Guide d`utilisation du logiciel EndNote X7 - HEdS-FR

Transcription

2015
Guide d’utilisation du logiciel EndNote X7
Haute école de santé
Fribourg
(HEdS-FR)
/
François Mooser
Guide remanié à partir de celui de la
Bibliothèque de l’Université Laval du Québec
Table des matières
1.
Vue d’ensemble du logiciel EndNote .......................................................................................... 3
1.1.
Qu’est-ce qu’EndNote ? ..................................................................................................................... 3
1.2.
Avantages d’EndNote X4/X7 .............................................................................................................. 6
1.3.
Nouveautés de la version X7 par rapport à la version X4 ..................................................................... 6
1.1.1.
1.1.2.
2.
Evolution d’une référence bibliographique / Processus : ...................................................................................... 4
Tableau récapitulatif : Evolution d’une référence bibliographique / Processus .................................................... 5
Bibliothèque dans EndNote ......................................................................................................11
2.1.
Créer une bibliothèque EndNote .......................................................................................................11
2.2.
Ouvrir et fermer la bibliothèque........................................................................................................12
2.3.
Modes de visualisation de la bibliothèque EndNote ...........................................................................15
2.4.
Sauvegarder une bibliothèque EndNote ............................................................................................15
2.5.
Supprimer une bibliothèque EndNote ...............................................................................................15
2.6.
Fusionner deux bibliothèques ...........................................................................................................15
3.
Références contenues dans une bibliothèque EndNote .............................................................17
3.1.
Visualiser, enregistrer et effacer une référence .................................................................................17
3.2.
Ajouter des références manuellement...............................................................................................21
3.3.
Ajouter des références par importation .............................................................................................21
3.4.
Gérer les références dans une bibliothèque EndNote .........................................................................30
3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
3.1.4.
Visualiser une référence et le cas échéant un document pdf.............................................................................. 17
Règles d’écriture des principaux champs bibliographiques ................................................................................. 17
Fermer et enregistrer une référence ................................................................................................................... 21
Supprimer une référence ..................................................................................................................................... 21
3.3.1.
Filtre d’importation .............................................................................................................................................. 21
3.3.2.
Importation des références dans une bibliothèque EndNote ............................................................................. 22
3.3.2.1 Effectuer une importation directe des références provenant d’une base de données documentaires ......... 23
3.3.2.2 Effectuer une importation indirecte des références provenant d’une base de données documentaires ...... 23
3.3.2.3 Effectuer une importation indirecte d’une référence à partir d’un fichier pdf contenant la référence
bibliographique (publication scientifique contenant le DOI)........................................................................................... 24
3.3.2.4 Effectuer une recherche à partir de l’interface EndNote « connection Files » : connexion directe à la base de
données documentaires .................................................................................................................................................. 24
3.3.2.5 Récapitulatif des bases de données documentaires les plus utilisées avec leur mode de transfert des
références dans une bibliothèque EndNote .................................................................................................................... 28
3.4.1.
Modifier une référence (généralités)................................................................................................................... 30
3.4.2.
Insérer des figures, images ou graphiques dans EndNote ................................................................................... 31
3.4.3.
Insérer un ou plusieurs documents (pdf, ppt, Word, etc.) dans une référence .................................................. 31
3.4.3.1 Manuellement ................................................................................................................................................. 31
3.4.3.2 Automatiquement ........................................................................................................................................... 32
3.4.3.3 Stratégie à adopter pour rechercher des articles correspondants aux références ......................................... 33
3.4.4.
Imprimer des références...................................................................................................................................... 34
3.4.5.
Éliminer les doublons ........................................................................................................................................... 34
3.4.6.
Trier les références dans la bibliothèque............................................................................................................. 34
3.4.7.
Gérer une liste des termes ................................................................................................................................... 35
3.4.7.1 Ajouter une liste des termes dans la bibliothèque .......................................................................................... 36
3.4.7.2 Mettre à jour une liste des termes .................................................................................................................. 36
3.4.7.3 Ajouter et modifier un terme de la liste .......................................................................................................... 36
© HEdS-FR / François Mooser / mars 2012 (X4) / juin 2015 (X7)
1
3.4.8.
Gérer les groupes de références .......................................................................................................................... 37
3.4.8.1 Créer un groupe de références et des groupes personnalisés rattachés au groupe de référence.................. 38
3.4.8.2 Déplacer un groupe de référence .................................................................................................................... 38
3.4.8.3 Renommer un groupe de référence et un groupe personnalisé ..................................................................... 39
3.4.8.4 Supprimer un groupe ....................................................................................................................................... 39
3.4.9.
Effectuer une recherche de références dans la bibliothèque EndNote............................................................... 39
3.4.10. Choisir les styles bibliographiques ....................................................................................................................... 39
4.
La fonction Cite While You Write (CWYW) ................................................................................43
4.1.
Introduction .....................................................................................................................................43
4.2.
Insérer des références bibliographiques et citer en corps de texte .....................................................47
4.3.
Gérer une bibliographie dans un document Word..............................................................................53
4.2.1.
Mettre en forme automatiquement le CWYW .................................................................................................... 48
4.2.1.1 Quand activer la mise en forme automatique ? .............................................................................................. 48
4.2.1.2 Quand désactiver la mise en forme automatique ? ......................................................................................... 48
4.2.2.
Réaliser des citations multiples en corps de texte ............................................................................................... 49
4.2.3.
Références en note de bas de page et en note de fin ......................................................................................... 49
4.2.4.
Insérer des figures, images ou graphiques dans un document Word ................................................................. 49
4.2.5.
Mise à jour des références insérées dans un document Word ........................................................................... 51
4.2.5.1 Modifier une référence dans EndNote ............................................................................................................ 51
4.2.5.2 Modifier le style d’une référence dans un document Word ........................................................................... 51
4.2.6.
Ajouter ou soustraire du texte dans une citation en corps de texte ................................................................... 52
4.2.7.
Effacer une référence citée .................................................................................................................................. 53
4.3.1.
4.3.2.
Modifier la mise en forme ................................................................................................................................... 53
Déplacer la bibliographie CWYW ......................................................................................................................... 54
4.4. Exportation d’une bibliographie EndNote d’un document Word (reçu par voie électronique) dans une
bibliothèque EndNote du destinataire .........................................................................................................54
5.
Bibliographie indépendante générée dans un document Word .................................................55
5.1.
Créer une bibliographie indépendante avec la fonction Copier-coller .................................................56
5.2.
Modifier la mise en forme d’une bibliographie indépendante ............................................................56
5.2.1.
5.2.2.
5.2.3.
Pour éditer le style bibliographique [« APA 6th »] : ............................................................................................ 57
Mise en forme spécifique .................................................................................................................................... 58
Imprimer une bibliographie indépendante.......................................................................................................... 59
6.
Glossaire..................................................................................................................................60
7.
Tableau des raccourcis .............................................................................................................63
2
Table des matières
1.
Tableau récapitulatif
Vue d’ensemble du logiciel EndNote
1.1. Qu’est-ce qu’EndNote ?
EndNote est un logiciel de gestion de références bibliographiques 1 qui permet de créer des bases de
données personnelles à partir de références saisies manuellement ou importées d’une source externe (p.
ex. d’une base de données documentaires). Grâce à EndNote, il est possible d’annoter, trier, chercher et
sélectionner les références afin de créer des bibliographies à volonté.
Aperçu des bases de données documentaires domaine Santé de swissuniversities disponible à l’adresse :
- http://www.swissuniversities.ch/fr/services/ressources-electroniques-hes/ressourcespar-domaine/sante/
-
Sous forme de fichier Excel :
http://www.swissuniversities.ch/fileadmin/swissuniversities/Dokumente/Konsortium/%C
3%9Cbersichtslisten_Fachgebiete/DB_Healthcare_fre_2015.xls
Pour la recherche d’une revue scientifique en texte intégral accessible via la HES-SO (swissuniversities) :
http://www.swissuniversities.ch/fr/services/ressources-electroniques-hes/acces-par-type-deressource/revues-academiques/ (voir aussi chapitre 3.4.3.3)
La rubrique « Bibliothèque » sur le Sharepoint de la HEdS-FR : https://ged.hefr.ch/dsfr/serv/biblio
Documents (pdf,
Word, etc.), figure
Gestion
des
références
bibliographiques dans une
bibliothèque EndNote
Citation/référence, choix
d’un style dans un
document Powerpoint et
avec en plus une gestion
des références/citations
dans un document Word
(formaté EndNote !)
1
Ce terme inclut aussi la webographie
Bases de données documentaires
(PubMed, OVID, Cochrane, etc.)
Bibliothèque
EndNote - Gestion
Fonction Cite While
You Write (CWYW)
Bibliographie
EndNote dans un
document Word
reçu par voie
électronique
3
Table des matières
1.1.1. Evolution d’une référence bibliographique / Processus :
Rechercher des références dans une base de données documentaires
Ajouter des références dans EndNote
Gérer les références dans EndNote : grouper et trier
les références, éliminer les doublons, choisir un style
Ajouter des documents (pdf, Word, etc.) et des
figures/images dans EndNote
Constitution d’une Bibliothèque dans
EndNote
Citer dans un document
Word/Powerpoint
Choisir un style dans
Word/Powerpoint
Bibliographie
Word - Gestion
Importation
références
EndNote dans un document
Powerpoint et Word avec en
plus la gestion pour Word
(formaté EndNote !)
Envoi par voie électronique d’un
document Word avec références
bibliographiques EndNote (formaté
EndNote !)
Exportation
des
références
bibliographiques EndNote du document
Word reçu par voie électronique vers une
bibliothèque EndNote du destinataire
Bibliographie Word reconstituée dans EndNote, mais
sans les documents (pdf, Word, figures, etc.) → Gestion
4
Table des matières
1.1.2. Tableau récapitulatif : Evolution d’une référence bibliographique / Processus
Tableau récapitulatif : Evolution d’une référence bibliographique / Processus
Rechercher des références
Ajouter des
EndNote
références
•
dans
Gérer les références dans une
Ajouter des documents (pdf,
Word, etc.) et des figures/images
dans une bibliothèque EndNote
Fonction Cite While You Write
(CWYW) :
Références
bibliographiques
EndNote → Document Word
Fonction Cite While You Write
(CWYW) :
Bibliographie EndNote document
Word → bibliothèque EndNote
à partir de l’interface de recherche d’EndNote par connexion directe aux bases
de données documentaires (fonctionne avec PubMed, RERO et NEBIS) →
importation des références PubMed / RERO / NEBIS dans EndNote
• à partir des bases de données documentaires (Pubmed, OVID, Cochrane, etc.)
→ exportation des références dans EndNote en utilisant le bouton prévu à cet
effet sur le site web de la base de données.
L’exportation peut avoir lieu soit directement dans EndNote (ex. OVID), soit
sous la forme d’un fichier en format texte (.txt) qu’il faut ensuite l’importer
dans EndNote depuis le programme EndNote
• manuellement : nécessite la connaissance des règles d’écriture dans les
champs prévus à cet effet → risque d’erreurs augmenté
• par importation :
- directe si la référence a été exportée automatiquement de la base de
données (ex. OVID) dans EndNote
- en se connectant à une base de données « connection Files » à partir de
l’interface de recherche d’EndNote (connexion directe)
- d’un fichier de format texte (.txt) qui a été préalablement exporté à partir
d’une base de données documentaires → importation indirecte
- d’un document pdf (DOI) enregistré dans un dossier lambda du disque dur :
cette option ne peut fonctionner que pour certains fichiers pdf →
importation indirecte
• organiser, trier les références en les groupant par thématiques par exemple
• on peut choisir un style EndNote (APA 6th, Vancouver, Chicago, etc.)
→ Bibliothèque dans EndNote
→ IMPORTANT : conserver le dossier (extension .Data automatiquement créé lors
de la création de la bibliothèque EndNote (fichier .enl) et qui
peut contenir tous les documents ajoutés dans la bibliothèque
EndNote) et la bibliothèque EndNote (extension .enl) dans un
même dossier-parent créé par l’utilisateur (voir section 2.1.)
