CIM - Procédure d`achat

Centre d’Information sur les Médias A.S.B.L.
Centrum voor Informatie over de Media V.Z.W.
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CIM - Procédure d’achat - appel d’offre
(Texte approuvé par le Conseil d’Administration du 26/01/2016)
1. Principe Général
Les procédures d'achat qui suivent ont pour objectifs:
d'obtenir le prix d'achat le plus avantageux pour les études achetées par le CIM,
auprès de l'institut dont la proposition aura été jugée du meilleur rapport qualité/prix par la Commission
d’Achat,
en garantissant à tous les participants à l'appel d'offres un traitement respectueux et équitable.
La procédure complète s'applique aux nouvelles études, ou aux études dont la méthodologie varie fortement par
rapport à ses versions antérieures.
La procédure simplifiée s'applique à une prolongation d'études, à des études simples dont le budget ne justifie
pas une procédure complète, ou à des études pour lesquelles il n'y a qu'un seul institut candidat.
C'est le Conseil d'Administration qui décide de la procédure à suivre, complète ou simplifiée.
2. Procédure Complète
2.1. Evaluation Technique
Les propositions de tous les instituts qui ont répondu à l’appel d’offres sont confidentielles. Elles sont transmises,
sans mention du prix, à la Commission Technique et font l’objet d’une évaluation technique par cette dernière.
L’évaluation technique est structurée sur base des critères techniques décrits dans le cahier des charges (voir
exemple ci-dessous). La Commission Technique pourra également demander des informations complémentaires
si il / elle l’estime utile.
Après discussion au sein de la Commission Technique, l’évaluation est traduite en un score :
Chaque membre de la commission attribue individuellement, à chaque proposition et pour chaque critère,
des points sur 10.
Pour chaque critère, une moyenne de toutes les notes de tous les membres présents est calculée.
Le score technique global pour chaque proposition est la somme de toutes les moyennes pondérées pour
tous les critères techniques, dont les poids sont décrits dans le cahier des charges.
L’ordre du score technique global détermine le classement des propositions.
La Commission Technique indique quelles propositions ne satisfont pas au standard minimum du CIM et
rédige une motivation condensée et écrite, qui est strictement confidentielle et réservée à l’usage interne
du CIM, de la Commission d’Achat, du Bureau et du Conseil d’Administration.
Seules les propositions retenues par la Commission Technique sont prises en compte pour les étapes suivantes
de la procédure d’achat.
Avenue Herrmann-Debrouxlaan, 46 | Brussel 1160 Bruxelles | België - Belgique
Tel.: +32 (0)2 661 31 50 | Fax: +32 (0)2 661 31 69 | E-mail: [email protected] | www.cim.be
BTW/TVA: BE 0407.594.592 | ING BE02 3101 5396 3540 – BBRUBEBB
A la demande de la Commission Technique, et uniquement après l’évaluation technique, la Structure Permanente
peut lui communiquer la différence d’ordre de grandeur des prix globaux sous forme d’index (le prix divisé par
le prix de l’offre la moins chère). Ceci peut permettre à la Commission Technique de rajouter son appréciation
du rapport qualité/prix à la motivation écrite de son ranking technique.
La Structure Permanente participe à l’évaluation technique mais ne donne pas de points. Elle s’assure cependant
que l’évaluation reste, à ce stade-ci, purement technique. Toute irrégularité sera signalée au Conseil
d’Administration du CIM.
Les membres de la Commission Technique s'interdisent de prendre, directement ou indirectement, contact ou
de répondre aux questions d’un institut participant au tender. Toute communication avec les instituts est
réservée à la Structure Permanente ou au Président de la Commission Technique.
Example of Technical Evaluation
Quality methodological choices & recommendations
40%
Measuring equipment and technique
Data transfer technique
Individual media identification technique
Recommendations basic measurement
Recommendations options
Operational capabilities
30%
Panel management
Management panel compliance
Installation procedure & technical staff
Quality core team
Technical infrastructure, monitoring, backup & recovery facilities
20%
Production system
Storage & backup facilities
Redundancy data collection & channel identification systems
Data processing, modeling & weighting results
10%
Quality control statements
Correction algorithms
Weighting procedure
2.2. Examen et précision des prix
La Structure Permanente du CIM et le Président de la Commission Technique examinent les offres de prix de
toutes les propositions. Ils peuvent inviter les participants à donner des explications complémentaires, ou à
modifier une partie de l'offre, s’ils considèrent que les hypothèses utilisées lors du calcul sont discutables (par
ex. pourcentage de réponses attendu, durée moyenne de participation à un panel…).
