fourniture et installation d`infrastructures réseautiques et de

Transcription

FOURNITURE ET INSTALLATION D’INFRASTRUCTURES
RÉSEAUTIQUES ET DE TÉLÉPHONIE DANS L’ÉDIFICE
DES TRAVAUX PUBLICS ET L’HÔTEL DE VILLE DE
CHÂTEAUGUAY
SP-13-07B
La Ville de Châteauguay demande des soumissions pour la fourniture et l’installation d’infrastructures
réseautiques et de téléphonie dans l’édifice des travaux publics et l’hôtel de ville de Châteauguay.
Ne seront considérées que les soumissions préparées sur les formulaires destinés à cette fin. On
pourra se procurer ces formulaires à compter du 18 février 2013 soit par courrier électronique:
www.seao.ca ou en communiquant avec le service à la clientèle du «Système électronique d’appel
d’offres (SEAO)» au 514-856-6600. Ce service est disponible du lundi au vendredi de 8h30 à
17h00.
Veuillez prendre note que pour obtenir ces documents des frais vous seront exigés.
Les soumissions doivent être produites en duplicata (1 original et 3 copies) et accompagnées d’un
chèque visé ou d’une traite bancaire au montant de 3 000 $, libellé à l’ordre de « Ville de
Châteauguay » ou d’un bon de cautionnement de soumission établi au même montant et valide
pour une période de quatre-vingt-dix (90) jours de la date d’ouverture des soumissions
Les soumissions seront reçues jusqu’à 10 heures le 6 mars 2013 dans une enveloppe
scellée à l’adresse suivante:
VILLE DE CHÂTEAUGUAY
BUREAU DU GREFFIER
DÉPÔT DES SOUMISSIONS
2IÈME ÉTAGE
ÉDIFICE DE LA MAIRIE
5, BOULEVARD D’YOUVILLE
CHÂTEAUGUAY (QUÉBEC) J6J 2P8
et y seront ouvertes le même jour, à 10 h 05.
Le Conseil municipal n’ayant aucune obligation envers les soumissionnaires, ne s’engage à
accepter aucune des soumissions reçues.
Donné à Châteauguay, ce 18 février 2013.
Isabelle Lazure
Chef de la Division approvisionnements
VILLE DE CHÂTEAUGUAY
DIVISION APPROVISIONNEMENTS
APPEL D’OFFRES
PUBLIC
SP-13-07B
FOURNITURE ET INSTALLATION D’INFRASTRUCTURES RÉSEAUTIQUES ET DE
TÉLÉPHONIE DANS L’ÉDIFICE DES TRAVAUX PUBLICS ET DE L’HÔTEL DE VILLE
DEVIS TECHNIQUE
1.
INTRODUCTION
1.1.
Présentation de la Ville
La Ville de Châteauguay emploie environ 350 employés. Sa population s'établit
aujourd'hui à plus de 46 000 habitants.
En 2010, le Conseil municipal a réalisé une consultation publique auprès des citoyens.
Ce processus se nomme « Sommet Châteauguay 2020 » et a pour objectif d’établir les
grandes orientations municipales à partir d’ateliers tenus à l'automne 2010. Le bilan fut
présenté le 9 novembre 2010 dont voici la répartition selon les grands thèmes :

Le développement durable et concret axé sur l’urbain (34%);
Le développement durable et concret axé sur l’environnement (33%);
La famille (18%);
Administration compétente et intègre (10%);
Les jeunes (10%).
Dans les cinq premières catégories viennent dans l’ordre : l’aménagement urbain; l’île
Saint-Bernard et la protection de l’environnement à égalité; les loisirs et la culture; le
transport; le développement économique.
C’est-à-partir de ce constat qu’une planification stratégique a été élaborée durant
l’année 2011 et une vision, sous forme de vidéo, présentée en février 2012 afin de
paver la voie à la réalisation d’actions concrètes en accord avec les idées exprimées
par les citoyens.
2.
SERVICES REQUIS
La ville de Châteauguay (ci-après également nommée « la ville ») procède actuellement à un
transfert du service pour les travaux publics à un nouvel édifice en construction. Ce
changement crée un besoin de révision et d’ajout d’infrastructure en réseautique et en
téléphonie. L’édifice, dans sa version finale, aura une vocation conventionnelle des travaux
publics (garage, entrepôt, etc.) et aussi une vocation d’espace de bureaux.
La ville demande également d’inclure, en option, la mise-à-niveau des installations
téléphonique à l’Hôtel-de-ville (incluant la conversion des postes numériques en postes IP).
Finalement, la ville souhaite que la solution retenue dans le cadre de ce projet puissent être
évolutives et prendre en charge graduellement l’ensemble de ses activités.
3.
DESCRIPTION GÉNÉRALE DU PROJET
À noter que le nouvel édifice visé par ce mandat est présentement en construction. Le
calendrier de réalisation de la construction prévoit, en date du 5 février 2013, que la prise de
possession des installations par la Ville est toujours pour le 15 avril 2013. Le soumissionnaire
doit présenter un calendrier de réalisation qui s’intègrera à celui de la construction pour cibler
ce jalon. À la convenance du chargé de projet de la Ville et de l’adjudicataire, l’échéancier
détaillé à respecter sera présenté à la rencontre de démarrage.