→ STRATEGIE : avoir une seule bibliothèque EndNote (extension .enl) qui gère
toute les références bibliographiques (voir sections 2.1. + 2.6)
• manuellement : insérer le document, la figure/image dans le champ approprié
de la référence choisie
• automatiquement (pour les documents pdf) à partir d’EndNote : EndNote va
rechercher dans les bases de données documentaires (PubMed, etc.) des
documents pdf accessibles en ligne
• importer les références EndNote dans un document Word/Powerpoint → créer
et gérer des citations et la bibliographie dans le document Word
→ IMPORTANT : choisir un style dans le document Word/Powerpoint (qui peut
être différent de celui utilisé dans EndNote, mais qui fait foi
pour le document Word) : voir section 4.2.5.2
• Reconstitution de la bibliographie EndNote du document Word de
l’expéditeur dans une bibliothèque EndNote du destinataire.
→ REMARQUE : les documents (Word, pdf, etc.) insérés dans la bibliothèque
EndNote de l’expéditeur n’apparaîtront pas dans les références
bibliographiques de l’expéditeur reconstituées dans la
bibliothèque EndNote du destinataire (voir section 4.4)
5
Table des matières
1.2. Avantages d’EndNote X4/X7
• Il est conçu pour gérer efficacement les références bibliographiques. Il permet l’insertion
d’images, de liens Internet et divers genres de fichiers (Word, PDF, PowerPoint, Excel, fichiers
audio (p. ex. MP3) et multimédia (p. ex. QuickTime), etc.) à l’intérieur des références
• Il est possible d’insérer des citations en corps de texte dans un document Word et, ce faisant, de
générer automatiquement en fin de document la bibliographie des références citées
• EndNote facilite la mise en forme des références avec plus de 3’300 styles bibliographiques
(Auteur-date, APA, MLA, Chicago, Vancouver, etc.)
1.3. Nouveautés de la version X7 par rapport à la version X4
•
Possibilité d’ajouter des citations et des références bibliographiques dans des documents
Powerpoint : à ce titre, il est important de sélectionner le style dans le logiciel Powerpoint avant
d’insérer les citations et les références EndNote car la fonction Cite While You Write (voir aussi
chapitre 4.) du logiciel Powerpoint ne dispose pas, contrairement à celle du logiciel Word, de la
possibilité de mettre à jour les citations et les références bibliographiques (pas de gestion, non
formaté EndNote !).
EndNote X7
Cite While You Write
(CWYW) réduite
•
La version X7 du logiciel EndNote dispose de la possibilité de lire directement les documents pdf à
partir de l’écran de consultation et de l’écran de saisie (choisir l’option pdf panel right après avoir
cliqué sur l’onglet Layout) après avoir sélectionner la référence bibliographique correspondante.
En outre, il est possible :
-
d’imprimer
et d’envoyer par courriel
le document pdf
-
de tourner à intervalle de 90° (CW
-
d’ajouter des commentaires
des passages
-
d’effectuer une recherche dans le document pdf
-
d’enregistrer
-
d’ouvrir le document pdf
et CCW
, des surlignages
le document pdf
, de souligner
et de biffer
les modifications effectuées dans le document pdf
6
Table des matières
Fenêtre de consultation :
Fenêtre de saisie :
•
La fenêtre de consultation de la version X7 dispose en bas à droite de l’onglet « Layout » qui permet
d’organiser l’affichage de ses composantes :
7
Table des matières
•
Dans la version X7 du logiciel EndNote : dans la fenêtre de consultation, il y a la possibilité d’avoir
au max. 10 colonnes (au lieu de 8 dans la version X4, voir aussi chapitre 3.4.6). En outre, il y a deux
nouveaux champs qui concernent :
-
•
la fonction read
/unread
qui peut être contrôlée soit à partir de la fenêtre de
consultation, soit à partir de la fenêtre de saisie de la référence bibliographique concernée ;
la fonction rating pouvant aller jusqu’à 4 étoiles. Le contrôle de la fonction rating se fait à
partir de la fenêtre de saisie de la référence bibliographique concernée.
Dans un document Word, la fonction Cite While You Write offre la possibilité de catégoriser les
références bibliographiques : on peut par exemple les regroupes par type (Journal articles,
conferences, book, etc.). Marche à suivre :
1. Dans le logiciel EndNote, sélectionner les références bibliographiques qu’on veut importer
dans un document Word
2. Dans la fonction Cite While you Write du logiciel Word, cliquer sur l’onglet « Insert Citation »,
puis sur « Insert Selected Citation(s) ».
8
Table des matières
3. Dans la fonction Cite While you Write du logiciel Word, cliquer sur « Categorize References »,
puis sur « Group References by Custom Categories » afin d’activer le fonction de
regroupement des références bibliographiques par catégorie
4. Afin de regrouper les références par catégories souhaitées, cliquer sur « Categorize
References », puis sur « Configure Categories… » (voir capture d’écran ci-dessus).
Une fenêtre apparaît (voir capture d’écran ci-dessous) : dans cette fenêtre, sont listées toutes
les références bibliographiques qui ont été au préalable sélectionnées dans le logiciel EndNote
et, à la rubrique « Category Headings », il y a la possibilité de renommer les deux catégories
par défaut et d’ajouter d’autres catégories.
Finalement cliquer sur l’onglet « OK ».
9
5. Les références bibliographiques sont regroupées alors par catégories
10
Table des matières
2.
Bibliothèque dans EndNote
2.1. Créer une bibliothèque EndNote
1. Cliquer sur le bouton démarrer dans l’environnement Windows et ensuite sur Programmes >
EndNote > EndNote Program ou ouvrir un nouveau document Word et cliquer sur l’onglet
EndNote X7, puis sur le bouton Go to EndNote
EndNote X7
Go to EndNote
2. Si c’est la première fois qu’EndNote s’ouvre, il demandera de cocher une option. Choisir celle
intitulée Do not integrate with EndNote Web at this time et cliquer sur Terminer.
3. Cliquer sur Create a new library.
4. Nommer la bibliothèque et enregistrer le fichier à l’endroit souhaité.
5. Une bibliothèque EndNote vide apparaîtra.
EndNote crée un dossier .Data et un fichier .enl qui sont indissociables lors de la
création d’une bibliothèque (= fichier .enl). Si on souhaite copier ou déplacer la
bibliothèque, ne pas oublier de les déplacer en même temps !
Bien qu’il soit possible de créer plusieurs bibliothèques EndNote, il est recommandé
de rassembler toutes les références bibliographiques sous une même bibliothèque.
On peut alors regrouper ensemble les références d’une même discipline.
11
Table des matières
Recherche
archivée
(extension .enl)
Bibliothèque EndNote
qui a été nommée
Bibliothèque_HEdSFR (extension .enl)
Dossier
(extension
.Data)
automatiquement créé lors de la création
de la bibliothèque EndNote (fichier .enl) et
qui peut contenir tous les documents (pdf,
Word, figures, etc.) contenus dans la
Dossier-parent créé
par l’utilisateur
On met et on garde
tous les œufs dans le
même panier !
2.2. Ouvrir et fermer la bibliothèque
1. Démarrer EndNote : Démarrer > Programmes > EndNote > EndNote Program ou à partir d’un
document Word en cliquant sur le bouton EndNote X7
2. Cocher l’option Open an existing EndNote library dans la fenêtre d’ouverture.
3. Sélectionner la bibliothèque de son choix dans le menu déroulant et cliquer sur le bouton OK.
Une fois la bibliothèque EndNote ouverte, la fenêtre de consultation apparaît à l’écran.
4. Pour fermer et enregistrer une bibliothèque : File > Close Library ou cliquer sur le bouton de
fermeture de la fenêtre de consultation.
12
Table des matières
Fenêtre de consultation :
Liste déroulante des styles
bibliographiques
Bouton de fermeture
de la fenêtre de
consultation
Groupes de
références
Groupes de
références
Connexion directe aux
bases de données
bibliographiques
« connection Files »
Liste des références
Onglet Preview
pour visualiser la
référence selon le
style choisi
Champ de visualisation de la référence :
fenêtre de saisie en miniature
Champ de visualisation du document
pdf joint à la référence sélectionnée
Gérer les références dans une bibliothèque EndNote
13
Table des matières
Pour éviter une ouverture automatique d’une bibliothèque EndNote lors du
démarrage du programme EndNote, procéder de la manière suivante :
1. Cliquer sur l’onglet Edit, puis sur Preferences. Une fenêtre EndNote Preferences s’ouvre
2. Dans la fenêtre EndNote Preferences, cliquer sur Libraries
3. Dans la liste déroulante When EndNote starts, choisir Do nothing
1.
3.
2.
3.
1.
14
Table des matières
2.3. Modes de visualisation de la bibliothèque EndNote
Il existe trois façons de travailler avec EndNote.
Mode
Icône
Description
Integrated Library &
Online Search Mode
C’est le mode qui vient par défaut à l’ouverture d’EndNote.
Tous les groupes sont présents dans le panneau de gauche.
La fenêtre de consultation présente la bibliothèque dans son
intégralité. Lorsqu’on télécharge une référence d’une base
de données documentaires, elle est automatiquement
enregistrée dans la bibliothèque.
Local Library
Tous les groupes sont présents, mais la recherche en ligne
(Online Search) n’est pas possible.
Online Search Mode
(Temporary Library)
Seul le groupe Online Search est disponible. Cela permet de
télécharger de façon temporaire les références trouvées en
ligne sans affecter la bibliothèque personnelle. Avant de
fermer EndNote, il est important de transférer ces références
dans sa propore bibliothèque, car elles ne seront pas
enregistrées.
2.4. Sauvegarder une bibliothèque EndNote
Chaque fois qu’on ajoute ou qu’on modifie une référence, EndNote enregistre automatiquement les
changements apportés à la bibliothèque.
2.5. Supprimer une bibliothèque EndNote
La procédure la plus simple est celle de la supprimer directement dans le répertoire de Windows où on a
enregistré la bibliothèque en n’oubliant pas qu’il existe deux fichiers associés : .DATA et .ENL.
2.6. Fusionner deux bibliothèques
Avant de fusionner les bibliothèques, il serait préférable d’avoir une sauvegarde des
bibliothèques visées.
15
Table des matières
Il existe plusieurs façons de fusionner des bibliothèques EndNote. En voici une :
1. Ouvrir la bibliothèque dans laquelle on veut importer les références.
2. Dans le menu Fichier, cliquer sur Import.
3. Cliquer sur Choose File pour retrouver la bibliothèque qu’on veut fusionner. Sélectionner le
fichier et cliquer sur OK.
4. Dans la liste Import Options, sélectionner EndNote Library.
5. Sélectionner l’option désirée dans la liste Duplicates.
6. Cocher l’option No translation dans Text Translation.
7. Cliquer sur Import pour réaliser l’importation.
Informations supplémentaires :
Le temps requis pour l’importation est directement proportionnel à la taille de la bibliothèque.
De plus, les bibliothèques EndNote X, X1, X2, X3 sont entièrement compatibles avec X4 qui elle-même est
compatible avec X7. Aucune conversion n’est nécessaire entre ces versions. Pour les versions précédant
EndNote X, ou pour des fusions avec d’autres bibliothèques qu’EndNote, consulter la documentation sur
le site d’EndNote [www.EndNote.com].
Il est recommandé de créer plusieurs groupes dans une seule bibliothèque
EndNote plutôt que de posséder plusieurs bibliothèques EndNote.
16
Table des matières
3.
Références contenues dans une bibliothèque EndNote
3.1. Visualiser, enregistrer et effacer une référence
3.1.1. Visualiser une référence et le cas échéant un document pdf
Double-cliquer sur la référence de son choix dans la fenêtre de consultation. La fenêtre de saisie
apparaît.
Fenêtre de saisie :
Type
de
référence
bibliographique choisi
Visualisation
document pdf
Champs déterminés
selon le type de
référence choisi.
Bouton Layout : option visualisation document pdf choisie
3.1.2. Règles d’écriture des principaux champs bibliographiques
Il existe plusieurs façons d’entrer manuellement des données selon le type de référence que l’on choisit.
Les champs peuvent varier d’un type à l’autre. Par exemple, un livre ou un article scientifique n’exigera
pas la saisie des mêmes données. Les champs du formulaire peuvent donc être différents. C’est pourquoi
il est important de sélectionner tout d’abord un type de référence (Tableau ci-dessous) avant de remplir
les champs (Tableau suivant).
17
Table des matières
Type de référence
Description
Book
Les livres écrits par un ou plusieurs auteurs.
Edited Book
Les ouvrages écrits par un ou plusieurs éditeurs.
Book Section
Une partie d’un ouvrage édité ou non (un chapitre, un
article publié dans un document publié à la suite d’une
conférence).
