Réception et livraison de marchandise

Transcription

Réception et
livraison de
marchandise
SERVICE DES FINANCES
Équipe de formation
PeopleSoft version 8.9
Août 2014
TABLE DES MATIÈRES
INTRODUCTION .................................................................................................................................. 1
LES INTERVENANTS .......................................................................................................................... 1
RÉCEPTION D’UNE MARCHANDISE ............................................................................................... 2
ACCÉDER AU FORMULAIRE ..........................................................................................................................2
SAISIE OU VALIDATION DE L’ENTITÉ ............................................................................................................2
SÉLECTION DES LIGNES DU BON DE COMMANDE ..........................................................................................3
Champ de recherche de la page « Sélection bon de commande » .........................................................3
Résultat de la recherche.........................................................................................................................5
SÉLECTION DES ARTICLES REÇUS .................................................................................................................7
Saisie des numéros du connaissement et du bon d’emballage ...............................................................7
Saisie des quantités reçues, acceptées ...................................................................................................9
Saisie des quantités rejetées ................................................................................................................ 10
Les autres onglets de la page .............................................................................................................. 12
LIVRAISON D’UNE MARCHANDISE .............................................................................................. 16
SAISIR UNE RÉCEPTION DE MARCHANDISE, ÉTAPE PAR ÉTAPE ........................................ 19
ACCÉDER AU FORMULAIRE ....................................................................................................................... 19
SAISIE OU VALIDATION DE L’ENTITÉ ......................................................................................................... 19
SÉLECTION DES LIGNES DU BON DE COMMANDE ....................................................................................... 19
SÉLECTION DES ARTICLES REÇUS .............................................................................................................. 20
Saisie des numéros du connaissement et du bon d’emballage ............................................................ 21
Saisie des quantités reçues.................................................................................................................. 22
SAISIR UNE LIVRAISON DE MARCHANDISE, ÉTAPE PAR ÉTAPE ......................................... 23
ACCÉDER AU FORMULAIRE ....................................................................................................................... 23
RÉCEPTION PARTIELLE D’UNE MARCHANDISE ...................................................................... 24
RÉCEPTION DE LA QUANTITÉ RÉSIDUELLE D’UNE COMMANDE........................................ 25
CONSULTATION DE LA RÉCEPTION D’UNE MARCHANDISE ................................................. 26
CONSULTATION DE LA LIVRAISON ............................................................................................. 32
ANNULATION D’UN DOCUMENT DE RÉCEPTION ..................................................................... 34
ANNULATION D’UNE LIGNE DE RÉCEPTION ............................................................................. 36
PARTICULARITÉS ............................................................................................................................. 38
RÉCEPTION D’UNE COMMANDE OUVERTE ................................................................................................. 38
RETOUR DE MARCHANDISE ....................................................................................................................... 41
ANNEXE 1 - L’AIDE-MÉMOIRE – RÉCEPTION ET LIVRAISON D’UNE MARCHANDISE ................................. 42
i
INTRODUCTION
Le module « Réception des marchandises » de PeopleSoft est actuellement utilisé à
l’Université Laval uniquement pour les opérations suivantes :
• enregistrer la réception partielle ou complète d’un bon de commande;
• enregistrer la livraison de la marchandise reçue;
• annuler la réception partielle ou complète d’un bon de commande;
• consulter la réception et la livraison d’un bon de commande.
LES INTERVENANTS
Les informations saisies dans le processus de réception proviennent de plusieurs
intervenants :
• l’utilisateur du système qui saisit la demande d’achat pour le demandeur;
• l’acheteur qui en fait un bon de commande;
• le fournisseur qui expédie, facture et parfois transporte la marchandise
commandée;
• s’il y a lieu, le transporteur avec lequel le fournisseur fait affaire;
• le receveur qui enregistre la réception de la marchandise et la livre au demandeur;
• le payeur qui achemine au fournisseur le paiement de la commande.
Pour que l’ensemble du processus se fasse harmonieusement, les données saisies lors de
la réception doivent être adéquates.
