télécharger

Livre blanc
Contrôler l’impact de
l’absentéisme
Réduisez vos coûts et augmentez votre
productivité avec une solution automatisée
de gestion des absences
Contrôler l’Impact de l’Absentéisme
Contrôler l’Impact de l’Absentéisme
Imaginez un monde où tous vos employés seraient présents tous les jours à leur
poste. Un monde où il n’y aurait plus d’appels de dernière minute pour prévenir
d’un arrêt de travail pour cause de maladie ou d’accident, plus aucune absence
injustifiée, un monde où il n’y aurait même plus de congés. Vous pourriez alors
prévoir et planifier avec précision, offrir une qualité de service inégalée à vos
clients, produire avec régularité et atteindre un niveau général de productivité
sans précédent. Evidemment, bien qu’il soit séduisant, ce scénario est très peu
réaliste !
Dans le monde réel, vos employés ne sont pas toujours à leur poste. Inévitablement.
Avez-vous une idée précise de ce que représente le coût des
absences au sein de votre entreprise ?
Une recherche commandée par Kronos et menée par le cabinet Mercer auprès
d’entreprises américaines en 2010 révèlait que le coût des absences sur ce territoire, en moyenne, représente 35% de la masse salariale de base. L’absentéisme
de courte durée en Belgique se maintient à peu près au même niveau depuis des
années (2,44%), mais en revanche, la durée des absences de longues durées
continue d’augmenter dangereusement depuis 2008 pour atteindre 2,29% en
2011. Le coût moyen des absences incluent les coûts directs et indirects des
absences planifiées comme les vacances, congés... et non-planifiées comme les
arrêts maladie, les absences prolongées, les accidents du travail... Chaque
type d’absence entraîne des coûts qui peuvent significativement affecter les
résultats de l’entreprise. Pourtant, la plupart des organisations n’en ont pas une
claire compréhension.
Pourquoi se soucier du taux d’absences ?
Le coût des absences est souvent mal compris, perçu comme non-mesurable
ou considéré à tort comme un montant négligeable. Si la plupart des autres
dépenses de l’entreprise sont clairement définies, le coût des absences est un
domaine qui n’est pas suivi attentivement. Plus simplement, les absences ne
sont souvent pas perçues comme des dépenses supplémentaires puisqu’elles
sont largement inclues dans les frais de personnel. Cependant, la plupart
des responsables opérationnels sont conscients que les absences affectent le
service client et compromettent l’atteinte des objectifs de production/de vente/
de service ciblés par l’entreprise.
Chaque type
d’absence
entraîne des
coûts qui peuvent
significativement
affecter les
résultats de
l’entreprise
Pour véritablement gérer l’absentéisme, il vous faut suivre de près le temps de
travail rémunéré mais non travaillé (temps non-productif) de la même manière
que vous gérez le temps rémunéré et travaillé (temps productif).
2
Contrôler l’Impact de l’Absentéisme
L’impact des absences
Cela coûte cher à l’entreprise. Evidemment, rémunérer les congés payés ou les
arrêts maladie fait partie des coûts liés au fonctionnement normal de l’entreprise.
Mais les absences inattendues ou non-planifiées comportent des coûts cachés.
Les employés temporaires embauchés pour remplacer les absents, les heures
supplémentaires et leurs charges associées augmentent les coûts pendant
qu’une charge supplémentaire de travail assignée aux salariés présents va venir
augmenter leur stress au travail et à la longue peut-être motiver des absences
non-planifiées...
Il est tout à fait possible de réduire les coûts et d’augmenter la productivité
lorsque les employeurs se préoccupent plus attentivement du suivi et de la
gestion des absences. Selon le cabinet Mercer, sur les 35% de la masse salariale que représente le coût moyen des absences aux Etats-Unis, 26% peuvent
être attribués aux absences planifiées, tandis que le coût total des absences
non-planifiées ou prolongées peut représenter jusqu’à 8,7% de la
masse salariale. Les absences ont un coût direct — la rémunération
des salariés absents — et un coût indirect — baisse de la productivité,
embauche de remplaçants... L’avantage fondamental des coûts indirects, c’est
qu’ils peuvent être diminués et presqu’éliminés dans certains cas de figure !
