A Monsieur Stéphane ROBERTI Président du CPAS de Forest Rue

A Monsieur Stéphane ROBERTI
Président du CPAS de Forest
Rue du Curé, 35
1190 FOREST.
Rapport d’inspection intégré SPP IS
Inspection SPP IS
5
RI/L65M-L65C-DISD-DISC-FMAZ- /SRZ
Objet: Rapport d’inspection intégré
Monsieur le Président,
J’ai l’honneur de vous informer du résultat des inspections effectuées au
sein de votre centre entre le 14 octobre et le 10 décembre 2014.
Ce rapport d’inspection est divisé en 3 parties :
- Une analyse générale sur le déroulement de l’inspection, les
résultats de celle-ci et les recommandations formulées
- Une annexe par matière contrôlée expliquant la procédure utilisée
et reprenant les différents tableaux comptables
- Les grilles de contrôle par bénéficiaire
Pour toute question concernant ce contrôle, vous pouvez vous adresser à
votre inspectrice à l’adresse mail suivante : [email protected].
La correspondance doit être adressée au Service public de Programmation
Intégration sociale, Lutte contre la Pauvreté et Economie sociale (SPP Is),
service Inspection, WTC II, Boulevard Roi Albert II 30, 1000 Bruxelles.
1. INTRODUCTION
La mission de SPP Intégration sociale est de préparer, mettre en oeuvre et évaluer
une politique fédérale inclusive pour l'intégration sociale, qui garantisse à chacun les
droits sociaux fondamentaux de manière juste et durable.
Les contrôles effectués dans les CPAS par le service inspection s’inscrivent dans
cette mission à travers les trois volets sur la base desquels ils sont réalisés :
-
-
-
Le contrôle : en veillant à l’application de la législation fédérale en matière
d’intégration sociale par des contrôles juridiques, administratifs et financiers ;
la ligne de conduite poursuivie par les inspecteurs au cours de ces contrôles
est la garantie du respect des droits des usagers par les CPAS.
Le conseil : en informant les CPAS au sujet du cadre légal et de l’application
concrète de la législation et de la réglementation en vigueur à l’occasion des
inspections
La connaissance : en faisant fonction de relais entre l’administration et les
acteurs de terrain, le service inspection contribue à la préparation stratégique
de la législation relative à l’intégration sociale
Pour la réalisation de cette mission, le service d’inspection s’est fixé plusieurs
objectifs :
-
-
-
-
-
Veiller à une application uniforme et correcte de la législation et de la
réglementation concernant les différentes mesures mises en place par l’Etat
fédéral et pour lesquelles il accorde des subventions aux CPAS.
Réaliser des contrôles ciblés, uniformes et périodiques des CPAS, tant sur le
plan comptable qu’administratif et juridique de manière à contribuer à l’égalité
et à la légitimité de traitement des usagers des services des CPAS.
Contribuer à la maîtrise de l’information, de la compréhension et de
l’exécution de la législation relative à l’intégration sociale et à la lutte contre la
pauvreté.
Etablir des relations structurelles et qualitatives avec les CPAS (principaux
partenaires de l’administration fédérale) de manière à assurer une bonne
communication et un service de qualité.
Contribuer à l’échange d’informations avec les services internes du SPP IS
S’inscrire dans le plan d’action de lutte contre la fraude sociale décidé par le
Gouvernement en 2011.
A travers ces contrôles, le service d’inspection entend défendre les valeurs du SPP Is
qui sont :
- Le respect
- La qualité du service et l’orientation client
- L’égalité des chances pour tous et la diversité
- L’ouverture au changement
Enfin, signalons que la réalisation de ces contrôles s’effectue dans le cadre d’une
procédure définie dans un manuel de procédure disponible sur le website du SPP Is
à l’adresse suivante : www.mi-is.be/be-fr/cpas/cpas
2. LES CONTROLES EFFECTUES
1
2
3
4
5
6
7
Contrôles
Loi du 02/04/1965 : contrôle
frais médicaux
Loi du 02/04/1965 : contrôle
comptable
Droit à l’intégration sociale, Loi
du 26/05/2002 : contrôle des
dossiers sociaux
Droit à l’intégration sociale, Loi
du
26/05/2002 :
contrôle
comptable
Fonds mazout (allocation de
chauffage)
Fonds de la participation sociale
et de l’épanouissement culturel
et sportif
Fonds social du gaz et de
l’électricité
Contrôles réalisés
X
X
X
Annexes
Annexe 1: contrôle des pièces
justificatives médicales
Annexe 2: contrôle de la
subvention, loi du 02/04/1965
Annexe 3: contrôle des dossiers
sociaux, loi du 26/05/2002
X
Annexe 4: contrôle de la
subvention, loi du 26/05/2002
X
Annexe 5: contrôle du fonds
mazout
Annexe 6: contrôle de la
subvention,
fonds
de
la
participation sociale et de
l’épanouissement culturel et
sportif
Annexe
7:
contrôle
des
allocations, loi du 04/09/2002
Vous trouverez le détail de chaque type de contrôle dans les annexes jointes à ce
courrier.
3. LA PREPARATION ET LE DEROULEMENT DE L’INSPECTION
L’inspectrice a constaté que les pièces justificatives demandées par courriel à votre
CPAS afin de préparer correctement le contrôle ont été mises à sa disposition et
que dans leur ensemble celles-ci étaient de qualité.
Un délai a été accordé à votre personnel afin de réaliser des recherches
complémentaires pour le contrôle des pièces justificatives médicales ainsi que pour
le contrôle comptable dans le cadre de l’article 60§7 de la Loi du 8/07/1976
organique des CPAS. Ce délai a été respecté par vos services.
Il est à signaler que l’inspectrice a pu mener à bien ses contrôles dans de bonnes
conditions de travail.
L’inspectrice tient également à relever la bonne collaboration des membres de votre
personnel, lesquels ont répondu à l’ensemble des questions qui leur ont été posées
et ont fourni des informations complémentaires.
4. LES RESULTATS DU CONTROLE ET LES
RECOMMANDATIONS FORMULEES.
Lors du contrôle d’un échantillon de dossiers pour les matières reprises au point 2
ci-dessus et dont vous trouverez les détails dans les grilles intitulées « grille de
contrôle par bénéficiaire » en annexe, il a été mis en exergue que la réglementation
et/ou les procédures, et/ou l’examen des conditions d’octroi et/ou les bonnes
pratiques n’étaient pas toujours correctement appliqués.
