Solange Mathieu Lartigue Présentation ECM

IBM Enterprise Content Management
Productivité, efficacité opérationnelle et conformité
Secteur Public
Secteur Privé
Clients stratégiques ECM
Clients stratégiques ECM
Comparer l’EFFICACITE de votre
organisation à celle de vos pairs ?
(% “plus efficace” ou “beaucoup plus efficace”)
Comparer la PROFITABILITE de
votre organisation à celle de vos
pairs ?
(% “plus profitable” or “beaucoup plus profitable”)
1.5 fois plus efficace
2.3 fois plus efficace
50
50
40
40
30
30
20
20
10
10
0
19%
44%
Sans ECM
Avec ECM
Source: AIIM Global Survey, March 2007, 1200+ respondents
0
37%
56%
Sans ECM
Avec ECM
Le défi : Transformer l’information en actif stratégique
L’ECM
est au coeur du
sujet
Optimisation
de la
Performance
Enterprise Content Management & Discovery
Gérer
Exploiter
Contenu
Améliorer l’efficacité des employés par un accès
plus rapide à une information de confiance dans un
contexte métier
Business Process Management
Contenu
Améliorer les processus métier ; rendre le contenu
disponible dynamiquement dans les applications
métiers pour faciliter les prises de décision
Conformité
S’assurer que l’information électronique est capturée
et gérée dans le respect des polices et des
règlementations.
Search & Discovery
Créer
Automatiser
ECM aide les entreprises à prendre de
meilleures décisions, plus rapidement
Permettre des recherches sécurisées dans toute
l’information de l’entreprise et fournir des résultats
pertinents pour effectuer des analyses
complémentaires.
M et l’ECM
Intégration
Archivage,
Rétention,
Destruction
Acquisition
Référencement
Classification
Web Pages
Forms
Paper
Electronic
Documents
&
Documents
Files
Print
Gestionnaire de contenus
Photos, Graphics,
Video
Email
Fax
Distribution
BPM Documentaire
Recherches
Supervision,
Analyse
Monitoring,
Accès
Intégration
Archivage,
Rétention,
Destruction
Acquisition
Référencement
Classification
Web Pages
Forms
Paper
Electronic
Documents
&
Documents
Files
Print
Gestionnaire de contenus
Photos, Graphics,
Video
Email
Fax
Distribution
BPM Documentaire
Recherches
Supervision,
Analyse
Monitoring,
Accès
Gestionnaire de contenus
Formulaires
Pages Web
Collaborer
Créer, accéder, et gérer
Documents électroniques
Rechercher
Gérer les cycles de vie
Documents Papier
Stocker / Archiver
Protéger
Email
Impressions
Photos,
graphiques
Vidéos
Applications
d’entreprise
(Factures,
Relevés, etc.)
Bases de Données
Fax
A L’ECHELLE DE
L’ENTREPRISE
Référence : Ville de Lyon
Enjeux
• Dématérialisation de la documentation
de la ville de Lyon.
• Phase 1 : documentation immobilière et
juridique
Solution
• Filenet P8
• Ascent Capture
Bénéfices
• un système documentaire unique
offrant un lieu de stockage,de gestion,
de diffusion et d’archivage unique
• une forte augmentation de l’autonomie
des équipes afin d’accéder aux
données appropriées pour effectuer
leur travail quotidien
• une structuration de l’information
permettant d’offrir à la fois un plan de
classement et des possibilités de
recherches appropriées aux besoins
des équipes de la Mairie de Lyon
• une pérennité et une évolution de l’outil
mise en place permettant à la Mairie de
Lyon de le faire évoluer à son grès
• une architecture logicielle permettant
de s’intégrer dans l’environnement
fonctionnel de la Mairie de Lyon.