Le niveau de productivité chute. Nous aimons tous penser que nous sommes
irremplaçables. Dans le cas de vos employés, cela peut parfois être vrai. Dans
l’ensemble, le personnel temporaire en remplacement sera moins productif,
quelque soit le type d’absence auquel il répond.
Être en conformité
Pour gérer efficacement les absences des salariés, les organisations doivent
faire la différence entre différents types d’absence et différentes catégories de
personnel, car les règles concernant les congés et leur indemnisation peuvent
varier dans une même entreprise. Gérer les absences diverses et appliquer
efficacement les procédures de comptabilisation des congés pour les salariés
permanents, les personnels temporaires et ceux à temps partiel peut s’avérer
particulièrement difficile quand de nombreuses variables doivent être prises en
compte pour chaque catégorie de personnel.
Une demande d’autorisation d’absence déclenche un réseau complexe de
processus : déterminer si la demande est recevable, identifier les différentes
règles applicables aux congés, s’assurer du respect de la législation, soumettre
la demande et assurer un suivi pour vérifier que l’employé est revenu à temps.
Tous ces processus supposent que les services des ressources humaines retrouvent des informations qui peuvent être stockées dans différents systèmes, y
compris sous forme de dossiers papier. Etant donné que l’information n’est pas
toujours disponible sous une forme facilement accessible pour vérifier la légitimité de la demande et les règles applicables, les responsables se contentent
parfois de donner leur accord. Il peut en résulter des coûts supplémentaires en
salaires et charges sociales pour l’entreprise.
3
Contrôler l’Impact de l’Absentéisme
Dans le cas de structures complexes et de procédures de congés multiples, les
organisations n’ont souvent pas d’autre choix que de gérer “au cas par cas” ou
au niveau du service concerné. Cette solution permet d’y voir clair à court terme,
mais provoque des conséquences sérieuses sur le long terme. En gérant les
absences au niveau des services, il n’y a aucun moyen de connaître, de consolider et d’analyser les données au niveau de l’entreprise. Si bien que l’entreprise
n’a aucune idée de l’ampleur du problème, de ce qu’il coûte, ni des moyens à
mettre en oeuvre pour le régler.
Effectuer un suivi précis
Suivre toutes les absences du personnel est indispensable si
vous espérez contrôler et comprendre le phénomène. Il est
impossible de gérer ce qui n’est pas mesurable comme il est
impossible de mesurer les absences si on est incapable de
les suivre.
Suivre toutes les absences dans un système unique offre une
excellente visibilité aux managers opérationnels et aux RH qui
peuvent ainsi prendre les décisions appropriées pour déployer
et gérer leur personnel.
“Le moment est vraiment venu pour les
employeurs de considérer la solution
au problème de l’absentéisme comme
un moyen de maîtriser les dépenses
d’exploitation dans l’avenir.
Les entreprises qui mettront en place
des actions pour réduire les absences
non-planifiées ou prolongées verront leur
productivité et leurs résultats augmenter
et seront mieux positionnés dans un environnement très compétitif.”
Il est amusant de constater qu’il est plus facile de suivre une
absence dans le futur « Marie sera absente la semaine entre
Noël et le Jour de l’An » que dans le passé « Jacques est parti
plus tôt, mais était-ce mardi ou mercredi dernier ? ». Pour
suivre les absences, le mieux est de le faire dès que l’absence est connue en
utilisant des outils de collecte d’information.
Une fois l’absence connue ou constatée, le système va pouvoir appliquer des
procédures adaptées pour payer l’employé selon ce qui est prévu en fonction
du type d’absence. Il est, de plus, possible de mettre en place des alertes pour
prévenir les managers dès qu’un collaborateur s’absente ou quand il revient
après une période d’absence. Des alertes envoyées à temps sont essentielles
pour comprendre les absences et, par exemple, organiser des entretiens
de retour au travail suite à une longue absence ou dans le cas d’absences
abusives.
