sepa direct debit - BNP Paribas Fortis

SEPA DIRECT DEBIT
LA DOMICILIATION EUROPÉENNE
CONTENU
2 | CORPORATE & PUBLIC BANK
INTRODUCTION
3
LE DOMICILIATION EUROPÉENNE ( SEPA DIRECT DEBIT )
4
LE MANDAT DE LA DOMICILIATION EUROPÉENNE
6
« CORE » ET « B2B » : DEUX SCHÉMAS DISTINCTS
DE DOMICILIATIONS EUROPÉENNES
7
QUE POUVONS-NOUS FAIRE POUR VOUS ?
10
OUTILS DE SUPPORT
12
LEXIQUE SEPA
14
INTRODUCTION
La domiciliation européenne (SEPA direct debit) est un instrument de
paiement développé dans le cadre de la mise en place du SEPA (1).
Depuis le 01/02/2014, la domiciliation européenne remplace tous les
anciens instruments nationaux (2).
Le SEPA vise à harmoniser le traitement des paiements et à offrir à
l’utilisateur la possibilité d’effectuer ses transactions en euros dans
toute la zone SEPA comme il le fait dans son propre pays, c’est-àdire avec la même facilité, la même sécurité et les mêmes délais
d’exécution.
(1) L’espace unique de paiement en euros (SEPA) est une initiative de la
Commission Européenne soutenue par la Banque Centrale Européenne (BCE). Le
SEPA couvre les Etats membres de l’Union européenne : l’Allemagne, l’Autriche,
la Belgique, la Bulgarie, Chypre, la Croatie, le Danemark, l’Espagne, l’Estonie, la
Finlande, la France, la Grèce, la Hongrie, l’Irlande, l’Italie, la Lettonie, la Lituanie,
le Luxembourg, Malte, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, le
Royaume-Uni, la Slovénie, la Slovaquie, la Suède, la Tchéquie, ainsi que l’Islande,
le Liechtenstein, Monaco, la Norvège et la Suisse.
(2) A l'exception des produits de niche.
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LA DOMICILIATION
EUROPÉENNE
( SEPA DIRECT DEBIT )
La domiciliation européenne permet de
traiter les opérations de prélèvement de
créances dans les 28 pays membres de
l’Union européenne, les trois membres
de l’espace économique européen ainsi
que la Suisse et Monaco. Il peut s’agir de
prélèvements récurrents ou ponctuels. Les
opérations doivent être libellées en euro et
aucune limite de montant n’est prévue.
EN PRATIQUE
Le schéma de domiciliation européenne est
basé sur un modèle à quatre intervenants :
le créancier (bénéficiaire), le débiteur
(payeur), la banque du créancier et la
banque du débiteur. Les quatre parties sont
liées par un mandat de domiciliation.
Ni la banque du débiteur, ni la banque du
créancier n'interviennent dans la gestion du
mandat de domiciliation. C'est le créancier
qui fait signer le mandat par le débiteur et
assure la gestion de ce mandat.
4 | CORPORATE & PUBLIC BANK
COMMENT CELA FONCTIONNE-T-IL ?
2
1. Le créancier signe un contrat de domiciliation européenne
avec sa banque.
Débiteur
Créancier
2. Le débiteur donne au créancier un mandat autorisant
l’encaissement des créances à partir d’un compte spécifié.
3
6
7
1
4
7
Banque du
débiteur
Banque du
créancier
5
3. Avant de procéder au prélèvement, le créancier envoie
une prénotification au débiteur au plus tard 14 jours civils
avant l’encaissement (à moins qu’une période différente
ait été convenue). La prénotification inclut la date et le
montant de l’encaissement, et peut être communiquée
dans une facture ou un document similaire. Dans le cas
d’opérations récurrentes, le créancier peut envoyer un plan
de prélèvements couvrant plusieurs dates d’encaissement et
les montants convenus. Un préavis distinct est requis pour
tout changement significatif (nouveau montant, nouvelle
date d’encaissement, etc.).
