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NOTE D’INFORMATION n° 2
QUATRIÈME MISE À JOUR
31 mai 2002
INFORMATIONS COMMUNIQUÉES PAR LES AUTORITÉS ITALIENNES
Emilio del Mese, préfet de Rome, a été nommé Commissaire chargé de la coordination de l'appui du gouvernement
italien au Sommet mondial de l’alimentation: cinq ans après par le Président du Conseil des ministres.
Renseignements demandés aux délégations gouvernementales
1. Les informations détaillées suivantes sont demandées de toute urgence pour faciliter l’accueil, le transport et la sécurité
des délégués; elles doivent être communiquées le plus rapidement possible au Bureau du protocole de la FAO, Tél.: +390657056019, Télécopie: +3906-57056105, ainsi qu’aux autorités italiennes:
- identité de chaque membre de la délégation selon l’ordre protocolaire (voir également section sur les Pouvoirs);
- noms des membres de la délégation qui feront partie du convoi de trois voitures au départ de l’aéroport; les noms du
personnel de sécurité doivent être mis entre parenthèses;
- date d’arrivée et de départ de chaque membre, notamment du Chef de délégation;
- détails des vols d’arrivée et de départ;
- détails des réservations d’hôtel.
Aéroports
2.
Les délégations arrivant à Rome par vol spécial atterriront à l’aéroport militaire de Ciampino; celles arrivant par vol de
ligne atterriront à Fiumicino. Les vols spéciaux ne pouvant se poser à Ciampino pour des raisons techniques atterriront
également à Fiumicino.
Ciampino
•
Les délégations arrivant à l’aéroport militaire de Ciampino seront accueillies par un membre du Gouvernement
italien, un représentant de la section du protocole du Ministère des affaires étrangères, un représentant du Directeur
général et les autorités militaires compétentes.
•
Le Chef de la délégation et son entourage direct seront escortés jusqu’au salon de réception des personnalités de
l’aéroport militaire, où seront effectuées les formalités de contrôle des passeports, d’autorisation de port d’armes et
d’accréditation. Les membres des délégations dont les noms auront été communiqués au préalable quitteront ensuite
l’aéroport, sous escorte, en convoi de trois voitures. La voiture du Chef de délégation arborera une vignette rouge
délivrée par le gouvernement italien. Les deux voitures fournies par l’ambassade concernée porteront des vignettes
jaunes (voir paragraphe 18 ci-après).
•
Les autres membres de la délégation seront conduits à l’aéroport civil de Ciampino pour les formalités d’entrée et la
récupération des bagages de l’ensemble de la délégation.
•
Les ambassades s’occuperont de récupérer et de transporter les bagages des délégations et d’obtenir les autorisations
nécessaires auprès des autorités aéroportuaires, selon les procédures normales. Des aires de stationnement seront
réservées spécialement dans les aéroports. Le transport des délégués entre l’aéroport et leur hôtel s’effectuera soit par
navettes mises à leur disposition par le gouvernement italien, soit par voitures fournies par leurs ambassades
respectives.
Leonardo da Vinci (Fiumicino)
•
L’accueil des délégations arrivant à Fiumicino se fera de la même manière. Des bureaux d’information sur le Sommet
se trouveront dans le hall d’arrivée. Les ambassades doivent s’occuper de récupérer et de transporter les bagages et
d’obtenir les autorisations nécessaires auprès des autorités aéroportuaires, selon les procédures normales.
•
Les formalités d’immigration concernant les Chefs d’État ou de Gouvernement, leurs conjoints et leur entourage
immédiat seront effectuées à leur place pendant qu’ils attendront dans le salon officiel. En cas d’arrivées échelonnées,
la priorité et les honneurs dus seront accordés au groupe comprenant le Chef de délégation.
•
Les délégations bénéficieront de procédures et d’une assistance similaires au moment de leur départ.
Armes
3.
Afin d’obtenir les autorisations d’importation temporaire relatives aux armes de défense portées par le personnel
chargé de la sécurité, les ambassades doivent déposer au préalable une demande auprès du Bureau de la sécurité de la FAO,
Télécopie: +3906-57052162, qui se chargera de les transmettre aux autorités italiennes compétentes. Les demandes doivent
spécifier le type, le modèle et le numéro de série de l'arme, le nombre de cartouches, le nom du détenteur, ainsi que son
numéro de passeport.