APPEL D’OFFRES INVITATION SP-13-07B
DEVIS TECHNIQUE
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Durant la préparation de la soumission, tous les changements apportés aux plans de
construction de l’édifice seront confirmés pour ajuster la soumission en fonction des nouveaux
besoins.
L’actuel devis technique, incluant les plans de construction, couvre les aspects réseautiques
(réseau TCP/IP) et les aspects téléphoniques relatifs au nouvel édifice des travaux publics et
au positionnement global pour l’ensemble des besoins de la ville. Il couvre également, en option la
modernisation de l’infrastructure téléphonique de l’Hôtel-de-ville. Plus spécifiquement, ce projet
couvre :
4.
A.
Les besoins réseautiques dans le nouvel édifice
A.1
Équipement dans les salles de distribution;
A.2
Câblage vertical (cat 6 et fibre optique multimode entre deux salles de distribution);
A.3
Câblage horizontal (cat 6) pour relier les postes de travail au réseau local (LAN);
A.4
Équipement de commutation TCP/IP;
A.5
Configuration des équipements de niveau 2 et 3 (commutateur, routeur) incluant les
besoins relatifs à l’introduction de la VoIP dans le réseau local (nouveaux Vlan, QoS);
A.6
Documentation des installations et des modifications apportées à l’infrastructure
générale;
A.7
Le soumissionnaire doit fournir et installer les plaques, de couleur blanche, pour toutes
les prises réseau.
B.
Les besoins téléphoniques
B.1
Mise-à-niveau de la plateforme téléphonique actuelle à la dernière version disponible;
B.2
Mise en marche de la fonctionnalité VoIP (déjà présente mains non-utilisée);
B.3
Fourniture, configuration et installation d’appareils téléphoniques IP;
B.4
Formation des techniciens et des usagers;
B.5
Documentation des installations et des modifications apportées à l’infrastructure du
système téléphonique;
DESCRIPTION DE L’INFRASTRUCTURE RÉSEAUTIQUE DE LA VILLE
La ville exploite un réseau de transmission de données qui dessert tous ses usagers
localement (LAN) et qui relie tous ces établissements entre-eux (WAN privé) tel que
représenté sur le diagramme suivant :
DEVIS TECHNIQUE
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Figure 1 - Schéma réseau informatique (abrégé) Ville de Chateauguay
La ville vient tout juste de procéder à la mise à niveau de ces commutateurs d’interconnexions
périphériques (« edge »). La majeure partie des commutateurs ont été remplacées par des
commutateurs de niveau 2 « Hp Procurve » modèle 5120 de 48 ports avec PoE (Power over
Ethernet norme 802.3af). Elle utilise également du manufacturier Fortinet (UTM et bornes
sans-fil), et des équipements du manufacturier Cisco (commutateurs et routeurs).
5.
DÉTAILS DES TRAVAUX DEMANDÉS VIS-À-VIS DE L’INFRASTRUCTURE RÉSEAUTIQUE
Le soumissionnaire doit répondre à toutes les exigences énumérées dans la présente section
qui concerne le nouvel édifice pour les travaux publics. Il doit fournir une description détaillée
de sa solution, dont la liste des équipements fournis, la liste des logiciels et micrologiciels
fournis, le détail des actions qu’il entend prendre (particulièrement les actions susceptibles
d’affecter les opérations normales de la ville) et un échéancier pour la réalisation des travaux,
à partir d’une date de début en tenant compte de la date cible pour le nouvel édifice.
5.1.
Besoins au niveau des salles de distribution
Le soumissionnaire devra fournir et installer les équipements suivants :
1- Un (1) râtelier ouvert, d’une largeur de 19’’ et d’une hauteur approximative de 84’’
dans la salle informatique du rez-de-chaussée ;
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2- Un (1) panneau de raccordement cat6 de 24 ports pour terminer les liens du câblage
vertical (câblage en provenance des autres salles de distribution du bâtiment) dans la
salle informatique du rez-de-chaussée ;
3- Un (1) panneau de raccordement cat6 de 48 ports pour terminer le câblage horizontal
des postes de travail dans la salle informatique du rez-de-chaussée ;
4- Un (1) demi-râtelier ouvert d’une largeur de 19’’ et d’une hauteur approximative de
42’’ dans la salle télécom – section atelier ;
5- Un (1) panneau de raccordement cat6 de 48 ports pour terminer le câblage
horizontale des postes dans la salle télécom – section atelier.
Le plan de disposition des équipements dans les râteliers devra être conforme aux
équipements déjà installés dans les installations de la ville ou suivre les instructions du
gestionnaire responsable de la Direction des TI de la ville.
5.2.
Besoin en câblage vertical
Le soumissionnaire devra fournir et installer les câbles pour relier les différents points
d’interconnexion du réseau local entre eux à l’intérieur du bâtiment des travaux public.
Un plan du bâtiment dans sa version finale est joint. Il doit servir de référence pour le
câblage.
Il existe quatre (4) points d’interconnexion principaux dans le bâtiment :
1234-
Salle informatique du rez-de-chaussée (section bureau)
Salle informatique du premier étage (± au dessus de celle du rez-de-chaussée)
Salle électrique (au centre du bâtiment, à l’étage)
Salle télécom – section atelier
La salle principale (tête de réseau pour ce bâtiment) sera la salle informatique du rez-dechaussée.
