cahier des clauses particulières « fourniture, livraison, installation

Transcription

Page 1 sur 38
CAHIER DES CLAUSES PARTICULIÈRES
« FOURNITURE, LIVRAISON, INSTALLATION,
FORMATION, MISE EN SERVICE ET MAINTENANCE
D’UN PROGICIEL DE GESTION DE MAINTENANCE
ASSISTE PAR ORDINATEUR
(GMAO) »
Consultation passée sous forme de procédure adaptée
en application 27, 28, 40, 58 et 77du CMP
DATE LIMITE DE REMISE DES OFFRES :
Mardi 24 septembre 2013 à 16H00
Le présent dossier de consultation comporte 38 pages.
La consultation est enregistrée sous le n° 2013/ 05 5
Centre Hospitalier – Avenue Pierre de Coubertin – 40 024 Mont-de-Marsan cedex
Page 2 sur 38
SOMMAIRE
1. OBJET DE LA CONSULTATION ................................................................................................................. 3
2. PRÉSENTATION DE L’ÉTABLISSEMENT ................................................................................................. 3
3. OBJECTIFS ET PÉRIMÈTRE DE LA CONSULTATION ................................................................................ 4
3.1 Allotissement............................................................................................................................. 4
3.2 Contexte .................................................................................................................................... 5
3.2.1 La Direction des Services Techniques .................................................................................. 5
3.2.2 Le Service Propreté et Hygiène des locaux .......................................................................... 8
3.2.3 La Direction des Achats ......................................................................................................... 8
3.2.4 Le Service Informatique ......................................................................................................... 8
3.3 Les fonctionnalités attendues ................................................................................................... 8
3.3.1 Organisation........................................................................................................................... 8
3.3.2 Généralités ............................................................................................................................. 9
3.3.3 La gestion des équipements .................................................................................................. 9
3.3.4 Gestion des garanties et des contrats de maintenance ...................................................... 13
3.3.5 Gestion des demandes effectuées par les services utilisateurs .......................................... 14
3.3.6 Gestion des interventions .................................................................................................... 16
3.3.7 Suivi des actions de maintenance ....................................................................................... 18
3.3.8 Exploitation des données et statistiques ............................................................................. 20
3.4 Confidentialité et sécurité ....................................................................................................... 21
3.5 Evolutivité ................................................................................................................................ 21
3.6 Maintenance ........................................................................................................................... 22
3.7 Formation ................................................................................................................................ 22
3.8 Documentation ........................................................................................................................ 23
3.9 Contraintes d’installations et limites de prestations ................................................................ 24
4. RECEPTION - GARANTIES ......................................................................................................................... 25
5. PRESENTATIONS DE LA SOLUTION ET VISITES ..................................................................................... 26
6. VARIANTES ................................................................................................................................................. 26
7. CALENDRIER DU MARCHE ........................................................................................................................ 26
8. INTERVENANT ............................................................................................................................................ 27
9. PRESENTATION DES OFFRES .................................................................................................................. 27
10. JUGEMENT DES OFFRES ........................................................................................................................ 27
11. PRESENTATION DE L’OFFRE DOCUMENTS REGLEMENTAIRES ET PIÈCES CONTRACTUELLES .. 28
12. CONDITION D’ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES ............................................................................. 30
13. DURÉE DU MARCHÉ................................................................................................................................. 31
14. CONFIDENTIALITÉ ET SECRET PROFESSIONNEL ................................................................................ 31
15. MODALITES D'ETABLISSEMENT DES PRIX............................................................................................ 31
15.1 Conditions générales ............................................................................................................ 31
15.2 Régime des prix (art 18 du CMP) ......................................................................................... 31
15.3 Clause de sauvegarde .......................................................................................................... 31
15.4 Prix promotionnels ................................................................................................................ 32
16. MODALITÉ DE FACTURATION ET DE PAIEMENT .................................................................................. 32
17. NOTIFICATION........................................................................................................................................... 32
18. RÉSILIATION ET EXCLUSION .................................................................................................................. 33
19. RÈGLEMENT DES LITIGES ...................................................................................................................... 33
20. COMPTABLE PUBLIC ASSIGNATAIRE .................................................................................................... 33
21. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES ............................................................................................. 33
22. DÉROGATIONS AU C.C.A.G – F.C.S ........................................................................................................ 34
ANNEXE 1 : Schéma de la composition et des interactions du système de GMAO
souhaité - Description des modules .......................................................................... 35
ANNEXE 2 : Données informatiques du CH de Mont de Marsan ............................. 37
ANNEXE 3 : Questionnaires techniques................................................................... 38
Page 3 sur 38
1. OBJET DE LA CONSULTATION
Le présent CCP a pour objet la fourniture, l’installation, la mise en œuvre, la formation et la
maintenance, d’un progiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) pour les
Services Techniques du Centre Hospitalier de Mont de Marsan.
Ce progiciel permettra d’automatiser les tâches de gestion du patrimoine, notamment :
l’inventaire des matériels et des locaux,
la gestion des actions de maintenance et de contrôle,
la gestion des demandes d’intervention par l’Intranet du CH
Ce progiciel sera utilisé sur les quatre sites du Centre Hospitalier de Mont de Marsan.
Actuellement, seule la cellule Biomédicale est équipée d’un progiciel de GMAO, appelé Gesbio
utilisées pour le suivi des dispositifs médicaux.
Le logiciel, objet du présent marché, remplacera les applications du progiciel GESBIO de la société
Arol. De plus, il équipera aussi la cellule maintenance, la cellule sécurité et le service Propreté et
Hygiène des Locaux, qui n’ont pas de GMAO à ce jour.
Les caractéristiques techniques des matériels attendus sont précisées au chapitre 3 du présent
document.
La procédure utilisée est celle de la procédure adaptée en application des articles 27, 28, 40, 58 et 77
du code des marchés publics.
Le marché s’exécutera au moyen de bons de commande en application de l’article 77 du Code des
marchés publics.
Conformément à l’article 35 II. 5° et 6° du Code de s marchés publics, le Centre Hospitalier de Mont de
Marsan se garde la possibilité de passer des marchés complémentaires dans le cadre d’extension des
prestations demandées au présent marché.
Nomenclature (classification CPV)
48430000-1 Logiciel de gestion des stocks
72212430-2 Services de développement de logiciels de gestion des stocks
2. PRÉSENTATION DE L’ÉTABLISSEMENT
er
Le centre hospitalier de Mont-de-Marsan est un établissement public de santé issu de la fusion au 1
janvier 2000 du centre hospitalier général et de l’établissement public spécialisé de psychiatrie. Son
activité s’exerce sur quatre sites principaux :
• Site de LAYNÉ
Activités de court séjour et le plateau technique
• Site de SAINTE ANNE
Activités de psychiatrie
• Site de NOUVIELLE
Activités de soins de suite et de réadaptation et de gériatrie
• Site de LESBAZEILLES
Activité de gériatrie
L’établissement dispose également de sites annexes liés à l’activité ambulatoire du pôle de
psychiatrie.
Le centre hospitalier dispose d’une capacité de 1 195 lits et places.
Il est constitué de 7 pôles d’activité clinique et d’un pôle administratif :
• Pôle de chirurgie
Page 4 sur 38
•
•
•
•
•
•
•
Pôle de médecine et de cancérologie
Pôle des prestations médicales
Pôle des spécialités médicales, de soins intensifs, de réanimation et urgences
Pôle pour la prise en charge de la mère et de l’enfant
Pôle de gériatrie et de médecine physique et de réadaptation
Pôle de psychiatrie
Pôle des prestations administratives, sociales, logistiques et techniques
Conformément à son statut d’établissement de recours, le Centre Hospitalier de MONT-DE-MARSAN
propose une offre de soins spécialisée dans les grandes disciplines médicales et chirurgicales :
• Médecine interne, cardiologie, gastroentérologie, pneumologie, neurologie, pédiatrie,
néphrologie, oncologie
• Chirurgie vasculaire artérielle, urologique, O.R.L, orthopédie et traumatologie, gynécologie.
L’établissement dispose d’une maternité de niveau 2 et d’un service de néonatalogie, doté de lits de
soins intensifs.
Un service d’accueil des urgences est implanté sur l’établissement, lequel est par ailleurs siège du
