Version 3.4

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Version 3.4

Guide de formation
EndNote Web
Logiciel de gestion de références
bibliographiques en ligne
Catherine Bertignac– Bibliothèque La Pérouse- mise à jour
1-09-2012
Sommaire
1.
Présentation générale de EndNote Web ........................................................................................ 3
1.1. Fonctionnalités générales de EndNote Web .......................................................................... 3
1.2. Accès à EndNote Web ........................................................................................................... 3
1.3. Compatibilités de EndNote Web ........................................................................................... 4
1.4. Comparaison avec EndNote Bureau ..................................................................................... 4
2.
Principes de fonctionnement de EndNote Web ............................................................................. 5
3.
Collecter des références bibliographiques ..................................................................................... 5
3.1. Collecte par basculement direct des références ..................................................................... 6
3.2. Collecte par importation de fichiers ...................................................................................... 6
3.3. Collecte par connexion directe sur des bases de données et des catalogues ......................... 9
3.4. Collecte via une recherche avec le navigateur Firefox........................................................ 10
3.5. Collecte par saisie manuelle des références ........................................................................ 11
4.
Organiser les références .............................................................................................................. 12
4.1. Répartition des références ................................................................................................... 12
4.1.1.
Le stockage des références .......................................................................................... 12
4.1.2.
Création et suppression d’un groupe de références ..................................................... 12
4.1.3.
Partage d’un groupe de références .............................................................................. 13
4.2. Suppression des doublons ................................................................................................... 14
4.3. Visualisation, tri et modification des références ................................................................. 15
4.3.1.
Affichage des références par liste et tri ....................................................................... 15
4.3.2.
Liens à partir de l’affichage par liste ........................................................................... 15
4.3.3.
Visualisation du détail de chaque référence ................................................................ 15
4.3.4.
Modification d’une référence ...................................................................................... 16
4.4. Recherche de références ...................................................................................................... 16
5.
Mettre en forme les citations et créer une bibliographie ............................................................. 17
5.1. Créer une bibliographie simple sous EndNote Web ........................................................... 17
5.2. Insérer des citations et créer une bibliographie dans MS Word (Cite While You Write) ... 18
5.2.1.
La barre-outils de EndNote Web sous MS Word ........................................................ 18
5.2.2.
La démarche pour le formatage sous MS Word .......................................................... 19
5.3. Créer un fichier RTF formaté .............................................................................................. 21
5.4. Exporter des références ....................................................................................................... 23
6.
Personnaliser son interface et modifier ses identifiants d’accès ................................................. 24
7.
Aide sur EndNote Web ............................................................................................................... 24
Annexe 1 ............................................................................................................................................. 25
Support EndNoteWeb – C Bertignac / BLP
2
1. Présentation générale de EndNote Web
1.1.
Fonctionnalités générales de EndNote Web
EndNote Web est un logiciel de gestion de références bibliographiques qui permet de
-collecter ou saisir des références bibliographiques (articles, ouvrages, communications à des
colloques, rapports, etc.) pour créer sa propre base de données.
-organiser ces références, par exemple en les répartissant par groupe, en supprimant les
doublons, en partageant l’accès de groupes avec d’autres utilisateurs d’EndNote Web.
-mettre en forme ces références, selon le style bibliographique choisi, sous forme de liste ou
par insertion dans un traitement de texte.
La version 3.4 de EndNote Web (version de base) est décrite dans ce document.
1.2.
Accès à EndNote Web
EndNote Web est utilisable par tous les utilisateurs qui se sont enregistrés auprès du serveur Web of
Knowledge1 (procédure en Annexe 1). Il est gratuit pour les utilisateurs Ifremer et BLP du fait de la
souscription à des outils de cette plateforme.
EndNote Web est accessible de 2 manières :
 Par connexion à partir de la plateforme du Web of Knowledge (onglet « My EndNote Web ») :
 Par connexion, de n’importe quel ordinateur, au site Internet http://www.myendnoteweb.com/
avec ses identifiants de connexion du Web of Knowledge.
1
La plateforme du Web of Knowledge est accessible via le site de la bibliothèque sous Bases de données
bibliographiques. Elle donne notamment accès aux bases de données Web of Science (WOS) et Medline ainsi qu’aux
outils analytiques Journal Citation Reports (JCR) et Essential Science Indicators (ESI).
3
Dans ce deuxième cas, le logiciel peut être utilisé de manière nomade (à domicile, en déplacement,
etc…) pendant 1 an. Pour prolonger cet accès nomade ou le réactiver, l’utilisateur doit se reconnecter
une fois au serveur Web of Knowledge à partir d’une adresse IP reconnue pour l’abonnement. A
défaut l’accès est inactivé mais le compte est conservé.
1.3.
Compatibilités de EndNote Web
EndNote Web fonctionne avec les navigateurs Microsoft Internet Explorer 7.x-9.x, Firefox, Safari
4.x, 5.x, sous réserve que les « cookies » et Javascript soient acceptés dans le paramétrage.
EndNote Web est conçu pour travailler prioritairement avec le traitement de texte Microsoft Word
pour mettre en forme des références.
La barre outils donnant accès aux raccourcis vers les fonctions de EndNote Web s’installe sous :
• Microsoft® Windows® XP SP2 ou plus récent / Vista/Windows 7
• Microsoft® Word® 2003 / 2007 /2010 (64 bit)
Et, sous réserve que les « cookies » et Javascript soient acceptés dans le paramétrage :
• Microsoft® Internet Explorer® 7.x-9.x
• Firefox pour Windows
Et sous Macintosh,
• Macintosh® OS X 10.5x et 10.7.x
• Microsoft® 2008/2011
• FirefoxT pour Macintosh
Sans installation de Microsoft Word, la procédure de formatage est un peu plus complexe qu’avec
MSWord, mais EndNote Web peut scanner et créer une bibliographie formatée d’un document RTF
dans lequel seraient insérées des citations temporaires.
