Enregistrement des noms des ressortissants étrangers

Service de la population
Direction
Avenue de Beaulieu 19
1014 Lausanne
N/réf. SMI/LSR/NSN
Affaire traitée par L. Sutter et N. Saillen
Lausanne, le 29 octobre 2013
Circulaire 13/04 destinée aux Contrôles des habitants du canton
Directives fédérales sur la détermination et l’orthographe des noms des ressortissants
étrangers du 1er janvier 2012 - Nouvelle procédure pour les communes
Mesdames, Messieurs les Préposé-e-s,
1. Historique / Introduction
Le 1er janvier 2012, l’Office fédéral des migrations (ODM) a publié des directives sur la détermination
et l’orthographe des noms de ressortissants étrangers (qui a fait l’objet d’une circulaire d’application
cantonale (12/04) en date du 26 avril 2012) qui découlent de la mise en œuvre des Accords
Schengen-Dublin auxquels la Suisse est signataire. En vertu des Accords de Schengen, les indications
figurant sur le titre de séjour doivent correspondre à celles figurant dans le passeport.
Cela étant, ces nouvelles directives ont suscité de nombreuses interrogations de mise en œuvre,
notamment au regard de la pratique quotidienne tant des Contrôles des habitants que du SPOP.
Par ailleurs, les accords Schengen-Dublin et la mise en oeuvre de la loi sur l'harmonisation des
registres ont également entraîné leur lot d’interrogations.
Forts de ces constats, l’AVDCH et le SPOP ont établi de concert une liste de questions qui ont été
transmises à l’ODM, en vue de définir de la manière la plus précise qu’il soit possible, l’enregistrement
des noms des ressortissants étrangers.
Suite aux réponses apportées par l’ODM, des représentants du SPOP et de l’AVDCH se sont rencontrés
pour établir différents documents et tableaux afin d’illustrer et faciliter la mise en pratique de ces
directives parfois complexes. Ces différents documents ont fait ensuite l’objet de la circulaire 12/04 bis
du 15 novembre 2012, laquelle est largement reprise ci-après.
Le 20 juin 2013 l’ODM a publié une lettre d’information concernant les directives sur la détermination
et l’orthographe des noms de ressortissants étrangers dans les domaines des étrangers et de l’asile.
Dès lors, même si les directives fédérales du 1er janvier 2012 pour l’établissement du nom des
ressortissants étrangers demeurent inchangées, la procédure a été revue et simplifiée, notamment
par la création d’un formulaire ad hoc, intitulé « Détermination du nom ».
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Enfin, il convient de noter que le principe défini par les directives fédérales sur la détermination et
l’orthographe des noms des ressortissants étrangers du 1.1.2012, selon lequel c’est l’identité selon le
passeport ou la carte d’identité qui est imprimée au recto du livret, demeure en vigueur sans aucune
exception.
Ces directives et leurs annexes figurent ci-après.
2. Définitions
Afin d’avoir dorénavant des dénominations communes et conformes aux différents registres fédéraux
(Symic) et cantonaux (RCPers notamment) tout en étant compatibles aux flux LHR, nous
recommandons vivement aux communes d’enregistrer leurs habitants dans leur registre informatique
communal (Registre des habitants « RdH ») selon les désignations suivantes :
Nom Passeport : Il s’agit du nom qui doit être obligatoirement saisi dans la rubrique appropriée de
votre RdH selon le document de voyage national du ressortissant étranger. Le passeport en cours de
validité et/ou la carte d’identité pour les ressortissants UE/AELE sont déterminants pour
l’enregistrement du nom, tandis que pour les ressortissants étrangers Etats tiers, seul le passeport est
déterminant.
Nom Officiel : Il s’agit également du nom qui doit être obligatoirement saisi dans la rubrique
appropriée de votre RdH. C’est le nom inscrit dans un registre de l’état civil pour chaque citoyen
suisse mais également des ressortissants étrangers ayant eu un événement d’état civil en Suisse
(mariage, naissance, naturalisation d’un enfant, etc.).
Les dénominations des différents formulaires cantonaux seront prochainement mises à jour en ce
sens.
