Le mandat de domiciliation européenne SEPA

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SEPA
Tout sur le mandat en Belgique
pour les créanciers qui encodent
manuellement les domiciliations
européennes SEPA
version août 2014
ing.be/sepa
Concept
1
Règles de gouvernance (rulebooks)
2
Le mandat de domiciliation européenne SEPA
3
La Belgique et l’article 29 de la PSD (Payment Services Directive)3
Modèles d’ING pour le mandat de domiciliation européenne SEPA Core
3
Modèles d’ING pour le mandat de domiciliation européenne SEPA B2B
3
Core ou B2B : comment choisir ? 4
Core
4
B2B
4
Gestion des mandats5
Migration de mandats DOM805
Nouveaux mandats : Core ou B2B
5
Que devriez-vous communiquer à votre client ?
6
Gestion de l’identification du créancier 7
Gestion des références 8
Devenir créancier SEPA chez ING 9
Conclusion9
Annexe A : la PSD en Belgique – articles 29 et 55
10
Annexe B : Utilisation du fichier de la BNB (pour la migration des mandats DOM80)
11
Annexe C : exemple de lettre pour la migration d’un mandat DOM80
vers un mandat de domiciliation européenne SEPA Core
16
Annexe D : exemple de lettre pour la création d’un nouveau mandat
de domiciliation européenne SEPA Core
17
Annexe E : exemple de lettre pour la création d’un nouveau mandat
de domiciliation européenne SEPA B2B
18
Concept
Une option pour vous, en tant que créancier SEPA, est d’initier
manuellement l’encaissement de domiciliation européenne
SEPA via les interfaces utilisateurs de votre canal électronique
(Business’Bank ou Telelink@Isabel). Avant de commencer à
encaisser des domiciliations européennes SEPA sur vos clients,
vous devez vous familiariser avec les nouveaux concepts au
niveau de la gestion des mandats1 de domiciliation européenne
SEPA ainsi que dans les moyens à mettre en place pour le
traitement de vos mandats.
Le mandat européen est le document qui remplace l’avis de
domiciliation utilisé en DOM80. Il s’agit d’une convention
entre un débiteur (votre client) et vous-même en tant que
créancier (fournisseur) :
•
vous permettant d’envoyer des instructions de paiement
à la banque du débiteur afin de débiter le compte du
débiteur en échange d’un produit ou service ;
•
permettant à la banque du débiteur d’exécuter le débit
sur le compte du débiteur.
Les règles de fonctionnement ont été déterminées par l’EPC
(European Payment Council) et sont publiées au travers de
différents Rulebooks (Core et B2B).
L’EPC a assigné l’entière responsabilité de la gestion des
mandats au créancier. Les banques (aussi bien celle du
débiteur que celle du créancier) n’ont aucune obligation
à ce sujet, à part d’effectuer certains contrôles précisés
dans les Rulebooks. Cela concerne principalement les
informations relatives aux mandats, que le créancier doit
fournir dans les instructions de paiement.
Dans le modèle belge DOM80, les mandats étaient gérés
et stockés auprès de la banque du débiteur. Le nouveau
modèle représente par conséquent un changement
d’importance pour les créanciers belges. Dans le cadre du
système DOM70, les créanciers gèrent déjà eux-mêmes
les avis de domiciliation DOM80 sous forme papier mais
échangent via un fichier électronique les ouvertures et
fermetures de mandats DOM80.
La responsabilité du créancier de gérer ses mandats de
domiciliations a d’importantes conséquences juridiques.
En cas de litige, la charge de la preuve vous incombe. Il
est dès lors très important que vous gériez vos mandats
correctement depuis le début.
Ce document, de même que la brochure publiée par
FEBELFIN (la fédération belge du secteur bancaire en
Belgique) sur les mandats de domiciliation, devraient vous
permettre de savoir exactement comment procéder en
la matière. Nous vous conseillons de lire la brochure de
Febelfin en parallèle avec ce document. Veuillez cliquer
sur le lien ci-dessous pour la consulter.
Procédure de la migration de la domiciliation belge (DOM80) :
http://www.sepabelgium.be/sites/default/files/files/SDDbrochure-version-3-2-nov%202013-fr.pdf
1. Dans la terminologie SEPA, un « mandat » est l’équivalent d’un « avis de domiciliation ».
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 1
Règles de gouvernance (rulebooks)
Les informations concernant les mandats, les champs
obligatoires et facultatifs, les termes à utiliser ainsi que
les mentions juridiques sont décrits dans les Rulebooks
SEPA et sont disponibles sur le site de l’EPC (http://www.
europeanpaymentscouncil.eu/knowledge_bank_list.
cfm?documents_category=1).
Vous y trouverez également les versions actuelles des
Rulebooks pour les schémas Core et B2B.L’aspect du mandat
est resté le même dans ces différentes versions.
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 2
Le mandat de domiciliation européenne SEPA
ING a conçu des modèles (templates) de mandats de
domiciliation européenne SEPA que vous pourriez utiliser
pour produire vos propres mandats. Ils contiennent toutes
les informations légales minimales obligatoires en Belgique.
