Un scanner en plus du copieur multifonction

DOSSIER SCANNER
Un scanner en plus du copieur
multifonction ?
d’expert » à la fin de ce dossier pour plus de précisions). Ce
que l’on peut affirmer est que les besoins en termes de scanner
sont déterminés par le volume de documents à numériser plus
que par la taille de l’entreprise.
Néanmoins, il existe des besoins différents de numérisation :
une capacité polyvalente (scanner GED et photo), une capacité
de GED et un besoin de mobilité. Voici un survol de ce que
proposent quelques uns des fabricants de scanner les plus
importants sur le marché (par ordre alphabétique).
Canon
Les modèles ScanFront 300 et ScanFront 300P, sont deux
scanners qui permettent de numériser et d’envoyer des documents vers tous types de destinations et ce en une seule
manipulation de manière rapide et sécurisée. Ces nouveaux
modèles atteignent des vitesses de numérisation supérieures
jusqu’à 30 ppm en noir et blanc et 25 ppm en couleur. Leurs
fonctionnalités et performances ont été renforcées en réponse
à la demande croissante des scanners réseau dans les bureaux,
pour les besoins de communication entre groupes de travail et
dans les environnements de traitement des dossiers clients.
Bien qu’ils fassent partie des scanners les plus compacts de
leur catégorie, ils possèdent un large écran tactile couleur de
8,5 pouces autorisant une navigation rapide et sans hésitation
au sein des menus, tandis que des touches de fonctions personnalisées assurent la diffusion simple et immédiate des fichiers.
Les deux modèles proposent la numérisation en réseau pour
l’envoi simultané vers des adresses e-mail et FTP, des dossiers
partagés, des périphériques et imprimantes USB ou encore un
serveur de télécopie.
Le scanner est devenu un élément central de la bureautique, point de
départ de la dématérialisation des documents et réelle porte d’entrée
des systèmes de GED (image : Kodak)
Nous avons pu voir, au cours des pages des
différents numéros d’Info Buro Mag, la révolution
du copieur/imprimante multifonction qui peut, en
effet, numériser les documents. La question peut
alors se poser : où est l’intérêt d’avoir un scanner
dédié en plus du multifonction ? C’est la question
à laquelle ce dossier tentera de répondre. Nous
vous proposons donc la vision du marché du
scanner, les besoins de l’entreprise et la réponse
des constructeurs.
L
es besoins de la dématérialisation demandent une capacité
de numérisation. Jusqu’ici, tout semble clair. En revanche,
l’entreprise peut se demander où est l’intérêt de supplémenter le
copieur/imprimante réseau, partagé, multifonction (voir « Parole
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Compte tenu de leurs performances en termes de manipulation du
papier, de la possibilité de numériser de nombreux supports différents
au sein d’un même lot et des options d’envoi supplémentaires, les
modèles ScanFront 300 et ScanFront 300P sont aussi bien adaptés aux
environnements de numérisation intensive de documents qu’à un usage
courant ou ponctuel. (Image : Canon)
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Epson
Fujitsu
Scanner professionnel à l’encombrement minimum, l’Epson
GT-S80 offre de hautes cadences de numérisation, capturant
avec une grande précision des documents recto-verso en un
unique passage. Il permet de dématérialiser et d’archiver les
documents papier à grande vitesse et s’intègre naturellement
dans tout système de gestion de documents.
Le ScanSnap N1800 de Fujitsu permet à tous les collaborateurs
d’une entreprise d’intégrer des documents papier directement
dans les processus de l’entreprise, de les sauvegarder sur son
réseau local ou de les envoyer dans le « cloud ». La familiarisation avec l’appareil est immédiate et intuitive grâce à son
écran tactile couleur. L’envoi de documents papier vers des
Il dispose en standard de nombreuses fonctions de traitement
du document et est accompagné de logiciels professionnels
augmentant son efficacité et son niveau de performance.
Le Scanner compact ScanSnap N1800 supporte les communications
courantes des entreprises de tous types et de toutes tailles. Les processus
de capture de documents sont configurables individuellement et des
« boutons de tâches » personnalisés peuvent être créés. Ainsi, seules
les fonctions utiles à l’utilisateur s’affichent sur son écran tactile, ce qui
fait gagner du temps et limite le risque d’erreur. Les boutons de tâches
programmables permettent d’envoyer directement
les informations capturées dans le processus
d’entreprise ou au département concerné.