SAMU des LANDES. Ce SAMU régule 3 SMUR :
• 1 positionné au Centre Hospitalier de DAX
• 2 positionnés au Centre Hospitalier de MONT-DE-MARSAN
Au titre des prises en charge spécialisées, le Centre Hospitalier met en œuvre les activités suivantes :
• Le centre de coordination en cancérologie,
• Une équipe mobile de soins palliatifs
• Une consultation de prise en charge de la douleur chronique rebelle
• Dans le domaine de la santé mentale :
o Un hébergement en hospitalisation complète adulte et adolescents
o Un hébergement en hospitalisation partielle de jour et de nuit
o Des structures de prises en charge alternatives à l’hospitalisation dans le domaine
Le plateau technique de l’établissement est composé :
• D’un laboratoire effectuant les actes de biochimie, hématologie, bactériologie, virologie,
immunologie et parasitologie,
• D’un laboratoire d’anatomopathologie,
• D’un service d’imagerie médicale doté d’équipements de radiologie conventionnelle,
d’échographie et de doppler, d’un scanner, d’un appareil de deux I.R.M et prochainement d’un
service de médecine nucléaire.
Les candidats trouveront de plus amples informations sur le site internet de l’hôpital : www.ch-mtmarsan.fr .
3. OBJECTIFS ET PÉRIMÈTRE DE LA CONSULTATION
3.1 Allotissement
Le marché est décomposé en 1 lot :
Lot n°1 : progiciel de GMAO de type full web
Offre de base : acquisition d’un progiciel de GMAO destiné à gérer les secteurs Biomédical,
maintenance du patrimoine, sécurité et Propreté et Hygiène des Locaux (PHL).
Cette offre doit comprendre :
la cession de droit d’usage par l’acquisition de licences pour les secteurs des services
Techniques et par l’Interface Intranet pour les demandes d’intervention.
La récupération des données de la GMAO Gesbio du CH et intégration dans la GMAO
proposée par le candidat sans perte des liens existants entre les différentes données
Page 5 sur 38
L’intégration des inventaires de gestion du patrimoine, de la sécurité et de la PHL,
actuellement sous fichier excel, dans la GMAO proposé par le candidat sans perte des liens
existants entre les différentes données
L’intégration de l’inventaire et l’arborescence des locaux
L’intégration de l’ensemble des données nécessaires à l’exploitation de la base
Options de l’offre de base:
Les options
[Option 1-1] : Licences supplémentaires pour d’autres secteurs des Services Techniques ou
d’autres services de l’établissement et/ou upgrade vers une licence site.
[Option 1-2] : Connexion bidirectionnelle de la GMAO au module informatique de suivi des
opérations
de
maintenances
des
installations
thermiques
de
l’exploitant
chauffage/climatisation du CH réalisées dans le cadre du contrat d’exploitation de
chauffage/climatisation (Dalkia actuellement).
[Option 1-3] : Interfaçage avec le logiciel Magh 2 permettant notamment le suivi des
commandes et maintenance corrective et évolutive de cette interface
[Option 1-4] : interfaçage avec la GTC « WIT » et supervision « TOPKAPI » du CH
[Option 1-5] : Fourniture d’un scanner pour la numérisation des rapports
Nombre : 1 pour l’ensemble de l’offre (atelier biomédical)
[Option 1-6] : fourniture des matériels nécessaires à l’impression étiquettes. Le logiciel
devra permettre l'édition d’étiquettes permettant d’identifier les équipements lors de sa mise
en service ou en inventaire. Cette étiquette comportera obligatoirement le numéro
d'inventaire et sera paramétrable. De plus ces étiquettes doivent résister aux produits de
nettoyage / décontamination courants, présents dans les hôpitaux. Le candidat précisera, en
outre, dans son offre, les consommables à acheter pour ce matériel, leur coût unitaire et
pour chaque consommable s’il est captif ou non.
Nombre : 4 pour l’ensemble de l’offre (ateliers de Layné, atelier Nouvielle, atelier Sainte
Anne, service PHL)
[Option 1-7] : Fourniture de douchettes code barre pour inventorier et réformer les
matériels.
Nombre : 4 pour l’ensemble de l’offre (ateliers de Layné, atelier Nouvielle, atelier Sainte
Anne, service PHL)
[Option 1-8] : La maintenance corrective et évolutive du progiciel reconductible
annuellement sur une durée de 5 ans, à compter de la fin de la garantie.
[Option 1-9] : Action de formation supplémentaire pour les utilisateurs :
1-9-1 : module référent
1-9-2 : module exploitant
1-9-3 : module demande d’intervention
[Option 1-10] : Options libres, non expressément demandés au présent cahier des charges,
mais utiles et aptes à satisfaire le besoin.
Le progiciel devra s’intégrer au réseau Ethernet / IP du Centre Hospitalier de Mont de Marsan.
Le fournisseur pourra proposer des variantes à l’offre de base et/ou des options qu’il jugera utiles pour
son offre (un descriptif sera alors joint à la proposition).
3.2 Contexte
3.2.1 La Direction des Services Techniques
Page 6 sur 38
Organisation des Services Techniques
La GMAO sera déployée dans l’ensemble des Services Techniques du Centre Hospitalier de Mont de
Marsan. Les Services Techniques sont divisés de la manière suivante :
Direction des services techniques
Cellule administrative
Cellule
biomédicale
Cellule technique
- Atelier biomédical
- Atelier courants
faibles
Bureau d’étude
Cellule
maintenance/ateliers
Cellule sécurité
PC sécurité
Atelier sécurité
Atelier général Layné
Equipe jardins et
salubrité
Atelier NouvielleLesbazeille
Atelier St-Anne
Atelier électrotechnique
Actuellement, seule la cellule Biomédicale est équipée d’une GMAO. Les autres cellules suivent
l’inventaire du matériel sur des fichiers au format Excel.
La cellule Biomédicale
La cellule Biomédicale du Centre Hospitalier de Mont de Marsan est localisée dans le site de Layné,
au sein des Services Techniques. Elle est composée de deux ateliers :
L’atelier biomédical.
L’atelier courants faibles.
L’ingénieur biomédical encadre ces deux ateliers. Chaque atelier est composé de :
Cellule biomedicale
Atelier Biomédical
Atelier Courants Faibles
1 responsable d’atelier
1 responsable d’atelier
6 techniciens biomédicaux
2 techniciens courants faibles
La cellule Biomédicale a fait l’acquisition en 1998 d’un progiciel de GMAO appelé Gesbio, conçu et
commercialisé par la société AROL. Cinq licences ont été achetées et distribuées.
Pour diverses raisons et suite à la certification de l’établissement, le Centre Hospitalier de Mont de
Marsan a envisagé le renouvellement de sa GMAO.
Le nombre d’utilisateurs sur les fonctionnalités avancées sera de 11.
La cellule Maintenance
La cellule Maintenance du Centre Hospitalier de Mont de Marsan est localisée sur trois des sites qui
composent l’établissement : Le site de Layné, le site de Sainte Anne et le site de Nouvielle. La cellule
est composée de six ateliers :
Page 7 sur 38
Les trois ateliers de maintenance générale. Un situé à Layné, l’autre à Sainte Anne et le
dernier à Nouvielle.
L’atelier garage situé à Layné. L’atelier garage est chargé d’assurer la maintenance des
véhicules.
L’atelier Espaces Verts situé à Sainte Anne. L’atelier espaces verts assure la maintenance du
matériel des espaces verts et les interventions sur les jardins du CH
L’atelier Electrotechnique divisé entre la blanchisserie, localisée sur la commune de saint
Pierre du Mont, et l’UCP, localisée sur le site Sainte Anne du CH.
L’ingénieur de maintenance encadre ces six ateliers. Le personnel qui utilisera la GMAO dans chaque
atelier est précisé dans le tableau suivant :
Atelier Maintenance générale
At Layné
At Ste Anne
At Nouvielle
1
1 responsable 1 responsable
responsable
4 agents
2 agents
1 agent
Atelier
Atelier Espaces Atelier Electrotechnique
Garage
Verts
Blanchisserie + UCP
1 responsable 1 responsable
1 responsable
1 agent
3 agents
4 agents
La cellule Maintenance n’utilise pas de système de GMAO actuellement. Un inventaire de certains
types de matériel à suivre par la GMAO a été crée en format Excel par chaque atelier.
Chaque atelier fonctionnera de manière autonome. Chacun de ces 6 ateliers ne recevra que les
demandes d’interventions concernant les locaux et les matériels qui le concernent.
La GMAO dans les trois ateliers de maintenance aura le même paramétrage. Néanmoins chaque
atelier gérera son propre matériel.
Le nombre d’utilisateurs sur les fonctionnalités avancées sera de 8. Le nombre d’utilisateurs
supplémentaires sur les fonctionnalités « traitement de la demande d’intervention » sera de 5.
La cellule Sécurité
La cellule Sécurité du Centre Hospitalier de Mont de Marsan est localisée sur le site principal de
Layné. La cellule a la composition suivante :
L’atelier principal au sein du bâtiment des Services Techniques sur le site Layné. Le PC de sécurité
localisé au niveau du bâtiment des urgences sur le site Layné.
Le responsable de sécurité encadre cette cellule. Les deux agents à l’atelier sécurité et l’agent au PC
de sécurité seront les futurs utilisateurs de la GMAO.
La cellule administrative
La cellule administrative des services techniques est localisée au niveau du bâtiment des services
techniques sur le site principal de Layné. La cellule a la composition suivante :
1 responsable de la cellule.
2 agents comptabilité.
2 agents secrétariat.
Le personnel de la cellule devra pouvoir utiliser le module de demandes d’intervention par Intranet.
Une interface avec le logiciel MAGH-2 sera proposée en option pour la gestion du matériel acquis.
Les agents de cette cellule auront accès à une interface permettant de recevoir des bons de
demandes (prestations et/ou pièces détachées).
Le nombre d’utilisateurs sur cette fonctionnalité sera de 2.
La cellule Technique / Travaux
Page 8 sur 38
La cellule Technique/Travaux du Centre Hospitalier de Mont de Marsan est localisée au niveau du
bâtiment des services techniques sur le site principal de Layné. La cellule a la composition suivante :
1 responsable de la cellule.
1 responsable du bureau d ‘étude.
3 agents bureau d’étude
Le personnel du service devra pouvoir utiliser le module de demandes d’intervention par Intranet.
Cette cellule sera la seule à pouvoir modifier l’arborescence des locaux, ainsi que leur numérotation.
Le nombre d’utilisateurs sur cette fonctionnalité sera de 2.
3.2.2 Le Service Propreté et Hygiène des locaux
Ce service est inclus dans le service textile-PHL-Salubrité. Ce dernier comprend :
1 responsable du service
1 responsable adjoint fonction PHL-salubrité
1 responsable PHL externalisé qui gère la maintenance des matériels et le suivi des
prestations externalisées
1 responsable chantier-produits et consommable qui gère les suivis de chantiers et les
produits d’entretien
1 responsable salubrité qui gère les déchets et les DASRI
1 responsable prestations hôtelières
Les services de soins ou administratifs pourront demandés des prestations au service PHL via le
module utilisateurs. Par ailleurs, le module PHL permettra aux personnels réalisant la maintenance
des matériels PHL de gérer leur inventaire, les actions de maintenance préventives et curatives
notamment.
3.2.3 La Direction des Achats
Le Service utilise actuellement le logiciel MAGH-2 pour la gestion. Une interface entre la GMAO et
MAGH-2 devra être étudiée (en option). Cette option ne sera acquise que dans un second temps.