1
RÉCEPTION D’UNE MARCHANDISE
Accéder au formulaire
Pour accéder au formulaire, cliquer sur le lien Saisie réception sur la page « Accueil
utilisateur » ou cibler le menu hiérarchique suivant :
∇ Gestion approvisionnements
∇ Réceptions
- Ajout/màj réceptions
Saisie ou validation de l’entité
Par défaut, on obtiendra la page permettant d’accéder à un formulaire vierge de réception.
Si la marchandise commandée est pour l’entité UL, il suffit de cliquer sur le bouton
.
Si le numéro du bon de commande commence par 9000, il s’agit de marchandises
destinées à l’entité AU. Remplacer alors UL par AU et faire
.
2
Sélection des lignes du bon de commande
La page « Sélection bon commande » s’affiche. Cette page permet de rechercher les
lignes d’un bon de commande selon plusieurs critères.
Dans la plupart des cas, le numéro du bon de commande est connu puisqu’il est inscrit sur
le bon d’emballage que le fournisseur a joint à l’envoi. C’est ce qu’il faut inscrire dans le
champ « Code ».
S’assurer que les champs « Destin et Date » sont à blanc, puis lancer la recherche à l’aide
. Noter que par défaut, les cases « Extraire échéanciers BC ouv. » et
du bouton
« Qté commandée » sont cochées.
Champ de recherche de la page « Sélection bon de commande »
Pour une raison quelconque, il se peut qu’une recherche doive être effectuée sans pouvoir
utiliser le numéro du bon de commande, par exemple, en cas d’erreur sur celui-ci. Utiliser
les champs conjointement avec d’autres critères pour élargir ou limiter la recherche.
Entité GAPP :
correspond à l’entité UL ou AU.
Code :
champ de saisie du no. de bon de commande qui
apparaît sur le bon d’emballage.
Ligne / échéancier:
non utilisé.
No ordre exécution:
non utilisé.
Article UL :
non utilisé.
Destination:
permet de limiter la recherche à un endroit de
réception de marchandise donnée (ex. 11199 :
réception du pavillon Vachon).
Mode expédition:
non utilisé.
3
Jours + / - aujourd’hui :
permet de préciser, comme critère de recherche, un
nombre de jours avant et après la date de réception
(date du jour); ce critère est utilisé conjointement avec
d’autres critères pour rechercher les bons de
commande dont la date se situe à l’intérieur d’une
période donnée.
Date début :
permet de restreindre la recherche en limitant la date
de début de la recherche.
Date fin :
permet de restreindre la recherche en limitant la date
de fin de la recherche.
Nom abrégé:
permet d’effectuer la recherche à partir d’un numéro
de fournisseur.
Art. fournisseur :
non utilisé.
Fabricant:
non utilisé.
Article fabricant:
non utilisé.
Extraire échéanciers BC ouv. :
limite l’affichage aux lignes de commande non reçues
entièrement. S’il faut décocher cet élément pour faire
afficher la ligne, on peut supposer qu’il s’agit d’une
double expédition.
Aucune qté comm. :
non utilisé.
Qté commandée :
lorsque cette case est activée, on obtient la quantité
commandée sans tenir compte des livraisons
précédentes.
Qté résiduelle BC :
lorsqu’activée, cette case permet de voir la quantité à
venir en tenant compte des livraisons précédentes.
4
Résultat de la recherche
Les lignes du bon de commande qui n’ont pas encore été reçues en entier sont listées
au bas de la page, sous la rubrique « Enregistrements extraits ». Utiliser le lien Afficher
tout pour voir toutes les lignes.
Dans cet exemple, le bon de commande contient 14 lignes. Le lien « Afficher tout »
permet de voir l’ensemble des lignes du bon de commande.
Suite de l’écran
Si on clique sur un des liens de la colonne « Description », on obtient la description de
l’article saisie sur la demande d’achat.
5
Cliquer sur le bouton
commande ».
pour retourner à l’écran « Sélection bon
Pour accéder à l’ensemble de l’information disponible sur une ligne d’un bon de
commande, soit on clique tour à tour sur chacun des trois onglets « Enregistrements
sélectionnés », « Expédition reliée » ou « Données détaillées », soit on fait afficher toute
, « affichage toutes
l’information sur une seule longue ligne en cliquant sur le bouton
colonnes ».
