comptes - Carrefour des Associations Parisiennes

Transcription

Supports méthodologiques et cas pratiques
Atelier : La comptabilité analytique - d’engagement
Lot 2 : Fiscalité et comptabilité
40 rue Leibniz 75018 Paris
Tel : 01 44 85 84 25 - Mail : [email protected]
Projets 19 – Association Loi 1901
Siège social 9 rue Mathis, 75019 Paris
Tel: 01 53 26 57 37 Fax: 01 53 19 01 17 www.projets19.org / e-mail: [email protected]
SIRET 422 948 448 00044 – APE 9499Z
Atelier – Perfectionnement de comptabilité
Carrefour des Associations Parisiennes
Table des Matières
L’ETABLISSEMENT DES DOCUMENTS DE SYNTHESE ------------------------------------------- 3
1.
●
●
●
●
LA PRESENTATION DES DOCUMENTS DE SYNTHESE ------------------------------------------LE COMPTE DE RESULTAT -----------------------------------------------------------------LE BILAN -------------------------------------------------------------------------------LES ANNEXES ----------------------------------------------------------------------------
3
4
7
9
LA COMPTABILITE EN PARTIE DOUBLE ------------------------------------------------------- 10
2.
●
LES NOTIONS D’EMPLOIS ET DE RESSOURCES ---------------------------------------------- 10
●
LE FONCTIONNEMENT DES COMPTES : NOTIONS DE DEBIT ET DE CREDIT --------------------- 11
●
LA PRESENTATION DU PLAN COMPTABLE --------------------------------------------------- 13
●
HUIT CLASSES DE COMPTES -------------------------------------------------------------- 13
●
VALEURS IMMOBILISEES (COMPTES DE CLASSE 2) ------------------------------------------ 14
●
COMPTES DE STOCKS (COMPTES DE CLASSE 3) -------------------------------------------- 14
●
COMPTES DE TIERS (COMPTES DE CLASSE 4) ---------------------------------------------- 15
●
COMPTES FINANCIERS (COMPTES DE CLASSE 5)-------------------------------------------- 15
●
COMPTES DE CHARGES (COMPTES DE CLASSE 6) ------------------------------------------- 17
●
COMPTES DE PRODUITS ET COMPTES DE FONDS PERMANENTS (COMPTES DES CLASSES 7 ET 1) 18
●
LES OUTILS D’ENREGISTREMENT ET DE PREVISIONS DES OPERATIONS COURANTES
(RECETTES/DEPENSES)------------------------------------------------------------------------ 19
●
CAS PRATIQUE 1 : ENREGISTREMENT COMPTABLE EN PARTIE DOUBLE ------------------------ 23
QUELQUES SPECIFICITES COMPTABLES ----------------------------------------------------- 29
3.
●
●
●
●
●
LES DOCUMENTS FINANCIERS PREVISIONNELS ---------------------------------------------- 44
4.
5.
UNE CHARGE PARTICULIERE, LA DOTATION AUX AMORTISSEMENTS --------------------------- 29
LES SUBVENTIONS ----------------------------------------------------------------------- 35
LES APPORTS AVEC OU SANS DROIT DE REPRISE-------------------------------------------- 38
LES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES EN NATURE -------------------------------------------- 38
CAS PRATIQUE 2 ------------------------------------------------------------------------ 40
●
LA DEMARCHE BUDGETAIRE--------------------------------------------------------------- 44
●
LES BUDGETS GENERAUX ----------------------------------------------------------------- 48
BIBLIOGRAPHIE ------------------------------------------------------------------------------ 51
Projets-19
2
1. L’établissement des documents de synthèse
●
La présentation des documents de synthèse
Les opérations de fin d’exercice
Avant d’établir les documents de synthèse, il faut procéder à certaines vérifications :
Faire l’inventaire des matières en stock,
Passer en revue tous les postes du bilan,
Inscrire dans les comptes la valeur nominale (amortissements) concernant les
actifs (immobilisés) qui se sont dépréciés,
Tenir compte des possibles dépréciations qui ont un caractère accidentel par le
jeu des provisions,
Constituer des provisions particulières pour faire face à certaines pertes (charges
non encore réalisées, prévisions de travaux exceptionnels…),
Procéder aux régulations d’Actif et de Passif : il faudra se demander si certaines
dettes contractées au cours de l’exercice n’ont pas encore été enregistrées en
l’absence de pièces justificatives, si des charges ont été payées en avance et
inversement, se demander si des produits pour l’année N n’ont pas encore été
comptabilisés tandis que des produits relevant de l’année N+1 l’auraient déjà été.
!
C’est seulement après avoir réalisé ces vérifications que les documents de
synthèse peuvent être établis.
Le bilan et le compte de résultat
Les comptes d’une association se composent de son bilan et de son compte de résultat. Il
s’agit
de
tableaux
de
chiffres
fournissant
des
informations
différentes
mais
complémentaires sur l’association :
-
Le bilan présente le patrimoine de l’association à la date de clôture des
comptes
-
Le compte de résultat présente le résultat de l’activité de l’association
durant l’année comptable écoulée.
Ces deux documents sont à la fois la base et la finalité de toute l’architecture comptable.
Projets-19
3
●
Le compte de résultat
Le compte de résultat récapitule les produits et les charges de l’exercice, sans qu’il soit
tenu compte de leur date d’encaissement et de paiement. Les produits et les charges
classés par catégorie doivent être présentés sous forme de tableaux, ou de listes.
Le compte de résultat va comptabiliser les consommations réelles et les productions
réelles de l’exercice.
Il s’agit, en définitive, du « film » de l’activité de l’association pendant une période.
A la fin de l’exercice comptable, on totalise l’ensemble des produits et des charges. La
différence ou solde constitue le résultat de la période qui fera apparaître un excédent (les
produits sont supérieurs aux charges) ou un déficit (les charges sont supérieures aux
produits).
La notion de produits
Les produits regroupent tous les éléments de l’activité de l’association qui lui ont permis
de s’enrichir, c'est-à-dire augmenter son patrimoine net.
Pour reconnaître un produit, il faut analyser son impact sur le patrimoine de l’association.
Si la valeur des éléments entrant dans le patrimoine de l’association est identique à celle
des éléments sortant, alors il n’y a pas d’enrichissement, donc pas de produit (par
exemple lorsque l’association reçoit un prêt de la banque : il y a bien une entrée d’argent
sur le compte bancaire, mais une dette de même valeur apparaît en contrepartie).
En revanche, si la valeur des entrées dans le patrimoine est supérieur à celle des sorties,
alors il y a enrichissement et donc produit.
La notion de charges
Les charges rassemblent toutes les consommations nécessaires à la réalisation de
l’activité.
Pour reconnaître une charge, il faut analyser l’impact de l’opération sur le patrimoine de
l’association. Si la valeur des éléments entrants est identique à celle des éléments
sortants, il n’y a pas d’appauvrissement, donc pas de charge (par exemple, lorsque
l’association achète un terrain : il y a bien une sortie d’argent sur le compte bancaire,
mais un terrain de même valeur entre dans le patrimoine de l’association en
contrepartie). En revanche, si la valeur des sorties du patrimoine est supérieur à celle
des entrées dans le patrimoine, alors il y a consommation donc charge.
Projets-19
4
CHARGES
60 Achats : groupe des achats de matières,
fournitures, petit matériel (combustibles, produits
d'entretien, fournitures de bureau, carburants).
61/62 Services extérieurs - Autres services
extérieurs : charges externes autres que les achats
N-1
PRODUITS
N
74 Subventions de
fonctionnements : de l'Etat, des
différentes collectivités territoriales…
63 Impots et taxes : (taxes assises sur les salaires,
75 Autres produits de gestion :
impôts locaux..)
Collectes, dons, cotisations des membres…
64 Charges de personnel : rémunération et
76 produits financiers : Revenus des
charges sociales correspondantes.
placements.
cotisations, subventions de fonctionnement versées, frais
sur créances irrecouvrables…
N
70 Services : Produits des prestations
assurées par l'établissement, différentes
cessions ou prestations de services rendues.
(location et charges, entretien, assurances,
documentation, honoraires, transports, déplacement,
Poste et télécommunication…)
65 Autres charges de gestion : Notamment
N-1
77 produits exceptionnels : Ceux qui
n'entrent pas dans la gestion normale et
courante (dons à caractère exceptionnel,
profits divers et sur exercices antérieurs…)
66 Charges financières : intérêt des emprunts et
des dettes, moins-values sur cessions de valeur de
placements.
67 Charges exceptionnelles : Celles qui
n'entrent pas dans la gestion courante et normale
(pénalité, libéralité, pertes diverses et sur exercices
antérieurs…)
68 Dotation aux amortissements : Amortissement (constatation comptable de la
dépreciation de la valeur d'un élément d'actif, matériel
mobilier…, résultant de l'usage, du temps, du
changement de technique ou tout autre chose…)
- Provisions (Constatation comptable des risques et des
charges que des évènnements survenus en cours ou à la
fin de l'année rendent probables quant à leur objet mais
dont la réalisation est encore incertaine (ex : grosse
réparation, litiges...)