4. Pour procéder aux prélèvements , le créancier envoie à la
banque un fichier des encaissements contenant les détails
des transactions ainsi que les données électroniques des
mandats des débiteurs concernés.
5. La banque du créancier demande l’encaissement à la banque
du débiteur.
6. La banque du débiteur débite directement le montant du
compte du débiteur.
7. Les fonds sont versés sur le compte du créancier (règlement).
LES PRINCIPAUX AVANTAGES POUR LES CRÉANCIERS
• Une manière simple et économique d’encaisser vos créances.
• Les opérations sont exécutées suivant un calendrier prédéfini : vous savez exactement
quand vous serez payé ce qui permet une meilleure gestion de la trésorerie.
• Les débits des comptes des débiteurs et le crédit au compte du créancier sont exécutés le
même jour (same day clearing scheme) : quel que soit le pays SEPA où sont domiciliés les
débiteurs, les recouvrements peuvent être effectués via une seule banque : réconciliation
plus facile et plus rapide.
• La possibilité de demander un remboursement inconditionnel encouragera les débiteurs
à accepter une domiciliation.
• Standardisation de vos processus et réduction de vos coûts de back-office.
SEPA DIRECT DEBIT, EUROPEAN DIRECT DEBIT | 5
LE MANDAT DE
DOMICILIATION
EUROPÉENNE
Le créancier qui souhaite pouvoir prélever sur le compte de son client
le montant de ses factures doit lui demander de compléter et de lui
renvoyer signé un mandat de domiciliation européenne dont vous
trouverez un exemple ci-dessous.
EXEMPLE DE MANDAT DE DOMICILIATION EUROPÉENNE :
LE MANDAT DOIT CONTENIR
LES INFORMATIONS
SUIVANTES :
CREDITOR SA TVA BE0123456789
Rue des Fournisseurs 31 Tél 32 2 287 45 21
B-1000 Bruxelles
ID BE12CRE01258639405
MANDAT DE DOMICILIATION EUROPÉENNE - SCHÉMA
Numéro de référence du mandat (à compléter par le créancier) :
pour un ENCAISSEMENT RÉCURRENT/UNIQUE
...................................................................
LE SOUSSIGNÉ
Nom
Prénom
•
•
•
•
•
Coordonnées du créancier
Coordonnées du débiteur
BIC et IBAN du débiteur
Date et signature du débiteur
Numéro de référence du
mandat (défini par le créancier
et limité à 35 positions)
• Type de domiciliation (unique
ou récurrente)
• Identification du contrat sousjacent
Rue et numéro
Code postal et Ville
E-MANDAT
N° de compte IBAN
L'E-mandat est concrétisé
par un échange et un accord
donné par le débiteur sur le site
web du créancier.
BIC
CONTRAT 010101 CLIENT 123456
Date (jour/mois/année) Signature
../../....
Lieu .......................................................................................................................................................................
En signant ce formulaire de mandat, vous autorisez (A) CREDITOR SA à envoyer des instructions à votre banque pour débiter
votre compte, et (B) votre banque à débiter votre compte conformément aux instructions de CREDITOR SA.
Vous bénéficiez d’un droit au remboursement par votre banque selon les conditions décrites dans la convention que vous avez passée
avec elle. Toute demande de remboursement doit être présentée dans les 8 semaines suivant la date de débit de votre compte.
Votre banque peut vous renseigner au sujet de vos droits relatifs à ce mandat.
6 | CORPORATE & PUBLIC BANK
Le mandat électronique garantit
au créancier une sécurité
optimale quant à
la validité du mandat.
« CORE » ET « B2B » :
DEUX SCHÉMAS DISTINCTS
DE DOMICILIATIONS
EUROPÉENNES
Afin d’offrir plus de flexibilité aux créanciers, la domiciliation
européenne prévoit l’utilisation de deux schémas de domiciliations
européennes distincts assortis de leurs propres normes, règles et
pratiques.