3.2.4 Le Service Informatique
Le progiciel sera installé et géré dans les locaux du service informatique, situé au niveau du bâtiment
administratif du site Layné.
3.3 Les fonctionnalités attendues
3.3.1 Organisation
Le progiciel de GMAO sera composé de plusieurs modules, utilisés sur l’ensemble des sites. Ces
modules pourront être utilisés par plusieurs utilisateurs simultanément et sans altération des temps de
réponse.
Le progiciel de GMAO sera constitué de 5 modules :
un module utilisateurs
un module biomédical
un module maintenance bâtiment et installations techniques qui comprendra notamment 5
sous activités, à savoir :
- la gestion de la maintenance générale du patrimoine
- la gestion des véhicules
- la gestion des espaces verts
- la gestion des installations courants faibles
- la gestion des installations électrotechniques
un module sécurité
un module Hygiène et propreté des locaux
Page 9 sur 38
Chacun aura sa propre interface adaptée parfaitement à l’activité dont il fait l’objet. Le droit d’accès
aux modules seront fixés par le groupe projet du CH lors de l’installation.
Les utilisateurs et fonctions de chaque modules sont détaillés en annexe.
Il est également indispensable que le système proposé soit accessible depuis tous les postes de
travail de l'établissement de façon à ce que tous les utilisateurs puissent accéder aux modules pour
lesquels ils auront les droits.
Le Centre Hospitalier de Mont de Marsan envisage également d'autoriser l'accès à cette GMAO aux
sociétés extérieures ayant un contrat de maintenance avec le CH (voir option).
3.3.2 Généralités
La nouvelle GMAO devra proposer une solution permettant :
à l’ensemble des cellules des services techniques d’utiliser la GMAO sur tous les sites de
l’établissement,
et aux services de soins et autres usagers des services techniques de faire des demandes
d’interventions techniques et de les suivre, ainsi que d’avoir accès à l’inventaire des
équipements et son historique de maintenance
Le patrimoine est composé de locaux, et d’équipements / d’installations hétérogènes. Les
fonctionnalités du progiciel attendues sont :
gérer l’inventaire physique de l'ensemble des équipements biomédicaux, techniques,
logistiques, ainsi que les locaux, bâtiments etc.
gérer les consommables, des accessoires et des pièces détachées,
gérer les garanties et les contrats de maintenance,
gérer les demandes d’intervention internes et externes et leur traçabilité,
gérer les demandes d’interventions, d’accessoires et de consommables et pouvoir les
imprimer
gérer les plannings des intervenants internes et externes,
gérer les plannings de la maintenance préventive et des contrôles qualités,
gérer l’état d’avancement et le suivi du statut des demandes,
gérer ou retrouver la référence à une documentation technique et réglementaire,
permettre la réalisation de statistiques et l'optimisation des coûts de maintenance,
enregistrer et suivre les actions de matériovigilance,
suivre les formations des personnels utilisateurs et techniques,
permettre une analyse et gestion des risques,
permettre la saisie à la source des demandes d’interventions internes par les utilisateurs ou
responsables des équipements,
l’interfaçage aux différents logiciels intégrés de gestion de l’établissement ( voir option)
sélectionner et exporter des données vers des outils bureautiques.
Gérer les interventions de types « récurrentes »
faire des calculs d’amortissement comptables
3.3.3 La gestion des équipements
La gestion de l’inventaire physique des équipements actifs
Le logiciel doit permettre de gérer le patrimoine et l'ensemble des équipements du Centre Hospitalier
de Mont de Marsan: dispositifs et équipements médicaux, matériels de cuisine et blanchisserie,
équipements non médicaux (lits, lave-vaisselles, autolaveuses, monobrosses,… …), mobiliers,
véhicules, systèmes de sécurité …
Le logiciel doit permettre d'enregistrer au moins les informations suivantes :
un numéro d'inventaire généré automatiquement : identifiant unique interne de
l'équipement. La codification devra débuter par l’année puis suivie par un nombre à 4
chiffres s’incrémentant au fur et à mesure
Page 10 sur 38
le numéro de nomenclature des types d’équipement CNEH version 2010 avec
correspondance version 2000
le libellé de nomenclature des types d’équipement CNEH version 2010 avec
les références du fabricant (nom, coordonnées…)
la marque de l'équipement (saisie non libre, par un menu à partir d’une base de
données fournisseur)
le type d'équipement ou l'option ou la version logiciel
La classe de l'équipement pour les dispositifs médicaux
le modèle de l'équipement (saisie non libre, par un menu à partir d’une base de
le numéro de série de l'équipement
Les accessoires associés à l'équipement
le fournisseur de l'équipement (saisie non libre, par un menu à partir d’une base de
le numéro de commande de l'équipement
la date de commande de l'équipement
le prix de commande de l'équipement
l'état (actif, réformé, alertes…) de l'équipement, en prêt, en location
le type de maintenance et/ou contrôle de l'équipement obligatoire
la date de mise en service de l'équipement
la durée de garantie de l'équipement (date de début, date de fin de garantie)
la durée de vie de l'équipement
la date de réforme de l'équipement
la localisation géographique à plusieurs niveaux : (saisie non libre, par un menu)
le site
le pôle
le département
le service et/ou l'Unité Fonctionnelle
le local
les informations en terme de risque (amiante, radioprotection, produits chimiques)
le service responsable de l'équipement (saisie non libre, par un menu)
Commentaires
Equipement sous contrat ou non
le type de contrat si l’équipement est sous contrat
lien hypertexte avec la fiche contrat
lien avec les informations relative au contrat si l’équipement est sous contrat
Champs disponibles pour saisir un numéro système par système pour équipements, etc…
En gras, les champs qui devront obligatoirement figurer dans la future interface.
Le CH pourra ajouter ou retirer des champs selon son besoin. Selon le module exploitant (biomédical,
sécurité, PHL ou maintenance), l’interface inventaire comportera des champs différents.
Le logiciel doit permettre de gérer les sous-ensembles d’un équipement principal ou la subdivision
d’équipements en composantes indépendantes ainsi que la parenté entre équipements. Il doit
également permettre l'affectation de familles ou de regroupements au moyen de nomenclatures
propres.
La gestion des équipements proposera les fonctions :
création dans l’inventaire d’un nouvel équipement
Page 11 sur 38
recherche d’un équipement dans l’inventaire actif ou dans les équipements réformés. Les
critères de recherches seront basés sur les champs de la fiche d’identité de l’équipement
Gestion des réformes des équipements
Le logiciel doit permettre de gérer les réformes des équipements du Centre Hospitalier de Mont de
Marsan : dispositifs et équipements médicaux, matériels de cuisine et blanchisserie, équipements non
médicaux (lits, lave-vaisselles…), mobiliers, véhicules, systèmes de sécurité …
Le logiciel doit permettre de sauvegarder
équipement réformé :
au moins la fiche d’identité suivante pour chaque
un numéro d'inventaire
le numéro de nomenclature des types d’équipement CNEH version 2010 avec
le libellé de nomenclature des types d’équipement CNEH version 2010 avec
les références du fabricant (nom, coordonnées…)
la marque de l'équipement
le type d'équipement ou l'option ou la version logiciel
La classe de l'équipement pour les dispositif médicaux
le modèle de l'équipement
le numéro de série de l'équipement
Les accessoires associés à l'équipement
le fournisseur de l'équipement
le numéro de commande de l'équipement
la date de commande de l'équipement
le prix de commande de l'équipement
l'état (actif, réformé, alertes…) de l'équipement, en prêt, en location
le type de maintenance et/ou contrôle de l'équipement obligatoire
la date de mise en service de l'équipement
la durée de garantie de l'équipement (date de début, date de fin de garantie)
la durée de vie de l'équipement
la date de réforme de l'équipement
l’historique de la localisation géographique à plusieurs niveaux : le site
le pôle
le département
le service et/ou l'Unité Fonctionnelle
le local
les informations en terme de risque (amiante, radioprotection, produits chimiques)
le dernier service responsable de l'équipement (saisie non libre, par un menu)
l’historique des interventions
Commentaires
Champs disponibles pour saisir un numéro système par système, etc…
Les données relatives aux équipements réformés seront accessibles grâce à une fonction de
recherche d’un équipement dans l’inventaire. La sauvegarde des équipements biomédicaux réformés
devra durer à minima 5 ans.
Ces données stockées ne devront pas ralentir l’accès à l’inventaire. Le candidat s’assurera de
correctement dimensionner son système de gestion des données.
Page 12 sur 38
sécurité, PHL ou maintenance), l’interface réforme comportera des champs différents.
Gestion des stocks de pièces détachées et des accessoires
La gestion du stock de pièces détachées et des accessoires doit pouvoir se faire directement avec le
système proposé, et en lien avec une intervention curative ou préventive en cours.
Le logiciel permettra le suivi et la gestion des éléments suivants :
Référence de l’article/ de la pièce
modèle de l’équipement auquel est rattaché l’article
Fournisseurs (nom, coordonnées)
Lieu de livraison / stockage
Quantité en stock
Quantité minimum(ou seuil de sécurité)
Quantité en commande
Coût unitaire (le fournisseur précisera s’il est possible d’établir un lien avec un catalogue/
document numérique)
Alertes lorsque la quantité minimale (ou le seuil de sécurité) est atteinte
Conditionnement des pièces détachées
Commentaires
sécurité, PHL ou maintenance), l’interface « gestion des pièces/ accessoires » comportera des
champs différents.
Le logiciel devra :
Permettre de faire des recherches sur les éléments avec les champs mentionnés ci-dessus
De gérer les flux d’entrée/sorties des pièces
Avoir un système d’alertes sur les stocks minimal
Offrir la possibilité de contacter à partir d’une liste déroulante les différents fournisseurs.
Permettre de réaliser un historique des pièces commandées.
Permettre de réaliser un historique de la consommation des pièces détachées en intervention
Interface avec le module de Gestion Economique et Financière. (OPTION)
Le logiciel devra permettre de récupérer des données enregistrées par les services économiques lors
de la mise en inventaire comptable et inversement.
La gestion des commandes et des stocks de produits et fournitures du CH est assurée à partir du
logiciel Magh2. Il serait fortement souhaitable que le système proposé puisse s'interfacer avec les 4
modules exploitants de façon à récupérer au moins les principales informations concernant la gestion
des produits:
Identifiant du produit
Catégorie de produits
Numéro de produit
Libellé du produit
Référence magasin
Référence comptable du produit
Page 13 sur 38
Liquidation facture liée à un numéro d’intervention
Prix unitaire moyen pondéré
Prix unitaire dernière facture.