Projets-19
5
Association …………………………
COMPTE DE RESULTAT EXERCICE ………
CHARGES
€
60. Achats (sauf 603)
601.
602.
604.
605.
607.
Matières premières
Autres approvisionnements
Etudes et prestations
Matériels, équipements et travaux
Achats de marchandises
Total achats
603. Variation des stocks
PRODUITS
€
70. Ventes de produits et services
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
701.
702.
704.
705.
706.
707.
708.
Ventes de produits finis
Ventes de produits intermédiaires
Travaux
Etudes
Prestations de services
Ventes de marchandises
Produits des activités annexes
Total ventes
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
61. Services extérieurs
611.
612.
613.
614.
615.
616.
617.
618.
Sous-traitance générale
Redevances de crédit-bail
Locations
Charges locatives
Entretien et réparations
Primes d'assurances
Etudes et recherches
Divers
Total services extérieurs
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
62. Autres services extérieurs
621.
622.
623.
624.
625.
626.
627.
628.
Personnel extérieur
Rémunérations d'intermédiaires
Publicité et relations publiques
Transports
Déplacements et réceptions
Frais postaux et de télécoms
Services bancaires et assimilés
Divers
Total autres services extérieurs
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
75. Produits de gestion
751.
754.
756.
758.
Redevances pour concessions
Collectes
Cotisations
Produits divers de gestion
Total produits de gestion
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Autres produits
71.
72.
74.
76.
77.
78.
79.
Production stockée
Production immobilisée
Subventions d'exploitation
Produits financiers
Produits exceptionnels
Reprises sur amortissements
Transferts de charges
Total autres produits
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
TOTAL PRODUITS
0,00
RESULTAT (excédent ou déficit)
0,00
64. Charges de personnel
641.
645.
647.
648.
Rémunérations du personnel
Charges de sécurité sociale
Autres charges sociales
Autres charges de personnel
Total charges de personnel
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
87. Contributions volontaires
870. Bénévolat
871. Prestations en nature
872. Dons en nature
Total contributions volontaires
0,00
0,00
0,00
0,00
Autres charges
63.
65.
66.
67.
68.
69.
Impôts et taxes
Autres charges de gestion courante
Charges financières
Charges exceptionnelles
Dotations aux amortissements
Impôts sur les sociétés
Total autres charges
TOTAL CHARGES
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
TOTAL PRODUITS avec Valorisation
0,00
0,00
86. Emplois des contributions volontaires
860.
861.
862.
864.
Secours en nature
Mise à disposition gratuite de biens
Prestations
Personnel bénévole
Total emplois des contributions
TOTAL CHARGES avec valorisation
Projets-19
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
6
●
Le Bilan
Définition : Le bilan est un inventaire de ce que l’association possède et de tout ce
qu’elle doit. Il est établi à un moment donné, au moins une fois par an, à la fin de
l’exercice comptable. Il s’agit d’une photographie de la situation patrimoniale, à travers
laquelle on identifie les emplois et leurs moyens de financement :
o
L’actif désigne tout ce que l’association possède : constructions, terrain,
matériels, stock, sommes dues par des clients, trésorerie disponible….
o
Le passif représente ce que l’association doit, ainsi que ses ressources propres :
fonds propres, réserves, emprunts, dettes envers les fournisseurs…
Les ressources propres représentent le patrimoine net de l’association, c’est-à-dire sa
richesse. Elles sont calculées par différence entre le montant de l’actif de l’association et
celui de ses dettes, ce qui explique pourquoi l’égalité Total actif = Total passif est
toujours respectée.
Un Bilan peut se présenter de la manière suivante :
STRUCTURE DU BILAN
BILAN au 31/../..
ACTIF
A
C
T
I
F
I
M
M
O
B
I
L
I
S
E
A
C
T
I
F
PASSIF
Utilisation des Ressources Origine des Ressources
CAPITAUX
IMMOBILISATIONS
Incorporelles
Corporelles
Financières
- Amortissements
STOCKS
C
I
R
C
U
L
A
N
T
BILAN au 31/../..
PROPRES
DETTES
A LONGTERME
C
A
P
I
T
A
U
X
P
E
R
M
A
N
E
N
T
S
CE QUE L’ON POSSEDE
Terrains
Constructions
Mobilier
Matériel
…………
Cautions
NOS MOYENS DE
FINANCEMENT
Apport de départ
Résultats successifs
Subventions d’équipement
Provisions
NOS DETTES A PLUS
D’UN AN
Emprunts
CE QUE L’ON NOUS DOIT
CREANCES
DETTES
A COURT TERME
DISPONIBILITES
Projets-19
D
E
T
T
E
S
Subventions (Etat, Collectivités)
Usagers, Participants, Clients...
L’ARGENT DONT
ON DISPOSE
NOS DETTES A MOINS
D’UN AN
Charges sociales
Fournisseurs
Banque
Caisse
7
Association …………………………
BILAN EXERCICE ………
€
ACTIF
PASSIF
Actif immobilisé
€
Capitaux propres
20. Immobilisations incorporelles
- Frais d'établissement
- Frais de développement
- Concessions et droits similaires
- Droit au bail
- Autres immobilisations
21. Immobilisations corporelles
- Terrains
- Aménagements
- Constructions
- Matériel et outillage
- Autres immobilisations
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
10. Fonds propres et réserves
- Fonds propres sans droit de reprise
- Fonds propres avec droit de reprise
- Réserves
11. Eléments en instance d'affectation
- Report à nouveau (solde créditeur)
- Report à nouveau (solde débiteur)
12. Résultat net de l'exercice
13. Subventions d'investissement
23. Immobilisations en cours
27. Autres immobilisations financières
- Prêts
- Dépôts et cautionnements versés
- Autres créances immobilisées
29. Provisions pour dépréciation
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
14. Provisions réglementées
15. Provisions pour risques et charges
- Provisions pour risques
- Provisions pour charges
- Autres provisions
Total actif immobilisé
Total capitaux propres
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Provisions
Total provisions
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Dettes
Actif circulant
3.
4.
5.
-
Stocks et en-cours
Stocks
En-cours
Autres approvisionnements
Comptes de tiers
Fournisseurs, usagers, personnel
Collectivités publiques
Créditeurs divers
Comptes financiers
Banques, établissements financiers
Caisse
Autres comptes financiers
16. Emprunts et dettes assimilées
- Emprunts auprès des banques
- Dépôts et cautionnements reçus
- Participation des salariés
- Autres emprunts et dettes
17. Dettes sur participations
Total actif circulant
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
TOTAL ACTIF
0,00 = TOTAL PASSIF
Total dettes
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Autres
18. Comptes de liaison
- Apports permanents
- Biens et prestations échangés
19. Fonds dédiés
Total autres
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Approuvé le ……………………………………
Signatures :
Président
Projets-19
Trésorier
8
●
Les annexes
L’annexe représente un ensemble de tableaux et d’informations venant préciser et
compléter le compte de résultat et le bilan. Elle doit être conforme au plan comptable et
adaptée aux spécificités du secteur associatif.
L’annexe comporte 7 parties principales :
-
Faits caractéristiques de l’exercice (faits importants de l’exercice, modification de
la durée, activités nouvelles…) ;
-
Principes – règles et méthodes comptables ;
-
Compléments d’information sur les comptes de bilan actif (actifs immobilisés,
amortissements, produits à recevoir…) ;
-
Compléments d’information sur le bilan passif (fonds associatif, affectations au
projet associatif, charges à payer…) ;
-
Compléments d’information sur les comptes de bilan actif et passif (échéance des
créances et des dettes, provisions…) ;
-
Compléments d’information sur le compte de résultat (ventilation du chiffre
d’affaires,
valorisation
des
contributions
volontaires,
produits
et
charges
exceptionnels…) ;
-
Autres informations (engagements financiers, effectif…).
Projets-19
9
2. La comptabilité en partie double
Ce système permet d’éditer des états financiers tels que le bilan et le compte de résultat
et de donner une image plus fidèle de l’association, ce que ne permet pas le système en
partie simple.
Le principe de base repose sur la constatation que chaque opération réalisée par
l’association fait intervenir deux flux : un flux sortant de l’association et un flux entrant.
Par exemple, un achat de fourniture réglé par chèque met en jeu une sortie d’argent et
une entrée de fournitures. Les deux flux doivent être comptabilisés, ce qui implique deux
enregistrements par transaction.
●
Les notions d’emplois et de ressources
Chaque opération réalisée par l’association fait intervenir deux flux : le flux sortant
correspond à la ressource que l’association utilise et le flux entrant correspond à l’emploi
qui en est fait.