Le schéma de base, appelé « core » s’adresse aux créanciers dont
les débiteurs sont des consommateurs ou des professionnels (2)
alors que le système « B2B » (Business to Business) s’adresse
uniquement aux créanciers dont les débiteurs sont des
professionnels.
LE SCHÉMA « BUSINESS TO BUSINESS »
Le schéma « B2B » est destiné aux opérations de domiciliation
entre des professionnels. Ce schéma est facultatif et toutes
les banques ne le proposent pas à leurs clients. BNP Paribas
Fortis fournit le service « B2B » aussi bien aux créanciers qu’aux
débiteurs.
Le Schéma « B2B » diffère du « core » par les aspects suivants :
• Les débiteurs n’ont pas droit au remboursement d’une opération
autorisée.
LE SCHÉMA « CORE »
• Le créancier est tenu d’envoyer la première demande de
prélèvement et les prélèvements uniques à la banque au moins
cinq jours avant la date d’échéance. Pour les domiciliations
récurrentes, ce délai est d’au moins deux jours entiers à partir du
deuxième prélèvement.
• Les débiteurs ou leur banque peuvent refuser le paiement avant
la date d’échéance.
• Les débiteurs ont jusqu’à huit semaines après la date de débit
pour contester l’opération et demander le remboursement
inconditionnel d’une opération autorisée.
• Le délai de remise d’un fichier de prélèvements est ramené à
1 jour.
• Les informations concernant les impayés émanant de la banque
des débiteurs sont communiquées à maximum J+2.
• La banque du débiteur doit vérifier, avant le premier
encaissement, que le mandat B2B a été autorisé par un débiteur
professionnel. Par conséquent, les débiteurs B2B sont tenus
de confirmer leur mandat auprès de leur banque avant que le
premier recouvrement ne puisse avoir lieu.
• En cas d’opérations non autorisées (p. ex. lorsque le débiteur n’a
pas signé un mandat valable), la demande de remboursement
peut être introduite jusqu’à 13 mois après la date de débit.
• Les débiteurs peuvent à tout moment demander au créancier
l’annulation du mandat.
• Les recouvrements uniques ou récurrents sont possibles.
• Les retours émanant de la banque des débiteurs doivent être
transmis au plus tard 5 jours après la date de prélèvement.
• Les mandats des domiciliations européennes prennent
automatiquement fin si aucune domiciliation n’est proposée sur
le mandat durant une période de 36 mois.
(2) Le terme « professionnels » regroupe en Belgique les indépendants,
professions libérales, les petites et moyennes entreprises ainsi que les
grandes entreprises.
SEPA DIRECT DEBIT, EUROPEAN DIRECT DEBIT | 7
LES NORMES SEPA
De même que les virements européens, les
domiciliations européennes répondent aux normes
SEPA :
• Utilisation obligatoire de l’International Bank
Account Number (IBAN) et du Bank Identifier
Code (BIC), comme identifiants des comptes
bancaires et des banques.
• Utilisation de la norme XML UNIFI (ISO 20022)
pour effectuer des ordres de prélèvement
bancaires. (voir http://www.febelfin.be/
febelfin/fr/Paiements/)
• Jusqu’à 140 (4x35) caractères pour la
communication.
• A chaque transaction doit être associée une
référence unique de 35 caractères maximum
pour permettre son identification. Cette
référence est attribuée librement par le
créancier.
