SIGEFI: Système Informatique Intégré de Gestion des Finances

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Projet d’Appui à la Gestion Economique
N0 069
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Promouvoir les réformes économiques
SIGEFI: Système Informatique Intégré de Gestion des Finances publiques
Novembre 2009
EDITORIAL
Dans le but de l’amélioration de la transparence dans la
gestion des finances publiques, le Gouvernement du Burundi a initié un certain nombre d’actions visant entre
autres, la maîtrise des finances publiques, l’amélioration
des prévisions des ressources ainsi que les procédures
budgétaires et comptables dans le souci d’accroître
l’efficacité au niveau de la gestion, de parvenir à une consolidation fiable des données comptables et d’intégrer
toutes les opérations de l’Etat pour permettre une vision
d’ensemble et à tout moment des états d’encaissements
et de décaissements.
C’est dans ce cadre que le Projet d’Appui à la Gestion
Economique « PAGE » accompagne le Gouvernement du
Burundi dans ses réformes sur la gestion des finances
publiques notamment celle relative à la mise en place
d’un Système Informatique Intégré de Gestion des Finances publiques « SIGEFI ».
Avec l’assistance des partenaires au développement du
Burundi en l’occurence le Fonds Monétaire International,
une analyse des procédures comptables et budgétaires
a fait ressortir une série d’insuffisances et erreurs qui
sont sources d’anomalies dans la balance Générale des
Comptes. Un Bureau «Qualité Comptable » a été créé par
l’Ordonnance Ministérielle N° 540/470/14/05/2007.
Il est notamment chargé d’élaborer des propositions
de réaménagements des procédures comptables et
budgétaires. Cela implique que le SIGEFI doit continuellement s’adapter aux nouvelles dispositions.
Une des équipes utilisant les différents
modules du SIGEFI au Ministère des Finances
Dans sa version finale exploitée, l’application SIGEFI sera
caractérisée par cinq aspects :
1. L’intégration des phases budgétaire et com-ptable de
la dépense depuis la saisie de l’en-gagement jusqu’au
paiement ;
2. L’amélioration et la stabilisation du SIGEFI ;
3. La sécurisation logicielle du système ;
4. La formation approfondie de l’équipe technique et
Débutée en 2004, la réalisation au niveau du SIGEFI de
fonctionnelle du projet SIGEFI ainsi que les autres
« l’application informatique intermédiaire de suivi du cirutilisateurs ;
cuit de la dépense publique» a connu une évolution avec
la réception des modules «engagements», «liquidations», 5. La conception et l’opérationnalisation complète du
module TOFE (Tableau des Opérations Financières
«ordonnancements», «paiements», «PPTE (Pays Pauvres
Très Endettés)» et «intégration de la paie» dans SIGEFI.
de l’Etat).
Projet d’Appui à la Gestion Economique (PAGE) • Immeuble SOCAR • Boulevard de l’Indépendance
B.P : 1590 Bujumbura-Burundi • Tél : (00 257 ) 22 24 95 95 • Fax : (00 257) 22 24 95 92 • e-mail : [email protected], www.page.bi
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SIGEFI , un grand outil d’aide A la dEcision
Les missions du Ministère des Finances se regroupent en deux grands ensembles, à savoir la mobilisation des ressources et la gestion de la chaîne des dépenses. Dans sa politique sectorielle des années 2001 et 2002, l’informatisation du
Ministère des Finances a ciblé d’abord la chaîne de la dépense et puis celle de la
chaîne de mobilisation des recettes. Parmi les services de la chaîne de mobilisation des recettes, il y a lieu de citer la direction des douanes, les services des
impôts et le département des recettes administratives. A l’aide de l’application
informatique SIGEFI, les autorités du Ministère en charge des finances publiques ont maintenant une vue d’ensemble sur les recettes et les dépenses. Ce
qui fait de SIGEFI un grand outil d’aide à la décision
Etape du paiement
Les services du Ministère des Finances ont maintenant la capacité de transmettre les ordres de paiement par l’outil informatique. La plus value du SIGEFI est
qu’il permet de suivre l’évolution d’un dossier sur les quatre étapes. Il permet un
partage de l’information en temps réel entre tous les intervenants de la chaîne
de la dépense publique.