L’emploi est le but de la transaction, sa destination : c’est l’objectif que l’entreprise
poursuit en réalisant l’opération. Par exemple, lorsqu’une association réalise un atelier de
danse et encaisse une somme d’argent, l’entrée d’argent en trésorerie est le but de
l’opération : l’emploi est donc le compte bancaire. Selon le même raisonnement,
lorsqu’une association signe un chèque pour acheter des fournitures, ce sont les
fournitures achetées qui constituent le flux entrant, c'est-à-dire l’emploi.
La ressource est le moyen qui a permis d’obtenir l’emploi : c’est l’origine de l’opération,
autrement dit le flux sortant. Lorsque l’association encaisse le produit d’une vente, c’est
la vente qui a permis d’obtenir l’argent : la ressource est la vente réalisée. De la même
façon, lorsque l’association signe un chèque pour obtenir des fournitures, c’est le compte
bancaire qui est la ressource ayant permis d’obtenir les fournitures.
Le tableau ci-dessous récapitule les principaux synonymes des mots « emploi » et
« ressources ».
Projets-19
10
Emploi
Ressource
Flux entrant
Flux sortant
Destination
Origine
But
Moyen
Quelques questions simples permettent d’identifier l’emploi et la ressource intervenant
dans une opération. Pour reconnaître l’emploi, il convient de se demander :
-
Quel est le but de la transaction ?
-
Qu’a-t-elle permis à l’association d’obtenir ?
-
Quel est le flux entrant dans l’association ?
Pour identifier les ressources, les questions à se poser sont les suivantes :
-
Qu’est-ce qui a permis d’obtenir l’emploi précédemment identifié ?
-
Qu’est ce que l’association a perdu dans l’opération ?
-
Quel est le flux sortant de l’association ?
●
Le fonctionnement des comptes : notions de débit et de crédit
Le compte est la brique de base de l’architecture comptable : à chaque élément du
patrimoine ou de l’activité de l’association correspond un compte dans lequel sont
enregistrées les opérations le concernant. Par exemple, il existe un compte pour
suivre la valeur du matériel de l’association, un autre pour son compte bancaire, un
pour ses ventes, etc.
Pour chaque compte, la colonne de gauche s’intitule débit et celle de droite crédit. Ici,
la convention habituelle « emplois à gauche et ressources à droite » s’applique :
-
La colonne débit est utilisée lorsque le compte intervient en tant qu’emploi.
-
La colonne crédit est utilisée quand il intervient en tant que ressource.
Par exemple, lorsqu’une association paie sa facture d’électricité, la ressource est la
trésorerie et l’emploi l’électricité. L’association va donc enregistrer le montant de la
facture au débit (à gauche) du compte destiné à suivre les frais d’électricité et au crédit
(à droite) celui consacré au compte bancaire.
Projets-19
11
Autre exemple : l’association vend un atelier de danse pour un montant de 800€
Emploi : Quel est le but de la transaction : obtenir de l’argent sur le compte en banque.
Le compte banque, intervenant ici en tant qu’emploi est donc débité.
Ressource : Qu’est ce qui a permis de l’obtenir : la réalisation d’une prestation.
Le compte « prestation de service » intervient en tant que ressource, il est donc crédité.
Compte 512 Banque
Débit
Compte 706 Prestation de service
Crédit
Débit
800
Crédit
800
Autres astuces pour enregistrer les opérations :
Deux règles pour aboutir au même enregistrement dans un compte :
-
Les comptes d’actif augmentent par le débit tandis que les comptes de
Passif augmentent par le crédit.
-
Tout ce qui est emploi est débité, tout ce qui explique l’origine d’une
ressource est crédité.
Les comptes de charges et produits :
-
Tout compte de charge augmente au débit (emploi) ;
-
Tout compte de produit augmente au crédit (origine d’une ressource).
La trésorerie (banque, caisse) intervient en emploi lors d’un encaissement, et en
ressource lors d’un décaissement.
Projets-19
12
●
La présentation du plan comptable
Le Conseil national de la comptabilité, réuni en Assemblée Plénière le 17 décembre 1998,
a adopté le plan comptable des associations et des fondations. Le préambule précise que
ce plan « s’applique aux associations et fondations qui ont l’obligation d’établir ou qui
établissent volontairement des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de
résultat et une annexe formant un tout indissociable ».
●
Huit classes de comptes
Les comptes de Bilan comprennent les classes 1 à 5. Ils se répartissent ainsi :
Les comptes de Passif :
- Classe 1 - Comptes de Fonds permanents
Les comptes d’Actif :
- Classe 2 - Comptes d’immobilisation
- Classe 3 - Comptes de stocks (et en-cours)
Avec deux classes pouvant se retrouver à l’Actif ou au Passif (selon qu’il s’agit d’une
créance ou d’une dette)
- Classe 4 - Comptes de Tiers
- Classe 5 - Comptes Financiers
Les comptes de gestion regroupent deux classes :
-
Classe 6 – Comptes de charges
-
Classe 7 – Comptes de produits
La dernière classe forme une catégorie à part :
-
Classe 8 – Comptes des contributions volontaires (bénévolat)
Chaque classe est divisée en comptes principaux numérotés de 0 à 9. Les comptes
principaux sont sous-divisés en comptes divisionnaires numérotés de 0 à 9. Les
comptes divisionnaires sont eux-mêmes divisés en sous comptes qui peuvent être encore
sous-divisés si les besoins de l’analyse comptable l’exigent…
La numérotation décimale permet d’identifier un compte par un nombre, ou
chaque chiffre, par son rang, a une valeur.
Les associations peuvent se contenter d’ouvrir des comptes à 2 ou 3 chiffres. Un trop
grand nombre de comptes ouverts est une source de complication et de confusion.
Projets-19
13
●
Valeurs immobilisées (comptes de classe 2)
Cette catégorie regroupe toutes les valeurs immobilisées, c'est-à-dire conservées de
façon durable par l’association.
La différence entre une immobilisation et une charge est importante à saisir. Une
construction, par exemple, représente une valeur qui entre dans le patrimoine de
l’association, pour une longue durée ; la perte de valeurs avec le temps sera reprise
comme charge chaque année : c’est la dotation aux amortissements.
En revanche, des matières consommables, tel le papier, ne pourront
être considérées
comme immobilisées à plus d’un an ; elles seront classées en charges étant donné leur
utilisation rapide et leur faible valeur.
Le problème de l’affectation entre immobilisations et charges peut se poser pour tous les
biens dont la durée d’utilisation est courte, comme le petit outillage et le matériel de
bureau par exemple, et de faible valeur.
Il est convenu qu’en dessous de 500€, ces petits équipements peuvent être directement
comptabilisés en charges (sauf le mobilier de bureau), mais ceci n’est pas une obligation.
●
Comptes de stocks (comptes de classe 3)
En règle générale, les associations ont peu de stocks, donc les comptes de la classe 3
seront de peu d’utilité.
Néanmoins, à chaque fois que l’association dispose de produits, de matières premières
ou d’approvisionnements (produits alimentaires par exemple), de fournitures d’une
certaine valeur, il sera souhaitable de les inscrire dans un compte de stocks.
Dans ce cas, à l’inventaire à la fin de chaque exercice, il faudra évaluer (en quantité et
en prix) les produits restant en stock ; seule la variation du stock sera prise dans le
Compte de résultat.
Normalement, à tout compte de stock correspond un compte d’achat.
Projets-19
14
●
Comptes de tiers (comptes de classe 4)
Ces comptes enregistrent toutes les opérations de dettes et de créances envers les
tiers dès que ces dettes et créances sont certaines. Elles demeurent inscrites au compte
tant que le paiement n’est pas effectué.
Les créances, c’est-à-dire ce qui est dû à l’association, seront inscrites au débit des
comptes, les dettes au crédit.
En conséquence, la somme des soldes débiteurs des comptes de tiers donnera le total
des créances de l’Actif et la somme des soldes créditeurs le total des dettes du Passif.
●
Comptes financiers (comptes de classe 5)
Le règlement est l’opération qui a pour effet d’éteindre, c’est-à-dire de faire disparaître
une créance ou une dette.
Les règlements par la trésorerie sont opérés :
- soit en espèces (compte 53 Caisse)
- soit par chèques et virements bancaires (compte 512 Banque)
- soit par chèques postaux (compte 514)
Il est nécessaire d’ouvrir un compte par banque et plusieurs comptes caisse s’il y a
effectivement plusieurs caisses.
Bien distinguer les opérations au comptant des opérations à crédit :
Les opérations au comptant : il s’agit de toute opération qui donne naissance à une
dette ou à une créance, réglée immédiatement. Il est inutile ici d’utiliser un compte de
tiers pour comptabiliser une dette aussitôt éteinte.
Exemple : achat d’un ordinateur pour 800€ payé par virement bancaire
Débit
800
2183 Matériel de bureau
Projets-19
Crédit
Débit
512 Banque
Crédit
800
15
Les opérations à crédit et leur règlement :
Il faut ici impérativement utiliser des comptes de tiers, dès qu’il y a un « espace-temps »
entre la fourniture de l’objet ou la prestation de service et le paiement effectif.