Conference Paper
Les documents ne faisant pas l’objet d’une publication
formelle.
Conference Proceedings
Les documents publiés à la suite d’une conférence.
Electronical Article, Electronical Tout matériel provenant du Web ou de sites FTP.
Book ou Web Page
Personal Communications
Les discussions par courriel, chat ou forum peuvent
entrer dans ce type de référence.
Chart/Table
Une image qui peut être utilisée dans Word
éventuellement (une illustration, une figure).
Le format et la ponctuation inclus dans les styles bibliographiques ne doivent pas être
inscrits lors de la saisie manuelle des références, à moins d’indication contraire propre
à un champ.
18
Table des matières
Champ
Auteur (Author)
Année (Year)
Titre (Titles)
Titre de périodique
(Journal
Names,
Journal)
Titre
abrégé
de
périodique
(Alternate Journal)
Titre de la collection
(Collection Title)
Volume
Numéro (Issue)
Règle d’écriture
•
•
•
Inscrire un auteur par ligne.
Inscrire le prénom et le nom.
Si on choisit d'inscrire les initiales plutôt que le prénom en entier,
s’assurer d'ajouter un espace ou un point entre chaque lettre (ex. J. O.
Fisher, J O Fisher).
• Si l'ouvrage possède plus de trois auteurs, les inscrire. EndNote ajoutera
la mention « et al. » ou « et autres » en fonction du style bibliographique
choisi.
• Si plusieurs mots se retrouvent dans le nom, tel que Charles de Gaulle,
l’entrer comme suit : de Gaulle, Charles. De cette manière « de » et
« Gaulle » seront considérés comme ensemble.
• Si l'ouvrage possède plus de trois auteurs, mais seulement un ou deux
sont connus, inscrire le nom de ceux qui sont connus ainsi que la mention
« et al. » ou « et autres » suivie d'une virgule. Chaque élément doit être
inscrit sur une ligne différente.
• Si le nom de l'auteur est inconnu, laisser ce champ vide.
• Lorsque l'auteur est une collectivité (ex. : Organisation mondiale de la
santé), inscrire le nom et ajouter une virgule à la fin. S’assurer toutefois
qu'il n'y ait pas de virgule qui apparaît à l'intérieur du nom.
• Ce champ est associé à une liste des termes. Lorsque le nom de l'auteur
ne se retrouve pas dans une autre référence, celui-ci apparaît en rouge.
Une fois la liste des termes mise à jour, le nom de l'auteur apparaîtra en
noir.
N.B. Ces règles d'écriture de champs sont valables pour les autres champs
reliés au titre : Secondary author, Tertiary Author et Subsidiary Author.
• Utiliser le format à quatre chiffres (ex. 2002).
• Inscrire le titre sans ajouter de ponctuation finale. Insérer les majuscules
appropriées.
• Ne pas insérer de retour de chariot (commande Enter du clavier) à
l'intérieur du titre.
N.B. Ces règles d'écriture de champs sont valables pour les autres champs
reliés au titre : Secondary Title, Tertiary Title et Alternative Title.
• Inscrire le titre sans ajouter de ponctuation finale. Insérer les majuscules
appropriées.
• Ce champ est associé à une liste des termes. Lorsque le titre de périodique
ne se retrouve pas dans une autre référence, celui-ci apparaît en rouge.
Une fois la liste des termes mise à jour, le titre de périodique apparaîtra
en noir.
• Ce champ est particulièrement utile lorsqu’on importe une référence
d'une base de données documentaires en ligne qui fournit les formats
longs et abrégés du titre du périodique. Ceci permet de choisir des styles
bibliographiques avec le format long et abrégé du titre sans avoir à
modifier la référence (ex. AAPG pour American Association of Petroleum
Geologist)
• Toutefois, si on n'importe pas de références d'une base de données qui
inclut le titre abrégé de périodique, il n'est pas nécessaire d'utiliser ce
champ.
• Inscrire le titre de la collection tel qu'il devra apparaître dans la
bibliographie.
• Inscrire le numéro du volume seulement (ex. 449).
• Inscrire le numéro de la publication seulement (ex. 11).
19
Table des matières
Champ
Règle d’écriture
Pages
•
Édition (Edition)
•
Maison
d'édition
(Publisher)
Lieu de publication
(Place Published)
Date
•
Date de création
(Access
Date
ou
Last Modified Date)
•
•
•
DOI
•
•
ISBN/ISSN
•
Mots-clés (KeyWords)
•
•
•
•
Notes et Résumé
(Notes, Abstract)
•
•
URL
(Uniform
Resource Locator)
•
•
Fichier attaché (File
attachements) : voir
section
•
•
On peut inscrire le nombre de pages de façon complète ou abrégée (ex.
1442-9 ou 1442-1449). Cependant, ne pas insérer de virgule pour les
pages qui comportent des milliers.
EndNote ne modifie pas le texte inscrit dans ce champ. S’assurer à inscrire
l'information selon la forme qui devra apparaître dans la bibliographie
(ex. 2e). Ne pas indiquer la mention d'édition.
Inscrire le nom de la maison d'édition tel qu'il devra apparaître dans la
bibliographie.
Inscrire le lieu de publication tel qu'il devra apparaître dans la
bibliographie
Inscrire la date telle qu'elle devra apparaître dans la bibliographie (ex. 19
mai).
Ce champ permet de gérer la création des références en ajoutant la date
de création. Cette information n'apparaîtra pas dans la bibliographie.
Toutefois, ce champ permet de trier les références et d'effectuer une
recherche par date de création.
Inscrire la date de cette façon : année/mois/jour (ex. 2005/05/19).
DOI = Digital Object Identifiers à partir de fichiers pdf. Ce système fait
correspondre le code DOI aux données disponibles sur CrossRef
(www.CrossRef.org) en extrayant le contenu bibliographique et en créant
dans EndNote ainsi une nouvelle référence en y incluant le fichier pdf.
Inscrire le numéro approprié pour identifier la publication. Le numéro
ISBN est utilisé pour les monographies, alors que le numéro ISSN est
utilisé pour les périodiques (ex. ISSN : 2345-6789).
Utiliser ce champ afin d'inscrire les mots-clés décrivant le contenu du
document. Ce champ sera particulièrement utile pour regrouper des
références par sujet.
Ce champ n'apparaît pas dans la bibliographie.
Inscrire les mots-clés sur des lignes distinctes ou les séparer par une barre
oblique (\), (/) ou un point-virgule (;).
Ce champ est associé à une liste des termes. Lorsque le mot-clé ne se
retrouve pas dans une autre référence, celui-ci apparaît en rouge. Une
fois la liste des termes mise à jour, le mot-clé apparaîtra en noir. Pour plus
d'information.
Utiliser le champ Notes pour inscrire de l'information personnelle, telle
que la localisation du document dans la bibliothèque.
Utiliser le champ Abstract pour inscrire un résumé à propos du contenu
du document.
Utiliser ce champ pour insérer un hyperlien vers la source électronique
du document.
Lorsqu’on sélectionne une référence dans la fenêtre de consultation, la
commande Open URL du menu References permet d'activer l'hyperlien
inscrit dans ce champ et ainsi accéder à la page ciblée.
Si on doit enregistrer plus d’une adresse URL, les entrer ligne par ligne.
Ouvrir le menu References et cliquer sur Attach File. Dans la boîte de
dialogue, sélectionner le fichier qu’on désire attacher et cocher Copy this
file to the defaut file attachments folder and create a relative link si on
veut que le fichier soit copié dans le dossier DATA\PDF de la bibliothèque
EndNote. Cliquer ensuite sur Open.
20
Table des matières
3.1.3. Fermer et enregistrer une référence
Cliquer sur le bouton de fermeture de la fenêtre de saisie de la référence. La référence sera
automatiquement enregistrée dans la bibliothèque (voir section 3.1.1.).
3.1.4. Supprimer une référence
1. Dans la fenêtre de consultation de la bibliothèque, sélectionner les références à effacer.
2. Les glisser directement dans la poubelle nommée Trash group située à gauche de l’écran.
3. Dans le menu References, cliquer sur Empty Trash si on est absolument sûr de vouloir les éliminer
de la bibliothèque.
3.2. Ajouter des références manuellement
La saisie manuelle consiste à inscrire manuellement les données d’une référence par le biais de la fenêtre
de saisie.
Cette opération est utilisée lorsque la référence n’a pas pu être saisie dans EndNote par connexion directe,
par importation directe / indirecte.
La saisie manuelle est également employée lorsque l’usager désire créer une référence très détaillée.
La saisie manuelle nécessite la connaissance des règles d’écriture de chacun des champs de la fenêtre de
saisie (voir section 3.1.2)
1. Ouvrir la fenêtre de saisie : References > New Reference.
2. Dans la liste Reference Type, sélectionner le type de référence souhaité.
Le type de référence détermine les champs qui se retrouveront dans une référence. Il est
recommandé de choisir le type de référence avant d’inscrire les données dans les champs.
3. Remplir les champs selon les règles d’écriture (voir section 3.1.2).
4. Enregistrer la référence en cliquant sur la fermeture de la fenêtre de saisie.
Pour vérifier l’orthographe de la référence :
1. Double-cliquer sur la référence.
2. Dans le menu Tools, cliquer sur Spell Check.
3. Pour préciser le dictionnaire qui doit être utilisé pour la vérification : Edit > Preferences > Spell
Check > Options > Main Dictionary language.
3.3. Ajouter des références par importation
3.3.1. Filtre d’importation
Un filtre d’importation permet à EndNote d’interpréter les références téléchargées à partir d’une base de
données documentaires. Le filtre d’importation établit une correspondance entre l’information contenue
dans la référence et les champs d’EndNote. En d’autres mots, c’est le filtre d’importation qui permet à
21
Table des matières
EndNote de savoir précisément dans quels champs il doit importer l’information qu’il a récupérée de la
base de données.
Référence de la
Base de données
Filtre
d'importation
Référence
dans EndNote
Les filtres d’importation sont installés au moment où on procède à l’installation du logiciel EndNote sur le
poste de travail. Cependant, EndNote ajoute régulièrement de nouveaux filtres d’importation sur son site
Web. Il est possible de télécharger les plus récents filtres d’importation en visitant le site Internet
d’EndNote (http://www.EndNote.com/support/enfilters.asp).
Les filtres d’importation sont regroupés dans le sous-répertoire Filters du répertoire EndNote. Chaque
filtre porte l’extension .enf.
Poste de travail > Disque local (C :) > Program Files (x86) > EndNote > Filters
Pour accéder aux filtres d’importation à partir d’EndNote :
1. Réaliser les étapes suivantes : Edit > Import Filters > Open Filter Manager.
2. Cocher le filtre correspondant à la base de données documentaires (ou le producteur de celui-ci).
3. Fermer la fenêtre de gestion des filtres (Filter Manager)
3.3.2. Importation des références dans une bibliothèque EndNote
L’importation directe et indirecte consiste à importer, dans une bibliothèque EndNote, les références
provenant d’une base de données documentaires. L’importation des références est possible à partir
d’une recherche par le biais de l’interface de certaines bases de données.
Importation
Description
Directe
Elle permet de télécharger directement les Cette opération est la plus
références d’une base de données rapide et la plus simple
documentaires dans une bibliothèque
EndNote et ce, sans devoir sélectionner un
filtre d'importation.
Indirecte
L'utilisateur doit enregistrer les références
d’une base de données documentaires en
format texte (.txt) pour ensuite les importer
dans sa bibliothèque EndNote en
sélectionnant un filtre d'importation.
Particularité
Cette opération est un peu
plus complexe bien qu'elle
soit tout aussi efficace.
Chaque base de données
documentaires possède son
propre filtre.
22
Table des matières
Importation
Description
Particularité
Indirecte
A partir d’un fichier pdf contenant les Si le fichier pdf contient les
données DOI
données DOI, EndNote
devrait pouvoir importer
sa
référence
bibliographique
Connexion
directe
La connexion directe permet à l’utilisateur de Pour
la
HEdS-FR :
se connecter à une base de données fonctionne avec PubMed,
documentaires à partir de l’interface de RERO et NEBIS
recherche d’EndNote pour ensuite transférer
directement les résultats de la recherche
dans une bibliothèque EndNote
3.3.2.1 Effectuer une importation directe des références provenant d’une base de données
documentaires
1. Ouvrir d’abord EndNote.
2. S’assurer à ce que le bouton Integrated & Online Search Mode soit bien sélectionné dans la barre
d’outils d’EndNote.