3. Nouvelle Procédure
Le préposé doit déterminer le nom du ressortissant étranger selon les directives fédérales précitées et
notamment les instructions et l’Annexe 1 « Définitions », jointes en annexe à la présente circulaire.
Lors d’une primo arrivée dans le canton, le Préposé transmet le rapport (jaune) ou l’annonce (bleue)
d’arrivée, avec la copie du passeport ou de la carte d’identité, ainsi qu’une copie d’un éventuel
document d’état civil suisse. Les communes qui utilisent leur propre fiche de transmission peuvent
continuer à l’adresser.
Lors du renouvellement d’une autorisation, d’un changement d’adresse (arrivée d’une commune
vaudoise) ou toute autre modification, pour éviter toute erreur de transcription du nom sur le permis,
le Préposé a également la possibilité d’utiliser le formulaire cantonal « Détermination du nom » (ou la
fiche de transmission communale) accompagné d’une copie du passeport ou de la carte d’identité en
cours de validité.
Dans tous les cas, c’est l’identité selon le passeport ou la carte d’identité qui est imprimée au recto du
livret conformément aux directives fédérales.
Lorsque la personne étrangère n’a qu’une seule identité, le nom établi selon le document d’identité
(Nom passeport) doit être enregistré dans la rubrique « Nom officiel » du RdH et peut être également
saisi dans la rubrique « Nom passeport », facultatif sauf en cas de procédure de changement de nom
(voir ci-après).
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Si la personne a eu un événement d’état civil en Suisse et qu’elle est enregistrée dans Infostar ou
dans un registre de l’état civil, alors c’est ce nom (conformément au document d’état civil ou à la
communication de l’état civil) qui doit être saisi comme « Nom Officiel » dans votre RdH.
Si, lors d’un renouvellement ou d’un changement de commune, le Préposé constate que le nom
figurant sur l’autorisation présentée sera modifié par l’application des nouvelles directives fédérales,
notamment lorsqu’un nom d’usage figure sur l’ancienne autorisation, il avise l’intéressé en lui
indiquant les informations suivantes :

Si la personne a eu un événement d’état civil en Suisse, il convient de lui demander de
produire un document d’état civil suisse afin de remplir la rubrique « Nom officiel » du RdH.
Le Préposé transmet ensuite au SPOP le formulaire cantonal « Détermination du nom » ou la
fiche de transmission communale.

Si la personne n’a eu aucun événement d’état civil en Suisse et souhaite officialiser l’ancien
nom d’usage qui figurait sur le permis échu, il conviendra de l’orienter, comme jusqu’à
présent, auprès de la direction de l’état civil pour une procédure de changement de nom
soumise à un émolument de CHF 200.Lors du renouvellement d’une autorisation, d’un changement d’adresse ou toute autre
modification nécessitant l’établissement d’un nouveau permis, si l’étranger opte
simultanément pour un changement de nom, afin de conserver le nom connu jusqu’alors, les
émoluments usuels sont encaissés à l’avance. La demande de renouvellement est ensuite
transmise au SPOP avec le formulaire cantonal « Détermination du nom », en cochant la case
relative au changement de nom et en indiquant la date formelle de la demande de
renouvellement du permis. Cette information permettra d’éviter des mesures d’instruction
complémentaires par le SPOP dans l’hypothèse où le titre de séjour aurait été
automatiquement désactivé dans Symic 6 mois après l’échéance du permis, en raison d’une
longue procédure de changement de nom (ex. recherche de documents d’état civil à
l’étranger). Le permis renouvelé ne sera imprimé et délivré qu'une fois que la direction de
l'état civil aura statué sur la demande de changement de nom. La Division Etrangers en sera
informée par l'envoi d'une copie de la décision de changement de nom par la direction de
l’état civil.
Dans l’intervalle, et pour des justes motifs uniquement, si la personne a impérativement
besoin d’un titre de séjour intermédiaire durant la procédure de changement de nom, le
Préposé l’indique sous « remarques / observations » du formulaire cantonal « Détermination
du nom ». Le SPOP délivrera un titre de séjour intermédiaire selon le Nom Passeport. Informé
directement par la Direction de l’état civil de la décision de changement de nom, la Division
Etrangers du SPOP établira ensuite le titre de séjour définitif avec l’inscription du Nom Officiel
au verso. La 2ème autorisation sera facturée avec un émolument réduit à CHF 10.- pour le
livret UE/AELE et CHF 32.- pour la carte biométrique (Etats tiers), le canton et la commune
renonçant à percevoir un émolument pour cette seconde émission. Il convient de préciser que
cet émolument doit aussi être encaissé à l’avance par le Préposé.
