Systèmes d`information de gestion

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Systèmes
d’information
de gestion
L’essentiel en fiches
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Systèmes
d’information
de gestion
L’essentiel en fiches
Jacques SORNET
Agrégé d’économie et gestion
Enseignant en DSCG
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Collection « Express Expertise comptable »
DCG
• J.-F. Bocquillon, M. Mariage, Introduction au droit, DCG 1, 2014
• L. Siné, Droit des sociétés DCG 2, 2014
• V. Roy, Droit social DCG 3, 2014 (5e édition)
• E. Disle, J. Saraf, Droit fiscal DCG 4, 2014 (6e édition)
• J. Longatte, P. Vanhove, Économie DCG 5, 2014 (3e édition)
• F. Delahaye-Duprat, J. Delahaye, Finance d’entreprise DCG 6, 2013 (3e édition)
• J.-L. Charron, S. Sépari, Management DCG 7, 2014
• C. Disle, Introduction à la comptabilité DCG 9, 2014
• R. Maéso, Comptabilité approfondie DCG 10, 2014
• F. Cazenave, Anglais appliqué aux affaires DCG 12, 2014
DSCG
• H. Jahier, V. Roy, Gestion juridique, fiscale et sociale, DSCG 1, 2014
• P. Barneto, G. Gregorio, Finance DSCG 2, 2012 (2e édition)
• S. Sépari, G. Solle, Management et contrôle de gestion, DSCG 3, 2014
• R. Obert, Fusion Consolidation, DSCG 4, 2014
© Dunod, 2014
5, rue Laromiguière 75005 Paris
www.dunod.com
ISBN : 978-2-10-070957-1
ISSN 1275 7217
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Table des matières
Fiche 1
Le système d’information
1
Fiche 2
Les bases technologiques de l’informatique
10
Fiche 3
L’infrastructure réseau
15
Fiche 4
L’exploitation des systèmes informatiques
23
Fiche 5
La sécurité du système d’information
31
Fiche 6
La construction du système d’information
41
Fiche 7
Le progiciel de gestion intégrée
49
Fiche 8
La base de données et son contenu
59
Fiche 9
La recherche de liens entre les données
70
Fiche 10
La modélisation conceptuelle des données
76
Fiche 11
La construction directe d’un schéma conceptuel
80
Fiche 12
Le schéma relationnel
87
Fiche 13
L’extension des modèles conceptuels de données
94
Fiche 14
Les requête SQL d’interrogation
107
Fiche 15
L’approfondissement des requêtes SQL
115
Fiche 16
La modélisation des processus de traitement
121
Fiche 17
La description algorithmique des traitements
128
Fiche 18
Les bases du tableur
136
Fiche 19
Les outils tableur
146
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Le système d’information
1
Les notions d’information et de données
2 Les caractéristiques du système
3
4
1
La description du système d’information
Les systèmes décisionnels
d’information
PRINCIPES GÉNÉRAUX
Dans une organisation (entreprise ou administration), le système d’information
assure la saisie, la conservation et la circulation des informations.
Il conditionne la bonne exécution des tâches, au bon moment, par des personnes ou
des systèmes automatisés.
1
Les notions d’information et de donnée
Une information est un renseignement qui accroît la connaissance que l'on a d'une
personne, d'un objet ou d'un événement. Une donnée brute ne devient une information
que quand elle trouve son sens par rapport à un contexte, un système de valeurs, un
problème à résoudre…
Exemple
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L’énoncé du mot « bleu » est une donnée dépourvue de sens. Le fait que ce qualificatif s’applique au ciel apporte par contre une information.
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Les caractéristiques du système d’information
Un système est un ensemble d’éléments en interaction avec une finalité déterminée.
yy
Les interactions font que le système diffère de la somme de ses éléments pris séparément.
Le système d’information met à la disposition de chacun les données qui lui sont
yy
nécessaires pour remplir sa tâche. Il répond aux besoins courants et aide aux prises
de décision et à la préparation de l’avenir (veille informationnelle).
Le système d’information comprend le système informatique, les réseaux, mais aussi
des moyens non informatiques (« manuels »). Il doit garantir la fiabilité et la sécurité
des informations.
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Le système d’information
a. Les acteurs du système d’information
Dans une organisation, divers acteurs participent à la découverte, à l’élaboration, à la
diffusion ou à l’exploitation de l’information : des individus, des groupes formels (service, département, établissement, comité…) ou des entités organisationnelles (poste de
travail, localisation géographique…).
b. Les flux d’information
Les acteurs communiquent grâce à des flux d’information. Un flux porte un mesyy
sage et est caractérisé par un émetteur, un ou plusieurs destinataires (les récepteurs
de l'information), un contenu informationnel et un support de communication (papier, réseau informatique ou téléphonique, oral).
