Commandes fournitures : Labo - Bureau

Transcription

Responsabilité des commandes:
Labo : Agent de recherche
Administration : Adjointe au chercheur
Animalerie : Technicienne en santé animale
Logiciel de commande : GRM (voir reliure noire intitulée : Informations – GRM – Espresso)
Responsabilité de faire les réquisitions dans GRM : Adjointe au chercheur
Formulaire de commande : Labo Poitout/Management/Budget/Lab Orders.xls
Feuille de budget : Labo Poitout/Management/Budget/Budget de l’année en cours
Journée de commande : Vendredi, sauf pour urgence, produits radioactifs et tubes d’oligos
Procédures générales :
1. Aller chercher le formulaire de commande sur le frigo dans le labo. Le formulaire de commande
de produits pour l’animalerie est apporté par la technicienne à l’adjointe du chercheur (voir
exemple 1).
2. S’assurer que toutes les demandes indiquées sur le formulaire soient approuvées par l’une des
deux agentes de recherche du laboratoire.
3. Vérifier dans quel fonds mettre la dépense en regardant dans la feuille du budget du labo (voir
exemple 2).
4. S’assurer que tous les numéros de GRM sont indiqués et exacts. Si un numéro de GRM est
disponible chez plusieurs fournisseurs, indiqué duquel doit être commandé le produit dans la
Note Produit.
5. Faire la commande selon le système GRM (voir descriptions dans les procédures de Gestion des
fonds, page 3), excepté pour les articles de BuroPlus (voir la procédure plus loin).
6. Si le coût de la commande est élevé, le requérant doit avoir l’approbation du chercheur principal.
7. Si le coût de la commandes dépasse 5000$ voir les Procédés d’approvisionnement Annexe 2.
8. Quand la commande est approuvée par le service concerné, imprimer une copie de la liste dans
GRM. S’assurer que la ligne de couleur soit sur une ligne vide et que les marges droite et gauche
soient à 0.5 (voir exemple 3).
9. Reprendre la feuille de budget du labo et y inscrire les produits commandés selon les colonnes
de la feuille (voir exemple 4).
10. Inscrire le numéro de référence à chaque ligne de produit sur la copie GRM ainsi qu’en bas de la
page (voir exemple 3).
11. Mettre cette copie dans le cartable blanc Copies des réquisitions.
12. La réception des produits se fait par le responsable de la réception. La livraison se fait au bureau
de l’adjointe et au labo dépendamment des produits à livrer. Vérifier les produits et quantités
livrés sur le bon de réception donné par le responsable de la réception (voir exemple 5).
13. Reprendre le cartable et vérifier, par le numéro de réquisition ou bon de commande indiqué sur le
bon de réception, le produit et la quantité commandé à partir de la copie GRM.
14. Surligner en jaune le numéro de référence pour chaque produit reçu.
H:\DREC\Diabète\Bureau Poitout\Sylvie\Mes Documents\Administration\Procédures\Procédures de Commandes\Commandes_FournituresLabo-Bureau.doc
Dernières mises à jour : 14 décembre 2011
1
15. Vérifier, à la fin de chaque période, les produits non reçus et faire un suivi si nécessaire.
Procédures – Produits non catalogués
1. Si le produit n’est pas retrouvé dans le catalogue GRM, la commande se fait de façon différente.
2. Chercher l’information dans le site web de la compagnie concernée. Imprimer la page avec les
informations trouvées sur le produit (voir exemple 6).
3. Dans GRM, indiquer 0 à la place du numéro GRM et cliquer sur Produit modèle ou non
catalogué. Y mettre toutes les informations demandées avec la quantité désirée. Cliquer sur la
flèche verte.
4. Si le prix est en US, l’indiquer dans Note à l’acheteur ainsi que les informations suivantes :
Non dangerous, non infectious, non pathogene, in vivo ou in vitro. Le code de taxe est 22.
5. Suivre les étapes 8 à 15 de la procédure générale.
6. Voir « Procédures pour les achats hors du Canada ».
Procédures – Produits à commander avec soumission
1. Si un ou des produits à commander font partis d’une soumission du fournisseur, on doit l’indiquer
dans GRM sous Note à l’acheteur.