Dès lors, les remarques et recommandations formulées ci-dessous vous rappellent la
correcte application qui doit être mise en œuvre dans celles-ci.
Loi du 02/04/1965, contrôle frais médicaux
Le statut du bénéficiaire des soins :
Le remboursement par l’Etat de frais médicaux/pharmaceutiques et d’hospitalisation pris en charge pour un
bénéficiaire dépend du statut de ce bénéficiaire. Vous trouverez un aperçu des statuts dans le document
d’information « Pièces justificatives médicales dans le cadre de la loi du 2 avril 1965 et de l’AM du 30/01/1995 »
qui est publié sur www.mi-is.be.
Pour savoir quel est le bon statut, le CPAS doit rechercher les données dans le registre d’attente ou dans la
BCSS et ensuite les coupler aux données du dossier social.
L’inspectrice a constaté qu’une mauvaise compréhension des statuts C et D avait lieu au moment de la demande
de remboursement des frais.
Les règles de remboursement assurance-maladie (article 11,§1er,2° de la loi du 02/04/1965) :
Les règles de remboursement assurance-maladie ne sont pas toutes correctement appliquées. En effet, une série
de frais comme des spécialités pharmaceutiques non remboursables ont été facturés à l’Etat alors qu’ils sont non
remboursables.
Nous vous conseillons de relire l’article 11,§1 de la loi du 02/04/1965 dont le principe général est que le SPP Is
rembourse les prestations sur la base des tarifs pratiqués par l’INAMI.
Le ticket modérateur :
Depuis le 9/01/2006, le ticket modérateur de frais non hospitaliers d’une personne ayant au moins l’équivalent
du revenu d’intégration n’est plus pris en charge par le SPP (article 11 § 1 de la loi du 02/04/1965).
Le montant du ticket modérateur peut être recherché dans le fichier de données de la nomenclature des
prestations médicales sur www.inami.be.
L’enquête sociale (articles 60,§1 de la loi du 08/07/1976 et article 11,§2 de la loi du 02/04/1965) :
Pour chaque dossier, l’inspecteur doit pouvoir retrouver un (des) rapport(s) social(sociaux) qui démontre(nt)
l’indigence de l’intéressé et qui présente(nt) la situation sociale du demandeur (date d’arrivée en Belgique,
résidence, etc).
Pour les factures pour lesquelles aucune enquête sociale n’a été réalisée, les frais seront intégralement
récupérés. Le recouvrement peut également avoir lieu lorsqu’il y a des raisons fondées de douter de l’indigence.
Votre service social doit assurer le suivi des dossiers et réunir suffisamment d’informations pour permettre au
Conseil de l’aide sociale (ou CSSS) de prendre une décision. Vous trouverez de plus amples renseignements
dans le document d’information « les pièces justificatives médicales » disponible sur notre website , ainsi que
dans la circulaire du 25/03/2010 relative à l’enquête sociale exigée pour le remboursement des frais médicaux
dans le cadre de la loi du 2 avril 1965 et de l’Arrêté ministériel du 30 janvier 1995 ( http://www.miis.be/sites/default/files/doc/OB%202010-03-25%20FR.pdf )
Si une personne refuse toute coopération à l’enquête sociale et qu’elle ne communique donc pas les données
nécessaires au bon déroulement de cette enquête, le SPP Is ne procédera en aucun cas au remboursement des
frais.
Si une personne n’est pas en état de collaborer à l’enquête sociale, son dossier devra être suivi jusqu’à qu’elle
puisse coopérer. Une personne dont l’état comateux se prolonge et qui vient ensuite à décéder constitue une
exception. Dans un tel cas, il suffit d’avoir une déclaration du médecin traitant stipulant que la personne était
dans l’impossibilité de communiquer les données requises. L’enquête sociale du CPAS se limite alors à cette
déclaration, au contrôle des éventuelles données de l’assurance-maladie et au contrôle des éventuels membres
de la famille débiteurs alimentaires.
Outre l’indigence et la situation sociale, ces enquêtes sociales doivent dans certains cas, selon la nationalité et la
date d’arrivée en Belgique du bénéficiaire, contenir des informations relatives à l’assurance et / ou caution. Cf.
titre ci-dessous.
Enfin, l’enquête sociale doit également permettre de vérifier la compétence territoriale de votre Centre.
Par conséquent, la simple formulation standard « selon la base de données en notre possession, nous pouvons
conclure que la personne est indigente et en état de besoin. » que présentent les rapports sociaux issus du
service social de l’hôpital vous adressant les frais, n’est pas suffisante. Cette formulation ne dispense pas votre
service social d’une enquête sociale plus approfondie.
Assurances/caution
-
L'assurabilité dans le pays d'origine n'a pas été vérifiée auprès de la CAAMI pour certaines personnes qui
séjournaient depuis moins d'un an en Belgique et qui provenaient d'un pays où un organe de liaison est
connu.
-
Une demande de remboursement des frais a été introduite pour certains ressortissants d'un pays hors
UE non soumis à l'obligation de visa ; or, l’intéressé séjournait depuis moins d'un an en Belgique et le
dossier ne contient ni recherche d'assurance dans le pays d'origine ni aucune déclaration sur l'honneur
signée par l'intéressé, selon laquelle il n'a pas d'assurance.
-
La caution n'a pas été examinée pour les personnes soumises à l'obligation de visa qui ne demandent pas
l'asile et qui séjournent en Belgique depuis moins de deux ans. Il ne suffit pas de se baser sur la
déclaration de l'intéressé selon laquelle il séjourne en Belgique depuis plus de 2 ans. Un justificatif
prouvant que l'intéressé séjourne en Belgique depuis plus de 2 ans sans interruption ou un descriptif
suffisamment détaillé de la période que l'intéressé affirme avoir passée ici sont nécessaires pour renoncer
à l'obligation d'examen de la caution. Pour ces personnes soumises à l’obligation de visa, si l’intéressé
réside en Belgique depuis moins de 2 ans, l’OE doit être contacté afin de vérifier si l’intéressé n’a pas de
garant.