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4. Entrée en vigueur
La présente circulaire qui entre en vigueur immédiatement, annule et remplace la circulaire 12/04 bis.
Tout en vous remerciant de votre précieuse collaboration, nous vous prions de croire, Mesdames,
Messieurs les Préposé-e-s, à l’expression de nos sentiments distingués.
Annexe
-
Formulaire cantonal « Détermination du nom »
-
Instructions pour l’enregistrement du nom des ressortissant étrangers
Directives ODM du 1.1.2012 sur la détermination et l’orthographe des noms de ressortissants
étrangers
Lettre ODM d’information du 20 juin 2013 concernant les directives sur la détermination et
l’orthographe des noms de ressortissants étrangers dans les domaines des étrangers et de
l’asile
-
-
Tableau de translittération et tableau de saisie des signes
-
Tableau synoptique de quelques exemples de situations particulières concernant l'inscription
des noms de famille des ressortissants étrangers
Pour information :
Préfectures
ACI
CMTPT
CDAP
Archives cantonales
BRES
SeCRI
Police cantonale du commerce
UCV
AdCV
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A compléter lisiblement
DETERMINATION DU NOM
Détermination du nom du ressortissant étranger conformément à la circulaire SPOP
13/04 du 29 octobre 2013
1° Nom
passeport (imprimé au recto du titre de séjour)
A déterminer selon document de voyage en cours de validité (passeport pour Etat tiers, passeport et/ou carte d’identité pour
UE/AELE + joindre copie du document)
A compléter très lisiblement par la commune
NOM :………………….….....………………..…………………………………………
PRENOM :………………….………………………………………………………......
2° Nom
officiel en Suisse (imprimé au verso du titre de séjour)
Nom enregistré à l’état civil suisse (selon document produit au contrôle de l’habitant)
A compléter très lisiblement par la commune
NOM :………………….….....………………..………………………………………...
PRENOM :………………….……………………………………………………….....
Remarque concernant le nom d’usage qui figurait sur le titre de séjour échu :
Toute personne souhaitant faire enregistrer ce nom à l’état civil suisse doit formuler par écrit une demande
de changement de nom auprès de la Direction de l’état civil, rue Caroline 2, 1014 Lausanne si elle peut faire
valoir des motifs légitimes de changement de nom (art. 30 al. 1 CC) et qu’elle est connue en Suisse sous le
nom d’usage depuis plus de 5 ans.
Procédure soumise à un émolument de CHF 200.-
□
Veuillez cocher cette case si l’intéressé-e a déposé une demande de changement de nom auprès de la
Direction de l’état civil en y indiquant la date du dépôt de la demande de renouvellement du titre de séjour auprès de
la commune.
…………………………………………
Date :
Numéro VD : ……………………………………
Remarques / observations :
Date :
Timbre et signature de la commune :
…………………………
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Lausanne, octobre 2013
Instructions pour l’enregistrement des noms des
ressortissants étrangers
Mémo de mise en œuvre des nouvelles directives fédérales du 1er janvier 2012 sur la détermination et
l’orthographe des noms des ressortissants étrangers.
Pour consulter plus d’informations, d’exemples et le tableau de translittération, veuillez vous référer à
la circulaire 13/04.
1.
Champ d’application des directives :
Les directives s'appliquent à tous les étrangers résidant en Suisse ou qui désirent y
séjourner, aussi bien aux ressortissants d'États tiers qu'aux citoyens de l'UE/AELE.
Les directives s’appliquent non seulement lors de l’enregistrement du ressortissant étranger
dans la commune, mais aussi à chaque fois qu’il est constaté une divergence entre l’identité
précédemment enregistrée et celle qui doit l’être en référence aux présentes directives.
En effet, la gestion de l’identité d’un habitant doit être la plus rigoureuse possible et
actualisée à tout moment. Par contre, les autorisations de séjour rectifiées ne seront
délivrées que lors d’une prolongation ordinaire ou d’un événement justifiant l’émission d’un
nouveau permis.