Intégration
Archivage,
Rétention,
Destruction
Acquisition
Référencement
Classification
Web Pages
Forms
Paper
Electronic
Documents
&
Documents
Files
Print
Gestionnaire de contenus
Photos, Graphics,
Video
Email
Fax
Distribution
BPM Documentaire
Recherches
Supervision,
Analyse
Monitoring,
Accès
Acquisition : Numérisation
●
Capture Scan
–
Capture Professional ou Desktop
–
Numérisation distribuée ou non
–
Document processing
●
OMR, ICR, OCR Zonal et plein texte
●
Rapports
●
Image to PDF
●
●
Viewer intégré, zoom, annotations,
rotation, thumbnail, contrast, brightness,…
●
Listes de valeurs
●
Image Enhancement
●
Bar code processing (std, 2D) patch codes
–
Ad hoc ou mode Batch
–
Tous Scanners ISIS, TWAIN using video, SCSI
et ports USB
Capture ADR
–
LAD / RAD
–
Reconnaissance de formes
–
Scripting
Exemple de ROI basé sur Capture ADR
●
Avec séparation automatique de documents
–
2 minutes pour revoir un dossier client (au lieu de
8.25 minutes)
–
3 personnes pour revoir 300 dossiers client par jour
(au lieu de 16 personnes)
–
10 personnes pour la séparation et la préparation
des documents (au lieu de 60 personnes)
–
$100,000 d’économie par an en consommables
(séparateur)
–
$420,000 d’économie sur le travail
Acquisition : documents électroniques
Objectif : Optimisation, pertinence et conformité
IBM ECM
Records
Management
Content
Collection
Advanced
Classification
Electronic
Discovery
IBM Content Collector for Mail
Business Users
Read
Send
Email Capture Rules
and Profiles
Automatic
Pull
Applies
Rules and
Profiles
Monitors
and Pulls
Copies of
Messages
IBM ECM
Exchange or Notes
Email Server
Inbound
Outbound
Email and Attachments
Delete
ICC
File Plan
Policy
Management
Records Manager
IBM Content Collector for File System
Capture
Règles et Profils
Règles
Profils
Identification
et Gestion
des Records
IBM ECM
Déplace,
copie et
raccourci
Systèmes de fichiers
ICC
Plan
de
Classement
Records Manager
IBM Classification Module
Contenu organisé
Document Class:
Marketing
Contenu
désorganisé
2
Document Class:
Legal
IBM
Classification
Module
Référentiels ECM
Document Class:
Finance
...
Fichiers
–
Collaboratif
Filtrage de “préinjection”
–
Catégorisation
–
Re-classification
Email
Records
Management
Document Class:
Research & Development
1
Business
Process
Knowledge
Management
Objectif : pertinence de la classification
Les entreprises comptent sur les utilisateurs pour organiser
l’information. Quelques outils analysent 1 mot. ICM va au-delà.
Référence :Services Financiers
Enjeux
Bénéfices
• Difficulté pour répondre rapidement aux
demandes légales de recherche de messages
• Volumétrie : 30K bases courriers, 1.2M
messages / jour, 50 Millions de messages déjà
archivés.
• Environ 3.5 milliards de messages dans des
systèmes de sauvegarde sans accès facile
• Capacité à répondre aux demandes
d’information dans les délais voulus
Solution
• ICC for Mail (Domino)
• Content Manager
• eDiscovery Manager
• Éviter les amendes et jugements
négatifs qui découlent de
l’incapacité à produire ces preuves.
• Capacité à rechercher l’ensemble
des messages ( dans des bases
courrier multiples) et d’appliquer
plusieurs mécanismes de
suspension pour s’assurer de leur
conservation pendant la durée
voulue.