6
Sélection des articles reçus
Cocher la case correspondant à chacun des articles à recevoir ou utiliser le lien
Sélectionner tout pour tout sélectionner. Consulter le bon d’emballage qui accompagne
la marchandise pour savoir quels articles sélectionner.
Noter que le lien Supprimer tout permet d’annuler toute sélection faite précédemment.
• Cliquer sur le bouton
pour mettre à jour l’écran puis sur
pour poursuivre la saisie des informations.
Saisie des numéros du connaissement et du bon d’emballage
On obtient la page principale de saisie, la page « Maj. Réceptions ». Cette page permettra
d’inscrire les informations concernant le connaissement et le bon d’emballage grâce au
lien Détails en-tête. Cette page donne aussi accès à l’information suivante :
• commentaires d’en-tête et de lignes du bon de commande qui sont destinés à la
réception ;
• différents onglets permettent d’avoir accès à des données supplémentaires sur le
bon de commande ;
• lien « Ajout commentaires » qui permet d’ajouter un commentaire lors de la
réception;
• l’icône « Détail »
pour obtenir les détails sur l’état de la réception.
7
Sélectionner le lien Détails en-tête afin de saisir l’information suivante :
• Saisir la date de la réception si elle est différente de la date du jour, laquelle
s’affiche par défaut.
• Saisir le numéro du connaissement s’il y a lieu.
• Saisir le numéro du bon d’emballage (bon de livraison)
8
Les numéros du bon d’emballage et du connaissement saisis dans l’en-tête sont copiés sur
toutes les lignes faisant l’objet de la réception. Les autres champs ne sont pas utilisés
pour l’instant.
Note : Le connaissement est le document que le transporteur fait signer ou qu’il a
apposé sur le colis.
• Cliquer
pour revenir à la page de saisie des lignes de réception.
Remarque : le code de l’utilisateur apparaîtra dans le coin supérieur droit de la
page.
Saisie des quantités reçues, acceptées
Par défaut, les champs « Qté reçue » et « Qté acceptée » affichent les mêmes valeurs
que la quantité commandée. Il faut ajuster la quantité selon ce qui est reçu.
• Saisir dans le champ « Qté reçue » la quantité reçue si elle est différente de la
quantité commandée. Mettre à jour le champ « Qté acceptée » en cliquant sur le
bouton
.
Par exemple, ici le fournisseur a livré 1 caisson au lieu de 3 caissons. Le champ Qté reçue
a été modifié pour 1 au lieu de 3. Une fois la page actualisée, le champ « Qté acceptée »
indique la quantité reçue.
9
• Si l’unité de mesure provenant du bon de commande est CO, la corriger en
indiquant UCO. Voir la section « Particularités – Réception d’une commande
ouverte » pour de plus amples informations.
Saisie des quantités rejetées
Si une partie de la marchandise doit être retournée, il est possible, mais pas obligatoire,
de l’indiquer dans l’onglet « Données détaillées »; la quantité acceptée sera alors
automatiquement réajustée.
Par exemple, si 2 des 3 boîtes reçues sont endommagées et qu’on doit les retourner pour
remplacement, il faudra saisir l’information dans la page « Données détaillées ». La
quantité reçue s’ajustera automatiquement à 1.
La saisie de la réception est maintenant complète.
10
• Utiliser le bouton
afin d’obtenir un numéro de réception. On
remarque alors que le statut du document est maintenant « Reçue », un numéro de
réception a été attribué et chacune des lignes a le statut « Reçu ».
Sous l’icône « Détails »
ciblée.
on trouve les informations la réception concernant la ligne
• Cliquer sur le lien « Développer tout ».
11
Les autres onglets de la page
Onglet « Liens/statuts »
En plus de l’information sous chacune des colonnes, les deux icônes suivants donnent
l’information sur les répartitions comptables et les commentaires de ligne lorsqu’il y en a
de disponible, selon ce que l’usager aura indiqué lors de la saisie de la demande d’achat.
