Deux outils pour une gestion efficace de son parc informatique

Deux outils pour une gestion efficace de son parc informatique
Stéphan Geulette - Janvier 2008
Une gestion efficace d'un parc informatique passe par une bonne connaissance de
l'ensemble des éléments qui le composent. Ceux-ci sont de nature très variée: serveurs,
ordinateurs individuels, périphériques, écrans, imprimantes, consommables, matériel
réseau, téléphones, fax, ... Sans oublier les logiciels: systèmes d'exploitation, suites
bureautiques et tous programmes complémentaires. Comme on le constate, il s'agit d'un
nombre assez important d'éléments disparates dont la bonne gestion nécessite un
inventaire précis.
Avant d'énumérer les avantages d'une gestion efficace de son parc informatique,
commençons par constater qu'à l'heure actuelle le système informatique est l'outil de
travail principal de l'agent administratif. Toute perturbation de cet outil entraîne des
effets négatifs sur son travail. Il peut s'agir de petites perturbations comme une
impression qui doit se faire ailleurs car une cartouche d'encre n'est plus en stock (et
comment puis-je imprimer sur l'imprimante de mon voisin?) mais parfois aussi de
perturbations plus graves comme un écran qui ne fonctionne plus et que l'on pensait
remplacer par un écran de réserve qui, lui, a disparu du stock. Les situations d'urgence de
ce genre entraînent bien souvent des solutions de secours peu idéales dans une
perspective à long terme. Le risque d'une gestion en urgence est que le matériel devienne
encore plus disparate et la gestion qui en découle encore plus compliquée.
Pour éviter cela, une gestion efficace de son parc informatique est nécessaire. Une telle
gestion offre de nombreux avantages:
- elle permet d'anticiper les problèmes et de prendre des décisions proactives. En
anticipant, on évite que les problèmes ne surviennent, on gagne donc du temps et on
évite à l'utilisateur de devoir se passer momentanément de son PC. Une telle gestion
proactive entraîne généralement des réductions de coûts et une amélioration de la qualité
générale de l'outil informatique;
- elle permet d'éviter l'achat de matériel déjà existant et parfois "oublié";
- elle permet de détecter plus facilement les correspondances de panne (tel composant est
déjà tombé en panne sur plusieurs appareils) mais aussi de faciliter la recherche de
problèmes logiciels liés à des configurations spécifiques;
- elle rend possible une gestion rigoureuse des licences logicielles (souvent oubliée) ou
de location de matériel;
- enfin, elle permet d'être plus critique par rapport aux propositions proposées par le
fournisseur.
Les outils logiciels de gestion
Dans les faits, on rencontre très souvent la situation suivante. L'expérience a fait qu'en
général, suite à des problèmes de gestion du parc informatique, une personne de
l'administration a créé une liste du matériel de base composant le parc informatique.
Cette liste est souvent sommaire car la collecte des informations concernant le matériel
est laborieuse à réaliser, à encoder et encore plus à mettre à jour.
Dans les communes dont le responsable
informatique gère lui-même le parc informatique,
certains outils peuvent être grandement utiles.
En effet, il existe des logiciels qui peuvent réaliser
le travail d'inventaire automatiquement. Ils rendent
très aisée la première étape d'une bonne gestion qui
consiste à collecter les informations. Et pour faciliter
encore les choses, des logiciels de gestion du parc
informatique ont été spécialement conçus.
Nous avons choisi de vous présenter les deux
logiciels libres suivants:
- l'outil d'inventaire OCS Inventory (Open Computer
and Software Inventory);
- l'outil de gestion GLPI (Gestion Libre de Parc
Informatique).
Utilisation de GLPI à
Marche-en-Famenne
François Gotti (Technicien
PC/réseaux)
Nous utilisons GLPI depuis 2
ans maintenant.
Principalement tout ce qui fait
partie de l'inventaire: gestion
des ordinateurs, moniteurs,
périphériques, réseaux et
cartouches.
Le suivi des interventions est
également pour nous très
important, notamment pour la
facturation de prestations à
d'autres services
Ces deux logiciels peuvent être utilisés séparément
ou fonctionner en collaboration.
Un inventaire automatique grâce à OCS
Inventory
Ce logiciel centralise toutes les informations
concernant les machines présentes sur le réseau, que
ce soit au niveau de la configuration matérielle ou
des logiciels installés. L'interface accessible en
mode web permet au gestionnaire du parc
informatique d'avoir une vue d'ensemble de celui-ci
et d'effectuer des recherches multicritères dans la
base de données des informations.
