Copie de WORD 2007-réaliser un publipostage

WORD
2007
Réaliser un publipostage
Table des matières
1.
INTRODUCTION AU PUBLIPOSTAGE
3
a)
La source de données
3
b)
Le document de base
3
c)
La fusion
3
2.
DEFINIR LE DOCUMENT DE BASE
4
a)
Lettre
4
3.
CONNECTER LE DOCUMENT A UNE SOURCE DE DONNEES
4
a)
Sélection des destinataires
4
b)
Modifier la liste des destinataires
5
4.
INSERER LES CHAMPS DE FUSION
5
5.
FUSIONNER LE DOCUMENT
6
a)
Aperçu des résultats
6
6.
CREER ET UTILISER DES ETIQUETTES
7
7.
UTILISER LE MOT CLE « SI …ALORS….SINON »
8
8.
LE PUBLIPOSTAGE AVEC L’ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE
9
Support de cours WORD 2007
1. Introduction au publipostage
Le publipostage est la fusion d’un document type (appelé document principal)
avec un fichier qui représente un tableau (appelé source de données). Il permet
d’obtenir automatiquement des documents personnalisés (lettres, étiquettes,…)
a)
La source de données
Elle contient les variables permettant de personnaliser les documents lors de la
fusion. Elle peut être créée dans Word, Excel, Access.
Chaque intitulé de colonne est appelé
un champ. Chaque ligne est appelée un
enregistrement.
b)
Le document de base
identique à
toutes les versions du document. Les
champs sont insérés à l’endroit où
devront s’imprimer les variables.
Il contient le texte standard,
c)
La fusion
Lors de la fusion, les noms des
champs dans le document principal,
sont remplacés par les informations
correspondantes issues de la source
de données
.
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2. Définir le document de base
Onglet Publipostage
Démarrer la fusion et publipostage
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage.
Cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage puis sur le type de document que vous souhaitez
créer
a)
Lettre
Sélectionner le type de document de base que vous
souhaitez faire
3. Connecter le document à une source de données
a)
Sélection des destinataires
Pour fusionner les informations dans votre document de base, vous devez relier le document à une
source de données ou à un fichier de données. Si vous ne possédez pas de fichier de données, vous
pouvez en créer un au cours du processus de fusion et publipostage
Cliquez sur Sélection des destinataires
Utiliser la liste existante
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Sélectionner la liste des destinataires
Cliquer sur Ouvrir puis valider la sélection
Avec Excel, vous pouvez sélectionner des données de n'importe quelle feuille de calcul ou plage
nommée à l'intérieur d'un classeur.
Avec Access, vous pouvez sélectionner des données de n'importe quelle table ou requête, définie dans
la base de données.
b)
Modifier la liste des destinataires
Cliquez sur Modifier la liste de destinataires
Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, effectuez l'une des opérations
suivantes : Sélectionner des enregistrements individuels Cette méthode est la plus pratique si votre
liste n'est pas trop longue. Activez les cases à cocher situées en regard des destinataires à inclure, et
désactivez celles correspondant aux destinataires que vous souhaitez exclure.
4. Insérer les champs de fusion
Après avoir connecté votre document de base à un fichier de données, vous pouvez saisir le texte de
votre document et Insérer les champs de fusion
Lorsque vous insérez un champ de fusion dans le document de base, le nom du champ est toujours
encadré de chevrons (« »). Ces chevrons ne seront pas affichés dans les documents fusionnés.
Cliquer sur la flèche pour développer la liste des champs de fusion
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Cliquer sur chaque champ pour l’insérer dans le
document
Vous pouvez séparer par des signes de
ponctuation
5. Fusionner le document
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner
Permet de fusionner les lettres dans un nouveau document
a)
Aperçu des résultats
Aperçu des résultats permet de visualiser les documents après la fusion un par un.
Aperçu des résultats un par un
Choisissez si vous souhaitez imprimer tous les documents, uniquement la copie actuellement affichée,
ou une sélection des documents, que vous devez identifier par numéro d'enregistrement.
Tous les enregistrements sont pris en compte pour la
fusion
Seulement l’enregistrement en cours est pris en
compte pour la fusion
Sélectionner une partie des
enregistrements
Permet d’imprimer les lettres fusionnées
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6. Créer et utiliser des étiquettes
Sélectionner le type de document que vous souhaitez faire.
Liste des étiquettes existantes
Informations sur les dimensions des
étiquettes
Pour modifier des paramètres d’une
étiquette Cliquer sur Nouvelle étiquette
Informations sur les dimensions des étiquettes ainsi
que le nombre d’étiquettes qui se trouve sur un
format A4
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Ensuite, la démarche est la même que pour créer une lettre
Cliquer sur un des éléments que vous souhaitez insérer dans les étiquettes
Cliquer sur Mettre à jour les
étiquettes
7. Utiliser le mot clé « si …alors….sinon »
Cliquer dans Règle pour afficher la liste de choix
Cliquer sur l’option
Si…Alors…Sinon
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Choisir le champ où vous voulez faire le
critère
Elément de comparaison
Affichage du mot « Cher », dans le
cas où l’on trouve le mot « Mr »
Affichage du mot « Chère, dans tous les
autre cas. (Melle ou Mme)
Le mot clé Si se traduit :
Si dans le champ Titre, je trouve le mot « Mr », alors j’affiche le mot « Cher », sinon j’affiche le mot «
Chère ».
Vous pouvez également lancer un processus de fusion et publipostage en utilisant le Volet Office Fusion
et publipostage, qui vous guide pas à pas tout au long du processus.
8. Le publipostage avec l’assistant Fusion et publipostage
Démarrer la fusion et le publipostage de l'onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le
publipostage, puis cliquez sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas
Afficher le volet assistant publipostage
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