Offre de poste de remplacement du secrétariat de

Offre de poste de remplacement du secrétariat de direction du
Centre Marc Bloch
Date de clôture des candidatures: le 20 mars 2014
Date de début du contrat : idéalement le 1er avril 2014
Durée du contrat : 6 mois (jusqu’au 30 septembre 2014), prolongation possible jusqu’au
retour de la secrétaire en poste actuellement en congé maladie
Temps de travail : à temps complet, 39 heures par semaine
Rémunération en fonction de la grille salariale du CMB/MAE.
Activités :
Le/la secrétaire de direction assiste la direction dans la gestion quotidienne, assure le
secrétariat du Centre et des différentes commissions, gère l’accueil sous ses différentes
formes. Il s’agit notamment de préparer les courriers officiels, gérer les appels téléphoniques,
gérer le calendrier de la direction et préparer les missions, gérer les bases de données
(annuaires) du Centre, préparer les commandes de matériel de bureau et vérifier les livraisons,
accueillir les chercheurs, doctorants et invités du Centre lors de leur arrivée, gestion des
moyens d’accès au CMB, et assister dans la gestion des ressources humaines (déclaration des
cotisations sociales et des impôts).
Compétences requises :
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Expérience dans le domaine décrit requise
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Excellente maîtrise de l’allemand et bonne connaissance du français à l’écrit et à
l’oral. Anglais souhaité.
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Aptitude à travailler en milieu interculturel
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Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Power Point) et
connaissances en base de données
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Engagement, sens des responsabilités et facilité à travailler en équipe
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) au plus tard le 20 mars 2014
uniquement sous format électronique (pas plus de deux documents PDF) à l’attention de la
responsable administrative du Centre Marc Bloch, à l’adresse suivante :
[email protected].
Vertretung der Stelle eines/r Direktionsassistenten/in
am Centre Marc Bloch
Ende der Bewerbungsfrist: 20. März 2014
Beginn des Beschäftigungsverhältnisses: im Idealfall 1. April 2014
Beschäftigungszeitraum: 6 Monate (bis zum 30.09.2014), ggf. verlängerbar
Arbeitszeit: Vollzeit, 39 Stunden pro Woche
Entlohnung in Anlehnung an den Tarif CMB/MAE.
Aufgabengebiet:
Der Direktionssekretärin unterstützt die Leitung des Centre Marc Bloch in ihren vielfältigen
Aufgaben, wozu unter anderem die Durchführung von Gremiensitzungen sowie der Empfang
von Gästen, Besuchern und neuankommenden Wissenschaftlern gehören. Ihr Aufgabengebiet
umfasst insbesondere die Betreuung des Post- und Telefonverkehrs der Direktion und des
Centre Marc Bloch, die Führung des Direktionskalenders, die Vorbereitung von Dienstreisen,
die Pflege der Adressdatenbank, die Bestellung von Büromaterialien, die Verwaltung von
Schlüsseln und Zugangschips sowie die Unterstützung der Generalsekretärin bei einfachen
Tätigkeiten im Rahmen der Personalverwaltung des Centre Marc Bloch.
Voraussetzungen:
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Berufliche Erfahrungen im beschriebenen Aufgabengebiet
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Ausgezeichnete Kenntnisse des Deutschen und sehr gute Kenntnisse des
Französischen in Wort und Schrift. Englischkenntnisse erwünscht.
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Erfahrung im interkulturellen Kontakt
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Beherrschung von Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point) und von
Grundlagen der Datenbankverwaltung
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Engagement, Eigenverantwortung und ausgeprägte soziale Kompetenzen
Bewerbungen (mit den üblichen Unterlagen) sind innerhalb der o.g. Frist ausschließlich in
elektronischer Form (pdf-Dokument, bitte nicht mehr als zwei Dokumente) an die
Verwaltungsleiterin: [email protected] zu richten.