Avec l’exemple précédent :
Étape 1 : L’association acquiert un ordinateur : celui-ci est actuellement financé.
C’est un EMPLOI (ou BIEN par crédit accordé par le fournisseur figurant au bilan).
La dette fournisseur constitue une RESSOURCE (provisoire)
Étape 2 : Paiement de la dette au fournisseur (flux financier). L’association émet
un chèque et puise dans ses ressources ce qui va diminuer sa trésorerie.
L’association annule sa dette de 800 € et annule la ressource constituée par la
dette. Le compte fournisseur est soldé.
L’enregistrement en partie double vise à séparer les flux de biens et les flux
financiers. Ainsi l’achat d’un bien et son paiement sont enregistrés en deux
étapes même ces deux actions sont simultanées
Etape 1 : Achat de l’ordinateur à crédit
Compte 2183 Immobilisation
Débit
Crédit
800
Projets-19
Compte 404 Fournisseur
Débit
Crédit
800
16
Etape 2 : Paiement de la facture
Débit
Compte 512 Banque
Crédit
Débit
Crédit
800
800
Lorsqu’une opération est faite à crédit, un compte de créances ou de dette intervient.
Après le règlement, ce compte se présente avec des sommes égales des deux cotés, le
compte est soldé. Ce compte dure le temps du crédit accordé ou obtenu.
●
Comptes de charges (comptes de classe 6)
Le plan comptable classe les charges en trois catégories :
-
les charges d’exploitation, les comptes principaux de 1 à 5
(compris) et 8 ;
-
les charges financières, le compte principal 6
les charges exceptionnelles, le compte principal 7
Ce classement facilite l’analyse de la gestion.
Projets-19
17
●
Comptes de produits et comptes de fonds permanents (comptes
des classes 7 et 1)
Les critères de distinction entre produits et fonds propres
Les comptes de produits enregistrent toutes les recettes courantes, soit ayant un lien
avec l’activité de l’association (ventes de brochures, manifestations…), soit étant, de par
leur nature, destinées à se renouveler tous les ans (cotisations). Ces fonds doivent donc,
normalement, permettre à l’association de payer ses charges et d’avoir une gestion
équilibrée.
Les fonds permanents se divisent eux-mêmes en deux catégories :
-
Les fonds propres
-
Les fonds empruntés à long et moyen terme
Les fonds propres enregistrent les apports faits à l’association soit en espèces soit en
nature, ou les excédents de gestion, ou encore les subventions d’équipement.
Il est assez facile de faire la distinction en raisonnant sur les subventions. Celles-ci se
répartissent en deux catégories :
-
Les subventions d’exploitation ;
-
Les subventions d’investissement.
Les subventions d’exploitation représentent des fonds attribués par une collectivité
locale pour le fonctionnement de l’association. Cette participation permet de faire
fonctionner un organisme qui n’a pas de ressources propres, ou bien de diminuer le coût
de revient des prestations servies. On peut considérer que la collectivité continuera à
aider cette association et donc pourra renouveler son aide de fonctionnement.
La subvention d’investissement, surtout si c’est une subvention de démarrage, est
destinée
à
aider
l’association
à
acheter
le
matériel,
le
mobilier,
l’équipement
indispensable. On conçoit fort bien que cette subvention ne soit pas renouvelable par
l’organisme attributaire et qu’elle représente pour l’association des fonds propres.
Projets-19
18
●
Les outils d’enregistrement et de prévisions des opérations
courantes (recettes/dépenses)
Les différentes étapes de la saisie comptable en partie
double
En partie double, la saisie des opérations s’effectue en trois étapes :
La saisie des écritures dans le Journal, où sont enregistrées les
1.a
opérations chronologiquement durant 12
mois. Selon l’importance des
opérations, il peut être judicieux d’ouvrir plusieurs journaux suivant le type
d’opération (journal des achats, journal des ventes, journal de banque, journal
de caisse et journal des opérations diverses). Ces opérations sont enregistrées
selon leur nature dans les comptes spécifiques définis par le plan comptable.
1.b Les opérations enregistrées au journal sont simultanément
reportées au Grand Livre. Le report manuel s’effectue sous la forme de
comptes « en T ». L’utilisation d’un logiciel informatique permet de simplifier
les écritures : l’opération saisie au livre journal est automatiquement reportée
au Grand Livre.
2.
A la clôture des comptes, la balance des comptes reprend les
soldes des comptes du Grand Livre. A la fin de la période, la balance des
comptes doit présenter un équilibre des débits et des crédits.
3. L’élaboration des comptes de synthèse (Compte de Résultat, Bilan)
s’effectue ensuite en reprenant les soldes débiteurs et créditeurs de la
balance des comptes. Les comptes des classes 6 et 7 seront repris dans le
Compte de Résultat et les comptes de la classe 1 à 5 seront repris dans le
Bilan.
Projets-19
19
La tenue du journal
C’est le document de base de toute comptabilité, l’association devra y reporter « au jour
le jour » toutes les opérations se traduisant par une écriture dans au moins deux
comptes :
L’un débité : les comptes débités sont présentés en premier et s’inscrivent à
gauche,
L’autre crédité : les comptes crédités s’inscrivent à droite.
Pour chaque opération doivent figurer : son libellé (objet de l’opération), sa
date (date d’émission du chèque pour un paiement, date d’envoi du chèque à la banque
pour encaissement), la référence à la pièce comptable qui en constitue le justificatif.
La ventilation des opérations se fait selon le classement du Plan Comptable, pour
permettre in fine l’établissement du compte de résultat et du bilan.
Dans le système classique, les opérations sont enregistrées dans un seul journal.
Cependant, l’association peut aussi tenir un journal par type d’enregistrement, on
aura ainsi :
Des journaux de trésorerie :
•
Les journaux de banque et de caisse : utilisé lors de la constatation de
mouvements financiers (paiements de fournisseurs, paiements du personnel,
réception de règlements de clients ou versements de subventions) ;
Des journaux enregistrant les opérations courantes :
•
Le journal de vente : enregistre les ventes de produits et services (lors de
l’émission de la facture), notification des subventions et les autres produits ;
•
Le journal d’achat : enregistre les achats auprès des fournisseurs de biens et
services et constate en contrepartie une dette auprès du fournisseur ;
Des journaux enregistrant les opérations de régularisation :
•
Le
journal
des
opérations
diverses :
prend
en
compte
les
écritures
d’inventaires (amortissements, stocks, provisions…) ;
Projets-19
20
Exemple : achat d’une imprimante pour 800€ le 5 janvier payée par virement bancaire
le 22 janvier.
N°
pièce
1
1
2
2
Date
05/01/N
05/01/N
22/01/N
22/01/N
N° de
compte
Libellé
Débit
2183
Immobilisation matériel informatique
Fournisseur
404
Fournisseur
512
Banque
800
404
Crédit
800
800
800
La tenue du Grand Livre des comptes
Compte 2183 Immobilisation
Emplois
Ressources
800
Emplois
Ressources
800
Projets-19
800
Compte 512 Banque
Emplois
Ressources
800
21
Balance des comptes de l’association au 31/01/N
Compte
Libellé
2183
404
512
Immobilisation
Fournisseur
Banque
Total
!
Total
débit
800
800
1600
Total
crédit
Solde
débiteur
800
800
800
1600
Solde
créditeur
800
800
800
Vérification : les totaux du ou des journaux, des comptes du Grand Livre et
de la balance doivent être égaux.
Projets-19
22
●
Cas pratique 1 : enregistrement comptable en partie double
L’association X, spécialisée dans le soutien scolaire, est constituée au 1er janvier N. Le
premier mois d’activité se traduit par les opérations suivantes :
Le 2 janvier : l’association reçoit un don de 1000€ par chèque qu’elle dépose à sa
banque.
Le 3 janvier, elle reçoit le versement d’une cotisation en liquide de 50€.
Le 5 janvier, l’association achète des livres de français d’une valeur de 300€ payés
par chèque.
Le 6 janvier, l’association met à disposition son personnel pendant une journée à une
autre association et émet une facture de 500€. Elle reçoit la moitié en chèque le jour,
le solde sera versé ultérieurement.
Le 8 janvier, l’association achète une voiture au prix de 13000€. Elle verse un
premier montant de 4000€, le reste étant à payer sur les années à venir.
Le 10 janvier, l’association envoie des courriers à ses partenaires. Elle achète donc
des timbres, en liquide, pour un montant de 50€.
Le 22 janvier, l’association reçoit la notification d’une subvention de la mairie de
5000€ qui sera versée le 10 avril.
Le 29 janvier, l’association reçoit le solde de sa mise à disposition de personnel, soit
250€ payé par chèque.
Le 30 janvier, l’association doit payer des frais bancaires d’un montant de 15€ suite à
son découvert.