Transport
4. Si les informations requises au paragraphe 1 sont communiquées dans les délais, le gouvernement italien mettra à la
disposition de chaque délégation nationale, sur demande, une voiture et un chauffeur à l’usage du Chef (de facto) de la
délégation, entre le moment de son arrivée et celui de son départ. Ce véhicule, ou, selon le choix, un véhicule fourni par
l’ambassade de la délégation, portera une vignette rouge.
5. Deux autres véhicules portant une vignette jaune (voir paragraphe 18 ci-après) pourront être fournis par les ambassades
respectives. Les trois véhicules et la/les voitures de la sécurité italienne constitueront le convoi officiel, qui sera escorté de
membres en uniforme des services de sécurité italiens pendant tous les déplacements.
6. Des vignettes vertes (voir paragraphe 18 ci-après) seront distribuées pour un maximum de cinq véhicules supplémentaires
fournis par les ambassades. Ceux-ci ne feront toutefois pas partie du convoi officiel et une aire de stationnement spéciale leur
sera assignée. Aucune mesure n’a été prise pour que le véhicule transportant le Chef de délégation arbore le drapeau national.
Les délégations utilisant leurs propres voitures, ou des véhicules de location (pour lesquels elles devront fournir le chauffeur)
peuvent, si elles le désirent, arborer leur drapeau, mais elles doivent être conscientes de ce que cette décision implique pour
leur sécurité.
7. Tous les chauffeurs de véhicules portant des vignettes jaunes ou vertes doivent être munis d’un badge spécial du Sommet
mondial de l’alimentation: cinq ans après. Les chauffeurs devront se rendre au Centre d’inscription, à la Fiera di Roma, pour
obtenir ce badge.
8. Un service de navette, assuré par le Gouvernement italien, reliera certains des principaux hôtels au Siège de la FAO à
partir du 10 juin. Les horaires des navettes seront communiqués dès qu’ils seront disponibles. En outre, une station de taxis
sera à la disposition des participants Via San Gregorio (près de l’enceinte de la FAO).
Liaison
9. La FAO mettra également un agent de liaison à la disposition de tous les Chefs de délégation (les dispositions devront
être prises avec le Chef du protocole de la FAO, M. T. Aref (Tél.: +39-06-5705-3356; Télécopie: +39-06-5705-6105).
Inscription
10. Le Centre d’inscription de la Fiera di Roma, Padiglione 32, Piazza Rufino (Via Cristoforo Colombo, 287) sera ouvert
du 3 au 13 juin 2002, y compris les samedi 8 et dimanche 9 juin 2002, toute la journée.
11. Tous les participants qui auront accompli les formalités de préinscription devront retirer leur badge au Centre
d’inscription; les autres devront s’inscrire au Centre et retirer leur badge entre le 3 et le 9 juin 2002 pour éviter les files
d’attente le premier jour du Sommet.
12. Les numéros de téléphone et de télécopie du Centre d’inscription seront accessibles à compter du 3 juin 2002. Ces
numéros sont les suivants:
Délégués (pays, ONU, organisations intergouvernementales)
Téléphone:
Télécopie:
+39-06-57057502
+39-06-57057503
ONG/Organisations de la société civile
Téléphone:
Télécopie:
+39-06-57053128
+39-06-57057505
Téléphone:
Télécopie:
+39-06-57055476
+39-06-57055177
Médias
13. Un service de navette sera assuré entre les locaux de la FAO et le Centre d’inscription à compter du 3 juin 2002. Les
navettes partiront toutes les 15 à 20 minutes.
Sécurité, circulation et stationnement
14. Les aires de stationnement aux alentours du Siège de la FAO seront réservées aux véhicules munis de vignettes. Les
véhicules arborant une vignette rouge (convoi officiel) pourront accéder à la zone la plus proche des locaux où se tient le
Sommet, en passant par un centre de contrôle situé dans l’enceinte de la FAO. Les voitures transportant les Chefs de
délégation pourront arriver à proximité de l’entrée officielle du Bâtiment A, mais devront stationner dans un parking spécial à
haute protection aménagé dans le voisinage immédiat de l’enceinte de la FAO. Une tente sera installée sur le stade situé près
des Thermes de Caracalla, pour les chauffeurs et le personnel d’escorte de ces véhicules.