La salle électrique représente le point d’entrée des câbles pour ce bâtiment (utilisée par les
fournisseurs de services public et le réseau WAN privé). Cette salle devra alors être reliée à la
salle principale pour récupérer les services et les liens extérieurs.
Toute la distribution horizontale se terminera soit dans la salle informatique du rez-dechaussée ou la salle télécom de l’atelier. De plus, même si aucune terminaison du câblage
horizontal n’est actuellement prévue dans la salle informatique du premier étage, cette salle
doit tout de même être reliée à la salle informatique du rez-de-chaussée.
Alors, les salles devront être reliées entre-elles selon les exigences suivantes :
1- 1 lien fibre multimode fonctionnant à 1 gbit/s entre la salle informatique du rez-dechaussée et la salle télécom de l’atelier. Le soumissionnaire doit fournir tous les
équipements requis dont, le câble comprenant les fibres, les panneaux de
raccordement des fibres (un (1) à chaque extrémité), les convertisseurs
optonumériques (un (1) à chaque extrémité, plus une (1) unité de rechange) et
tous les câbles d’interconnexion (« patch cord ») ;
2- 12 liens respectant la norme catégorie 6 sur câble de cuivre entre la salle
électrique et la salle informatique du rez-de-chaussée. Ces liens devront être
terminés au panneau de raccordement du câblage vertical dans la salle
informatique du rez-de-chaussée d’une part, et se terminer sur un connecteur RJAPPEL D’OFFRES INVITATION SP-13-07B
DEVIS TECHNIQUE
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45 dans la salle électrique d’autre part Ces câbles devront être clairement
identifié sur le panneau d’interconnexion ;
3- 12 liens respectant la norme catégorie 6 sur câble de cuivre entre la salle
informatique du premier étage et la salle informatique du rez-de-chaussée. Ces
liens devront être terminés au panneau de raccordement du câblage vertical dans
la salle informatique du rez-de-chaussée d’une part, et se terminer sur un
connecteur RJ-45 dans la salle électrique d’autre part Ces câbles devront être
clairement identifiés sur le panneau d’interconnexion;
5.3.
Besoins en câblage horizontal
Le soumissionnaire devra fournir et installer les câbles pour relier tous les postes de
travail à la salle d’interconnexion la plus près (selon les plans joints) entre la salle
informatique du rez-de-chaussée, et la salle télécom de l’atelier. Chaque poste de travail
doit être câblée avec deux (2) liens respectant la norme catégorie 6 sur câble de cuivre
et doit être prêt à fonctionner à la vitesse de 1Gbit/s. Le point de terminaison de chaque
câble doit être clairement identifié aux panneaux de raccordement.
5.4.
Besoins en commutateur
La mise en place d’un deuxième point de distribution du câblage horizontal implique
l’ajout d’un commutateur de distribution périphérique. Comme mentionné précédemment,
la ville vient tout juste de mettre à niveau ces commutateurs de distribution périphérique.
La ville ne souhaite pas introduire de produit différent dans son infrastructure. La Ville
fournira un commutateur de marque HP modèle Procurve 5120 EI de 48 ports, avec PoE
(# de produit HP : jg237a#aba). Ce commutateur sera fourni et configuré par la Ville et
devra être installé dans la salle télécom de l’atelier par l’adjudicataire.
5.5.
Besoins en configuration des équipements de l’infrastructure réseautique
La Ville configurera le nouveau commutateur en respectant le plan d’adressage IP et le
plan de routage déjà en place à la ville. L’adjudicataire obtiendra toutes les informations
requises à la suite de la signature du contrat.
Comme mentionné à l’article 3 du devis technique intitulé (« description générales du
projet ») et comme il sera spécifié plus loin dans ce devis, le présent projet comprend
également la mise en marche des premiers appareils téléphoniques sous le mode de
fonctionnement VoIP. Cela implique que les signaux de voix seront transportés sur le
réseau de données, conjointement avec les communications de données ou toutes
autres communications utilisant le réseau de données.
Comme il est d’usage selon les bonnes pratiques, il est requis de conditionner le réseau
à recevoir et traiter adéquatement le nouveau service de VoIP. La Ville sera
responsable de cette étape cruciale dans le déploiement du service. Le réseau sera
configuré en utilisant les spécifications du manufacturier et devra être validé par
l’adjudicataire par l’entremise d’une évaluation de la situation actuelle du réseau
(« network assessment analysis ») à réaliser au début du mandat. Cette activité, avec
la collaboration de la ville, permettra d’assurer la bonne marche de tous les
équipements du réseau (nouveaux et existants) qui requièrent des ajustements afin de :
DEVIS TECHNIQUE
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6.
Mettre en marche les nouveaux réseaux locaux virtuels (VLAN) appropriés ;
Mettre en marche la qualité de service (QoS) sur la totalité du réseau selon les
recommandations d’usage du manufacturier pour la téléphonie (Avaya);
Mettre en marche les nouveaux services connexes (DHCP, DNS, TFTP, etc.);
DESCRIPTION DU SYSTÈME TÉLÉPHONIQUE À LA VILLE
La ville possède un système téléphonique privée (PBX) utilisant les plateformes d’Avaya « Call
Manager et Intuity ». La ville est consciente que plusieurs éléments constituant son système
téléphonique ont déjà fait l’objet d’avis de fin de vente ou de fin de support du manufacturier.