3. Se connecter à la base de données documentaires en ligne (par exemple OVID) d’où on souhaite
importer des références.
4. Effectuer la recherche.
5. Sélectionner les références qu’on souhaite importer dans la bibliothèque EndNote.
6. Importer les références selon les instructions émises par le producteur.
En règle générale, les références sont automatiquement importées dans EndNote. Selon le navigateur
avec lequel on travaille, il peut y avoir quelques petites variantes au moment du téléchargement. Pour
certaines bases, il peut arriver qu’EndNote ne reconnaisse pas le format de données importé. Il faut alors
sélectionner un filtre (voir section 3.3.1).
3.3.2.2 Effectuer une importation indirecte des références provenant d’une base de données
documentaires
1. Ouvrir EndNote.
3. Se connecter à la base de données documentaires en ligne d’où on souhaite importer des
références.
4. Effectuer la recherche.
23
Table des matières
5. Sélectionner les références qu’on souhaite importer dans la bibliothèque EndNote.
6. Enregistrer les références en format texte (.txt). Nommer adéquatement le fichier et de connaître
l’emplacement de celui-ci sur le poste de travail afin de pouvoir le récupérer facilement.
7. Cliquer sur Import dans le menu File d’EndNote.
8. Cliquer sur le bouton Choose File et sélectionner le fichier .txt là où on l’a enregistré.
9. Dans la fenêtre déroulante Import Option, cliquer sur le filtre correspondant à la base de
données documentaires choisie. Si le filtre n’apparaît pas dans la liste, cliquer sur Other Filters
et le sélectionner parmi tous les filtres d’importation fournis par EndNote.
10. Cliquer sur Import.
3.3.2.3 Effectuer une importation indirecte d’une référence à partir d’un fichier pdf contenant la
référence bibliographique (publication scientifique contenant le DOI)
1. Ouvrir EndNote.
3. Cliquer sur Import dans le menu File d’EndNote.
4. Cliquer sur le bouton Choose Folder et sélectionner le dossier contenant le fichier pdf
5. Cliquer sur Import
6. La référence apparaîtra dans la fenêtre de consultation avec le fichier pdf inclus
3.3.2.4 Effectuer une recherche à partir de l’interface EndNote « connection Files » : connexion directe
à la base de données documentaires
La connexion directe permet à l’utilisateur de se connecter à une base de données ou à un catalogue de
bibliothèque à partir de l’interface de recherche d’EndNote pour ensuite transférer directement les
résultats de la recherche dans une bibliothèque EndNote. Ce type de connexion est possible grâce au
protocole Z39.50 et au fichier de connexion.
Plus de 1000 fichiers de connexion sont installés au moment où on procède à l’installation du logiciel
EndNote sur le poste de travail. Cependant, EndNote ajoute régulièrement de nouveaux fichiers de
connexion sur son site Web. On peut télécharger les plus récents fichiers de
connexion en visitant le site d’EndNote (http://www.EndNote.com/support/enconnections.asp).
Le mode de connexion directe par EndNote sert essentiellement à se connecter à la base de données
documentaires PubMed, RERO et NEBIS.
1. Ouvrir EndNote
2. Cliquer sur le bouton Online Search Mode dans la barre d’outils. Ce bouton permet de télécharger
des références sans affecter la bibliothèque personnelle.
3. Cliquer sur le fichier de connexion désiré. S’il n’existe pas, le rechercher de la manière suivante :
24
Table des matières
1. Cliquer sur More… de
Online Search
2. Sélectionner le
fichier
de
connexion
désiré
3. Cliquer sur le
bouton Choose
4. En haut de l’écran d’EndNote, la recherche se fait à l’aide des champs idoines
4. Champs idoines
25
Table des matières
L’interface de recherche d’EndNote sera très performante dans la mesure où
on éliminera les accents aigus, graves et circonflexes, ainsi que le tréma, la
cédille et l’apostrophe.
L’interface d’EndNote ne cherche pas à remplacer les fonctionnalités avancées
offertes par les interfaces des bases de données documentaires.
Une fois la recherche lancée, une fenêtre s’affiche indiquant le nombre de références trouvées.
5. Cliquer sur le bouton OK pour voir apparaître les résultats de la recherche dans la fenêtre de
connexion directe. Les références apparaîtront dans l’ordre chronologique décroissant selon la
date de publication
Plus le nombre de références est élevé, plus le téléchargement de ceux-ci dans la
fenêtre de connexion sera long. Avant de cliquer sur OK, on peut indiquer un nombre
moindre de références à télécharger.
6. Sélectionner les références qu’on désire conserver dans la bibliothèque EndNote en appuyant sur
la touche CTRL et les références en question.
7. Cliquer sur References > Copy References > My EndNote Library. Enl (ou celle qui porte le nom
donné à la bibliothèque).
8. Retrouner dans la bibliothèque EndNote seulement lorsque la recherche est terminée afin de
garder active la connexion à la base de données documentaires. Pour retourner dans la
bibliothèque, cliquer sur le bouton Integrated & Online Search Mode.
3.3.2.4.1 Sauvegarder la recherche effectuée par la connexion directe à la base de données
documentaires
1. Cliquer sur le bouton Option
2. Cliquer sur Save Search de la liste déroulante
3. Donner un nom au fichier (.eng) et l’enregistrer dans le même dossier-parent que la bibliothèque
EndNote
26
Table des matières
2.
1.
Dossier-parent créé par
l’utilisateur
3.
Extension .eng
27
Table des matières
3.3.2.4.2 Récupérer la recherche de références effectuée
1. Cliquer sur le bouton Option
2. Cliquer sur Load Search de la liste déroulante
3. Cliquer sur le fichier auquel on est intéressé et cliquer sur le bouton Ouvrir
4. Apparition des éléments de la recherche effectuée à l’intérieur des champs → reconstitution de
la recherche !
3.3.2.5 Récapitulatif des bases de données documentaires les plus utilisées avec leur mode de
transfert des références dans une bibliothèque EndNote
La plupart des liens ci-dessous des bases de données documentaires ne fonctionnent que si on se trouve à la
HEdS-FR ou avec la connection VPN 2 si on se trouve à l’extérieur de la HEdS-FR
Le MeSH (Medical Subject Headings), thésaurus biomédical de référence, est un outil d'indexation, de catalogage
et d'interrogation des bases de données de la NLM (National Library of Medicine, Bethesda, USA), notamment
MEDLINE/PubMed : utilisation du MeSH (Medical Subject Headings) bilingue anglais-français :
http://mesh.inserm.fr/mesh/index.htm
Producteur/Éditeur de la base de données documentaires
BDSP (Banque de Données Santé Public) : BDSP
Banque de données gérée par l'Ecole nationale de la santé publique en
France. Service d'information destiné aux professionnels des secteurs
sanitaire et social.
Procédure
Mode de
d'importation
transfert des directe/indirecte des
références
références dans
EndNote
Importation
directe
BDSP_Library_proce
dure_transfert.pdf
Pour plus d’informations sur BDSP :
http://www.swissuniversities.ch/fr/services/ressourceselectroniques-hes/ressources-par-domaine/sante/
CINAHL : CINAHL
Soins infirmiers, paramédical, biomédecine, éducation sanitaire.
Contient plus de 1'300 revues en texte intégral.
Importation
directe
CINAHL_Library_pro
cedure_transfert.pdf
Pour plus d’informations sur CINAHL :
Cochrane Library : http://www.cochranelibrary.com
Revues systématiques de littérature dans le domaine de la santé
Pour plus d’informations sur Cochrane Library :
2
Cisco AnyConnect VPN Client
Importation
indirecte
Cochrane_Library_p
rocedure_transfert.p
28
Table des matières
Procédure
Mode de
d'importation
références
références dans
EndNote
Dissertations & Thèses : Dissertations & Theses (A&I)
Contient des références de plus de 2.4 million thèses de doctorat et
dissertations (master's theses) mondiales à partir de 1861. Contient des
abrégés pour les thèses à partir de 1980 et pour les dissertations à partir
de 1988. Des aperçus des premières 24 pages sont disponibles pour
quelques thèses
ProQuest_dissertati
ons-theses_Library_p
Pour plus d’informations sur Dissertations & Theses (A&I) :
Medline → OvidSP : Medline (OvidSP)
Base de données de la National Library of Medicine (USA): Médecine
clinique, anatomie et physiologie, pharmacie et pharmacologie,
médecine dentaire, psychiatrie et psychologie, santé publique.
Importation
directe
Pour plus d’informations sur OvidSP :
OVID_Library_proce
dure_transfert.pdf
Ovid Nursing Full-Text Plus : Ovid Nursing Full-Text Plus :
cliquer sur « Login », puis cliquer sur « Revues »
Pour plus d’informations sur Ovid Nursing Full-Text Plus :
Medline → Web of science : Web of science
Base de données de la National Library of Medicine (USA): Médecine
clinique, anatomie et physiologie, pharmacie et pharmacologie,
médecine dentaire, psychiatrie et psychologie, santé publique
Pour plus d’informations sur Web of science :
Importation
directe
Web of
science_Library_proc
PubMed (NCBI-NLM) : PubMed
Importation Importation
indirecte et indirecte :
Contient les références bibliographiques de la littérature biomédicale de connexion
Medline ainsi que de revues et e-books dans le domaine des sciences de directe
la vie. Ressource gratuite des NIH (National Institutes of Health)
américaines
Pour plus d’informations sur PubMed :
PubMed_procedure
_transfert.pdf
29
Table des matières
Procédure
Mode de
d'importation
références
références dans
EndNote
Saphir : http://www.saphirdoc.ch/
Base de données pour la santé publique (politique et économie de la
santé, travail et santé, prévention et promotion de la santé, gestion
hospitalière etc.) compilée par plusieurs bibliothèques spécialisées
suisses.
Importation
indirecte
Pour plus d’informations sur Saphir :
On ne peut exporter
qu’une référence à la
fois
Saphir_Library_proc
edure_transfert.pdf
Uptodate® : http://www.uptodate.com/
Saisie
Les références se
manuelle des rapportant à des
UpToDate est une ressource basée sur des données probantes (EBP- références
journaux
EBM-EBN) qui apporte une aide à la décision clinique. Elle contient entre
scientifiques
se
autres des guidelines et permet de retrouver rapidement des
retrouvent
dans
informations
PubMed (NCBI)
Worldcat
(recherche
http://www.worldcat.org/
de
livres
notamment)
: Importation
directe
WorldCat se connecte aux collections et aux services de plus de 10 000
bibliothèques à travers le monde parmi lesquelles RERO et NEBIS en
Suisse.
On ne peut exporter
qu’une référence à la
fois
Worldcat_Library_pr
ocedure_transfert.pd
Une fois l’ajout des références terminé, il est important d’ouvrir la fenêtre de saisie afin de vérifier si les
informations présentes à l’intérieur de la référence sont correctes. Deux types de vérifications doivent
être effectués :
• vérifier si le type de référence sélectionné correspond au document
• vérifier si l’information se retrouve dans les bons champs
Cette deuxième opération est nécessaire puisque les données d’une référence se retrouvent
fréquemment dans le champ Notes. Cette anomalie est causée par une mauvaise répartition des
renseignements bibliographiques dans la référence. Certains filtres sont moins efficaces que d’autres et
insèrent la totalité ou une partie de la référence dans le champ Notes. On doit alors soit déplacer
manuellement l'information dans les bons champs, soit modifier soi-même le filtre d’importation.
3.4. Gérer les références dans une bibliothèque EndNote
3.4.1. Modifier une référence (généralités)
1. Double-cliquer sur la référence à modifier. On accède alors à la fenêtre de saisie permettant de
modifier la référence (voir sections 3.1.1.)
30
Table des matières
À noter qu’il est possible d’annuler les modifications apportées à une référence par le biais de la
fenêtre de saisie.
2. Pour enregistrer les modifications apportées à la référence, cliquer sur Yes :
Chaque fois qu’on ajoute ou qu’on modifie une référence, EndNote enregistre
automatiquement les changements apportés à la bibliothèque
3.4.2. Insérer des figures, images ou graphiques dans EndNote
• Toujours utiliser la fonction Attach Figure pour insérer des graphiques et des figures dans le
champ Figure. L’usage du Copier-Coller peut occasionner des pertes de couleur ou d’autres
attributs à l’image.