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LIGNES DU TEMPS COMPARATIVE ENTRE
LES SCHÉMAS CORE ET B2B
D-2
8:00
Récurrent
D-14
Prénotification
D+8s
Remboursement
inconditionnel
SDD CORE
D-5
8:00
Encaissement unique - première
présentation
D
Date du paiement =
date du règlement
D-1
9:00
Encaissement unique - première
présentation - et récurrent
D+5
Retour
D+13m
Remboursement des
prélèvements non
autorisés
D+2
Retour
SDD B2B
D-14
Prénotification
D
Date du paiement =
Date du règlement
D+13m
Remboursement des
prélèvements non
autorisés
POUR INFO : ANCIEN DOM 80
D-5
Prénotification
D-1
12 :00
D+1
Date du
règlement
D+13m
Remboursement des
prélèvements non
autorisés
DOM80
D
Date pivot =
Date du paiement
D+8s
Remboursement
inconditionnel
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QUE POUVONS-NOUS
FAIRE POUR VOUS ?
EN PRATIQUE
BNP Paribas Fortis peut vous aider à mettre en place vos
domiciliations européennes efficacement et correctement, grâce à
une accompagnement personnel, à des check-lists détaillées et à
un support adapté. Si vous possédez encore des anciens mandats
nationaux, nous pouvons également vous guider.
Vous ne devez pas faire signer de nouveaux mandats à vos
débiteurs pour migrer vers le schéma « core ». Autrement dit,
les mandats de domiciliation restent valables dans ce schéma
et restent à la banque du débiteur. Néanmoins, si vous désirez
passer au schéma B2B, les mandats existants ne peuvent pas être
transférés et il faut réaliser de nouveaux mandats.
Voici déjà quelques points importants :
Il est très simple d'obtenir un aperçu complet de tous vos mandats
existants (y compris IBAN et BIC) via BNP Paribas Fortis. En effet,
les banques belges conservent les données relatives à tous les
mandats DOM80 existants et les transmettent régulièrement à
la Banque Nationale de Belgique. Les créanciers voulant migrer
peuvent demander une copie électronique de ces informations via
la banque.
PRINCIPALES DIFFÉRENCES ENTRE DOM 80 ET LA DOMICILIATION EUROPÉENNE (CORE)
DOM80
CORE
UTILISATION
Locale
Transfrontalière et locale
VERSIONS
Domiciliations récurrentes uniquement
Domiciliations récurrentes et domiciliations
uniques
IDENTIFICATION DU CRÉANCIER
Numéro d’entreprise ou référence spécifique
attribuée par la BNB
Référence donnée par la Banque du créancier
basée sur le numéro d’entreprise ou numéro
spécifique
GESTION ET ARCHIVAGE
DES MANDATS
Banque du débiteur
Créancier
RÉFÉRENCE DU MANDAT
Émise par la banque du débiteur
Émise par le créancier
DÉLAI D’EXÉCUTION DU PAIEMENT
Un jour
Même jour
FORMAT D’ENVOI D’ENCAISSEMENTS
À LA BANQUE
CIRI
XML
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OUTILS DE SUPPORT
La domiciliation européenne est un instrument très efficace pour
vous assurer le paiement à temps de vos créances.
ISABEL 6
BNP Paribas Fortis vous offre la possibilité d’utiliser les deux
schémas de domiciliation européenne : la version « core » et la
version « B2B ».
Isabel 6 vous permet d’importer et de transmettre
électroniquement des fichiers XML avec des demandes de
recouvrement.
BNP Paribas Fortis met à votre disposition plusieurs systèmes
pour gérer vos mandats et/ou envoyer vos prélèvements auprès de
notre banque.
Pour de plus amples informations, veuillez consulter le site
internet d’Isabel 6 : http ://www.isabel.be/isabel6/fr-BE
Un reporting complet et détaillé de toutes les transactions,
notamment en format CODA, vous offre une capacité accrue
d’automatiser vos processus de gestion (réconciliation, gestion des
impayés, ...).
€ASY COLLECT
€asy Collect vous permet de migrer au départ de DOM80 et
de gérer vos mandats.
En plus, €asy Collect vous permet de générer des fichiers
de recouvrement au format XML (SEPA compliant) sans
modification du logiciel de comptabilité ou sans devoir
investir dans de coûteux développements in-house tout en
gardant vos formats actuels.
