Consultation pour le choix d`un prestataire d`assurances au bénéfice

Le Chesnay, le mardi 25 septembre 2012
Consultation pour le choix d’un prestataire d’assurances
au bénéfice d’Yvelines Aménagement
CAHIER DES CHARGES
Marché à procédure adaptée passé en application des dispositions de l’Ordonnance n°2005-649 du 6
juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au
Code des marchés publics et du Décret n° 2005-1742 du 30 décembre 2005 fixant les règles
applicables aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs mentionnés à l’article 3 de
l’Ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005.
Seuls sont habilités à soumissionner les candidats pouvant justifier qu’ils ne se trouvent dans aucun
des cas mentionnés à l’article 8 de l’Ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005.
Il s’agit d’une procédure restreinte ; seuil inférieur à 90 000 €.
Un minimum de trois soumissionnaires sera consulté pour ce marché.
Le présent cahier des charges définit le périmètre de la prestation attendue, en vue d’obtenir une
offre de prix, au regard de services d’un prestataire d’assurance.
2 Rue Marly-le-Roi 78 150 LE CHESNAY
Tél : 01 71 42 70 60/ Fax.: 01 71 42 70 54
www.yvelinesamenagement.fr
Société Anonyme d’Economie mixte au capital de 3.000.000 €
RCS Versailles 518 627 575
SOMMAIRE
1.
SOUSCRIPTEUR ....................................................................................................................
3
2.
RESPONSABLE DE LA CONSULTATION.........................................................................................
3
3.
CONTEXTE ET OBJECTIFS .........................................................................................................
3
4.
DECOMPOSITION DU MARCHE .................................................................................................
3
4.1. TRANCHES ...........................................................................................................................
3
4.2. LOTS ...................................................................................................................................
3
5.
DUREE DU MARCHE ..............................................................................................................
4
6.
INDEXATION DU PRIX ............................................................................................................
4
7.
PRESENTATION DES OFFRES ....................................................................................................
5
7.1. DOCUMENTS A PRODUIRE ......................................................................................................
5
7.2. RESERVES EVENTUELLES .........................................................................................................
6
8.
CONDITIONS D’ENVOI OU DE REMISE DES PLIS .............................................................................
6
9.
CRITERES D’APPRECIATION DES OFFRES .....................................................................................
7
10. OBLIGATIONS DES SOUMISSIONNAIRES RETENUS .........................................................................
7
11. CONFIDENTIALITE .................................................................................................................
7
ANNEXES ...................................................................................................................................
8
Annexe 1 - Lot n°3 : Assurance des véhicules ..................................................................................
9
Annexe 2 – Lot n°4 : Assurance Multirisque informatique ..............................................................
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1. SOUSCRIPTEUR
SEM Yvelines Aménagement
2 rue de Marly le Roi - 78150 LE CHESNAY
La SEM Yvelines Aménagement, dont la mission est d’accompagner les collectivités locales en vue de
favoriser et faciliter le développement équilibré du territoire des Yvelines, est soumise à l’ordonnance
du 6 juin 2005 concernant la sélection de ses fournisseurs.
2. RESPONSABLE DE LA CONSULTATION
Le responsable de la consultation est Madame Sophie Le Roy Cortyl, Secrétaire Générale d’Yvelines
Aménagement.
3. CONTEXTE ET OBJECTIFS
Trois ans après sa création, Yvelines Aménagement procède à une consultation afin d’optimiser les
services et prestations attendus de la part d’un prestataire d’assurances.
La consultation porte sur les prestations désignées ci-dessous :
Le placement et la gestion des assurances de la SEM Yvelines Aménagement.
4. DECOMPOSITION DU MARCHE
4.1. TRANCHES
Il n'est pas prévu de décomposition en tranches.
4.2. LOTS
Le présent marché est divisé en 3 lots qui seront attribués à un même prestataire :
Lot n° 1 : Responsabilité Civile Professionnelle
Lot n° 2 : Assurance des locaux
Lot n° 3: Assurance de la flotte automobile
Lot n° 4 : Multirisque informatique
Les données nécessaires au calcul prévisionnel des primes seront communiquées sur demande.
Les lots seront attribués après analyse et classement à un prestataire unique ou à un groupement
conjoint. Si groupement, il devra être constitué d’un intermédiaire (agent général ou courtier) et
d’une compagnie d’assurance.