15. Les véhicules arborant la vignette jaune pourront se garer dans une zone protégée aménagée à proximité du parking prévu
pour les voitures munies de la vignette rouge. Ceux munis de la vignette verte pourront se garer dans des zones spéciales
situées aux environs de la FAO, mais les usagers seront responsables de la sécurité de leurs véhicules.
16. Les vignettes rouges des voitures des Chefs de délégation seront fournies par le gouvernement italien. Les vignettes jaunes
seront attribuées aux deux véhicules supplémentaires fournis par les ambassades pour le convoi. Sur demande, des vignettes
vertes seront délivrées pour un maximum de cinq véhicules supplémentaires fournis par les ambassades.
17. Des vignettes vertes seront fournies, sur demande, aux médias accrédités.
18. Les vignettes jaunes et vertes doivent être sollicitées auprès du Bureau de la sécurité de la FAO, Tél.: +3906-5705-2162,
Télécopie: +3906-5705-2162 au moyen d'une Note verbale, spécifiant le numéro d’immatriculation du véhicule et le nom du
chauffeur. Les vignettes pourront être retirées par les ambassades au Bureau d’accueil de la FAO, à partir du 6 juin.
19. La circulation sera interdite au public dans la zone située autour de la FAO. Pour des raisons de sécurité, la station de
métro Circo Massimo, proche de la FAO, sera également fermée pendant la semaine du Sommet. Les transports urbains seront
renforcés, mais certaines lignes seront déviées.
Accès aux bâtiments de la FAO
20. Il y aura quatre entrées aux locaux du Sommet, selon le statut du participant et le type de badge attribué. L’entrée
officielle (façade du Bâtiment A) est réservée aux Chefs des délégations gouvernementales, accompagnés de deux passagers
(se trouvant en principe dans la voiture du Chef de délégation portant la vignette rouge). Les voitures portant la vignette rouge
pourront arriver à proximité de cette entrée. Les voitures portant la vignette jaune seront arrêtées à hauteur de la bouche de
métro. De là, les délégués pourront pénétrer dans les bâtiments, après être passés dans un détecteur de métal.
21. La bouche de métro située sur le Viale Aventino servira de point de dépôt et de ramassage réservé aux autres membres
des délégations gouvernementales et aux représentants des organisations intergouvernementales. Une troisième entrée, située
sur le Viale Aventino, est prévue pour les représentants des ONG. Une quatrième entrée, située plus en aval sur le Viale
Aventino, près de la station service, sera réservée aux représentants des médias.
22. Les fonctionnaires des ambassades qui auront besoin de pénétrer dans les bâtiments de la FAO pendant le Sommet ne
pourront obtenir un badge que si leur nom est inscrit sur la liste de la délégation du pays.
23. La sécurité à l’intérieur de l’enceinte du Siège de la FAO, ainsi qu’à l’extérieur des bâtiments, sera assurée par la police
italienne, avec l’aide des gardes de la FAO et du personnel de la FAO désigné à cet effet. Des dispositifs spéciaux seront
installés et des mesures seront prises à chaque entrée pour contrôler l’accès. Les armes seront interdites dans les bâtiments.
Les armes portées par les agents de Sécurité accompagnant les Chefs de délégation devront être déposées à un guichet
spécial situé près de l’entrée du Bâtiment A. Le personnel de sécurité faisant partie des délégations pourra assurer la
liaison avec les autorités italiennes en contactant le chef du Bureau de la sécurité de la FAO, Tél. +3906-5705-2162,
Télécopie: +3906-5705-2162.
24. Le Siège de la FAO sera sous stricte surveillance à partir de 7 heures le 8 juin et toute la zone sera bouclée à partir du 10
juin au matin. En conséquence, les badges réguliers des représentants permanents ne seront plus valables après le 8 juin, et à
partir de cette date, l’accès ne sera autorisé qu’aux seuls détenteurs de badges spéciaux du Sommet mondial de
l’alimentation: cinq ans après.
