TERMES DE REFERENCE Mission n°13INI125
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TERMES DE REFERENCE Mission n°13INI125
TERMES DE REFERENCE Mission n°13INI125 I. Informations générales Intitulé de la mission Réalisation d’un diagnostic institutionnel du CCN Congo Composante Transverse/RSS Thématique(s) Gouvernance des CCM Bénéficiaire(s) CCN Congo Subventions FM concernées Montant de la subvention Période de la subvention COG-506-G01-H $43 480 580 Déc06-Nov11 B1 30-nov-11 COG-810-G02-T $2 686 846 Jan11-Mars13 B2 31-déc-12 COG-810-G03-M $8 617 041 Jan11-Mars13 C 30-juin-12 COG-810-G04-M $18 949 857 Sept10-Mars13 C 30-juin-12 COG-911-G05-H $2 539 646 Mai11-Jui13 B1 30-sept-12 COG-911-G06-H $10 282 745 Mai11-Jui13 C 31-oct-12 Durée totale des jours prévus Contact FEI Note Date de la note de de performance perfor mance 27 jours Personne référent Coordonnées Thierry Ramos [email protected] II. Justification de la mission Présentation de la structure L’instance de Coordination Nationale du Congo a été créée par décret présidentiel n°2003-68 du 29 mai 2003 sous la dénomination de Comité de Coordination Nationale « CCN-Congo ». Elle a été réorganisée par le décret présidentiel N° 2009-191 du 24 juin 2009. Le CCN-Congo dispose d’un manuel d’organisation et de fonctionnement, d’un manuel des procédures financières, d’un règlement intérieur du personnel, d’un document de gestion des conflits d’intérêt et d’un plan de suivi stratégique. Le CCN supervise actuellement deux subventions du Fonds mondial : (i) la subvention de la Série 8 Tuberculose avec pour Récipiendaire Principal (PR) le Ministère de la Santé et de la Population ; (ii) la subvention de la Série 9 - VIH/Sida avec deux PR, le Secrétariat Exécutif Permanent du Conseil National de Lutte contre le Sida (SEP/CNLS) et la Croix Rouge française (CRF). Termes de références 13INI125 1 Problématique Afin de mener à bien ses activités, le CCN a reçu différents appuis, dont le dernier en 2011 par GMS pour renforcer son rôle de supervision et de gouvernance. Cependant, le CCN a connu le renouvellement de ses membres à la suite d’élections en juin 2012, ce qui n’a pas permis une pérennisation des acquis de cette assistance technique. Par ailleurs, lors d’un audit des subventions de la Séries 5 et 9 VIH/Sida et de la Série 8 Tuberculose et Paludisme par le Bureau de l’Inspecteur du Fonds mondial (BIG/OIG), réalisé entre octobre et décembre 2012, il a été constaté des faiblesses au niveau du CCN (rapport définitif du BIG publié le 08 mai 2013). Afin de combler ces faiblesses, le BIG a formulé des recommandations en termes de suivi des subventions mises en œuvre, gouvernance, gestion des conflits, composition du Comité de Suivi Stratégique, ainsi que la gestion de l’information permettant de suivre les résultats des subventions et des goulots d’étranglement. Pour lui permettre un meilleur suivi des subventions, mais aussi afin de préparer la mise en place du nouveau modèle de financement courant 2014, Le CCN sollicite une expertise pour un diagnostic institutionnel devant aboutir à un plan général de renforcement des capacités organisationnelles de ses membres et de son Secrétariat Exécutif Permanent (SEP/CCN). III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission L’objectif général est de réaliser un diagnostic institutionnel du CCN-Congo afin de proposer un plan de renforcement des capacités de ses membres et de son Secrétariat Exécutif Permanent ainsi qu’un plan de formation budgétisé. 2) Objectifs spécifiques Objectif spécifique 1 Procéder à la réalisation d’un diagnostic institutionnel. Objectif spécifique 2 Proposer un plan de renforcement dans des domaines prioritaires et spécifiques mentionnés plus bas, ainsi qu’un plan de formation adapté et budgétisé. 