Icône « Répartition »
• Cliquer sur l’icône.
12
• Cliquer sur l’icône « Détail répartition BC »
.
On obtiendra de l’information sur le demandeur, sur l’acheteur et sur le numéro de la
demande d’achat.
.
Icône « Interrogation rattachement »
Cet icône n’est pas utilisé.
Sous l’onglet « Données champs structure », on obtiendra la combinaison comptable
utilisée pour chacune des lignes de la demande.
Icône « Commentaires ligne réception ».
• Cliquer sur l’icône
13
Utiliser cette boîte de commentaires si on désire ajouter un commentaire de réception.
Onglet « Articles/données fabr. »
Sous cet onglet, on retrouve le numéro d’article du fournisseur indiqué lors de la saisie de
la demande d’achat.
Onglet « Entrée facultative »
On obtient de l’information sur l’utilisateur qui a saisi la réception de la marchandise, le
numéro de connaissement et le bon de livraison.
Onglet « Données source »
On obtient de l’information sur le numéro et le montant du BC.
14
« Commentaire BC » afin de vérifier si des commentaires
d’en-tête ou de ligne ont été saisis sur le document source (demande d’achat) et
transmis soit au fournisseur ou à la réception des marchandises.
• Si le message suivant apparaît, c’est qu’il n’y a aucun commentaire d’en-tête de
disponible.
Note : en tout temps, il est possible de cliquer sur le bouton
colonnes » pour l’affichage de tous les onglets.
« affichage toutes
Les autres liens de la page
Sélection BC :
cliquer sur ce lien pour retourner à la page « Sélection bon de
commande ».
Statut document :
permet de consulter les informations inscrites soit sur la demande
d’achat ou sur le bon de commande. Pour en apprendre davantage
sur l’utilisation de ce lien, il est recommandé de consulter le
document« Le suivi des transactions », disponible sur le site Web
du Service des finances à la section Formation et pilotage de
système, sous la rubrique documentation.
Activités :
ce lien n’est pas utilisé.
15
LIVRAISON D’UNE MARCHANDISE
Sans quitter le groupe d’onglets de saisie de la réception, il est possible d’obtenir le
document de saisie de la livraison d’une marchandise en accédant au menu, en cliquant
sur le lien « Mise à jour données livraison ».
∇ Réceptions
- Mise à jour données livraison
Les actions à faire dans cette page
• Sélectionner
pour voir tous les articles à livrer.
• Cocher la case « Livré » pour chaque article reçu.
• Indiquer la date de livraison dans le champ « Date ».
• Saisir le nom de la personne à qui on a remis la marchandise, dans le champ
« Livré à ».
• Effectuer la saisie pour chacune des lignes du document de réception.
16
• Enregistrer la livraison à l’aide du bouton
.
Les onglets « Commentaires emplacement » et « Commentaires expédition » ne sont pas
utilisés actuellement.
Si on a quitté le formulaire de réception de marchandise avant d’inscrire les informations
concernant la livraison, on peut accéder au menu de la livraison, de la façon suivante :
∇ Réceptions
• Inscrire le numéro de réception dans le champ « No réception » ou faire la
recherche à partir du bon de commande.
17
• Cliquer sur
.
• Compléter ensuite la livraison comme précédemment.
18
SAISIR UNE RÉCEPTION DE MARCHANDISE, ÉTAPE PAR
ÉTAPE
Pour accéder au formulaire, cliquer sur le lien Saisie réception de la page « Accueil
utilisateur » ou cibler le menu hiérarchique suivant :
∇ Réceptions
Saisie ou validation de l’entité
Les actions à faire dans cette page :
• Valider ou changer la valeur de l’entité.
• Lancer la recherche à l’aide du bouton
.
Sélection des lignes du bon de commande
La page « Sélection bon commande » s’affiche.
19
• Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d’emballage que le
fournisseur a joint à l’envoi.
• Vérifier que les champs « Destin. » et « Date » sont à blanc.
.
Sélection des articles reçus
• Cocher la case correspondante à chacun des articles à recevoir ou utiliser le lien
« Sélectionner tout ».
• Puis sur
.
.