• Une seule figure, ou graphique, peut être enregistrée dans la référence.
• Il est important d’écrire un nom ou un descriptif à la figure dans le champ Caption. À la fin du
document Word, EndNote ajoutera une liste des figures ce qui facilitera le repérage de celle-ci
dans le document.
Pour insérer des figures, images ou graphiques dans EndNote, réaliser les étapes suivantes :
1. Dans la fenêtre de saisie de la référence, cliquer dans le champ Figure, ouvrir le menu References
et sélectionner Figure > Attache Figure.
2. Cliquer sur Choose File.
3. Repérer le fichier et cliquer sur Insert.
4. Cliquer sur OK.
3.4.3. Insérer un ou plusieurs documents (pdf, ppt, Word, etc.) dans une référence
3.4.3.1 Manuellement
31
Table des matières
1. Dans la fenêtre de saisie de la référence, cliquer dans le champ File attachements, ouvrir le
menu References et sélectionner File attachements > Attach File
2. Sélectionner le fichier à attacher et cliquer sur Ouvrir
3. Enregistrer la référence modifiée (voir section 3.1.1.)
3.4.3.2 Automatiquement
En utilisant la fonction Find Full text
1. Choisir la ou les références pour lesquelles on désire retrouver des articles complets
2. Cliquer sur le bouton Find Full text
3. Résultats dans l’exemple ci-dessous : 19 références sur 55 pour lesquelles un document pdf a été
trouvé ; 7 pour lesquelles un lien URL renvoyant vers le site internet d’où on peut commander
l’article par exemple ; 28 pour lesquelles aucun article et aucun lien URL n’ont été trouvés
32
Table des matières
3.4.3.3 Stratégie à adopter pour rechercher des articles correspondants aux références
1. Essayer de trouver les articles en les recherchant automatiquement via EndNote
2. Si la recherche automatique ne donne aucun résultat, alors essayer de les rechercher à partir des
bases de données documentaires
3. Si la recherche via les bases de données bibliographiques ne donne aucun résultat, alors se diriger
vers les journaux pour lesquels la HES-SO a des droits d’accès aux articles (texte intégral) en
cliquant sur les liens suivants :
a) http://www.swissuniversities.ch/fr/services/ressources-electroniques-hes/acces-partype-de-ressource/revues-academiques/
b) Ovid Nursing Full-Text Plus (cliquer sur « Login », puis cliquer sur « Revues »)
Lors d’une recherche de références à partir des bases de données documentaires, le mieux est
d’enregistrer, si cela est possible, le fichier pdf contenant le texte intégral qui sera ensuite inséré
manuellement dans la référence EndNote.
Sitôt qu’on a accès au texte intégral d'une référence, il vaut la peine de sauvegarder le fichier
dans un dossier pour qu’ensuite on le puisse l’insérer manuellement dans la bibliothèque
EndNote.
33
Table des matières
3.4.4. Imprimer des références
1. Sélectionner les références à imprimer.
2. Choisir le style bibliographique [cf. section 4].
3. Cliquer sur File > Print > OK.
3.4.5. Éliminer les doublons
Lorsqu’on ajoute une grande quantité de références, que ce soit en utilisant l’importation ou la connexion
directe, il est fort probable que la bibliothèque EndNote contienne la même référence plus d’une fois.
EndNote possède donc une fonctionnalité qui permet de repérer les doublons afin de les éliminer.
1. Ouvrir une bibliothèque.
2. Cliquer sur References > Find Duplicates.
3. Sélectionner les références qu’on désire éliminer en maintenant la touche CTRL et en cliquant
sur les références souhaitées.
4. Cliquer sur References > Delete References.
5. Pour revenir à la bibliothèque EndNote complète, cliquer sur References > Show All References.
3.4.6. Trier les références dans la bibliothèque
Dans la fenêtre de consultation, il est possible de trier les références afin qu’elles apparaissent par ordre
alphabétique d’auteur, par ordre chronologique d’année ou autre. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur
l’onglet correspondant au champ situé en haut de la fenêtre de consultation. Les références seront alors
triées par ordre ascendant ou descendant selon le champ choisi.
On peut modifier les préférences d’EndNote afin d’afficher d’autres champs que ceux présentés par
défaut dans la fenêtre de consultation.
1. Cliquer sur Edit > Preferences.
34
Table des matières
Une fenêtre apparaît à l’écran.
2. Choisir l’option Display Fields dans la liste à gauche de la fenêtre.
3. Dans la liste à droite de la fenêtre, sélectionner sous la rubrique Field pour chaque Column dans
la liste déroulante le champ qu’on désire afficher dans la fenêtre de consultation. On peut aussi
personnaliser la dénomination de chaque champ (à l’exception de celui intitulé File
Attachements) sous la rubrique Heading
4. Cliquer sur le bouton OK.
10 champs définis de la fenêtre de
consultation et correspondant aux
« Column 1-10 » de l’image ci-dessous
3.4.7. Gérer une liste des termes
Une liste des termes est composée de tous les mots qui se retrouvent dans un champ. Par défaut, une
bibliothèque EndNote contient trois listes des termes : Authors, Journals et KeyWords. La première est
reliée aux champs Author, Secondary Author, Tertiary Author et Subsidiary Author. La deuxième est
reliée aux champs Journal et Alternate Journal. La troisième est, quant à elle, reliée au champ KeyWords.
Les listes des termes contiennent ainsi tous les termes qui ont été inscrits dans ces champs.
35
Table des matières
Une liste des termes assure un contrôle de qualité des informations lors de la saisie manuelle. Ainsi, elle
évite d’inscrire chaque fois le terme dans le champ. Par exemple pour la liste des termes Journals, au lieu
d’inscrire manuellement le nom du périodique il suffit d’ouvrir le gestionnaire des listes des termes et de
sélectionner le nom recherché dans la liste pour ensuite cliquer sur le bouton Insert Term. Le terme sera
alors inséré automatiquement dans le champ Journal ou Alternate Journal.
3.4.7.1 Ajouter une liste des termes dans la bibliothèque
Tous les champs ne sont pas pertinents pour la création d’une liste des termes. Il vaut mieux en créer pour
des champs dont l’information sera répétée dans plusieurs références. En plus des champs proposés dans
EndNote, voici à titre indicatif certains champs pour lesquels il peut être utile de créer une liste des
termes : lieu de publication (Place Published), éditeur (Publisher) et collection (Series Title).
Pour ajouter une nouvelle liste :
1. Dans le menu Tools cliquer sur Define Term Lists
2. Cliquer sur Create List.
3. Nommer la liste et cliquer sur OK.
4. Sélectionner les séparateurs (delimiters) à utiliser dans la fenêtre de saisie.
5. Choisir les champs à inclure dans la liste nouvellement créée. Pour ce faire, cliquer sur le bouton
Link Lists, sélectionner les champs souhaités et cliquer sur le bouton OK.
6. On doit par la suite mettre à jour la liste si on souhaite voir apparaître les nouveaux ajouts. Pour
ce faire, cliquer sur le bouton Update List et ensuite sur OK. EndNote indique alors le nombre
de termes ajoutés à la liste.
3.4.7.2 Mettre à jour une liste des termes
Par défaut, les listes des termes sont mises à jour automatiquement dès l’ajout de termes dans le champ.
Si le terme inscrit dans le champ n’apparaît pas dans la liste des termes, celui-ci apparaît alors en rouge.
Dès la fermeture de la fenêtre de saisie, le terme est automatiquement ajouté à la liste des termes. Il
apparaîtra désormais en noir dans la fenêtre de saisie.
1. Cliquer sur : Tools > Define Term Lists
2. Sélectionner la liste que on désire mettre à jour.
3. Cliquer sur le bouton Update List.
4. Sélectionner les champs à inclure dans la mise à jour.
On peut désactiver cette fonction en passant par Preferences du menu Edit, dans la section Term Lists.
On doit alors mettre à jour manuellement la liste des termes.
3.4.7.3 Ajouter et modifier un terme de la liste
Par défaut, les listes des termes sont mises à jour automatiquement dès l’ajout de termes dans le champ
concerné. Toutefois, on peut modifier directement une liste des termes.
Pour ajouter des termes à une liste :
36
Table des matières
1. Dans le menu Tools cliquer sur Open Term Lists et choisir la liste qu’on veut modifier.
2. Sélectionner le terme à modifier dans la liste s’il y a lieu.
3. Cliquer sur le bouton relié aux changements à apporter (New Term, Edit Term, ou Delete Term).
4. Inscrire les modifications souhaitées, cliquer sur Save Term et fermer la fenêtre.
3.4.8. Gérer les groupes de références
Les groupes de références permettent d’organiser l’ensemble de la bibliothèque. On peut visualiser ces
groupes dans le panneau de gauche de l’écran EndNote.
Groupe personnalisé
Groupe intelligent
Combinaison
de
plusieurs groupes
Groupe de référence
Il existe plusieurs types de groupes dans EndNote.
Type de groupe
Description
Groupe
permanent Celui-ci inclut All References, Unfiled et Trash. On ne peut les
(Permanent Group)
déplacer ou les effacer. Le groupe Unfiled présente les références qui
ne font pas partie officiellement d’un groupe, mais qui n’ont pas
encore été éliminées.
37
Table des matières
Type de groupe
Description
Groupe
temporaire Celui-ci inclut Copied References, Duplicate References, Imported
(Temporary Group)
References, Search Results, et quelques Full Text groups. Ce groupe
permet les déplacements de références selon l’usage de certaines
fonctions d’EndNote. Il est supprimé dès qu’EndNote est fermé. Les
références, elles, restent dans la bibliothèque.
Groupe
personnalisé Celui-ci est créé manuellement par l’usager en vue d’organiser sa
(Custom Groups)
bibliothèque. Une fois créé, il suffit de glisser les références sur le
nom du groupe. Les groupes créés sont placés en ordre alphabétique.
Groupe de référence Le groupe de référence peut contenir des groupes personnalisés qui
(Group set)
y sont rattachés. On peut par exemple inclure Stratégies de
recherche (si effectuée par connexion directe) comme un groupe de
référence
Groupe
intelligent Ce groupe utilise des critères de recherche pour se mettre à jour en
(Smart Group)
fonction des nouvelles références éditées.
Combinaison
de Cela permet d’organiser les références d’EndNote en combinant les
plusieurs
groupes groupes avec les expressions AND, OR et NOT.
(Create from groups)
Informations supplémentaires sur les groupes :
• Il est possible de créer 500 groupes dans une seule bibliothèque.
• On peut glisser des références d’une bibliothèque dans un groupe d’une autre bibliothèque.
• Enlever une référence d’un groupe personnalisé ne signifie pas qu’elle est effacée de la
bibliothèque.
• Effacer une référence de la bibliothèque, l’efface aussi de l’ensemble des groupes où elle se
trouvait.
• Lorsque la référence est dans le groupe Trash, elle ne fait plus partie officiellement de la
bibliothèque (elle n’apparaîtra plus dans aucun groupe et on ne peut la chercher ou la citer).
Cependant tant que le groupe Trash n’a pas été vidé, il est toujours possible de la récupérer.
3.4.8.1 Créer un groupe de références et des groupes personnalisés rattachés au groupe de référence
1. Cliquer sur Create Groupe Set dans le menu Groups.
2. Saisir un nom et taper la touche Entrée.
3. Cliquer sur Create Group dans le menu Groups pour des groupes personnalisés.
4. Saisir un nom et taper la touche Entrée.
3.4.8.2 Déplacer un groupe de référence
Cliquer sur un groupe et avec l’aide de la souris, le glisser vers sa nouvelle position.
38
Table des matières
Les groupes personnalisés sont, quant à eux, organisés par ordre alphabétique.
3.4.8.3 Renommer un groupe de référence et un groupe personnalisé
1. Sélectionner le groupe qui est à renommer.
2. Dans le menu Groups, choisir Rename Group Set pour renommer le groupe de référence ou
Rename Groups pour renommer un groupe personnalisé.
3. Entrer un nouveau nom pour le groupe et cliquer sur la touche Entrée.
3.4.8.4 Supprimer un groupe
Lorsqu’on efface un groupe, EndNote supprime non seulement le groupe, mais tous les groupes créés à
l’intérieur de ce groupe. Cependant, les références demeurent toujours présentes dans la bibliothèque
dans All references.