Le 31 janvier, l’association reçoit la facture de son comptable d’un montant de 400€.
La facture ne sera payée qu’en mars.
Par ailleurs, l’association souhaite valoriser l’appui de ses bénévoles et de la
collectivité qui lui met à disposition un local. Coût estimé du loyer : 700€. 4
bénévoles assurent des permanences à raison de 2h par semaine durant le mois.
A partir de l’énoncé, établissez les documents de synthèse comptables en suivant les
étapes de la procédure comptable.
Projets-19
23
Livre journal du01/01/Nau31/01/N
N N°de compte
Projets-19
Date
Libellé
Debit
Crédit
24
GrandLivreN
Projets-19
25
La balance des comptes N
N°decompte Libellé
Totaldébit Totalcrédit Soldedébiteur Soldecréditeur
40 rue Leibniz 75018 Paris
Tel : 01 44 85 84 25 - Mail : [email protected]
Projets 19 – Association Loi 1901
Siège social 9 rue Mathis, 75019 Paris
Tel: 01 53 26 57 37 Fax: 01 53 19 01 17 www.projets19.org / e-mail: [email protected]
SIRET 422 948 448 00044 – APE 9499Z
Compte de Résultat
en Euros
Période du 1/01/N au 31/01/N
charges
produits
N
60 Achats
602
606
6061
6063
Fourniture de bureaux
Achats non stockés de matières et founitures
Fournitures non stockables (eau, élèctricité)
Fournitures de bureau et d'activités
N
70 Services
701 Ventes (bulletins)
706 Prestations de services
708 Autres participations des usagers
74 Subventions de fonctionnement
61 Services externes
611 Sous-traitance générale (dév. photo)
62 Autres services externes
621
622
623
624
625
626
627
628
Personnel extérieur à l'association
Honoraires - rémunérations d'intermédiaires
Publicité - publications
Transports
Déplacements
Frais postaux - Téléphone
Services bancaires
Autres (ex. cotisations, licences.)
744
7441
7442
7443
745
746
Collectivités territoriales
Région(s)
Département(s)
Commune(s)
Organismes semi-publics
Organismes privés
75 Autres produits de gestion courante
758 Produits de gestion courante (dons, etc.)
756 Participation des usagers (cotisations)
63 Impôts, taxes et versements assimilés
76 Produits financiers
64 Frais de personnel
77 Produits exceptionnels
65 Autres charges gestion courante
78 Reprise sur amortiss. et provisions
657 Adhésion
66 Charges financières
67 Charges exceptionnelles
68 Dotations aux amortiss. et provisions
6811 Dotation aux amortissements
6815 Dotation aux provisions
Total des charges
Excédents
TOTAL
86
860
861
862
864
Emploi et contribution en nature
Secours en nature (alimentaire, vesti…)
Mise à disposition gratuite de biens
Prestations
TOTAL des charges
Projets-19
Total des produits
Déficits
TOTAL
87
870
871
875
Contributions volontaires en nature
Bénévolat
Prestations en nature
Dons en nature
TOTAL des produits
27
Bilandel'associationàladatedu31/01/N
ACTIF
PASSIF
N
n°cpt
Brut
Actif immobilisé
21aménagements
21matériel detransport
27dépôts et cautionnements
21mobilier
sous total
Actif circulant
Stock defournitures
41...44créances (subventionàrecevoir)
51Banque
53Caisse
N
Ammort.
Net
n°cpt
CapitauxPropres
10Fonds associatif
11Report ànouveau
12résultat del'exercice
13subventions d'investissements
sous-total
Provisionspour risqueset charges
Dettes
401dettecomptable
404fournisseur immo
512Banque
Sous total
TOTALGENERAL
Projets-19
N
sous-total
TOTALGENERAL
28
3. Quelques spécificités comptables
●
Une charge particulière, la dotation aux amortissements
Lorsqu’une association possède des immobilisations, elle les inscrit au bilan. Leur
« consommation » se constatera sur plusieurs exercices et viendra diminuer chaque
année la valeur de ce bien.
La plupart des immobilisations vont faire l’objet d’un « amortissement » qui répond à
deux objectifs principaux :
- constater la perte de valeur (ou dépréciation) des biens acquis par l’association
et parallèlement constituer une « réserve » pour les renouveler ;
- répartir le coût (et donc la charge) sur plusieurs exercices, ce qui correspond à
la dotation aux amortissements, inscrite au compte de résultat.
La dotation aux amortissements correspond donc à la « consommation annuelle » de
l’immobilisation inscrite au bilan. Elle va constituer une charge au compte de résultat.
Le montant de la dotation annuelle va être déterminé par plusieurs critères :
- le système d’amortissement (linéaire ou dégressif) ;
- la nature du bien et sa durée de vie (permettant de calculer le taux
d’amortissement) ;
- le montant (on retiendra la somme nette dans le cas des associations non
assujetties à la TVA et la somme HT dans le cas inverse).
L’amortissement linéaire
Appelé aussi amortissement constant, il est considéré comme identique tout au long de la
durée de vie du bien. Son montant est calculé en appliquant à la valeur d’origine (valeur
d’acquisition) un taux linéaire :
Taux linéaire = 100 / durée de vie
L’amortissement linéaire débute au jour de mise en service du bien.
Projets-19
29
1ère annuité : la 1ère année de possession du bien, le montant de l’annuité
d’amortissement est calculé proportionnellement au temps d’utilisation du bien, selon la
durée écoulée entre la date de mise en service et la date de fin d’exercice comptable
(durée appelée «prorata temporis») :
Exemple : achat d’un camion 18 000 € le 15/4/N, mise en service le 20/4/N. Exercice
comptable du 1/1/N au 31/12/N chaque année. Durée de vie de la machine : 5 ans
1ère annuité = 18 000 x (100 / 5) x (250 / 360) = 2500 (prorata du 20/4/2005 au
31/12/2005)
N.B. : l’administration fiscale admet les 2 modes de calcul pour le prorata temporis : 30
jours par mois et 360 jours par an, ou nombre de jours réel par mois et 365 jours par an
Dernière annuité : la 1ère annuité étant partielle, elle est complétée par une annuité
supplémentaire en fin de vie. Ici par exemple, pour l’année N on aura une annuité
complémentaire de :
18 000 x 20% x 110 / 360 = 1 100
Tableau d’amortissement linéaire
Exercice
comptable
N
N+1
N+2
N+3
N+4
N+5
Projets-19
Annuité
Cumul
d’amortissement
Valeur
comptable
nette
18 000 x 20% x 250/360 = 2 500 2 500
18 000 - 2 500 = 15 500
18 000 x 20% = 3 600
2 500 + 3 600 = 6 100
18 000 - 6 100 = 11 900
18 000 x 20% = 3 600
6 100 + 3 600 = 9 700
18 000 - 9 700 = 8 300
18 000 x 20% = 3 600
9 700 + 3 600 = 13 300
18 000 - 13 300 = 4 700
18 000 x 20% = 3 600
13 300 + 3 600 = 16 900
18 000 - 16 900 = 1 100
18 000 x 20% x 110/360 = 1 100 16 900 + 1 100 = 18 000
18 000 - 18 000 = 0
30
L’amortissement dégressif
C’est une faculté accordée par l’administration fiscale, permettant d’amortir plus vite les
biens en début de vie, par application d’un coefficient multiplicateur au taux linéaire :
Taux dégressif = Taux linéaire x coefficient
Le coefficient est lui-même fonction de la durée de vie, et a changé pour les biens acquis
à partir du 1/1/2001 :
Durée de vie
3 et 4 ans
5 et 6 ans
Plus de 6 ans
Coefficient dégressif (biens Coefficient dégressif (biens
acquis avant le 1/1/2001)
acquis après le 1/1/2001)
1.5
1.25
2
1.75
2.5
2.25
L’amortissement dégressif débute au 1er jour du mois d’acquisition du bien.
Mode de calcul
Le
calcul
de
l’amortissement
dégressif
présente
des
différences
avec
celui
de
l’amortissement linéaire :
•
la base de calcul n’est plus la valeur d’acquisition, mais la valeur résiduelle après
amortissements
antérieurs,
ce
qui
explique
que
les
annuités
diminuent
progressivement, et sont donc dégressives ;
•
ce type de calcul ne permettrait jamais de s’arrêter, car il existe toujours une
valeur résiduelle. Aussi, pour respecter la durée d’amortissement, au bout d’un
certain temps on abandonne l’amortissement dégressif par l’amortissement
linéaire lorsque le taux dégressif devient inférieur au taux linéaire calculé sur la
durée restante.
Projets-19
31
Tableau d’amortissement dégressif
Pour le même exemple que précédemment : (achat d’une machine 18 000 € le 15/4/N,
mise en service le 20/4/N. Exercice comptable du 1/1/N au 31/12/N chaque année.
