Facturation électronique - Réussir votre transition

COMMUNIQUÉ DE PRESSE
La voie est libre.
Facturation électronique - Réussir votre transition vers
la dématérialisation
Paris, le 19 juin 2013 – La directive Européenne du 13 juillet 2010
relative à la loi sur la TVA officialise l'équivalence fiscale entre la
facture électronique et la facture papier. Ce texte permet de franchir
un grand pas en avant, pour répondre à la demande des entreprises
industrielles et commerciales de permettre l’utilisation de factures
électroniques sans signature.
Les pays de l'union européenne ont chacun commencé à emboîter le pas
de ce changement. Cependant, la réglementation concernant la création de
factures électroniques n'est pas encore harmonisée au sein de l'Union
Européenne quant à l’utilisation de la signature électronique et à l'obligation
d'archivage pour les documents non-structurés (PDF). L'Union Européenne
prévoit cette harmonisation pour 2020 au plus tard. Les secteurs de
l’Industrie et du Commerce s'attendent dans les mois prochains à une
augmentation conséquente des factures électroniques en remplacement
des factures papier.
La simplification des lois fiscales et des directives ouvre de nombreuses
possibilités afin d'échanger des factures électroniques en plus grand
volume. Aux avantages financiers (réduction des coûts d’impression et des
frais d’affranchissement, simplification des processus de traitement et de
mise à jour) s'ajoute la possibilité pour les entreprises de bénéficier d’un
processus de traitement des factures plus rapide, plus fluide, et en
conséquence plus efficace.
Grâce au développement de la facture électronique et à l'automatisation
des processus de facturation, une économie de coût de 60 à 80 % peut
être réalisée par rapport à un traitement papier. Ce qui revient à un
potentiel d'économie de plus de 6 euros par facture. Au vu du volume de
factures en forte croissance, la question se pose pour les entreprises de
savoir à quelle vitesse le passage à un processus de facturation
électronique peut se faire.
Exploitation internalisée versus Service externalisé
Le choix entre un fonctionnement en interne à l'entreprise pour le
traitement des factures, et, la prise en charge de ce processus par un tiers
en service externalisé, repose essentiellement sur 3 facteurs: Coûts,
Risques et Ressources. En se basant sur une analyse du volume de
documents à traiter et sur une stratégie visant à optimiser ces 3 facteurs, la
solution la plus économique sera identifiée.
L’externalisation du processus de traitement des factures par un tiers,
spécialisé dans ce type de services, et, capable de prendre en charge tous
les types de factures en entrée et en sortie, permet à l'entreprise de profiter
de nombreux avantages de cette approche, dès sa mise en place:
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Prix par facture - Aucun frais d’entrée de mise en œuvre
Pas d'investissement interne en personnels et en compétences
spécialisés,
Pas d’investissement en Infrastructure-IT, ni en coût de licences ou
de maintenance
Diminution drastique des coûts IT constatés jusqu'à 80%
Traitement fiable et automatisé de tout document facture permettant
un fonctionnement en mode ’Zéro-Papier’.
Le fournisseur du services externalisé fournit:
o Le déploiement des partenaires clients et fournisseurs, la
supervision de bout en bout, jusqu'à la mise en œuvre
complète de l’EDI
o L’installation technique et la connexion avec les partenaires
o L’Intégration automatique avec les systèmes d’informations et
financiers, internes
Conformité à la gouvernance et aux réglementations
Zéro-Papier est ainsi accessible en 6 étapes simples avec des
services externalisés (Managed Services)
Le tiers fournisseur de services externalisés prend tout d'abord en charge
le déploiement des partenaires en se basant sur les prévisions d'ensemble
des volumes échangés et sur la stratégie choisie. Les partenaires sont
informés activement des avantages de la facturation électronique.
L'intégration des partenaires ayant les plus gros volumes de factures déjà
sous forme électronique (EDI, PDF, XML...) deviennent alors la priorité.
Concernant les factures électroniques non structurées (PDF), la signature
électronique et l'archivage sont mis en œuvre selon le décret n° 2013-350
du 25 avril 2013. Ensuite, selon l'analyse du volume de factures papier
restant, une saisie de ces factures peut se faire dans un portail de
facturation (solution portail basée sur le web pour les échanges avec les
petits fournisseurs).
Au final, la quantité de factures papier éventuellement restante (en général
réduite) doit être numérisée. La numérisation de factures papier, email ou
fax, au moyen du service « Scan Service », permet la mise à disposition de
ces factures sous la forme structurée, XML+PDF, puis leur transfert
automatique vers l’application SAP® ERP, pour post traitement.
Les factures entrantes par EDI ou par le Portail sont converties et
transmises à l’application SAP ERP dans un format de fichier standardisé,
comme IDoc pour le système SAP par exemple. Une option permet
l'archivage sauvegardé de toutes les informations électroniques et les
données qui s'y rattachent ; elle inclut une fonction de recherche clientweb, lorsqu'aucune archive existe, pour faciliter la restitution. Le traitement
et la validation des factures se poursuivent directement dans le système
SAP, par exemple, ou via un appareil mobile.
SEEBURGER conseille et accompagne ainsi ses clients partout dans le
monde depuis des années avec succès pour la mise en relation avec ses
partenaires et l'intégration des processus métiers. Leader sur le marché
pour les logiciels d'intégration de type EDI/B2B, SEEBURGER offre des
solutions quelque soit la taille de l'entreprise et articulées autour d'une
technologique centralisée et flexible fournie par la suite Business
Integration Suite de SEEBURGER.
Avec les offres de services externalisés de SEEBURGER (Managed
Services), les entreprises ont la possibilité de choisir l'option de service
adaptée et de passer d'une option à l'autre selon les exigences,
puisqu'elles reposent toutes sur la même infrastructure. Pour le post
traitement des factures dans le systéme SAP, SEEBURGER met à
disposition des solutions et des outils adaptés, comme « smart-eInvoice »
au « Generic Workflow » en passant par les solutions « Purchase to-Pay »
ou les outils de Reporting avec connexion à des appareils mobiles.
Pour en savoir plus sur Managed Services, consultez le lien suivant :
http://bit.ly/190sgtj.
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À propos de SEEBURGER
SEEBURGER est un spécialiste mondial de l'intégration de processus de gestion internes et
externes. Ainsi, SEEBURGER Business Integration Suite met en place une plaque
tournante centrale de données dans toute l'entreprise, pour l'ensemble des tâches
d'intégration ainsi que pour un transfert de données plus sûr. En tant que partenaire SAP
certifié de longue date, SEEBURGER propose des outils et des solutions logicielles prêtes à
l'emploi, dans le but d'optimiser les processus SAP. Les clients de SEEBURGER bénéficient
d'une expertise sectorielle de plus de 25 ans et d'un savoir-faire en matière de processus
issu de projets impliquant plus de 9 000 entreprises, telles que Bosch, EMMI, EnBW, E.ON
IT, Hapag Lloyd, Heidelberger Druckmaschinen AG, Intersport, Lichtblick, Lidl, Linde,
Osram, Siemens, s.Oliver, Schiesser, SupplyOn, RWE, Volkswagen et bien d'autres. Depuis
sa fondation en 1986, le siège social de l'entreprise est à Bretten. SEEBURGER compte 21
succursales en Europe, en Asie et en Amérique du Nord. Pour en savoir plus, consultez le
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