Pour que l’information ne soit pas perdue, chaque flux doit être traité, pour mémoriser l’information qu’il contient, pour la présenter, la combiner à d’autres ou la
transmettre à d’autres acteurs.
Les flux échangés entre les acteurs du système d’information permettent le travail
collectif et la coordination des actions. Leur analyse permet de comprendre la dynamique du système d’information.
Un diagramme des flux, aussi appelé modèle des communications, permet de repréyy
senter des flux échangés au sein du système d’information.
Exemple : diagramme des flux pour la définition d’une fonction en vue d’un recrutement
Service RH
Service
Utilisateur
Direction
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Le système d’information
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c. Les processus de traitement de l’information
Un processus est une succession de tâches ou d’activités permettant d’obtenir un
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résultat qui doit satisfaire un « client » interne ou externe à l’organisation.
Le fonctionnement d’une organisation se décompose en un ensemble de processus
imbriqués de traitement de l’information, des processus de gestion qui rythment
l’activité réelle, productive.
Processus réel
Processus de traitement
de l’information
A1
A2
…
An
Client
…
Un processus de gestion est déclenché par un événement, par exemple l’arrivée d’un
flux, et il se termine quand il a produit le résultat auquel doit aboutir l’acte de gestion
concerné.
On distingue les processus métier (fabrication, vente…), qui contribuent directeyy
ment à la remise d’un produit au client final et les processus de soutien (gestion du
personnel, comptabilité…), qui servent un client interne à l’organisation. Un processus clé est un processus conditionnant la performance de l’organisation.
Les activités qui composent un processus relèvent souvent de différentes spécialités
yy
et sont menées par différentes fonctions d’une entreprise (fonction commerciale,
productive, comptable, logistique…). Le processus est alors transversal (il traverse
l’organisation).
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Exemple : processus de prise en charge d’une commande client dans une entreprise fabriquant à la demande des produits standardisés
– enregistrement de la commande par un commercial (dont le contenu doit être transmis à la
planification) ;
– planification de la fabrication par le service ordonnancement (produisant des données à
destination de la fabrication et de l’approvisionnement) ;
– approvisionnement en matières et fournitures par le service approvisionnements (dont l’action conditionne la fabrication) ;
– fabrication (qui informe quand le produit est terminé et génère des informations permettant
de déterminer des coûts, des délais…) ;
– expédition au client par la logistique aval (à partir de données commerciales et de fabrication) ;
– facturation par le service comptable (selon les informations de la commande et éventuellement des compléments venant de la fabrication).
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Le système d’information
Par ailleurs :
– un service d’études a conçu le produit et déterminé les informations utiles à la fois au commercial (descriptif) et à la fabrication ;
– le contrôle des coûts, marges, budgets et la gestion de la ressource humaine (paie, recrutement, formation, congés…) exploitent des informations produites ci-dessus.
d. Le système informatique
Le système informatique regroupe les moyens informatiques utiles pour traiter et
yy
stocker l’information : ordinateurs, réseaux, programmes, mais aussi locaux, personnel… C’est un outil au service du système d’information et de ses processus.
Dans un système informatique, la donnée est la traduction codée d’une information.
yy
Elle peut-être « quantitative » (quand elle intervient dans des calculs) ou à l’opposé
« qualitative », « permanente » (toujours utile et disponible) ou au contraire « temporaire ».
e. Le secteur informatique
Le secteur informatique regroupe de nombreux métiers à tous niveaux (management,
conception, réalisation, exploitation, maintenance) et plusieurs dizaines de milliers
d’entreprises.
Les principaux acteurs du secteur sont :
ȃȃ les constructeurs de matériel et les éditeurs de progiciels ;
ȃȃ les prestataires de services (SSII – Société de Services et d’Ingénierie Informatique,
fournisseurs d’accès internet, hébergeurs d’applications, sociétés d’infogérance ou
de tierce maintenance…) ;
ȃȃ les revendeurs et loueurs d’équipements ;
ȃȃ les experts et conseils, les organismes professionnels (par métier, par territoire), les
syndicats ;
ȃȃ les organismes publics (comme la Commission Nationale Informatique et Libertés) ;
ȃȃ les entreprises de communication (presse, salons) ;
ȃȃ les organisations utilisatrices de l’informatique.