Durée de vie de la machine : 5 ans)
taux dégressif = taux linéaire x coef. dégressif = 20 % x 1,75 = 35 %
Exercice
comptable
Comparaison
linéaire
Amortissement dégressif
Durée
restante
Taux
Annuité
Cumul
d’amortissement
Valeur nette
comptable
N
5
20 %
18 000 x 20% x 1,75
x 9/12
= 4 725
4 725
18 000 - 4 725
= 13 275
N+1
4
25 %
13 275 x 35 %
= 4 646,25
4 725 + 4 646.25
= 9 371,25
18 000 - 9 371,25
= 8 628,75
N+2
3
33,33
%
8 628.75 x 35 %
= 3 020,06
9 371,25 + 3 020,06
= 12 391,31
18 000 - 12 391,31
= 5 608,69
N+3
2
50 %
5 608.69 x 50 %
=2 804,35
12 391,31 + 2 804,35
= 15 195,66
18 000 - 15 195,66
=2 804,34
N+4
1
100 %
2 804,34 x 100 %
= 2 804,34
15 195,66 + 2 804,34
18 000 - 18 000 = 0
= 18 000
Les durées couramment admises pour les amortissements
sont les suivantes :
-
Immeubles à usages de bureau : 25 ans
-
Mobilier : 10 ans
-
Matériel : 7 à 10 ans
-
Outillage : 5 à 10 ans
-
Matériel de bureau : 5 à 10 ans
-
Brevets : 5 ans
-
Automobiles : 4 à 5 ans
-
Micro-ordinateurs : 3 ans
Projets-19
32
La comptabilisation de la dotation aux amortissements
Les immobilisations à amortir figurent au débit de la classe 2 (exemple : 2183 Matériel
de bureau). Pour diminuer leur valeur, on créditera un compte similaire. Celui-ci sera
construit à partir du numéro de compte de l’immobilisation, dans lequel on aura insérer
un 8 en deuxième position. Ainsi, l’amortissement d’un matériel de bureau sera
enregistré au crédit du compte 28183. En contrepartie, on enregistrera le débit d’un
compte de charge, en l’occurrence, « 681. Dotation aux amortissements »
Par exemple, la perte de valeur du matériel de bureau est estimée à 400€ sur l’année N.
N°
pièce
Date
N° de
compte
1
31/12/N
681
1
31/12/N
28183
Projets-19
Libellé
Dotation aux amortissements
Amortissement du matériel de bureau
Débit Crédit
400
400
33
Exercice : calcul d’amortissement linéaire d’un véhicule
neuf
L’association achète une voiture au prix de 13000€ le 20 septembre, et la met en service
le 1er octobre. Elle verse un premier montant de 2000€, le reste étant à payer sur les
années à venir.
Durée probable d’utilisation 5 ans.
Exercice
Annuité
comptable
N1
650
Cumul
d’amortissement
650
Valeur
comptable
12350
N2
2600
3250
9750
N3
2600
5850
7150
N4
2600
8450
4550
N5
2600
11050
1950
N6
1950
13000
0
nette
Exercice : enregistrement comptable
Première étape : enregistrer l’achat de la voiture
Seconde étape : Comptabiliser l’amortissement en fin d’année
N°
pièce
1
1
1
2
2
Projets-19
Date
20/09/N
20/09/N
20/09/N
31/12/N
31/12/N
N° de
compte
2182
Matériel de transport
512
404
68
Libellé
Débit Crédit
13000
2000
11000
Banque
Fournisseur d’immobilisation
DAP
28182
Amortissement Matériel de transport
650
650
34
●
Les subventions
Les critères de distinction entre produits et fonds propres
Les comptes de produits enregistrent toutes les recettes courantes, soit ayant un lien
avec l’activité de l’association (ventes de brochures, manifestations…), soit étant, de par
leur nature, destinées à se renouveler tous les ans (cotisations). Ces fonds doivent donc,
normalement, permettre à l’association de payer ses charges et d’avoir une gestion
équilibrée.
Les fonds permanents se divisent eux-mêmes en deux catégories :
-
Les fonds propres
-
Les fonds empruntés à long et moyen terme
Les fonds propres enregistrent les apports faits à l’association soit en espèces soit en
nature, ou les excédents de gestion, ou encore les subventions d’équipement.
Il est assez facile de faire la distinction en raisonnant sur les subventions. Celles-ci se
répartissent en deux catégories :
-
Les subventions d’exploitation ;
-
Les subventions d’investissement.
Les subventions d’exploitation représentent des fonds attribués par une collectivité
locale pour le fonctionnement de l’association. Cette participation permet de faire
fonctionner un organisme qui n’a pas de ressources propres, ou bien de diminuer le coût
de revient des prestations servies. On peut considérer que la collectivité continuera à
aider cette association et donc pourra renouveler son aide de fonctionnement.
La subvention d’investissement, surtout si c’est une subvention de démarrage, est
destinée
à
aider
l’association
à
acheter
le
matériel,
le
mobilier,
l’équipement
indispensable. On conçoit fort bien que cette subvention ne soit pas renouvelable par
l’organisme attributaire et qu’elle représente pour l’association des fonds propres.
Projets-19
35
Les attributions de subventions aux associations obéissent à des règles qui sont très
fréquemment fixées par convention.
Si la subvention provient de personnes de droit public, l’association doit remplir les
conditions d’attribution. L’aide financière apportée doit être utilisée pour l’objet pour
lequel elle a été accordée. L’association doit pouvoir justifier l’emploi des fonds reçus.
Les subventions d’exploitation accordées par l’Etat, les collectivités territoriales ou
autres organismes pour faire face à des charges d’exploitation, ou pour compenser
l’insuffisance de produits d’exploitation, ont un caractère structurel et souvent forfaitaire,
par conséquent elles sont un élément du résultat courant (compte 74).
Les subventions d’équilibre accordées pour compenser tout ou partie d’un déficit
global de fonctionnement ont un caractère aléatoire et par conséquent sont un élément
du résultat exceptionnel (compte 7715).
Les subventions d’investissements
Les associations peuvent recevoir des subventions d’investissement destinées au
financement d’un ou plusieurs biens dont le renouvellement incombe ou non à
l’organisme donneur.
Le compte « subventions d’investissement affectées à un bien renouvelable » par
l’association signifie qu’elle est considérée, par l’organisme donneur, comme étant unique
(par exemple subvention au démarrage). Elles sont inscrites au passif dans les fonds
associatifs avec ou sans droit de reprise (comptes 1026 ou 1036).
Le compte « subventions d’investissement affectées à un bien non renouvelable » par
l’association signifie une subvention à renouveler par le financeur, une fois le bien hors
d’usage. Elles sont inscrites au compte 13 "Subventions d’investissement affectées à des
biens non renouvelables" et sont reprises au compte de résultat au rythme de
l’amortissement de ce bien (compte 777).
Projets-19
36
Soit le cas suivant : Subvention d’investissement de démarrage sans droit de reprise
(renouvelable par l’association) du Conseil Général de 50 000€, notifiée le 19/03/N,
reçue le 15/06/N pour du matériel acheté 65000€ et mis en service le 30/06/N, à amortir
sur 10 ans (amortissement linéaire).
Conseil :
Il faut distinguer quatre temps : la notification de la subvention, la réception des fonds,
l’achat du matériel et en fin d’année les régularisations nécessaires.
Enregistrement d'une subvention d'investissement de démarrage
N
Date
N° de compte Libellé
CG sub d'investissement
4411
1
19/3/N
1
19/3/N
1026
2
15/6/N
512
2
15/6/N
4411
3
30/6/N
215
3
30/6/N
512
4
31/12/N
68
4
31/12/N
2815
Projets-19
Debit
Crédit
50000
50000
Subv Invest affectées à des biens renouvelables
Banque
50000
50000
65000
Installation technique et matériel
Banque
Amortissement des installations techniques et
matériels
65000
3250
3250
37
●
Les apports avec ou sans droit de reprise
Contrairement à la donation qui est un acte à titre gratuit et irrévocable, l’apport
s’analyse comme une transmission par un apporteur privé au profit d’une association,
d’un bien utile à son fonctionnement. L’apporteur peut le reprendre pour lui-même ou
pour ses ayants droits, soit à la fin du contrat, soit à la dissolution de l’association.
Apport sans droit de reprise.
L’apport sans droit de reprise implique la mise à disposition définitive d’un bien au profit
de l’organisme.
Pour être inscrit en fonds associatifs, l’apport doit correspondre à un bien durable utilisé
pour les besoins propres de l’organisme (compte 1024). Dans le cas contraire, il est
inscrit au compte de résultat (compte77).
Apport avec droit de reprise.
L’apport avec droit de reprise implique la mise à disposition provisoire d’un bien au profit
de l’organisme, bien repris par l’apporteur soit à la fin du contrat d’apport, soit à la
dissolution de l’association.
Cet apport est obligatoirement enregistré en compte 1034.