Reliquat des dernières factures (référence, cout, etc.…)
Le fournisseur précisera clairement la solution technique proposée et fournira tous les éléments
financiers. Le candidat ne pourra pas exiger des prestations supplémentaires non prévues clairement
dans l’offre et nécessaire au bon fonctionnement de l’interface magh2-GMAO.
Gestion documentaire
Le logiciel doit permettre la gestion des documents liés aux équipements :
Gestion informatisée des documentations liées aux équipements,
Archivage des supports informatiques (Disquette, CD….)
Localisation et organisation des documents papiers.
Description du type de documentation (manuel d’utilisation, documentation technique, rapport
d’intervention, procédures, modes opératoires, réglementation) rattachée à l’installation
concernée
Les photographies et différents éclatés des équipements rattachées à l’installation concernée
Procédures spécifiques, modes opératoires
Réglementation applicable
Les documentations seront consultables rapidement et aisément depuis la fiche inventaire et/ou
d’intervention grâce par exemple à un lien hypertexte.
Le système proposé doit permettre des recherches multi critères comme le lien avec la documentation
fournisseur et/ou fabricant et par type de matériel.
3.3.4 Gestion des garanties et des contrats de maintenance
Gestion des garanties
Le logiciel devra permettre d'enregistrer tous les éléments liés à la garantie de l'équipement comme
les dates de début et de fin de garantie, le contenu et les conditions de garantie propres à chaque
équipement…
Gestion des contrats de maintenance
Le logiciel proposé permet le suivi des divers contrats :
maintenance préventive,
maintenance corrective,
contrôles de performances (contrôle qualité)
contrôles règlementaires
Les coordonnées des différents intervenants extérieurs des sociétés doivent être consultables
rapidement.
Le logiciel doit permettre le suivi des contrats avec la possibilité de remontée des alertes de fin de
contrat/ marché. La gestion des contrats doit permettre d’assurer un suivi des échéances ainsi que de
contrôler les indicateurs techniques et financiers liés à leur exécution.
Le logiciel doit permettre de gérer au moins les informations suivantes :
Numéro de contrat
Page 14 sur 38
Libellé du contrat
Type de contrat :
maintenance sur site,
maintenance en atelier,
déplacement inclus,
main d'œuvre incluse
pièces comprises
Durée du contrat :
Date de début du contrat
Date de fin de contrat
contrats pluriannuels.
Date de reconduction.
Mode de reconduction
Délai de résiliation
indicateur d’alerte permettant d’anticiper les échéances de renouvellement du contrat
(date, nombre de jours…)
Titulaire du contrat
Nom de la société
Coordonnées de la société
Nom et coordonnées de l’intervenant et/ou des éventuels sous-traitants
liaison avec un contrat précédent (archivage des n° de contrat précèdent)
Type de prestation (Tous Risques, Maintenance Préventive, Contrôle Qualité…)
Montant du contrat
Montant des remises (main d'œuvre et déplacement)
Echéances de paiement
Contrat indépendamment de l’équipement, certains équipements peuvent faire l’objet d’un
contrat commun (automates de laboratoires, micro-ordinateurs…).
Equipements concernés :
Numéro d'inventaire de l'équipement
descriptif des actions prévues
périodicité de ces actions
délais d’intervention contractuel
délais de correction de la panne contractuel s’il y a lieu
indicateur d’alerte permettant d’anticiper les échéances d'interventions
Commentaires
sécurité, PHL ou maintenance), l’interface « contrat » comportera des champs différents.
3.3.5 Gestion des demandes effectuées par les services utilisateurs
Les services de soins et administratifs du Centre Hospitalier de Mont de Marsan souhaitent effectuer
les demandes d’intervention courantes (non planifiées) ainsi que les commandes d'accessoires
directement à partir d’un module de demandes d’intervention par Intranet. Ils doivent également
pouvoir suivre l'état d’avancement de la demande à partir d'un poste de travail informatique connecté
au réseau interne du CH.
Le candidat précisera très clairement le mode de gestion des licences. Le nombre d’utilisateurs
potentiels à titre indicatif sera de 110 environ.
Le logiciel devra permettre :
d’adresser via le réseau informatique une demande d’intervention ou d’accessoires auprès du
service concerné (ateliers des Services Techniques ou au Service PHL selon l’objet de la
demande)
de prioriser les demandes,
Page 15 sur 38
de suivre l’état et l’avancement des demandes,
d’avoir accès aux demandes archivées,
d’interroger les Services Techniques
de diriger la demande vers l’interlocuteur du domaine.
Les interventions suivent le schéma suivant :
émission de la demande par le service demandeur,
réception de la demande par l’atelier concerné qui la prend en compte (état de la demande
passe alors de « demande émise non prise en compte» à « demande émise prise en
compte»)
traitement de la demande et programmation de l’intervention (Détermination du type
d'intervention (interne, externe…), de la date et heure prévisionnelle d’intervention, etc.…)
Suivi de l'intervention par le référent technique et enrichissement des données relatives aux
actions réalisées et des informations financières (état de la demande passe alors de
« demande émise prise en compte» à « demande en cours de traitement »)
Clôture de la demande d'intervention, (état de la demande passe alors de « demande en
cours de traitement » à « demande clôturée définitive» ou à « demande clôturée non
définitive» puis « demande clôturée définitive»)
Les demandes d’intervention
•
Identification du demandeur
La date et l'heure de la demande (automatique)
L’identité du déclarant (automatique avec le LOGIN)
L'identification du service demandeur (automatique avec le LOGIN)
Le nom du déclarant (automatique avec le LOGIN ou à rentrer manuellement)
Le numéro à rappeler : téléphone, fax, mail, bip…(automatique avec le LOGIN ou à
rentrer manuellement)
•
Identification de l'appareil (avec possibilité de recherche simplifiée avec le n° du local ou le
numéro inventaire concernant le patrimoine du service)
Identification de l'équipement par le numéro d'inventaire ou le numéro de série ,
identification du local par le n° du local
Désignation du matériel (automatique avec le n° d’ inventaire)
Type (automatique avec le n° d’inventaire)
Localisation de l'équipement (automatique avec le n° d’inventaire ou du local)
Le site
Le service
L’UF
•
Identification de la panne
défaut constaté et description de la panne
type d'intervention souhaitée : sur place, à prendre sur place, retourné à l’atelier…
critère d’urgence : oui / non (liste déroulante/Choix à cocher)
Délai de l’intervention souhaitée
Localisation de l’équipement : déposé à l’atelier, à prendre sur place, intervention sur
place. (liste déroulante/Choix à cocher)
Commentaires
Page 16 sur 38
sécurité, PHL ou maintenance), l’interface « demande d’intervention » comportera des champs
différents.
Les commandes d'accessoires
La demande d’accessoires doit comprendre :
•
Identification du demandeur
o
o
o
o
o
o
o
•
La date (automatique)
Le site (automatique avec le LOGIN)
Le pôle (automatique avec le LOGIN)
Le service (automatique avec le LOGIN)
L’UF (automatique avec le LOGIN)
L’identité du déclarant (automatique avec le LOGIN)
Le nom du déclarant (automatique avec le LOGIN)
Désignation de la commande
Désignation de l’accessoire
Marque (liste déroulante/Choix à cocher et entrée nouvelle)
Type (liste déroulante/Choix à cocher et entrée nouvelle)
Référence de l’accessoire (liste déroulante/Choix à cocher et entrée nouvelle)
Prix généré automatiquement lorsque le coût de l’accessoire est enregistré dans la
base de données
Quantité
Raison de la commande (renouvellement, stock…)
Délai de livraison souhaitée
Appareil auquel se rattache l’accessoire (liste déroulante des numéros
d’inventaire)
sécurité, PHL ou maintenance), l’interface « commande accessoires » comportera des champs
différents.
Autres fonctionnalités attendues pour les services utilisateurs
Outre la demande et le suivi des interventions, le service utilisateur aura l’accès à la consultation de
son inventaire, à l’historique des interventions et à l’historique des commandes d’accessoires de son
service.
Par ailleurs, le candidat précisera s’il est possible de restreindre et paramétrer les accès aux
informations et comment il met cela en œuvre cette restriction.
3.3.6 Gestion des interventions
Il s’agit de prendre en compte, suivre techniquement et financièrement l’ensemble des interventions
relatives aux équipements/ installations/ infrastructures techniques par les ateliers des services
techniques ou du service PHL.
Le logiciel permet de prendre en compte ou de connaître :
•
Les Informations reçues depuis la demande d’intervention
la référence du matériel/ installations/ local concerné et du sous-ensemble éventuel.
(automatique)
l’identification du service du demandeur. (automatique)
l’identification et nom du déclarant. (automatique)
Page 17 sur 38
•
le type de la demande : dépôt atelier, à prendre sur place, intervention sur place…(liste
déroulante/Choix à cocher)
la date et heure de la demande. (automatique)
la localisation du matériel (UF, situation géographique, atelier). (automatique)
description de la panne.
Les informations remplies par les ateliers
le référent technique interne chargé du dossier. (liste déroulante)
indisponibilité du matériel.
identification de l’intervention selon une nomenclature à établir.
nature de l’intervention.
le degré d’urgence: dépannage, préventif, sécurité, autres… …(liste déroulante/Choix à
cocher)
description de la panne et du diagnostic
équipement sous garantie ou non. (automatique avec la durée rentrée dans la fiche
d’inventaire)
date et heure de début de l’intervention
date et heure de fin de l’intervention
identification du ou des intervenants
référence de la commande s’il y a lieu
description de la commande s’il y a lieu
remise à disposition : définitive, provisoire…
prêt d’équipement.
désignation de l’équipement prêté.
Total des heures d’interventions effectives
Commentaires
envoie d’un mail automatiquement lors de la clôture de l’intervention(automatique)
sécurité, PHL ou maintenance), l’interface « gestion intervention » comportera des champs différents
Les interventions et demandes d’intervention auront des statuts suivant l’état d’avancement de la prise
en charge, par exemple : lancée non pris en charge ; en cours ; clôturée non définitif, clôturée définitif.
Les interventions internes
En fin d’intervention interne, le logiciel permet de saisir un bilan des interventions avec :
(automatique)
l’atelier ayant traité l’intervention (automatique avec le LOGIN)
le référent technique interne chargé du dossier.. (liste déroulante)
le transfert d’un atelier à un autre, ou la modification de la demande,
date et heure de la remise à l’UF,
date de réception des pièces,
coût des pièces détachées,
coût des consommables,
Total des heures d’interventions effectives
coût de la main d’œuvre, calculé automatiquement en fonction du nombre d’heures de travail