La ville souhaite mettre son système à niveau avec les versions les plus récentes des
éléments le constituant.
Figure 2 - Schéma réseau téléphonique (abrégé) Ville de Chateauguay.
Les sections qui suivent décrivent le système avec un niveau de détails jugé suffisant pour
permettre aux soumissionnaires de concevoir leur proposition. L’adjudicataire aura accès à
toutes les informations détaillées et pertinentes selon certaines conditions de confidentialité. Si
le soumissionnaire juge qu’il lui manque de l’information pour préparer sa proposition, il devra
faire une demande détaillée par écrit en suivant les conditions générales du présent appel
d’offres.
A) Le cœur du système téléphonique actuel est constitué de :
• Au poste de police
DEVIS TECHNIQUE
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•
Un Call Manager d’Avaya
a. Version CM3.1.3
b. Serveur S8700
c. G650 Media Gateway
d. 293 rtu
•
Un service voicemail d’Avaya
a. Intuity LX
b. Version 3
c. 8 ports
• À l’hôtel de ville :
•
Serveur d’autonomie S8300B
•
2 G700 Media Gateway
• Au poste de pompiers
•
• Aux travaux publics.
•
• À la bibliothèque
•
Le tableau suivant liste les principaux composants du système actuel dans son
ensemble
DEVIS TECHNIQUE
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B) Les postes téléphoniques existants sont desservis par des appareils numériques
ou analogiques.
C) Le système actuel est prêt à fonctionner en mode VoIP. Par contre, aucun
téléphone IP ni licence ne sont actuellement présent dans le système. Selon les
vérifications faites auprès du manufacturier, les travaux devraient comprendre la
mise-à-jour « Communication Manager » à la version 6.2 et la mise-à-niveau du
système de messagerie.
7.
DÉTAILS DES TRAVAUX DEMANDÉS VIS-À-VIS DU SYSTÈME DE TÉLÉPHONIE
Le soumissionnaire devra répondre à toutes les exigences énumérées dans la présente
section. Il devra fournir une description détaillée de sa solution dont notamment la liste des
équipements fournis, la liste des logiciels et micrologiciels fournis, le détail des actions qu’il
entend prendre (particulièrement les actions susceptibles d’affecter les opérations normales
de la ville) et un échéancier pour la réalisation des travaux, relatif à une date de début qui
permet de rencontrer la date cible pour le nouvel édifice des travaux publics.
7.1.
Modification au cœur du système existant
7.1.1. Mise-à-jour du « Call Manager » à la dernière version disponible;
7.1.2. Modifier toutes les données de configurations requises pour faire fonctionner la
VoIP dans les équipements de téléphonie existants (CM, serveurs d’autonomie,
etc.).
DEVIS TECHNIQUE
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7.1.3. Mettre en place et démarrer tous les services connexes requis au bon
fonctionnement de la téléphonie IP (Ajustement au DHCP, serveur de licence,
serveur de configuration (TFTP), etc.)
7.2.
Ajout de nouveaux équipements pour l’édifice des travaux publics
7.2.1. Ajouter 35 licences pour des postes téléphonique IP utilisant un protocole ouvert
(SIP ou H.323) ;
7.2.2. Fournir 5 appareils téléphoniques d’Avaya modèle 9621G;
7.2.4. Fournir 2 appareils téléphoniques IP pour salle de conférence (type pieuvre);
7.2.5. Faire l’installation des appareils téléphoniques dans l’édifice des travaux publics,
poste par poste. Cela inclus notamment :
-
Configuration des appareils avec le profil de l’usager approprié pour chaque
position de travail. Cela peut nécessiter la modification ou l’enlèvement de
configurations existantes puisque la majorité des usagers visés sont
actuellement existants et desservit en mode numérique ou analogique par le
système;
- Branchement de chaque appareil à l’une des deux prises réseau à la position
de travail de chaque usager ;
- Si l’ordinateur est présent au poste de travail lors de l’installation des postes
téléphonique, l’adjudicataire devra procéder au branchement de l’ordinateur
au port commuté du téléphone ;
- Si l’ordinateur n’est pas présent à l’emplacement prévu lors de l’installation
des postes téléphoniques, l’adjudicataire devra procéder au branchement du
câble cat6 pour l’ordinateur dans la prise de téléphone et laisser le câble nonbranché à l’autre extrémité,
Note : La deuxième prise réseau de la position de travail doit demeurer
inutilisée.
7.3.
Ajout de nouveaux équipements pour l’Hôtel de Ville (en option)
7.3.1. Ajouter 85 licences pour des postes téléphonique IP utilisant un protocole ouvert
(SIP ou H.323) ;
7.3.4. Fournir 3 appareils téléphoniques IP pour salle de conférence (type pieuvre);
7.3.5. Faire l’installation, dans une deuxième phase de déploiemnent, des appareils
téléphoniques dans l’édifice de l’Hôtel de ville poste par poste. Cela inclus
notamment :
-
Configuration des appareils avec le profil de l’usager approprié pour chaque
position de travail. Cela peut nécessiter la modification ou l’enlèvement de
configurations existantes puisque la majorité des usagers visés sont
actuellement existants et desservit en mode numérique ou analogique par le
système;
DEVIS TECHNIQUE
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- Branchement de chaque appareil au câblage de cat 5 existant ;
- Si l’ordinateur est présent au poste de travail lors de l’installation des postes
téléphonique, l’adjudicataire devra procéder au branchement de l’ordinateur
au port commuté du téléphone ;
7.4.