1. Sélectionner le groupe qui est à supprimer.
2. Dans le menu Groups, choisir Delete Group Set pour effacer le groupe de référence ou Delete
Group pour effacer un groupe personnalisé
Il n’est pas possible de supprimer les groupes permanents comme Online Search, EndNote Web, Find Full
Text.
3.4.9. Effectuer une recherche de références dans la bibliothèque EndNote
La bibliothèque EndNote peut contenir plus de 100 000 références. EndNote dispose donc d’une interface
de recherche qui permet d’effectuer une recherche à l’intérieur d’une bibliothèque. Cette fonctionnalité
peut être utile pour repérer facilement une référence ou encore pour générer une bibliographie à partir
de certaines références.
1. Ouvrir l’interface de recherche : Outils > Search Library
2. Cette fonction apparaît en bas de l’écran dans l’onglet Search.
3. Indiquer les termes recherchés dans le moteur de recherche et cliquer sur Search.
4. Consulter les résultats de recherche. Ces derniers s’affichent directement dans la fenêtre de
consultation.
3.4.10. Choisir les styles bibliographiques
Les styles bibliographiques déterminent la mise en forme de la bibliographie et de la citation en corps de
texte. Ils sont généralement développés par les revues scientifiques et servent de guide pour les auteurs.
Au fil du temps, les styles bibliographiques les plus utilisés sont devenus la norme de leur domaine. Par
exemple, le style APA a été développé par l’American Psychological Association et est utilisé dans le
domaine des sciences humaines et sociales.
Lorsque l’utilisateur choisit un style bibliographique, celui-ci s’applique à l’ensemble des références de la
bibliothèque. Par conséquent, une bibliographie créée à partir d’EndNote et importée dans un document
Word sera représentée par un seul style.
39
Table des matières
EndNote offre plus de 4’500 styles bibliographiques. Ces derniers correspondent aux principaux styles
bibliographiques développés par les revues scientifiques.
Tous les styles bibliographiques sont regroupés dans le sous-répertoire Styles du répertoire EndNote.
Chaque style porte l’extension .ens .
Pour accéder au sous-répertoire Styles :
1. Pour accéder aux styles bibliographiques à partir d’EndNote : cliquer sur : Edit > Output Styles >
Open Style Manager.
2. Pour visualiser une référence sous la forme d’un style bibliographique défini, cliquer sur l’onglet
Preview de la fenêtre de consultation
Tous les styles bibliographiques offerts par EndNote sont accessibles par le biais du gestionnaire de styles
(Open Style Manager). Cependant, quatre styles bibliographiques apparaissent par défaut dans le menu
déroulant de la fenêtre de consultation.
Exemple visualisation après avoir cliqué sur
l’onglet Preview
Style
Caractéristiques
Annotated
La citation en corps de texte
contient l’auteur et la date de
publication. La bibliographie
est
triée
par
ordre
alphabétique
d’auteur.
Chaque référence contient, si
disponible, un résumé à la fin
de la citation.
Connaway, L. S., M. L. Radford, et al. (2009).
Engaging Net Gen Students in Virtual
Reference: Reinventing Services to Meet Their
Information Behaviors and Communication
Preferences. US: 25.
Author-Date
Ce style bibliographique est
identique au style Annotated
à l’exception que le résumé
n’apparaît pas dans la
référence bibliographique.
Connaway, L. S., M. L. Radford, et al. (2009).
Engaging Net Gen Students in Virtual
Preferences. US: 25.
Numbered
La citation en corps de texte Connaway, L.S., M.L. Radford, and J.D.
est numérotée selon l’ordre Williams, Engaging Net Gen Students in Virtual
d’apparition dans le texte. La Reference: Reinventing Services to Meet Their
To engage new users and sustain current
ones, academic librarians need to explore a
range of opportunities to extend existing
services. The largest contemporary user
cohort is the Net Gen, whose members
demonstrate
distinctly
different
communication and information seeking
behaviors from older cohorts. The results of
online surveys with virtual reference service
(VRS) users and non-users provide fresh
insights for the improvement and integration
of new technologies and services to better
meet the needs of Net Gen academic library
users.
40
Table des matières
Exemple visualisation après avoir cliqué sur
l’onglet Preview
bibliographie est triée par Information Behaviors and Communication
ordre séquentiel selon les Preferences.
numéros de citation.
2009: US. p. 25.
Style
Caractéristiques
Show All
les références sont affichées
telles qu’elles ont été
inscrites dans le fenêtre de
saisie. Ce style contient
également les champs et
leurs intitulés. Il n’est pas
adapté à la citation en corps
de texte ou à la création
d’une bibliographie.
Reference Type: Report
Record Number: 75
Author: L. S. Connaway, M. L. Radford and J.
D. Williams
Year: 2009
Title: Engaging Net Gen Students in Virtual
Preferences
City: US
Pages: 25
Short Title: Engaging Net Gen Students in
Virtual Reference: Reinventing Services to
Meet Their Information Behaviors and
Communication Preferences
Abstract: To engage new users and sustain
current ones, academic librarians need to
explore a range of opportunities to extend
existing services. The largest contemporary
user cohort is the Net Gen, whose members
demonstrate
distinctly
different
communication and information seeking
behaviors from older cohorts. The results of
online surveys with virtual reference service
(VRS) users and non-users provide fresh
insights for the improvement and integration
of new technologies and services to better
meet the needs of Net Gen academic library
users.
URL:
http://www.oclc.org/research/publications/li
brary/2009/connaway-acrl-2009.pdf
'File' Attachments: internal-pdf://connawayacrl-2009-0545729536/connaway-acrl2009.pdf
Si le style bibliographique ne s’affiche pas dans le menu déroulant des styles :
41
Table des matières
1. Sélectionner l’option Select Another Style dans le menu déroulant.
2. Sélectionner le style souhaité dans la liste qui apparaît et cliquer sur Choose.
42
Table des matières
4.
La fonction Cite While You Write (CWYW)
Voir aussi chapitre 1.3 « Nouveautés de la version X7 par rapport à la version X4 »
4.1. Introduction
La fonction CWYW (Cite While You Write) permet notamment à l’utilisateur d’insérer automatiquement
des références provenant d’une bibliothèque EndNote au moment de la rédaction d’un document dans
Word ou Powerpoint (CWYW réduite) ainsi que d’exporter des références inscrites dans un document
Word vers EndNote.
La fonction Cite While You Write permet aussi, au moment de la rédaction d’un document Word ou
Powerpoint, de générer automatiquement une bibliographie à la fin du document au fur et à mesure
qu’on insère des références dans Word.
CWYW est fourni avec EndNote et s’installe automatiquement dans Word et Powerpoint. Les commandes
CWYW sont représentées dans Word sous l’onglet EndNote X7 ainsi que dans la barre d’outils EndNote.
EndNote X7
(CWYW)
EndNote X7
(CWYW) réduite
43
Table des matières
Légende des commandes CWYW dans Word (EndNote X7)
Commandes dans le groupe Citations
Description
Rechercher des références dans EndNote
afin de les insérer sous forme de citations
et de références dans le document Word.
Insérer un commentaire.
Insérer les références sélectionnées dans
la bibliothèque EndNote sous forme de
citations et de références dans le
document Word.
Recherche une référence dans EndNote
qui contient une figure afin de l’insérer
dans le document Word.
Accéder à EndNote.
Modifier une citation en corps de texte à
partir de Word.
Après avoir sélectionné des références
dans Word, il est possible d’aller
directement les modifier dans la
bibliothèque EndNote.
Commandes dans le groupe Bibliography
Description
Permet de sélectionner
bibliographique retenu.
le
style
Mettre à jour et mettre en forme la
bibliographie, les citations en corps texte
et les notes de bas de page selon le style
bibliographique choisi dans EndNote
voir aussi chapitre
1.3
Permet de regrouper les références par
catégorie après avoir sélectionner cette
option
Permet de configurer les catégories
Supprime
le
format
du
bibliographique sélectionné.
style
Enregistrer une copie du document sans
les références formatées selon le style
bibliographique choisi. Les citations et la
44
Table des matières
Commandes dans le groupe Bibliography
Description
bibliographie sont enregistrées en format
texte.
Convertir les références de Reference
Manager dans EndNote
Convertir les références de Word dans
EndNote.
En cliquant sur la flèche en coin, on accède
à la fenêtre Format Bibliography qui
permet de revoir et de corriger la mise en
forme de la bibliographie.
Commandes dans le groupe Tools
Description
Permet de créer une bibliothèque EndNote
à partir des références inscrites dans un
document Word.
Permet de configurer les raccourcis du
clavier pour EndNote, etc.
Accès au guide d’utilisation d’EndNote X7
Légende des commandes CWYW dans Powerpoint (EndNote X7)
Commandes dans le groupe Citations
Description
afin de les insérer sous forme de citations
dans le document Powerpoint.
citations dans le document Powerpoint.
Commandes dans le groupe References
Description
afin de les insérer sous forme de
références dans le document Powerpoint.
45
Table des matières
Commandes dans le groupe References
Description
références dans le document Powerpoint.
Commandes dans le groupe Formatting
Description
Permet de sélectionner le style
bibliographique avant de cliquer sur les
commandes des groupes Citations et
References
Commandes dans le groupe Tools
Description
Accéder à EndNote.
Accès au guide d’utilisation d’EndNote X7
46
Table des matières
4.2. Insérer des références bibliographiques et citer en corps de texte
Un des principaux avantages d’EndNote est l’insertion de références dans un document Word. Cette
application est possible grâce à la fonction Cite While You Write. Celle-ci permet, au moment de la
rédaction d’un document Word, d’insérer automatiquement des références provenant d’une
bibliothèque EndNote.
La citation en corps de texte est créée dès l’insertion d’une référence dans un document Word. Cette
citation permet de repérer facilement l’énoncé cité dans le texte. La forme de la citation est déterminée
par le style bibliographique sélectionné dans EndNote (APA, MLA, Chicago, etc.). Dès la création d’une
citation en corps de texte, la référence correspondante est insérée dans la bibliographie.
Exemple avec le style APA 6th :
Inscrire le titre de la
bibliographie
Citation en corps de texte
Référence insérée
dans la
bibliographie
1. Démarrer Microsoft Word et ouvrir le document dans lequel on désire insérer les références.
2. Démarrer EndNote et ouvrir la bibliothèque souhaitée.
3. Positionner le curseur à l’endroit où la référence doit être insérée dans le document (dans le
texte, dans une note de bas de page, etc.).
4. Cliquer sur Go to EndNote de l’onglet EndNote.
5. Dans la bibliothèque EndNote, sélectionner la référence qu’on désire insérer ainsi que le style
bibliographique souhaité. Le style bibliographique détermine la mise en forme de la bibliographie
et de la citation en corps de texte.
6. Retourner dans le document Word
7. Cliquer sur le bouton Insert Citation, puis sur
On verra alors apparaître la citation en corps de texte là où était situé le curseur ainsi que la bibliographie
à la fin du document.
On peut insérer des références provenant de plusieurs bibliothèques EndNote dans un même document
Word. Pour ce faire, il suffit d’ouvrir toutes les bibliothèques EndNote et de suivre les étapes énumérées
ci-dessus.
EndNote recommande toutefois de rassembler toutes les références sous une seule bibliothèque
ce qui facilite l’insertion de celles-ci dans un document Word.
47
Table des matières
4.2.1. Mettre en forme automatiquement le CWYW
Lorsqu’on insére une référence dans un document Word avec les commandes CWYW, cette dernière peut
être représentée par une citation en corps de texte, une note de bas de page, une note de fin et une
bibliographie.
Par défaut, avec CWYW, la citation et la bibliographie sont mises en forme automatiquement à chaque
ajout d’une référence dans un document Word. La mise en forme automatique de CWYW peut toutefois
être désactivée.
4.2.1.1 Quand activer la mise en forme automatique ?
Lorsque le document contient un petit nombre de références, il est préférable de conserver active la mise
en forme automatique de CWYW. Cette fonction est très efficace et évite de mettre en forme
manuellement les références.
Exemple de résultat :
4.2.1.2 Quand désactiver la mise en forme automatique ?
Lorsque le document contient un grand nombre de références, il est préférable de désactiver la mise en
forme automatique de CWYW puisque cette fonction alourdit le document. L’insertion de références est
donc plus rapide lorsque la mise en forme automatique est désactivée étant donné que la bibliographie
n’est pas générée automatiquement dès l’insertion de nouvelles références. On doit toutefois, comme
expliqué ci-dessous, mettre en forme manuellement les références une fois la rédaction terminée. On
verra alors apparaître la bibliographie à la fin du document selon le style bibliographique choisi.