Une même personne ne peut représenter plus d'un candidat. De même, un assureur ne peut pas
se faire représenter par plusieurs intermédiaires.
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5. DUREE DU MARCHE
Le marché prendra effet à compter du 1er janvier 2013 à 00h00.
Le marché est conclu pour une durée de 1 an, à compter du 1er janvier 2013 à 0h00 et cessera le
31 décembre 2014 à minuit (24h00). Son échéance est fixée au 1er janvier de chaque année.
A la fin de cette année, le contrat pourra être reconduit une fois, pour une autre période annuelle.
Les prix (hors RCP) devront être garantis sur cette période.
Il peut cependant être mis fin au marché, par chacune des parties, par lettre recommandée avec
accusé de réception chaque année à la date anniversaire de la prise d’effet du marché (soit le
1er janvier de chaque année), sous réserve de respecter un préavis de deux mois.
6. INDEXATION DU PRIX
Les prix qui seront définis seront indexés chaque année au 1er janvier, par application de la formule ciaprès :
Px = P0 x Sx/S0
P0 : montant du prix à la date du marché,
S0 : indice * connu à la date de signature du contrat,
Px : montant révisé du prix pour l’année X,
Sx : indice* du mois de janvier de l’année X,
*
Indice pour l’assurance des locaux : Fédération Française du Bâtiment (FFB)
Indice pour l’assurance de la flotte automobile : Indice des Prix à la Consommation (IPC)
Indice pour la multirisque informatique : Bris De Machine (BDM)
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7. PRESENTATION DES OFFRES
7.1. DOCUMENTS A PRODUIRE
Le dossier à remettre par les candidats comprendra les pièces suivantes :
A/ Justificatifs des candidatures :
- la lettre de candidature sur formulaire DC1,
- la déclaration du candidat sur formulaire DC2,
- l’acte d’engagement sur formulaire DC3,
- une attestation fiscale au 31.12.2011,
- une attestation URSSAF au 31.12.2011,
- Kbis de moins de 3 mois,
- comptes annuels 2011 et rapport annuel du CAC au 31.12.2011,
- un dossier complet comprenant les attestations prévues par l’article 17 du décret n°20051742 du 30 décembre 2005 à savoir :
. si la société est en redressement judiciaire, une copie du ou des jugements prononcés,
. une déclaration sur l’honneur, dûment datée et signée, justifiant que la société ne fait
pas l’objet des interdictions de soumissionner énoncées à l’article 8 de l’ordonnance
n°2005-649 du 6 juin 2005.
- les annexes 1 et 2 complétées.
Si le candidat est un intermédiaire au sens du code des assurances :
- le mandat l’habilitant à engager la compagnie qu’il représente,
- attestation d’adhésion à l’ORIAS.
Si le candidat est une compagnie d’assurance au sens du code des assurances :
- attestation des agréments par branche de l’ACP.
Dans le cas d’une offre présentée par un intermédiaire d'assurance, les documents de
candidatures devront être complétés, signés et fournis par chaque acteur concerné
(intermédiaire mais aussi par la compagnie d’assurance).
B/
Justificatifs des offres :
- le présent cahier des charges daté et signé,
- les conditions générales et conventions spéciales de la compagnie (le candidat devra
indiquer le numéro des conditions générales à la première page des conditions
particulières ou dans l’annexe observation), datées et signées.
C/
Références :
- au moins trois références de sociétés comparables à la SEM Yvelines Aménagement
(Société/ Type de prestations fournies/ Contact/ Fonction/ Coordonnées).
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7.2. RESERVES EVENTUELLES
Les réserves éventuelles doivent faire l'objet, dans les annexes de l'acte d'engagement, d'une
énumération précise et exhaustive. Elles doivent en outre être numérotées et explicitées avec
précision.
Cependant, toute réserve qui aurait pour conséquence de réduire sensiblement les garanties, ou
les capitaux exigés, ou d’exclure implicitement ou formellement l’assurance d’un risque majeur
pour la SEM, sera considérée comme une réserve majeure rendant l’offre irrégulière.
Enfin toute offre qui refuserait, pour le marché concerné, le cahier des charges dans son
intégralité pour l’annuler et le remplacer par les seules conditions de la compagnie d’assurance,
sera jugée également irrégulière et éliminée d’office.