25. La surveillance sera renforcée dans les aéroports, les hôtels et les ambassades. Toutes les délégations désirant des
mesures spéciales de sécurité rapprochée devront le faire savoir aux autorités italiennes par l’intermédiaire de leurs
ambassades. Notamment pour des raisons de sécurité, aucune mesure n’a été prise pour que les hôtels arborent les drapeaux
nationaux des délégations qu’ils reçoivent.
26. Un plan du rez-de-chaussée des bâtiments est joint au Manuel des délégués.
Réunions bilatérales
27. Dans la mesure du possible, les organisateurs s’efforceront de donner suite aux demandes de réunions bilatérales avec les
autorités italiennes, au niveau approprié. Toutefois, ces réunions devront être de durée relativement courte en raison du grand
nombre de demandes et des contraintes temporelles. Les autorités italiennes suggèrent que ces réunions aient lieu, autant que
possible, dans les bâtiments de la FAO, pour éviter des problèmes de circulation et de sécurité. La FAO fera son possible pour
fournir les salles nécessaires à ces réunions, ainsi qu’à d’autres réunions bilatérales (pour lesquelles aucun service
d’interprétation ne sera fourni).
Réception offerte par le Président Ciampi
28. Le Président Ciampi recevra les Chefs des délégations gouvernementales dans la soirée du mardi 11 juin, au Quirinal
(Palais présidentiel). L’heure sera communiquée dans la prochaine mise à jour.
__________________
INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES FOURNIES PAR LE SECRÉTARIAT
Pouvoirs
29. Nous tenons à rappeler la nécessité de présenter des pouvoirs. La liste de la délégation mentionnée ci-dessus doit
énumérer tous les membres qui auront besoin d’accéder au Siège de la FAO pour l’émission des badges, mais les pouvoirs des
délégations officielles devront également être présentés comme indiqué dans le Règlement intérieur provisoire du Sommet. Les
pouvoirs seront établis par le Chef d’État, le Chef de Gouvernement ou le Ministre des affaires étrangères, ou en leur nom,
sous la forme d’une lettre adressée au directeur de la Division de la Conférence, du Conseil et du protocole, énumérant dans
l’ordre du protocole tous les membres de la délégation. Si les pouvoirs sont envoyés par télécopie, une copie originale signée
devra également être présentée. Les documents non signés, tels que les notes verbales et les télégrammes, ne sont pas valables
dans ce cas.
Déclarations en séance plénière
30. Les déclarations ne devront pas dépasser 7 minutes pour les Chefs de délégation et 4 minutes pour les observateurs. II est
de la plus grande importance pour la réussite du Sommet que les limites de temps soient respectées. Pour faciliter le respect du
temps accordé, un voyant lumineux installé sur le pupitre signalera l’approche de la fin du délai de parole imparti. Pour
faciliter la tâche des interprètes, 10 exemplaires de chaque déclaration doivent être déposés au préalable au bureau A-237
(deuxième étage du Bâtiment A).
31. Les délégations désirant fournir des déclarations écrites plus complètes à l’ensemble des délégations devront déposer un
nombre d’exemplaires suffisant (environ 400) auprès du Secrétariat, pour distribution (Mme Monica Muñico, Bureau des
documents, Bâtiment A, premier étage).
Réunions avec les Chefs de délégation
32. Des dispositions sont prises par le Directeur général pour rencontrer les Chefs de délégations durant leur séjour et les
inviter à signer le « Livre d’or » du Sommet mondial de l’alimentation: cinq ans après.
Organisation du dialogue multipartite
33. Le dialogue multipartite se tiendra le mercredi 12 juin, de 15 heures à 18 heures dans la Salle verte. Les différentes
parties concernées auront ainsi l’occasion de rencontrer les représentants des gouvernements dans le cadre de débats libres
portant sur la sécurité alimentaire. Le dialogue multipartite sera axé sur le thème du Sommet mondial de l’alimentation: cinq
ans après, à savoir le « Plan d’action du Sommet mondial de l’alimentation – résultats obtenus, obstacles rencontrés et moyens
d’y faire face ». Tous les participants accrédités au Sommet mondial de l’alimentation: cinq ans après sont invités à
participer au dialogue multipartite. Il n’est pas nécessaire de signaler sa participation à l’avance. Aucune disposition spéciale
ne sera prise en ce qui concerne l’attribution des sièges. Un service d’interprétation sera assuré dans les langues de la FAO.