●
Les contributions volontaires en nature
Les contributions volontaires sont des actes par lesquels une personne physique ou
morale fournit, à une autre personne morale, un travail, des biens ou autres services à
titre gratuit.
Elles correspondent au bénévolat, aux mises à disposition de personnes par des entités
tierces ainsi que des biens meubles ou immeubles, auxquels il convient d’assimiler les
dons en nature redistribués ou consommés en l’état par l’association.
Dès lors que ces contributions présentent un caractère significatif, elles font l’objet d’une
information appropriée dans l’annexe portant sur leur nature et leur importance.
Si l’association dispose d’une information quantifiable et valorisable sur les contributions
volontaires significatives obtenues, ainsi que de méthodes d’enregistrement fiables, elle
peut opter pour leur inscription en comptabilité, c’est-à-dire à la fois en compte de classe
8 et au pied du compte de résultat sous la rubrique "évaluation des contributions
volontaires en nature" en deux colonnes de totaux égaux.
Projets-19
38
En compte de classe 8 :
Au débit des comptes 86 (répartition
Au crédit des comptes 87 (répartition
par nature des charges) :
par nature des produits) :
860. Secours en nature
870. Bénévolat
861. Mise à disposition gratuite de biens
871. Prestations en nature
862. Prestations
875. Dons en nature
864. Personnel bénévole
Exercice :
L’association veut valoriser le travail de ces bénévoles. Elle considère que le travail
cumulé de ces bénévoles correspond à un demi Equivalent-Temps-Plein. Elle valorise
donc l’implication des bénévoles (au Smic) pour un montant de 11500€.
Par ailleurs, elle valorise également le local que la mairie lui prête gratuitement. La
location du local est estimée à 8400€ par an.
N°
pièce
Date
31/12/N
31/12/N
31/12/N
31/12/N
Projets-19
N° de
compte
864
Libellé
Débit
11500
870
Bénévolat
861
Mise à disposition gratuite de bien
871
Crédit
11500
8400
8400
39
●
Cas pratique 2
A l’aide du livre journal suivant, récapitulant les différentes opérations effectuées,
construire le bilan et le compte de résultat de l’association.
Livre journal
N
Date
N°de compte Libellé
4411
Debit
1
19/3/N
1
19/3/N
1026
2
15/6/N
512
Subv Invest affectées à des biens renouvelables
Banque
2
15/6/N
4411
3
30/6/N
215
3
30/6/N
512
4
20/09/N
2182
4
20/09/N
512
4
5
20/09/N
404
31/12/N
681
5
31/12/N
2815
31/12/N
31/12/N
31/12/N
31/12/N
31/12/N
31/12/N
682
28182
864
870
861
871
6
6
7
7
7
7
Projets-19
Crédit
50000
50000
50000
50000
65000
Installation technique et matériel
Banque
Matériel de transport
65000
13000
2000
Banque
11000
Fournisseur d’immobilisation
Amortissement des installations techniques et
matériels
DAP
Amortissement Matériel de transport
Bénévolat
Mise à disposition gratuite de bien
3250
3250
650
650
11500
11500
8400
8400
40
Grand Livre
Balancedescomptes
N°de compte Libellé
Projets-19
Total débit
Total crédit
Solde débiteur
Solde créditeur
41
Compte de Résultat
période du 1/01/N au 31/01/N
en Euros
charges
produits
N
60 Achats
602 Fourniture de bureaux
606 Achats non stockés de matières et founitures
N
70 Services
701 Ventes (bulletins)
706 Prestations de services
708 Autres participations des usagers
61 Services externes
74 Subventions de fonctionnement
62 Autres services externes
623 Publicité - publications
624 Transports
63 Impôts, taxes et versements assimilés
6311 Taxe sur les salaires
635 Autres impôts, taxes et versements assimilés
64 Frais de personnel
641 Salaires bruts(Salaire net+Cotisation du salarié)
645 Charges sociales (Charges patronales)
741
7411
7414
7415
7416
7417
7418
744
7441
7442
État
Politique de la ville
Éducation nationale
Droits des femmes
Formation professionnelle
Jeunesse et Sports
Emplois aidés
Collectivités territoriales
Région(s)
Département(s)
75 Autres produits de gestion courante
65 Autres charges gestion courante
657 Adhésion
754 Produits de gestion courante (dons, etc.)
756 Participation des usagers (cotisations)
66 Charges financières
67 Charges exceptionnelles
76 Produits financiers
68 Dotations aux amortiss. et provisions
77 Produits exceptionnels
6815 Dotation aux provisions
78 Reprise sur amortiss. et provisions
Total des charges
Excédents
TOTAL
86 Emploi et contribution en nature
860 Secours en nature (alimentaire, vesti…)
861 Mise à disposition gratuite de biens
862 Prestations
864 Personnel bénévole
TOTAL des charges
Projets-19
Total des produits
Déficits
TOTAL
87 Contributions volontaires en nature
870 Bénévolat
871 Prestations en nature
875 Dons en nature
TOTAL des produits
42
Bilan de l'association à la date du 31/12/N
ACTIF
PASSIF
n
n°cpt
Brut
Actif immobilisé
21 aménagements
21 transport
27 dépôts et cautionnements
21 mobilier
sous total
Actif circulant
Stock de fournitures
41...44 créances (subvention à recevoir)
51 Banque
53 Caisse
Ammort.
Net
n°cpt
Capitaux Propres
10 Fonds associatif
11 Report à nouveau
12 résultat de l'exercice
13 subventions d'investissements
sous-total
Provisions pour risques et charges
Dettes
40 Fournisseurs
431 sécurité sociale
512 banque
Sous total
TOTAL GENERAL
Projets-19
n
sous-total
TOTAL GENERAL
43
4. Les documents financiers prévisionnels
●
La démarche budgétaire
Les budgets d’une association peuvent être élaborés suivant deux logiques :
Une logique de charges qui consiste à équilibrer un volume de charges donné par un
volume de produits donné ou négocié.
Une logique de produits et de résultat qui consiste à démarrer par les produits
réalisables pour adapter la structure de coûts.
Même si, la seconde logique a pour objectif la rationalisation et la rentabilité, dans certaines
situations (fin des aides aux postes), il sera pertinent de la mettre en pratique.
Phase d’identification des orientations stratégiques
Toute définition de stratégie doit s’appuyer sur une bonne connaissance de l’environnement, des
opportunités et des contraintes mais aussi de la prise en compte des évolutions possibles des
différents environnements dans lesquels se situe l’association.
L’ensemble de ces environnements est à étudier :
Socio-économique,
Politique et législatif (exemples : mise en place de nouvelles normes, d’une nouvelle
réglementation, modification des programmes de financement,…)
Economique et local
Culturel (exemple : évolution des habitudes et des comportements d’achats)
Technique, technologique (exemple : utilisation de l’informatique pour de nouvelles
applications).
Ainsi, la stratégie définie pourra ainsi s’appuyer sur les nouvelles opportunités identifiées à court,
moyen et long terme.
Il s’agit ensuite de proposer une ou plusieurs hypothèses de stratégie pour l’ensemble des activités
de l’association. Celles-ci tiendront compte des différents types de stratégie
(diversification,
spécialisation, stagnation…) et des différentes manœuvres (croissance, repli, stabilisation...).
Projets-19
44
On peut observer différentes stratégies globales ; stratégie de développement fort dans le
but de devenir la référence sur son territoire ou encore une stratégie de maintien mais qui
privilégie l’amélioration de la qualité des prestations.
Donc, on comprend qu’élaborer une des hypothèses stratégiques d’ensemble revient à déterminer
les positionnements possibles de la structure par rapport à ses environnements et l’évolution de
ceux-ci.
Enfin, les hypothèses stratégiques globales doivent ensuite être déclinées par domaine d’activité
afin d’indiquer les leviers qui permettront à l’association d’atteindre la stratégie globale définie.
Les différentes stratégies définies vont ensuite se traduire plus précisément, activité par activité,
poste par poste dans les budgets. Ainsi, lorsqu’on décide de diversifier les activités quand un
concurrent se présente, il s’agira de préciser ce que l’on peut faire, avec quels moyens matériels et
humains et comment on souhaite le faire (nombre d’ateliers, durée des ateliers,…).
Comptabiliser ses nouvelles activités, c’est d’abord faire une estimation quantitative, c’est l’objectif
de la phase de préparation du budget.
Définir les orientations stratégiques, c’est dire comment on va se positionner
sur son territoire. Autrement dit, il s’agit de définir des objectifs à court et
moyen terme : diversification des activités, maintien des activités dans les
mêmes conditions, mettre fin à une activité,…
Projets-19
45
Phase de préparation du budget
Compte tenu de la situation existante et des objectifs stratégiques à atteindre, il convient ensuite
d’évaluer en quantité les moyens que chaque responsable estime lui être nécessaires et suffisants
en personnel, en fournitures diverses, en matériel, en fonction des contraintes budgétaires.
Il ne s’agit encore que d’un large inventaire quantitatif, à l’exclusion de toute évaluation monétaire.
