introduction à la gestion de l`information (gi)

INTRODUCTION À
LA GESTION DE
L’INFORMATION
(GI)
Ce que vous devez savoir
à propos de la gestion de
l’information, en bref.
CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR :
•
VOUS êtes responsable de la gestion de l’information dans
votre milieu de travail.
•
L’identification et la sauvegarde des documents officiels
constituent deux aspects TRÈS importants de cette
responsabilité.
•
La gestion efficace de l’information permet d’assurer
l’accessibilité (saisie, organisation, mise à jour et
conservation), la protection et l’élimination de l’information
conformément aux exigences de la législation et de la
politique.
VOUS APPRENDREZ :
•
pourquoi la gestion de l’information est si importante;
•
la différence entre un document officiel et un document éphémère et
ce que vous devez faire avec les deux types de documents;
•
les buts d’une saine gestion de l’information;
•
ce que signifie la gestion de l’information;
•
vos principaux rôles et responsabilités en matière de GI;
•
les avantages de la GI pour vous.
ÉCOUTEZ BIEN
Tous les fonctionnaires sont responsables
de la gestion efficace de l’information.
(Politique sur la gestion de l’information,
Secrétariat du Conseil du Trésor, 2007)
DANS BON NOMBRE DE MINISTÈRES…
•
Les employés et leur organisation doivent surveiller leurs
pratiques de gestion de l’information.
•
Les employés et les gestionnaires sont responsables de la
gestion de l’information conformément à leurs ententes de gestion
du rendement (EGR).
« À une époque où les décisions sont prises sur des
BlackBerry et des cellulaires, la trace écrite – qui
n’est déjà pas facile à suivre en temps normal –
disparaît sous nos propres yeux. »
Sheila Fraser,
Vérificatrice générale du Canada
DOCUMENTS OFFICIELS
Pour veiller à ce que le gouvernement du Canada
soit en mesure d’offrir des preuves documentaires de toutes
ses activités, tous les fonctionnaires fédéraux
doivent s’assurer de sauvegarder et de gérer les documents officiels.
Tous les employés devraient être en mesure de
reconnaître un document officiel
DÉFINITION D’UN DOCUMENT OFFICIEL
Un document officiel sert de compte rendu ou de preuve
documentaire des activités d’un ministère.
Vous devez sauvegarder tous vos documents officiels.
Y compris le courriel
DOCUMENTS OFFICIELS
Les documents suivants seraient considérés comme des documents
officiels :
• notes d’information, directives,
politiques, version finale de rapports
et recommandations
• plans de travail, échéanciers,
affectations et résultats liés au
rendement
• matériel faisant étant d’une décision
administrative, d’une opération ou de
la position du Ministère
• produits à livrer
• matériel important sur le plan de
l’histoire ou de la recherche
• information et produits à livrer
provenant de sources externes
• ordres du jour et comptes rendus de
réunions
• documents donnant lieu à une
décision, à l’adoption d’une politique
ou à la mise en œuvre d’une activité
• documents exigeant une signature
(doivent être imprimés et classés sur
support papier)
• matériel permettant de reconstituer
l’évaluation des décisions liées à des
politiques et programmes
• matériel nécessaire à l’appui d’une
vérification financière, administrative
ou juridique
DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES
Pour veiller à ce que le gouvernement du
Canada soit en mesure d’appuyer ses
systèmes d’information et de produire
aisément des données pertinentes sur
demande, tous les fonctionnaires fédéraux
devraient supprimer rapidement les documents
éphémères et les renseignements personnels.
Tous les employés devraient supprimer
périodiquement les documents
éphémères
DÉFINITION D’UN DOCUMENT ÉPHÉMÈRE
Un document éphémère est une source de
renseignements requise pendant une période
restreinte, pour effectuer une opération
courante ou pour établir un document
subséquent.
Vous devriez supprimer les documents
éphémères une fois qu’ils ont été utilisés.
DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES :
Les documents suivants seraient considérés comme des
documents éphémères :
•
•
•
doubles utilisés à des fins
pratiques ou à titre de référence
(l’original est conservé par une
autre personne)
renseignements reçus par une
personne dont le nom figure sur
une liste de distribution
renseignements divers, notes
d’information ou notes de
service portant sur des
réunions, des jours fériés, des
campagnes de levée de fonds,
des réservations de salles de
conférence, etc.
•
•
•
•
communications occasionnelles
et messages personnels
photocopies de publications
ministérielles
ébauche de documents ayant
fait l’objet de modifications
importantes qui ont été
intégrées à un document
subséquent
versions préliminaires non
diffusées à l’extérieur du bureau
MAIS en cas de doute quant à la nature d’un
document…
sauvegardez-le!
La gestion de l’information se
limite-t-elle à l’identification et à la
sauvegarde de documents officiels?
Non
UNE SAINE GESTION DE L’INFORMATION VISE À PERMETTRE:
la création et la prestation d’information de qualité;
• l’efficience de la mise en œuvre des programmes et
de la prestation des services gouvernementaux;
• la consignation des décisions;
• l’accessibilité de l’information (saisie, organisation,
mise à jour et conservation);
• la protection de l’information conformément aux
exigences de la législation et de la politique;
• l’élimination de l’information conformément aux
exigences de la législation et de la politique.