L’affiliation à une mutuelle (article 60 § 5 de la loi du 8 juillet 1976 concernant les centres publics
d’action sociale) :
Les personnes qui peuvent être affiliées à une mutuelle doivent l’être. Le CPAS doit régulièrement contrôler si
une personne non affiliée n’est pas devenue affiliable entre-temps. Dans le cadre de la période de contrôle, une
période transitoire de 3 mois est prévue pour procéder à l’affiliation.
Lorsqu’un bénéficiaire est affilié à une mutuelle, les frais ne peuvent plus être réclamés au SPP Is, sauf en ce qui
concerne certains tickets modérateurs (cf. titre « Ticket modérateur » ci-dessus).
L’attestation d’aide médicale urgente
En vue de l'inspection, une attestation d'aide médicale urgente ou une copie de celle-ci doit être jointe à chaque
état des frais (donc aux frais mensuels) pour les personnes des statuts C et D.
L’attestation d’aide médicale urgente est rédigée pour un traitement unique ou pour une série de traitements
qui découlent indéniablement d’un même fait. Ce fait doit ressortir très clairement du dossier social.
Il va de soi qu’il est également permis d’avoir une attestation médicale urgente pour chaque prestation médicale.
Loi du 02/04/1965, contrôle comptable
Recettes sur bénéficiaires :
Les recettes sur bénéficiaires relatives à des aides subventionnées durant les périodes contrôlées n’ont en
grande partie pas été notifiées au SPP Is, ce qui peut entrainer d’importantes récupérations ainsi qu’un grand
nombre de clignotants à traiter par vos services. Afin de réduire à l’avenir les montants récupérés ainsi que le
nombre de clignotants, nous vous invitons à ristourner les subventions liées aux recettes dues au SPP Is de façon
régulière.
Afin de réduire le risque d’erreur lors du pointage et donc d’éviter la récupération de subventions non dues au
SPP Is, nous vous conseillons de détailler les intitulés de vos recettes (période concernée par la recette) dans
vos grands livres de compte.
Droit à l’Intégration sociale, contrôle des dossiers sociaux
Octroi non limité dans le temps :
Il a été constaté que vos décisions d’octroi du droit à l’intégration sociale étaient limitées dans le temps
(exemple : octroi du 01/02/xxxx au 31/05/xxxx). Ce n’est pas correct. L’octroi d’un DIS est déterminé par
l’article 21,§5 de la loi du 26/05/2002 : dans cet article, il est précisé qu’une décision accordant un revenu
d’intégration sort ses effets à la date de la réception de la demande ; il n’est nullement mentionné que cet
octroi peut être limité dans le temps. Ensuite, l’article 22,§1 de cette même loi précise les circonstances dans
lesquelles le centre doit revoir sa décision ; il y est notamment mentionné que le CPAS doit examiner, au moins
une fois l’an, que les conditions d’octroi sont toujours remplies.
En d’autres termes, un octroi ne peut pas être limité dans le temps ; le droit existe aussi longtemps que les
conditions sont remplies et il appartient au CPAS de vérifier celles-ci au moins une fois par an et de prendre une
nouvelle décision.
Il faut faire une distinction entre le programme informatique permettant les demandes de subsides au SPP Is et
qui limite celles-ci à un an (conformément à l’article 22,§1) et le droit du bénéficiaire qui, lui, n’est pas limité dans
le temps.
Décision - délais et report :
Des décisions de report sont régulièrement prises quand l’assistante sociale ne possède pas l’ensemble des
éléments nécessaires à son enquête sociale. Ce type de décision n’est pas conforme à la loi DIS du 26/05/2002.
Conformément à l’article 21,§6 de la loi, seules des décisions d’octroi, de révision du droit ou de refus doivent
être prises dans un délai de 30 jours à dater de la demande. Si les éléments de l’enquête sociale ne permettent
pas de constater que les conditions sont remplies lors de l’examen de la demande par le conseil de l’action
sociale, une décision de refus sera prise ; si ensuite des éléments complémentaires sont fournis permettant de
constater que les conditions sont remplies, une décision d’octroi sera prise avec possibilité de rétroagir à la date
de la demande initiale.
Ce délai de 30 jours n’a pas été respecté dans tous les dossiers contrôlés. (Cf. grille de contrôle infra)
Décision - modification du droit :
La présente inspection a permis de constater que différents dossiers étaient considérés comme « clôturés » car,
par exemple, l’intéressé ne se présentait pas à la convocation relative à la révision annuelle, le contrat art 60§7
prenait fin, etc. Une décision de retrait du DIS n’était dans ce cas pas toujours prise.
Toute modification du droit ( en ce compris un retrait de ce droit) octroyé sous quelque forme que ce soit doit
faire l’objet d’une nouvelle décision motivée et notifiée et doit être transmise par pli recommandé ou contre
accusé de réception.
Notification - calcul du montant du RI :
Lorsque que votre CAS décide d’octroyer le DIS sous la forme d’un RI en tenant compte d’une partie des
ressources des ascendants / descendants du demandeur, votre notification présente le libellé suivant : « il est
tenu compte des ressources de manière à procurer à l'ensemble de votre ménage un montant de revenus égal
au seuil de pauvreté déterminé par le SPF Economie ». Cette formulation est trop générale : lorsque des
ressources sont prises en compte, le calcul doit apparaitre sur la notification. Le demandeur doit pouvoir la
comprendre et vérifier son exactitude. Dans ce calcul, les ressources dont il peut être tenu compte sont
exclusivement et uniquement les ressources telles que prévues par la Loi du 26/02/2002 et l’AR du 11/07/2002.
Subvention majorée PIIS de formation :
Une subvention majorée à 75% est accordée à votre Centre. Toutefois cette majoration est limitée à 6 mois. En
outre, celle-ci doit être liée :
- soit à une formation de 10h/semaine minimum organisée soit par un service public de formation des sansemploi soit par un organisme de formation professionnelle conventionné avec le CPAS ;
- soit une formation par le travail de 10h minimum et 20h maximum/semaine exercée soit au sein des
services ou établissements du CPAS (si celui est désigné formateur par une des entités fédérées) soit au
sein d’un service ou établissement visés à l’art 61 de la loi organique du 08/06/76.
Dans les des dossiers contrôlés dans le cadre de la présente inspection, il a pu être constaté que cette
subvention était réclamée indument pour des bénéficiaires qui en réalité suivaient des études de plein exercice.
(cf. grille de contrôle infra).