2. On doit inclure une copie de la soumission dans la réquisition GRM de la façon suivante :
a. De la ligne du produit à commander, cliquer sur le trombone de la barre d’outils.
b. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquer sur le + dans le bas à droite et choisir le document
parmi les fichiers sur le serveur. Il faut au préalable avoir sauvegardé la soumission.
c. Les soumission sont normalement sauvegardées dans le serveur Labo
Poitout/Management/Budget/Quotes/la cie.
Procédures – Produits de la compagnie Invitrogen
1. La plupart des produits d’Invitrogen sont disponibles dans le Biobar Invitrogen. On les commande
de la même façon que tous les autres produits.
2. Une fois la commande passée, on doit envoyer un courriel à la responsable du Biobar à Angus :
Suzanne Cossette à l’adresse suivante : [email protected]
3. Ou on passe la commande directement avec Madame Cossette les lundis seulement en lui
donnant le nom du produit, le # de catalogue et le #GRM. C’est le responsable de la réception qui
passera la commande dans GRM.
Procédures – Produits Radioactifs
1. Les produits radioactifs sont les suivants :
Gamma P32
Alpha P32
Insuline 25 I
2
2. Les commander seuls dans GRM.
Procédures – Commande de plasmid
1. L’étudiant ou postdoc désirant commander des plamids doit le faire par l’entremise du site web
du la compagnie Addgene: www.addgene.org/shopping/quote. Il faut au préalable avoir ouvert un
compte.
2. L’étudiant informe ensuite la responsable des commandes du labo pour que celle-ci fasse créer
un bon de commande dans GRM. La procédure habituelle est utilisée. Il faut indiquer dans la
note : VOIR SOUMISSION WEB CI-INCLUSE. LA COMMANDE DOIT SE FAIRE PAR LEUR
SITE WEB SEULEMENT. QUAND LE PO SERA CRÉÉ, NOUS PASSERONS LA COMMANDE.
MERCI!
3. Quand le BC est disponible, la responsable en informe l’étudiant qui retourne sur le site pour
terminer la commande.
4. La compagnie envoie un courriel au chercheur principal et à l’étudiant en expliquant qu’un
document : Material Transfer Agreement (MTA) a été envoyé à la personne ressource de notre
institution, c'est-à-dire Marie-Luce Fortier du Bureau de la valorisation et des affaires juridiques
(BVAJ) du CRCHUM.
5. Ce document nous est retransmis par l’adjointe de ce Bureau Hélène Bourget par courriel en
nous demandant de le compléter (voir exemple) et de le faire signer par le directeur de recherche
Vincent Poitout.
6. On le retourne à Hélène par courrier interne. Elle fera signer le directeur du CRCHUM. Elle le
transmettra par télécopie à la compagnie Addgene au numéro indiqué sur le formulaire.
7. À la suite de cet envoi, le BVAJ nous transmet un document à compléter appelé Réception de
Matériaux (déclaration du chercheur) à être complété par l’étudiant puis retourné au BVAJ.
8. Les produits sont ensuite livrés par selon la procédure normale.
9. Répéter les étapes 8 à 15 de la procédure générale
Procédures – Commande d’Albumine humaine (plasbumine) à 25%, 100ml
Ce produit doit être commandé au Service d’hématologie du CHUM à Notre-Dame
1. Communiquer avec Caroline Charest, ou la personne qui répond au poste 26842 (service
d’hématologie) en lui demandant de nous faire parvenir le produit.