effectif
frais fixes,
coût d’immobilisation. calculé automatiquement en fonction du nombre d’heures
d’immobilisation
Commentaires
Le logiciel devra aussi permettre l’édition d’un rapport d’intervention.
Les interventions externes
En fin d’intervention externe, le logiciel permet de saisir un bilan des interventions avec :
Page 18 sur 38
(automatique)
la référence du fournisseur ou du sous-traitant éventuel. . (liste déroulante)
la date et heure de l’appel.
la référence de l’appelant. . (liste déroulante)
le référent technique interne chargé du dossier. . (liste déroulante)
la personne contactée chez le fournisseur.
la date et heure du début d’intervention.
la date et heure de fin d’intervention.
la durée sous contrat.
la durée hors contrat.
la remise à disposition : Date et heure
la saisie des éléments de facturation sous forme d’un montant global.
la saisie des éléments de facturation sous forme détaillée : déplacement, main d’œuvre,
pièces…
Total des heures d’interventions
Type de contrat
Ref contrat/marché
Lien hypertexte vers le rapport d’intervention numérique de l’intervenant externe
Commentaires
Le logiciel permet de détecter automatiquement les retards d’intervention par rapport au délai
contractuel.
Les interventions planifiées
Le logiciel permet d’enregistrer au préalable les interventions planifiées :
(automatique)
Périodicité,
durée prévue,
durée d’indisponibilité prévue,
Priorité,
nature (entretien, révision générale…),
atelier intervenant.
Sous contrat (oui/non)
Type de contrat si externe
Lien hypertexte vers la fiche contrat
date de la prochaine intervention si nécessaire,
identification du prestataire,
le référent technique interne chargé du dossier,
gestion des pièces nécessaires,
Garantie, (oui/non)
gestion automatique des interventions,
Le logiciel permet de détecter automatiquement les retards de livraison ou d’intervention.
3.3.7 Suivi des actions de maintenance
A chaque étape de l’intervention, il faut que l’action soit identifiable, il faut 4 groupes de statuts :
- demande émise non prise en compte
- demande émise prise en compte
Page 19 sur 38
-
demande en cours de traitement
demande clôturée non définitive
demande clôturée définitive
Planification et suivi des actions de contrôle et de maintenance préventive
Cette fonctionnalité concerne les interventions internes, externes et/ou mixtes pour la maintenance
préventive et les contrôles qualité.
Pour chaque équipement ou local, il pourra être défini une politique de maintenance et/ ou de
contrôle :
Pôle
Site
Service
UF
Type d’équipements, installations ou locaux. (liste déroulante)
Marque appareil pour les équipement ou installations (liste déroulante)
N° série et/ou inventaire ou n° de local
classe de l’appareil (1, 2a, 2b, 3) pour le module biomédical
Type d’intervention (préventif, contrôle)
Intervention Interne ou Externe
Périodicité
Date prévisionnelle
mode d’intervention (bon de commande, contrats..)
si contrat, lien hypertexte avec la fiche contrat
Mode déclenchement (compteur, alarmes….)
Délai d’avertissement avant déclenchement
Type de pièces ou d’accessoires à prévoir
Il est important que le logiciel soit doté d’un système de déclenchement des actions à réaliser
et d’alertes permettant de prévenir l’atelier des services techniques ou du service PHL
concernés en cas de dépassement des dates d’interventions prévisionnelles.
Toutes ces informations devront être consultables par tous les services autorisés.
Enregistrement et suivi des différentes actions de maintenance
Cette fonctionnalité concerne aussi bien les interventions internes et externes dans le cadre de la
maintenance préventive que de la maintenance corrective ou des contrôles qualité.
Quelque soit l'équipement ou le local, il doit être possible de créer des rapports d’intervention
consultables et imprimables via le réseau.
Chaque rapport d’intervention contiendra au minimum :
Site
Service
UF
Marque appareil
Type
N° série et/ou inventaire/ n° local
Date d’intervention
Type d’opération réalisée,
Détail des actions
Numéro de dossier (numéro de bon de commande de l’hôpital ou bond de demande généré)
Page 20 sur 38
Pièces changées
Réglages effectués
Durée de l’intervention
Identité de l’intervenant (société, nom de l’intervenant interne ou externe…)
Coût total (pièces+ main d’œuvre .. autre)
État de conformité
Les historiques des interventions doivent être accessibles par toute personne autorisée et cela à partir
de différents critères (date, marque, type, N° séri e…..)
Le système doit également permettre la saisie en masse de rapports d’intervention préventives, par
exemple par groupe d’équipements (moniteurs de marque XXXX par exemple)
3.3.8 Exploitation des données et statistiques
Cette fonctionnalité concerne :
Recherches multicritères.
Editions de tableaux de bord graphiques, export de ces tableaux sur excel
Périodicité paramétrable.
Bilan interne ou externe par équipement.
Statistiques des interventions par équipements.
Historique des maintenances :
par équipement.
par service.
par marque.
par type d’équipement.
par modèle.
par fournisseur
Historique des interventions:
par UF.
par pôle.
par bâtiment.
par type d’équipement.
par marque dans chaque type…
export sur Excel.
Causes / remèdes
Indicateurs et tableaux de bords
Recherche des historiques de panne par dispositif médical ou grande famille de dispositifs
médicaux
Évaluation des coûts de maintenance
Évolution des coûts de maintenance
Coût de maintenance par service
Coût de maintenance par type de matériels
Taux d’indisponibilité des équipements/ installations/ infrastructures
Indicateur d’activité globale et par poste
Étude des coûts de maintenance en fonction de l’ancienneté des DM
Page 21 sur 38
Gestion des plans de réforme
Evolution des coûts des contrats
Temps moyens d’interventions
Temps moyens de prise en charge d’une demande
planning de maintenance préventive, interventions curatives, coût de maintenance par
équipement
A l’installation, le fournisseur paramètrera les requêtes demandées par les responsables de cellules
techniques et le responsable PHL. Il formera aussi les personnels référents du CH pour la création et
le paramétrage des requêtes.
Dans le cadre de sa prestation « maintenance corrective et évolutive du progiciel » incluse dans l’offre
de base, le fournisseur assurera une prestation d’aide aux référents ayant reçu la formation pour
paramétrer et créer des requêtes et devra à la demande du CH former si nécessaire de nouveaux
référents.
Par ailleurs, à la demande du CH, le fournisseur sera tenu de créer, paramétrer ou actualiser jusqu’à
10 requêtes par an.
Le CH devra avoir un accès direct en lecture aux tables de la base de données, ainsi qu’un descriptif
de celle-ci.
3.4 Confidentialité et sécurité
En tout état de cause, la solution proposée doit:
Permettre la gestion de comptes individuels.
Permettre la définition de catégories d’utilisateurs avec des rôles différents (ingénieur
biomédical, technicien biomédical, informaticien, médecin, secrétaire,…).
Garantir la confidentialité des informations.
Assurer la traçabilité de toutes les opérations effectuées par un utilisateur donné et des
modifications apportées aux données
Fournir un système de signature électronique indépendant du système de login, afin de
pouvoir valider certaines actions précise (permettant de ne pas abuser d’une session laissée
ouverte)
Assurer la procédure de sauvegarde des données
Le candidat devra décrire le système de verrouillage des données gérant l’utilisation concomitante de
celles-ci par plusieurs utilisateurs.
3.5 Evolutivité
Le fournisseur doit préciser les garanties qu’il peut donner au CH de Mont De Marsan concernant les
évolutions progiciels afin d’éviter sa désuétude.
Le soumissionnaire doit indiquer :
la politique de développement du produit, en indiquant en particulier le nombre de mises à
jour annuelles prévues, et l’existence d’un club utilisateur.
le nombre d’année minimum pendant lesquelles le modèle proposé restera fabriqué et offert
commercialement.
le nombre d’année minimum pendant lesquelles le modèle proposé restera maintenu et
garanti de fonctionnement.
Le candidat précisera également les modalités financières d’acquisition de nouvelle fonction.
Les mises à niveau logicielles serveur et client sont incluses dans la prestation de maintenance de
l’offre de base (mises à jours mineures et majeures) :
MINEURE : Modifications mineures de logiciels qui n'apportent pas de fonctionnalités complémentaires
Page 22 sur 38
majeures (par exemple corrections de bogue)
MAJEURE : Changements majeurs effectués sur des logiciels acquis lors de l'achat. Ils peuvent apporter
des améliorations voire de nouvelles fonctions tout en restant dans le périmètre défini lors de l'achat
3.6 Maintenance
Le fournisseur devra remplir le questionnaire concernant le Service Après Vente situé en annexe.
La maintenance sera faite à travers du service informatique par utilisation de VNC via un tunnel VPN
SSL. L’accès ne sera ouvert que sur demande auprès du service informatique et pour des durées
limitées.
Le fournisseur devra détailler dans son offre le matériel spécifique nécessaire à la réalisation des
maintenances.
Un ingénieur d'application se tiendra à la disposition du Centre Hospitalier durant toute la période de
garantie. Il assurera les compléments de formation nécessaires sur site ainsi qu’une assistance
téléphonique.
3.7 Formation
Les formations et documentations suivants seront obligatoirement incluses à l’offre. Les formations
comprendront obligatoirement tous les frais induits (formateurs, transports, hébergement, repas, ....). Il
sera prévu des séances de formation avant le démarrage du système, à un mois du déploiement, à six
mois et à un an.
Le candidat retenu fournira un module de formation interne pour les nouveaux arrivants du CH. Le
nombre d’utilisateurs étant très important, le candidat retenu fournira l’ensemble des supports
pédagogiques, nécessaires à réaliser en interne des actions de formations dans les meilleurs
conditions possibles.
Les formations comprendront obligatoirement tous les frais induits (formateurs, transports,
hébergement, repas, ....).
3 types de formations seront délivrés par le fournisseur sur site :
Formation de référents GMAO
Formations des exploitants
Formations des référents utilisateurs
FORMATION REFERENTS
Elles sont destinées aux personnels nommés référents GMAO du CH. Elles seront réalisées au CH
et planifié au plus tôt avec les représentants du CH.
Le fournisseur effectuera une formation.
La formation aura lieu au CH.
La formation référent permettra aux référents d’acquérir :
Une maîtrise optimum du logiciel, de toutes les fonctions et matériels associés.
Une information sur les données d’inventaire récupérées de l’ancienne GMAO gesbio ou des
fichiers excel fournis par le CH
Une information sur les risques éventuels
Réaliser des requêtes
Ajouter ou supprimer des champs sur les interfaces
Maitriser les outils statistiques du logiciel, l’export et l’exploitation des données
Page 23 sur 38
Maitriser parfaitement le module utilisateur pour pouvoir former les personnels au module