1.4.
Comparaison avec EndNote Bureau
Dans la mesure où l’utilisateur ne paye pas de licence, EndNote Web est conseillé aux étudiants, aux
stagiaires et aux personnels qui recherchent un gestionnaire bibliographique simple d’utilisation, aux
fonctions élémentaires.
EndNote Web n’est pas équivalent à EndNote Bureau. Il est moins riche fonctionnellement et moins
performant. Par exemple :
-il peut être très lent pour importer et exporter des données, naviguer entre les différentes
pages.
-il ne permet pas de stocker des fichiers (txt, pdf, excel, etc…), sauf si l’utilisateur dispose
également de EndNote Bureau.
-il ne permet pas de créer et modifier les filtres d’importation, les styles bibliographiques
d’édition.
-il ne permet pas de faire des recherches précises par champ (auteur, journal, label, etc.).
Il présente par contre l’avantage d’être utilisable de n’importe quel poste informatique connecté à
Internet.
4
2. Principes de fonctionnement de EndNote Web
EndNote Web s’articule autour de 3 grandes fonctions : collecter, organiser et mettre en forme les
références bibliographiques (formater).
Collecter
Bases de
ISI
Organiser
Basculement
direct des
références
provenant de
ASFA
…
d’éditeurs
comme
Elsevier,…
Filtres
Fichiers
Sous Endnote Web
Stockage des références
Prévisualisation des
références formatées
Modification des références
Création de fichiers
RTF formatés
Import
Tris / recherches simples
Catalogues
de
bibliothèques
Capture
via Firefox
Fichiers de connexion
Suppression des doubles
Bases de
ISI
Connexion
à des bases de
données, à des
catalogues
Saisie
manuelle
Formater
Création de groupes
Partage de groupes
S
t
y
l
e
s
Sous MSWord
Insertion des
citations
Formatage des
citations et de la
bibliographie
Exporter des
références
formatées
3. Collecter des références bibliographiques
Les références bibliographiques peuvent être collectées de 5 manières :
-par basculement direct des références à partir des bases de données du Web of Knowledge,
-par importation de fichiers de références sauvegardées dans certaines bases de données ou
chez certains éditeurs
-par connexion directe aux bases de données du Web of Knowledge ou à certains catalogues
de bibliothèques puis rapatriement des références.
-par capture via le navigateur Firefox.
-par saisie manuelle des éléments de la référence.
Pour être collectée une référence doit comporter obligatoirement les champs « auteur » et « année ».
Les procédures d’importation et de rapatriement sont lentes dès que le nombre de références passe
au-delà de la centaine.
La capacité de stockage maximale d’un compte EndNote Web est de 10 000 références.
5
3.1.
Collecte par basculement direct des références
Pour les bases du serveur ISI Web of Knowledge (Web of Science et Medline), il est conseillé de
travailler, si possible, directement sur les bases de données, base par base, et de basculer les
références dans EndNote Web en suivant la procédure suivante :
-se connecter avec ses identifiants ISI via « Sign in » puis faire une recherche
-dans « Output Records » définir les références à basculer dans EndNote Web
-sélectionner « Full Records »
-cliquer sur « Save to EndnoteWeb ».
Un message indique en suite que les références ont été envoyées dans la bibliothèque EndNote Web.
Quand on ouvre « My Endnote Web », les références sont visibles dans le groupe « Unfiled » de
EndNote Web.
Il est possible d’activer l’export direct à partir de certains serveurs et éditeurs. Il faut installer le plugin de EndNote Web pour Internet Explorer ou celui pour Firefox (Options/Download
Installers/Firefox). Dans Firefox, aller dans Tools.Add-ons et sélectionner EndNote Web comme
outil d’export par défaut.
3.2.
Collecte par importation de fichiers
L’importation de références ne peut se faire qu’avec le filtre d’importation correspondant à la base
de données ou à l’éditeur de provenance. Par exemple le filtre d’importation d’un fichier de
références provenant de Science Direct s’effectue avec le filtre « RefMan RIS ».
L’importation se fait dans EndNote Web sous l’onglet Collect/ Import References :
-rechercher le fichier à importer
-choisir le filtre d’importation
-choisir le groupe dans lequel les résultats seront importés
6
Pour les bases accessibles via le portail de la BLP, voici les modalités de constitution et d’import des
fichiers :
Base de données
Démarche au niveau de la base
ASFA sous
Proquest
Au niveau d’une page de résultats, sélectionner les
références puis cliquer sur «Export/Save»
Puis cliquer sur « Save » et sauvegarder le fichier
avec l’extension .ris
Sélectionner les références puis cliquer sur
«Exporter ». Préciser que les références sont à
exporter vers « EndNote », en « référence
complète ». Puis cliquer sur «Exporter la ou les
citations» et sauvegarder le fichier avec
l’extension .cgi ou.txt.
Sélectionner les références, puis dans « Output
Records » renseigner les références, puis
sélectionner « Full Record » puis « As plain text »
« Save ».
OvidSP
CAB Abstracts
Georef
Francis
sous ISI* :
Web of Science,
Medline (si bases
non disponibles sur
son poste de travail)
Filtre à choisir sous
EndNoteWeb
RIS
CAB Abstracts (OvidSP)
Georef (OvidSP)
Francis (OvidSP)
ISI-CE
*Pour les bases du serveur ISI Web of Knowledge il est conseillé de travailler, si possible,
directement sur les bases de données et de basculer les références dans EndNoteWeb (cf. 3.1).
Autres sources
Démarche au niveau de la source
Alertes provenant
Lors de la mise en place d’alertes : choisir le format
ISIResearchSoft. Enregistrer le mail en format .txt.
Sous EndNoteBureau (version < 10) : sélectionner les
références. Cliquer sur « Export », choisir le fichier à
exporter et le style « Refer export » et le format txt.