20
Saisie des numéros du connaissement et du bon d’emballage
Les actions à faire dans cette page
• Sélectionner le lien Détails en-tête.
• Saisir la date de la réception si elle est différente de la date du jour.
• Saisir le numéro du connaissement s’il y a lieu.
21
• Saisir le numéro du bon d’emballage (bon de livraison).
• Cliquer sur
.
Saisie des quantités reçues
• Saisir la quantité reçue.
• Mettre à jour le champ « Qté acceptée » en cliquant sur le bouton
.
• Si l’unité de mesure provenant du bon de commande est CO, la corriger en
indiquant UCO. Voir la section « Particularités – Réception d’une commande
ouverte » pour de plus amples informations.
22
SAISIR UNE LIVRAISON DE MARCHANDISE, ÉTAPE PAR ÉTAPE
Pour accéder au formulaire de livraison, cliquer sur le lien Livraison de la page
« Accueil utilisateur », ou cibler le menu hiérarchique suivant :
∇ Réceptions
• Sélectionner
pour voir tous les articles à livrer.
• Cocher la case « Livré » pour chaque article reçu.
• Indiquer la date de livraison, champ « Date ».
• Saisir le nom de la personne à qui on a remis la marchandise, champ « Livré à ».
• Effectuer la saisie pour chacune des lignes du document de réception.
• Cliquer sur
.
23
RÉCEPTION PARTIELLE D’UNE MARCHANDISE
Accéder au menu de saisie d’une réception et effectuer les étapes suivantes :
• Saisir ou valider l’entité.
• Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d’emballage.
• Sélectionner les lignes du bon de commande apparaissant sur le bon d’emballage.
• Dans la page « Détails en-tête », saisir la date de réception, le numéro du
connaissement et le numéro du bon d’emballage.
• Inscrire les quantités reçues. Pour cet exemple, on effectue la réception d’une
boîte de chaque article.
• Mettre à jour l’information à l’aide du bouton
• Enregistrer la réception à l’aide du bouton
.
.
• Faire la saisie de la livraison.
24
RÉCEPTION DE LA QUANTITÉ RÉSIDUELLE D’UNE
COMMANDE
Accéder au menu de saisie d’une réception et effectuer les étapes suivantes :
• Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d’emballage.


• Sélectionner la case « Qté résiduelle BC ».
• Cocher la ou les lignes à recevoir.
• Mettre l’écran à jour, à l’aide du bouton
et cliquer sur
.
• Compléter la réception et la livraison comme précédemment.
25
CONSULTATION DE LA RÉCEPTION D’UNE MARCHANDISE
La consultation du document de réception de marchandise et de sa livraison est un
élément important du suivi d’un achat par bon de commande.
Pour accéder à l’écran de consultation, cliquer sur le lien Consultation réception de la
page « Accueil utilisateur », ou cibler le menu hiérarchique suivant :
∇ Réceptions
∇ Consultation données réception
- Réceptions
• Demander le dossier en utilisant le numéro de bon de commande ou le numéro de
réception à consulter.
Note : On peut effectuer la recherche en combinant de nombreux critères : no. de
réception, no. de connaissement, no. de bon de commande, lieu de destination de
marchandise, fournisseur et date de réception. Le choix de ces critères déterminera
l’étendue de la recherche d’informations.
26
. On obtient la liste de toutes les
lignes de réception qui ont été saisies pour ce bon de commande.
Suite
Pour afficher l’information détaillée d’une réception particulière, il suffit de la
sélectionner dans la liste; l’exemple ci-dessous utilise le document de réception no.
0000406905.
L’information est répartie sur trois onglets qu’on peut consulter à tour de rôle: « Lignes
réception », « Données détaillées ligne » et « Entrée facultative ».
Il peut s’avérer plus commode de faire afficher toute l’information sur une seule page en
« Afficher toutes les colonnes ».
utilisant le bouton
27
Le lien Détails en-tête affiche certaines informations provenant du bon de commande
(fournisseur et destination); l’information saisie par le commis receveur lors de la
réception de la marchandise (date de la réception, bon de livraison et connaissement),
ainsi que l’IDUL de l’utilisateur qui a reçu ou annulé la marchandise.