Epargne des sans-abris :
Lors des précédentes inspections, il avait pu être constaté que votre Centre octroyait un taux isolé aux sansabris vivant seuls mais généralement seule une partie du montant était effectivement liquidée au bénéficiaire, le
reste étant conservé par votre Centre à titre d’épargne pour les frais relatifs à un futur relogement de la
personne. Néanmoins, lorsque le bénéficiaire ne se relogeait pas, cette somme n’était pas libérée à l’intéressé.
L’article 23 de la loi du 26/05/2002 est précise en matière de paiements : « § 1er. Le premier paiement du
revenu d’intégration est effectué dans les quinze jours de la décision ; si des avances ont été consenties, leur
montant est défalqué des sommes allouées pour la période correspondante. Les autres paiements se font par
semaine, par quinzaine ou par mois au choix du centre, tels que déterminés dans la décision. »
Il n’est fait nullement allusion dans la loi d’une possibilité pour le CPAS de ne pas liquider le montant
effectivement dû conformément à la décision du CSSS. Si les comptes gestions sont acceptés, avec l’accord du
bénéficiaire, pour aider celui-ci dans sa gestion financière, un CPAS ne peut décider d’initiative ou généraliser
avec tous les sans-abris la constitution d’épargne automatique sur le revenu d’intégration et encore moins
décider de l’affectation future de cette épargne automatique.
La présente inspection a permis de constater qu’il semblerait que davantage d’épargnes soient à présent libérées.
Nous insistons sur le fait que toutes doivent l’être, que le bénéficiaire se reloge ou pas.
Droit à l’Intégration sociale, contrôle comptable
Recettes sur bénéficiaires :
Les recettes sur bénéficiaires relatives à des aides subventionnées durant les périodes contrôlées ne sont pas
toujours notifiées au SPP Is, ce qui peut entrainer d’importantes récupérations ainsi qu’un grand nombre de
clignotants à traiter par vos services. Afin de réduire à l’avenir les montants récupérés ainsi que le nombre de
clignotants, nous vous invitons à ristourner les subventions liées aux recettes dues au SPP Is de façon régulière.
Afin de réduire le risque d’erreur lors du pointage et donc d’éviter la récupération de subventions non dues au
SPP Is, nous vous conseillons de détailler les intitulés de vos recettes (période concernée par la recette) dans
vos grands livres de compte.
Fonds mazout (allocation de chauffage)
Délais de la demande :
La demande doit être introduite par le bénéficiaire dans les 60 jours de la livraison. La date de la demande
n’étant pas renseignée dans tous les dossiers, ce délai n’a pas pu être vérifié pour 8 des 15 dossiers contrôlés.
Registre des demandes / accusé de réception :
Conformément à l’article 58,§1 de la loi du 08/07/1976, une demande d'aide signée par le bénéficiaire doit être
inscrite le jour de sa réception, par ordre chronologique, dans le registre tenu à cet effet par le centre public
d'action sociale .Une demande d’intervention dans le cadre du fonds mazout constitue une demande d’aide au
sens de cet article 58,§1. Cette inscription n’a pas été constaté dans les dossiers contrôlés
Délais de la décision :
conformément à l’article 71de la loi du 08/07/1976 organique des CPAS, une décision relative à cette demande
d'aide sociale doit être prise dans le mois qui suit l’enregistrement de la demande
La décision a été prise hors délais dans 3 des 15 dossiers contrôlés et 4e dossier ne présente aucune décision.
Vos services veilleront à appliquer cette règle pour toutes les demandes.
Délai de paiement :
Le paiement de l’allocation doit être payé dans les 15 jours de la décision. Ce délai n’a pu être contrôlé sur base
des pièces présentées.
Rapport social :
Pour chaque demande une enquête sociale succincte doit être réalisée. Dans certains dossiers contrôlés, des
rapports sociaux étaient présents mais ne contenaient pas toutes les informations nécessaires. Certains d’entre
eux ne contenaient que la proposition de prise en charge. Le statut ou les ressources du demandeur et des
personnes composant son ménage ne sont pas évoqués.
Pour la réalisation de ce rapport social, vous pouvez utiliser un document standard reprenant toutes les
informations relatives au demandeur et à sa situation financière. Document qui doit, une fois complété, être
signé par l’assistant(e) social(e) qui est en charge de la demande. Ceci permettra de présenter des données
complètes dans le dossier de demande, ces données devant pouvoir être vérifiées lors de l’inspection.
Un document de ce type a été trouvé dans certains dossiers contrôlés mais il n’était pas toujours complété.
Pièces justificatives :
Les pièces justificatives permettant de vérifier que le demandeur est dans les conditions d’octroi de l’allocation
de chauffage doivent être présentes dans le dossier.
7 des 15 dossiers contrôlés n’étaient pas complets en matière de pièce justificative (cf. grille de contrôle).
5. DEBRIEFING ET ANALYSE COMPLEMENTARE

Perte de dossiers sociaux :
Certains dossiers contrôlés dans le cadre du Droit à l’Intégration Sociale, ainsi que
dans le cadre des Frais médicaux subsidiés par l’Etat dans le cadre de la loi du
02/04/1965 n’ont pu être retrouvés par vos services et n’ont donc pu être présentés
à l’inspection. Cette situation n’est pas acceptable. Il serait souhaitable que vos
services organisent la mise en place d’un dossier électronique.
En effet, il n’est pas obligatoire de posséder un dossier « physique » papier, un
dossier informatisé peut être réalisé. Néanmoins, dans ce cas, les pièces justificatives
doivent être également présentes dans ce dossier informatisé ce qui n’était pas le cas
pour les dossiers ici non présentés.

Contrôle comptable DIS 2011 :
Recettes :
La présente inspection a permis de constater qu’une partie des recettes sur
bénéficiaires relatives à des subventions perçues ont été notifiées au SPP Is, ce qui
n’était pas le cas lors des précédentes inspections comptables. Au vu de l’important
manque à recevoir en dépenses et de cet effort de notification des recettes par
rapport aux années précédentes, il a été décidé, exceptionnellement, d’établir une
balance comptable entre les dépenses non introduites au SPP Is les recettes 2011
non notifiées, ce qui engendre une non récupération des recettes non notifiées.
Nous vous invitons cependant à affiner le suivi des recettes à ristourner au SPP Is
afin d’éviter leur récupération lors des prochaines inspections.