Sous EndNoteBureau (version 10 et +) : utiliser la
fonctionnalité de EndNoteBureau : Tools/EndNoteWeb
pour faire les échanges entre EndNoteWeb et
EndNoteBureau
Après la recherche, ouvrir la référence et cliquer sur
« Exporter la citation » via « EndNote». Enregistrer la
référence (fichier en .enw)
Aller dans «Preferences Scholar», dans «Gestionnaire
des bibliographies» sélectionner «Afficher les liens
permettant d'importer des citations dans EndNote» puis
cliquer sur «Enregistrer les préférences». Rechercher et
cliquer sur «Importer dans EndNote» au niveau de la
référence à exporter et enregistrer le fichier en .enw
Sélectionner les références de la page. Cliquer sur
« Export ». Choisir l’exportation de « citations,
abstracts and keywords » et le format « RIS format » et
« save file to disk… », puis cliquer sur « export ». Le
fichier est enregistré avec en .enw.
Ouvrir la référence. Cliquer sur “Citer/exporter”.
Cliquer sur « Exporter dans EndNote» et enregistrer la
référence (fichier en .RIS)
du serveur d’ISI
EndNoteBureau
Attention : les liens
vers des fichiers
(File Attachments,
Figure) ne sont pas
conservés.
Google Books
Google Scholar
Scirus
WorldCat –
OCLC (catalogue
international)
EndNoteWeb
ISI-CE
EndNoteImport
Pas de filtre nécessaire
EndNoteImport
EndNoteImport
scirus
RefMan RIS
7
Editeurs
Démarche au niveau de l’interface éditeur
American
Chemical Society
Ouvrir la référence en cliquant sur le titre. Cliquer
sur «Download Citations » puis choisir le format
« RIS » incluant « Citation and abstract » puis
cliquer sur « Download citation(s) ». Enregistrer le
fichier en .ris. (les informations transférées sont peu
nombreuses. Il faudra compléter)
American
Fisheries Society,
« Download to Citation Manager ». Choisir le
American
format « Endnote » et « Direct Import ».
Meteorological
Enregistrer le fichier en .enw.
Society
La référence sera plus complète en procédant
référence par référence (ouvrir « Abstract » et
cliquer sur « Download to Citation Manager »).
American
Sélectionner les références puis cliquer sur « Get
Physiology Society All Checked Abstracts ». Cliquer sur “Download
all citations on this page to my citation manager”.
Choisir « Endnote » puis enregistrer le fichier
en .enw.
American Society
for Microbiology
« Download to citation manager » puis sur « Go ».
Cliquer sur “Download ALL Selected Citations
to Citation Manager”. Choisir « Endnote » puis
enregistrer le fichier en .enw.
BioOne
« Download to citation manager ». Sélectionner
« Citation for this article » et cliquer sur
« Download article citation data ». Enregistrer le
fichier en .ris.
Cambridge
Journals
sur «Export Citation » dans Options puis choisir le
format « EndNote » puis cliquer sur « Export ».
EDP Sciences
sur «Download Citation » puis choisir le format
« Endnote » et puis enregistrer le fichier en .enw.
Elsevier (Science
Direct)
« Export Citations ». Choisir d’inclure le résumé et
choisir « Citations and Abstracts » et « RIS
format » puis cliquer sur « Export ». Enregistrer le
fichier en .ris.
JSTOR
Cocher les références puis cliquer sur « Export
Citation ».
Sélectionner le format RIS file et enregistrer le
fichier.
Nature
Ouvrir la référence de l’article puis cliquer sur
«Download citation». Enregistrer la référence
en .ris
Inter-research
Ouvrir la référence puis cliquer sur “Export
Citation – Endnote” puis enregistrer en format .ris
EndNoteWeb
RefMan RIS
EndNote Import
EndNote Import
EndNote Import
RefMan RIS
EndNote Import
EndNote Import
RefMan RIS
RefMan RIS
RefMan RIS
ReferBibIX
(nettoyage à faire au
niveau du champ
“Volume”)
8
Editeurs
Démarche au niveau de l’interface éditeur
Oxford University
Press
Sélectionner les références et cliquer sur «Get all
checked Abstract(s)» pour afficher les références
sélectionnées puis sur «Download All Selected
Citations to Citation Manager » puis choisir
EndNote et enregistrer les références en .enw
Ouvrir la référence puis cliquer sur «Download
citation» puis sur «Endnote» puis enregistrer la
référence en .enw.
Ouvrir la référence puis cliquer sur «Export
citation ». Choisir d’exporter « Citation and
Abstract », le format « RIS Format » et le
gestionnaire « Endnote ». Cliquer sur « Export
citation » et enregistrer le fichier en format Ris.
Ouvrir la référence et cliquer sur « Download
Citation ». Choisir le format « EndNote Direct
Export », « Citation and Abstract » et « Download
file » et cliquer sur « Go ». Enregistrer la référence
en .enw.
Sélectionner les références et cliquer sur « export
citation ». Choisir « EndNote » et « Citation &
Abstract ». Puis enregistrer le fichier en format Ris.
Science
Springer
Taylor and Francis
Wiley
EndNoteWeb
EndNote Import
EndNote Import
RefMan RIS
EndNote Import
RefMan RIS
3.3.
Collecte par connexion directe sur des bases de données et
des catalogues
La connexion aux bases de données et aux catalogues se fait dans EndNote Web sous l’onglet
Collect/ Online Search.
Elle permet d’interroger de nombreux catalogues de bibliothèques pour récupérer des références
d’ouvrages, de thèses ou de rapports. Sont ainsi accessibles le catalogue de la British Library, de la
Library of Congress, de la Woods Hole Oceanographic Institution, de la NOAA, de la SCRIPPS et
du CSIRO.