ÉTAPES DE LA GESTION DE L’INFORMATION
Traitement de l’information reçue ou produite
dans l’exercice des fonctions :
•
•
•
•
en tant que ressource stratégique;
de façon à assurer la transparence, la collaboration et
la prise de décisions éclairées;
conformément aux exigences de la législation et des
politiques du gouvernement du Canada;
conformément aux normes, pratiques et systèmes de
gestion de l’information (GI).
Voici quelques précisions…
TRAITER L’INFORMATION EN TANT QUE
RESSOURCE STRATÉGIQUE
L’aspect fondamental :
L’information est une ressource stratégique tout aussi importante pour le
gouvernement du Canada que les ressources humaines et financières!
Compte tenu de ce qui précède, le gouvernement du Canada doit :
•
•
•
•
•
financer des outils et des processus pour la gestion de l’information;
embaucher et former des spécialistes de l’information, concevoir des
systèmes d’information et aider ses employés à gérer l’information;
aider tous les employés à assumer leurs responsabilités en matière de GI
en leur offrant des séances de formation et de sensibilisation;
confier aux gestionnaires la responsabilité des pratiques de GI de leurs
employés;
confier aux employés la gestion de leur information.
DE FAÇON À ASSURER LA TRANSPARENCE, LA
COLLABORATION ET LA PRISE DE DÉCISIONS ÉCLAIRÉES
•
Nous devons être en mesure d’offrir rapidement au public ou à
d’autres ministères toute l’information appropriée, sur demande –
transparence.
•
Nous devons partager l’information (la rendre accessible) de
façon appropriée avec nos collègues, avec d’autres ministères et
avec tous les employés de l’État pour faciliter, améliorer et
accroître l’efficience du travail de tout le monde – collaboration.
•
Nous devons être en mesure d’utiliser l’information que nous
possédons pour prendre des décisions efficaces et éclairées.
CONFORMÉMENT AUX EXIGENCES DE LA
LÉGISLATION ET DES POLITIQUES DU
GOUVERNEMENT DU CANADA
Nous devons toujours tenir compte des exigences de la législation et
des politiques du gouvernement du Canada :
• protection des renseignements personnels;
• sécurité;
• droit d’auteur;
• accès à l’information;
• langue;
• etc.
CONFORMÉMENT AUX NORMES, PRATIQUES ET
SYSTÈMES DE GESTION DE L’INFORMATION (GI)
En tant qu’employés du gouvernement du
Canada, nous devons adopter rapidement les
processus, lignes directrices, normes et outils
communs mis au point (notamment le SGDDI)
et les respecter.
POURQUOI GÉRER L’INFORMATION?
Parce que l’État possède un trop-plein
d’information – sur papier et sur support
électronique – officielle et éphémère combinée
– ce qui fait qu’il est presque impossible de
trouver rapidement l’information requise pour
accomplir le travail et pour respecter les
exigences des politiques.
VOS PRINCIPAUX RÔLES ET RESPONSABILITÉS
EN MATIÈRE DE GI :
•
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Gérer l’information en tant que ressource essentielle
Planifier les besoins en matière d’information
Recueillir et créer de l’information à permettant de réaliser les programmes et
activités et de répondre aux besoins en matière d’information
Identifier, classer et organiser l’information de façon à faciliter l’extraction
rapide
Permettre l’accès à l’information, le cas échéant, et respecter les droits des
autres en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements
personnels
Conserver et éliminer l’information de façon appropriée
Protéger les droits des autres en matière d’accès à l’information et de
protection des renseignements personnels
Respecter les exigences de la législation et des politiques en matière
d’information
Assumer la responsabilité de la gestion de l’information.
GESTION DE L’INFORMATION : QUELS SONT LES
AVANTAGES POUR VOUS?
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•
•
Vous trouverez l’information appropriée plus rapidement et plus
facilement – au moment où vous en avez besoin.
Vous réduirez le « niveau d’effort » requis en minimisant le
chevauchement et le double emploi.
Vous serez en mesure de partager plus facilement l’information
avec vos collègues.
Vous serez en mesure d’accroître l’accessibilité d’information
fiable et de qualité pour les autres employés du Ministère,
d’autres ministères, le secteur privé et le grand public, le cas
échéant.
Vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées en
fonction de données à jour.
Vous augmenterez votre capacité de respecter les exigences
administratives et juridiques et d’assumer vos responsabilités,
notamment en ce qui a trait aux demandes d’accès à
l’information, aux litiges et aux rapports destinés au Parlement.
FÉLICITATIONS!
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Vous venez de terminer le module d’auto-apprentissage de la GI
intitulé Introduction à la gestion de l’information.
Vous pouvez maintenant :
– vérifier vos connaissances en répondant aux questions ciaprès.
Pour obtenir d’autres détails importants à propos des nombreuses
questions abordées dans le présent module, nous vous
recommandons fortement d’examiner les autres modules de la
série, soit :
•
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•
•
La gestion efficace du courriel
La sécurité de l’information
La gestion des documents et vous!
La protection des renseignements personnels – Ce à quoi les
Canadiens s’attendent
• La GI et l’employé qui quitte son poste
• La GI au sein de la fonction publique fédérale