3) Résultats à atteindre Un diagnostic institutionnel est réalisé ainsi que le plan de renforcement des capacités des membres du CNN et du SEP, y inclus un plan de formation budgétisé. Termes de références 13INI125 2 IV. Description de la mission 1) Activités prévues Dans le cadre de leur mission, le consultant aura à conduire les activités suivantes : Objectif spécifique 1 : Diagnostic institutionnel A1. Rencontrer les membres du CCN (le Bureau du CCN, le personnel du Secrétariat Exécutif Permanent et les membres de l’Assemblée Générale). A2. Identifier les documents de supports nécessaires à la bonne gestion du CCN et réaliser la revue documentaire : lecture et analyse des rapports et autres documents à la disposition du CCN afin d’évaluer plus particulièrement le niveau d’exécution des documents « de routine » (plan de formation, manuel de procédure, manuel de gestion des SR etc.). A3. Procéder à l’analyse institutionnelle du CCN et à l’identification de ses forces et faiblesses et plus spécifiquement les points suivants : • • Structure, organisation et fonctionnement du CCN (membres, comités et secrétariats), dont : Gestion des conflits d'intérêts au regard des écarts constatés entre ce qui est contenu dans le manuel de procédure et son application réelle. Représentativité des membres et des différents secteurs ainsi que leur participation effective et reconnue aux processus décisionnels (société civile en particulier). Suivi des subventions et leur supervision en termes de : Mécanisme de suivi des progrès en ce qui concerne les conditions préalables (préparation des documents « de routine » entre autre). Qualité et utilisation des visites de supervision menées par le Comité de Suivi Stratégique afin d’améliorer le suivi des problèmes identifiés. Suivi du financement des donateurs par le CCN, pour permettre une meilleure connaissance et articulation des financements alloués aux trois maladies par les autres donateurs et par le gouvernement. Réalisations vis à vis des propositions soumises au Fonds mondial (nouvelles subventions, négociations de phase 2, TFM, NMF, etc.). • Communication et gouvernance au sein du CCN : Partage des informations avec les Récipiendaires Principaux, notamment en ce qui concerne les documents clés, comme les manuels de procédure. Renforcement de la communication entre le CCM et les Récipiendaires Principaux pour assurer une surveillance stratégique adéquate. A4. A partir de l’analyse produite, élaborer le projet de rapport de diagnostic. Termes de références 13INI125 3 A5. Faire une restitution du diagnostic aux membres du CCN réunis en session extraordinaire lors d’une Assemblée Générale, pour une validation et appropriation des conclusions. Proposer également dans la mesure du possible (en fonction du calendrier) les grandes lignes du plan de renforcement pour discussion préalable. Objectif spécifique 2 : Elaboration du plan de renforcement et de formation A1. Proposer un plan général de renforcement institutionnel et des capacités des membres du CCN et du SEP/CCN (y inclus managériale). Le plan doit mentionner des indicateurs permettant de mesurer l’amélioration recherchée et par conséquent préciser les cibles du plan, leur situation au moment de la mission de diagnostic et la situation (ou niveau) à atteindre à l’issu de la mise en œuvre du plan de renforcement). Le plan devra s’attacher aux contraintes du CCN et de son environnement et proposer des solutions réalistes. A2. A partir du plan de renforcement, élaborer un plan de formation budgétisé afin de renforcer les capacités des membres du CCN et du SEP/CCN (identifier les membres à former, présenter le contenu des formations nécessaires, listing des différents supports de gestion nécessaires, etc.). Ce plan devra tenir compte des budgets que le CCN reçoit au titre de son fonctionnement par le Fonds mondial et par le gouvernement congolais. A3. Présenter pour examen et validation en session extraordinaire lors d’une Assemblée Générale du CCN, le plan de renforcement institutionnel et son plan de formation des capacités des membres du CCN et du SEP/CCN. Une fois, le rapport, le plan de renforcement général et le plan de formation validé, une réunion téléphonique sera organisée avec le CCN, le Fonds mondial, le CRCS, l’expert et FEI pour planifier la mise en œuvre des recommandations à mettre en place prioritairement. 2) Livrables attendus - Rapport de diagnostic. Plan de renforcement général des capacités des membres du CCN et de son Secrétariat Exécutif Permanent (y inclus le suivi stratégique). Plan de formation budgétisé et proposition de calendrier. 