Intégration des donnEes de la paie dans le SIGEFI
Actuellement le SIGEFI prend en charge la paie des salariés de l’Etat, laquelle
représente plus de 30% des dépenses de fonctionnement du pays. Le Ministère
ayant la fonction publique dans ses attributions est l’interlocuteur principal
pour ce qui est de la confection des listes de paie. Il ne faut pas oublier qu’il
y a d’autres cadres et agents qui sont payés par le budget de l’Etat mais qui ne
sont pas nécessairement gérés par la Fonction Publique. Le SIGEFI a la capacité
technique d’intégrer toutes ces données. Avec le recensement des effectifs civils,
policiers et militaires, salariés de l’Etat, la base de données sera plus fiable.
Gestion des dEpenses PPTE
Toutes les dépenses du pays ne sont pas faites sur les ressources propres du
pays. Actuellement, le SIGEFI intègre également la gestion des fonds provenant
de l’allègement de la dette extérieure à travers le mécanisme PPTE (Pays pauvres très endettés). Cette application permet aux gestionnaires des finances
publiques d’avoir une vision globale des fonds que le pays mobilise à titre du
remboursement de la dette extérieure, lesquels sont réinjectés dans l’économie
nationale pour financer les dépenses dites “pro-pauvres”. Il y a donc une nécessité que le Burundi et ses partenaires puissent avoir en même temps la situation
de ces dépenses.
Monsieur Pasteur Mpawenimana, Responsible du SIGEFI au Ministère des Finances
INFORMATISATION DES DIFFERENTES ETAPES DE LA
CHAINE DE LA DEPENSE
La chaîne des dépenses publiques est constituée de quatre étapes successives
à savoir l’engagement, la liquidation, l’ordonnancement et le paiement. Avant
l’informatisation, chaque étape était gérée manuellement par un service, lequel
devait remettre main à main ses données au service suivant. Cette façon de faire
était à la base de plusieurs lenteurs mais également à un mauvais classement des
pièces. A un certain moment, chaque service a acquis l’outil informatique mais
sans connexion directe avec les autres services. Le SIGEFI a permis d’intégrer et
de relier automatiquement les différentes étapes.
Etape de l’engagement d’une dépense
A cette phase, le Ministère des Finances enregistre une multitude de documents
matérialisant la commande des biens et services à l’Etat (lettre de commande,
liste de paie,...).
Equipe d’informaticiens du SIGEFI au Ministère des Finances
(Diane Nsengiyumva et Evariste Minani)
Etape de la liquidation ou constatation du service fait
AMELIORATION ET STABILISATION DE SIGEFI
La documentation en rapport avec les biens et services livrés par les fournisseurs est transmise par ordinateur et la vérification se fait sur des pièces que
personne ne peut plus manipuler ou modifier car il s’agit d’attester la réalité de
la dette à payer.
Un certain nombre de doléances et recommandations ont été exprimées par les
utilisateurs de SIGEFI, l’Administration et les bailleurs de fonds dans le sens
d’améliorer et stabiliser le SIGEFI. Il s’agit notamment de l’intégration des
étapes intermédiaires de contrôle/vérification/visa des dossiers avec visa informatique, de la gestion des transmissions de dossiers , de l’introduction de la
gestion des engagements par tranches de crédits, de l’introduction du module
d’échange de messages entre les services, de l’utilisation du NIF, de l’utilisation
des OV/OP/OT produits par le système , de la possibilité de paiement partiel des
OV / OP/ OT, de l’intégration dans SIGEFI de la gestion du tableau des prévisions des recettes, de la consolidation des budgets (Fonctionnement, Investisse-
Etape de l’ordonnancement
Suivant les disponibilités financières, la décision de payer intervient suivant
l’ordre d’arrivée des documents approuvés à l’étape de la liquidation. C’est une
étape de mise en paiement par l’émission des ordres de virement, des ordres de
transfert, ordres de paiement.