Exemple de résultat :
Pour désactiver la mise en forme automatique :
1. Cliquer sur la flèche en coin du groupe Bibliography de l’onglet EndNote de Word.
2. Choisir l’onglet Instant Formatting.
3. Cliquer sur Turn Off.
4. Cliquer sur OK.
Pour mettre en forme manuellement les références :
1. Cliquer sur la flèche en coin du groupe Bibliography de l’onglet EndNote de Word.
2. Choisir l’onglet Instant Formatting.
3. Cliquer sur Turn On.
4. Cliquer sur OK.
48
Table des matières
4.2.2. Réaliser des citations multiples en corps de texte
EndNote offre la possibilité d’insérer plusieurs références au même endroit dans un document Word. Les
références apparaissent alors dans la même citation en corps de texte et sont triées selon le style
bibliographique sélectionné. Il est possible d’insérer jusqu’à 50 références à l’intérieur de la même
citation.
Voici l’ordre de tri pour les quatre styles bibliographiques généraux :
Styles généraux
Ordre de tri
Annotated
Les références sont triées par ordre chronologique selon la date de
publication.
Author-Date
Les références sont triées par ordre chronologique selon la date de
publication.
Numbered
Les références sont triées par ordre d’insertion dans le document.
Show All Fields
Les références sont triées par ordre d’insertion dans le document.
Pour connaître l’ordre de tri des autres styles bibliographiques :
1. Ouvrir EndNote.
2. Cliquer sur le menu Edit > Output Styles > Open Style Manager.
3. Cliquer sur le bouton Edit dans la fenêtre d’édition du style.
4. Sélectionner Sort Order dans la section Citations.
5. Fermer les deux fenêtres de gestion et d’édition du style bibliographique.
4.2.3. Références en note de bas de page et en note de fin
EndNote offre la possibilité d’insérer une référence à l’intérieur d’une note de bas de page ou d’une note
de fin créée avec Word. La référence s’affiche selon le style bibliographique sélectionné dans le document
Word. Elle apparaît dans la note de bas de page ainsi que dans la bibliographie. Pour insérer une référence
dans une note de bas de page, positionner le curseur dans la note de bas de page du document Word et
suivre les étapes énumérées à la section
4.2.4. Insérer des figures, images ou graphiques dans un document Word
1. Ouvrir le document Word
2. Ouvrir la bibliothèque EndNote
3. Après avoir inséré la référence dans le document Word, positionner le curseur juste après la
citation du texte, cliquer sur le bouton
, puis sur le bouton
de la
liste déroulante. Une fenêtre EndNote X7 Find Figure(s) apparaît alors à l’écran
4. inscrire dans le champ prévu à cet effet un mot du titre de la référence afin d’identifier la figure
en question et cliquer sur le bouton Insert
49
Table des matières
Curseur positionné
5. Puis apparaîtra à la suite de la bibliographie le numéro de la figure à côté de la citation dans le
texte et la figure idoine avec son nom qui lui a été attribué dans le champ Caption de EndNote
50
Table des matières
4.2.5. Mise à jour des références insérées dans un document Word
Dès qu’on modifie des références citées dans un document Word à partir de la bibliothèque EndNote, les
changements sont automatiquement pris en compte par Word.
On peut modifier les éléments bibliographiques d’une référence EndNote insérée dans un document
Word en tout temps. Toutefois, EndNote recommande de ne pas modifier directement la référence ou la
bibliographie puisque les changements ne seront pas enregistrés dans le document.
Il est préférable de modifier les références à partir de la bibliothèque EndNote ou encore
d’effectuer les commandes proposées ci-dessous afin de conserver la bibliographie et les
citations fonctionnelles.
4.2.5.1 Modifier une référence dans EndNote
Si on désire modifier une référence, il est préférable de le faire à partir de la bibliothèque EndNote.
Lorsque les changements nécessaires ont été enregistrés dans la bibliothèque EndNote, les corrections
sont par la suite apportées à la bibliographie du document Word avec la fonction Format Bibliography.
1. Démarrer EndNote et ouvrir la bibliothèque souhaitée.
2. Dans EndNote, sélectionner la référence qu’on désire modifier et ouvrir la fenêtre de saisie.
3. Modifier la référence et fermer la fenêtre de saisie.
4. Dans le document Word, cliquer sur la flèche en coin du groupe Bibliography de CWYW.
5. La fenêtre Format Bibliography apparaît à l’écran et sous l’onglet Format Bibliography, cliquer
sur le bouton OK. La bibliographie est mise à jour.
4.2.5.2 Modifier le style d’une référence dans un document Word
Lors de la rédaction d’un manuscrit par exemple, il faut choisir un style dans le document Word propre au
journal dans lequel on veut soumettre le manuscrit. Seul le style choisi dans le document Word, qui peut
être différent de celui utilisé dans EndNote, fait foi pour la mise à jour du document Word.
1. Une fois les références insérées dans le document Word, cliquer sur l’onglet :
Une liste déroulante apparaît et choisir le style bibliographique désiré
2. Cliquer sur l’onglet
références bibliographiqes
pour procéder à la mise à jour des
3. La bibliographie est mise à jour dans le document Word
51
Table des matières
4.2.6. Ajouter ou soustraire du texte dans une citation en corps de texte
Il est possible de modifier une citation en corps de texte directement à partir du document Word. Cette
fonctionnalité d’EndNote peut être particulièrement utile lorsqu’on désire, par exemple, soit ajouter dans
la citation en corps de texte le numéro de la page correspondant au document cité, ou soit enlever le nom
de l’auteur dans le cas où le nom de ce dernier est déjà mentionné dans la citation. Dans un tel cas, il est
de mise de ne faire apparaître que l’année dans la citation.
Il est à noter que les modifications ainsi apportées à la citation en corps de texte ne sont pas prises en
compte dans la bibliographie.
1. Dans le document Word, cliquer sur la citation en corps de texte de son choix. Le curseur devrait
alors clignoter et la citation devrait s’afficher en surbrillance grise telle qu’illustrée ci-dessous :
Citation en corps de texte qui doit être
modifiée étant donné que le nom de l’auteur
est déjà mentionné dans le texte.
2. Cliquer sur Edit & Manage Citation(s) dans l’onglet EndNote.
3. La fenêtre d’édition apparaît à l’écran. On peut alors ajouter ou soustraire du texte dans la
citation en corps de texte.
4. Cocher la case Exclude author afin d’exclure le nom de l’auteur de la citation en corps de texte.
EndNote effectue automatiquement les modifications dans la citation en corps de texte :
A noter que la référence est demeurée
intacte dans la bibliographie
Dans cette même fenêtre d’édition, on peut aussi modifier la citation selon les indications suivantes :
52
Table des matières
Fonction
Description
Exclude Author
En cochant cette case, le nom de l’auteur est supprimé de la citation.
Exclude Year
En cochant cette case, l’année de publication est supprimée de la
citation.
Préfix
Écrire du texte ici permet d’ajouter du texte au début de la citation.
Suffix
Écrire du texte ici permet d’ajouter du texte à la fin de la citation
Pages
Le numéro de page entré permet de mettre la page correspondante
du document cité.
4.2.7. Effacer une référence citée
1. Dans le document Word, cliquer sur la citation en corps de texte de son choix. Le curseur devrait
alors clignoter et la citation doit s’afficher en gris.
2. Cliquer sur Edit & Manage Citation(s) dans l’onglet EndNote.
3. Dans le menu déroulant Edit Reference, cliquer sur Remove Citation.
La citation en corps de texte et la référence correspondante dans la bibliographie doivent alors disparaître.
4.3. Gérer une bibliographie dans un document Word
Par défaut, en utilisant CWYW, une bibliographie est insérée à la toute dernière page du document. Cette
bibliographie est mise à jour chaque fois qu’une référence est ajoutée ou supprimée.
Une bibliographie créée à partir d’EndNote peut être aussi exportée dans un document Word avec la
fonction Copier-coller notamment. Toutefois, une bibliographie indépendante n’est reliée à aucune
référence citée dans un document Word. Pour plus d’information, consulter la section 4.4.
4.3.1. Modifier la mise en forme
Une fois la bibliographie créée avec la fonction CWYW, on peut modifier sa mise en forme.
1. Dans l’onglet EndNote de Word, cliquer sur la flèche en coin du groupe Bibliography.
2. La fenêtre EndNote Format Bibliography apparaît à l’écran
3. Sélectionner l’onglet Layout.
4. Réaliser les modifications souhaitées et cliquer sur le bouton OK.
Modifications qu’on peut réaliser :
53
Table des matières
Fonction
Description
Font and Size
Il est possible de modifier le format du texte tant par la
police que par la grosseur du caractère.
Bibliography title
Permet d’indiquer le titre souhaité à la bibliographie.
Text Format
Ce bouton permet d’indiquer le format du titre de la
bibliographie.
Start with bibliography number
Dans le cas où l’on désire numéroter la bibliographie, ce
champ permet d’indiquer à quel numéro elle démarrera.
First line indent and Hanging Permet d’indenter la première ligne et les suivantes de la
indent
référence bibliographique selon l’espace désiré.
Line spacing et Space after
Permet d’indiquer l’espace entre les références et l’espace
après la référence.
4.3.2. Déplacer la bibliographie CWYW
La fonction CWYW crée toujours la bibliographie à la fin du document. On peut toutefois déplacer cette
bibliographie à sa guise. EndNote enregistrera la bibliographie à l’endroit où elle a été déplacée.
1. Sélectionner la bibliographie en entier afin d’inclure les codes cachés d’EndNote.
2. Dans l’onglet Accueil, cliquer sur l’icône du ciseau (Couper) dans le groupe Presse-papiers.
3. Positionner le curseur à l’endroit où on souhaite déplacer la bibliographie.
4. Dans l’onglet Accueil, cliquer sur l’icône nommée Coller du groupe Presse-papiers.
4.4. Exportation d’une bibliographie EndNote d’un document Word (reçu par voie
électronique) dans une bibliothèque EndNote du destinataire
Un destinataire reçoit par voie électronique une bibliographie EndNote d’un document Word qu’il désire
exporter dans sa bibliothèque EndNote.
1. Ouvrir le document Word contenant les références bibliographiques EndNote reçues
2. Cliquer sur le bouton Export to EndNote, puis sélectionner Export Traveling Library de la liste
déroulante
3. Sélectionner une bibliothèque existante en cliquant sur Browse ou créer une nouvelle
bibliothèque EndNote en cliquant sur A new EndNote library
54
Table des matières
4. Si la bibliothèque existe déjà, cliquer sur OK. Si on crée une nouvelle bibliothèque, la nommer et
cliquer sur Enregistrer dans la nouvelle fenêtre qui apparaîtra à l’écran
5. Dès que l’exportation des références Word vers la bibliothèque EndNote est terminée, la fenêtre
suivante apparaît à l’écran :
6. La bibliographie EndNote du document Word de l’expéditeur est ainsi reconstituée dans la
bibliothèque EndNote du destinataire. La bibliothèque EndNote contenant les références
exportées s’ouvre alors.
Les documents joints (pdf, ppt, Word, figures, etc.) aux références bibliographiques EndNote
de l’expéditeur ne sont pas exportés vers la bibliothèque EndNote du destinataire
5.
Bibliographie indépendante générée dans un document Word
La fonction Copier-coller permet de générer une bibliographie indépendante dans Word à partir d’une
bibliothèque EndNote. Cette fonctionnalité d’EndNote est utile lorsqu’on désire transmettre par courriel
uniquement une bibliographie à un collègue
55
Table des matières
5.1. Créer une bibliographie indépendante avec la fonction Copier-coller
Lors de la création d'une bibliographie indépendante, l'utilisateur peut créer une bibliographie basée sur
toutes les références d'une bibliothèque EndNote ou à partir de quelques références seulement.
1. Sélectionner les références de la bibliographie EndNote à inclure dans la bibliographie
Word. Pour afficher quelques références, cliquer sur les références tout en maintenant pressé
la touche CTRL du clavier. Ensuite, cliquer sur : References > Show selected References
Pour afficher toutes les références, cliquer sur : References > Show All References
2. Sélectionner le style bibliographique souhaité.
3. Cliquer sur : Edit > Copy Formatted
4. Démarrer Word et insérer les références dans le nouveau document avec la fonction Coller .
5. Modifier, s’il y a lieu, la mise en forme de la bibliographie indépendante en suivant les instructions
décrites à la section 5.2.