Les catalogues de la BLP et du SUDOC ne sont pas accessibles pour l’instant par connexion.
Pour les bases de données, cette fonctionnalité n’est opérante que pour les bases de ISI-Thomson
Reuters, sous réserve qu’elles soient accessibles sur le poste informatique de travail.
Les opérateurs à utiliser sont ceux de la base de données dans laquelle on effectue la recherche
(« and », « or », « not »).
1- Choix de la base ISI ou du catalogue
2- Recherche
3- Rapatriement des
références
9
« Retrieve all records « signifie récupérer toutes les références, quel que soit le nombre
« Select a range of records to retrieve » permet de voir le nombre de références trouvées et de définir
le nombre que l’on souhaite rapatrier.
3.4.
Collecte via une recherche avec le navigateur Firefox
Il est possible de collecter une référence (à la fois), notamment d’une page Web, à partir du
navigateur Firefox.
Il faut au préalable installer le Plug In accessible via Options/ Download Installers/Firefox
Extension.
La démarche consiste à cliquer sur l’icône Capture au niveau d’une page Web que l’on souhaite
référencer ou d’une page d’accès à un article chez un éditeur pour récupérer les références de
l’article. Le système ouvre une nouvelle fenêtre décrivant les informations capturées et permettant
d’ajouter des compléments.
La référence sera enregistrée par défaut dans le groupe [Unfiled] si on ne détermine pas dans quel
groupe la classer. Une fois les champs complétés, il faut sauver la référence via Save.
La capture fonctionne bien, en théorie, avec les sites suivants:
-ACS Publications
-Aleph Library Catalog
-Amazon.com
-arXiv.org
-BioMed Central
-BMJ Clinical
Evidence
-British Library
-British Medical
Journal
-CiteULike
-COinS compatible
sites
-CrossRef
-CSA Illumina
-DRA Library Catalog
Systems
-Dynix Library Catalog
Systems
-EBSCOHost
-ERIC
-GEAC Library
Catalog Systems
-Google Scholar
-HighWire
-IEEE Xplore
-IngentaConnect
-JAMA & Archives
-J-Stage
-JSTOR
-Karger Publications
-Lexis/Nexis
-Library of Congress
-Nature
-Ovid
-Oxford Journals
-PLoS journals,
-Project Muse
-ProQuest
-PubMed
-Scientific Commons
-SciVee
-TLC Library Catalog
Systems
-Voyager Library
Catalog Systems
-VTLS Library Catalog
Systems
-Web of Science
-Wiley
-WorldCat
-YouTube
10
3.5.
Collecte par saisie manuelle des références
La saisie manuelle se fait sous l’onglet Collect/ New Reference. Elle débute par le choix du type de la
référence qui sera décrite. Il y a 48 types de références disponibles dont:
-Electronic article : article électronique, publié en ligne uniquement
-Journal article : article de revue publié sous forme papier
-Conference paper : communication à un colloque
-Conference proceedings : actes de colloque
-Thesis : thèse
-Web Page : site ou page Web
-Book : ouvrage écrit par un ou plusieurs auteurs, appartenant ou non à une collection
-Book section : extrait de d’ouvrage
-Edited Book : numéro spécial de revue ou ouvrage collectif avec un éditeur scientifique
-Electronic Book : livre électronique
-Patent : brevet
-Report : rapport
...
-Generic sert essentiellement de référence pour tous les autres types.
Le choix du type de référence détermine les champs associés. Il y a 50 champs différents disponibles,
dont 8 champs à personnaliser (Custom) qui sont accessibles dans le type « generic ».
La sauvegarde de la nouvelle référence se fait automatiquement au fil de la saisie ou en cliquant sur Save.
Il est conseillé de ne pas entrer de signes particuliers, d’italique ou de gras, d’abréviations. Il est
également conseillé d’éviter les lettres capitales sauf si l’on souhaite qu’elles apparaissent ainsi dans la
bibliographie finale.
Champs
(type Generic)
Author
Secondary Author
Tertiary Author
Subsidiary Author
Year
Title et Secondary,
Tertiary, Alternate ...
Publisher
Pages
Edition
DOI
Custom
Call number et Label
Keywords
URL
Conseils de saisie
Ce champ ne doit comporter que des noms et est vide si anonyme.
Il est conseillé d’écrire tous les auteurs, un par ligne et de la façon suivante :
NOM, Prénom1 Prénom 2 (ex : De Gaulle, Charles)
Ou Nom, P.Y. (ex : Smith, A., Jr.)
Nom de l’organisme, Direction
Le système génère seul le « et al. »
Les informations comme « in press » ou « in preparation » trouvées parfois
chez des éditeurs ne sont pas importées dans EndNote Web. Il est possible de
les ajouter manuellement.
Le titre doit se terminer sans signe de ponctuation. Ne mettre que les
majuscules nécessaires et les italiques (noms d’espèce)
Nom de l’éditeur commercial (i.e. Blackwell)
Les pages sont écrites de manière complète (1442-1449) ou incomplète (144249), sans les préfixes pp. ou p.
L’édition sera indiquée « 1st », « 2nd », …telle que l’on souhaite la voir dans
la bibliographie
Digital Object Identifier, cad un numéro unique qui permet la localisation d’un
document numérisé sur Internet
A utiliser pour créer un champ non prédéfini
Ils peuvent être utilisés pour indiquer un code de classement du document
papier dans ses propres archives, dans une bibliothèque, etc.
Les mots-clés doivent être séparés par un point-virgule ( ;)
Uniform Resource Locator, cad l’adresse Internet pour localiser une page
Web. Elle doit être du type : http://www.endnote.com ou ftp://ftp.cuteftp.com
Les URLs seront séparées par un point-virgule ( ;)
11
4. Organiser les références
4.1.
