Manuel Private Search

PRIVATE SEARCH:
Mandats
22/10/2010
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Préambule
Ce manuel contient des informations quant à la manière d’introduire et d’adapter les
mandats, via le « Private Search ».
Toute personne ayant accès au « Private Search » peut faire toutes les actions. C’est
pourquoi l’accès est limité aux personnes exerçant une fonction légale et à leurs
mandataires « Private Search ». Les autres mandataires, comme les mandataires
postaux, n’ont pas encore accès à cette application.
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Table des matières
Préambule
..........................................................................................................2
1.
S’identifier comme Private Searcher..................................................4
2.
2.1.
2.2.
Le niveau d’un mandat ......................................................................6
Les mandats au niveau d’une entreprise.............................................6
Mandats au niveau de l’unité d’établissement ....................................7
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
Actions sur les mandats d’une entreprise et/ou d’une unité
d’établissement..................................................................................8
Création d’un nouveau mandat ..........................................................8
Adapter un mandat ............................................................................8
Corriger un mandat...........................................................................9
Arrêter un mandat............................................................................10
Annuler un mandat ..........................................................................11
3.
4.
Extrait relatif aux mandats...............................................................12
4.1.
Mandat spécifique à une personne ...................................................12
4.2.
Extrait intégral.................................................................................12
4.2.1. Extrait mandataire « poste » ............................................................13
4.3.
Extrait pour une période ..................................................................13
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1. S’identifier comme Private Searcher
L’accès au Private Search s’effectue en cliquant sur le lien « BCE Private Search »
accessible sur le site web http://economie.fgov.be/
L’écran 1 est alors affiché et l’utilisateur est invité à s’identifier, soit via un token, soit via
sa carte d’identité électronique (e-ID).
Ecran 1
Après identification, l’écran 2 apparaît.
Ecran 2
L’utilisateur doit ensuite cliquer sur le lien "Afficher la liste des entreprises de l’utilisateur
du Private Search" pour avoir accès à la liste des entreprises pour lesquelles il est
mandaté.
4
L’écran 3 s’ouvre ensuite: "Liste des entreprises pour lesquelles vous êtes mandaté".
Ecran 3
Lorsque vous sélectionnez une des entreprises affichées, vous arrivez à l’écran 4.
Ecran 4
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2. Le niveau d’un mandat
Un utilisateur « Private Search » peut créer et adapter des données « mandats » au
niveau de l’entreprise et au niveau de l’unité d’établissement. Un mandat au niveau de
l’entreprise est valable pour l’entreprise entière, et donc aussi pour toutes les unités
d’établissement de cette entreprise. Quand un mandat est inscrit pour une unité
d’établissement, le mandat est seulement valable pour cette unité d’établissement.
2.1. Les mandats au niveau d’une entreprise
Lorsque vous voulez introduire ou adapter un mandat au niveau de l’entreprise vous
devez cliquer sur l’onglet « Mandats » dans la navigation gauche.
Mandats au niveau de l’entreprise
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2.2. Mandats au niveau de l’unité d’établissement
Pour créer des mandats au niveau d’une unité d’établissement vous devez cliquer sur
l’onglet « Liste des unités d’établissement » : vous avez alors un aperçu de toutes les
unités d’établissement inscrites pour votre entreprise.
Vous obtiendrez les données de l’unité d’établissement recherchée en cliquant sur le
numéro de cette unité d’établissement. A ce stade, vous pouvez sélectionner à
nouveau l’onglet « mandats » dans la navigation gauche pour créer et adapter les
mandats qui sont actifs pour cette unité d’établissement.
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3. Actions sur les mandats d’une entreprise et/ou
d’une unité d’établissement
3.1. Création d’un nouveau mandat
Les mandats peuvent être créés via la partie "Créer un mandat".
Vous devez toujours spécifier le type de mandat : vous avez le choix entre le mandat
« poste » et le mandat « Private Search ».
