la suppression d`exercice

sPAIEctacle version 5
LA SUPPRESSION D’EXERCICE
La suppression d’exercice est une nouvelle fonctionnalité qui va permettre d’archiver et d’alléger les fichiers de
données.
1
Principe général
La fonctionnalité est accessible via le menu Paramètres - Exercice.
La suppression d’exercice va effectuer automatiquement les opérations suivantes :
- une sauvegarde «habituelle» classée dans le dossier Sauvegarde,
- la création d’une archive,
- la clôture automatique des paies et l’archivage du fichier dans un dossier spécifique,
- la création d’un nouveau fichier de données ne contenant plus les exercices supprimés.
De par les différentes sauvegardes faites, le processus est totalement sécurisé.
2
Quels sont les éléments supprimés ?
Tout d’abord, il est impossible de supprimer les données concernant les deux derniers exercices (N et N-1).
De plus, il n’est possible de supprimer que des exercices consécutifs.
Pour les versions multi-sociétés, la suppression se fait par exercice, toutes sociétés confondues : il n’est pas
possible de supprimer les exercices de certaines sociétés uniquement.
Les éléments supprimés sont les suivants :
- les paies,
- les contrats terminés plus utilisés (c’est-à-dire ceux dont les paies ont été supprimées),
- les courriers plus utilisés (c’est-à-dire ceux dont les paies, les contrats ou les salariés ont été supprimés),
- les retenues ayant une date de fin antérieure à la date de début du 1er jour de l’exercice restant,
- pour les versions multi-sociétés : les niveaux n’ayant plus de retenues rattachées,
- les analytiques plus utilisés,
- les numéros d’objets plus utilisés,
- les accidents du travail non utilisés,
- de manière optionnelle : les salariés plus utilisés (c’est-à-dire ceux dont les paies et contrats ont été supprimés),
- les listes personnalisées de salariés vides.
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
sont prises en compte par le lecteur que sous sa seule responsabilité.
Ces informations ont un caractère général et ne prétendent pas répondre de façon exhaustive à la question traitée. Pour plus d’informations, contactez les
organismes sociaux et fiscaux concernés.
sPAIEctacle version 5 - La suppression d’exercices
28/11/2011
page 1
sPAIEctacle version 5
3
Comment s’organise ensuite le dossier contenant le
fichier de données ?
Suite à la suppression d’exercice, un dossier Archive a été créé.
Il contient un sous-dossier du nom des exercices supprimés (exemple : sous-dossier «2007-2009» quand on a
choisi de supprimer les exercices 2007 à 2009) contenant lui-même :
- une sauvegarde verrouillée (impossible donc à supprimer sans déverrouillage volontaire de l’utilisateur) nommée
2007-2009.spk (dans notre exemple) ;
- un fichier texte (.txt) donnant la description des opérations effectuées (nombre de paies, de contrats, de salariés
supprimés, le nom du fichier original et l’emplacement où il a été archivé, etc…) ;
- le fichier original archivé et clôturé, renommé avec une extension .arch.
Le nouveau fichier «nettoyé» des exercices supprimés est au même emplacement qu’auparavant mais a été
renommé : à la place de PaiesMaSociété.4DD, il se nomme PaiesMaSociété.1.4DD
4
Spécificité des versions multipostes
La fonctionnalité de suppression d’exercices n’est pas possible en version multiposte.
Il convient d’installer une version monoposte de sPAIEctacle et de lancer la suppression à partir de cette version
(nous vous conseillons d’effectuer cette manipulation sur le poste serveur afin que les sauvegardes et les fichiers
y soient bien stockés). Il est nécessaire de bien avoir quitté les postes clients et le serveur pour pouvoir ouvrir
le fichier en monoposte.
Après suppression, vous pouvez archiver la version monoposte et relancer le serveur sur le nouveau fichier.
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
sont prises en compte par le lecteur que sous sa seule responsabilité.
Ces informations ont un caractère général et ne prétendent pas répondre de façon exhaustive à la question traitée. Pour plus d’informations, contactez les
organismes sociaux et fiscaux concernés.
sPAIEctacle version 5 - La suppression d’exercices
28/11/2011
page 2