Répartition des références
4.1.1. Le stockage des références
Les références peuvent être stockées dans des groupes et visualisées par groupe ou en totalité (All My
Références). Cette répartition est visible sous l’onglet My References dans le cadre de gauche.
Le groupe All my references contient toutes
les références stockées dans sa base EndNote
Web.
Le groupe [Unfiled] contient les références
venant d’être collectées et non classées dans
un groupe.
La Quick List permet de faire une sélection
de références le temps de la session de travail.
Cette liste est supprimée lors de la fermeture
d’EndNote Web.
Le groupe Trash permet de stocker
temporairement les références destinées à être
supprimées. En cliquant sur « Empty » le
contenu est définitivement supprimé.
Les références peuvent être isolées dans un ou
plusieurs groupes personnalisés (ex : abyssi).
Ils apparaissent sous la rubrique My Groups
Les personnes ayant créé un compte
ResearcherID auront une rubrique
ResearcherID avec 3 groupes : My
Publications, Publication List 1, Publication
List 2.
Dans la partie Groups Shared by Others,
sont listés les groupes que d’autres utilisateurs
nous ont ouverts.
4.1.2. Création et suppression d’un groupe de références
Il est possible de créer jusqu’à 500 groupes, les groupes partagés par d’autres non compris. Une
référence peut être stockée dans plusieurs groupes.
Pour affecter des références dans un groupe il faut :
-afficher toutes les références sous l’onglet My References, ou afficher un groupe en cliquant
sur son nom dans le cadre de gauche.
-cocher les références
-ouvrir la fenêtre Add to group et choisir New group
-donner un nom au groupe (17 caractères maximum).
Le nouveau groupe s’affiche sous l’onglet My References dans le cadre de gauche.
12
Pour supprimer un groupe il faut :
-aller dans l’onglet Organize/Manage My Groups
-cliquer sur Delete au niveau du groupe à supprimer
Pour renommer un groupe il faut :
-cliquer sur Rename au niveau du groupe à renommer
-saisir le nouveau nom
4.1.3. Partage d’un groupe de références
Il est possible de partager un groupe de références avec un ou plusieurs utilisateurs de EndNote Web.
Il faut :
-cocher la case Share du groupe à partager. Un icône représentant deux bustes indique que le
groupe est partagé.
-cliquer sur Manage Sharing au niveau du groupe à partager
-insérer la ou les adresses mails des utilisateurs (l’adresse doit correspondre à celle qui leur
donne accès /va leur donner accès à EndNote Web).
Le partage en mode Read only permet aux autres utilisateurs désignés de lire, copier des références
mais ne leur permet pas de modifier les références en l’état. Pour pouvoir modifier les références, il
faut les placer dans un groupe (voir 4.1.2).
Le partage en mode Read and Write offre l’option de modification.
13
Les groupes que d’autres utilisateurs partagent avec nous, sont affichés sous
Organize/Others’Groupe et sous My References dans « Groups Shared by Others ».
Les références de ces groupes peuvent être utilisées pour créer une bibliographie.
4.2.
Suppression des doublons
Pour supprimer les doublons il faut aller dans l’onglet Organize/Find Duplicates.
La recherche des doublons s’effectue sur l’ensemble des références et à partir d’une comparaison des
champs auteur, année, titre et type de référence.
EndNote Web propose la liste des doublons trouvés et permet de cocher et de supprimer les
références de son choix. Il n’y a pas de fonction de dédoublonnage automatique.
14
4.3.
Visualisation, tri et modification des références
Les références peuvent être affichées en totalité ou par groupe à partir de l’onglet My References.
4.3.1. Affichage des références par liste et tri
En affichage par liste, seuls 3 champs sont affichés : auteur (premier auteur), année et titre. Il n’y a
pas de modification possible de ce paramétrage. Par défaut les références sont triées par ordre
alphabétique d’auteur.
Il est possible de les trier par auteur, année ou titre en cliquant sur l’intitulé de ces champs.
Il est possible de les trier par premier auteur, année, titre, nom de la revue, nombre de citations, date
d’ajout à la base et dernière mise à jour en utilisant la fonctionnalité Sort by.
4.3.2. Liens à partir de l’affichage par liste
Pour des références provenant de ISI, le titre est complété :
-par le lien vers la référence (Source Record)
-par le lien vers les références associées (Related Records) cad celles partageant au moins 1
référence citée commune
-par le nombre de citations
-par le lien vers le texte intégral si celui-ci est accessible sur le poste informatique de travail
(ceci sous-entend un abonnement de l’institution à la revue).
Pour des références importées à partir d’autres ressources Internet, il peut également y avoir le lien
vers l’URL.
A moins d’avoir acquis une licence EndNote Bureau (version 5 et plus), il n’est pas possible de
joindre des PDF ou d’autres fichiers attachés aux références stockées dans EndNote Web.
4.3.3. Visualisation du détail de chaque référence
Pour afficher les champs de la référence qui contiennent des informations cliquer sur le titre de la
référence.
15
4.3.4. Modification d’une référence
Le contenu des champs peut être modifié manuellement. Il suffit de se positionner et de cliquer sur le
texte; une boîte de dialogue s’ouvre avec un choix de formats :
Une référence peut être supprimée en cliquant sur Delete, au niveau d’une liste de références ou
lorsque la référence est ouverte.
4.4.
Recherche de références
La recherche dans la base s’effectue sur toutes les références ou sur celles d’un groupe, y compris un
groupe partagé. Elle se fait dans tous les champs des références et il n’est pas possible de la faire
porter sur un champ spécifique (seulement sur le titre de journal ou le DOI par exemple).
La recherche se fait sous l’onglet My References, dans la fenêtre Quick Search.
