Fiche synthèse sur le protocole

Fiche sur le protocole
Le protocole est « l’ensemble des règles qui assurent les bonnes relations entre les États »
(Ministère des relations internationales, 2009).
Cela inclut notamment la préséance, les
communications, les négociations, les entretiens, la représentation, l’accueil et l’accompagnement.
Bien que le protocole ait été mis en œuvre à travers la Convention de Vienne sur les relations
diplomatiques (1961) pour encadrer principalement les relations politiques internationales,
plusieurs de ces aspects sont tout à fait pertinents pour des entités parapubliques comme le sont
les commissions scolaires. Comme les règles protocolaires sont universelles et appliquées de la
même manière dans tous les États, cela permet alors de ne pas commettre de faux pas et ainsi
d’organiser une mission à l’étranger ou accueillir une délégation étrangère de manière appropriée.
Communication et échanges : courrier d’invitation, traduction, interprète
Il existe plusieurs moyens de communication possible pour préparer une mission à l’étranger : la
lettre écrite, le courriel, le téléphone etc.
Alors que l’usage du courriel est de plus en plus courant comme moyen de communication de par
sa rapidité et sa simplicité, il ne faut pas également négliger le caractère officiel et formel du
courrier papier. En effet, le protocole exige que l’hôte envoie une lettre officielle d’invitation au
partenaire étranger par la poste. Cela permet à la fois d’officialiser la rencontre mais également
pour les membres de la délégation étrangère de justifier leur demande de visa pour venir au
Canada, s’il y a lieu. À l’ère des courriels, il est commun d’envoyer ces lettres officielles en fichier
joint et d’expliquer que la copie papier suivra ultérieurement. Cela permet de ne pas retarder les
démarches.
Il peut arriver que la délégation étrangère que vous accueillez ne parle pas français ou qu’il ne
s’agisse pas de leur langue maternelle. Il est donc important de prévoir des traductions des
communications, d’abord par courtoisie et respect pour le partenaire étranger mais également
pour s’assurer que les deux parties comprennent les mêmes choses, qu’il n’y ait pas d’erreur de
sens. Le protocole veut donc qu’une traduction dite « de courtoisie » soit envoyée avec la lettre
officielle. Cette traduction, à l’instar de la lettre originale, ne doit pas être imprimée sur du papier
à en-tête.
Le même principe est de mise lorsqu’il est question du déroulement de la visite. Si l’hôte et la
délégation étrangère ne parlent pas la même langue, il est très important d’avoir à disposition des
interprètes. Selon le protocole, il est de mise que chaque partie s’occupe de son propre
interprète. Idéalement, l’interprète doit connaître la réalité nationale et culturelle de la personne
qu’il accompagne. Cela facilite grandement le processus de traduction et ce dernier comprend
mieux les intentions de la personne qu’il représente.
Les ententes et la signature
La signature d’entente lors de la visite d’une délégation étrangère comprend également plusieurs
règles protocolaires. D’abord, au niveau de la rédaction de l’entente, il convient que c’est la
délégation hôte qui est en charge de sa mise en forme, alors que le contenu est conçu et négocié
par les deux parties. Il est très important de bien clarifier le contenu et de le faire valider autant
au sein de notre organisation que par celle du partenaire étranger. Cela évite toute zone d’ombre
ou de désaccord entre les deux parties. Dans le cas où les deux signataires ne parleraient pas la
même langue, il est bien important de rédiger également la dite entente dans la langue du
partenaire étranger. Encore une fois la validation est de mise afin de s’assurer que les deux
versions soient concordantes et qu’il n’y ait pas de contradiction et qu’elles aient le même sens.
En ce qui concerne les signataires, il est très important de bien les identifier et de clarifier le tout
entre les deux parties. En effet, il faut s’assurer que les personnes désignées ont bien l’autorité
de signer une telle entente.
Ensuite, il est de mise d’organiser une cérémonie de signature d’entente, afin d’officialiser le
partenariat. L’organisation de cette cérémonie revient alors à la délégation hôte. Selon le
protocole, une telle cérémonie se déroule généralement tard en avant-midi et est suivie d’un vin
de l’amitié et d’une réception. On convie à la cérémonie les membres de deux délégations mais
également des acteurs locaux ou internationaux ciblés par l’objet de l’entente.
Par exemple, une entente sur un partenariat en mécanique automobile pourrait rassembler des
acteurs du milieu : directeurs de centres de ce domaine, professeurs de mécanique automobile,
principaux employeurs du domaine etc.
Il est commun d’avoir un maître de cérémonie lors de la signature d’entente, qui expliquera le
pourquoi de la signature de l’entente et qui invitera les deux parties à l’officialiser en apposant
leur signature. La signature en tant que telle doit se faire simultanément par les deux parties.
Une copie de l’entente est présentée pour chaque signataire, qui l’échange ensuite avec son
partenaire. À la fin, chaque partie peut donc repartir avec une entente signée par les deux
parties.
Dans le cas où les signataires ne parleraient pas la même langue, l’entente remise à ces derniers
doit être celle dans leur langue. Par exemple, la première signature du québécois doit être sur
l’entente en français alors que celle de l’américain doit être sur l’entente en anglais. Ensuite, les
deux parties échanges les ententes (le québécois signe l’entente en anglais et l’américain celle
écrite en français). Enfin, les deux parties s’échangent les ententes et le québécois repart avec
son entente en français et l’américain avec celle en anglais.
Le MRI doit donner son autorisation pour toute entente signée avec un autre gouvernement
étranger.
Repas et rencontres
Lors de rencontres de travail, d’entretiens de repas officiels et autres visites, il est très important
que la délégation hôte soit composée de personnes ayant le même rang et le même pouvoir de
décision et de mise en œuvre que la délégation étrangère en visite. Il s’agit, pour l’hôte, de
jumeler les membres de la délégation étrangère avec un vis-à-vis. C’est donc lui qui doit
s’adapter à la liste des délégués étrangers. Ces personnes auront donc les mêmes intérêts et
pourront ainsi collaborer de manière efficace.
En ce qui concerne les discours, le protocole détermine un certain ordre des allocutions. D’abord,
l’hôte doit toujours parler en premier afin de présenter son invité. Ensuite, s’il y a plusieurs
locuteurs de niveaux hiérarchiques différents, l’ordre des allocutions sera de manière ascendante,
c’est-à-dire qu’elles iront du plus bas au plus haut niveau hiérarchique. Les locuteurs peuvent se
présenter un à la suite de l’autre mais lorsqu’ils sont en trop grand nombre, il est préférable de
faire appel à un maître de cérémonie qui présentera chacune des personnes qui fera un discours.
Lors de réception et de soirées, il est très important de mentionner dans le carton d’invitation la
tenue vestimentaire requise. Cela permet d’éliminer toute ambigüité et permet de s’assurer que
toutes les personnes présentes se sentent à l’aise. Il existe trois types de tenues. D’abord la
tenue de ville, qui consiste du complet cravate pour les hommes et du tailleur ou de la robe
cocktail pour les femmes. Ensuite, la tenue « cravate noire » est appropriée pour des soirées de
gala mais jamais pour le cinq à sept. L’homme porte alors le smoking de couleur foncée et la
femme la robe courte ou longue. Enfin, la tenue « cravate blanche » ou tenue de gala se porte
uniquement lors de très grandes occasions. Pour l’homme le smoking est toujours foncé mais la
cravate ou le nœud papillon est blanc. Les femmes, quant à elles, portent la robe longue.