Dépenses :
La présente inspection a également permis de constater qu’un suivi précis des
demandes de subvention avait été mis en place en 2014 et qu’un outil avait même
été créé à cet effet par certains membres de votre personnel du service Finances.
Ceci devrait, à l’avenir, permettre de réduire le montant du manque à recevoir en
dépenses. Nous vous encourageons à poursuivre dans cette voie.
Enfin, nous vous encourageons à réaliser ce type de suivi également pour les
subventions relatives à la Loi du 02/04/1965.
6. CONCLUSIONS
Vous trouverez ci-dessous deux tableaux récapitulatifs : le premier concerne les
manques à recevoir éventuels et le second concerne les excédents de subvention.
Tableau des manques à recevoir éventuels :
Type de contrôle
Loi du 02/04/1965, contrôle comptable
Période de
contrôle
Années 2010 à 2011
Droit à l’Intégration sociale, contrôle des Année 2013
dossiers sociaux
Droit à l’Intégration sociale, contrôle comptable Année 2011
Manques à recevoir
éventuels
Cf. annexe 2, point y
Cf. annexe 3, point y
Cf. annexe 4, point y
Procédure
de
récupération
Par vos
services.
Par vos
services.
Par vos
services.
Tableau des excédents de subvention :
Type de contrôle
Période de
contrôle
Loi du 02/04/1965, contrôle Années 2009 à
frais médicaux
2010
Loi du 02/04/1965, contrôle Années 2010 à
comptable
2011
Droit à l’Intégration sociale, Année 2013
contrôle des dossiers sociaux
Droit à l’Intégration sociale, Année 2011
contrôle comptable
Fonds mazout (allocation de Année 2012
chauffage)
Récupération
162.202,67 €
Procédure de
récupération
Par nos services
196.118, 10€
Par nos services
Cf. annexe
n°3.
92.151,91€
Par nos services
329,56 €
Par nos services
Par nos services
Période de
récupération
Sur un des prochains
états de frais mensuels
Sur un des prochains
états de frais mensuels
Sur un des prochains
états de frais mensuels
Sur un des prochains
états de frais mensuels
Sur le prochain subside
à vous octroyer
Je vous saurais gré de me faire parvenir votre accord par e-mail dans un délai de 15
jours suivant la réception du présent rapport à l’adresse suivante :
[email protected]
Une absence de réponse dans le délai imparti sera considérée comme acceptation
des résultats de l’inspection de votre part.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Président, l’assurance de ma parfaite
considération.
Pour le Président du SPP Intégration sociale :
La Directrice générale,
Anne Marie VOETS
ANNEXE 1 : CONTROLE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES MÉDICALES
DANS LE CADRE DE LA LOI DU 2 AVRIL 1965 ET DE L’A.M. DU
30/01/1995 POUR LA PÉRIODE DU 01/01/2009 AU 31/12/2010.
Le contrôle a été réalisé à deux niveaux :
-
l’examen du respect de la législation en la matière dans un échantillon de
dossiers individuels ;
un contrôle administratif et financier sur un échantillon de factures.
1. EXAMEN DES DOSSIERS INDIVIDUELS
21 dossiers individuels ont été examinés .
Le contrôle a porté sur les éléments suivants :
-
présence d'une demande d'aide pour les dossiers examinés si jugé
nécessaire ;
examen du garant si jugé nécessaire ;
examen de l'assurabilité si jugé nécessaire ;
et rédaction de rapports sociaux clairs et concrets.
L’inspecteur n’a pas constaté une application correcte pour les éléments suivants :
-
présence d'une demande d'aide pour les dossiers examinés si jugé
nécessaire ;
examen du garant si jugé nécessaire ;
examen de l'assurabilité si jugé nécessaire ;
et rédaction de rapports sociaux clairs et concrets.
Vous trouverez le détail de ce contrôle dans la grille de contrôle n° 1A.
2. CONTROLE ADMINISTRATIF
Le contrôle a porté sur les éléments suivants :
-
exactitude administrative des déclarations ;
mise à disposition des factures réclamées;
mise à disposition des preuves de paiement ;
et respect des règles de remboursement de l'assurance maladie et de la loi du
02/04/1965.
L’inspecteur n’a pas constaté une application correcte pour les éléments suivants :
-
exactitude administrative des déclarations ;
mise à disposition de toutes les factures réclamées;
et respect de toutes les règles de remboursement de l'assurance maladie et
de la loi du 02/04/1965.
Vous trouverez le détail de ce contrôle dans la grille de contrôle n° 1B.
3. LES RÉSULTATS FINANCIERS DU CONTROLE DES FRAIS
MÉDICAUX
2.1 L’explication de l’extrapolation financière des résultats
Pour ce contrôle, une extrapolation financière des résultats a été réalisée.
Les règles d’extrapolation sont détaillées dans le manuel de contrôle que vous
pouvez retrouver sur notre website. Les éléments essentiels de ces règles sont les
suivants:
-
-
les frais médicaux sont divisés en quatre catégories ; pour chaque catégorie,
une extrapolation pourra être réalisée ;
dès qu’un tiers de fautes est constaté dans l’échantillonnage des petites
factures (les formulaires hors stratification) dans chaque catégorie de frais,
une extrapolation sera réalisée ;
si moins d’un tiers de fautes est constaté, une extrapolation ne sera réalisée
que si trois facteurs consécutifs sont remplis à savoir: nombre minimal de
fautes par rapport au nombre de formulaires contrôlés + montant minimal de
récupération + pourcentage minimal de récupération.
La formule d’extrapolation est la suivante :
[ montant global subventionné par le SPP pour un certain type de frais – montant
global des factures dites « de stratification » pour ce type de frais] / le montant
global des factures contrôlées de manière aléatoire pour ce type de frais = le facteur
d’extrapolation (max = 10).