L’écriture des équations de recherche doit être simple et du type :
+Dupont : recherche des références contenant Dupont
+Tuna +Pacific : recherche des références contenant Tuna et Pacific
+Tuna –Atlantic : recherche des références contenant Tuna et pas Atlantic
fish* : recherche tous les termes commencant par fish (fish, fishes, fishery, fisheries, fisherman,
Fisher…)
«Mediterranean hake » : recherche l’expression exacte
Il n’y a pas d’historique des recherches, ni d’option de sauvegarde des recherches.
16
5. Mettre en forme les citations et créer une bibliographie
Le logiciel permet de mettre en forme, ou formater, un groupe de références ou toutes les références
selon le style bibliographique choisi parmi près de 3400 styles disponibles.
Le formatage détermine :
-les champs utilisés dans la bibliographie
-le style du texte (majuscules, italiques, gras…)
-la ponctuation
-le tri des références
Exemple de formatage au style de la revue Paleontology
MOREHOUSE, S. I. and TUNG, R. S. 1993. Statistical evidence for early extinction of reptiles due to the K/T
event. Journal of Paleontology, 17, 198-209.
ARGUS, M. V. and MATTHEWS, E. K. 1991. Stratigraphic excavation techniques for paleontologists. Journal of
Paleontology, 17, 119-127.
TURNHOUSE, M. B. 1987. Role of 14C dating in paleontology. Journal of Paleontology, 75, 11-15.
Exemple de formatage au style de la revue Science
1. S. I. Morehouse, R. S. Tung, Journal of Paleontology 17, 198 (1993).
2. M. V. Argus, E. K. Matthews, Journal of Paleontology 17, 119 (1991).
3. M. B. Turnhouse, Journal of Paleontology 75, 11 (1987).
5.1.
Créer une bibliographie simple sous EndNote Web
Sous l’onglet Format/Bibliography, il est possible de formater des références et de :
-sauvegarder la liste de références formatées
-transmettre la liste de références formatées par mail
-de prévisualiser la liste de références formatées
-d’imprimer la liste de références formatées
styles
Trois formats de fichier sont proposés :
-HTML : pour une utilisation du fichier sur Internet
-TXT : pour des références qui seront importées dans une autre base de données
-RTF : pour lecture ultérieure par un traitement de texte
17
5.2.
Insérer des citations et créer une bibliographie dans MS Word
(Cite While You Write)
Au delà de la création d’une simple liste de références formatées, EndNote Web est conçu pour
travailler prioritairement avec le traitement de texte Microsoft Word et permettre :
-l’insertion de citations dans un document au fur et à mesure de l’écriture,
-le formatage de ces citations et la création automatique de la bibliographie finale,
Les « templates », cad les modèles de manuscrits disponibles sous EndNote Bureau ne sont pas
disponibles sous EndNote Web.
5.2.1. La barre-outils de EndNote Web sous MS Word
Pour l’insertion des citations et le formatage, MS Word utilise le logiciel Cite While You Write
(CWYW) qui se formalise par une barre outils donnant accès aux raccourcis vers les fonctions de
EndNote Web.
La barre outils EndNote Web est installée automatiquement si le logiciel EndNote Bureau (version X
et plus) est installé sur le poste. Pour passer de la barre-outil de EndNote à celle de EndNote Web, il
faut ouvrir EN Preferences/Application et choisir EndNote Web.
Si EndNote(version X et plus) n’est pas installé sur le poste, la barre outil doit être installée
manuellement. Cette installation est possible avec les versions MSWord 2000, XP, 2005, 2006 et
2007 sous PC et Mackintosh. Pour installer la barre outils il faut d’abord être connecté en mode
administrateur sur son poste. Ensuite, il faut ouvrir EndNote Web et aller sous l’onglet
Options/Download Installers.
Si la barre outil n’apparaît pas sous Word (versions 2000, XP, 2005, 2006), il faut aller sous Word
dans Outils/Personnaliser et cocher la barre d’outil EndNote Web.
Si la barre outil n’apparaît pas sous Word 2007, il faut aller, sous Word, dans l’icône Office, puis
sélectionner Word Options, cliquer sur Word Add-ins et Go ; puis vérifier que EndNote Web est
sélectionné.
Find citation(s):
recherche de
références dans
EW (3)
Aide
Go To Endnote Web:
ouverture de EW (2)
CWYW Preferences:
définir ses Préférences (1)
Format Bibliography:
formater les références (4)
Edit Citation(s):
éditer et modifier
les citations (5)
Unformat Citation(s):
ôter le formatage (6)
Export Traveling Library:
créer une «bibliothèque de
voyage» (7)
Remove Field Codes:
supprimer les codes de
champs (8)
18
Find citation(s):
recherche de
références dans
EW (3)
Export Traveling Library:
créer une «bibliothèque de
voyage» (7)
Go To Endnote Web:
ouverture de EW (2)
Edit Citation(s):
éditer et modifier
les citations (5)
CWYW Preferences:
définir ses Préférences (1)
Unformat Citation(s):
ôter le formatage (6)
Format Bibliography:
formater les références (4)
Remove Field Codes =
Convert to Plain Text
supprimer les codes de
champs (8)
Barre-outils de EndNote Web sous MS Word 2010
Pour les versions antérieures de MSWord, les fonctions de EndNote Web sont accessibles sous Word
sous Outils/EndNote Web.
5.2.2. La démarche pour le formatage sous MS Word
(1) Dans EndNote Web CWYW Preferences/Application, saisir son adresse mail et son mot de
passe. A ce niveau il est également possible de passer de la barre outils de EndNote Bureau à celle de
EndNote Web.
(2) Ouvrir EndNote Web si le gestionnaire n’est pas encore ouvert
Lors de la rédaction sous MSWord, positionner le curseur à l’endroit où insérer une citation :
(3) Rechercher la ou les références à insérer dans la base EndNote Web via Find Citation(s):
un blanc entre deux termes est interprété comme « and »
le terme recherché doit comporter 3 caractères minimum
une expression à rechercher sera mise entre guillemets
19
Puis sélectionner la ou les références à insérer et cliquer sur Insert.