• Cliquer sur
pour retourner à la page « Réceptions ».
D’autres liens permettent d’obtenir un supplément d’information sur chacune des lignes;
pour que ces liens soient actifs, il suffit de cocher la ligne à consulter.
28
Pour cet exemple, on sélectionne la ligne 2.
Le lien Statut document permet de consulter les informations inscrites soit sur la
demande d’achat ou sur le bon de commande..
Trois liens peuvent présenter un intérêt : ce sont les liens Détails ligne, Statut ligne et
Répartition.
29
Détails ligne
Statut ligne
30
Répartition
Pour afficher toute l’information sur une seule page, utiliser le bouton
.
Le lien Détails répartition BC devient actif lorsque la « Ligne compte » est cochée. On y
trouve le numéro du bon de commande et le numéro de la demande d’achat.
31
CONSULTATION DE LA LIVRAISON
Sans quitter l’écran de consultation de la réception, cibler le menu :
∇ Réceptions
L’information concernant la livraison est présentée sur trois onglets ou pages. Les pages
« Commentaire emplacement » et « Commentaire expédition » ne contiennent de
l’information que si un commentaire standard a été défini pour cette destination ou cet
emplacement.
La page principale « Emplacement » indique quand et à qui a été remise la marchandise.
Pour obtenir cette information pour toutes les lignes reçues, cliquer sur Afficher tout du
tableau « Lignes réception ».
32
Toutes les lignes du document de réception s’affichent. On peut alors se déplacer dans le
document à l’aide de la barre verticale de défilement.
33
ANNULATION D’UN DOCUMENT DE RÉCEPTION
Il est possible d’annuler une réception complète. On doit accéder au document de
réception en ciblant le menu suivant :
∇ Réceptions
- Recherche valeurs
• Demander le dossier en inscrivant le numéro de réception ou le numéro de bon de
commande dans le champ approprié.
• Lancer la recherche avec le bouton
.
34
à l’en-tête de la demande.
On obtient le message suivant :
• Répondre « oui » au message; le statut de réception passera de « Reçue » à
« Annulée » et le statut pour chacune des lignes passera de « R » pour reçue à
« X » pour annulée. Le document sera automatiquement annulé et enregistré.
Remarque : L’annulation de la réception d’une commande ouvre à nouveau les
échéanciers du bon de commande lesquels deviennent disponibles pour
une réception ultérieure.
35
ANNULATION D’UNE LIGNE DE RÉCEPTION
Il est aussi possible d’annuler une ou des lignes d’une réception. Pour ce faire, accéder au
document de réception en utilisant le menu hiérarchique suivant.
∇ Réceptions
- Recherche valeurs
• Faire la recherche soit en inscrivant le numéro de réception, soit à partir du
numéro de bon de commande ou du numéro de réception.
.
Pour cet exemple, la réception de la commande comporte douze lignes. On annulera la
deuxième ligne.
36
de la deuxième ligne.
On obtient le message suivant :
• Répondre « oui » au message; le statut de réception de la ligne sélectionnée
passera de « R » pour « Reçue » à « X » pour « Annulée » et certains champs de
la ligne ne seront plus actifs.
• Enregistrer l’action en cliquant sur
.
Remarque :
L’annulation de la ligne de la réception ouvre à nouveau l’échéancier correspondant du
bon de commande le rendant disponible pour une réception ultérieure.
37
PARTICULARITÉS
Réception d’une commande ouverte
Si on effectue une saisie pour un bon de commande ouvert, porter une attention
particulière à l’unité de mesure «UDM» afin de ne pas fermer le bon de commande.
L’unité de mesure doit être modifiée de CO à UCO.
Voici les étapes à suivre pour la réception d’une commande ouverte :
∇ Réceptions
• Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d’emballage ; les champs
« Destination » et « Date » doivent être à blanc.
• Lancer la recherche, cliquer sur le bouton
.
38
• Cocher la ligne à recevoir et faire
.
• Remplacer la valeur « CO » du champ « UDM réc. » par la valeur « UCO ».
• Sélectionner le lien Détails en-tête.