•
•
La mention SEPA est obligatoire.
Le mot « Core » peut être omis.
Pour rappel, en Belgique, il est obligatoire d’ajouter le
champ « en ce qui concerne le contrat » faisant partie de
la section « détails concernant la relation entre le débiteur
et le créancier » du mandat, et ce, bien que le champ
soit mentionné comme étant facultatif dans le schéma
de domiciliation européenne SEPA de l’EPC (European
Payments Council).
Toutes les informations obligatoires doivent être reprises au
recto du document, le verso ne peut donc contenir aucune
information, sauf exception.
En effet, pour les mandats rédigés dans une langue non
courante dans les pays des débiteurs, il est recommandé
d’imprimer la version anglaise au dos de la version locale.
L’EPC a publié une série de traductions officielles pour
toutes les langues. Elles sont disponibles via le lien cidessous:
http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.
cfm?page=core_sdd_mandate_transalations
La Belgique et l’article 29 de la PSD
(Payment Services Directive)
Modèles d’ING pour le mandat de
domiciliation européenne SEPA B2B
La PSD est la loi qui régit les paiements au niveau européen.
Elle a été transposée dans la loi belge publiée au Moniteur
Belge le 15 janvier 2010. Il y est mentionné une obligation
supplémentaire faisant référence au contrat sous-jacent
qui doit être indiqué sur le mandat. Cette description du
contrat sous-jacent doit être suffisamment explicite pour
qu’il n’y ait aucun doute sur ce que le débiteur signe.
Pour les mandats de domiciliation européenne SEPA
BusinesstoBusiness (B2B), l’article 55 mentionne que le
créancier et le débiteur peuvent conjointement décider de
ne pas appliquer cet article. Pour plus de détails, veuillez
vous référer à l’annexe PSD en fin de document.
Vous trouverez des modèles (templates) de mandats de
domiciliation européenne SEPA B2B (pour la Belgique) qui
reprennent tous les champs obligatoires sur la page web
suivante :
http://fr.www.ingsepa.com/apercu-par-pays/belgique/
domiciliation-europeenne-(prelevement-sepa)/
sous la section « Formulaires de mandat ».
Le template est disponible en français, néerlandais, anglais,
allemand, espagnol, italien et portugais.
Modèles d’ING pour le mandat de
domiciliation européenne SEPA Core
Vous trouverez des modèles (templates) de mandats de
domiciliation européenne SEPA Core (pour la Belgique)
qui reprennent tous les champs obligatoires sur la page
web suivante :
http://fr.www.ingsepa.com/apercu-par-pays/belgique/
domiciliation-europeenne-(prelevement-sepa)/
sous la section « Formulaires de mandat ».
Le template est disponible en français, néerlandais, anglais,
allemand, espagnol, italien et portugais.
Pour rappel, en Belgique, il est obligatoire d’ajouter le champ
« en ce qui concerne le contrat » faisant partie de la section
« détails concernant la relation entre le débiteur et
le créancier » du mandat, et ce, bien que le champ soit
mentionné comme étant facultatif dans le schéma de
domiciliation européenne SEPA de l’EPC (European Payments
Council). Cette obligation n’est pas applicable en cas d’accord
mutuel entre le créancier et le débiteur.
L’EPC a publié une série de traductions officielles pour toutes
les langues. Elles sont disponibles via le lien ci-dessous :
http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.
cfm?page=sepa_b2b_dd_mandate_translations
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 3
Core ou B2B : comment choisir ?
Core
Vous pouvez choisir le schéma Core pour tous vos clients :
consommateurs et non-consommateurs. Vous n’êtes pas
obligé de proposer le modèle B2B aux clients professionnels.
Un mandat Core donne droit au débiteur à un remboursement
inconditionnel et ce, pendant 8 semaines après la date à
laquelle le débit a été effectué (consommateurs ou non
consommateurs). C’est également le cas pour vos clients
DOM80 depuis le 1er avril 2010 faisant suite à la transposition
de la PSD dans la loi belge.
En Belgique, les mandats DOM80 peuvent être légalement
migrés vers des mandats de domiciliation européenne
SEPA Core. Vous pouvez le faire en utilisant les interfaces
utilisateurs de Telelink@Isabel. Ainsi, vous ne devrez
pas faire signer de nouveaux mandats de domiciliation
européenne SEPA à vos clients exitants. Si vous utilisez
Business’Bank, la migration des mandats DOM80 existants
n’est pas possible via un encodage manuel dans les écrans.
Dans ce cas, il faudra donc signer de nouveaux mandats
SEPA avec vos débiteurs.
B2B
Si vous ne souhaitez pas gérer le risque de remboursement
de 8 semaines, vous pouvez opter pour le schéma B2B pour
vos clients non-consommateurs.
Il est toutefois autorisé d’effectuer des transactions B2B sur
un compte déclaré à « usage privé » pour autant que le
détenteur du compte confirme qu’il agit en tant que non
consommateur dans le cadre des transactions B2B.
Par contre, il n’est pas permis de migrer les mandats DOM80
vers des mandats de domiciliation européenne SEPA B2B.