3
La description du système d’information
Un
yy
système d’information peut être décrit par des modèles (des représentations
simplifiées de la réalité). Plusieurs modèles complémentaires sont nécessaires pour
décrire complètement le système : modèle de données, de flux, de traitements, de
processus, d’organisation, d’architecture informatique…
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Le système d’information
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Exemple : diagramme de déploiement UML (Unified Method Language) modélisant l’architecture d’un système informatique
Serveur siège SAP
Gestion
financière
Ethernet
TCP/IP
Serveur usine
SAP
Modem ADSL
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Poste usine
Client léger
Portable
RAM > 2Go
SAP client
Les systèmes décisionnels
Une décision se distingue d'un acte routinier par le fait qu'elle nécessite une réflexion
yy
spécifique conduisant à choisir entre plusieurs possibilités. Dans l’organisation, des
décisions sont prises aux niveaux :
ȃȃ stratégique, où elles engagent l’avenir de l’organisation ;
ȃȃ tactique, pour affronter la concurrence et répartir les ressources ;
ȃȃ opérationnel pour le fonctionnement courant.
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Chaque décision repose notamment sur des informations fournies par des logiciels
d’usage courant (comptabilité, gestion commerciale, production…) ou des systèmes
dédiés à la prise de décision.
Exemple : décisions et actions préparatoires aux niveaux stratégiques, tactique
et opérationnel
– lancement d’une nouvelle activité (étude du marché, détermination de la capacité productive
et commerciale, définition des financements nécessaires) ;
– révision des tarifs (analyse comparative de la concurrence, calcul des coûts, simulation des
ventes dans différentes hypothèses) ;
– attribution d’une remise exceptionnelle (étude de l’historique client, analyse de la situation
des ventes et des objectifs, application des consignes aux vendeurs).
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Le système d’information
Le terme SIAD (Système Interactif d'Aide à la Décision) désigne l’ensemble des
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moyens informatiques utiles aux prises de décision, en particulier :
ȃȃ les systèmes de comptabilité de gestion (réalisation d'analyses de gestion) ;
ȃȃ le tableur (simulations, calculs ciblés) ;
ȃȃ la gestion de projets (planification, organisation, suivi) ;
ȃȃ les services d'analyse des bases de données (extraction, présentation des données) ;
ȃȃ les générateurs de rapports ;
ȃȃ la gestion électronique de documents par index et mots clés, la gestion de documents complexes (textes, plans, images ou sons) ;
ȃȃ les systèmes experts.
Remarque
Le SIAD est interactif car ses utilisateurs peuvent agir sur les résultats qu’il produit
(notamment par le paramétrage).
Un système expert est un logiciel qui simule le raisonnement d’un spécialiste dans
yy
un domaine déterminé. Il utilise une base de connaissance (des faits et des règles)
qui s’enrichit avec les expériences. Ce système propose des choix, la décision restant
humaine.
Applications
1
Le système d’information comptable enregistre les flux économiques concernant l’entreprise, il répond à un besoin légal, à un besoin d’information des dirigeants et au besoin de
tiers comme les clients, les fournisseurs et les banques.
1. Vous situez le système d’information comptable dans le système d’information global
de l’entreprise.
2. De quelle nature sont les processus de traitement de l’information comptable ?
3. Vous détaillerez le rôle de ce système selon ses trois grandes finalités : répondre aux
obligations légales de présentation des comptes (système de comptabilité générale),
fournir des informations de gestion pour piloter la performance de l’entreprise (système de gestion) et assurer le financement de l’activité courante et des investissements (système financier).
Corrigé
1. Système d’information comptable
Le système d’information comptable est un sous-ensemble (un sous-système) du système d’information général, qui traite aussi d’aspects commerciaux, organisationnels, humains, productifs…
2. Traitement de l’information comptable
Les processus comptables se situent (sauf cas particulier, par exemple celui d’un cabinet d’expertise comptable) en dehors du cœur de métier de l’entreprise, ce sont des processus de soutien.
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Le système d’information
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3. Rôle du système
Aux trois finalités du système d’information comptable correspondent trois sous-systèmes complémentaires qui se recouvrent partiellement et peuvent se définir ainsi, par rapport aux besoins
satisfaits :
Besoin d’évaluation, de
respect des règles légales
Système comptable général
(enregistrement des flux,
relations avec
l’administration, documents
de synthèse))
Système comptable de
gestion
(détermination des
coûts, gestion
budgétaire, prévisions,
planification, contrôle
de gestion)
Besoin de financement
Système de gestion
financière
(financement LMT,
trésorerie, optimisation
fiscale, communication
actionnaires)
Besoin de pilotage
Certaines activités, qui interagissent constamment avec la comptabilité, sont parfois intégrées au
système comptable, comme la tenue de la paie ou la gestion des stocks.
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Le système d’information est parfois scindé en trois sous-systèmes : système d’information opérationnel, système d’information de gestion (SIG) et système d’information de
pilotage (direction, prises de décisions de haut niveau) :
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SI de direction,
aide stratégique, pilotage
SI intermédiaire,
tactique de gestion
SI opérationnel, transactionnel
Donner des exemples du rôle du système informatique à chaque niveau.
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