Michael Klachefsky
Principal et Absence
Management Practice Leader
Mercer
Les demandes de congé doivent être collectées et suivies dans un même système
afin de garantir une source unique aux managers et aux personnes responsables
des plannings, qu’il s’agisse d’absences autorisées ou non. Quand les collaborateurs n’effectuent pas le nombre d’heures prévues, le système signale ces
événements et avertit le responsable qui peut alors prendre des mesures
rapidement et en toute connaissance de cause pour assurer le travail sans
augmenter les coûts de main-d’oeuvre. En plus du suivi des diverses absences
du personnel, les responsables doivent également contrôler des milliers de
processus associés.
Divers outils d’aide à la décision peuvent aider les responsables des ressources
4
Contrôler l’Impact de l’Absentéisme
humaines et les managers sur le terrain à appliquer dans toute l’entreprise les
procédures relatives aux congés avec efficacité, cohérence et en contrôlant les
coûts.
Pour cela il faut :
• Automatiser l’application des règles en vigueur en matière de congés.
• Automatiser les politiques relatives à la présence.
• Fournir des outils d’aide à la décision pour faciliter la création des plannings.
• Donner aux collaborateurs les moyens de gérer leurs demandes de congés.
• Donner aux collaborateurs la possibilité d’agir sur leur planning.
• Réviser régulièrement la politique de gestion des absences.
Automatiser et imposer vos règles. Un système automatique garantit la cohérence
et élimine les erreurs, les coûts et l’inefficacité associés à l’administration manuelle des procédures de congés. Il aide également à garantir que les périodes
de congés sont gérées avec cohérence et rigueur pour toutes les catégories de
personnel, éliminant le risque que des employés prennent des congés auxquels ils
n’ont effectivement pas droit. De nombreuses procédures prévoient les conditions
d’acceptation selon les types de congés (payés et sans solde par exemple). Le
logiciel peut aider les responsables des ressources humaines à appliquer la législation en ce qui concerne les congés (au prorata pour les employés à temps partiel,
les congés de maternité ou de paternité, les grilles réglementaires pour les congés
maladies...). Tout cela permet aux managers de faire des économies, car ils ont à
portée de main toutes les informations nécessaires pour approuver une demande
de congé sans prendre aucun risque.
Faciliter la planification. Les absences ne peuvent pas toujours
être évitées et pourtant le travail doit être assuré pour répondre
à la demande de produits et services. Quand les collaborateurs
sont absents, les managers peuvent réagir de plusieurs façons :
en confiant la tâche à un autre employé qui effectuera des heures
supplémentaires, en ayant recours à l’intérim, ou en décidant le
non-remplacement de l’employé absent. Toutes ces réponses ont un
impact négatif sur les coûts de main- d’oeuvre et la productivité.
En rassemblant tous les éléments connus sur le personnel,
un système unique permet aux responsables des plannings et aux
managers sur le terrain de savoir qui est disponible et qualifié
pour effectuer le travail demandé, sans nécessairement recourir
aux heures supplémentaires ou à l’intérim. Ainsi, les besoins sont
couverts, les coûts sont réduits, la continuité des activités et donc la
productivité sont assurées.
“Il est désormais très facile pour les
responsables de mettre en place et
de veiller au respect des politiques
internes. Leur application automatique élimine toute allégation de
favoritisme, toute erreur qui pourrait se transformer en trop-perçu, et
fournit un moyen rapide de vérification de la conformité.” Chef de Projet Con-way
Client Kronos
5
Contrôler l’Impact de l’Absentéisme
Responsabiliser les employés. Traiter les demandes de congés représente
une lourde charge administrative. Fournir aux collaborateurs des services en
ligne en libre- service fait gagner un temps précieux et ainsi réduit les coûts
en leur permettant de créer leurs demandes et d’en suivre l’avancement.
Les fonctions offertes en libre- service prévoient le solde de jours restants et
alertent les collaborateurs si leurs demandes de congés dépassent le nombre
de jours autorisés.