Vous devez donc demander à vos débiteurs de signer de
nouveaux mandats. De plus, si vous travaillez suivant le
schéma B2B, le débiteur doit confirmer les données du
mandat à sa banque. Si les données du mandat n’ont pas
été confirmées, la banque du débiteur rejettera toutes les
transactions basées sur ce mandat B2B. Nous constatons que
les débiteurs ne comprennent pas bien cette obligation.
Nous vous conseillons donc de bien les en informer.
Les procédures de confirmation de mandats B2B varient
d’une banque à l’autre. Chez ING par exemple, la copie
du mandat remise en agence doit comporter le ou les
nom(s), qualité(s) et signature(s) originale(s) de la ou des
personnes(s) qui ont les pouvoirs de disposition sur le
compte à débiter.
Certains créanciers utilisent des mandats multi-copies avec
une case pour réception à la banque du débiteur. Cette case
n’offre pas de garantie en ce qui concerne la confirmation
par le débiteur et ING recommande de ne pas utiliser ce
type de mandats.
La PSD interdit de faire signer un mandat de domiciliation
européenne SEPA B2B à un consommateur (une personne
privée). La même loi oblige la banque du débiteur à refuser
toute transaction B2B destinée à un consommateur.
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 4
Gestion des mandats
Migration de mandats DOM80
Nouveaux mandats : Core ou B2B
Pour rappel, la migration de mandats DOM80 garantit la
légalité du passage vers le schéma Core. Utiliser les interfaces
utilisateurs (écrans) pour la migration des mandats DOM80
est possible uniquement via Telelink@Isabel.
Vous devez joindre un formulaire de mandat contenant tous
vos paramètres créancier à votre offre ou à votre facture, en
demandant à votre client de la signer et de vous la renvoyer.
Vous devez choisir entre produire des mandats qui
contiennent déjà une référence (qui doit être unique –
voir plus loin dans ce document), ou n’assigner la référence
que lorsque votre client vous retournera le mandat signé.
Vous demandez à la banque de votre choix de vous fournir
les données électroniques de tous vos mandats. Vous
communiquez à cette fin le ou les numéros d’identifiant(s)
de créancier DOM80 que vous utilisez (vous pouvez les
demander à votre contact commercial chez ING lorsque
vous faites la démarche pour devenir créancier SEPA). ING
fera la demande auprès de la Banque Nationale de Belgique
(BNB). ING vous transmettra alors ce fichier. Vous trouverez
plus d’information concernant l’utilisation de ce fichier
dans l’annexe B.
La référence du mandat n’est pas obligatoire au début mais
elle devra impérativement être communiquée au client
avant le premier encaissement, par exemple, dans la lettre
de pré-notification. S’il s’agit d’un mandat B2B, vous devrez
également informer votre client du fait qu’il doit confirmer
les données du mandat à sa banque.
Dans le mois qui précède les premiers encaissements, il
est conseillé d’informer personnellement chacun de vos
clients du changement qui aura lieu, afin d’éviter des
refus et remboursements par mécompréhension. Une
lettre individuelle convient mieux qu’une rubrique dans
une brochure. Vous pouvez par exemple le faire lors
de la pré-notification qui, elle, est obligatoire, au plus
tard 14 jours avant le premier débit. Lorsque vous initiez
manuellement le premier encaissement d’une série via les
écrans de Telelink@Isabel, vous pouvez compléter certaines
caractéristiques de vos mandats DOM80 existants. Cela
permet leur migration vers des mandats SEPA.
Les encaissements suivants seront effectués normalement
comme « Récurrents ».
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 5
Que devriez-vous communiquer à votre
client ?
• En cas de migration de mandats DOM80 vers des
mandats de domiciliation européenne SEPA :
•
-
la raison de la migration : DOM80 disparaîtra le
1er février 2014.
-
Les conséquences de la migration : votre client
(débiteur) ne doit entreprendre aucune démarche ;
la migration s’effectue automatiquement1.
En cas de création de nouveaux mandats de domici­
liation européenne SEPA Core :
-
-
-
Vous envoyez un formulaire en double exemplaires
à votre client (débiteur) ;
Ce formulaire peut déjà être pré-rempli par vousmême ;
Votre client doit vous renvoyer le document original
dûment complété et signé. Il peut conserver le
double.
• A mentionner en cas de nouveaux mandats de
domiciliation européenne SEPA B2B :
-
Une copie du mandat original doit être remise par
le débiteur à sa banque pour validation ;
Vous trouverez des exemples de lettres dans les annexes C,
D et E de ce document.
2. Si votre client débiteur annule le mandat par sa banque, vous devrez lui faire signer un nouveau mandat de domiciliation européenne SEPA.
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 6
Gestion de l’identification du créancier
Pour être capable d’encaisser vos domiciliations européennes
SEPA, vous recevrez un numéro d’identifiant de créancier
SEPA quand vous signez le contrat avec votre banque.