2.2 Le détail du montant total de la récupération des frais médicaux
A partir d’un certain montant par type de frais, tous les formulaires sont contrôlés (il
s’agit ici des formulaires dits « de stratification »). En dessous de ce montant, un
échantillonnage de formulaires sera déterminé et contrôlé (il s’agit ici de formulaires
dits « non stratifiés »)
Tableau du montant total de la récupération pour les frais médicaux de l’échantillon:
Type
de frais
Total
subsides des Total
de Facteur
formulaires l’échantillon d’extrapolation
non
stratifiés
Total de la Les conditions
récupération
d’extrapolation Total à récupérer
hors
sont réunies
stratification
med1
34.378,99
3578,97
9,61
1.545,57
OUI
14.846,49
far1
amb1
hop1
273,96
241.067,81
401.025,78
273,96
24388,62
68604,77
1,00
9,88
5,85
45,34
103,63
5.699,02
NON
NON
OUI
45,34
103,63
33.313,34
Total à récupérer :
48.308,79 €
Légende :
Med = frais médicaux hors établissement de soins.
Far = frais pharmaceutiques hors établissement de soins.
Amb = frais ambulatoires dispensés dans un établissement de soins.
Hop = frais d’hospitalisation dispensés dans un établissement de soins.
1 = échantillon.
Le montant total de la récupération des frais médicaux après extrapolation sur base
de l’échantillon se chiffre à 48.308,79 €.
Vous trouverez le détail de ce contrôle dans les grilles de contrôle n° 1A/B.
Tableau du montant total de la récupération pour les frais médicaux de la
stratification :
Type de frais
Total catégorie
Med2
532,30
Far2
3.122,14
Amb2
13.161,28
Hop2
661.587,12
Total à récupérer :
Total de la stratification
532,30
3.122,14
13.161,28
661.587,12
Total de la récupération
de la stratification
0.00
0.00
38,33
113.855,54
113.893,87 €
2 = stratification.
Le montant total de la récupération des frais médicaux se rapportant à la
stratification se chiffre à 113.893,87 €.
Vous trouverez le détail de ce contrôle dans les grilles de contrôle n° 1A/B.
3. INFORMATIONS GÉNÉRALES
Une explication détaillée au sujet des frais médicaux qui peuvent être récupérés
auprès de l’Etat fédéral figure sur notre site website : www.mi-is.be via le document
intitulé « les pièces justificatives médicales dans le cadre de la loi du 02/04/1965 et
de l’A.M. du 30/01/1995 ».
De même deux moteurs de recherche existent sur le site web de l’INAMI
(www.inami.be ) afin de consulter à la fois les honoraires et remboursements des
codes de nomenclature et les spécialités pharmaceutiques remboursables.
4. CONCLUSIONS
Pour la période du 01/01/2009 – 31/12/2010, le CPAS a reçu un excédent de
subvention pour un montant de 48.308,79 € + 113.893,87 € = 162.202,67 €
concernant les frais médicaux dans le cadre de la loi du 02/04/1965.
En effet, pour certains dossiers individuels, les conditions d’octroi de la subvention
n’étaient pas réunies.
Celles-ci sont détaillées dans les grilles de contrôle n° 1A/B et ont fait l’objet de
remarques et recommandations.
Ce montant sera régularisé sur un prochain état mensuel à vous liquider.
ANNEXE 2 : CONTROLE DE LA SUBVENTION OCTROYEE DANS LE
CADRE DE LA LOI DU 02 AVRIL 1965 – PERIODE DU 01/01/2010 AU
31/12/2011.
Le contrôle comptable consiste essentiellement à comparer pour la période
contrôlée les dépenses et récupérations de l’aide sociale subsidiée par l’Etat et des
mises à l’emploi enregistrées et réunies dans la comptabilité du C.P.A.S. avec celles
que le SPP IS subventionne. Les différences entre les paiements et les subventions
sont ainsi décelées.
1. LES RESULTATS FINANCIERS DU CONTROLE (A L’EXCEPTION
DES MISES AU TRAVAIL DANS LE CADRE DE L’ARTICLE 60§7 DE LA
LOI DU 08/07/1976 ORGANIQUE DES CPAS ).
1.1 Analyse des dépenses
Le contrôle réalisé au départ de vos pièces a fait apparaître :


un excédent de subvention ;
et un manque à recevoir éventuel.
Vous trouverez le détail du manque à recevoir éventuel et de l’excédent de
subvention par bénéficiaire dans les grilles de contrôle n°2A/B.
1.2 Analyse des recettes
Le contrôle réalisé au départ de vos pièces comptables a fait apparaître un excédent
de subvention.
Vous trouverez le détail du manque à recevoir éventuel et de l’excédent de
subvention par bénéficiaire dans la grille de contrôle n°2C.
2. LE CONTROLE DES AIDES FINANCIERES DES MISES AU TRAVAIL
DANS LE CADRE DE L’ARTICLE 60§7 DE LA LOI DU 08/07/1976
ORGANIQUE DES CPAS.
Le contrôle réalisé au départ de vos pièces comptables a fait apparaître un excédent
de subvention.
Vous trouverez le détail l’excédent de subvention par bénéficiaire dans les grilles de
contrôle n°2D/E.
4. CONCLUSIONS
Pour la période du 01/01/2010 au 31/12/2011, votre CPAS a perçu un excédent de
subvention de 150.575,46 € + 20.022,49 €+ 25.520,15 € = 196.118,10 € (cf.
grilles de contrôle n°2).
Ce montant fera l’objet d’une récupération sur une prochaine subvention à vous
liquider.
En ce qui concerne le manque à recevoir éventuel repris dans les grilles de contrôle
n°2, les subventions correspondantes pourraient encore vous être remboursées, à
condition que les délais d’envoi des formulaires A et B (45 jours) et D (12 mois)
aient été initialement respectés (chapitre 2, article 9 et article 12 de la loi du 2 avril
1965) et pour autant que toutes les conditions légales permettant le remboursement
de ces aides soient remplies (art 5 et 11§2 de la loi du 2 avril 1965).
Pour savoir si un droit éventuel est encore ouvert pour la perception de ce manque
à recevoir, vous pouvez prendre contact avec notre frontdesk ([email protected]
ou tel 02/508.85.86) pour obtenir une liste des formulaires qui ont été refusés (et
l’explication des codes fautifs). Ces documents vous seront envoyés via mail.
De même, notre frontdesk pourra vous indiquer la procédure à suivre pour la
perception de ces manques à recevoir.
ANNEXE 3 : CONTROLE DES DOSSIERS CONCERNANT LA LOI DU
26/05/2002 RELATIVE AU DROIT A L'INTEGRATION SOCIALE,
CONFORMEMENT A L'ARTICLE 57 DE L'AR DU 11/07/2002
Le contrôle a porté sur les éléments suivants :
-
l’analyse de la procédure à appliquer dans le cadre de la loi du 26/05/2002 ;
et l’examen de l’application de la législation au fonds sur la base d’une
sélection de dossiers individuels.