2. Préparer une lettre (voir exemple) qui confirme la non utilisation du produit sur des patients.
3. Faxer cette lettre en indiquant la quantité voulue du produit au 514-412-7530.
4. S’assurer que tout est fait en rappelant le 26842.
5. Indiquer cette commande dans le fichier en cours Budget. Prix??
Procédures – Produits de pharmacie
1. Les produits commandés à la pharmacie par fax sont les suivants :
Héparine #GRM 886459
Intralipid #GRM 26946
Dextrose #GRM 3028706
Humuline #GRM 327
Saline #GRM 40191
Chlorure de sodium 0.9%, 100ml #GRM 40191
3
2. Prendre un formulaire pour pharmacie (voir exemple 9) et le compléter.
3. Compléter la page couverture pour télécopie en indiquant à qui et où livrer.
(H:/DREC/Diabète/Bureau Poitout/Sylvie/Mes Documents/Modèles/Formats/Fax/Fax Commande
Pharmacie)
4. Les livraisons se font le mercredi avec le courrier interne.
Procédures – Commande d’alcool
Se référer à la note du CHUM en date du 4 février 2009 en annexe x:
1. Faire une réquisition dans GRM :
a. #GRM : 259382
b. Description : Alcool éthylique 100% 4 000ml Sol Top
c. Format : 1 caisse de 4 bouteilles
2. La compagnie livre la marchandise à nos bureaux.
3. Finir avec les étapes 8 à 11 de la procédure générale.
Procédures – Aiguisage de ciseaux et couteaux
L’aiguisage de ciseaux se fait chez Instrumentarium : 1-800-361-1502. Avant de procéder, il faut avoir les
prix donnés par Instrumentarium.
1. Faire une réquisition dans GRM avec un fonds utilisé pour les commandes de laboratoire.
2. Compléter la réquisition comme un produit non catalogué.
3. La description doit inclure que c’est une réparation – aiguisage de ciseaux et la marque des
ciseaux. Indiquer les prix donnés par la compagnie.
4. Lorsque le BC est disponible, suivre les étapes 8 à 15 de la procédure générale.
5. Emballer les ciseaux et y mettre le numéro de BC.
6. Envoyer le colis par Fedex.
Si les ciseaux ou couteaux (diamant) doivent être aiguisés à l’extérieur du Canada, il faut indiquer dans
GRM la compagnie et la mention Exportation temporaire. L’acheteur du CHUM fera venir un transporteur
de notre courtier en douane qui viendra ramasser le colis à la réception. Avertir le responsable de la
réception.
Procédures – Achat de sarraus
Si la quantité de sarraus à acheter est suffisante, on peut le faire à partir de GRM. Mais pour une petite
quantité de 1 à 4, il faut mieux aller les chercher à la buanderie de l’hôpital de le près de Angus, NotreDame.
1. Compléter un formulaire de demande d’achats (voir exemple) avec tous les détails des sarraus
incluant le numéro de GRM.
2. Aller à Notre-Dame pour les chercher. Johane Morin du Labo Prentki y va régulièrement et peux
les prendre pour nous en lui remettant la demande d’achat.
4
3. La buanderie est située au Pavillon Lachapelle, de l’entrée principale, prendre l’ascenseur 1 ou 2
ou 3 ou 4 jusqu’au 3e sous-sol. Prendre le corridor à gauche jusqu’à la salle C 301.
4. Remettre la demande d’achat à la personne de la buanderie et revenir avec les sarraus.
Procédures – Colis sans frais
1. Si nous devons recevoir un colis sans frais qui doit passer par la douane, aller dans GRM et faire
une réquisition normale en utilisant le fonds 26267 et le #GRM 3023348. Toujours indiquer dans
Note :
a. La description du produit;
b. Le nom de l’université et contact
c. Non toxique, non dangereux, non infectieux, non pathogène pour utilisation in vitro, aucune
valeur commerciale. Indiquer aussi la provenance des cellules : humaine ou animale (lequel).
2. Attendre le numéro de BC et envoyer cette information pour que ce soit indiqué sur le formulaire
FEDEX de l’expéditeur.
3. Un PO ouvert peut aussi être créé. On doit donner ce PO à la personne qui nous envoie ce colis
pour qu’elle l’indique sur un des documents d’envoi.
4. Voir exemple 10
NOTE : Cette procédure n’est pas nécessaire pour les cellulaires humaines reçues de City of
Hope. Voir ci-dessous ce qui se fait.
La personne qui reçoit l’information à l’effet que des îlots humains nous seront expédiés, doit :
1. Aller sur le site https://www.infosci.coh.org/abcc-icr/isletavail/ pour avoir accès aux informations
nécessaires à donner par la suite : l’université de provenance, leur contact et téléphone, le
numéro de suivi de FEDEX.
user name : gfontes, mot de passe : chumchum.