Ce numéro d’identification ressemble à un IBAN, par
exemple :
BE
A
32
ZZZ
B
0403200393
C
D
Il se compose de 4 parties :
•
A : BE est le code ISO du pays
•
B : 32 sont les chiffres de contrôle
•
C : Le ‘creditor business code’ (positions 5 à 7,
habituellement la valeur ZZZ), qui est utilisé librement
par le créancier.
•
D : Les positions 8 à 35 contiennent le code
d’identification lié au pays (en Belgique, c’est le numéro
d’entreprise).
Votre code d’identification peut être utilisé dans chaque
pays de la zone SEPA et dans chaque banque.
Le ‘creditor business code’ avec la valeur ZZZ n’intervient
pas dans le calcul des chiffres de contrôle (check digit).
Vous pouvez les remplacer selon vos besoins (par des
caractères compris entre A-Z et 0-9). Vous pouvez utiliser
le ‘creditor business code’ pour identifier différentes entités
de votre entreprise. Si vous n’en avez pas l’utilité, nous
vous conseillons de laisser la valeur ZZZ, ce qui permet de
les reconnaître aisément. Dans tous les cas, ne remplacez
pas la valeur ZZZ par des espaces (blancs).
Chaque pays a défini des règles différentes pour l’attribution
des codes d’identification des créanciers pour le SEPA. Le
document reprenant les règles spécifiques à chaque pays
est disponible sur le site de l’EPC via le lien ci-dessous :
http://www.europeanpaymentscouncil.eu/knowledge_
bank_detail.cfm?documents_id=161
Le code d’identification peut être obtenu sur simple
demande à votre banque quand vous faites les démarches
pour devenir créancier SEPA.
Si vous ne souhaitez pas utiliser le numéro d’entreprise,
chaque banque belge peut vous fournir un numéro
spécifique, par exemple, BE30ZZZ300D000000042.
Les anciens codes d’identification DOM80 ne peuvent pas
être utilisés !
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 7
Gestion des références
Les créanciers doivent attribuer et gérer les références du
mandat.
Les règles à respecter sont les suivantes :
•
La référence doit être unique. C’est en fait la combinaison
de l’identifiant de créancier SEPA et de la référence du
mandat qui doit être unique. Une référence attribuée
en Core ne peut donc plus être utilisée en B2B3.
•
La longueur est limitée à 35 caractères. Nous vous
conseillons de n’employer que les caractères strictement
nécessaires (par exemple évitez les longues séries de
zéros).
•
Les caractères espace (blanc) au début et à la fin sont
ignorés mais pas au milieu. Evitez-les !
•
Depuis novembre 2011, une lettre minuscule équivaut
à une lettre majuscule.
•
Les caractères autorisés sont ceux de la norme UTF-8.
Il s’agit des caractères suivants :
abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
0123456789
/-?:().,‘+
espace
Nous vous conseillons de n’utiliser que les majuscules de
A à Z, ainsi que les chiffres de 0 à 9. Evitez les espaces,
accents, etc.
3
UMR (Unique Mandate Reference) ou RUM (Référence Unique du Mandat), constitue la référence donnée à un (seul et unique) mandat dans le but d’assurer sa traçabilité et sa
reconnaissance tout au long du processus par les différents acteurs et d’éviter la possibilité d’erreurs ou doublons.
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 8
Devenir créancier SEPA chez ING
Chez ING, vous pouvez initier l’encaissement des
domiciliations européennes SEPA via les interfaces
utilisateurs (écrans) au travers des canaux suivants :
•Business’Bank
Pour devenir créancier SEPA chez ING, adressez-vous à
votre contact commercial qui vous invitera à signer le(s)
contrat(s).
Si vous souhaitez travailler aussi bien en Core qu’en B2B,
il vous faudra signer 2 contrats séparés.
•Telelink@Isabel
Après acceptation de votre dossier, comptez 2 semaines
pour pouvoir débuter.
Conclusion
Il est important de noter que les débiteurs ne doivent PAS
signer de nouveaux mandats dans le cas où vous pouvez
migrer vos mandats belges (DOM80) existants via votre canal.
Pour le schéma B2B le débiteur doit signer un nouveau
mandat et il doit confirmer les données du mandat auprès
de sa banque.
En effet, tous les mandats de domiciliation belges signés
avant le 1er avril 2010 peuvent être migrés légalement sans
aucune condition.
Pour plus d’information, n’hésitez pas à consulter
régulièrement notre site internet SEPA :
http://fr.www.ingsepa.com/
Les mandats de domiciliation belges signés après le 1er avril
2010 doivent être conformes à la PSD, ce qui signifie que
la mention « en ce qui concerne le contrat » doit figurer
sur le mandat.
Pour toute question générale sur le SEPA en Belgique, nous
vous conseillons de visiter le site internet :
http://www.sepabelgium.be/fr
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 9
Annexe A : la PSD en Belgique – articles 29
et 55
Art. 29. § 1er. La réalisation de la domiciliation nécessite
l’octroi d’un mandat par le payeur à, selon le cas, l’une ou
plusieurs des personnes suivantes :
§ 4. Une domiciliation et le mandat y attaché peuvent être
résiliés par chaque partie, à tout moment, par la notification
au cocontractant.
