Néo Quizz Audit Automatisation Pharmacie

Pharmacie
21 février
2009
SPECIMEN
Le Néo Quizz est un outil d’analyse qui permet de savoir quelles sont les
zones qui seraient impactées par une automatisation de l’officine.
Néo QUIZZ
Indice d’opportunités
d’automatisation
Préambule
La distribution et la délivrance du médicament à la pharmacie SPECIMEN sont aujourd’hui effectuées de manière manuelle par prélèvement des médicaments dans des colonnes tiroirs de stockage.
Dans le cadre du développement de la pharmacie, il est mis à l’étude l’opportunité d’automatiser
la délivrance du médicament.
La recherche d’optimisation des processus formant le "circuit de délivrance du médicament "
pour une officine est par nature un enjeu important, car une telle démarche sert à la fois :
des objectifs d’amélioration de la qualité de la délivrance
des préoccupations de rationalisation logistique et économique.
des moyens d’améliorer l’accueil et le service à la clientèle
des possibilités de rationaliser et de maîtriser sa masse salariale
des processus de sécurisation de la délivrance (pour les patients et pour l’officine)
C’est avec cette préoccupation que la pharmacie SPECIMEN a engagé une démarche d’étude
en vue de l’achat d’une solution d’automatisation de la délivrance du médicament.
Le Néo Quizz est le fruit du suivi de plus de 150 projets d’automatisation, de 3 études nationales
d’impact des facteurs d’automatisation sur l’officine.
Les indices d’opportunités que nous vous proposons sont donc le fruit de la mise en perspective
de vos réponses et affirmations avec cette matrice de calcul exclusive.
Ce premier rapport s’attache à vous donner un avis quant à l’utilité d’aller plus avant dans une
étude d’automatisation. Cet outil se veut une aide à la décision mais ne peut pas se substituer à
l’étude de l’ensemble des paramètres de votre projet, tel que pourrait le faire un audit plus approfondi.
Les processus, qui portent notamment sur la réception de l’ordonnance, son analyse et sa validation, ainsi que sur la préparation et la dispensation des médicaments, doivent s’appuyer sur des
systèmes de dispensation simples, fiables et inter communicants, permettant une délivrance efficace et sûr.
L’automatisation de la délivrance du médicament peut constituer une voie privilégiée pour
l’amélioration des pratiques, à condition toutefois que cette démarche ne soit pas limitée à une
simple automatisation du déplacement des boites mais rentrer dans un projet global
d’amélioration des services.
Elle ne peut en effet trouver sa véritable efficacité sans une indispensable réflexion sur
l’organisation générale à mettre en place dans la pharmacie.
Néo Pharma, 31 rue de la mare à Tissier, 91280 Saint Pierre du Perray Tél : 01 69 89 74 30 – [email protected]
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Indice d’opportunité par secteur
Dans ce premier schéma vous pourrez constater l’impact que pourrait avoir une solution
d’automatisation dans votre officine sur 4 grands facteurs.
Tableau 4 thèmes
Votre personnel (zone P)
Il est habituellement mesuré un gain de productivité des équipiers lorsque l’officine est automatisée. Dans votre cas, l’apport sur l’équipe serait un élément déterminant (60 % d’impact) en tout
cas assez pour s’intéresser à l’amélioration dans ce domaine ou au bénéfice direct que vous
pourriez retirer d’une automatisation. On constate des gains de productivité (d’efficacité) de
l’ordre de 20 à 25 % en situation automatisée. Le nombre important de vos équipiers permet à la
structure de profiter pleinement de ces gains, d’une manière un peu simplifiée l’on pourrait dire,
que plus vous avez de personnel, plus l’automatisation « rapporte» ou accélère le retour sur investissement (ROI).
En cas d’indisponibilité de l’un de vos équipiers, vous seriez en capacité de continuer en équipe
restreinte durant quelques temps.
Autre élément, le confort de vos employés (moins de fatigue), ce point a permis de constater
moins de baisse d’efficacité en fin de journée et donc plus de performance.
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Nous attirons, enfin, votre attention, sur les arguments, faux qui laisseraient à penser que
l’automatisation permettrait de supprimer du personnel. En effet dans la quasi-totalité des cas,
ces actions ont été mesurées comme destructrices de valeurs et inapplicable dans le temps.
Votre Clientèle (zone C)
Avec un indice de 33 %, vos réponses laissent à penser que vos clients seraient assez faiblement bénéficiaires d’une mise en automatisation de votre officine. Probablement parce que votre
travail sur l’optimisation du panier moyen et votre politique commercial sont travaillés au mieux
depuis longtemps et que les marges de progression vous semble maintenant plus difficile à obtenir.
L’automatisation aura, en effet, peu d’impact sur votre politique commercial, mais énormément
sur la perception de votre point de vente. S’il est perçu comme le lieu ou l’on « fait des affaires »,
il peut aussi être celui l’on ne fait que passer car très « ruches ».
