Dématérialisation de facture - grands principes

Dématérialisation de factures
GRANDS PRINCIPES
Au sens légal, une facture dématérialisée demeure une facture avant tout
La dématérialisation des factures participe d’un mouvement de dématérialisation beaucoup plus vaste. Si on prend
le cas français, la facture est d’abord un document commercial, comptable et fiscal. C’est une pièce dite justificative
qui, outre son rôle en matière de TVA, doit être produite pour justifier l’écriture comptable d’achat ou de vente qu’elle
concerne.
Du point de vue fiscal, le cadre légal et réglementaire français de la facture dématérialisée est stabilisé pour l’essentiel
depuis 1991. Les articles L 102 B et L 169 du Livre des Procédures Fiscales définissent les délais de conservation des
pièces justificatives et des documents comptables, notamment ceux reçus ou établis sur des supports informatiques.
En cas de contrôle fiscal, la société vérifiée devra mettre à disposition de l’administration, sous certaines conditions,
les informations détenues ou conservées sur supports informatiques afin qu’elle puisse les utiliser, le cas échéant,
pour contrôler le respect de la réglementation et les montants déclarés en matière d’impôt sur les sociétés et de TVA
principalement.
Pour mémoire, les informations qui concourent directement ou indirectement à l’élaboration des résultats et des documents comptables et fiscaux doivent être conservés pendant un délai minimum de 3 ans. Le choix des modalités de
conservation des données est laissé à l’initiative de l’entreprise (principe de liberté de la preuve). L’administration a un
droit d’accès à ces données et à ces fichiers dans le cadre des opérations de contrôles.
Principaux textes sur la facture dématérialisée
- Directive 77/388/CEE du 17 mai 1977
- Recommandation 94/820/CE du 19 octobre 1994
- Directive Européenne 2001/115/CE : 20 décembre 2001
- Transposition en France : la loi n°2002-1576 du 30 décembre 2002 dite loi de finances rectificative pour 2002
introduisant la nouvelle réglementation et entrée en vigueur le 01/07/2003 pour la France
Les mentions obligatoires (obligations fiscales de facturation)
L’article 1740 Ter A du CGI prévoit une amende de 15 €uros par mention obligatoire omise ou erronée, dont les
principales (article 242 nonies A de l’annexe II au CGI) figurent dans la liste ci-dessous :
- La date de délivrance
- Le numéro séquentiel identifiant la facture de façon unique
- Le numéro d’identification à la TVA du fournisseur
- Le numéro d’identification à la TVA du client
- Le nom complet et l’adresse de l’assujetti et de son client
- La quantité et la nature des biens livrés ou l’étendue de la prestation effectuée
- La date à laquelle est effectuée ou achevée la prestation ou la livraison ou la date de l’acompte
- La base d’imposition pour chaque taux ou exonération
- Le prix unitaire HT, les escomptes, rabais ou ristournes éventuels (s’ils ne sont pas compris dans le prix unitaire)
- Le taux de TVA appliqué
- Le montant de taxe à payer sauf régime particulier
- En cas d’exonération ou lorsque le client est redevable de la taxe, la référence à la disposition pertinente de la
Directive ou de la disposition nationale
Les principes généraux sur l’envoi de factures dématérialisées en France
- Les informations émises et reçues doivent être identiques
- Possibilité de restituer en langage clair (contrôle de l’administration) par l’émetteur et le récepteur
- Les factures conservées doivent l’être "dans leur contenu originel et dans l’ordre chronologique de leur émission"
suivant les dispositions de l’article L 102 B du LPF
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Les obligations de conservation des factures dématérialisées
(nouvel article L102 C du Livre des Procédures Fiscales)
- La conservation de factures dématérialisées doit permettre "un accès immédiat, complet et en ligne
aux données concernées"
- Le stockage ne peut avoir lieu "dans un pays non lié à la France par une convention prévoyant une
assistance mutuelle"
- L’administration doit être informée de l’utilisation d’un système dématérialisé : mention du lieu de stockage
sur la déclaration de résultat de l’entreprise (émetteur et/ou récepteur)
- La réciprocité des mesures de contrôles entre Etat-Membres : accès aux informations stockées
Les délais de conservation
- 3 ans (délais de reprise)
- 6 ans (droit de communication), voire davantage dans certains cas (report d’exercices déficitaires,
acquisition d’immobilisations, etc.)
Les règles en Europe
La Directive prévoit l’envoi de factures électroniques entre États Membres : "Les factures émises peuvent être transmises sur un support papier ou, sous réserve de l’acceptation du destinataire, par voie informatique à condition que
l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu soient garanties".
- Soit au moyen d’une signature électronique "avancée" au sens de la Directive 1999/93/CE du 13 décembre 1999
- Soit au moyen d’un EDI avec l’utilisation de procédures garantissant l’authenticité de l’origine et l’intégrité
des données (Recommandation 1994/820/CE du 19/10/94)
(source Cabinet Taj)
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