1° le bénéficiaire ;
La résiliation de la domiciliation par le payeur est valable
et opposable à tous ses mandataires lorsque le payeur la
notifie soit à son créancier, soit à son prestataire de services
de paiement si cette dernière possibilité a été expressément
convenue.
2° le prestataire de services de paiement du bénéficiaire ;
3° le prestataire de services de paiement du payeur.
Un exemplaire doit être remis au payeur.
§ 2. Même si le mandat visé au § 1er, alinéa 1er, n’est pas
repris dans le même instrumentum que le contrat principal
dont il garantit l’exécution, le mandat répond au moins
aux conditions suivantes :
1° un consentement exprès du payeur ;
2° la procuration à donner doit se référer expressément
au contrat sous-jacent qui a son tour détermine la portée
des créances domiciliées en ce qui concerne la nature,
l’échéance et, si possible, le montant juste.
La domiciliation ne peut se réaliser valablement que si le
payeur a été précédemment informé du contrat sous-jacent.
Art. 55. Lorsque l’utilisateur de services de paiement n’est
pas un consommateur, les parties peuvent décider que
les articles 28, § 3, 29, 35, 37 à 39, 42, 50 à 52, et 56,
§ 1er, ne s’appliquent pas, en tout ou partie. Les parties
peuvent également convenir d’un délai distinct de celui
fixé à l’article 34.
Les dispositions du présent titre ne portent pas atteinte
à d’autres dispositions légales prévoyant des droits et
obligations supplémentaires en matière d’octroi de crédit,
notamment celles visées par la loi du 12 juin 1991 relative
au crédit à la consommation.
§ 3. Sans préjudice de l’application de l’article 38, § 3, si
le montant juste ou la date de débit n’est pas déterminée
lors de la conclusion de la domiciliation, le bénéficiaire
en fait part au payeur à la date convenue, dans un délai
raisonnable précédant l’initiation de chaque opération
de paiement.
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 10
Annexe B : Utilisation du fichier de la BNB
(pour la migration des mandats DOM80)
Introduction
Contexte
Depuis septembre 2009, les banques qui offrent à leurs
clients la possibilité d’ouvrir un mandat de domiciliation
belge (DOM80) doivent faire parvenir à la Banque Nationale
de Belgique (BNB), le 10 de chaque mois, une liste reprenant
les données électroniques de tous les mandats existants.
Cette liste contient les numéros de mandats des
domiciliations DOM80, l’IBAN et le BIC ainsi que le nom
et l’adresse du débiteur.
La BNB garde ces mandats DOM80 dans un fichier central
de migration. Quand un mandat de domiciliation est migré
en une domiciliation européenne SEPA (SDD - SEPA direct
debit), la banque va retirer ce mandat de sa liste, et par
conséquent, il va disparaître du fichier de migration de
la BNB.
Les banques qui traitent les domiciliations domestiques se
sont engagées à transmettre ces données chaque mois à
la Banque Nationale.
Acquisition
Si vous êtes créancier et que vous désirez migrer vers la
domiciliation européenne SEPA, vous pouvez acquérir par
votre banque un extrait du fichier de migration de la BNB
comprenant la liste de vos clients débiteurs DOM80. ING
demandera pour vous les informations à la BNB, sur base
de votre numéro d’identifiant de créancier DOM80. ING
vous renverra ensuite le fichier.
Les demandes introduites à la BNB sont effectuées
exclusivement par la banque et vous ne pouvez jamais,
en tant que créancier, le demander vous-même directement
à la BNB.
ING vous enverra le fichier par email (pour autant que le
fichier zippé n’excède pas 15 MB - maximum 5 emails) ou
sur un CD et par poste (si le fichier zippé excède 15 MB).
Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi venir chercher le
CD en mains propres au centre opérationnel de Gand ou
de Bruxelles.
La manière la plus efficace d’obtenir ce fichier avec la liste
des mandats est de le demander en même temps que vous
faites la demande pour devenir créancier SEPA chez ING. Si
vous désirez l’obtenir par la suite, veuillez contacter votre
chargé de relation commerciale.
Formats
Quand ING reçoit le fichier de migration de la Banque
Nationale de Belgique, il lui parvient en format CIRI sans
retours à la ligne (possibilité de le recevoir avec les retours
à la ligne sur simple demande).
Ce fichier pourra être facilement lu grâce à des logiciels
du type Microsoft Notepad ou Excel.
Une version Access (.mdb) ou Excel (.csv) est disponible sur
demande (dépend de la taille du fichier).
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 11
La migration des mandats
DOM80
Certaines actions doivent être entreprises afin de migrer
vos mandats DOM80 en mandats de domiciliation
européenne SEPA.
Veuillez trouver ci-dessous quelques conseils.
