Procédure de facturation recettes-PI interface Orion - FIN-REC

Fiche de Procedure
Carte d’identité
FIN - REC - 04.01
Référencement
Intitulé du processus
Procédure de facturation recettes - Prestations internes via Interface PI Orion (cas du Magasin de Chimie et de son logiciel de facturation Orion)
Pilote du processus
Départements du contrôle interne - Agence comptable et DFI - Département de l'animation du réseau et du contrôle interne
Contexte du processus
(amont / aval / contraintes /
réglementation…) + périmètre
Cette procédure ne concerne que le Magasin de Chimie, la DI logiciels et l'Imprimerie de la DALI. Cette fiche présente le processus de traitement des opérations de facturations internes dénommées «
prestations internes » (PI) par le biais de l'interface PI de Sifac sur l'exemple de la facturation Orion*. Elle détaille les types d’opérations concernées, les circuits et procédures mis en place dans le cadre du
déploiement du système d'informatique de gestion "SIFAC" . Le système de gestion des prestations internes ainsi mis en place est un système de gestion intégré. Il permet l’émission simultanée de la
facture de vente et de la facture d'achat correspondant. Ainsi, le pôle prestations internes du bureau de l’exécution budgétaire de la Direction des Finances traite l’ensemble des prestations internes de
l’Université de Strasbourg.
Acteurs du processus
Acteurs internes
Entités/acteurs qui concourent directement au déroulement du processus
Personnes concernées au sein des composantes, des unités de recherche, des directions et des pôles par le processus de prestations internes.
Le Pôle central PI du bureau de l'exécution budgétaire de la direction des finances.
Le bureau du visa des recettes de l'Agence Comptable.
Acteurs externes
Description du processus
Description sous forme de logigramme (diagramme de flux) :
Identifier l’enchainement des opérations, les acteurs impliqués et les responsabilités de chacun dans le processus, les outils et moyens mis en œuvre …
Légende (signification des formes à employer pour réaliser le schéma)
Document papier
Contrôle / décision
oui: sortie par le bas/Non: sortie par le
côté
Données (en entrée ou en
sortie) non formalisées par un
support particulier
Fichier informatique ou base de
données
Opération manuelle
Préparation
Traitement/tâche
Traitement informatisé
Début ou fin d’un processus (si
enchainement avec un autre
processus, mentionner le nom dans la
forme)
Saisie de données dans une
application
Connecteur vers un autre processus
ou sous-processus, renvoi vers une
autre page
Transmission /circulation de
données ou d’informations
Département de l'Animation du Réseau et du Contrôle Interne - FIN - REC - 04.01
Acteurs impliqués
Etapes
1 - Transmission de la demande d'achat Sifac
permettant l'émission de la facture de vente
Orion
2- Génération d'un fichier CSV avec toutes les
factures papier Orion du mois
Contact financier
"Acheteur"
Saisie de la
commande d'achat
interne dans Sifac
Contact financier
"Vendeur"
Direction des Finances Pôle central PI
Liste données et
Factures
Orion
Fichier CSV
Intégration fichier et
génération des
factures de vente
dans SIFAC
3 - Intégration du fichier CSV dans SIFAC
Contrôle
Visa
Apports de
correction
Non
Oui
Impression liste
factures de vente
SIFAC
6 -Prise en charge comptable par le pole central
PI
Procédure de Prise en
charge comptable
7 - Régularisation de la commande d'achat
interne, service fait et génération de la facture
d'achat dans SIFAC via le fichier CSV intégré
dans l'interface
Commande d'achat,
service fait et facture
d'achat
Département de l'Animation du Réseau et du Contrôle Interne - FIN - REC - 04.01
Commentaires
L'acheteur saisit son bon de commande d'achat interne
et le transmet par courrier ou par mail de documents
scannés au vendeur.
Le vendeur vérifie les éléments du bon de commande.
Suite à la réalisation de la prestation, le vendeur émet la
facture Orion référençant le numéro du bon de
commande.
Emission de la
facture Orion
5 - Visa ordonnateur par le pole central PI et
Impression de la liste des factures de vente
Sifac
Agence comptable - Bureau
"Visa recettes"
Le vendeur génère via le logiciel de facturation Orion un
fichier CSV.
A l'appui de ce fichier, une liste "Etat récapitulatif du
fichier interface" de données ainsi que les factures
émises par le logiciel Orion sont transmises au pôle
central PI de la DFI.
Après l'intégration du fichier CSV, le pôle central PI
procède à la génération des factures de vente SIFAC.
L'utilisation de l'interface permet d'automatiser le flux
complet.
La facture d'orion** et la facture de vente SIFAC doivent
impérativement faire référence à la commande d'achat.
Le bureau PI procède aux contrôles nécessaires et
prend contact avec le vendeur le cas échéant.
Les factures Orion faisant foi, les factures de vente
Sifac ne sont pas éditées.
Le visa "ordonnateur" puis la liste des factures de vente
validées s'obtiennent en effectuant la transaction
ZREC022.
Cette liste ne nécessite pas de signature de
l'ordonnateur.
Le pole central PI prend en charge les factures de vente
dans Sifac. Cette prise en chargedu côté de
l'ordonnateur est exceptionnelle car le processus PI
garantie l'absence de risques.
Le pôle central PI de la DFI régularise les commandes
d'achat survenues en erreur, procède au service fait et à
la facturation Sifac. Il édite la liste de dépenses
Liste des dépenses
et lot de pièces
Liste des dépenses et
factures Orion
8 - Transmission de la liste des dépenses à
l'agence comptable et du lot de pièces à l'appui
pour rapprochement, puis envoi des pièces à
l'acheteur pour signature par l'ordonnateur
Retour des documents et
transmission aux services
pour signature
Procédure de
Rapprochement
Liste des dépenses
signée
Fin de
procédure
Fin de
procédure
Le pôle central PI de la DFI transmet au bureau
"visa recettes":
- la liste des dépenses SIFAC (par UB, sauf pour la
DIRE et le service de Valorisation)
- la liste des factures Orion**
- les factures Orion** en un exemplaire
- la liste des factures de vente Sifac (ZREC022)
- le récapitulatif des opérations intégrées de SIFAC
(vente, achat et prise en charge)
Ce lot complet permettra le rapprochement de la
vente et de l'achat par le bureau du visa recettes
de l'AC.
Après cette prise en charge, le Pôle central PI
transmet la liste dépenses et les factures Orion
pour signature par l'ordonnateur: L'agence
comptable doit néanmoins être destinataire d'un
original signé par l'ordonnateur.
Documentation associée
Documentation du processus
(Lister et joindre les documents : fiche(s)
de procédure, mode opératoire, notes
internes…)
"Liste des factures de vente validées" Sifac et non signée par l'ordonnateur (Transaction ZREC022)
"Liste des dépenses" signée par l'ordonnateur (transaction ZISFACFITR_LIST_DEP)
"Récapitulatif des opérations intégrées dans SIFAC"
Liste des factures Orion
Fichier CSV extrait du logiciel de facturation ORION
Document Déroulement Interface Orion PI Interne
* L'utilisation de l'interface PI dans Sifac concerne le magasin de chimie via ORION, mais aussi la DI logiciels et l'imprimerie.
** Cela vaut pour les trois types de factures: factures de "Orion", de la DI Logiciels et de l'Imprimerie.
Modalité d’élaboration
Fiche établie par :
DFI - Département de l'animation du réseau et du contrôle interne
Département de l'Animation du Réseau et du Contrôle Interne - FIN - REC - 04.01
Fiche validée par :
Hélène Mangano
Date de validation :
03/04/2012