5.2. Modifier la mise en forme d’une bibliographie indépendante
Avec la version X7 d’EndNote, le problème rencontré ci-dessous avec la version X4 a été résolu !
Il est probable qu’en générant une bibliographie indépendante, la mise en page de la bibliographie
présente quelques déficiences.
À titre d’exemple, voici un extrait d’une bibliographie indépendante présentée selon le style
bibliographique « APA 5th » :
En regardant la bibliographie dans Word, il est facile de constater qu’il n’y a aucun espace entre chacune
des références. De plus, les deux premières références (Hehir et Jahn) semblent présenter un problème
puisque les éléments « [Research Support, Non-U.S. Gov't] pour Hehir et [Multicenter Study Randomized
Controlled Trial Research Support, Non-U.S. Gov't] pour Jahn » ne devraient pas y figurer.
En ouvrant ces deux références dans la bibliothèque EndNote, on note des éléments bibliographiques dans
le champ Type of Article . Il suffit de faire en sorte que les éléments bibliographiques contenus à l’intérieur
du champ Type of Article soient supprimés :
56
Table des matières
Avant la correction de la référence
Type of Article
Après la correction de la référence
Type of Article
Hehir :
Research Support, Non-U.S. Gov't
Hehir :
Jahn :
Multicenter Study
Randomized Controlled Trial
Research Support, Non-U.S. Gov't
Jahn :
Après avoir corrigé l’erreur, il suffit de copier/coller à nouveau la bibliographie et on constatera que la
référence apparaît maintenant correctement à l’écran.
Il ne reste plus qu’à régler le problème des espacements entre les références. Pour corriger ce problème, il
suffit d’éditer le fichier correspondant au style bibliographique qu’on a utilisé pour formater la
bibliographie. Dans l’exemple, il s’agit du style bibliographique « APA 6th ».
5.2.1. Pour éditer le style bibliographique [« APA 6th »] :
1. Dans EndNote, cliquer sur : Edit > Output Styles > Open Style Manager.
2. Sélectionner le style désiré APA 6th.
3. Cliquer sur le bouton Edit.
4. Sous l’intitulé Bibliography, sélectionner l’option Layout. Cette option permet, entre autres, de
signaler à EndNote qu’on souhaite provoquer une fin de paragraphe (espacement) après chaque
référence.
5. Sous l’option End each reference with : appuyer sur le bouton Insert Field et sélectionner End of
Paragraph. On verra apparaître le code de fin de paragraphe.
6. Cliquer sur File > Save As.
7. Inscrire un nom de fichier différent de celui correspondant au fichier original (APA 6th avec
espace.ens).
57
Table des matières
N.B. Il est fortement recommandé d’enregistrer le fichier modifié sous un nom différent
(APA 6th avec espace.ens) de celui correspondant au fichier original (APA 6th.ens) afin de pouvoir
revenir au fichier initial en cas de problème.
8. S’assurer d’être dans le style APA 6th avec espace
Après avoir apporté cette correction au fichier du style bibliographique, il suffit de copier/coller à nouveau
la bibliographie et on constatera qu’il y a maintenant un espacement entre chaque référence de la
bibliographie.
Toute modification apportée au style bibliographique est prise en compte chaque
fois qu’on présente les références de la bibliothèque EndNote avec ce style.
Ainsi, dans le cas d’une bibliographie générée avec la fonction Cite While You
Write (CWYW), il se pourrait qu’on se retrouve avec un espacement trop
grand dépendamment de l’interligne déterminé sous l’onglet Layout dans la fenêtre
de mise en forme de la bibliographie [cf. section 4.3.1].
Dans un tel cas, pour éviter un trop grand espacement entre les références, il faut soit sélectionner
l’interlignage approprié sous l’onglet Layout dans la fenêtre de mise en forme de la bibliographie, ou soit
enlever le code de fin de paragraphe sous l’option Layout dans le fichier du style bibliographique employé
(APA 6th dans ce cas-ci).
5.2.2. Mise en forme spécifique
Il est possible de paramétrer les styles bibliographiques. Pour ce faire, on doit éditer le style
bibliographique et modifier les modèles de mise en forme (templates) des types de documents pour
lesquels on veut que la cote soit ajoutée.
58
Table des matières
Pour éditer un style bibliographique :
1. Cliquer sur : Edit > Output Styles > Open Style Manager.
2. Sélectionner le style désiré.
3. Cliquer sur le bouton Edit.
Une fenêtre apparaît à l’écran, laquelle permet de modifier les paramètres du style bibliographique
sélectionné.
4. Sous l’intitulé Bibliography, sélectionner l’option Templates.
Les « Templates » sont en fait les modèles de mise en forme déterminés pour chacun des types de
documents (Reference Types) (article de périodique, livre, chapitre de livre, etc.). Ce sont les
« Templates » qui indiquent à EndNote comment il doit présenter les éléments bibliographiques associés
à chaque type de document dans une bibliographie. Dans l’exemple ci-contre, la fenêtre permet de
visualiser les modèles de mise en forme pour les types de documents suivants : article de périodique,
livre, actes de conférence et chapitre de livre.
5.2.3. Imprimer une bibliographie indépendante
On peut également créer une bibliographie indépendante sans avoir à l’exporter dans un logiciel de
traitement de texte tel que Word. Cette fonctionnalité d’EndNote peut être utile afin de créer et
d’imprimer rapidement une bibliographie.
1. Sélectionner les références à inclure dans la bibliographie.
Pour afficher quelques références, cliquer sur les références tout en maintenant la touche CTRL
du clavier. Ensuite, cliquer sur : References > Show selected References
Pour afficher toutes les références, cliquer sur : References > Show All References
2. S’assurer à ce que toutes les références à imprimer apparaissent en surbrillance.
3. Sélectionner le style bibliographique souhaité [cf. section 3.4.10].
4. Cliquer sur : File > Print
59
Table des matières
6.
Glossaire
Termes utilisés Termes utilisés Définition
dans le guide
par EndNote
Base de données Database
bibliographiques
Dans le contexte d’EndNote, une base de données
bibliographiques est composée d’un ensemble de
références bibliographiques. Elle se nomme bibliothèque.
Bibliographie
Liste descriptive de documents (volumes, articles de
revues, thèses, mémoires, rapports, etc.) classés selon un
ordre précis.
Bibliography
La liste est généralement placée à la fin d’un document et
sert à regrouper les ouvrages consultés par un auteur lors
de la rédaction d’un livre, d’un article, d’un rapport de
recherche, etc.
Dans le contexte d’EndNote, une bibliographie est créée
automatiquement dès l’insertion de références dans un
document Word. Elle contient alors toutes les références
citées dans ce document.
Bibliographie
indépendante
Independent
bibliography
Bibliographie créée à partir d’EndNote et pouvant être
exportée dans un document Word. Cette bibliographie
n’est reliée à aucune référence citée dans un document.
Bibliothèque
EndNote
Library
Base de données bibliographiques qui contient les
références EndNote.
La bibliothèque EndNote est enregistrée sous l’extension
.enl.
Fenêtre de saisie Reference
Window
Commandes
CWYW
Fenêtre utilisé lors de la saisie de données ou lors de la
modification d’une référence. La fenêtre contient le type
de référence ainsi que les champs qui lui sont associés.
Cite While You Commandes utilisées dans Word. Elles sont illustrées par
Write (CWYW)
la barre d’outils EndNote et permettent notamment
l’insertion de références EndNote dans un document
Word.
Citation en corps In-text Citation
de texte
Dans le contexte d’EndNote, la citation en corps de texte
fait appel à une référence EndNote insérée dans un
document Word.
La citation peut être composée du nom d’auteur, de
l’année de publication et du numéro de la référence en
fonction du style bibliographique choisi.
60
Table des matières
dans le guide
par EndNote
Champs
Fichier
connexion
Fields
de Connection file
Le champ est relié au type d’information contenue dans
une référence EndNote (p. ex. author, year, etc.).
Un fichier de connexion permet à l’usager de se connecter
à une base de données ou à un catalogue de bibliothèque
à partir de l’interface de recherche d’EndNote.
Les fichiers de connexion sont regroupés dans le sousrépertoire Connections du répertoire EndNote. Chaque
fichier de connexion porte l’extension .enz.
Filtre
d’importation
Import Filter
Un filtre d’importation permet d’importer, dans une
bibliothèque EndNote, les références provenant d’une
base de données.
La référence est alors enregistrée en format texte (.txt).
Chaque base de données possède son propre filtre
d’importation.
Les filtres d’importation sont regroupés dans le sousrépertoire Filters du répertoire EndNote. Chaque filtre
porte l’extension .enf.
Connection
Gestionnaire
des fichiers de Manager
connexion
Gestionnaire
Filter Manager
des
filtres
d’importation
Gestionnaire de Style Manager
styles
Liste de termes
Term Lists
Le gestionnaire des fichiers de connexion permet :
•
d’accéder à liste de tous les fichiers de connexion
disponibles
•
de modifier les fichiers de connexion
•
de créer une liste des fichiers de connexion favoris
Le gestionnaire des filtres d’importation permet :
•
d’accéder à la liste de tous les filtres d’importation
disponibles
•
de modifier les filtres d’importation
•
de créer une liste des filtres d’importation favoris
Le gestionnaire de styles permet :
•
d’accéder à la liste de tous les styles bibliographiques
disponibles
•
de modifier les styles bibliographiques
•
de créer une liste de styles favoris
Chaque bibliothèque EndNote possède une liste des
termes composée de tous les mots qui se retrouvent dans
un champ particulier. Par défaut, EndNote crée trois listes
des termes: authors, journals et keyWords.
61
Table des matières
dans le guide
par EndNote
Norme Z39.50
Z39.50
Protocole de communication destiné à l’interrogation de
bases de données bibliographiques en ligne.
Les bases de données et les catalogues de bibliothèques
qui utilisent ce protocole sont accessibles via les fichiers
de connexion dans EndNote.
Références
References
bibliographiques
Une référence bibliographique est composée de plusieurs
champs à l’intérieur desquels sont inscrits les éléments
propres à la description bibliographique d’un document,
c’est-à-dire l’auteur, le titre, l’année de publication, la
maison d’édition, etc.
Références
Export Traveling Les références bibliographiques EndNote d’un document
bibliographiques library
Word (par exemple reçu d’un-e collègue par courriel) sont
exportées vers une bibliothèque EndNote
Word en cours
de
transfert
dans
une
bibliothèque
EndNote
Styles
Output Styles
bibliographiques
Les styles bibliographiques déterminent la façon dont la
référence doit être présentée, notamment dans la
bibliographie. Quelques styles parmi les plus connus : APA,
MLA, Chicago, Harvard, etc.
Tous les styles bibliographiques sont regroupés dans le
sous-répertoire Styles du répertoire EndNote. Chaque
style porte l’extension .ens .
Type
référence
de Reference Type
Le type de référence identifie la nature du document cité.
Il sert à déterminer quels champs devront apparaître dans
le fenêtre de saisie.
Par exemple, une référence dont le document cité est un
article de périodique utilisera le type de référence Journal
Article. Ainsi le fenêtre de saisie sera composé notamment
des champs Journal, Type of article, Alternate journal, etc.
62
Table des matières
7.
Tableau des raccourcis
Windows
Commandes
Raccourcis
Ouvrir une bibliothèque
touche CTRL + touche O
Fermer une bibliothèque
touche CTRL + touche W
Modifier une référence
touche CRTL + touche E
Supprimer une référence
touche CTRL + touche D
Créer une référence
touche CTRL + touche N
Imprimer une référence
touche CTRL + touche P
Vérifier l’orthographe
dans la fenêtre de saisie : touche
CTRL + touche Y
touche CTRL + touche F
Macintosh
Commandes
Raccourcis
Ouvrir une bibliothèque
touche
+ touche O
Fermer une bibliothèque
touche
+ touche W
Modifier une référence
touche
+ touche E
Supprimer une référence
touche
+ touche D
Créer une référence
touche
+ touche N
Imprimer une référence
touche
+ touche P
Vérifier l’orthographe
dans le fenêtre de saisie :
touche
+ touches-Y
touche
+ touche F
63

Guide d`utilisation du logiciel EndNote X7 - HEdS-FR

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