2.
Documents :
Le passeport en cours de validité et/ou la carte d’identité pour les ressortissants UE/AELE
sont déterminants pour l’enregistrement du nom.
3.
Principes
3.1
Préambule :
Les registres des habitants (RdH) enregistrent obligatoirement le nom passeport du
ressortissant étranger (qui est son nom officiel à l’étranger) et le nom officiel de l’habitant si
ce dernier est enregistré dans les registres d’état civil suisses.
En cas de divergence entre le nom passeport et le nom officiel, ce dernier sera
automatiquement imprimé au verso de la nouvelle carte ou du nouveau livret.
3.2
Principes de saisie :
Le nom passeport d’un ressortissant étranger est, en principe, repris in extenso, et sans
modification aucune, tel qu’il figure dans les papiers de légitimation. La ligne MRZ est
déterminante.
3.3
Particularités :
Les éléments de noms qui, selon le droit étranger déterminant, ne font pas partie du nom
officiel étranger, comme le nom d’alliance, les indications sur la filiation, le nom d'usage,
etc., ne sont pas repris.
Ne font pas partie du nom officiel étranger :
• les noms ou éléments de noms qui répondent à un usage mais ne font pas partie du nom
officiel selon le droit étranger déterminant (en France p. ex. la mention « épouse de... », ou
le nom d’alliance qui relève du droit coutumier);
• les adjonctions qui n’ont pas fonction de nom selon le droit étranger déterminant et qui,
dans le pays d’origine, peuvent être inscrites ou, au contraire, omises au gré de l’intéressé,
p. ex. « y » (Espagne), « in » (Italie) ou « ben » (pays arabes);
• en Suisse, les qualifications et les titres nobiliaires ne font pas partie du nom officiel même
si le droit étranger le prévoit.
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Le nom des parents et le lieu de naissance doivent être repris tels qu’ils figurent sur le
document présenté. A défaut, indiquer « non déterminé » dans les rubriques
correspondantes. Pour le lieu de naissance, il faut veiller à indiquer une notion
correspondante respectant les normes LHR (voir catalogue officiel des caractères).
Les caractères spéciaux sont transcrits conformément au tableau de translittération. Dès lors
que certains caractères sont reconnus dans la colonne « Infostar » mais pas dans la colonne
« Symic », il y a lieu, en matière de contrôle des habitants, de privilégier la colonne
« Infostar ».
Conformément à l’accord de Schengen, pour les ressortissants d’Etats non-parties, les
indications figurant sur le titre de séjour doivent correspondre à celles figurant dans le
passeport. Pour cette raison, le(s) nom(s) et le(s) prénom(s) sont repris tels qu’ils figurent
dans la zone lisible par machine (Machine Readable Zone, MRZ) du passeport. La MRZ
du passeport contient, sous forme codée, des informations importantes sur l’identité du
titulaire. Ces indications doivent correspondre à celle figurant sur le titre de séjour. L’identité
est établie grâce aux informations figurant dans la MRZ (voir annexe 2 des directives
fédérales du 01.01.2012)
Lorsque la MRZ contient des noms ou prénoms abrégés, on s’efforce de les saisir
intégralement conformément à la zone lisible de la pièce de légitimation (ces principes
s’appliquent également par analogie aux titres de séjour pour les ressortissants de
l’UE/AELE). Au besoin, l’on peut se référer à un éventuel document d’état civil fourni.
Lorsque le passeport ne contient qu’une seule rubrique « nom » (chaîne de noms sans
distinction entre le(s) prénom(s) et le nom), on s’efforce d’attribuer au mieux les divers
éléments de la chaîne aux champs « nom » et « prénom ». En cas de doute, l’ordre de la
MRZ prime sur celui de la zone visuellement lisible pour l’attribution des noms et prénoms.
Au besoin, l’on peut aussi se référer à un éventuel document d’état civil fourni.
Il peut arriver que la MRZ s’écarte des directives de l’ICAO ou que le contenu de la MRZ
repose sur des données manifestement fausses. Dans de tels cas, les indications figurant
dans les rubriques des noms du passeport doivent être prises en compte.