Le fichier de migration de la BNB
Le but de la création du fichier central de migration de la
BNB est de simplifier le processus de migration des mandats
DOM80 existants en mandats de domiciliation européenne
SEPA en vous donnant :
• un aperçu de tous vos mandats DOM80 existants
(données électroniques) ;
• le numéro de mandat de domiciliation DOM80, nom
et adresse du débiteur ;
• le BBAN converti en IBAN ;
• le BIC (Bank Identification Code) adéquat ;
• le numéro de contrat lié à ces domiciliations (référence
ou numéro d’abonnement) si ces informations sont
disponibles et ont été communiquées par la banque
du débiteur.
La référence du mandat de domiciliation
européenne SEPA et la migration du
mandat DOM80
La référence d’un mandat de domiciliation européenne
SEPA est l’élément-clé pour initier une domiciliation sur
base des informations du mandat qui a été signé par le
débiteur.
SEPA aussi simple et logique que possible. Le mandat sera
migré dès que le premier encaissement sera exécuté.
Les mandats migrés
Un mandat DOM80 n’est seulement migré (en un mandat
de domiciliation européenne SEPA « Core ») que quand la
banque du débiteur a encaissé pour la première fois un
montant du compte du débiteur.
Immédiatement après cet encaissement, la banque du
débiteur va désactiver le mandat DOM80 et le considérer
comme étant migré. Dès cet instant, le mandat DOM80
ne pourra plus être utilisé ni ne pourra plus être réactivé
dans le futur.
La migration d’un mandat DOM80 en un mandat de
domiciliation européenne SEPA est finale et irréversible !
Le mandat DOM80 migré n’est plus présent dans la liste
qui est envoyée à la Banque Nationale de Belgique tous
les mois, et par conséquent, disparaît du fichier central de
migration.
D’une part, il n’y a pas de limite dans le temps concernant
la validité d’un mandat DOM80, sauf si :
•
il a été explicitement révoqué par une des parties
(‘revocation’).
• le mandat DOM80 a été migré en un mandat de
domiciliation européenne SEPA.
D’autre part, un mandat de domiciliation européenne SEPA
n’est plus valable 36 mois après le dernier encaissement.
Vous, en tant que créancier, pouvez choisir n’importe quelle
référence de mandat de domiciliation européenne SEPA
que vous souhaitez, à condition qu’elle n’excède pas 35
caractères. De plus, cette référence doit être unique pour
chaque mandat et pour chaque créancier.
Le numéro de compte de domiciliation DOM80 peut être
utilisé comme référence de mandat de domiciliation
européenne SEPA lors de la migration des mandats mais
ce n’est pas obligatoire.
Bien que le choix vous revienne, nous vous conseillons de
garder la référence du mandat de domiciliation européenne
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 12
Trucs et astuces
Numéros de mandat DOM80 - doublons
Jeu de caractères
Avant d’effectuer le processus de migration, vous devez
vérifier s’il n’y a pas de doublons parmi les références de
mandat DOM80 dans la liste de la BNB.
Les caractères autorisés se limitent aux caractères suivants :
Vos pouvez distinguer les doublons des mandats par le
champ « Mandate reference » qui a été ajouté au fichier
de migration de la BNB.
Il est possible que ce champ de 6 caractères contienne
seulement des zéros, même si un numéro de mandat de
DOM80 apparait plusieurs fois dans la liste. Dans ce cas,
nous vous conseillons d’utiliser le champ « Reference or
subscriber number » pour pouvoir distinguer les doublons.
Ce nombre est la référence du contrat entre le débiteur
et vous-même (le créancier), qui concerne le mandat de
domiciliation.
Si ce champ devait également être vide, les doublons
pourraient se distinguer par le champ « Date original direct
debit mandate was opened ».
Mandats B2B
Un mandat DOM80 existant ne peut être migré qu’en un
mandat de domiciliation européenne SEPA du schéma SEPA
Core. Le schéma SEPA B2B est nouveau ; il a des règles
spécifiques et il n’est pas compatible avec le système
DOM80. De ce fait, un nouveau mandat doit toujours être
signé, ce qui signifie que la migration n’est pas possible.
abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
0123456789
/ -? : ()., ‘ +
Espace
Les règles concernant le jeu de caractères à utiliser dans les
listes ou dans le fichier de migration de la BNB n’ont pas
été imposées par les banques ou par la BNB.
Par conséquent, les champs alphanumériques présents dans
le fichier de migration de la BNB peuvent contenir des
caractères qui ne sont pas acceptés.
Il est recommandé que le fichier de migration de la BNB
soit vérifié à l’avance au niveau des caractères ‘interdits’.
Si non, ces caractères ‘interdits’ devront être enlevés ou
remplacés avant le processus de migration.
Nous vous conseillons d’utiliser uniquement des chiffres,
et si nécessaire des lettres majuscules, pour vos références
de mandat de domiciliation européenne SEPA. Vous devez
aussi prendre en considération que les lettres majuscules et
minuscules sont considérées comme des caractères différents.
Il va sans dire que le fichier de migration de la BNB ne peut
pas être utilisé pour la création de nouveaux mandats B2B.
Cependant, il contient toutes les informations nécessaires
pour pré-remplir un mandat B2B.