Formation et documentation
7.4.1. Préparer et dispenser une session de formation d’administrateur à trois
représentants de la ville (en français). Cette session devra permettre aux
administrateurs désignés de faire l’ajout, la modification, le déménagement, la
gestion de la sécurité (mots de passe) ou la suppression d’un poste IP dans le
système tant au niveau téléphonie, messagerie vocale et configuration TCP/IP
des postes. Elle devra également couvrir les nouveaux aspects de gestions des
postes IP tels que la mise-à-jour des micrologiciels. La formation doit être
accompagnée d’un support (en français) papier ou électronique sous forme
d’aide mémoire et de procédure (« How To »).
7.4.2. Préparer et dispenser une session de formation d’une heure pour les utilisateurs
des nouveaux appareils pour 5 à 10 représentants (en français) incluant un
support papier ou électronique (en français) sous forme d’aide mémoire pour les
principales fonctionnalités.
7.4.3. L’adjudicataire devra fournir la liste de tous les manuels d’installation, guides
d’utilisation et les spécifications techniques des équipements proposés tel que
fournis avec les équipements par le manufacturier, en français si disponible.
7.5.
Considérations diverses
7.5.1. La solution finale devra maintenir le niveau de service actuel en assurant
notamment un taux de disponibilité équivalent ou supérieur à celui existant dans
le système;
7.5.2. Toute l’information sur les besoins de programmation des équipements tels que
les plans de routage, les VLANs, le plan d’adressage IP, etc. sera remise à
l’adjudicataire par les représentants de la ville suite à la signature du contrat ;
7.5.3. L’aménagement électrique des locaux où seront installés les équipements est
déjà en place et jugé satisfaisant;
7.5.4. L’alimentation électrique des postes IP sera assurée par les commutateurs de
distribution périphérique à l’aide de la norme PoE, protocole 802.3af.
8.
GESTION ET ORGANISATION
Le soumissionnaire doit se conformer aux directives nécessaires à la gestion et à
l’organisation du projet présentées dans cette section. Si des changements sont demandés par
le soumissionnaire, la Ville se réserve le droit d’accepter ou de refuser lesdits changements.
Le soumissionnaire pourra proposer l’utilisation de ses propres gabarits si ceux-ci, après une
évaluation du Comité Directeur, sont conformes aux normes établies par la Ville.
Voici la structure fonctionnelle proposée pour la réalisation :
DEVIS TECHNIQUE
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8.1.
Rôles et responsabilités
8.1.1. Rôles et responsabilités de la Ville
La Direction générale désignera un directeur de projet provenant de la Direction
des Technologies de l’Information. Il sera responsable de la livraison de la
téléphonie et du réseau informatique. Un comité directeur sera composé de
différents intervenants de la Ville. Le rôle du comité consistera à assister le
directeur de projet dans la gestion du suivi des activités et de l’approbation de
tous les livrables.
Le directeur du projet est l’unique interlocuteur officiel avec l’adjudicataire. Le
directeur du projet désignera, au besoin, un chargé de projet représentant la
Ville. Le chargé de projet sera responsable de présenter tous les livrables pour
approbation au comité de direction et travaillera en étroite collaboration avec le
chargé de projet de l’adjudicataire pour assurer le succès du projet.
Les responsabilités du comité directeur, du directeur de projet, des chargés de
projets pour les équipes de réalisation seront détaillées au démarrage du
mandat.
Le comité de direction et le directeur du projet participeront au suivi de la
réalisation du projet et à l’approbation des livrables déposés.
8.1.2. Rôles et responsabilités de l’adjudicataire
L’adjudicataire devra fournir les services nécessaires de gestion de projet, en
conformité avec le modèle proposé par la Ville. Il doit en conséquence respecter
les critères spécifiés dans le document de l’appel d’offres.
DEVIS TECHNIQUE
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Le chargé de projet de l’adjudicataire assume les responsabilités suivantes :
• planifier, organiser, diriger et contrôler l’ensemble des activités du projet
auprès de l’équipe de l’adjudicataire;
• s’assurer que la communication entre les équipes de réalisation et les
autres intervenants du projet soit efficace;
• préparer les livrables de gestion (manuel d’organisation de projet, plan
d’assurance qualité, plan de travail, revues de gestion, demandes de
changement et points en suspens) et de les déposer pour obtenir les
approbations nécessaires;
• aviser le chargé de projet Ville des écarts à la planification et soumettre les
recommandations pour y remédier;
• assurer l’application des mécanismes d’assurance qualité pour l’ensemble
des biens livrables avant leur remise;
• consigner les résultats de la vérification des biens livrables et prendre des
mesures dans le cas d’écart de conformité;
• assurer le suivi des efforts, des coûts et de l’échéancier;
• assurer le suivi des points en suspens et demandes de changement;
• assurer le suivi et l’approbation des biens livrables;
• maintenir un contact permanent avec le chargé de projet de la Ville afin de
bien coordonner les activités qui sont sous la responsabilité des ressources.