2.3. Evaluation globale et recommandation
Le Conseil d'Administration désigne une Commission d’Achat présidée par le Président du Comité Stratégique.
La Commission d’Achat sera complétée par le Président de la Commission Technique, le Directeur général, le
Senior Project Manager, et,
pour les études tactiques, par 1 représentant des Intermédiaires et de 2 ou 3 représentants des Médias,
proposés par leur association;
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pour les études stratégiques, par 1 ou 2 représentants des Intermédiaires et de 2 ou 3 représentants des
Médias.
Les membres de la Commission d'Achat sont dûment mandatés par leurs associations et habilités à s'engager en
leur nom. Les décisions de la Commission d'Achat ne peuvent être subordonnées à une validation ultérieure par
les associations mandantes.
La Commission d'Achat est chargée :
de choisir la proposition qui présente le meilleur rapport qualité/prix,
de négocier le meilleur prix d'achat pour cette proposition.
La Commission d’Achat reçoit à titre strictement confidentiel toutes les propositions retenues par la Commission
Technique, ainsi que les scores techniques et la motivation écrite.
La Commission d’Achat prend en compte:
le rapport qualité/prix de toutes les propositions retenues,
leur crédibilité et l’expérience pertinente des instituts sur le marché belge.
La Commission d ’Achat établit une recommandation finale et confidentielle, motivée par écrit. Cette motivation
sera strictement confidentielle et réservée à l’usage interne du CIM, du Bureau et du Conseil d’Administration.
La Structure Permanente participera à l’évaluation globale mais ne donnera pas de points. Elle s’assurera
cependant que la motivation écrite reflète correctement les arguments discutés pour ou contre la
recommandation. Toute irrégularité sera signalée au Conseil d’Administration du CIM.
Les membres de la Commission d'Achat s'interdisent de prendre, directement ou indirectement, contact ou de
répondre aux questions d’un institut participant au tender. Toute communication avec les instituts est réservée
à la Structure Permanente ou au Président de la Commission d'Achat.
2.4. Négociation financière
La Commission d'Achat désigne en son sein un nombre réduit de commissaires qui sont chargés de négocier,
avec l'(es) institut(s) dont l'offre a été retenue, le prix d'achat le plus avantageux.
A l'issue de cette négociation, la Commission d'Achat adresse sa recommandation finale au Bureau, qui la soumet
à l'approbation du Conseil d'Administration.
2.5. Décision
Le Conseil d'Administration approuve ou non la recommandation de la Commission d'Achat.
Si le Conseil n'approuve pas la recommandation de la Commission d'Achat, il peut renvoyer le dossier à une
commission d'arbitrage qu'il aura désignée.
Dans tous les cas, la décision finale du Conseil d'Administration sera définitive:
Aucun appel n’est possible.
Le CIM n’a pas l’obligation de motiver le résultat de la procédure d’achat.
Le CIM a le droit de ne pas attribuer certaines parties de l’appel d’offres.
Le CIM a le droit de mettre fin à la procédure d’appel d’offres sans aucune obligation de motiver sa décision
ou d’accorder une compensation aux participants.
Les documents que le Conseil d’Administration utilisera lors de la préparation de sa décision et le rapport de ses
délibérations sont strictement confidentiels.
Avenue Herrmann-Debrouxlaan 46 | Brussel B-1160 Bruxelles | België - Belgique
Tel.: +32 (0)2 661 31 50 | Fax: +32 (0)2 661 31 69 | E-mail: [email protected] | www.cim.be
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2.6. Négociation contractuelle
La Commission d'Achat désigne en son sein un nombre réduit de commissaires qui accompagnent la Structure
Permanente dans la négociation et la rédaction du contrat et du SLA.
Tout contrat d’étude sera vérifié par un avocat désigné par le Bureau, et signé par le Président, le Vice-Président
et le Directeur Général du CIM.
3. Procédure Simplifiée
3.1. Validation Technique
Si un seul institut participe à l'appel d'offres, son offre est transmise à la Commission Technique, et fait l'objet
d'une validation technique par cette dernière.
Si plusieurs instituts participent à l'appel d'offres, toutes les propositions sont transmises, sans mention du prix,
à la Commission Technique et font l’objet d’une validation technique par cette dernière.
