Réaliser ses devis et factures

Réaliser ses devis et factures
U
n devis ou une facture, c’est aussi la carte
de visite d’une entreprise. Ces documents
doivent paraître professionnels et rigoureux :
un logo, une présentation lisible des éléments
facturés, les mentions réglementaires
habituelles… Leur réalisation doit néanmoins
s’adapter à des contraintes de temps. Plusieurs
types de logiciels peuvent vous aider dans
cette tâche.
A QUOI ÇA SERT ?
Créer plus rapidement un devis ou une facture
Les outils informatiques permettent de ne pas recommencer
entièrement la mise en page d’un devis ou d’une facture.
Les informations relatives aux clients et à la commande sont
reprises automatiquement. Le logiciel se charge de créer un
document fini conforme à vos attentes. Les plus complets
proposent également de gérer des stocks ou des plannings,
de suivre les chantiers pour le bâtiment…
Améliorer l’accès à l’information
La dématérialisation d’un fichier permet d’accéder aux informations
en quelques clics et de stocker moins de papier. Il sera facile de
retrouver l’historique des échanges avec un partenaire.
Sécuriser les données
Un fichier informatisé est plus facile à protéger que des
papiers car on peut le dupliquer en créant une sauvegarde.
COMMENT FAIRE ?
Les logiciels de
bureautique
Les logiciels de traitement
de texte et de tableur
permettent de réaliser des
mises en page type.
Il suffit de créer un fichier
« maquette » qui servira de
base à la création de tout
nouveau document. On
peut trouver des modèles
gratuits disponibles sur
Internet.
Les +
• Nécessite peu d’investissement
si on dispose déjà d’une suite
bureautique
• Logiciels maîtrisés par la
majorité des assistantes
Les -
Les logiciels gratuits
Les logiciels payants
On trouve sur Internet de
très nombreux logiciels
de création de devis et
facture à télécharger.
Il s’agit le plus souvent
de logiciels payants
utilisables pendant
quelques jours ou de
version d’essai plus
pauvre en fonctionnalités
que la version payante.
Il existe néanmoins des
logiciels totalement
gratuits dont les fonctions
répondent amplement
aux besoins d’une petite
entreprise.
Là encore, l’offre est
pléthorique. Certains
logiciels sont spécialisés
dans un secteur d’activité.
D’autres proposent
également une gestion
des contacts clients. Il
convient de bien analyser
ses besoins avant de
choisir une solution et ne
pas hésiter à tester les
versions d’essai.
Par ailleurs, certains
logiciels s’achètent
et s’installent sur un
ordinateur et d’autres
se louent au mois. On y
accède en se connectant
à Internet et c’est au
prestataire que revient
le soin de stocker et
sauvegarder vos données.
Pour ces derniers, les
versions métiers existent
rarement.
Les +
• Risque d’effacer le fichier
maquette
• C’est à vous de créer un dossier
sur votre ordinateur pour chaque
client et d’y enregistrer les devis
et factures
• Recherches plus compliquées
• C’est gratuit
• Versions d’essai
• Modèles de mise en page
Les -
• Pas d’assistance téléphonique
• Sans mise à jour de leur
créateur, ces logiciels peuvent
devenir inutilisables en cas de
remplacement de votre matériel
informatique
• Il n’est pas toujours possible
de réaliser des fichiers de
sauvegarde
Les +
• Les fonctionnalités sont riches
et peuvent être spécialisées dans
un métier
• Ces logiciels évoluent et
prennent par exemple en compte
les évolutions réglementaires
• Vous pouvez bénéficier d’une
formation voire d’une assistance
téléphonique
Les -
• Le coût du logiciel et des mises
à jour (la location évite d’investir
au départ et permet d’adapter
son budget aux fonctions des
fonctions nécessaires)
AVANT DE SE LANCER
Définir ce que l’on veut faire
Souhaitez-vous simplifier la réalisation de vos devis et
factures ou avez-vous aussi besoin de gérer vos contacts ou
votre gestion ? Quel budget êtes-vous prêt à consacrer à ce
projet ? Il faut définir précisément vos attentes et contraintes
et les hiérarchiser.
Se former
Il ne faut pas hésiter à se faire
expliquer le fonctionnement
d’un outil par le biais d’une
formation. Un des travers
classiques de l’informatique
consiste à n’utiliser que 20%
des capacités d’un logiciel.
Préparer son
entreprise
Préparer le personnel
de l’entreprise afin
d’anticiper les freins
qui pourraient mettre
en péril le projet. Une
communication en
interne sur la solution
qui va être intégrée
permet d’avoir une
adhésion des utilisateurs
dans la phase
opérationnelle.
Les pièges à éviter
Sur-estimer ses besoins
Evitez d’acheter un logiciel multi-fonctions si vous souhaitez
uniquement réaliser des devis et factures présentables.
CONTACT
CCI du Doubs
Nicolas Montagnon
[email protected]
03 81 25 26 50
Aller au moins cher
Attention aux produits gratuits. Leurs éditeurs n’ont aucune
obligation de continuer à mettre à jour leurs logiciels. Si vous
ne pouvez pas transférer les données sur du matériel neuf, les
conséquences pourraient vous coûter plus cher qu’un logiciel
payant.
Penser que l’outil fera tout
Attention aux décalages entre vos attentes et les fonctionnalités
de la solution choisie. Listez vos besoins avant de faire un choix
et vérifiez comment l’outil peut y répondre.
Conception : Communication - CCI du Doubs - Mai 2014