8.1.3. Phases d’implantation
A) L’adjudicataire doit proposer une méthodologie pour assurer une
implantation ordonnée de la solution proposée et qui est propre aux réalités
et contraintes des opérations courantes de la ville.
B) Activités sous la responsabilité de l’adjudicataire :
1. Prise d'informations complémentaires aux tableaux fournis par la ville, si
requis;
2. Configuration des systèmes;
3. Installation des systèmes;
4. Formation des administrateurs, techniciens et agents multiplicateurs
(usagers);
5. Installation dans chaque site où des travaux seront requis;
6. Entrée en vigueur des garanties;
C) Activités pouvant être exécutées en régie :
La responsabilité des activités suivantes pourra être partagée entre
l’adjudicataire et les représentants de la ville. Nécessairement, ce
départage devra recevoir l'aval des deux parties :
i.
ii.
Ajustement des documents de procédures administratives et
opérationnelles des systèmes;
Modifications aux configurations d’équipements existants tels que les
routeurs, les coupe-feu, les sondes, les éléments de gestions et de
surveillance des infrastructures, etc.
DEVIS TECHNIQUE
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9.
EXIGENCES FACE À L’INTÉGRATION
L’adjudicataire devra assumer l’intégration de la solution proposée. Les sous-sections qui
suivent présentent les principales exigences de la ville à cet égard.
9.1.
Rencontre de démarrage
L’adjudicataire devra organiser une rencontre de démarrage dans les 5 jours ouvrables
suivant l’adjudication. Cette rencontre devra être tenue avant la commande des
équipements. Elle servira plus précisément à :
9.2.
-
Présenter les membres de l’équipe de l’adjudicataire qui seront impliqués dans
le projet ;
-
Compléter les négociations gré à gré, si requis ;
-
Confirmer le calendrier des travaux en tenant compte du projet de construction
du nouvel édifice pour le service des Travaux Publics ;
-
Présenter la façon dont l’adjudicataire entend procéder pour réaliser l’ensemble
des travaux.
Conception
L’adjudicataire sera responsable de la conception détaillée des modifications requises
aux systèmes et aux infrastructures. Il devra s’assurer d’obtenir les accords auprès de
la ville avant de procéder à la mise en place de sa solution, particulièrement pour les
activités qui requièrent un arrêt de service d’un système.
L’adjudicataire devra fournir à la ville la mise à jour de tous les plans et devis en
fonction des modifications apportées aux systèmes et aux infrastructures. Ces plans et
devis devront être révisés conjointement avec les représentants de la ville et devront
être approuvés par ces derniers. Cela inclut notamment :
• Un nouveau schéma logique du réseau représentant tous les éléments de
la solution en plus des éléments existants (commutateurs, etc.);
• Un document synthèse sur les normes et standards supportés par le
système (profils d’usagers, profils de boîtes vocales, etc.);
9.3.
Fourniture des équipements
L’adjudicataire devra fournir tous les équipements mentionnés dans cet appel de
propositions. Il devra assurer le suivi de la livraison et s’entendre avec le représentant
de la ville sur le lieu de livraison des composantes.
9.4.
Configuration et Installation des composantes du nouveau système
L’adjudicataire sera responsable de reconfigurer et d’installer toutes les composantes
incluant les postes téléphoniques. La mise-à-jour des plateformes ne doit entraîner
aucune perte de fonctionnalité dans le système. L’adjudicataire est seul responsable de
l’intégrité des données et des systèmes. Il doit alors s’assurer que toutes les
précautions d’usages sont réalisées, telle la prise des copies de sauvegarde, de la
préparation d’un plan de contingence (« Fall Back ») et ainsi de suite.
Les mises en service devront se faire en minimisant les interruptions de service. Le
soumissionnaire devra soumettre un plan qui devra être approuvé par les responsables
de la ville. La date et l’heure de la mise en service devront être négociées afin de
DEVIS TECHNIQUE
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minimiser les perturbations. Il est probable que la ville demande que les mises en
service nécessitant une interruption de service se fassent en dehors des heures
normales d’opération. Une attention particulière devra être portée au service de police
et au centre d’appels d’urgence 911. L’adjudicataire s’assurera du maintien de ces
services après la migration vers le nouveau système.
9.5.
Tests et acceptation
Les tests du système devront être réalisés conjointement avec les représentants de la
ville. L’acceptation du système sera faite par les représentants qui auront participé aux
tests.
10. PERIODE DE GARANTIE
10.1.
La période de garantie couvre le nouvel environnement téléphonique et le réseau
informatique câblé à l’édifice des travaux publics. Cette période de garantie
démarrera suite à l’acceptation officielle de l’environnement par la Ville de
Châteauguay et aura une durée de douze (12) mois.
10.2.
L’adjudicataire devra être en mesure de fournir le plus rapidement possible les
correctifs nécessaires et ce, incluant le matériel de rechange identique ou avec
approbation de la Ville minimalement équivalant aux pièces d’origine pour au moins
la période de garantie. L’application de la garantie s’effectue sans frais par
l’adjudicataire.
11. DÉFAUT D’EXÉCUTION ET PÉNALITÉS
11.1.