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 13
Accessibilité des banques
Depuis le 1er novembre 2009, les banques de la zone Euro
sont joignables dans le schéma de domiciliation européenne
SEPA Core (comme stipulé dans une loi européenne). Cela
signifie que les banques offrent les services nécessaires pour
exécuter vos instructions de domiciliation européenne SEPA
« Core ».
Les conséquences peuvent être importantes pour vous (en
tant que créancier) lorsque ces mandats DOM80 inactifs ne
sont pas retirés avant d’entamer le processus de migration :
Le schéma SDD B2B n’a pas de telles exigences ; c’est facultatif.
ils seront migrés comme mandats de domiciliation
européenne SEPA « actifs » ;
il est possible que vous exécutiez des instructions de
domiciliation européenne SEPA sur base de mandats
inactifs, engendrant des problèmes de relation avec
les clients, demandes de remboursement, etc.
En Belgique, toutes les banques sont joignables dans le
schéma de domiciliation européenne SEPA Core. De plus,
vous ne rencontrerez aucun problème lors de votre migration
si vous avez utilisé le fichier de migration de la BNB.
ING vous conseille dès lors de vérifier si le fichier de migration
de la BNB contient des mandats DOM80 inactifs avant
d’entamer votre processus de migration, et d’enlever tout
ce qui ne correspond pas avec votre base de données clients.
Par contre, il vous faudra porter plus d’attention si vous
désirez utiliser le fichier de migration de la BNB pour créer
vos mandats B2B :
C’est peut-être aussi une opportunité de revérifier certaines
données ; l’information contenue dans le fichier de
migration de la BNB représente l’information la plus récente
qui est disponible pour les banques, et cela vaudrait la
peine de les comparer avec les informations que vous avez.
•
•
Presque toutes les banques belges sont joignables dans
le schéma de domiciliation européenne SEPA B2B.
Si une banque n’est pas joignable, cela n’a pas de
sens de faire signer un mandat B2B à votre client
débiteur ; la banque ne sera de toute façon pas en
mesure d’exécuter vos instructions de domiciliation
européenne SEPA. Vous devrez trouver une autre
solution avec le débiteur (comme par exemple des
mandats Core au lieu de B2B).
Vous trouverez la liste des banques accessibles sur le site
internet de l’EBA, via le lien ci-dessous :
https://www.ebaclearing.eu/SDD-Services-ParticipantsN=SDD_Core_SDD_B2B-L=EN.aspx
A l’aide du BIC de la banque du débiteur, vous saurez si
la banque est joignable ou pas. Il existe une liste pour le
schéma Core et une liste pour le schéma B2B.
Mandats inactifs
Le fichier de migration de la BNB contient toutes les données
électroniques des mandats DOM80 du créancier.
On peut également y trouver des mandats DOM80 inactifs.
Par expérience, nous constatons que – même si le contrat
a pris fin entre le créancier et le débiteur – la banque du
débiteur n’a pas toujours été informée qu’un mandat
DOM80 a été désactivé.
•
•
En faisant ces contrôles (par champs alphanumériques
tels que nom et adresse), assurez-vous que ce ne soit pas
sensible aux lettres majuscules/minuscules. L’information
est encodée dans le fichier de migration de la BNB en un
mélange de lettres majuscules et minuscules – cela dépend
de la manière dont cela a été transmis par les banques.
Processus de migration
Comme indiqué précédemment, les mandats migrés ne se
trouvent pas dans les listes et ne sont plus inclus dans le
fichier de migration de la BNB.
Par conséquent, le fichier de migration de la BNB deviendra
de plus en plus petit chaque mois. Vous pouvez ainsi assurer
le suivi de la migration.
Il faut aussi savoir que quand de nouveaux mandats DOM80
sont créés pendant la période de migration, ils sont inclus
dans le fichier de migration de la BNB. Quand cela arrive,
la réduction du nombre de mandats DOM80 dans le fichier
n’est pas égal au nombre de mandats migrés.
Il peut aussi arriver que les petites banques ne remettent
pas leur liste à temps à la BNB. Par conséquent, les mandats
DOM80 de ces banques ne sont pas listés dans le fichier de
migration de la BNB pour le mois en cours (sans avoir été
migrés en mandats de domiciliation européenne SEPA) !