8. CONDITIONS D’ENVOI OU DE REMISE DES PLIS
L’offre sera transmise sous pli cacheté contenant la totalité des pièces définies à l’article 6 du présent
règlement de consultation. Cette enveloppe portera les mentions suivantes :
Offre pour la «Prestation de services d’assurances»
Candidat : ……………….
L’offre devra adressée par pli recommandé avec avis de réception postal à l’adresse ci-dessous ou
remise contre récépissé, pendant les heures d’ouverture d’Yvelines Aménagement : de 9 h à 12 h et de
14 h à 17 h du lundi au vendredi à :
YVELYNES AMENAGEMENT
2 rue de Marly le Roi
78150 LE CHESNAY
Avant le mercredi 10 octobre 2012 midi (12h00)
CONTACT :
Céline GIL : 01 71 42 70 58
[email protected]
Les dossiers qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait délivré après la date fixée ci-dessus,
ainsi que ceux remis sous l'enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus.
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9. CRITERES D’APPRECIATION DES OFFRES
 Les services et prestations proposées .......................................
 La cohérence entre les prestations et le coût ...........................
 La qualité des retours clients/ références .................................
pondéré à 40%,
pondéré à 40%,
pondéré à 20%.
Le maître d'ouvrage éliminera les offres non conformes à l'objet du marché. Il choisira librement l'offre
économiquement la plus avantageuse au regard des critères pondérés.
Une audition des candidats dont l’offre sera jugée correspondre aux désirs d’Yvelines Aménagement
pourra avoir lieu.
Le délai de validité des offres est fixé à 120 jours à compter de la date limite de réception des offres.
10. OBLIGATIONS DES SOUMISSIONNAIRES RETENUS
Dans les délais prévus à cet effet, tous les soumissionnaires seront avisés de la suite donnée par la SEM
Yvelines Aménagement à leurs propositions (acceptation ou rejet).
Les assureurs retenus devront produire :
- une note de couverture détaillée, faisant référence aux garanties prévues au cahier des charges et
justifiant de la coassurance à 100%,
- le contrat définitif, en deux exemplaires conformes au cahier des charges et à l’acte d’engagement
de l’assureur au plus tard 1 mois après la prise d’effet des garanties.
En outre, les assureurs renoncent à suspendre leurs garanties ou à résilier leurs contrats si le retard de
paiement des primes est dû à la seule exécution des formalités administratives de paiement.
11. CONFIDENTIALITE
Le soumissionnaire est tenu au secret professionnel. Il s’engage en particulier à n’utiliser les
documents et informations divulguer par Yvelines Aménagement que dans le cadre de la présente
consultation.
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Annexes
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ANNEXE 1
Lot n° 3 : Assurance des véhicules
Les éléments de calculs seront remis
sur demande aux candidats
souhaitant soumissionner
Etat du parc :
Marque
Exemple :
Peugeot 3008 1.6 HDI 16V
Date de 1ère
circulation
01.2010
GR-CL/ Valeur ass./ Cv.
CM3/Poids/ Place/
Genre/
Aménagements int.
31 – M/ 6 CV/
Berline Break
Garanties, franchises, limites en €
Cotisation
semestrielle HT
-€
Cotisation
semestrielle TTC
-€
RC/ RAR/ PJ1/ ASS. MED/ DA FR 350
INC FR 350/ VOL FR 350/ BG FR 60
EOP L 460/ RAD BASE L 305/ SC2/ PFI
ASS. TECH/ REM L 155/ CN/ GPFL
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ANNEXE 2
Lot n° 4 : Assurance multirisque informatique
Etat du parc :
1– Réseau :
- Netopia 3346n,
- Firewall NETASQ U30,
- Switch HP Procure 24 ports,
- Switch Dlink 5 ports,
- point d’accès Wifi Dlink DWL 8200AP.
2– Serveurs :
- serveur HP PROLIANT ML150 G6 => Serveur principal (AD, messagerie, impression, antivirus), relié à
un lecteur de bandes interne (HP DAT160),
- PC DELL => Serveur Blackberry sous Windows XP.
3– Postes de travail :
- HP Elite 7300,
- HP EliteBook 8440P,
- HP ProBook 4510s,
- HP ProBook 4520S,
- PC Portable HP 4710S,
- HP Pro 3010MT,
- HP ProBook 4540s,
- HP ProBook 4710S.
4– Imprimantes :
- Konica Minolta C3602,
- HP Laserjet Color CM2320.
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