Tous les frais encourus par la Ville et/ou pénalités qui font suite au défaut de
l’adjudicataire d’exécuter l’une quelconque des clauses du présent contrat, devront
être payés ou remboursés par l’adjudicataire.
11.2.
Les dommages découlant d’infraction(s) aux différents articles de cet appel d’offres
seront remboursés à même les paiements dus à l’adjudicataire après rapport du
responsable du Service concerné, dont une copie sera transmise à l’adjudicataire.
11.3.
Si l’adjudicataire est en défaut de respecter l’un des engagements souscrits, et sans
limiter la généralité de ce qui précède, le responsable du Service concerné pourra
mettre à l’œuvre le personnel et les équipements nécessaires pour suppléer au
défaut de l’adjudicataire, après l’en avoir avisé verbalement ou par téléphone, si
possible. Les dépenses ainsi encourues par la Ville devront être payées ou
remboursées par l’adjudicataire.
11.4.
De plus, en dépit de toutes les autres clauses de pénalités exigées aux présentes,
des montants de pénalité décrits ci-après devront être payés par l’adjudicataire à
titre de dommages intérêts liquidés, sans préjudice aux autres recours que la Ville
pourra juger bon d’intenter. À cette fin, la Ville déduira le(s) dit(s) montants des
paiements dus à l’adjudicataire, ou à défaut de quoi, la Ville pourra requérir le
paiement de la caution.
1)
1er manquement ;
2)
2ème manquement;
500 $
1 000 $
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3)
11.5.
3ème manquement;
1 500 $
L’adjudicataire reconnaît expressément qu’après trois (3) manquements, la Ville
pourra résilier de plein droit, ledit contrat et ce, sans avis et pénalité à la Ville. En lieu
et place de cette résiliation, la Ville pourra requérir de la caution, la poursuite de
l’exécution dudit contrat. Dans un cas comme dans l’autre, l’adjudicataire demeurera
responsable des dépenses et des frais encourus par suite de son défaut.
12. ESSAIS D’ACCEPTATION DE LA SOLUTION CLÉ EN MAIN
Une fois la solution ou partie de la solution est installée et fonctionnelle, l’adjudicataire devra
effectuer des essais dans le but de valider et de démontrer, avec les personnes responsables
de la Ville, que le nouvel environnement téléphonique et réseau informatique respecte tous les
critères contenus dans l’appel d’offres et ceux confirmés dans le plan des essais d’acceptation
défini au démarrage du projet.
En supplément, l’adjudicataire peut suggérer des tests spécifiques pour valider la qualité de
l’environnement téléphonique et du réseau informatique câblé à l’édifice des travaux publics.
13. DÉCOMPTE DÉFINITIF
13.1.
Avant que la Ville n’effectue le paiement final, l’adjudicataire doit fournir une
déclaration conforme aux dispositions de la Loi sur la preuve au Canada attestant
que tous les montants dus à la main-d’œuvre et à tous les sous-traitants et
fournisseurs ont été payés pour le montant qui a déjà été versé à l’adjudicataire. Ce
dernier doit aussi fournir un certificat de la Commission de la santé et de la sécurité
du travail attestant qu’il a versé toutes les contributions exigées par la Loi.
13.2.
L’acceptation par l’adjudicataire du paiement du décompte définitif constitue une
reconnaissance par ce dernier qu’il n’a aucune réclamation à l’endroit de la Ville de
Châteauguay, sauf celles, le cas échéant, dont avis a déjà été signifié par écrit à la
Ville et qui ne sont pas encore réglées. Ce paiement se fait nonobstant ces
réclamations.
14. ENTENTE DE SERVICES
Le soumissionnaire devra inclure, dans la soumission, un contrat de service d’entretien pour
assurer le fonctionnement du système téléphonique Avaya Definity pour une durée de trentequatre (34) mois qui débutera en avril 2013 jusqu’en décembre 2015. Cette entente sera
complémentaire durant la période de garantie couvrant les changements demandés par ce
devis.
14.1.
Situation actuelle
Se référer à la section 6 pour une description sommaire du système
14.1.1. Informations complémentaires
Tous les sites énumérés ci-dessous sont reliés par un réseau de fibre optique :

Hotel de ville :
5, boul. D’Youville
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Caserne d’incendie :
20, boul. D’Anjou

Ateliers municipaux :
Industriel
Ancien : 20, boul. Maple / Nouveau : 220, boul.

Centre culturel Vanier :
15, boul. Maple

Bibliothèque municipale :
25, boul. Maple

Service de police :
55, boul. Maple
Le système téléphonique contient au total environ 243 lignes DID.
Un système Norstar est utilisé pour le 911.
14.1.2. Musique en attente
Le système de téléphonie permet le raccordement d’une source musicale pour diffusion
de musique en attente.
Le soumissionnaire a l’obligation de desservir les points de services suivants :

Hotel de ville :
5, boul. D’Youville

Caserne d’incendie :
20, boul. D’Anjou

Travaux publics :

Centre culturel Vanier :
15, boul. Maple

Bibliothèque municipale :
25, boul. Maple

Service de police :
55, boul. Maple
Ancien : 20, boul. Maple / Nouveau : 220, boul. Industriel
14.1.3. Réseau
Voir le diagramme de la section 6.