• Réduction des volumes de
stockage par utilisation du Single
instance store
Intégration
Archivage,
Rétention,
Destruction
Acquisition
Référencement
Classification
Web Pages
Forms
Paper
Electronic
Documents
&
Documents
Files
Print
Gestionnaire de contenus
Photos, Graphics,
Video
Email
Fax
Distribution
BPM
Documentaire
Recherches
Supervision,
Analyse
Monitoring,
Accès
Au-delà du workflow, la gestion des Processus
Informer & Affecter
Exécuter & Suivre
Définir et
Automatiser
Modéliser & Prévoir
Mesurer et
Analyser
Simuler et
Optimiser
Concevoir : FileNet P8 Designer
Mesurer et Optimiser : FileNet Analyzer / Simulator
• Agrégation / Corrélation
de données Workflow
• Optimisation continue
des processus
– Amont / aval
• Minimisation des risques
– Prévalidation des process
• Reporting analytique
– OLAP
• Analyse des coûts
• Gestion des ressources
$140
$120
$100
Appraisal
Documentation
Underwriting
Application
$80
$60
$40
$20
$0
Current
New
Référence :Ouverture de comptes
SOCIETE
ING Direct
« Banque en ligne » du groupe ING
200 000 Clients en France
250 employés
ENJEUX
Accompagner la forte croissance de l’activité ouverture de compte à
effectif constant
Améliorer la gestion des comptes et du service Client
Mettre en place une solution technique capable d’accompagner la croissance
sur le long terme
Intégration
Acquisition
Référencement
Classification
Web Pages
Forms
Paper
Electronic
Documents
&
Documents
Files
Archivage,
Rétention,
Destruction
Print
Gestionnaire de contenus
Sv OutPlace Obje ct
Photos, Graphics,
Video
Email
Fax
Distribution
BPM Documentaire
Recherches
Supervision,
Analyse
Monitoring,
Accès
Gestion de la rétention
Phase 1 = Capture du “record” (Declaration)
Phase 2 = Cycle de vie et gestion du “Records”
Frequence d’ Acces / Utilisation
Création Document
Point of Record Capture (or Declaration) and Classification
(Règles de rétention, Legal Holds, Interrogation, Migration physique)
Permanent Archive
Evènements sur la gestion et le cycle de vie du “records”
Destruction
Time
Jours / Semaines
Mois / Années
Records Manager
•
Utilisateurs métier
– Capture des enregistrements “ZeroClick”
– Intégration Workplace et MS Office
•
Application Records Manager
•
+10 wfl configurables pour la prise en compte des #phases (revue,
destruction,…) conformément aux recommandations ISO 15489
– Administration des Records
● Gestion avancée des plans de classements
● Gestion évènementielle des cycles de vie complexes
● Gestion avancée des règles de rétention et de conservation
– Application Web (“Zero Footprint”)
– Support des standards type DoD 5015.2, Moreq, ISO 15489, PRO2,
VERS, DOMEA,…
– Support des Records physiques
Intégration
Archivage,
Rétention,
Destruction
Acquisition
Référencement
Classification
Web Pages
Forms
Paper
Electronic
Documents
&
Documents
Files
Print
Gestionnaire de contenus
Photos, Graphics,
Video
Email
Fax
Recherches
Distribution
BPM Documentaire
Supervision,
Analyse
Monitoring,
Accès
Une recherche intégrée à l’outil
Un moteur de recherche universel
Point d’accès unique et
sécurisé à toute
l’information critique de
l’entreprise
5
Des outils de recherche pour auditeur
Recherche des messages pertinents
Suspension / Verrouillage automatique des résultats
Prévisualisation pour adéquation
Audit intégré (accès, changement)
Export des résultats au format natif pour analyse
additionnelle
Intégration
Archivage,
Rétention,
Destruction
Acquisition
Référencement
Classification
Web Pages
Forms
Paper
Electronic
Documents
&
Documents
Files
Print
Gestionnaire de contenus
Photos, Graphics,
Video
Email
Fax
Distribution
BPM Documentaire
Recherches
Supervision,
Analyse
Monitoring,
Accès
Accès depuis la suite office
Accès depuis outlook
Accès par le client léger
Intégration dans un portail
Vue depuis la place Lotus Quickr
MyWorkplace
MS
Office
Lotus
Notes
MS Outlook
WebDAV
Lotus
Quickr
AutoCAD
Spicer
MS
Sharepoint
ViewCafe
Cimmetry
Websphere
Portal
ERP
CRM
MAXIMO
SAP
MySAP
BEA
Portal
IBM ECM aide les Entreprises,
à prendre de meilleures
décisions,
plus vite,
en gérant leurs contenus,
en optimisant les processus
métier associés
en leur offrant toute garantie
de Conformité
par la mise en oeuvre d’une
infrastructure dédiée