39
• Saisir la date de réception, le numéro du bon d’emballage et le numéro du
connaissement (s’il y en a un). Cliquer le bouton OK.
• Enregistrer
.
Sans quitter l’écran de saisie « Réception », accéder au menu pour la saisie de la
livraison :
∇ Réceptions
• Cocher la case « Livré ».
• Indiquer la date de livraison dans le champ « Date ».
• Saisir le nom de la personne à qui on a remis la marchandise, dans le champ
« Livré à ».
40
Retour de marchandise
Lorsque la marchandise a été livrée au demandeur, si ce dernier doit la retourner, il doit
d’abord contacter le fournisseur afin de justifier le retour de la marchandise auprès de
celui-ci et obtenir un numéro d’autorisation de retour de marchandise.
Le demandeur avise l’approvisionnement par courriel, à [email protected], en
mentionnant le numéro du bon de commande, et la marchandise retournée en prenant soin
de conserver les informations relatives au retour dans ses dossiers.
Sur le colis retourné au fournisseur ainsi que sur tout autre document nécessaire au retour
de la marchandise, on devra indiquer le numéro d’autorisation du fournisseur.
Pour l’instant, il n’y a aucune action à poser dans le module de réception des
marchandises de PeopleSoft lorsqu’on effectue des retours de marchandise.
41
ANNEXE 1 - L’AIDE-MÉMOIRE – RÉCEPTION ET LIVRAISON
D’UNE MARCHANDISE
SAISIE D’UNE RÉCEPTION DE MARCHANDISE
Cliquer sur le lien Saisie réception à la page d’accueil « Accueil utilisateur » ou cibler le
menu hiérarchique suivant :
∇ Réceptions
1. Saisie ou validation de l’ENTITÉ
2. Sélection du bon de commande
• Saisir le no. du bon de commande
• Vérifier que les champs « Destination et Date » sont à blanc
• Faire afficher les lignes du bon de commande à l’aide du bouton
• Sélectionner les lignes à recevoir puis faites
• Vérifier les quantités reçues et les modifier si nécessaire
• Vérifier la valeur de l’UDM et la modifier si nécessaire
3. Détails en-tête
• Saisir la date de réception
• Saisir le numéro du connaissement
• Saisir le numéro du bon d’emballage (Bon de livraison)
4. Enregistrer la réception
SAISIE D’UNE LIVRAISON DE MARCHANDISE
Cliquer sur le lien Livraison à la page d’accueil « Accueil utilisateur » ou cibler le menu
hiérarchique suivant :
∇ Réceptions
• Faire afficher toutes les lignes de la réception « Afficher tout »
• Dans la 1ère ligne, cocher la case « Livré »
• Saisir la date de livraison dans le champs « Date »
• Saisir le nom de la personne à qui on remet le colis dans le champ « Livré à »
• Effectuer la même opération sur toutes les lignes
• Enregistrer
42
INDEX
A
I
accéder au formulaire, comment ................. 2
acheteur, information sur l’ ....................... 13
afficher les lignes du BC ............................. 5
annuler une ligne de réception ................... 36
annuler une réception ................................ 34
intervenants dans le processus de réception 1
N
B
numéro de l'article, consultation du ...........14
bon de livraison ........................................... 8
bon d'emballage, définition ......................... 7
P
C
champ code dans "sélection BC" ................. 3
commentaire indiqué sur le BC, consultation
du ........................................................... 14
commentaire ligne réception, consultation
du ........................................................... 13
connaissement, définition de ....................... 7
consultation à partir des liens .................... 29
L
livraison d'une marchandise, saisir une .....16
page « Sélection bon de commande »,
définition des champs ..............................3
personne qui a saisi la réception, IDUL de la
.................................................................9
processus, informations saisies dans le........1
Q
quantité résiduelle, utilisation de l'option ..25
R
D
retour de marchandise, formulaire de ........42
demandeur, information sur le ................... 13
S
E
sélection du bon de commande ....................3
entité AU, bon de commande dans l' ........... 2
U
unité de mesure, commande ouverte .........39
43

Réception et livraison de marchandise

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