utilisateurs, conseiller, guider, et réaliser du déblocage de premier niveau.
Une mise à niveau sur site pour cette formation référents interviendra 2 mois après cette première
formation, puis 6 mois après cette première formation, puis 12 mois après cette première formation.
Dans le cadre de la prestation maintenance corrective et évolutive incluse dans l’offre de base, le
fournisseur assistera et conseillera via une hotline les référents tout au long de la vie du produit.
FORMATION EXPLOITANTS
Elles sont destinées aux personnels exploitants, utilisateurs des modules exploitants. Elles seront
réalisées au CH et planifié au plus tôt avec les représentants du CH.
Le fournisseur effectuera une formation par module exploitants (soit 4 au total).
Chaque formation pourra comporter plusieurs sessions selon le nombre de personnes à former et les
informations à transmettre.
Les formations sur les modules exploitants permettront aux personnels exploitants d’acquérir :
Une maîtrise optimum du logiciel et matériels associés.
Une information sur les données d’inventaire récupérées de l’ancienne GMAO gesbio ou des
fichiers excel fournis par le CH
Une information sur les risques éventuels.
Une mise à niveau pour chaque formation module exploitant interviendra 2 mois après cette formation
sur site.
FORMATION UTILISATEURS
Ces formations sont destinées aux personnels des services du CH qui utiliseront le module
utilisateurs.
Le fournisseur effectuera deux formations. Le nombre d’utilisateurs étant très important, le candidat
retenu fournira l’ensemble des supports pédagogiques, nécessaires à réaliser en interne des actions
de formations dans les meilleurs conditions possibles.
Niveau de la formation : connaissance du module d’intervention, accès inventaire, accès historique
interventions
Lieu : sur tous les sites (Layné, Nouvielle, lesbazeilles, sainte Anne) du CH
Les formations sur le module utilisateurs permettront aux personnels du CH d’acquérir :
Une maîtrise optimum du logiciel et des fonctions auxquelles ils auront accès.
Une information sur les données d’inventaire récupérées et en place dans la GMAO
présentée
Une information sur les risques éventuels d’erreur
3.8 Documentation
Les documentations de l’ensemble du logiciel seront remises à la livraison.
Les dispositions de la loi n° 94-665 du 4 août 1994 et son décret d'application n° 95-240 du 3 mars
1995 sur l'emploi de la langue française, rendent obligatoire l'usage du français pour le marquage,
l'affichage des messages destinés aux utilisateurs et la rédaction des documents d'accompagnement
des matériels commercialisés en France.
Les documentations utilisateurs seront rédigées en français conformément à la réglementation en
vigueur.
Page 24 sur 38
Les documentations techniques complètes seront fournies.
3.9 Contraintes d’installations et limites de prestations
La partie centralisée du logiciel (serveur) devra être installée par le titulaire du marché sous le contrôle
du service informatique sur une machine virtuelle VMWare mise à disposition par le CH de Mont de
Marsan (système d’exploitation de type Windows ou Linux libre de droit).
Chaque candidat se devra de préciser les caractéristiques requises pour cette VM.
Le logiciel devra utiliser une base de données relationnelle SQL Server ou ORACLE pour lesquelles le
CH de Mont de Marsan dispose déjà de licences (accord-cadre UNIHA/AGIH ou licences processeur)
Dans l’hypothèse où la solution proposée ne serait pas compatible avec ces pré-requis ou si les
éléments ci-dessus n’étaient pas suffisant, le candidat se devra de présenter l’intégralité des
fournitures nécessaires au titre de l’option n°2.
Dans tous les cas, le stockage des éléments volumineux (manuels, copie des CD ROM etc.) devront
être stockés sur les baies de stockage EMC² (CX4-120) du CH de Mont de Marsan.
Un compte-rendu d’installation accompagné d’un manuel d’exploitation (procédures de sauvegardes &
restauration des données et du logiciel) devra être fourni à l’issue de l’installation.
Les postes de travail seront les PC actuels ou à venir du CH de Mont de Marsan (micro-ordinateur de
type PC sous Windows XP Pro ou versions ultérieures, avec Internet Explorer 7 minimum).
L’installation du logiciel sur les postes clients (pour d’éventuels modules non-web) sera réalisée par le
service informatique du CH de Mont de Marsan après transfert de compétence par le titulaire.
Les postes de saisie mobile qui pourraient être proposés devront pouvoir être utilisés avec le réseau
WIFI de l’établissement. La connexion à celui-ci n’est possible que pour des postes et des utilisateurs
(au sens login d’ouverture de session windows) référencés dans l’active directory du CH.
Enfin la solution proposée doit pouvoir être utilisée en environnement Citrix Presentation Server
Le fournisseur aura à sa charge la mise en forme et la reprise d’inventaire sous format excel des
ateliers généraux, de la cellule sécurité et des fichiers dans lesquels figurent la numérotation des tous
les locaux du CH.
Concernant l’atelier biomédical et l’atelier courants faibles, le candidat devra récupérer et transférer
dans la nouvelle GMAO les données du progiciel Gesbio en assurant la retranscription parfaite dans le
nouveau progiciel GMAO (inventaire et historique des interventions). De plus, il réalisera le
transcodage des codes CNEH version 1992 à la version 2010.
Le fournisseur devra effectuer l’ensemble des prestations nécessaires au bon fonctionnement
des matériels et du progiciel de l’offre. Le fournisseur ne pourra pas exiger la prise en charge
d'une prestation non prévue clairement dans l’offre nécessaire à la bonne réalisation de sa
prestation.
Le fournisseur pourra venir sur place afin d’évaluer le progiciel en fonctionnement et constater
les éléments nécessaires pour la nouvelle installation.
Page 25 sur 38
4. RECEPTION - GARANTIES
Livraison des matériels
La personne chargée du projet GMAO doit avoir été avertie de la date de livraison et de mise en
service : le soumissionnaire doit obtenir l’accord pour cette date des services techniques et du service
informatique. Le livreur devra impérativement se présenter sur le lieu fixé le jour de la livraison.
- Contrôle de l’adéquation au bon de commande poste par poste,
- Contrôle de l’identité du matériel et du numéro de série
- Contrôle de l’estampille NF ou marquage CE.
Ces contrôles seront réalisés par un représentant de l’établissement en présence du titulaire du
marché.
Installation des matériels
Le fournisseur devra prévoir de mettre en œuvre les moyens mécaniques et/ou humains pour
acheminer les matériels sur le lieu de mise en service.
Il devra vérifier les moyens d’accès pour la livraison du matériel.
Le fournisseur prendra toutes les précautions nécessaires afin de ne pas dégrader les locaux lors de
la mise en place de l’équipement.
Les emballages devront être enlevés par le fournisseur.
Les matériels seront livrés avec les manuels d’utilisation et de maintenance et le certificat de
marquage CE.
Déploiement du logiciel sur l’ensemble du CH
Le fournisseur déploiera son progiciel selon un plan fixé lors de la réunion de pré-installation à
laquelle il a l’obligation d’assister.
Contrôles et essais du fonctionnement
Les contrôles et essais de bon fonctionnement du système seront effectués par le fournisseur. Le
fournisseur devra préciser la liste des essais et contrôles qu'il envisage de réaliser.
Les P.V. des essais devront être remis au Centre Hospitalier avant la mise en service.
Réception
La réception est différente de la livraison ou de la réalisation des prestations.
La réception du progiciel aura lieu dès que celui-ci sera complètement fonctionnel et les utilisateurs
formés.
Elle sera conditionnée par :
- la remise au Maître d'ouvrage de PV d'essais et contrôles
- la remise au Maître d'ouvrage des documents exigés par la réglementation
- la bonne réalisation de toutes les prestations.
La visite de réception sera planifiée et réalisée avec le service informatique, les responsables
des cellules techniques concernés ou un représentant. A l’issue de cette dernière, sera remis
le PV de Réception.
Si des réserves apparaissent, il appartient au fournisseur de prendre toutes les mesures qu’il jugera
utile pour les lever, tant en fourniture de matériel, qu’en prestations ou main d’œuvre.
La garantie débutera lorsque la réception totale de l’installation sera déclarée.
Page 26 sur 38
Pendant le délai de garantie (1 an minimum), le fournisseur conservera la responsabilité de son
installation.
Un ingénieur d'application se tiendra à la disposition du Centre Hospitalier durant toute la période de
garantie. Il assurera les compléments de formation nécessaires sur site ainsi qu’une assistance
téléphonique.
5. PRESENTATIONS DE LA SOLUTION ET VISITES
•
Présentation
Chaque soumissionnaire présélectionné devra présenter son progiciel et l’architecture de son système
sur le site du centre hospitalier par le biais d’un diaporama par exemple. Le centre hospitalier
proposera la date.
•
Démonstration-simulation
Chaque soumissionnaire présélectionné devra présenter son progiciel dans le cadre d’un « show
room » qui durera 4 jours sur un ou les sites du centre hospitalier. Cette simulation du fonctionnement
du progiciel sera accompagnée par la société. Cette simulation permettra aux futurs utilisateurs de
tester le produit. Le centre hospitalier proposera la semaine de démonstration.
Par ailleurs, les candidats présélectionnés devront fournir un progiciel de test, qui sera installé au PC
de Sécurité, à l’atelier Biomédical et à l’atelier Sainte Anne pendant 3 semaines environ.
•
Visite
Le Centre Hospitalier se réserve le droit de choisir un site dans la liste de référence des installations
présentées par le candidat. Le centre hospitalier proposera la date.
En cas de démonstration sur place, et/ou pendant la période d'essai, le matériel demeurera sous la
responsabilité du fournisseur. Il conviendra d'une date avec les Services Techniques et avec les
responsables du service concerné.
6. VARIANTES
La possibilité de présenter des variantes est ouverte pour la présente consultation (Art. 50 du CMP).
Les offres variantes feront l'objet d'une valorisation distincte de l’offre de base : par l’établissement
d’un acte d’engagement et d’un bordereau de prix annexé, ainsi que d’une description générale,
fonctionnelle et technique analogues, le cas échéant, à celles opérées pour l’offre de base.
7. CALENDRIER DU MARCHE
Les premiers bons de commande pourront être passés dès le marché notifié à son titulaire.
Le fournisseur devra préciser son planning détaillé d'installation et de mise en service du progiciel à
compter de la date de commande.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Livraison sur place des matériels
Installation des matériels par le fournisseur
Installation du progiciel par le fournisseur
Paramétrage du progiciel avec les utilisateurs par le fournisseur
Essais et contrôles par le fournisseur
Formation des informaticiens par le fournisseur
Formation des référents par le fournisseur
Page 27 sur 38