Le principe de fonctionnement de ce logiciel est le
suivant: une machine centrale, sur laquelle est
installé le logiciel principal (le serveur de gestion),
héberge la base de données et fournit l'interface de
gestion. Un module, appelé agent, est installé sur
chaque ordinateur et réalise l'inventaire de ce
dernier. Les informations collectées sont alors
envoyées (via un protocole standard) au serveur de
gestion, qui met à jour les données dans sa base de
données.
L'agent peut être installé manuellement sur les
postes clients mais peut également être diffusé sur
tous les postes du réseau et installé
automatiquement. Les utilisateurs ne doivent
effectuer aucune opération particulière.
Le logiciel est aussi capable de détecter tout
d'autres services
paracommunaux par exemple.
Le système de demande
d'intervention de GLPI a été
intégré à l'intranet communal et
permet à tout employé de faire
sa demande de dépannage. Ce
système nous permet d'avoir un
gain de temps à l'encodage.
Nous utilisons aussi le système
de gestion de documents
relatifs au parc informatique
pour y intégrer les factures du
matériel acheté en vue de
mieux gérer les garanties ou
d'autres renseignements s'y
référant.
Le système de bases de
connaissances nous permet de
mémoriser les solutions
apportées pour l'installation ou
la configuration de matériel ou
logiciel.
Nous sommes satisfaits quant à
l'utilisation de ce système et
nous prévoyons de le coupler
prochainement avec OCS
Inventory.
Les améliorations apportées
périphérique actif sur le réseau, comme les
commutateurs, routeurs, imprimantes et autres
matériels inattendus qu'ils est alors possible de
classifier dans l'interface.
Les informations récoltées automatiquement sur les
ordinateurs concernent:
- au niveau matériel:
. le nom du constructeur, le nom du modèle, le
numéro de série;
. des informations concernant les éléments internes
comme le processeur, la mémoire, les systèmes de
stockage, les cartes son, réseau, modem, …;
. les périphériques externes comme les moniteurs,
claviers, souris, imprimantes, …;
- au niveau logiciel:
. des informations sur le système d'exploitation et
les mises à jour;
. les logiciels installés;
. certaines valeurs du registre demandées par le
serveur.
Le logiciel offre également une fonctionnalité
intéressante de télédéploiement de paquets à partir
du serveur de gestion. Il est en effet possible de
configurer sur le serveur des "paquets", c'est-à-dire
des fichiers compressés contenant un logiciel à
installer sur un poste client. Une fois le paquet
configuré, le gestionnaire du parc informatique
pourra sélectionner les ordinateurs sur lesquels il
désire que le paquet soit installé. C'est l'agent du
poste client qui se charge de récupérer le paquet sur
le serveur et de lancer la procédure d'installation
Les améliorations apportées
continuellement par les
développeurs sont très
intéressantes et répondent très
souvent à des besoins exprimés
par les utilisateurs sur le
forum.
Le logiciel évolue rapidement
et la communauté des
utilisateurs est active sur le
forum. C'est un point important
vu que c'est un logiciel libre.
Nous utilisons donc ce logiciel
pour ses nombreuses
fonctionnalités, sa facilité
d'utilisation, de configuration
et son interface d'utilisation via
un navigateur internet.
Liens concernant les outils
présentés
Le site officiel du produit OCS
Inventory:
http://www.ocsinventory-ng.org
Le site officiel du produit
GLPI:
http://www.glpi-project.org
Une documentation est
disponible en français dans la
partie "forum" du site de
GLPI.
automatiquement.
L'interface web permet au gestionnaire du parc de configurer le logiciel, de visualiser les
informations d'inventaire envoyées par les agents, mais aussi de compléter ces
informations avec des données spécifiques à l'organisation. Il est également possible de
donner des droits d'accès différents à certains utilisateurs afin d'effectuer des recherches
dans la base d'informations sans pour autant avoir accès à la partie administration.
GLPI, un outil de gestion complet
Solution libre de gestion de parc informatique et de helpdesk, GLPI est une application
web permettant de gérer les problématiques de gestion de parc informatique. Se
combinant parfaitement avec OCS Inventory (pour compléter automatiquement la partie
"inventaire"), GLPI propose des fonctionnalités complémentaires permettant d'assurer
une gestion complète du parc informatique.