3) Annexe aux livrables - Compte rendu des réunions de validation des membres du CCN. V. Lieu, Durée et Modalités d’exécution 1) Période de mise en œuvre : Octobre 2013 2) Date de démarrage : octobre 2013 3) Date de fin : octobre 2013 Termes de références 13INI125 4 4) Durée effective : 27 jours prestés (jours ouvrables) Expert 1 – international : 15 jours d’expertise Expert 2 – local : 12 jours d’expertise 5) Planning/calendrier L’expert se rendra au Service de Coopération et d'Action Culturelle (SCAC) de l'Ambassade de France durant sa mission pour une réunion de briefing. Le calendrier prévisionnel d’exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Lieu Période Préparation de la mission CCN réaliser un diagnostic institutionnel Rédaction des rapports et livrables Total A distance Brazzaville A distance Oct. 2013 Oct. 2013 Oct. 2013 Durée (H/J) Durée (H/J) Expert 1 : Expert 2 : 1 12 12 2 15 12 VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d’experts : 2 2) Profil d’expert Profil du chef d’équipe A. Qualifications et compétences : - Titulaire d’un diplôme universitaire de 2ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : • de communication • de travail en équipe et relationnel • de transmission des savoirs • de supervision • d’analyse et résolution des problèmes • de prise de décision et d’initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans Lutte contre le VIH/SIDA / Paludisme / Tuberculose, renforcement des systèmes de santé (RSS) et suivi/évaluation dans les pays en développement. - Excellentes connaissances du fonctionnement du Fonds Mondial et du fonctionnement des CCM. C. Expérience professionnelle spécifique Termes de références 13INI125 5 - Expérience indispensable de renforcement des capacités de CCM, sur les aspects gouvernance, suivi stratégique, communication ou financement. Expérience en renforcement des capacités et en suivi/évaluation d’acteurs locaux pour la mise en œuvre de programmes financés par le Fonds Mondial. Expérience préalable en tant que chef de mission. Une expérience professionnelle dans le pays est un plus. Profil de l’expert technique congolais A. Qualifications et compétences : - Titulaire d’un diplôme universitaire de 2ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations ou en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : • de communication • de travail en équipe et relationnel • de transmission des savoirs • de supervision • d’analyse et résolution des problèmes • de prise de décision et d’initiative - Excellente maîtrise d’Excel - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans la Lutte contre le VIH/SIDA / Paludisme / Tuberculose - Excellentes connaissances des acteurs locaux qui interviennent dans la Lutte contre le VIH/SIDA / Paludisme / Tuberculose C. Expérience professionnelle spécifique - Connaissance du fonctionnement et des procédures Fonds Mondial (notamment en termes de suivi & évaluation) appréciées. VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum de 5 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après la mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l’ensemble des partenaires concernés par la mission. VIII. Suivi-évaluation Indicateurs de performance : Livrables (L) Effets immédiats (EIM) Rapport de Diagnostic EIM1 - Les forces et faiblesses diagnostiquées sont reconnues et validées par le CCN ; des pistes d’amélioration sont Termes de références Effets intermédiaires (EINT) 13INI125 Impact (IMP) Sources de vérification IMP1 - Les faiblesses identifiées sont corrigées ou atténuées ; les forces sont quant à Compte-rendu des réunions de validation du CCN 6 Plan de renforcement des capacités du CCN et du SEP Plan de formation également validées, incluant a minima un projet de plan de renforcement des capacités et le plan de formation EIM2 - Le plan de renforcement est validé et fait l’objet d’un fléchage vers des ressources financières confirmées ou à confirmer (budget Fonds mondial et/ou autres partenaires) EIM3 - Le plan de formation est validé et fait l’objet d’un fléchage vers des ressources financières confirmées ou à confirmer (budget Fonds mondial et/ou autres partenaires) elle confirmées, voire pérennisées EINT1 - Le plan de renforcement est mis en œuvre et atteint 70% des indicateurs définis par le plan EINT2 - Le plan de formation est mis en œuvre Compte-rendu des réunions de validation du CCN ; Evaluation annuelle des capacités du CCN par le Fonds mondial et d’autres partenaires (indicateurs de performance, critères d’éligibilité, etc.) IX. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition de(s) l’expert(s) les moyens suivants : - Ordinateurs portables, connexion internet, pour les courses dans le cadre de leur mission le chauffeur et le véhicule à leurs dispositions. Termes de références 13INI125 7