(4) La mise en forme des citations et l’insertion automatique de la bibliographie s’effectue via
Format Bibliography. Une nouvelle fenêtre s’ouvre ; sous l’onglet Format bibliography de cette
fenêtre, il est proposé de sélectionner le texte à formater et de choisir le style bibliographique.
Si le style demandé n’apparaît pas dans la liste proposée, cliquer sur Browse pour trouver le style
souhaité.
Le formatage peut se faire à n’importe quel moment. Par défaut EndNote Web installe un formatage
automatique. Cette fonction peut être désactivée sous Word en allant dans Format Bibliography
onglet Instant formatting et en cliquant sur Turn off.
Le résultat du formatage dépend du style bibliographique choisi. Certains styles, par exemple, ne
comportent pas de citation dans le texte mais seulement une bibliographie en fin de document. C’est
le cas par exemple des styles Refman (RIS) Export et Tab-delimited.
Si le formatage ne correspond pas exactement au formatage souhaité, il est possible d’effectuer des
modifications manuellement dans le document Word. Mais, si le formatage est ôté ultérieurement,
ces modifications ne seront pas conservées.
(5) Eventuellement éditer et modifier les citations.
La modification des citations s’effectue via Edit & Manage Citation(s).
Il est possible :
-d’exclure l’auteur (cocher Exclude author), s’il a été cité précédemment dans le texte par
exemple
-d’exclure l’année (cocher Exclude year).
Ces 2 exclusions sont utiles pour qu’une référence apparaisse dans la bibliographie mais pas en
citation. Il ne restera que le numéro de la référence : {, #13}. En formatant dans un style de la forme
Auteur-Année, cette citation n’apparaîtra pas dans le texte.
20
Il est possible également à ce niveau de modifier une citation pour ajouter :
-un préfixe : voir, see, voir aussi, see also, e.g.,2 … Exemple : {voir \Hall, 1988 #13}
-un suffixe : souvent des pages Exemple : {Hall, 1988 #13 p.293}
-des pages : Exemple : {Hall, 1988 #13 pp.293-310}.
La fonction Edit Préférence au niveau de chaque citation sert à supprimer des citations dans le
manuscrit (via Remove Citation). Il est possible d’aller modifier la référence directement dans la
base EndNote Web en cliquant sur Edit Library Reference.
(6) Pour ôter le formatage il suffit de cliquer sur Unformat citation(s). Il n’est pas nécessaire d’ôter
le formatage pour ajouter de nouvelles citations, mais il faut reformater le document.
(7) Créer une Traveling library, cad une « bibliothèque de voyage »
Chaque citation formatée une première fois est entourée de codes qui contiennent toute la référence
citée3. Le document formaté contient ainsi ce qu’on appelle une « bibliothèque de voyage »
(Traveling Library ) des références citées.
Elle permet :
-le reformatage du document dans un style bibliographique différent.
-le partage des documents créés à partir de Word 2000, XP, 2003 et 2007 avec des collègues qui
n’ont pas la même bibliothèque EndNote Web.
-l’exportation de toutes les références utilisées dans le document vers un nouveau groue pour se
constituer une liste de références spécifiques à un document : Export traveling Library.
Dans les 2 derniers cas, les champs « Notes », « Abstract » ne sont pas intégrés à cette « bibliothèque
de voyage».
Dans tous les cas, pour conserver cette « bibliothèque de voyage » il ne faut pas ôter le formatage du
document via Unformat citation(s), ni supprimer les codes de champs via Remove Field Codes4.
(8) Supprimer les codes de champs via Remove Field Codes pour l’expédition du document à un
éditeur, si celui-ci le demande, afin que le document puisse être lu par un logiciel d’édition.
5.3.
Créer un fichier RTF formaté
En l’absence de MSWord, il est possible de formater un fichier RTF sous EndNote Web, cad un
fichier reconnu par la plupart des logiciels de traitement de texte.
Il faut créer un document RTF, insérer manuellement les citations temporaires puis le sauvegarder.
Afin d’éviter les ambiguïtés dans la reconnaissance des références, les citations sont écrites selon les
principes suivants :
Références de la base EndNote Web
Une seule référence de l’auteur
Plusieurs références du même auteur pour la
même année
Deux références à insérer au niveau de la citation
Référence anonyme et unique pour l’année
Référence anonyme et d’autres références la
même année
Ecriture de la citation temporaire
{Nom de l’auteur, Année}
{Nom de l’auteur, Année, Titre}
{Nom de l’auteur de la référence 1, Année ; Nom
de l’auteur de la référence 2, Année}
{, Année}
{, Année, Titre}
2
Dans ce champ, ne pas utiliser de lettres, de chiffres, @ ou les signes de ponctuation virgule ou point-virgule. Par contre
il faut un espace et le séparateur \ après le texte inséré.
3
Les codes sont visibles sous MSWord en allant dans Outils/Options/Affichage et cochant Afficher codes champs.
4
Ceci est demandé par l’éditeur afin que le document puisse être lu par un logiciel de publication.
21
Le formatage s’effectue dans EndNote Web, sous l’onglet Format/Format Paper selon le
déroulement suivant :
-choisir le fichier RTF à formater
-choisir le style bibliographique à lui appliquer.
-cliquer sur Format
Par défaut EndNote Web effectue une vérification de la concordance entre les citations et les
références de la base :
-Si chaque citation correspond à une et une seule référence de la base EndNote Web, il est
proposé la sauvegarde du fichier formaté sous un nouveau nom, de la forme : nom du fichier RTF +
nom de la revue.rtf.
-Si aucune des références ne correspond à celles de la base EndNote, le gestionnaire propose
de revoir le fichier RTF
-Si quelques citations sont ambiguës, le gestionnaire signale les citations. Il faut dans ce cas
modifier le fichier RTF en ajoutant le titre dans la citation donnée pour lever l’ambiguïté, puis
recommencer la procédure.