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l’harmonisation avec les fiches de fournisseurs encore gérés manuellement au
service ordonnancement.
ment, Tirages), de la clôture des comptes et gestion de la balance d’entrée, de
l’intégration des différents services de mobilisation des recettes publiques, et de
la liaison du Ministère chargé des finances avec la Banque Centrale ( BRB).
a) Intégration des étapes intermédiaires de contrôle/vérification/
visa des dossiers avec visa informatique
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A part les étapes clé de validation (engagements, liquidations, ordonnancement,
paiement), il existe d’autres étapes intermédiaires de vérification, contrôle et
visa. Ces étapes intermédiaires ne sont pas pour le moment enregistrées dans
le SIGEFI. L’objectif est que toutes ces étapes soient gérées dans le système et
qu’un visa informatique soit à chaque étape introduit et marqué sur le dossier
avant de passer à l’étape suivante. Des cas d’exception doivent naturellement
être prévus.
b) Gestion des transmissions de dossiers
La transmission des dossiers d’un service à un autre est actuellement manuelle
(bordereaux et registres manuels). Il est impératif que cette transmission soit
gérée par le système afin que l’on puisse consulter à tout moment la position
physique des dossiers.
c) Introduction de la gestion des engagements par tranches de crédits
Actuellement le contrôle des dépassements est fait au niveau global c’est-à-dire
sur le montant global du crédit. Il est nécessaire que le suivi par tranche soit
introduit pour les rubriques budgétaires là où c’est applicable.
Agents de comptabilisation des états d’encaissements et de décaissement
sur le compte général du trésor
f) Utilisation des OV/OP/OT produits par le système
Les OV/OP/OT envoyés actuellement à la BRB sont des pré-imprimés sur
lesquels on tape à la machine les mêmes informations que celles qui sont enregistrées dans le SIGEFI. C’est l’OV/OP/OT imprimé avec SIGEFI qui doit être envoyé à la BRB, afin d’éviter les erreurs actuellement constatées et les omissions
dans la saisie des ordonnancements.
g) Possibilité de paiement partiel des OV / OP/ OT
Dans la version actuelle de SIGEFI, le titre de paiement (OV/OP/OT/PA) est
géré en entièreté. C’est à dire que l’ordre est exécuté ou non dans son intégralité.
Il arrive ces derniers temps, pour les frais de mission, que les paiements des
détails d’un titre de paiement ne soient pas exécutés le même jour, donc que
l’ordre soit exécuté à des étapes et jours différents. Il faudrait permettre dans
SIGEFI la gestion de cette exception.
h) Intégration de la gestion du tableau des prévisions des recettes
Madame Colette Ndayizeye, Chef de Service Budget Ordinaire
Le volet « recettes » n’est concerné par le SIGEFI qu’à l’étape d’enregistrement
des opérations comptables. Le tableau des prévisions des recettes est préparé
avec une petite base de données MS ACCESS très difficilement exploitable. Il
faudrait que ce tableau soit intégré dans le module de préparation du budget et
géré comme cela est fait pour les dépenses.
i) Consolidation des budgets (Fonctionnement, Investissement, Tirages)
d) Introduction du module d’échange de messages entre les services
Les services échangent des messages sur les dossiers. Il faut actuellement attendre le retour du dossier physique pour connaître le contenu des annotations
portées sur le dossier pour en faire suite. Cela allonge énormément la durée
de traitement des dossiers. Des messages électroniques, sur un dossier précis,
destinés à un service et à l’attention de la personne concernée, avec un degré
d’urgence fixé, etc. permettrait la circulation rapide de l’information et la réduction significative du temps de traitements des dossiers.
Les bailleurs de Fonds demandent la présentation globale de tout le budget par Ministère au lieu de présenter des tableaux séparés pour les trois types de budgets.
j) Clôture des comptes et gestion de la balance d’entrée
Actuellement, la balance d’ouverture des comptes est manuelle et enregistrée
dans le livre journal de chaque comptable public. Il faudrait avoir la possibilité,
dans le module « Comptabilité », d’effectuer un report provisoire ou définitif des
comptes reportables d’un exercice à un autre.
e) Utilisation du NIF
Liaison du MinistEre DES finances avec la BRB
Le Numéro d’Identification Fiscale est actuellement en vigueur. Sur le circuit
de la dépense, le NIF n’est pas considéré comme une information clé. On utilise
un numéro interne pour identifier les fournisseurs au lieu d’utiliser le NIF. Cela
permet d’établir la liaison avec les autres fichiers comme celui des contribuables
géré au Départements des Impôts ou celui utilisé par SYDONIA au Département des Douanes. Le travail d’utilisation du NIF dans SIGEFI serait accompagné de l’audit de la table des fournisseurs gérée dans les services du Budget et
Les avoirs de la nation sont logés à la Banque de la République du Burundi (BRB).