2. Envoyer par courriel ces informations à xx ( ), Maria Sebastiano ([email protected]),
Lucie Guillet ([email protected]) en mettant en cc, Sylvie Roy
([email protected]), Caroline Tremblay ([email protected]) et
Vincent Poitout ([email protected]).
3. Le colis devrait passer la douane sans problème. Voir exemple 11.
4. Si problème, faire la procédure ci-dessus avec un numéro de bon de commande.
Si le colis reste pris aux douanes :
Quand l’adjointe en est informée :
1. Appeler Richard Deslauriers du lundi au mercredi ou Nancy Cowan du jeudi au vendredi, avec le
numéro de BC et le numéro de la lettre de transport (waybill) du transporteur (ex : Fedex).
2. Il contactera le courtier en douane pour avoir des informations sur le colis.
5
Procédures – Tubes d’oligos (Primers)
1. La requête des étudiants se fait par courriel, dans lequel ils incluent un fichier Excel avec les
oligos dont ils ont besoin (voir exemple 7). À la réception de cette demande, envoyer un courriel
pour demander à tout le labo si d’autres requêtes.
2. Ouvrir le site Web de la compagnie Integrated DNA Technologies :
www.idtdna.com/home/home.aspx?... (voir exemple à la suite de l’exemple 8).
3. Login as Caroline Tremblay.
Username : VPLab
Mot de passe : mdrc
4. Order, puis DNA Oligo, Paste Excel
5. Copier, du fichier Excel reçu, les données des colonnes Name & Sequence et coller dans
l’espace affiché dans le site. Le faire pour toutes les requêtes.
6. Cliquer Add to order pour avoir un prix. Le noter et faire un Save to wish list. Nommer cette liste
comme suit : initiales du demandeur (ms ou mk) et la date de la commande.
Exemple : ms-mk-ja_20feb09 ou ja_20feb09.
7. Ouvrir GRM en utilisant ce qui suit:
Utilisateur : o100047
Mot de passe : celui du moment
8. Entrer 123. Le fonds est toujours le 26267. La livraison est toujours à A-101. Le requérant est
100047. Le numéro de GRM est toujours le 68046. Toujours indiqué 1 comme quantité. Dans
Note, indiquer le nombre total de tubes d’oligos, puis le nombre par personne (écrire son nom) et
le prix.
9. Attendre que le numéro du bon de commande soit assigné.
10. Dès que le numéro de bon de commande est assigné dans GRM, imprimer la page.
11. Retourner sur le site IDT.
12. Retourner dans la Wish list et taper le nom du fichier (ja_20feb09). Faire l’expansion, puis cocher
chaque boîte et Add to order.
13. Le mode de paiement est avec un bon de commande. Dans l’espace réservé à ce numéro
indiquer le numéro, exemple : 366121-D et soumettre.
14. Imprimer la facture et la mettre avec la copie de GRM.
15. Répéter les étapes 8 à 15 de la procédure générale.
16. Mettre à jour le document Primer List_Species_Name-Sequence_23 February 2010 sauvegardé
dans le serveur : Labo Poitout/Inventories. Le mot de passe pour accéder à ce document : Thais
17. Voir exemple 8.
Procédures – SiRNA
1. La requête se fait à partir du site de la compagnie Applied Biosystems. La demande est déjà
entrée sur leur site dans le « Basket » par la personne du labo qui demande les siRNA.
2. Aller sur le site Web de la compagnie et voir ce qui a été mis :
https://products.appliedbiosystems.com
Login : CarolineTremblay (en un mot)
Password : poitoutlab404
3. Puis aller dans GRM avec o100047 comme identifiant. Utiliser le fonds 26267 et le GRM
3035937, la livraison est au A-101, la quantité toujours à 1.
4. Si les SiRNA demandés sont de prix différents, utiliser une ligne par prix total. Dans Note produit
pour chaque ligne, indiquer le nombre de SiRNA et le prix à l’unité, la compagnie où commander
et le nom de l’utilisateur (voir exemple). Il faut aussi indiquer le numéro de « part » du produit.