34. Le dialogue multipartite sera coprésidé par un représentant d’un gouvernement et un représentant des ONG/OSC. Il
débutera par de brèves introductions (3 minutes par allocution) présentées par les co-présidents. Les débats seront articulés
autour de communications (d’une durée de 5 minutes chacune) présentées par des porte-parole de gouvernements et
d’ONG/OSC. Après les communications officielles, des débats ouverts à tous auront lieu. Les interventions ne suivront pas
d’ordre spécifique, mais dépendront des demandes exprimées par les participants, qui demanderont la parole en levant la main.
La durée des débats, y compris les présentations officielles des gouvernements et des ONG/OSC, sera de 3 heures. Le rapport
des co-présidents sera présenté à la plénière le 13 juin.
Premiers soins/Services médicaux
35. Des services médicaux (urgences, premiers soins, analyses de laboratoire et consultations médicales) seront assurés
pendant la durée du Sommet dans les bâtiments A et B.
36. Des services hospitaliers et des services médicaux spécialisés seront assurés, le cas échéant, par le pays hôte, en
collaboration avec le Service médical de la FAO. Des informations sur les conditions d’accès à ces services sont disponibles
auprès du Service médical.
37. Les participants requérant des services médicaux particuliers sont priés d’en informer le Service médical de la FAO (Dr
J.H. Pille, Médecin Chef du Service médical, +3906-5705-3516) avant leur arrivée.
Assurance-maladie
38. Il est conseillé à tous les participants de se munir d’une assurance-maladie appropriée.
Manifestations parallèles
39. Parallèlement aux événements prévus dans le cadre du programme de travail, une série de manifestations aura lieu durant
le Sommet mondial de l’alimentation: cinq ans après. Sauf indication contraire, ces manifestations s’adressent à l’ensemble
des participants.
Manifestation
Date provisoire
Programme de lutte contre la faim
Matinée du mardi 11 juin
Lutte contre la faim – Les clés du succès
Après-midi du mardi 11 juin
Les femmes rurales – Des partenaires essentielles dans la lutte
contre la faim et la pauvreté
Matinée du mercredi 12 juin
Coopération Sud-Sud – PSSA
Après-midi du lundi 10 juin
Opérations d’urgence
Après-midi du lundi 10 juin
WAICENT
Matinée du mardi 11 juin
Eau et agriculture
Matinée du mardi 11 juin
TeleFood
Après-midi du mardi 11 juin.
Jardins potagers d’écoles et d’hôpitaux
Après-midi du mardi 11 juin
Manifestation
Date provisoire
Programme agricole du NEPAD
Matinée du mercredi 12 juin
Codex/CIPV
Après-midi du mercredi 12 juin
Banque mondiale - Stratégie de développement rural
Après-midi du mercredi 12 juin
Programmes régionaux sur la sécurité alimentaire
(participation limitée à la région)
Du lundi 10 au jeudi 13 juin
Sécurité alimentaire et montagnes
Matinée du jeudi 13 juin
La sécurité alimentaire régionale, concrètement
40. Pour donner suite aux suggestions des représentants de haut niveau des Pays Membres, des organisations économiques
régionales et des groupements économiques régionaux, des manifestations parallèles consacrées à la présentation des
stratégies, programmes et activités régionales et sous-régionales axées sur la sécurité alimentaire à l’échelle régionale seront
organisées par la FAO dans le cadre du Sommet mondial de l’alimentation : cinq ans après. L’objectif est de permettre à
chaque organisation économique régionale et à chaque groupement économique régional de présenter ses propres stratégies et
programmes à l'occasion d’une table ronde et d’entamer des débats avec des représentants des partenaires intéressés, ou
susceptibles de l’être, des mécanismes de coopération bilatérale ou multilatérale, des institutions financières, d’autres
organisations économiques régionales ou de représentants des organismes des Nations Unies.