Ce sont donc des prévisions quantitatives à court ou moyen terme, qu’il convient de définir en
fonction des besoins réels et dans l’objectif d’aboutir à un résultat.
Par exemple, par type de poste :
- Personnel :
Le nombre d’heures rémunérées est fixé à 10 000 heures,
Le nombre d’équivalents temps plein est évalué à 6.5 ETP,
La valorisation doit prévoir : une augmentation de 3% du salaire minimum et de 4% du
tarif horaire de base. Quant aux charges sur salaires, une majoration de 3.5% du
plafond de sécurité sociale est à prévoir.
Préparation du budget = estimer les quantités (volumes)
Le budget, s’il est l’œuvre du gestionnaire, ne peut être élaboré par lui seul dans son bureau. Au
contraire, il s’élabore collectivement et doit impliquer tous les acteurs internes.
Dès lors, apparaît une conséquence bénéfique du budget : il favorise, chez tous les membres,
l’esprit d’initiative, de réflexion, d’analyse et ainsi permet une meilleure compréhension des
salariés et des bénévoles entre eux et une meilleure cohésion de l’ensemble.
Elaboration d’un budget = travail en équipe
Projets-19
46
Phase de valorisation du budget
La valorisation est une estimation monétaire des prévisions. A ce niveau de préparation, toute
l’équipe de responsables doit participer à l’étude, à l’analyse du projet et un certain nombre de
questions doivent être posées :
Ce budget est-il réalisable ?
Quels moyens faut-il rechercher pour le réaliser ?
Dispose-t-on de moyens autonomes (propres), de trésorerie suffisante ?
Quelle va être l’incidence sur les prix des services ou des biens ?
Peut-on tout réaliser ou doit-on reconsidérer certains projets ?
Rémunération du personnel
Valorisation en €
1- Salaire du cadre responsable :
Nombre de point x par la valeur du point x par le nombre de mois
27 305
2 – Personnel non cadre
Agent polyvalents 3640 heures x salaire horaire
Revalorisation en cours d’année
Gratification annuelle
Charges salariales
Déplacements du personnel : 4900Km x 0.415
Frais d’inscription à des stages de formation : 5 stages x 500
Total
43660
2000
1510
36970
2030
2500
115 975
Multiplier les quantités estimées par des coûts unitaires ou des tarifs prédéfinis, ne sera pas
suffisant pour une valorisation fiable des données prévisionnelles. C’est l’évaluation des prix et des
coûts qui peut engendrer des difficultés.
Pour y remédier, le système de comptabilité analytique peut servir de base à la valorisation des
volumes estimés dans les prévisions.
En termes de calendrier, toutes ces opérations doivent être effectuées avant la fin de l’exercice de
façon à pouvoir engager le nouvel exercice sur les objectifs validés.
Valoriser les estimations :
Dépenses = Volume x coûts unitaires
Produits = Volume x prix unitaires
Projets-19
47
●
Les budgets généraux
Dans les petites et moyennes associations, ce sont les budgets généraux qui sont le plus souvent
établis. On y trouve trois catégories :
-
Le budget de fonctionnement
Le budget d’investissement
Le budget de trésorerie
Le budget de fonctionnement
Il se présente comme un compte d’exploitation prévisionnel, c’est la préfiguration de ce que serait
le compte de résultat en fin d’exercice. Il est le reflet d’une planification des éléments d’une ou
plusieurs activités qui doivent se dérouler, à court terme, selon un scénario préorganisé.
Projets-19
48
Exemple de budget de fonctionnement sur 3 ans
Budget prévisionnel de fonctionnement du projet
Charges
60-ACHATS
Produits
N
N+1
N+2
0
0
0
70-REMUNERATION DES SERVICES
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Ventes
Etudes - Prestations de services
Participations des usagers
Autres : à préciser
0
0
74-SUBVENTIONS D’EXPLOITATION
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Achats d'études et prestations de services
Eau - Gaz - Electricité
Fournitures d’entretien et de bureau
Fournitures d'ateliers et d'activités
61-SERVICES EXTERNES
0
Sous-traitance générale
Locations immobilières
Locations mobilières
Travaux d’entretien et de réparation
Primes d’assurances
Etudes et recherches
Documentation, frais de colloques
62-AUTRES SERVICES EXTERNES
0
Personnel intérimaire, honoraires
Publicité, publications, relations publiques
Transports
Déplacements, missions et réceptions
Frais postaux et télécommunications
Services bancaires
63-IMPOTS ET TAXES
0
Taxes et versements sur rémunérations
Autres impôts et taxes
64-CHARGES DE PERSONNEL
0
Salaires bruts
Charges sociales de l’employeur
Autres frais de personnel
65-AUTRES CHARGES (gestion courante)
66-CHARGES FINANCIERES
N+1
N+2
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
ETAT
UNION EUROPEENNE
COLLECTIVITES TERRITORIALES
ORGANISMES SEMI-PUBLICS
CAF
Caisse des Dépôts et Consignations
ORGANISMES PRIVES
Entreprises
0
0
0
0
0
0
0
75-AUTRES PRODUITS (gestion courante)
Intérêts des emprunts
Autres charges financières
67-CHARGES EXCEPTIONNELLES
68-DOTATIONS
N
Participation des adhérents
76-PRODUITS FINANCIERS
0
Dotations aux provisions
0
0
77-PRODUITS EXCEPTIONNELS
0
0
0
0
78-REPRISE SUR AMORTISSEMENTS
79-TRANSFERTS DE CHARGES
69-IMPOTS SUR LES BENEFICES
TOTAL
Projets-19
0
0
0
TOTAL
49
Le budget d’investissement
Une distinction fondamentale doit être faite entre les charges (la consommation) inscrites au
budget de fonctionnement et les investissements qui relèvent des emplois durables du budget
d’investissement. D’autre part, on distingue les ressources du cycle d’exploitation et le financement
à moyen et long termes du cycle d’investissement.
Le budget des investissements, comme son nom l’indique, est destiné à prévoir tous les
investissements : le matériel, le mobilier, les équipements techniques, les aménagements
éventuellement, tout ce que l’association envisage de réaliser et qui doit s’inscrire dans un plan
d’ensemble.
Il concerne les projets de dépenses dont le cycle d’exploitation est supérieur à une année. C’est le
reflet de la stratégie adoptée et il ressort davantage de la planification à long terme que du court
terme.
Le budget des investissements va programmer les variations de postes du bilan d’un exercice à un
autre.
Ces variations se soldent par une diminution ou une augmentation des moyens financiers de
l’association. Lorsque les emplois sont supérieurs aux ressources, il y a diminution des fonds
permanents. Inversement, lorsque les ressources sont supérieures aux emplois, on dégage une
augmentation du financement permanent.
Le lien avec le budget de fonctionnement s’effectue avec la reprise du résultat prévu (excédent ou
déficit) et la dotation aux amortissements (charges) qui représentent l’autofinancement.
Projets-19
50
Le plan d’investissement à 3 ans
Budget prévisionnel d'investissement du projet
Ressources
Emplois
N
N+1
N+2
Reprise budget fonctionnement
12-Résultat (Excédent exercice)
68-Dotation aux amortissments
Reprise budget fonctionnement
12-Résultat (Déficit exercice)
Sous-total
Sous-total
Autres ressources
13- Subventions d'investissement
Autres emplois
15- Reprise de provisions pour risques
16- Remboursement emprunts et dettes à long
terme
20- Immobilisations incorporelles (Frais
d'établissement, frais de recherche et
développement)
21 - Achats d'immobilisations (Matériel -mobilieréquipements divers)
26- Participations financières (Titres de
participations)
27- Prêts accordés, Dépôts et cautionnements
versés
48- Charges à répartir sur plusieurs exercices
15-Provisions pour risques et charges
16-Emprunts et dettes à long terme dépôts et
cautionnements reçus
21-Cessions d'immobilisations
27- Remboursements de prêts
Sous-total
Sous-total
Diminution moyens financiers propres
Augmentation moyens financiers propres
Sous-total
Sous-total
TOTAL
0
0
0
TOTAL
N
N+1
N+2
0
0
0
5. Bibliographie
Comptabilité générale, Principes, Opérations courantes, Opérations de Régularisation,
Collection LEXIFAC, Catherine DEFFAINS, 1995
Comptabilité et Gestion des associations,
Edition Delmas, Dominique Le Guen & Solange Huon de Penanster, 2002
Gestion budgétaire de l’association, Managers d’Association,
Juris associations éditions, Raymond Verron – Octobre 2004
Guide financier des dirigeants d’associations, Managers d’Association,
Juris associations éditions, Bruno Bigourdan & Didier Tcherkachine – Janvier 2006
La mallette associative, Guide pratique à l’usage des collectivités et responsables associatifs
Territorial Editions, 2013
Projets-19
51

comptes - Carrefour des Associations Parisiennes

Transcription

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