6
5. Avant d’obtenir un numéro de réquisition, appeler Richard Deslauriers au 12758 du lundi au
mercredi, pour s’assurer que la commande est conforme. Lui demander aussi si on peut
commander directement sur le site Web de Applied Biosciences ou si le service des
approvisionnements le fera.
6. Si à partir du site Web, retourner dans le site et compléter la commande en inscrivant le numéro
de bon de commande suivi de –D.
7. Répéter les étapes 8 à 15 de la procédure générale.
8. Mettre à jour l’inventaire de la liste des SiRNA : Labo Poitout/Inventories/Primer
List_Species_Name-Sequence_23 February 2010. Le mot de passe pour accéder à ce document
est Thais.
Procédures – Séquençage
1. Les demandes de services de séquençage doivent se faire sur le site du Centre d’Innovation
Génome Québec et Université McGill (voir les directives Annexe x)
2. Le numéro de Bon de commande est le même pour une certaine quantité dans une certaine
période. Ce numéro doit être indiqué sur la demande faite en ligne et sur l’envoi au Centre
Génome Québec.
3. Faire parvenir au Centre Génome Québec l’enveloppe contenant le produit à faire séquencer par
Courrier Mala.
4. Génome Québec nous facturera en envoyant la facture au Service des comptes à payer qui nous
la fera parvenir pour signature et à être retournée au même service.
Les demandes de séquençage d’ADN/ARN se font dorénavant à l’IRCM (voir le mémo du CRCHUM dans
Autres). Les services de Génome Québec ainsi que à l’Université Laval existent toujours mais notre
choix est IRCM. La procédure est la même pour tous.
1. Avant de placer une commande, il faut obtenir un numéro de contrat valide pour une période de
12 mois. Un numéro par fournisseur.
2. Pour obtenir ce numéro de contrat, il faut faire une demande de création de contrat à l’aide d’une
réquisition papier tel que Demande d’achats (voir exemple). Le numéro de GRM pour IRCM est
le 3062436. Il faut faire signer par l’administration de la recherche (Brigitte Lespérance) et faire
parvenir le formulaire aux départements des approvisionnements au 2e Pavillon Olier, Hôtel-Dieu.
3. Il faut établir l’évaluation du contrat, soit 250 $, 500 $ ou 1000 $. Le coût des services de l’IRCM
est de 6.00 $.
4. Dès que le numéro de contrat est émis, il sera utilisé pour toutes les commandes avec ce
fournisseur, en utilisant la procédure spécifique à ce fournisseur et envoi d’échantillon par
courrier Mala,jusqu’à concurrence de 12 mois ou jusqu’à l’épuisement du montant demandé.
5. Comme il n’y aura plus de réception à faire dans GRM, le labo est responsable de faire parvenir
la facture au département des comptes payables avec signature. La signature électronique est
acceptée.
6. Sur le formulaire de commande du fournisseur, indiquer l’adresse de facturation : CHUM HôtelDieu, Comptes fournisseurs, Pavillon Olier 3e étage, 3830, rue Saint-Urbain, Montréal, Qc, H2W
1T7.
Procédures – Animaux
1. Compléter le formulaire de commande d’animaux en indiquant le bon protocole (voir exemple).
2. La responsable des commandes peut autoriser la commande d’animaux.
7
3. Les commandes doivent être envoyées par courriel à l’adresse suivante :
[email protected], les lundis, mercredis et vendredis avant 10 :30.
4. Description du formulaire :
Nom du chercheur principal : Vincent Poitout - # de fonds : c’est plutôt le PO ouvert à cet
effet qui est 1303088-D dans le fonds 26267 (IRSC) – Nom du signataire autorisé : la
personne du labo autorisée à faire la commande avec son poste - # du protocole : selon le
document excel sauvegardé dans le serveur Labo Poitout/Inventories/To Update after
order_Rats Number_per Protocol_per User_1 June 2010 – Nom du requérant (pour
questions) : le nom de la personne du labo qui veut les animaux – Téléphone : le numéro
de poste téléphonique de cette personne.