L’automatisation permettrait dans votre cas d’améliorer les temps d’attente ce qui favoriserait les
demandes de conseil de la part des clients ou la disponibilité de vos équipiers au comptoir.
En effet trop d’attente, n’encourage pas à la discussion et l’équipe voyant une file d’attente sera
tentée d’écourter l’échange à la demande primaire (le produit demandé ou la réponse au symptôme sans aller chercher la cause).
L’image de modernité que votre pharmacie pourrait aussi acquérir en étant automatisée serait un
facteur important pour vos clients les plus attachés à la rapidité du service et à la « performance » de votre point de vente. Cela semble un élément annexe, mais il plus impactant qu’il n’y
parait, sentiment de fierté des clients (ma pharmacie est automatisée), intérêt pour la technologie, envie des enfants de venir dans cette pharmacie « magique »… sont quelques uns des effets de la modernité.
Votre organisation (zone O)
Sur ce point, l’impact est assez clair. Même si votre organisation est déjà bien optimisée,
l’automatisation permet d’améliorer sensiblement l’organisation du back office. Avec un indice de
65% dans ce secteur, les éléments d’optimisation (gains de temps au rangement, optimisation
des déplacements, amélioration de l’ergonomie) serait fortement concernés.
En moyenne, 25% du temps est gagné au rangement des commandes qui dans votre cas sont
très nombreuses.
Vous pouvez espérer en plus de cette productivité, moins d’encombrement, moins de tension et
donc plus de performance.
De plus, les analyses réalisées lors d’une étude d’automatisation aide à repenser la nature et la
profondeur de son stock et il n’est pas rare de découvrir qu’une quantité importante de référence
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sont inutilement détenue et pourrait être commandée chez le grossiste sans impact sur la clientèle.
Votre développement (zone D)
67 % d’indice sur le développement est très impactant.
En effet l’officine doit trouver de nouveaux débouchés, de nouvelles possibilités d’expositions, la
création de nouvelles activités.
Visiblement, sur ce point l’automatisation vous aiderait à mettre en place ce développement.
La bonne question à se poser est qu’elles sont mes possibilités avec ou sans automatisation ?
Probablement que le projet d’aménagement serait différent. A l’analyse l’apport de nouveaux
linéaires, de nouvelles activités permettent souvent de pondérer voir parfois d’équilibrer, à eux
seul, une partie de l’investissement d’automatisation.
Indice Général
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L’indice d’opportunité général que nous retenons est de 67,86%. Ce taux est suffisant pour estimer qu’il est souhaitable dans votre cas de poursuivre votre étude d’automatisation plus avant.
L’intérêt d’une automatisation est le fruit d’une analyse globale des impacts et dans votre cas les
éléments favorisants sont concernés.
Votre niveau de chiffre d’affaire et plus encore sa répartition, demande les meilleurs outils du
moment en termes d’organisation, car dans l’avenir l’officine devra vraisemblablement trouver
des ressources en interne (optimisation des tâches et des hommes).
Nous vous conseillons de contacter plusieurs fabricants, afin qu’ils vous fournissent une analyse
en fonction de votre stock. Un calcul précis du retour sur investissement possible, vous donnera
là aussi des informations sur le niveau d’automatisation que vous devriez envisager (partiel ou
total).
Nous attirons, enfin, votre attention sur la phase de gestion du changement auprès de vos
équipes, ce point est déterminant dans la rapidité de mise en place des nouveaux processus, des
bonnes habitudes et bien évidemment des gains de productivités attendus.
A titre d’exemple certaines équipes mettent juste quelques semaines à « trouver leurs marques »
tandis que dans d’autres pharmacies, la résistance au changement peut prendre plusieurs mois.
Il nous reste à vous dire, que nous pouvons pour notre part toujours intervenir en mission conseil
auprès de vous ou de vos équipes dans le cas ou vous en ressentiez le besoin.
Merci de votre confiance
Philippe LEVY
Néo Pharma
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10 questions à poser aux fabricants
1. Quel est le mode de prélèvement (produit par produit ou prise multiples) ?
2. Quel est l’encombrement minimal de la machine ?
3. Quel est le coût le moins élevé et le plus élevé des installations que vous avez réalisées ?
4. Quel est pour vous le nombre d’arrivées souhaitable dans mon projet ?
5. Proposez-vous des solutions évolutives ? A quel coût ?
6. Quel est le contenu et le coût annuel du ou des contrats de maintenance ?
7. Quels sont le nombre et la localisation des agences de maintenance ?
8. Quel est le mode de chargement de la machine ?
9. Comment gérer vous la formation des équipes et la phase du changement ?
10. Comment allez-vous vous intégrer dans mon projet global de réaménagement ? relation
et échange avec mon agenceur.
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Articles de presse réalisés en collaboration avec le cabinet
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