publipostage _doc_ générique

Le publipostage sous Word 97
Principe :
On dispose de deux documents : un document contenant les données (tableau) qui contient des
informations relatives aux destinataires (appelé source des données, une ligne = un destinataire, un
parent d’élève par exemple, une colonne = une caractéristique du destinataire) et un document
principal de fusion (en général une lettre contenant des mentions variables –champs- faisant
référence aux intitulés de colonnes du tableau).
1
Lors de la fusion , il y a autant de documents de créés que de destinataires (lignes dans le tableau)
et chaque document contient des informations spécifiques à chaque destinataire (Nom, adresse…)
Document principal
Source de données (parents)
Ecole primaire
Dutilleul
à
Mme M.
<<Nom>>
<<Adr>>
<<Ville>>
Nom
Dupuis
Marquet
Zoé
Adr
16 av du
3 rue de
2 bd Foc
Ville
Châlons
Châlons
Châlons
Cas d'une réalisation complète sous Word
1. Le document principal
Il contient le corps du texte
à adresser aux
destinataires.
A ce stade aucune
information concernant les
destinataires n’est insérée
dans ce document.
Exemple le document
Gldf.doc
1
Attention, dans Word 97, le menu Outils comporte une commande de fusion de documents Word (pour associer deux fichiers
Word) et une commande Publipostage distincte (cette dernière s’appelait « fusion et publipostage » dans Word 6).
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2. Le document source de données
Il peut être un document Word présenté sous forme de texte avec le séparateur <Tab> ou encore être
constitué d'un tableau.
Chaque colonne
correspond à un
champ, chaque ligne
correspond à un
"enregistrement" au
sens des fichiers de
base de données. La
première ligne
contient les noms des
champs.
Exemple le document
Client.doc
3. Paramétrage de l’opération de fusion pour le publipostage
Le document Gldf.doc est ouvert et sa fenêtre est au premier plan.
La commande « Publipostage » du menu Outils propose une boîte de
dialogue.
Il convient de cliquer sur
le
bouton
« fenêtre
active » puisque c’est le
document principal du
publipostage qui est au
premier plan.
On demande ensuite à ouvrir le
document source des données
(même s’il est en fait déjà ouvert dans
une autre fenêtre de Word). Il s’agit
de Client.doc dans lequel on puisera
les données.
Le document source des données
peut être créé s'il n’a pas encore été
constitué préalablement.
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A ce stade, Word
signale
qu’aucun
champ
relatif
au
document
de
données
n’existe
dans le document
principal et propose
d’en insérer dans ce
dernier. Il convient
d’accepter.
Dans le même temps
Word a fait apparaître une nouvelle barre d’outils « publipostage ».
Après avoir déposé le point d’insertion dans le document principal à
l’endroit souhaité pour déposer le champ correspondant au nom du
client par exemple, il suffit d’aller cliquer sur le bouton « insérer un
champ » pour le choisir dans les champs proposés par la liste
déroulante.
Les champs de fusion sont insérés alors successivement dans le
document principal.
On obtient le document principal modifié par les insertions de champs, ceux-ci
étant précédés et suivis de guillemets (attention, il ne faut pas taper les
guillemets à la main -sauf à utiliser la combinaison de touches <Ctrl>+<F9>)
4. Exécution du publipostage
Le publipostage est réalisé sous un nouveau document (lettres types 1), ou directement à l'impression
avec les boutons :
. Le publipostage terminé, il n’est pas utile d’enregistrer les lettres type
(elles n’ont été éventuellement générées que pour s’assurer d’une mise en page correcte, de
l’absence de sauts de pages intempestifs etc.) ; par contre il est utile d’enregistrer le document
principal de fusion ainsi modifié qui contient des noms de champs et peut servir de nouveau en
demandant seulement l’exécution du publipostage (son paramétrage complet étant sauvegardé).
5. Mise en place de conditions pour ne pas retenir l’ensemble des destinataires du tableau de
données
La boîte de dialogue « publipostage » du
menu « Outils » (ou icône
) permet de
générer des conditions sur les propriétés des
lignes du tableau de données.
Ces options de requête
permettent de trier et filtrer
les enregistrements
6. Cas d'une réalisation à partir d'un fichier d'Access ou Excel
Si l’utilisateur est sous Word, il renseigne la boîte de dialogue du publipostage en choisissant un
fichier Access (*.mdb) ou Excel (*.xls), l’assistant de Word ouvre la base de donnée ou le tableau et
propose à l’utilisateur de choisir une requête ou une table dans laquelle chercher les données.
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