a. 1- Fournisseur : la plupart du temps Charles River
b. 2- Description des animaux : indiquer le nombre, l’espèce (rats ou souris), la souche
(Wistar, C57BL/6), le sexe, le poids ou l’âge, une remarque comme par exemple Retired
breeder, et la date de livraison.
c. 3- Site de réception : Angus soit Barrière ou Expérimental. Ceci doit être écrit par la
personne du labo qui fait la requête sur la feuille de commande.
d. 4- Informations complémentaires
5. Pour les souris C57BL/6, toujours indiqué une par cage (problème d’agressivité).
6. Faire 2 copies du formulaire; en remettre une à la Technicienne en santé animale et mettre
l’autre dans le cartable « Animalerie ».
7. Pour s’assurer d’un bon suivi des commandes, puisque que le BC ne change pas, compléter le
document excel broché à la réquisition dans le cartable blanc du Budget.
8. Les animaux sont livrés par Mispro qui a des bureaux dans l’édifice. On ne reçoit pas de bon de
réception.
Procédures – Articles de bureau
Cette procédure n’est valide que pour les sites externes du CHUM.
1. Les commandes se font directement sur le site de BuroPlus : http : www.bureauplus.ca.
2. Le minimum pour commander est de 50.00$
3. Ouvrir une session :
nom : sroy
compte : 070181
mot de passe : VanReb12
4. Suivre les indications selon les instructions de BuroPlus Annexe x
6. À la réception des marchandises commandées, faire une copie du bon de réception BuroPlus
apporté par le responsable de la réception et vérifier avec la feuille de commande déjà imprimée
du site de BuroPlus.
Procédures – Retours
S’il y a des problèmes à la réception d’un produit soit pour un bris, une erreur de quantité ou de
produits, pour toute commande de plus de 50$, il faut :
1. S’assurer de garder le produit à retourner dans son emballage original.
2. Appeler au poste 15112 entre 08 :00 et 16 :00 pour leur communiquer les informations du retour.
8
3. Apposer une étiquette avec le numéro de retour donné par le préposé aux retours.
4. Inscrire le retour dans le ficher Excel de commande.
5. Mettre une copie dans le cartable blanc des réquisitions avec le numéro suivant.
Pour plus d’informations voir l’annexe xx Retour de marchandise.
Procédures – Réquisition de matériel informatique
1. Envoyer un courriel à Bruno Lachance (responsable informatique pour le CRCHUM Notre-Dame)
pour une demande de soumission en indiquant avec détails le produit en question.
2. Quand la soumission est approuvée par le chercheur principal, envoyer une confirmation à
Bruno.
3. Il fera parvenir cette soumission à Serge Bruyère (poste 24776) qui préparera un « Projet »
numéroté qu’il nous fera parvenir par courriel.
4. Cette demande doit être faite dans GRM en suivant les indications du courriel de Serge Bruyère.
5. Suivre l’étape 8 à 11 de la procédure générale.
6. Le matériel sera reçu par le Service informatique qui enverra quelqu’un faire l’installation s’il y a
lieu
Pour la commande de clés USB :
Les clés USB ne peuvent être commandées chez BuroPlus, car quelque fois elles doivent être
cryptées par sécurité. Nous n’avons pas nécessairement besoin de ce genre de clé. Il faut l’indiquer
dans le formulaire de commande. Une clé USB type pour le labo Poitout : clé USB non cryptée de 8
mg.
1. Sur l’intranet, de la page d’accueil, mettre le curseur sur Accueil et choisir DRT, STMI,
Formulaires, Acquisition d’équipement informatique.
2. Compléter le formulaire en ligne.
3. Le Service informatique nous retourne, par courriel, une copie du formulaire complété et signé et
les instructions sur ce qui doit être indiqué dans GRM
4. Faire une commande GRM en suivant les instruction.
5. Suivre les étapes 8 à 11 des procédures générales.
6. S’assurer que la réception se fait. Si un peu long, appeler le service informatique au poste 25425.
Procédures – Réquisition Immobilisation
Les immobilisations ne se commandent pas dans GRM.
1. Compléter le formulaire Immobilisation.
2. Faire signer par le chercheur principal puis par xxx
9

Commandes fournitures : Labo - Bureau

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