(Image : Fujitsu)
Muni de pilotes Twain et
ISIS, l’Epson GT-S80 est
apte à fonctionner dans
tout type de situation.
La solution Epson
Event Manager, fournie
en standard, permet
d’automatiser l’envoi de
documents numérisés
vers des périphériques
ou applications
prédéterminés. L’utilisateur
peut ainsi capturer, stocker
et distribuer l’information
dans tout type de système
de gestion électronique
de documents en exerçant
une simple pression sur un
bouton. (Image : Epson)
Manque-t-il des nuances dans les documents numérisés ?
Si les fabricants de scanners proposent des solutions de numérisation, il est parfois intéressant d’y ajouter une couche
logicielle qui permettra de traiter les informations numérisées.
En ce sens, Nuance Communications vient de lancer OmniPage
18, la dernière version de sa solution de conversion et de numérisation de documents. OmniPage 18 de Nuance propose
des fonctionnalités inédites de numérisation vers le cloud et
eDiscovery, un outil novateur de conversion de PDF.
Xerox Corporation. Et, grâce à eCopy ScanStation, l’ensemble
des fonctionnalités peut désormais être étendu à tous types
de MFP et scanners compatibles avec TWAIN ou ISIS. eCopy
ShareScan assure également le déploiement rapide d’eCopy
au sein d’environnements de MFP hétérogènes. Déclinée en
différentes éditions, cette solution convient aussi bien aux
besoins et budgets des petits groupes de travail qu’à ceux de
divisions d’entreprises et multinationales.
Les multiples innovations et améliorations en matière de numérisation et de conversion de documents au format PDF font
de cette version une mise à niveau remarquable, garantissant
des performances et une productivité inégalée.
Grâce à la rapidité et à la simplicité d’OmniPage 18, l’utilisateur
gagne près de 15 minutes par page convertie par rapport au
temps qu’il lui faudrait pour recréer manuellement les documents. Cette version convertit par ailleurs les fichiers PDF de
plusieurs pages 30 % plus rapidement que son prédécesseur
et inclut de nouveaux outils d’optimisation de la numérisation.
En effet, la correction automatique d’images est désormais
disponible pour améliorer le rendu des visuels numérisés en
basse qualité. OmniPage 18 améliore la précision des photos
prises avec un téléphone portable notamment la qualité des
inscriptions sur les tableaux blancs.
Autre nouveauté (ici, dans le cadre du MFP) , la dernière
version d’eCopy ShareScan Suite 5 qui supporte un éventail
de systèmes nettement plus large, notamment les MFP de
fournisseurs de premier plan, comme Canon, Konica Minolta et
Ricoh, ainsi que la technologie Extensible Interface Platform de
Les performances
d’OmniPage ont été
considérablement
améliorées,
notamment : une
précision améliorée ;
une vitesse de
traitement accrue
et une compression
optimale des fichiers.
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Parole d’expert
Philippe Genty, chef de produits marketing HP scanners & copieurs multifonctions, explique
les mutations du marché des scanners, les besoins des entreprises et les solutions qui y
répondent.
« Dans l’entreprise, le
scanner suit exactement
la même tendance que
pour les imprimantes et les
copieurs qui, aujourd’hui,
sont tous en réseau et
mutualisés, » Philippe
Genty, chef de produits
marketing HP scanners &
copieurs multifonctions.
(image : HP)
Aujourd’hui, nous voyons que les entreprises ont trois préoccupations : elles veulent rendre beaucoup plus fluide leurs
processus-métiers ; elles veulent réduire leurs coûts ; et elles
veulent contrôler les risques. La tendance pour répondre à
ces préoccupations est la numérisation du document. Cette
tendance est en hausse. C’était déjà le cas pour des documents
formels, mais aujourd’hui, même les informations informelles,
non-structurées (document manuscrit, notes, etc.) doivent être
intégrées dans l’information de l’entreprise. Il est donc clair
que l’entreprise numérise de plus en plus.