Les fonctionnalités de ce logiciel sont séparées en différents modules. Les
caractéristiques générales les plus importantes sont les suivantes:
- GLPI gère l'accès pour de multiples utilisateurs, qui peuvent avoir des rôles différents
dans l'application. Cette gestion des utilisateurs peut être associée à des systèmes
d'authentification déjà présents comme Active Directory (login Windows), LDAP,
Pop/Imap; … Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de recréer les utilisateurs dans le
système puisqu'ils pourront réutiliser l'identifiant qui leur sert à se connecter sur le réseau
informatique;
- GLPI s'adapte parfaitement aux choix des utilisateurs et permet une configuration
personnalisée des affichages (choix des colonnes ou des intitulés) ainsi que des
recherches suivant de multiples critères;
- GLPI permet d'utiliser ses données dans d'autres systèmes puisqu'il est possible
d'exporter en PDF et en format SLK pour les tableurs Excel ou OpenOffice;
- un module de sauvegarde/restauration de la base de données au format SQL permet
d'assurer une sauvegarde des données et une exportation éventuelle vers un autre
système;
- des plugins additionnels peuvent être rajoutés afin de pouvoir gérer des aspects
particuliers.
Le module d'inventaire permet de gérer différents types de matériel du parc
informatique. Pour chaque type de matériel, il est possible de rajouter un élément
manuellement, en utilisant en option un modèle qui permet de pré-remplir une fiche.
Par exemple, si le parc se compose de quelques types d'ordinateurs différents, il est
possible de créer un modèle de fiche pour chaque type d'ordinateur afin de faciliter
l'encodage de ceux-ci. De plus, si le logiciel OCS Inventory est aussi utilisé, il est
possible d'importer et de synchroniser automatiquement une importante partie de
l'inventaire, ce qui réduit fortement la partie encodage et assure une certaine exhaustivité
des données techniques.
Les différents éléments d'inventaire peuvent être liés entre eux et peuvent être complétés
par des informations diverses comme des documents relatifs au matériel, des
informations comptables (contrats, garanties, extensions, amortissements), les tickets du
helpdesk qui s'y rapportent, des notes, etc.
Les stocks de cartouches et consommables peuvent être facilement gérés. Il est possible
d'être averti quand le stock atteint un certain seuil. On peut les lier à d'autres éléments de
l'inventaire et surveiller leur utilisation. Les licences peuvent être gérées facilement
suivant leur type, statut et date d'expiration. Il est possible d'affecter du matériel par zone
géographique (salle, étage, ...) de manière hiérarchique. Le matériel sorti de l’inventaire
peut être archivé. Le matériel peut être associé à un état défini (en réparation, en prêt,
...).
Le module d'assistance (helpdesk) permet de gérer les demandes d’intervention pour
tous les types de matériel de l’inventaire.
L'utilisateur final peut accéder au logiciel pour encoder une demande d’intervention avec
possibilité de joindre des documents (une image de l'écran d'erreur par ex.). Il lui est
possible de paramétrer un suivi par mail, de consulter l'historique et d'ajouter des
commentaires.
Les techniciens en charge de l'assistance peuvent gérer des priorités sur les demandes
d’interventions, avoir un suivi par mail, affecter des catégories aux interventions,
modifier la demande pour corriger, par exemple, le matériel concerné, gérer le statut des
demandes, affecter un temps réel d’intervention, un coût, gérer le planning
d'intervention, disposer de statistiques complètes et temporelles avec graphiques, etc.
Le module de gestion permet de gérer les entreprises (fabricants, fournisseurs,
transporteurs, prestataires, ...) et les contacts associés, de gérer des contrats (prêt,
location, leasing, assurance, maintenance et prestation) et de gérer des documents liés
aux éléments d’inventaires, contrats...
Le module de réservation permet de gérer les réservations pour le matériel en inventaire
affecté au parc de prêt et de les visualiser facilement dans un calendrier.
Le module "base de connaissances" permet de créer une base de connaissances
hiérarchique comprenant des rubriques et sous-rubriques. Ces dernières peuvent être
créées en ligne grâce à un éditeur intégré. Il est possible de choisir si une rubrique doit
être visible uniquement par le staff technique ou si elle peut être rajoutée dans la FAQ
(les documents d'aide) accessible aux utilisateurs finaux.
Le module de rapports permet de générer des rapports sur le matériel par type de
matériel et par année, par contrats associés, par informations financières, par localisation,
etc.
Le module d'administration permet de gérer les utilisateurs, les groupes, les profils, la
configuration générale, les préférences personnelles, la base de données, etc.
Comme vous pouvez le constater après lecture de cet article, les deux outils présentés
comportent donc toutes les fonctionnalités nécessaires et utiles pour une bonne gestion
informatisée de votre parc informatique.
Ce document, imprimé le 08-02-2017, provient du site de l'Union des Villes et Communes de Wallonie (www.uvcw.be).
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