Analyser les tendances. Une fois le suivi de toutes les instances d’absences
mis en place dans toute l’entreprise, des informations fiables sont disponibles
pour quantifier et analyser les tendances qui se dégagent, identifier les
surcoûts et prendre des mesures correctives. Pour atteindre cet objectif,
toutes les données concernant les absences doivent être centralisées dans un
répertoire unique. C’est l’un des atouts d’une solution automatisée. En créant
des indicateurs spécifiques adaptés aux besoins de
l’entreprise et de son secteur d’activité, les managers
contrôlent mieux les taux d’absentéisme, corrélent
“Le module de gestion du temps et des
les absences avec les indicateurs de performance
activités de Kronos nous aide à comprimer
et évaluent les surcoûts associés aux absences. La
valeur stratégique de ces informations est évidente:
l’inflation de la masse salariale, à générer
quel est le pourcentage de salariés absents ? Quelle
des économies dans les frais de gestion de
est la durée moyenne d’une absence ? Les réponses
la paie, tout en nous offrant une visibilité
à ce type de questions permettent aux responsables
de prendre des décisions en toute connaissance de
en temps réel pour gérer nos ressources en
cause et fournissent une meilleure visibilité quant aux
main-d’oeuvre.” impacts de l’absentéisme sur les opérations et sur les
résultats de l’activité.
Mettre en place des actions correctives pour changer les comportements.
L’information engendre l’action. Il faut mettre en place des procédures
spécifiques pour définir quelles sont les tendances ou les abus et trouver
les réponses appropriées, qu’il s’agisse de de programmes incitatifs ou
d’ajustement des plannings. En utilisant les études de référence du
secteur comme un guide, les organisations doivent développer leurs propres
seuils internes et leurs réponses, former les managers à l’application de
ces procédures, enfin informer le personnel de ce qui est attendu et des
conséquences inhérentes.
Chef de Projet Senior
The Carphone Warehouse/The
Phone House
6
Contrôler l’Impact de l’Absentéisme
Conclusion
L’absentéisme a des impacts négatifs profonds et mesurables sur la capacité d’une
entreprise à fournir des produits et services de grande qualité dans le respect des
délais et des budgets. Les employés absents représentent une surcharge injuste
pour ceux qui sont présents, car ils affectent l’ambiance tout en générant des
coûts supplémentaires, des retards et des risques.
La gestion des absences constitue une méthode de gestion et de contrôle au
niveau de l’entreprise. Grâce au suivi des données relatives aux absences dans
une base de données unique intégrée facilement aux autres systèmes, les
responsables obtiennent en temps réel une vue synthétique des absences dans
toute l’entreprise. Une solution de gestion totale des absences fournit également
les outils nécessaires à la mise en place d’actions correctives et à la prise des
meilleures décisions face à une situation de sous-effectif. En mettant en oeuvre
ce genre de technologies, il est possible d’adopter les meilleures pratiques pour
augmenter la productivité, garantir la continuité de la production et le respect de
la réglementation ainsi que la réduction des coûts. Au final, l’absentéisme est
contrôlé et le moral des collaborateurs s’améliore.
Les employés représentent le bien le plus précieux de l’entreprise. Les entreprises ne pourront tirer le maximum de valeur de leur personnel que s’il est
présent, satisfait et qu’il travaille effectivement pendant tout le temps pour lequel
il est payé. Une solution de gestion totale des absences contribue à atteindre cet
objectif en fournissant à la fois aux responsables et aux collaborateurs les outils
et les informations dont ils ont besoin pour être productifs.
A propos de Kronos
Kronos est le leader mondial des solutions de gestion des effectifs dans le Cloud.
Des dizaines de milliers d’entreprises dans 100 pays - dont plus de la moitié des
entreprises du Fortune 1000 ® - utilisent les logiciels Kronos pour contrôler les
coûts du travail, minimiser les risques de non-conformité et améliorer la productivité. Pour en savoir plus sur les solutions Kronos de gestion des temps et des
activités, de gestion de la planification, des absences, ainsi que sur les outils
d’analyse RH en fonction de votre secteur d’activité, visitez notre site web :
www.kronosglobal.fr
Kronos : Workforce Innovation That Works™
Kronos Systems BVBA | Research Park Z.1 70 1731 Asse (Zellik) | Tel: + 32 2 481 64 39 | www.kronosglobal.be | contactez-nous@kronos.
com
©2013, Kronos Inc. Kronos et le logo Kronos sont des marques déposées de Kronos Inc. Tous les noms de société ou marques mentionnés sont utilisés seulement à des fins d’identificiation et sont
des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Toutes les spécifications sont sujettes à changement. Tous droits réservés.
242553-124803-FR2