Avant, pour numériser, il y avait soit des petits scanners individuels ou encore l’entreprise externalisait l’activité de numérisation. Aujourd’hui une des tendances est de décentraliser le
scanner, donc de rapprocher le scanner de l’utilisateur. Autre
tendance : la mutualisation ou le partage du scanner.
Tout ceci doit tenir compte des besoins de l’utilisateur et des
besoins de l’administrateur. L’utilisateur doit se focaliser sur son
métier, traiter plusieurs dossiers tout en gardant un niveau de
productivité. Ceci implique une rapidité d’exécution et une
simplicité d’utilisation ainsi que la fiabilité du matériel. Mais,
un point dont on parle peu est celui des besoins des administrateurs. L’administrateur est responsable du passage du
document numérisé du périphérique aux flux d’informations
de l’entreprise. Il est donc important de fédérer les différents
processus de numérisation, de les intégrer aux processus-métiers. Ceci peut impliquer une administration distante, multisites. Autre point, qui est primordial : la sécurité. Les scanners
sont de plus en plus des bornes autonomes de numérisation,
comme c’est le cas pour les copieurs et les multifonctions. Il est
donc primordial de s’assurer que personne ne pourra usurper
l’identité d’un utilisateur pour assurer la sécurité du document
dans l’entreprise.
Mais ceci ne se mettra jamais en place de façon correcte sans
assurer l’adhésion des utilisateurs. Pour changer les habitudes
des gens, il faut gagner leur adhésion. Pour cela, l’ergonomie
est primordiale, le périphérique de numérisation doit être facile
à utiliser. Par exemple, chez HP, les scanners réseau comme le
7000n ont une ergonomie qui est strictement la même que nos
copieurs. La raison est simple : parfois une numérisation se fera
à partir du copieur et parfois à partir du scanner réseau, donc,
l’utilisateur aura la même expérience sur les deux périphériques.
De plus, au niveau de l’administration, un seul et même outil
informatique va gérer scanners et copieurs, facilitant la tache
des services informatiques.
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Mais si l’ergonomie est la même, la question se pose du besoin
d’avoir un scanner dédié si l’on a déjà un multifonction. Ce n’est
pas une question de soit l’un ou soit l’autre, le multifonction
et le scanner sont des solutions complémentaires. Les critères
d’utilisation du scanner vis à vis de ceux du multifonction
sont simples. D’abord, le volume de pages. Lorsque l’on a des
volumes de pages assez faibles (jusqu’à 350 pages par jour),
l’utilisation du copieur ou d’un scanner en local est suffisant.
Par contre, pour une volumétrie de pages plus importante, le
scanner local ou le copieur ne pourra plus suffire. C’est alors que
l’on met en place un scanner de GED, car il sera plus fiable pour
des hauts volumes de numérisation, il aura des fonctions que
l’on ne retrouvera pas nécessairement sur un copieur comme
la reconnaissance de doubles-pages (un détecteur par ultrasons
qui détectera des pages collées), la numérisation se fera en
verticale, en un seul passage - donc pas besoin de retourner
la feuille, donc moins de risques d’endommager l’original du
document numérisé. Ce scanner GED pourra être mutualisé ou
encore à un poste de numérisation dédié (pour de très grandes
volumétries allant jusqu’à 6 000 pages par jour).
Mais, d’autres besoins existent. Chez HP, par exemple, nous
avons un scanner portable qui est orienté pour les forces de
vente et cadres itinérants (et même au marché grand public) :
le ScanJet 1000. C’est un scan mobile, capable de scanner
jusqu’à 100 pages par jour. C’est un vrai scanner de documents, alimenté par le port USB. Ce type de scanner répond
aux besoins d’une population de salariés mobiles. Chez HP,
nous avons trois types de scanner qui répondent aux besoins
des entreprises : des scanners polyvalents qui conviennent tant
aux documents qu’aux photographies ; les scanners de GED
(dont des scanners A3) et les scanners mobiles.
Avec ces trois types, nous répondons aux besoins des entreprises
de toutes tailles car le besoin de scanner dans l’entreprise n’est
pas forcément lié à la taille de celle-ci. Les besoins se chiffrent
en volume de documents à numériser. Celui-ci sera généralement plus important
plus une entreprise compte de collaborateurs, l’activité de l’entreprise ou de
l’organisation déterminera les besoins
de numérisation. Les administrations, les grands-comptes
autant que les PME auront
des besoins de numérisation, c’est le volume de
documents à numériser
qui va déterminer le
type de solution à
préconiser.