1. ANALYSE GÉNÉRALE DE LA PROCÉDURE
La procédure à appliquer dans le cadre de la loi est la suivante :
a)
b)
c)
d)
e)
inscription des demandes dans un registre ;
délivrance d’un accusé de réception ;
établissement d’un formulaire de demande ;
présence de pièces justificatives ;
enquête sociale réalisée par un assistant social, relative à la situation du
demandeur au moment de l’introduction de la demande;
f) décision du Conseil de l’Action Sociale dans les 30 jours suivant la
demande + notification à l’intéressé dans les 8 jours.
L’inspecteur a constaté une correcte application de la procédure dans les dossiers
contrôlés sauf pour les cas relevés dans la grille de contrôle.
2. EXAMEN DES DOSSIERS INDIVIDUELS SUR BASE D’UN
ÉCHANTILLON
75 dossiers individuels ont été contrôlés.
Vous trouverez le détail de ce contrôle par bénéficiaire dans la grille de contrôle
n°3.
3. CONCLUSIONS
Dans certains dossiers repris dans la grille de contrôle n°3, votre centre n’a pas
respecté la procédure en matière de droit à l’intégration sociale et/ou n’a pas
appliqué correctement la législation; des recommandations en la matière vous ont
été formulées dans la partie 1 de ce rapport.
Les informations complémentaires demandées pour les dossiers repris dans la grille
de contrôle n° 3 seront transmises à votre inspecteur/inspectrice via son adresse
email qui vous a été communiquée lors de l’inspection et ce dans les 30 jours de la
réception du présent rapport.
Le relevé des dossiers pour lesquels des corrections seront effectuées par nos
services est repris dans la grille de contrôle n°3.
ANNEXE 4 : CONTROLE DES SUBVENTIONS ACCORDÉES DANS LE
CADRE DE LA LOI DU 26/05/02 RELATIVE AU DROIT À
L’INTÉGRATION SOCIALE – PÉRIODE 2011
Le contrôle comptable consiste essentiellement à comparer pour la période
contrôlée les dépenses et récupérations du revenu d'intégration et des mises à
l’emploi enregistrées et réunies dans la comptabilité du C.P.A.S. avec celles que le
SPP IS subventionne. Les différences entre les paiements et les subventions sont ainsi
décelées.
1. ANALYSE DES COMPTES (EXCEPTION FAITE DES DEPENSES
DECOULANT DES MISES AU TRAVAIL DANS LE CADRE DE
L’ARTICLE 60§7 DE LA LOI DU 8 JUILLET 1976 ORGANIQUE DES
C.P.A.S.)
A.
Suivant le SPP Is
Recettes
Dépenses
2011
189.852,33 (60%)
16.854,43 (100%) POP
483,49 (70%) PIIS Formation
+
+
+
+
+
+
+
(60%)
(70%) Etudiants
483,49 (70%) PIIS formation
(100%) insertion
16.854,43 (100%)
189.852,33
207.190,25
6.551.248,55
364.913,44
10.933,78
72.678,09
1.676.585,58
24.995,39
4.860,11
-545,37
1.000,00
14.625,00
4.000,00
3000
36.205,71
1.006,78
3.450,00
18.641,78
199.304,85
7.000,75
153.397,67
-217,32
26.621,17
23.042,15
6.741,92
5.004,63
123.738,88
85.966,13
3.364,54
6.350,00
6.636.616,38
362.814,51
10.933,78
14.175,00
1.842.150,34
8.866.690,01
(60%)
(70%)
(70%)
(100%)
(100%)
(100%)
(100%)
(100%)
(100%)
(100%)
(100%)
(100%)
(60%)
(70%)
(100%)
(100%)
(60%)
(70%)
(100%)
(60%)
(60%)
(100%)
(70%)
(100%)
(60%)
(100%)
(70%)
(100%)
(60%)
(70%)
(70%)
(100%)
(100%)
étudiants
PIIS formation
SDF
POP
P.I.
créances alim
postes de trav reco
ACTIVA
PTP
interim insertion
convention partenariat
2013
2013 Etud
2013 insertion
2013
2012
2012 Etud
2012
2008
2009
2009
2009 Etud
2009 insertion
2010
2010
2010 Etud
2010 insertion
Etudiants
PIIS formation
insertion
Total des dépenses nettes subventionnées par le SPP pour la période 2011 :
8.866.690,01 - 207.190,25 = 8.659.499,76 €
B.
Suivant les comptes du C.P.A.S.
Recettes
2011
-
521,17 (60%) 2002
28,76 (60%) 2004
991,93 (60%) 2008
1.106,12 (60%) 2010
218.379,01 (60%)
259,45 (70%) 2008 Etud
2.216,91 (70%) Etud
0,00 (70%) PIIS Formation
19.751,62 (100%) 33340/05
1.974,16
*
(50%)
(60%)
(70%)
(100%)
19.751,62 (100%)
219.052,83
2.476,36
241.280,81
*
Dépenses
6.423.833,31
161.354,41
415.994,55
4.009,31
23.016,90
1.026,91
1.929.670,14
53.180,54
4.760,98
215,46
6.175,00
0,00
5.500,00
0,00
6.585.187,72
420.003,86
24.043,81
11.675,00
1.987.827,12
(60%)
(60%)
(70%)
(70%)
(70%)
(70%)
(100%)
(100%)
(100%)
(100%)
(100%)
(100%)
(100%)
(100%)
(50%)
(60%)
(70%)
(100%)
(100%)
2012/11
Etudiants
2012/11 Etud
PIIS Formation
2012/11 PIIS Forma
2012/11
creances alim
cre alim 2012/11
PTP
Convention partenariat
SINE
Activa
insertion
9.028.737,51
Recettes non dues au SPP Is
Total des dépenses nettes du C.P.A.S. pour la période 2011 :
9.028.737,51 - 241.280,81 = 8.787.456,70 €
C.