8. Formations des exploitants par le fournisseur
9. Formations des utilisateurs des services pilotes par le fournisseur
10. Déploiement dans les services pilotes eu au sein des services techniques et du service PHL
par le fournisseur
11. Réunion et corrections avec les référents et le fournisseur
12. Réunion et corrections avec les exploitants et le fournisseur
13. Réunion et corrections avec les utilisateurs des services pilotes et le fournisseur
14. Formations des utilisateurs des services du CH restants par les référents
15. Déploiement dans les services restants du CH par le fournisseur
16. Réception
Ce planning de mise en service sera établi lors de la réunion de pré-installation
fournisseur devra obligatoirement être présent.
à laquelle le
En tout état de cause, la mise en service du progiciel devra intervenir au plus tard 8 semaines après
la commande.
8. INTERVENANT
La société s’engage à affecter à l’installation du progiciel faisant l’objet du présent marché des
intervenants qualifiés, disposant d’une expérience sur les matériels.
9. PRESENTATION DES OFFRES
Le fournisseur devra joindre, pour le logiciel, un dossier technique rédigé en français comprenant :
1. Une documentation technique
2. Une documentation commerciale
3. Les fiches annexes au présent CCP dûment complétées,
4. Fiches techniques précisant les caractéristiques techniques du logiciel,
5. Fiche de renseignements sur la formation,
6. Fiche de renseignements sur le service après vente.
7. La liste des références en milieu hospitalier en précisant pour chacune quelles fonctionnalités
sont mises en œuvre et l’année de mise en service.
8. L’architecture du progiciel et l’arborescence des interfaces
9. Des exemples d’interfaces utilisateurs, d’inventaire et de gestion des interventions
Ce dossier technique est considéré comme un document contractuel.
Le progiciel devra obligatoirement être conforme aux recommandations de la Commission Nationale
Informatique et Libertés (CNIL) .
Les candidats devront s’engager formellement sur le suivi des contraintes réglementaires dans le
cadre de la maintenance proposée.
10. JUGEMENT DES OFFRES
La date limite de réception des offres est fixée au Mardi 24 septembre 2013 à 16H00.
Le jugement des offres se déroulera en deux temps :
1. Pré-sélection des candidats
Trois candidatures seront retenues pour l’analyse finale sur la base des critères d’attribution pondérés
suivants :
Page 28 sur 38
Références hospitalières en France
Dossier technique informatique
60%
40%
Les offres non conformes à l’objet du marché seront éliminées.
2. Analyse finale
La Commission Technique choisira l'offre économiquement la plus avantageuse conformément aux
critères d'attribution pondérés suivants, parmi les 3 candidatures sélectionnées :
Valeur technique et fonctionnelle (ergonomie,
fonctionnalités, architecture informatique, …)
Coût d’acquisition et d’exploitation
Structure et qualité des prestations SAV
45%
40%
15%
Les Candidats sont informés de la possibilité d’être appelés pour présenter et justifier de leur
proposition. De même la Personne responsable des marchés pourra engager des négociations avec
les candidats, y compris sur le prix de l’offre.
Dès qu'elle a fait son choix, la personne responsable du marché ou son représentant avise tous les
autres soumissionnaires du rejet de leur offre.
Aucun candidat ne peut prétendre à des indemnités dans le cas où sa proposition ne serait pas
retenue.
La personne responsable du marché ou son représentant pourra alors, en accord avec le candidat
retenu, procéder à la notification du marché, après sa mise au point.
11. PRESENTATION DE L’OFFRE DOCUMENTS REGLEMENTAIRES
ET PIÈCES CONTRACTUELLES
Présentation des offres
Les offres doivent être rédigées en langue française.
Période de validité des offres
Le délai de validité des offres est fixé à 180 jours à compter de la date fixée pour la remise des offres.
Contenu des offres : les documents réglementaires
Les candidats joindront à leur offre l’ensemble des documents mentionnés aux articles 45 et 46 du
Code des Marchés Publics.
Les formulaires sont disponibles dans le cadre de la dématérialisation des marchés, sur notre site
www.achat-hopital.com.
Les formulaires DC1 et DC2 et DC 3 vous sont fournis avec le cahier des charges. Leur
utilisation est impérative.
En cas de difficulté pour obtenir ces documents, le candidat pourra contacter le Secrétariat de la
cellule des marchés de la Direction des services Achats, Logistique et Hôtellerie (tél : 05 58 05 21 13).
•
Il est souhaitable de communiquer les certificats réglementaires de déclaration
sociale et fiscale lors de la remise des offres (en lieu et place des certificats sur
l’honneur). Ceci permettrait de réduire les délais de mise en œuvre du marché et
d’éviter l’application des dispositions prévues ci-après.
Page 29 sur 38
Selon les modalités précisées dans l’article 46 du CMP et dans le cas où le titulaire provisoire n’aurait
pas présenté les certificats réglementaires lors de la remise des offres, le Représentant Légal du
Centre Hospitalier demande la production de ces certificats, dans un délai de cinq jours ouvrés (du
lundi au vendredi) à dater du jour de la demande effectuée par le Centre Hospitalier, sous la forme
suivante :
•
Demande par télécopie comportant un récépissé
réception au numéro 05 58 05 21 29
•
Transmission des certificats NOTI 2 (délivrés par les administrations et organismes
compétents) à l’adresse suivante :
à retourner dûment complétée dès
Centre Hospitalier
DIRECTION des services ACHATS, LOGISTIQUE et HOTELLERIE
Service des Marchés
Certificats
« FOURNITURE, LIVRAISON, INSTALLATION, FORMATION, MISE EN SERVICE ET
MAINTENANCE D’UN PROGICIEL DE GESTION DE MAINTENANCE ASSISTE PAR
ORDINATEUR(GMAO) »
40024 Mont de Marsan cedex
Dans l’hypothèse où la société ne pourrait fournir ces documents dans le délai fixé, l’offre serait exclue
sans possibilité de régularisation et le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de s’adresser au
fournisseur classé second de la liste, pour l’attribution du marché et ainsi de suite.
Contenu des offres : les pièces contractuelles
•
•
•
•
•
•
Un acte d’engagement (DC3 ou équivalent) daté et signé par le représentant qualifié de
l’entreprise et / ou son annexe, soit l’offre de prix, datée et signée.
Les sociétés doivent impérativement compléter le document joint au dossier de
consultation et compléter les zones indiquées.
Le dossier technique des matériels
Le descriptif des prestations
La proposition de prix
La fiche fournisseur fournie avec le cahier des charges. Cette fiche sera datée et signée par le
représentant qualifié de l’entreprise habilité pour signer les marchés.
Un relevé d’identité bancaire original
Il doit correspondre au compte indiqué sur la partie B de l'acte d'engagement. Il est signalé que
l'existence d'un compte ouvert dans un organisme établi en France simplifie les formalités de
paiement.
Les bordereaux de prix ainsi que les questionnaires technique seront
impérativement remis en deux exemplaires par le candidat selon les modalités
suivantes :
1.
Une version informatique établie sur le fichier Excel fourni par le Centre
Hospitalier. Cette version informatique sera jointe à l’offre sur un support
informatique au choix du candidat (disquette, CD ou clé USB).
Les candidats sont priés de fournir ce bordereau sous un format exploitable,
type Excel, mais en aucun cas sous un format verrouillé type PDF.
2.
Une version papier, dûment datée et signée, sera d’autre part annexée
par les candidats à leur(s) acte(s) d’engagement. Elle sera strictement
identique à la version informatique fournie.
Page 30 sur 38
La signature de l’acte d’engagement entraîne l’acceptation de toutes les clauses du présent
CCP dont l’exemplaire original conservé au sein de l’administration fait seul foi en cas de
contestation.
12. CONDITION D’ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES
Les offres pourront être :
Soit,
remises par voie électronique dans le cadre de la dématérialisation des
marchés, sur notre site www.achat-hopital.com, à la condition de posséder une
clef électronique et un certificat.
Le dossier du candidat devra être composé de deux sous-dossiers dénommés
respectivement CANDIDATURE et OFFRE. De plus, chacun des sous dossiers
devra comprendre des fichiers correctement renseignés conformément aux
documents demandés.
Copie de sauvegarde :
Le candidat qui effectue une transmission électronique peut transmettre, sur
support papier ou support physique électronique, une copie de sauvegarde.
Celle-ci devra être placée dans un pli scellé comportant la mention lisible
« copie de sauvegarde ».
Cette copie ne peut être ouverte que si la transmission électronique a échoué.
soit,
envoyées par la poste en Recommandé avec Avis de Réception à l’adresse
ci-dessous :
Centre Hospitalier
DIRECTION DES ACHATS, DE LA LOGISTIQUE ET DE L’HÔTELLERIE
Service Marchés Publics
40024 MONT DE MARSAN CEDEX
soit,
déposées contre récépissé à l’adresse ci-dessous :
Centre Hospitalier – Site de Sainte-Anne
DIRECTION DES ACHATS, DE LA LOGISTIQUE ET DE L’HÔTELLERIE
Service Marchés – Bâtiment Administratif – RDC
Avenue de Nonères
40024 MONT DE MARSAN CEDEX
Le candidat s’assurera que le prestataire qui acheminera son pli garantisse les délais de
livraison avant la date et l’heure limites de remise des offres, indiquées sur la page de garde du
présent règlement.
Identification du pli
Sur ce pli, seront inscrits, le nom du candidat (cachet de l’entreprise), l'adresse du Centre
Hospitalier, ainsi que la mention :
Marché : « FOURNITURE, LIVRAISON, INSTALLATION, FORMATION, MISE EN SERVICE
ET MAINTENANCE D’UN PROGICIEL DE GESTION DE MAINTENANCE ASSISTE PAR
ORDINATEUR (GMAO) »
Procédure Adaptée : NE PAS OUVRIR
En application du décret n°2008-1334 du 17 décembre 2008, modifiant le code des marchés
publics, une seule enveloppe contient les justifications réglementaires et l’offre soit :
•
l’ensemble des pièces énumérées au chapitre 12 du présent document,
Page 31 sur 38
•
•
•
le cas échéant, le nom et les coordonnées de la personne à contacter pour l’obtention des
certificats réglementaires,
l’acte d’engagement et/ou son annexe, soit l’offre de prix,
l’ensemble des renseignements et pièces mentionnés dans le C.C.P.
Le pli qui serait remis sous enveloppe non cachetée ou dont l’avis de réception serait délivré après la
date et l’heure limites fixées, ne sera pas retenu.
13. DURÉE DU MARCHÉ
Le présent marché est passé pour une durée de un (1) an.
L’exécution du marché débutera après la notification du marché au titulaire.
14. CONFIDENTIALITÉ ET SECRET PROFESSIONNEL
Le titulaire est tenu de maintenir confidentielles les informations dont il a pu avoir connaissance avant
la notification du marché et au cours de son exécution.
Ces renseignements, documents ou objets ne peuvent être communiqués à des tiers qu’avec
l’autorisation expresse du centre hospitalier de Mont-de-Marsan.
Lorsque la réalisation de la prestation nécessite une intervention ou un déplacement dans des
secteurs sensibles ou protégés, le titulaire doit se conformer aux dispositions particulières imposées