La Structure Permanente participe à la validation technique. Elle peut inviter les participants à donner des
explications complémentaires, ou à modifier une partie de l'offre, si elle considère que les hypothèses utilisées
lors du calcul sont discutables (par ex. pourcentage de réponses attendu, durée moyenne de participation à un
panel…).
Elle établit un classement des offres, et désigne celle qui correspond le mieux aux critères techniques requis.
Les membres de la Commission Technique s'interdisent de prendre, directement ou indirectement, contact ou
de répondre aux questions d’un institut participant au tender. Toute communication avec les instituts est
réservée à la Structure Permanente ou au Président de la Commission Technique.
3.2. Négociation et Décision
Si la Commission Technique et la Structure Permanente estiment tous les deux que l'offre retenue et le prix sont
satisfaisants et ne requièrent pas de négociation, ils adressent ensemble une recommandation en ce sens au
Bureau, qui la soumet à l'approbation du Conseil d'Administration.
Le Conseil d'Administration approuve ou non la recommandation conjointe.
Si le Conseil n'approuve pas la recommandation conjointe, il peut renvoyer le dossier à une commission
d'arbitrage qu'il aura désignée.
Si la Commission Technique et la Structure Permanente ne sont pas tous deux satisfaits de l'offre retenue ou du
prix, le Conseil d'Administration peut désigner une Commission d’Achat présidé par le Président du Comité
Stratégique. La Commission d’Achat sera complétée par le Président de la Commission Technique, le Directeur
général, le Senior Project Manager, et,
pour les études tactiques, par 1 représentant des Intermédiaires et de 2 ou 3 représentants des Médias,
proposés par leur association;
pour les études stratégiques, par 1 ou 2 représentants des Intermédiaires et de 2 ou 3 représentants des
Médias.
Les membres de la Commission d'Achat sont dûment mandatés par leurs associations et habilités à s'engager en
leur nom. Les décisions de la Commission d'Achat ne peuvent être subordonnées à une validation ultérieure par
les associations mandantes.
Avenue Herrmann-Debrouxlaan 46 | Brussel B-1160 Bruxelles | België - Belgique
Tel.: +32 (0)2 661 31 50 | Fax: +32 (0)2 661 31 69 | E-mail: [email protected] | www.cim.be
BTW/TVA: BE 0407.594.592 | ING BE02 3101 5396 3540 – BBRUBEBB
La Commission d'Achat est chargée :
d'obtenir une proposition qui présente un rapport qualité/prix satisfaisant,
et de négocier le meilleur prix d'achat pour cette proposition.
La Commission d’Achat reçoit les propositions retenues par la Commission Technique, et prend en compte
le rapport qualité/prix de toutes les propositions retenues,
leur crédibilité et l’expérience pertinente des instituts sur le marché belge.
La Commission d'Achat désigne en son sein un nombre réduit de commissaires qui sont chargés de négocier,
avec l'(es) institut(s) dont l'offre a été retenue, le prix d'achat le plus avantageux.
A l'issue de cette négociation, la Commission d'Achat adresse sa recommandation finale au Bureau, qui la soumet
à l'approbation du Conseil d'Administration.
Les membres de la Commission d'Achat s'interdisent de prendre, directement ou indirectement, contact ou de
répondre aux questions d’un institut participant au tender. Toute communication avec les instituts est réservée
à la Structure Permanente ou au Président de la Commission d'Achat.
Le Conseil d'Administration approuve ou non la recommandation de la Commission d'Achat.
Si le Conseil n'approuve pas la recommandation de la Commission d'Achat, il peut renvoyer le dossier à une
commission d'arbitrage qu'il aura désignée.
Dans tous les cas, la décision finale du Conseil d'Administration sera définitive:
Aucun appel n’est possible.
Le CIM n’a pas l’obligation de motiver le résultat de la procédure d’achat.
Le CIM a le droit de ne pas attribuer certaines parties de l’appel d’offres.
Le CIM a le droit de mettre fin à la procédure d’achat sans aucune obligation de motiver sa décision ou
d’accorder une compensation aux participants.
Les documents que le Conseil d’Administration utilisera lors de la préparation de sa décision et le rapport de ses
délibérations sont strictement confidentiels.
La Commission d'Achat peut désigner en son sein un nombre réduit de commissaires qui accompagnent la
Structure Permanente dans la négociation et la rédaction du contrat et du SLA.
Tout contrat d’étude sera vérifié par un avocat désigné par le Bureau, et signé par le Président, le Vice-Président
et le Directeur Général du CIM.
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