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 14
Structure du fichier de migration de la BNB
Le fichier de migration (extension : CFI) se compose d’un « technical header record » (record identifier = C), un « header
record » (record identifier = 0) et de plusieurs données « data records » (record identifier = 1). Il est structuré comme suit :
Technical header record : Longueur : 205
Header record
Position
Caractères
#
Type
Description
AN = Alphanumerical
N = Numerical
1
1
N
Record identifier = 0
2-4
3
AN
Code d’application SDD
5
1
N
Type de fichier = 2 (téléchargement)
6-8
3
N
Code protocole de la banque destinataire
9 - 11
3
AN
Code protocole du (sous)-adhérent ou espace (blanc)
12 - 19
8
N
Date de création du fichier (JJMMAAAA)
20 - 23
4
N
Numéro de référence du fichier
24 - 27
4
N
Nombre total de fichiers
28 - 35
8
N
Nombre d’enregistrements de données (data records)
36 - 46
11
N
Numéro d’identifiant du créancier
47 - 205
159
AN
Espace (blanc)
Data record
Position
Caractères
#
Type
Description
AN = Alphanumerical
N = Numerical
1
1
N
Record identifier = 1
2-9
8
N
Numéro de référence de l’enregistrement (record reference number)
10 - 28
19
AN
Référence ou numéro d’abonnement (reference or subscriber number)
29 - 44
16
AN
Données IBAN du débiteur (payeur)
45 - 56
12
N
Numéro du mandat de domiciliation DOM80 ou numéro de compte
du débiteur
57 - 62
6
N
Référence du mandat ou zéros (Mandate reference or zeros)
63 - 70
8
N
Date à laquelle le mandat de domiciliation originel a été ouvert
JJMMAAAA (date original direct debit mandate was opened
DDMMYYYY)
71 - 105
35
AN
Nom du débiteur (payeur)
106 - 140
35
AN
Adresse du débiteur
141 - 150
10
N
Code postal du débiteur
151 - 175
25
AN
Ville et pays du débiteur
176 - 186
11
AN
BIC de la banque du débiteur (8+XXX ou blancs)
187 - 197
11
N
Numéro d ‘identification DOM80 du créancier
198 - 205
8
N
Date du téléchargement le plus récent (à compléter par la BNB)
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 15
Annexe C : exemple de lettre pour la
migration d’un mandat DOM80 vers un mandat
de domiciliation européenne SEPA Core
Date
Chère Madame, Cher Monsieur,
Nous voudrions vous informer que nous avons décidé de prendre une part active dans le marché européen
en utilisant la domiciliation européenne SEPA comme moyen de paiement.
La domiciliation européenne SEPA est un produit harmonisé qui peut être utilisé à travers toute l’Europe
pour toutes les transactions en Euros.
Aujourd’hui, vous payez vos factures chez nous par le biais d’une domiciliation belge (DOM80).
Données de la domiciliation actuelle (conseillé mais pas obligatoire) :
-
-
-
date de création : ##/##/####
référence : ############
numéro de compte : ############
Cet avis de domiciliation belge sera automatiquement remplacé par un avis (mandat) de domiciliation
européenne SEPA.
Données de la nouvelle domiciliation européenne SEPA (obligatoire) :
-
référence : BE############
Aucune action n’est requise de votre part, ce processus est totalement automatique.
Nous vous demandons également de ne pas révoquer votre avis de domiciliation belge DOM80 auprès de
votre banque ; la révocation sera également automatique dès que nous aurons migré vers la domiciliation
européenne SEPA.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.
Cordialement,
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 16
Annexe D : exemple de lettre pour la
création d’un nouveau mandat de
domiciliation européenne SEPA Core
Date
Chère Madame, Cher Monsieur,
Nous voudrions vous informer que nous avons décidé de prendre une part active dans le marché européen
en utilisant la domiciliation européenne SEPA comme moyen de paiement.
La domiciliation européenne SEPA est un produit harmonisé qui peut être utilisé en Europe pour toutes
vos transactions en Euros.
C’est la raison pour laquelle vous trouverez ci-joint un avis (mandat) de domiciliation européenne SEPA
qui vous permettra de payer vos factures chez nous de manière simple et efficace.
De plus, en signant cet avis de domiciliation, vous bénéficierez – en cas de litige – d’un droit de
remboursement d’une durée de 8 semaines sur simple demande à votre banquier.
Nous vous demandons de bien vouloir nous renvoyer l’avis de domiciliation dûment complété et signé.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.
Cordialement,
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 17
Annexe E : exemple de lettre pour la
création d’un nouveau mandat de
domiciliation européenne SEPA B2B
Date
Chère Madame, Cher Monsieur,
Dans le cadre de l’harmonisation des produits de paiement en Europe, nous avons décidé d’abandonner
la domiciliation belge au profit de la domiciliation européenne SEPA Business-to-Business (B2B).
C’est la raison pour laquelle vous trouverez ci-joint un avis (mandat) de domiciliation européenne SEPA
Business-to-Business (B2B).
Pouvons-nous vous demander de le signer conformément aux instructions suivantes ?
1. Compléter les données manquantes ;
2. Signer le mandat avec les pouvoirs nécessaires ;
3. Nous renvoyer le document original ;
4. Donner une copie à votre banque en y apposant la ou les signatures (s) des personnes qui ont les
pouvoirs de disposition sur le compte que vous souhaitez utiliser.
Cette nouvelle signature originale sur la copie permettra à votre banque de recevoir la confirmation
nécessaire au bon déroulement de la domiciliation européenne SEPA B2B.
Dès l’enregistrement de votre confirmation par votre banque, l’avis de domiciliation sera actif et vous
pourrez payer vos factures conformément à notre accord mutuel.
Cordialement,
Tout sur le mandat - encodage manuel dom. européenne SEPA (Belgique) 18
ING Belgique SA – Banque – avenue Marnix 24, B-1000 Bruxelles – RPM Bruxelles – TVA : BE 0403.200.393 – BIC : BBRUBEBB – IBAN : BE45 3109 1560 2789.
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