14.2.
Besoin pour le contrat de service
14.2.1. le support technique en ligne durant les heures normales de bureau pour les
personnes responsables du système;
14.2.2. La coordination des demandes pour tout ajout, retrait ou modification pour les
lignes téléphoniques régulières;
14.2.3. La coordination et le suivi avec la compagnie de service lors de troubles ou
pannes sur tous les circuits téléphoniques;
14.2.4. Terminer des travaux de réparation en temps supplémentaire lorsque déjà
entamé, selon l’urgence des travaux;
14.2.5. L’assistance lors d’évaluation des rapports d’étude de trafic, projets spéciaux,
etc.
14.2.6. La maintenance préventive : afin de conserver les équipements en bon état de
fonctionnement selon les recommandations du manufacturier. Minimalement,
l’adjudicataire doit procéder mensuellement à :
faire une copie de sauvegarde de la programmation que la Ville de
Châteauguay conservera à ses bureaux et qui pourra être utilisé en cas de
panne ou de sinistre;
faire la vérification d’usage des batteries UPS;
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Cette maintenance devrait être exécutée avant et après chacune des interventions sur le
réseau, sinon sur une base mensuelle.
14.2.7. La surveillance à distance : tous les systèmes téléphoniques Definity,
Multivantage et Communication Manager sous contrat d’entretien doivent être
automatiquement dans le programme de diagnostique journalier à distance de la
Ville de Châteauguay. Le site est équipé d’un modem qui devra être en mesure
d’aviser de toute irrégularité du système. Si le problème ne peut être résolu à
distance, un technicien devra se présenter à nos bureaux avec les pièces de
remplacement nécessaires.
14.2.8. Couverture du service :
7 jours/7, 24 heures/24, incluant les jours fériés;
Temps de réponse :
♦ problème mineur : en dedans de 24 heures;
♦ urgence : en dedans de 4 heures.
14.3.
Traitement des pannes
14.3.1. Types de pannes :
Les pannes sont classées en deux catégories : les pannes majeures et les pannes
mineures. Les cas de pannes majeures comprennent :
Une position principale de réponse, ou plus de 5 % des circuits ou 5 %
des postes et plus qui ne fonctionnent pas correctement;
un faisceau de circuits ou un lien « Megalink » qui ne fonctionne pas;
un mauvais fonctionnement de l’équipement commun (unité centrale de
traitement);
un mauvais fonctionnement de postes désignés comme vitaux par le
Requérant; (centre 911);
une panne du système de messagerie vocale, de réceptionniste
automatisée ou un mauvais fonctionnement de plus de 5 % des boîtes
vocales.
Les pannes qui ne répondent pas aux critères des pannes majeures sont considérées
comme des pannes mineures.
14.4.
Appel de service
Le fournisseur doit mettre à la disposition du Requérant un numéro de téléphone sans
frais pour tous les types d’appels de service.
Au numéro de service précité, le fournisseur doit maintenir un service de réponse 24
heures sur 24, sept (7) jours par semaine.
Afin d’assurer un suivi régulier, nous aimerions connaître la hiérarchie selon les niveaux
de résolution de problèmes :
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14.5.
Niveau
Délai
1
2
3
4
2 heures
4 heures
6 heures
8 heures
Nom de la/les
ressources
Fonction de
la/les
ressources
No téléphone
Délais d’intervention
Le délai d’intervention est calculé en heures réelles à partir du moment où l’appel de
service est placé jusqu’à la prise en charge du problème par une personne compétente.
Le délai d’intervention doit être inférieur à quatre (4) heures dans le cas d’une panne
mineure et à une (1) heure dans le cas d’une panne majeure.
14.6.
Délais de réparation
Le délai de réparation est calculé en heures réelles à partir du moment où l’appel de
service est placé jusqu’à la fin de la réparation. Le délai de réparation doit être inférieur à
24 heures dans le cas d’une panne mineure et à quatre (4) heures dans le cas d’une
panne majeure.
14.7.
Surveillance du système
Le fournisseur doit fournir un service de surveillance à distance du système téléphonique
en opération 24 heures sur 24, sept (7) jours par semaine.
14.8.
Maintenance et entretien
Le fournisseur doit offrir une garantie d’un (1) an couvrant les pièces et la main d’œuvre
pour le système téléphonique, les postes téléphoniques et les équipements connexes, y
compris le système de gestion et de réceptionniste automatisée. Les équipements
installés après la date d’installation de l’équipement original doivent être couverts par la
garantie pour une période d’un (1) an et être couverts par le contrat d’entretien.
14.9.
Entretien préventif
L'entretien préventif effectué par le fournisseur, au cours de la période de garantie, sera
clairement précisé. Le Requérant devra connaître suffisamment à l'avance les dates
prévues et la durée des périodes d'entretien préventif.
14.10. Autres considérations
14.10.1.
Le soumissionnaire accepte de se soumettre aux conditions
d’usage des licences du fabricant. Il accepte également d’acheter toutes les ententes
appropriées pour l'assistance et l’entretien complet de tous les logiciels des systèmes
tels qu’offerts par le fabricant. Le prix, de toutes les licences et de toutes les ententes
d’entretien, doit être inclus dans la soumission.
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