41. Jusqu’à présent, les Sommets et les réunions internationales ont abouti à des déclarations politiques fondamentales et
présenté des objectifs généraux, particulièrement en ce qui concerne les ressources financières nécessaires pour atteindre les
buts fixés. La décision de la FAO d’accepter d’organiser une réunion sur la Sécurité alimentaire régionale, concrètement,
dans le cadre du Sommet mondial de l’alimentation : cinq ans après, est remarquable en ce qu’elle souligne sa volonté
d’aller de l’avant et de promouvoir des initiatives concertées, immédiates et concrètes. Les tables rondes permettront aux
participants des échanges de vues ouverts, directs et non contraignants. La FAO accompagnera ce processus en appuyant le
suivi des résultats des manifestations parallèles, et en favorisant la mise en place de mécanismes de consultation pertinents, sur
lesquels les bailleurs de fonds pourront se fonder pour définir les modalités de leur participation aux initiatives axées sur la
sécurité alimentaire à l’échelle régionale.
42. En général, les stratégies et programmes régionaux et sous-régionaux comprennent notamment des volets axés sur le
soutien régional aux projets nationaux liés à la sécurité alimentaire, sur la sécurité sanitaire des aliments à l’échelle régionale et
sur les mesures de facilitation du commerce des produits agricoles. En ce qui concerne le commerce, l’accent est mis sur
l’harmonisation des politiques et des mesures de facilitation, grâce à l’élimination des barrières sanitaires et phytosanitaires et
des obstacles techniques, à la promotion de la réduction et de l’harmonisation des tarifs douaniers et à l’adoption de normes
internationales dans le cadre du Codex alimentarius.
43. Les organisations économiques régionales des pays en transition membres du G-77 ont été dûment informées de
l’occasion qui leur est offerte de participer à des manifestations parallèles spécifiques. Une quinzaine de ces manifestations
devraient être organisées entre le 10 et le 13 juin.
Réservations de chambres d’hôtel
44. L’association romaine « Associazione Provinciale Romana Albergatori (APRA) » est chargée des réservations de
chambres d’hôtel. Par l’intermédiaire de sa division exécutive ( Promoroma Hotel Service S.r.L.), l’association se chargera des
demandes soumises par les participants au Sommet. Un centre de réservation a été établi au Siège de la FAO, Bureau A-119.
Prière de le contacter pour tout renseignement (Téléphone: +39-06 570 53317 ou +39-06 570 53319; Télécopie: +39-06 570
53321; Mél: [email protected]).
45. Une liste complète d’hôtels membres de l’APRA, mentionnant leur catégorie, est jointe à la Note d’information n° 2,
Annexe G. Les participants souhaitant avoir recours aux services d’APRA/Promoroma Hotel Service S.r.L. pour réserver des
chambres d’hôtel sont priés de remplir le formulaire de réservation joint à la Note d’information n° 2, à l’annexe H, et de le
renvoyer à l’adresse suivante:
APRA / Promoroma Hotel Service S.r.L. – Centre de réservation de chambres d’hôtel– Bureau A-119
s/c Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO)
Viale delle Terme di Caracalla
00100 Rome, Italie
ou de l’envoyer par télécopie au numéro indiqué au paragraphe 44.
46. Il convient de noter que « APRA/Promoroma Hotel Service S.r.L. » est un organisme privé dont les services ont été
sollicités en vue de faciliter les réservations de chambres d’hôtel et les dispositions contractuelles entre les participants au
Sommet et les hôtels. Chaque délégation assume la responsabilité des dispositions prises avec cet organisme.
Bureau d’information
47. À partir du lundi 3 juin, un Bureau d’information sera établi dans les locaux de la FAO pour diffuser des
informations de nature générale, répondre aux questions relatives aux dispositions protocolaires, au transport et à la
sécurité concernant le Sommet, ou orienter les personnes vers le service ou les autorités appropriés. Ce Bureau, situé au
rez-de-chaussée du bâtiment B, en face de la Poste (bureau B-050 bis), Tél.: +3906-5705-7474, Télécopie: +3906-57057473, sera ouvert de 8h30 à 17 heures.