Comparaison des totaux
Période du 01/01/2011 au 31/12/2011
Total des dépenses nettes SPP IS :
Total des dépenses nettes CPAS:
Différence :
Marge d'erreur = (différence/dépenses nettes SPP IS) x 100
Manque à recevoir éventuel à 60% :
8.659.499,76 €
8.787.456,70 €
-127.956,94 €
-1,44 %
76.774,16 €
Cela signifie que votre CPAS accuse un manque à recevoir en terme de subvention
d’un montant de 76.774,16 €
Cet écart représente une marge d’erreur de -1,44 % par rapport à la dépense nette
subventionnée par l’Etat : (127.956,94 /8.866.690,01) * 100 = 1,44 %
3. ANALYSE DES MISES AU TRAVAIL DANS LE CADRE DE
L’ARTICLE 60§7 DE LA LOI DU 08/07/1976 ORGANIQUE DES CPAS
L’examen des mises au travail dans le cadre de l’article 60§7 a fait apparaître :


un excédent de subvention ;
et un manque à recevoir éventuel.
Vous trouverez le détail du manque à recevoir éventuel et de l’excédent de
subvention par bénéficiaire dans les grilles de contrôle n°4D/E.
4. CONCLUSIONS
Pour la période du 01/01/2011 au 31/12/2011, la comparaison des résultats est la
suivante :
Votre C.P.A.S. accuse un manque à recevoir (voir point 2 ci-dessus). Les
subventions correspondantes pourraient encore vous être remboursées, sous la
double condition du respect du délai 45 jours et de faire parvenir vous-même vos
régularisations à mes services (article 21§6 de la loi du 26/05/2002).
Pour savoir si un droit éventuel est encore ouvert pour la perception de ce manque
à recevoir, et de quelle manière percevoir ce droit, vous pouvez prendre contact
avec notre frontdesk ([email protected] ou tel 02/508.85.86) pour obtenir une liste
des formulaires qui ont été refusés (et l’explication des codes fautifs). Ces
documents vous seront envoyés via mail.
Examen des mises au travail dans le cadre de l’article 60§7
Votre C.P.A.S accuse un manque à recevoir sur la base des dossiers repris dans la
grille de contrôle 4E.
Les subventions correspondantes pourraient encore vous être remboursées, sous la
double condition du respect du délai 45 jours et de faire parvenir vous-même vos
régularisations à mes services (article 21§6 de la loi du 26/05/2002).
Pour savoir si un droit éventuel est encore ouvert pour la perception de ce manque
à recevoir, et de quelle manière percevoir ce droit, vous pouvez prendre contact
avec notre frontdesk ([email protected] ou tel 02/508.85.86) pour obtenir une liste
des formulaires qui ont été refusés (et l’explication des codes fautifs). Ces
documents vous seront envoyés via mail.
Votre C.P.A.S accuse un excédent de subvention d’un montant de 92.151,91€
sur base des dossiers repris dans la grille de contrôle 4D.
Cet indu fera l’objet d’une récupération par mes services.
En conclusion, un montant final de 92.151,91€ (articles 60§7) sera prélevé
sur montant de la prochaine subvention.
ANNEXE 5 : CONTROLE DU FONDS MAZOUT POUR LA PÉRIODE
DE CHAUFFE DU 01/01/2012 AU 31/12/2012
Le contrôle a été réalisé à 2 niveaux :
-
-
un contrôle comptable consistant à comparer les données chiffrées relevées
dans la comptabilité du CPAS avec les subsides octroyés par le fonds social
mazout ;
la vérification de l’application de la législation en la matière et de pièces
justificatives sur un échantillonnage de dossiers.
1. LE CONTROLE COMPTABLE
Dépenses C.P.A.S.
5821,55 €
Dépenses S.P.P. Is
4718,56 €
différence
1102,99 €
Un différence a été constatée.
Il est probable que cette différence corresponde à des montants encodés dans
l’application SPP-IS comme se rapportant à la période de chauffe 2011 et donc
subsidiés en 2011.
2. LA VÉRIFICATION DE L’APPLICATION DE LA LEGISLATION EN
LA MATIERE (FONDS ET FORME) ET DE PIÈCES JUSTIFICATIVES
SUR UN ÉCHANTILLONNAGE DE DOSSIERS
La procédure à suivre pour la constitution des demandes d’allocations de chauffage
est la suivante :
a) inscription des demandes dans un registre ;
b) délai d’introduction de la demande dans les 60 jours de la livraison ;
c) enquête sociale par un assistant social, relative à la situation du
demandeur au moment de l’introduction de la demande et l’existence des
conditions d’octroi;
d) décision du Conseil de l’Action Sociale dans les 30 jours suivant la
demande + notification à l’intéressé dans les 8 jours ;
e) paiement dans les 15 jours.
Par ailleurs, le dossier doit également comporter les pièces justificatives suivantes :
-
la facture ou bon de livraison ;
le statut du demandeur ;
ses ressources ;
les données d’identité du demandeur (via copie de la carte d’identité) ;
la composition de ménage.
Votre centre a traité 184 demandes au cours cette période de chauffe. Un
échantillon de 15 d’entre elles a fait l’objet d’un contrôle.
Vous trouverez le détail de ce contrôle par bénéficiaire dans la grille de contrôle n°
5.
Au niveau de l’examen de l’application de la législation en la matière , les points
suivants n’ont pas été respectés par le CPAS :






inscription des demandes dans un registre ;
délai d’introduction de la demande dans les 60 jours de la livraison (délai
non vérifiable car date de la demande non inscrite) ;
enquête sociale par un assistant social, relative à la situation actuelle du
demandeur au moment de l’introduction de la demande;
décision du Conseil de l’Action Sociale dans les 30 jours suivant la
demande ;
notification à l’intéressé dans les 8 jours ;
paiement dans les 15 jours (délai non vérifiable sur base des pièces
présentées).
En ce qui concerne les pièces justificatives, il a été constaté que celles-ci n’étaient
pas présentes dans tous les dossiers contrôlés (cf. grille de contrôle infra)
4. CONCLUSIONS
Pour l’année 2012, étant donné que les comptes de la période contrôlée sont
définitivement clôturés, la subvention non perçue reprise dans le cadre « contrôle
comptable » ci-dessus ne pourra plus être réclamée auprès de nos services.
Un excédent de subvention d’un montant de 329,56 € a été constaté. (cf. grille de
contrôle). Cet indu sera récupéré par notre administration sur le prochain subside à
vous octroyer.