par le centre hospitalier dans son fonctionnement.
L'intervenant s'engage à porter, de façon apparente et lisible, le sigle de sa société ainsi que son nom,
son prénom et sa qualité.
En cas de violation par le titulaire des obligations mentionnées aux alinéas précédents, le centre
hospitalier se réserve le droit de résilier le marché aux torts du titulaire sans que celui-ci puisse
prétendre à indemnité.
15. MODALITES D'ETABLISSEMENT DES PRIX
15.1 Conditions générales
Les prix sont réputés comprendre toutes charges fiscales, parafiscales ou autres frappant
obligatoirement la prestation.
15.2 Régime des prix (art 18 du CMP)
Dans le cadre du présent marché, le prix de référence est le prix unitaire net HT figurant sur l’acte
d’engagement.
15.3 Clause de sauvegarde
L’application de la clause d’ajustement ne peut entraîner une variation à la hausse des prix, pour
chaque article, supérieure à 2%, sur une période de douze (12) mois.
Toutefois, si le prix des fournitures est directement affecté par la fluctuation de cours mondiaux de
matières premières ou de produits, le candidat pourra présenter une demande motivée (indice
d’évolution des cours, composition du produit, formation des coûts) auprès du pouvoir adjudicateur de
l’établissement.
Page 32 sur 38
15.4 Prix promotionnels
Les prix des produits figurant au marché peuvent évoluer à la baisse dans le cadre d’offres de prix
promotionnelles mises en place par le titulaire. Le titulaire adresse le tarif promotionnel, par tout
moyen permettant de donner une date certaine à l’établissement coordonnateur et aux établissements
adhérents.
Il donne toutes précisions utiles et notamment la durée de validité de la promotion et la désignation
précise des produits concernés. Ces tarifs promotionnels se substituent alors automatiquement aux
prix initialement prévus au bordereau de prix unitaires.
A l’expiration de la période promotionnelle, les prix du marché indiqués en partie B de l’acte
d’engagement sont ceux à nouveau en vigueur.
La baisse de prix s’applique aux commandes émises pendant toute la durée de la promotion
16. MODALITÉ DE FACTURATION ET DE PAIEMENT
Le mode de règlement choisi par l’administration est le virement après mandat administratif.
Les paiements sont effectués après service fait sur présentation d’une facture en un original et deux
copies.
Le paiement sera effectué selon les règles de la comptabilité publique, en application des articles 86 à
100 du Code des Marchés Publics, et selon les dispositions prévues au C.C.A.G.- F.C.S.
Les factures afférentes au paiement, outre les mentions légales, comportent les indications suivantes :
- le nom, le numéro de Siret et l'adresse du créancier,
- le numéro du compte bancaire ou postal tel qu'il est précisé à l'acte d'engagement,
- la date d’émission de la facture et de la commande,
- le numéro et la date du marché et des avenants éventuels,
- le libellé du marché,
- le montant H.T. et T.T.C.,
- le taux et montant de la T.V.A.
Les factures seront expédiées à l’adresse suivante :
CENTRE HOSPITALIER
DIRECTION DES SERVICES ACHATS, LOGISTIQUE ET HOTELLERIE
40 024 MONT-DE-MARSAN CEDEX
Le paiement sera effectué par le Trésorier Principal de Mont de Marsan dans un délai maximum de 50
jours à compter de la réception de la facture par le Centre Hospitalier.
Le délai de paiement sera suspendu (date d’expédition du courrier) en cas de litige après envoi d’un
courrier motivé au titulaire, en recommandé avec accusé de réception, jusqu’à la remise par le titulaire
de la totalité des justifications qui lui ont été réclamées.
Un nouveau délai s’ouvre à la remise par le titulaire de la totalité des justifications qui lui ont été
réclamées : il est de 30 jours ou égal au solde restant à courir à la date de la suspension si ce solde
est supérieur à 30 jours.
Le taux des intérêts moratoires est celui de l’intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts
moratoires ont commencé à courir, augmenté de 2 points (taux publié au Journal Officiel de chaque
année considérée).
17. NOTIFICATION
Les candidats sont informés du résultat de la consultation dans le délai légal. Les candidats retenus
recevront par courrier recommandé avec avis de réception une copie signée du marché à titre de
Page 33 sur 38
notification (DC 3, NOTI5). L’exemplaire original sera conservé par le Centre Hospitalier de Mont-deMarsan et fera seul foi en cas de contestation.
18. RÉSILIATION ET EXCLUSION
Le marché pourra être résilié selon les modalités contenues au chapitre 8 du CCAG-TIC.
La résiliation du marché pourra intervenir à la demande de la Direction du Centre Hospitalier de Mont
de Marsan, après un préavis d'un mois, donné par lettre recommandée avec accusé de réception.
19. RÈGLEMENT DES LITIGES
Avant tout recours contentieux, les deux parties conviennent de soumettre leurs différends ou leurs
litiges au comité consultatif de règlement amiable des litiges pour avis (Article 127 Code des Marchés
Publics).
CCIRA de Bordeaux
4b, esplanade Charles de Gaulle
33077 Bordeaux cedex
Tél. : 05.56.90.65.30 Fax : 05.56.90.65.00
Toutes les difficultés, auxquelles pourrait donner lieu la passation ou l’exécution du marché, seront
jugées administrativement par le Tribunal Administratif territorialement compétent, en l’occurrence :
Tribunal Administratif de Pau
50 cours Lyautey
BP43
64 010 PAU Cedex
Tél. : 05 59 84 94 14 Fax : 05 59 02 49 93
Les tribunaux français sont les seuls compétents pour régler les recours et les litiges qui pourraient
opposer le Centre Hospitalier à des fournisseurs étrangers.
En matière de référé précontractuel, la saisine du tribunal administratif suspendra la signature du
marché ou du contrat et ce, jusqu'à la notification au pouvoir adjudicateur de la décision
juridictionnelle (article L551-4 code de justice administrative).
En matière de référé contractuel, le juge pourra suspendre l'exécution du marché pour la durée de
l'instance, sauf s'il estime, en considération de l'ensemble des intérêts susceptibles d'être lésés et
notamment de l'intérêt public, que les conséquences négatives de cette mesure pourraient l'emporter
sur ses avantages (article L551-17 code de justice administrative).
En matière de délai d'introduction des recours, l'article L551-1 du code de justice administrative
s'applique.
20. COMPTABLE PUBLIC ASSIGNATAIRE
Le Trésorier Principal et Receveur du Centre Hospitalier de Mont de Marsan est chargé du paiement
des fournitures afférentes à cette consultation.
TRESORERIE DE MONT DE MARSAN DAGAS
12 Avenue Dagas
BP 363 40012 Mont de Marsan Cedex
Tél : 05 58 06 61 98
Fax : 05 58 06 57 29
21. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES
Page 34 sur 38
Tout renseignement complémentaire d’ordre technique pourra être obtenu en s’adressant à :
Nom
Monsieur FONTANEL
Monsieur POUJET
Monsieur VIARD
Fonction
Ingénieur en Chef –
Directeur des Services
Techniques
Ingénieur Biomédical
Directeur chargé du
Système d’Information
Service
Services techniques
Services techniques
Direction du Système
d’Information
Adresse
Avenue Pierre de Coubertin
40024 Mont-de-Marsan
cedex
cedex
cedex
Téléphone
05 58 05 10 80
05 58 05 10 80
05 58 05 10 32
Fax
05 58 05 10 04
05 58 05 10 04
05 58 05 10 01
Mail
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Tout renseignement d’ordre administratif pourra être obtenu en s’adressant à
Madame PAIGNAC-ZANCAN
Service Marchés Publics
Direction achats, logistique et hôtellerie
Avenue de Nonères
40024 Mont-de-Marsan Cedex
Téléphone : 05 58 05 21 12
Fax : 05 58 05 21 29
[email protected]
22. DÉROGATIONS AU C.C.A.G – F.C.S
Les stipulations du présent CCP prévalent sur celles du CCAG-TIC.
Fait à Mont-de-Marsan, le 26 août 2013
Le Directeur,
A.SOEUR
Page 35 sur 38
ANNEXE 1 : Schéma de la composition et des interactions du système de GMAO souhaité Description des modules
MODULE
UTILISATEURS
Réseau du CH
MODULE
MAINTENANCE
MODULE
BIOMEDICAL
MODULE
SECURITE
MODULE
PHL
Logiciel de
matériovigilance
du CH
Logiciel
Magh2
Passerelle
sécurisée
Réseau Internet
Système informatique de
l’exploitant chauffage/
climatisation
MODULE BIOMEDICAL
Utilisateurs:
techniciens bio, responsable atelier bio,
Ingénieur bio, Directeur ST
MODULE MAINTENANCE BATIMENT ET
INSTALLATIONS TECHNIQUES
Utilisateurs:
Responsables atelier maintenance et courants
faibles, Ingénieur maintenance et son binôme,
Directeur ST
Fonctions:
Inventaires des DM
Demandes d’interventions bio
Réception des interventions bio
Traitement et suivi des interventions
bio
Historique des interventions bio
Gestion actions matériovigilance
Gestion pièces détachées bio
Gestion contrats bio
Fonctions:
Inventaires des locaux et équipements
techniques
Demandes d’interventions ateliers
Réception des interventions ateliers
Traitement et suivi des interventions ateliers
Historique des interventions ateliers
Gestion pièces détachées ateliers
Gestion contrats ateliers
Page 36 sur 38
MODULE SECURITE
MODULE PHL
Utilisateurs:
responsable atelier sécurité, chargé de
sécurité et son binôme, Directeur ST
Utilisateurs:
Responsable blanchisserie PHL, adjoint au
responsable PHL, agents de maintenance
PHL, responsable de la remise en état des
locaux
Fonctions:
Fonctions:
techniques
Demandes d’interventions sécurité
Réception des interventions sécurité
sécurité
Historique des interventions sécurité
Gestion pièces détachées sécurité
Gestion contrats sécurité
techniques
Demandes d’interventions PHL
Réception des interventions
PHL
Historique des interventions PHL
Gestion pièces détachées
Gestion contrats PHL
Page 37 sur 38
ANNEXE 2 : Données informatiques du CH de Mont de Marsan
Les postes de travail sont tous de type PC sous Windows.
Les serveurs applicatifs sont soit des serveurs Unix (AIX & HP-UX) ou Windows Server
(2000/2003).
Les SGBD utilisés sont ORACLE, SQL Server et Informix.
Le CH de Mont de Marsan est composé de plusieurs sites : Tous les sites sont connectés au site
de Layné sur lequel est situé le service informatique et la salle machine.
Les postes de travail sont dans leur majorité desservis à 10 Mb/s (les dorsales du réseau et les
connexions des serveurs étant à des débits supérieurs).
Pour les sites de Ste Anne, Nouvielle et Lesbazeilles le débit est limité par les connexions WAN.
Les sites distants de psychiatrie sont équipés uniquement de postes de travail anciens utilisés
comme terminaux MetaFrame.
La solution proposée devra être compatible avec cette technologie (ou n’utiliser qu’un simple
navigateur).
Le seul protocole routé est le protocole IP.
Page 38 sur 38
ANNEXE 3 : Questionnaires techniques
Cf fichier exel joint

cahier des clauses particulières « fourniture, livraison, installation

Transcription

Documents pareils

Annonce CH Layne

annonce cadre MCO - Centre Hospitalier de Vichy

Où effectuer la formation de Préparateur en Pharmacie Hospitalière

Annonce DDASS ACH aux RH - Centre Hospitalier de Lunéville

RAAS du 21 mars 2016 - Services de l`Etat dans les LANDES

Avis de vacance d`emplois de direction de la Fonction publique

Jean-Paul SEGADE Directeur d`Hôpital

Dons de sang - Centre Hospitalier de Saint-Amand-les-Eaux

ROBIEN RECENTRE 1

coubertin_piscine