Un mandat « Poste » vous permet d’aller chercher des envois recommandés avec un
extrait qui est disponible sur le Private Search (voir plus loin). Les mandataires
« Poste » n’ayant pas accès à l’application « Private Search », ce document doit
toujours être fourni par un représentant légal ou un mandataire « Private Search »,
ayant accès à l’application.
3.2. Adapter un mandat
Les mandats peuvent être adaptés en cliquant sur le lien "Adapter". On arrive alors
dans le "Wizard Adapter". Ce Wizard permet de corriger, d’arrêter ou d’annuler les
mandats d’une entreprise.
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3.3. Corriger un mandat
Les mandats peuvent être corrigés, via le "Wizard Adapter", en cliquant sur le lien “Il y a
une faute dans le mandat, il doit être adapté“.
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3.4. Arrêter un mandat
Les mandats peuvent être arrêtés, via le ‘Wizard Adapter’, en cliquant sur le lien "Le
mandat doit être arrêté".
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3.5. Annuler un mandat
Un private searcher ne peut lui-même annuler directement un mandat.
En cliquant sur le lien "Ce mandat n'a jamais existé dans l'entreprise", on obtient
l’information sur comment introduire une demande d’annulation d’un mandat sur une
entreprise.
Le message suivant est affiché:
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4. Extrait relatif aux mandats
Différents types d’extraits relatif aux mandats peuvent être imprimés, aussi bien au
niveau de l’entreprise qu’au niveau de l’unité d’établissement.
Allez sur l’onglet « Extrait relatif aux mandats ». L’écran suivant apparaît :
Le type de mandat doit toujours être sélectionné.
4.1. Mandat spécifique à une personne
Vous pouvez demander un extrait pour une personne déterminée. Pour recevoir un
aperçu de tous les mandats exercer par une personne dans l’entreprise, vous devez
cocher « Uniquement les mandats exercés par la personne titulaire de registre national
ou de registre bis suivant : » et inscrire le numéro de registre national ou de registre bis
dans le champ approprié. Ensuite vous sélectionnez dans « Type de mandat » le type
de mandat que vous souhaitez demander pour cette personne.
4.2. Extrait intégral
Si vous souhaitez recevoir un état des lieux de toutes les données actives à une date
déterminée, vous sélectionnez « Situation au » et vous indiquez la date souhaitée. Au
niveau de l’entreprise, vous pouvez aussi imprimer les données de toutes les unités
d’établissement actives. Pour cela vous devez cochez « Unités d’établissement
incluses ». Toutes les unités d’établissement pour lesquelles un mandat a été introduit
sont alors également imprimées.
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4.2.1.
Extrait mandataire « poste »
Lorsque vous souhaitez aller chercher un envoi recommandé, vous pouvez imprimer
un extrait intégral avec les paramètres suivants :
•
•
•
Type de mandat :
« poste »
Cochez « Unités d’établissement incluses » au niveau de l’entreprise
Situation à la date souhaitée
En ce qui concerne la date vous devez faire attention à choisir une date qui sera
encore acceptée par les services postaux. Cette date sera imprimée sur l’extrait et cet
extrait est seulement valable pendant une période déterminée.
Lorsque les unités d’établissement ne sont pas imprimées parce que vous avez une
fonction ou un mandat au niveau de l’entreprise, vous pouvez toujours imprimer l’extrait
intégral ou partiel de l’entreprise avec toutes les unités d’établissement, ou l’extrait
d’une unité d’établissement déterminée. Cet extrait et l’extrait mandat « poste » vous
permettront de retirer l’envoi recommandé pour une unité d’établissement.
4.3. Extrait pour une période
Lorsque vous souhaitez recevoir un aperçu complet des mandats d’un certain type
entre deux dates ou à partir d’une certaine date, vous pouvez choisir la dernière option
« Historique ». A cet endroit vous pouvez introduire les dates de début et de fin
souhaitées.
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