L’application SIGEFI permet également aux partenaires d’avoir l’information
souhaitée concernant le niveau d’engagement des ressources extérieures. En effet, il n’ y a pas que les recettes qui y sont déposées. Il y a également les dons et
crédits octroyés par les partenaires du pays qui y sont conservés. A côté du patrimoine public, la Banque Centrale permet aussi d’avoir une idée sur les dépôts
des autres acteurs du développement comme les banques et assurances.
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OPERATIONNALISATION DU MODULE TOFE (Tableau des Opérations Financières de l’Etat)
Aujourd’hui, les données du circuit de la dépense ne sont pas complètes pour pouvoir produire le
TOFE mensuel directement avec le SIGEFI. En effet les sources de données sont principalement
mais non exclusivement comptables. Le TOFE sera donc élaboré à partir des balances et des données budgétaires provenant du système SIGEFI, des données de la dette provenant du système
SYGADE et des situations de la BRB (position nette du Gouvernement).
Il faut donc concevoir des masques de saisies permettant d’intégrer les données du TOFE non
disponibles dans le circuit de la dépense et issues des services externes du SIGEFI (BRB, SYGADE, etc) afin de pouvoir éditer le TOFE mensuellement directement avec SIGEFI.
Madame Claudine Hakizimana, attachée au Service de la
réddition des comptes, vérifiant les données
QUELQUES LIMITES ACTUELLES DU SIGEFI
La mise en place de l’application a permis au pays de produire une masse très importante de données. A titre de rappel, tous les services de la chaîne de la dépense sont maintenant informatisés et interconnectés.
De même, certains services du Ministère ayant les finances dans ses attributions intervenant dans la mobilisation
des ressources sont informatisés. Au-delà de la facilité de partage et de circulation rapide de l’information, le système
n’est pas à l’abri de toute menace et connaît un certain nombre de limites.
La stabilisation du système
Il est important que cette base de données soit bien stabilisée pour éviter toute action perturbatrice. Chaque intervenant sur le système a des attributions et des pouvoirs bien délimités. A titre d’exemple, ce n’est pas tout le monde
qui a la compétence de modifier ou corriger une donnée déjà enregistrée. De même, c’est pas tout le monde qui a la
compétence d’introduire des informations dans le système .Mais Il ne suffit pas de le dire seulement , il faut parvenir
à introduire cette directive dans le système.
Monsieur Léonce Sinzinkayo, Expert en
La sécurisation du système
Finances publiques au PAGE
Il y a deux dimensions complémentaires à développer à savoir la sécurité physique du parc informatique c'est-à-dire
celle des câbles, des machines et autres accessoires. La seconde dimension concerne la sécurité logique pour éviter la
perte ou les changements dans la base des données. A l’état actuel des choses, la sécurité physique a été assurée, il reste à garantir la sécurité logicielle afin d’exploiter
le SIGEFI sans crainte de fuite d’information ou d’exploitation abusive de données.
La formation des exploitants du système
Aujourd’hui il y a un nombre très limité d’exploitants qui ont une maîtrise parfaite du système. Il est donc urgent et impératif de former le maximum d’intervenants
sur le système. Car les personnes qui maîtrisent bien le système peuvent changer de poste d’attache pour plusieurs raisons comme les promotions ou les départs
vers d’autres horizons.
L’integration de l’application SIGEFI avec les autres systèmes
L’ensemble des services du Ministère des Finances doit s’approprier d’un système integré. Le défi majeur ici est de pouvoir interconnecter le SIGEFI avec les autres
applications existantes (ou à venir) dans ce Ministère et chez les autres gestionnaires des finances publiques comme l’Office Burundais des Recettes.
Personnel de la cellule informatique du département des impôts
Production : PAGE • Réalisation : Désiré Ndanziza • Graphisme : Anicet Bindariye • Photos : Jooris Ndongozi Production • Impression : Mister Minute Services