Le système ne procèdera pas à ces vérifications si la case ignore unmatched citations est cochée.
Des options de formatage sont proposées sous l’onglet Format/Format Paper puis Show format
paper preferences:
-modifier les délimiteurs des citations temporaires. Par défaut les citations temporaires sont
signalés par les accolades {}.
-modifier le marqueur de préfixe. Par défaut le marqueur est « \ ». Exemple : {Voir \Smith,
1999} sera formaté ainsi : (Voir Smith 1999)
-modifier l’indicateur de Notes. Par défaut l’indicateur est « Note : ».
-fusionner les doubles dans la bibliographie
-exclure l’auteur et/ou l’année dans la citation formatée si elle a été exclue dans la citation
temporaire
En cliquant sur Apply, ces modifications sont appliquées pour le formatage en cours.
22
5.4.
Exporter des références
L’export de références se fait sous l’onglet Format/Export References en sélectionnant un groupe
de références ou la totalité des références, puis le style d’export.
Il est possible de
-sauvegarder la liste de références
-transmettre la liste de références par mail
-de prévisualiser la liste de références
-d’imprimer la liste de références
Cette fonctionnalité diffère de la création d’une bibliographie simple par l’utilisation de styles
d’export au lieu de styles bibliographiques, ce qui permet la reconnaissance ultérieure du fichier dans
un autre logiciel.
Pour exporter des références dans EndNote Bureau :
Pour des versions de EndNote Bureau < X : il n’y a pas de procédure d’export direct ; il faut :
-suivre la procédure d’export en choisissant le filtre d’export Refman (Ris)
-sauvegarder le fichier localement avec l’extension .txt
-ouvrir EndNote Bureau et l’importer avec le filtre d’import « Reference manager (Ris) ».
Pour les versions de EndNote Bureau X, X1 et X2, utiliser l’outil Tools/EndNote Web pour faire les
échanges de références entre EndNote Bureau et EndNote Web5.
Pour exporter des références dans ProCite :
-suivre la procédure d’export en choisissant le filtre d’export Refman (Ris)
-ouvrir ProCite et l’importer via « Import Text File » avec le filtre d’import « Ris ».
Pour exporter des références dans Reference Manager :
-suivre la procédure d’export en choisissant le filtre d’export « Refman (Ris) »
-ouvrir Refernce Manager et l’importer via « Import Text File » avec le filtre d’import « Reference
manager (Ris) ».
5
Dans EndNote Bureau, sélectionner Tools/EndNote Web, puis choisir la direction du transfert (de EndNote Web vers
EndNote Bureau ou l’inverse) et cliquer sur « Transfer ». Il est possible d’exporter jusqu’à 10000 références.
23
6. Personnaliser son interface et modifier ses identifiants
d’accès
Personnalisation de l’interface
Avec la version 3 de EndNote Web il est possible d’afficher une liste personnalisée :
-de filtres d’importation,
-de connecteurs aux bases de données et aux catalogues,
-de styles bibliographiques
via la fonction Customize this list située sur les pages Web où ces outils sont utilisés.
Modification des identifiants d’accès
L’onglet Options permet de modifier les informations d’enregistrement à EndNote Web, cad
également celles donnant accès à la plateforme ISI Web of Knowledge :
-Le mot de passe peut être modifié sous l’onglet Options/Password
-L’adresse mail d’accès peut être modifiée sous l’onglet Options/ E-mail Adress
-Les données du formulaire d’enregistrement peuvent être modifiées sous l’onglet
Options/Profile Information.
-La langue de l’interface sous l’onglet Options/ Language. A noter qu’il n’y a pas
d’interface proposée en français.
Les modifications sont activées lors de la connexion suivante.
7. Aide sur EndNote Web
Une page d’aide en ligne est disponible en cliquant sur le lien Help en haut à droite de l’écran.
Quelques conseils sont également mis à disposition des utilisateurs de EndNote Web sur le site :
http://www.endnote.com/support/
Pour toute question, contacter :
[email protected]
02 98 49 88 87
24
Annexe 1
Procédure pour se créer un compte sur la plateforme EndNote Web
Pour ouvrir un compte, il faut être sur un poste informatique de la BLP ou un poste ayant accès à
l’Intranet Ifremer (ou tout poste donnant accès à des produits de ISI Web of Knowledge - Thomson
Reuters).
-Aller sur la page d’accueil de EndNote Web : http://www.myendnoteweb.com
-Cliquer sur le lien Sign Up (cf. New to EndNoteWeb? Sign Up for an account)
-Saisir 2 fois son adresse mail et valider (Continue)
-Compéter le formulaire en ligne:
-saisir son prénom (First Name)
-saisir son nom (Last Name)
- le champ Middle initial est optionnel
-saisir un mot de passe (Password)
Attention ce mot de passe doit comporter :
-au moins 8 éléments, sans espace,
-des nombres et des lettres et au moins 1 des caractères spéciaux suivants :
! @ # $ % ^ * ( ) ~ `{ } [ ] | \ & _
Vous pouvez vous appuyer sur l’exemple : 1sun%moon
-saisir à nouveau le mot de passe
-choisir un titre (Primary Role/Title) : enseignant,
-choisir une discipline (Subject Area)
-le champ Gestionnaire de références bibliographiques utilisé (Bibliographic
Software Use) est optionnel
-Choisir de recevoir (Send me…) ou ne ne pas recevoir (Do not Send
me…) des informations par mail de la part de Thomson Reuteurs sur
EndNoteWeb
-Cliquer sur le lien I Agree indiquant que vous accepter les conditions
d’utilisation de EndNote Web
Le système vous confirme la création de votre compte en vous rappelant votre
adresse de connexion.
25

Version 3.4

Transcription

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