Cahier des charges Relations Presse - Alpes de Haute

Digne-les-Bains, le 15/04/2015
Dossier suivi par Eric OLIVE – Pôle Promotion & Communication – [email protected]
OBJET :
Cahier des charges Relations Presse
Madame, Monsieur,
Je vous serais reconnaissant de bien vouloir nous adresser votre proposition
concernant un contrat de relations presse.
Vous trouverez, dans le cahier des charges ci-après détaillé, les modalités
techniques et financières à nous retourner signées et validées en complément
de votre proposition.
Veuillez agréer,
distinguées.
Madame,
Monsieur,
l’expression
de
nos
Eric OLIVE
Responsable Pôle
Promotion et Communication
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Agence de Développement Touristique des Alpes de Haute-Provence
salutations
I - Objet de la demande
Dans le cadre des actions de promotion et de communication prévues dans son
plan d’actions, l’Agence de Développement Touristique des Alpes de Haute
Provence (ADT04) souhaite s’adjoindre les services d’un bureau ou d’un(e)
attaché(e) de presse pour promouvoir les atouts touristiques de la destination
au travers des relations presse, autour de thématiques phares ou innovantes
de notre destination, telles que les activités de pleine nature, la mobilité
douce, l’art de vivre, …
 Les relations presse viseront prioritairement la presse belge, voire
luxembourgeois
 Les relations presse se concentreront sur les medias à fort tirage et dont la
ligne rédactionnelle ou les rubriques dédiées présentent une forte valeur
ajoutée sur les thématiques liées au tourisme et au voyage
 Les relations presse comprennent le contact avec les rédactions mais
également avec des pigistes, dont les articles peuvent paraître sur
plusieurs supports.
II – Missions
Il est attendu du bureau ou de l’attaché(e) de presse les missions
suivantes:
Un rôle de conseil et des recommandations en matière de médias, choix des
supports, planning et organisation de voyages de presse groupe,…avec pour
finalité de faire croitre la notoriété de la destination par la valorisation des
atouts touristiques des Alpes de Haute-Provence à travers:
I.
l’organisation d’un voyage de presse été début juillet 2015:
 La finalisation du choix des supports se fera en concertation avec
l’ADT04 sur proposition du bureau ou de l’attaché(e) de presse.
 La sollicitation au voyage se fera sous la forme d’une invitation rédigée
par le bureau ou l’attaché(e) de presse au moins deux mois et demi
avant le voyage
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 La thématique de ce voyage sera préalablement définie et découlera
des orientations stratégiques de l’ADT 04.
 Le programme détaillés puis l’organisation et la logistique du voyage
seront assurés par l’ADT04.
 Afin de d’optimiser l’efficacité et le bon déroulement de ce voyage,
l’attaché(e) de presse participera à ce voyage pour lequel les
journalistes seront au minimum 5 et au maximum 6.
 A l’issue du voyage de presse, le bureau ou l’attaché(e) de presse
établira un compte rendu et effectuera un suivi auprès des
journalistes ainsi qu’une une veille des retombées presse.
II.
l’organisation de deux voyages de presse hiver :
Ces deux voyages auront lieu soit en fin d’année 2015 soit au 1er
trimestre 2016.
 La finalisation du choix des supports se fera en concertation avec
l’ADT04 sur proposition du bureau ou de l’attaché(e) de presse.
 La sollicitation aux voyages se fera sous la forme d’une invitation
rédigée par le bureau ou l’attaché(e) de presse au moins deux mois et
demi avant le voyage
 La thématique de ces voyages sera préalablement définie et découlera
des orientations stratégiques de l’ADT 04.
 Le programme détaillés puis l’organisation et la logistique des voyages
seront assurés par l’ADT04.
 Afin de d’optimiser l’efficacité et le bon déroulement de ces voyages,
l’attaché(e) de presse participera à ces voyages pour lequel les
journalistes seront au minimum 5 et au maximum 6.
 A l’issue des voyages de presse, le bureau ou l’attaché(e) de presse
établira un compte rendu et effectuera un suivi auprès des
journalistes ainsi qu’une une veille des retombées presse.
III.
Voyages ou Accueils de presse supplémentaires ou reportés
En cours d’année, en fonction des budgets disponibles et des
opportunités, l’ADT04 pourra décider de prévoir des voyages ou accueils
de presse supplémentaires dont les conditions d’organisation et de
rémunération pour l’agence ou l’attaché(e) de presse seront identiques
au contrat initial.
Pour des raisons de disponibilités des différents intervenants
(prestataires, journalistes,…), ou contraintes indépendantes de sa
volonté (météo, etc…) l’ADT04 se réserve par ailleurs la possibilité de
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reporter ou de décaler certains accueils ou voyages, sans que cela
n’ouvre droit à versement d’honoraires ou d’indemnités au bureau de
presse.
III – Durée de la Mission
La mission est conclue à partir de la signature du contrat, jusqu’au voyage de
presse et au suivi des retombées presse.
IV – Budget et modalités de règlement
Les honoraires du bureau ou de l’attachée de presse seront réglés par l’ADT
04, à 30 jours à réception de la facture correspondante.
V - Proposition Commerciale
Il est attendu que le bureau ou l’attaché(e) présente
 un devis détaillé, poste par poste :
Le voyage été
Les deux voyages Hiver
 ses recommandations stratégiques en matière de communication
institutionnelle et opérationnelle ainsi que les moyens matériels,
humains et supports qui seront mis en œuvre.
 Selon les prescriptions de notre guide des achats et des procédures,
cette proposition met en compétition 3 prestataires différents au
minimum et sera mise en ligne sur notre site internet le 15 avril 2015,
date d’envoi du présent dossier.
VI –Choix du prestataire
Le choix du bureau ou de l’attaché(e) de presse sera acté en réunion du
bureau de l’ADT04 et les éléments de décision seront basés sur les critères
suivants :
 Prix de la mission &frais annexes de gestion
 Connaissance du territoire
 Expérience de ce type de prestations
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 Connaissance des médias et des journalistes spécialisés dans
la presse tourisme et proposition de supports pressentis en
presse écrite, presse web, presse radio ou télévisuelle.
VII –Retour des offres
Les réponses devront être adressées avant le 7 mai 2015 par voie postale ou par
courriel à :
Eric OLIVE
Maison des Alpes de Haute-Provence
Immeuble François Mitterrand
BP 170
04005 DIGNE-LES-BAINS Cedex
eric [email protected]
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