PC BANKING BUSINESS
Avec PC banking Business, vous avez tous les atouts en main pour une approche simplifiée de la domiciliation européenne.
Une gestion performante de vos mandats
Vos prélèvements sont traités facilement
• Via PC banking Business, nous mettons à votre disposition une
vue d'ensemble de tous vos mandats existants (y compris les
codes IBAN et BIC des débiteurs).
• Sur base des données fixes de vos débiteurs, vous complétez
« montant à prélever » et « communication » puis vous nous
transmettez les instructions de prélèvements.
• Vous créez rapidement et gérez facilement vous-même
de nouveaux mandats de domiciliation.
• Vous utilisez un logiciel comptable spécifique? PC banking
Business vous permet d’importer et transmettre à BNP Paribas
Fortis les fichiers de demandes de prélèvements.
• Vous classez vos mandats de domiciliations européennes selon
vos propres critères de sélection.
12 | CORPORATE & PUBLIC BANK
• Chaque jour, vous pouvez consulter l’état de progression
de vos requêtes.
POUR EN SAVOIR PLUS
www.cpb.bnpparibasfortis.be
www.sepabelgium.be
www.nbb.be
www.febelfin.be
www.europeanpaymentscouncil.eu
www.ecb.int
Si vous souhaitez obtenir de plus amples
informations sur la domiciliation européenne et sur
la manière dont BNP Paribas Fortis peut vous aider
dans la mise en place de la domiciliation européenne,
n’hésitez pas à faire appel à votre personne de
contact habituelle.
SEPA DIRECT DEBIT, EUROPEAN DIRECT DEBIT | 13
LEXIQUE SEPA
14 | CORPORATE & PUBLIC BANK
BIC
Business Identifier Codes
Les codes BIC identifient les banques au niveau international.
CIRI
Centre Interbancaire de Recherche Informatique
Format actuellement utilisé en Belgique pour échanger des fichiers de
paiement.
CODA
Un CODA (extrait de compte structuré) est un fichier structuré
reprenant tous les mouvements d’un jour déterminé sur un compte
à vue, d’épargne ou à terme. Il s’agit en principe d’un aperçu codé de
l’extrait de compte papier.
EPC
European Payments Council ou Conseil Européen des Paiements
IBAN
International Bank Account Number
C’est-à-dire identifiant international de compte bancaire.
ISO
International Organization for Standardization
Organisation internationale de normalisation.
SDD
Sepa Direct Debit = domiciliation européenne
SWIFT
Society for Worldwide Interbank Financial Communication
SWIFT relie les institutions financières entre elles au niveau mondial.
UNIFI
Universal Financial Industry Message Scheme.
UNIFI est une norme ISO 20022. L’EPC a décidé que seul ce format
UNIFI permettrait de véhiculer les instructions SEPA et de garantir
la restitution de l’ensemble des données transmises par le donneur
d’ordre.
XML
Extensible Markup Language
Le «langage de balisage extensible» est un langage informatique de
plus en plus utilisé. C’est un standard préconisé pour les échanges par
Internet. La norme UNIFI utilise la syntaxe XML.
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CORPORATE & PUBLIC BANK, BELGIUM
BNP Paribas Fortis SA,
Montagne du Parc 3,
1000 Bruxelles,
RPM Bruxelles, TVA BE403.199.702,
Intermédiaire agréé sous le n° FSMA 25.879A
Imprimé sur du papier
100 % récyclé
Cette brochure a été rédigée par BNP Paribas Fortis SA à titre informatif. L’information contenue dans cette brochure
est sujette à modification. Bien que BNP Paribas Fortis SA ait veillé avec le plus grand soin à l’exactitude des
informations contenues dans cette brochure, il ne peut en aucun cas être tenu pour responsable des éventuelles
erreurs ou omissions ni des dommages, directs ou indirects, qui en résulteraient.
PIF1101 -- 11B_FR
2014
Editeur responsable : Ann Plaetinck І PIF0000
00B_FR--août
janvier
2012