Le scanner HP 7000n
est un scanner réseau,
qui suit l’évolution du
copieur en ce sens
qu’il représente une
mutualisation du
scanner au sein de
l’entreprise.
(image : HP)
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systèmes comme Microsoft Sharepoint, le transfert de factures
à la comptabilité ou l’envoi de mémos par e-mail s’effectuent
du bout du doigt.
Conçu pour fonctionner dans un environnement d’entreprise, le
scanner peut transmettre au réseau et aux processus d’entreprise
existants jusqu’à 40 images par minute (20 feuilles A4 rectoverso par minute). Un accusé de réception peut être demandé
en option. Les nombreuses fonctionnalités du ScanSnap N1800
en font un modèle de simplicité et de flexibilité.
Kodak
Les scanners Kodak i2600 et i2800 proposent une numérisation plus puissante : un éclairage à double LED permet de
numériser plus rapidement, dès la première utilisation. Cela
implique également une image plus nette et une meilleure
stabilité des couleurs.
Le Kodak i2800 est un scanner
compact qui se range facilement
après usage. (image : Kodak)
Le KV-S5055C de Panasonic est muni d’un ioniseur. L’émission d’ions
créée par le ioniseur neutralise la charge électrique sur les documents
à numériser et réduit ainsi la quantité de poussière sur la surface du
papier. Les ions circulent également dans le trajet papier et éliminent la
poussière de papier présente sur la vitre de numérisation, réduisant ainsi
la fréquence de nettoyage de la vitre. (image : Panasonic)
un traitement d’image élevé et des fonctionnalités avancées
d’amélioration de l’image. Elle a été conçue pour améliorer la
qualité de l’image du document numérisé et pour optimiser
votre productivité en automatisant les tâches pré- et/ou postnumérisation.
La technologie ToughFeed désigne un mécanisme d’alimentation
papier innovant comprenant les fonctions de détection des documents agrafés, détection par ultrasons des départs papier en
double et contrôle intelligent de la prise de papier. L’innovation
ToughFeed permet d’améliorer votre productivité en supprimant
les interruptions de numérisation dues à un dysfonctionnement
de l’appareil ou un départ papier en double.
Des performances accrues, avec des vitesses pouvant aller jusqu’à
70 pages par minute pour profiter d’une réelle productivité,
tout en ayant un format compact. Une flexibilité améliorée,
la fonctionnalité de gestion du papier Kodak permet de gérer
tous les types de documents, de petite ou de grande taille,
épais ou fins, cartes d’identité et même documents cartonnés
imprimés en relief, le plateau de sortie s’ajuste facilement et
permet de regrouper les documents en fonction de leur taille
par exemple.
Davantage d’options ,le module de numérisation à plat Kodak
A4 doté d’une connectivité USB simplifie la numérisation de
documents trop grands, reliés ou fragiles. Une automatisation
renforcée, la fonctionnalité Smart Touch de Kodak se charge
de toutes les étapes répétitives et fastidieuses liées à la numérisation par une simple pression sur une touche.
Panasonic
La technologie d’amélioration de l’image Panasonic est constituée d’une série d’applications performantes, combinant
Iris, ce qu’il y a derrière
le scanner
IRISPowerscan est une application de production à la fois
puissante et conviviale, dotée d’une architecture multiflux, pour la numérisation et la capture électronique de
tous types de documents. En outre, grâce à l’intégration
d’IRISDocument for IRISPowerscan, elle devient une solution professionnelle complète, conçue pour numériser,
structurer, trier, indexer et convertir tous les documents en
fichiers texte entièrement indexés.
IRISPowerScan prend en charge la majorité des scanners
les plus populaires, tels que Kodak, Fujitsu, Canon et bien
d’autres et constitue la solution idéale pour les applications
frontales de gestion de contenu, de traitement de documents
et de gestion de workflow.
Avec son large éventail de fonctionnalités, IRISPowerscan est
la solution parfaite pour donner un coup de fouet à votre
système de gestion documentaire ou votre système PGI.
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