prélever, le cas échéant, les frais
d’annulation.
I duly authorise to charge from my credit card number, the deposit and any cancellation fees.

Chèque bancaire à l’ordre de / Cheque payable to

Je vous autorise à débiter ma carte de crédit VISA International / EUROCARD / MASTERCARD.
I duly authorise you to charge my VISA International / EUROCARD / MASTERCARD credit card.
__________________________
N°
Date d’expiration / Expiration date : _____________________
Annulation / Cancellation :

Jusqu’à J-30 avant l’arrivée :
Remboursement de l’acompte.

Day-30 before arrival :
Deposit refund.

De J-30 à 48 h 00 avant l’arrivée :
Acompte acquis par l’hôtel.

From D-30 until 48 hours before arrival :
deposit no refund.

48 h 00 au jour de l’arrivée :
Facturation de la totalité du séjour.

From 48 hours until arrival day :
The total amount of the reservation will be
charged.

Non présentation :
Facturation du montant du séjour, hors petitdéjeuner.

No show :
The amount of the total reservation will be
charged, breakfast and taxes not included.
Bon pour accord et signature :
Je déclare avoir pris connaissance de ces conditions et je les accepte.
A
Le
Signature :
Please notify your agreement and signature on the terms quoted above :
I have examined those Cancellation conditions and I accept them.
In
Please sign :
The