La saisie dans SYMIC doit respecter l’ordre suivant :
1. enregistrement sur la base de la MRZ du passeport ;
2. enregistrement sur la base de la MRZ de la carte d‘identité ;
3. si le passeport et la carte d’identité ne disposent pas encore de MRZ (anciens
documents), il convient de se fier aux rubriques des noms du document ;
4. si l’étranger ne possède ni passeport ni carte d’identité (ne concerne quasiment que le
domaine de l’asile), il y a lieu de se référer à d’autres documents (acte de naissance,
diplôme scolaire, etc.) ou aux indications fournies par l’intéressé.
La transcription des caractères spéciaux et les notices explicatives sur les pays (annexes 2
et 3 des directives) n’entrent en ligne de compte dans le domaine des étrangers que lorsque
la saisie est effectuée sur la base des indications fournies par la personne concernée (voir
point 4 ci-dessus) ou que l’orthographe dans le document de voyage est manifestement
erronée (concernant les MRZ contenant des données erronées, voir le point 2 de l’annexe 1
des directives).
La MRZ des passeports et des cartes d’identité ne comportant que des lettres majuscules,
les accents (é, è, à, ì, ñ, etc.) n’y apparaissent pas. Ceux-ci doivent cependant être
réintroduits lors de la saisie dans SYMIC.
Lorsque le passeport ne distingue pas le nom du prénom, et que même avec la comparaison
des deux zones de passeport, on n’arrive pas à attribuer au mieux les différents éléments de
la chaîne, alors on saisit deux fois toute la chaîne de noms (même indication sous nom et
prénom selon l’ordre de la MRZ), à moins que la notice sur le pays, publiée sur le site de
l’ODM, ne propose une autre solution.
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4.
3
Enregistrement des étrangers binationaux (non-Suisses) dans les registres communaux :
En principe, il convient de retenir la nationalité la plus favorable au niveau juridique (par
exemple entre Etat tiers et UE/AELE). Si une personne est titulaire de deux nationalités de
pays membres de l'UE, alors, il importe de demander à l’usager à laquelle des deux
nationalités il s'identifie le plus ou quel pays il souhaite voir figurer sur ses documents.
5.
Nom d’usage des épouses européennes dont le mariage a été célébré à l’étranger :
Selon une pratique ancienne et une directive interne du SPOP du 5 octobre 2006, l’émission
d’un livret pour étranger avec le nom d’usage ou d’alliance était autorisée, sur demande, pour
les ressortissantes étrangères dont le nom officiel étranger reste après le mariage le nom de
jeune fille (selon le droit étranger déterminant).
Or, le nom d'usage ou nom d’alliance ne fait pas partie du nom officiel étranger.
En conséquence, cette pratique étant abrogée, les renouvellements de titre de séjour sont
effectués conformément au nom officiel indiqué dans le passeport et/ou la carte d’identité
étrangère sans aucune exception.
Toutefois, une demande de changement de nom pour officialiser le nom d’usage en Suisse
est possible à certaines conditions et si la personne établit :
- qu’elle est connue en Suisse sous son nom d’usage depuis plus de 5 ans (preuves par
courrier, compte bancaire ou postal, etc.) ;
- qu’elle peut faire valoir des motifs légitimes de changement de nom (art. 30 al. 1 CC).
Il est cependant important d’attirer l’attention des administrées sur le fait que le changement
de nom n’est pas automatique. De plus, il existera un risque de confusion d’identité car le nom
officiel figurant sur le document d’identité national étranger ne sera pas identique à celui
inscrit dans le registre d’état civil Infostar en Suisse. Il conviendrait de leur préciser que le
changement de nom prononcé en Suisse devra faire l’objet, le cas échéant, d’une
transcription dans l’Etat d’origine de la personne étrangère, de manière à ce que le nom
officiel étranger corresponde dorénavant au nom modifié et enregistré à l’état civil en Suisse.
A titre complémentaire, il faut ajouter que le changement de nom prononcé en Suisse n’est
pas d’office reconnu dans l’Etat d’origine, chaque Etat national disposant de règles propres de
reconnaissance d’une décision étrangère. En outre, la divergence d’identité entre celle de
l’Etat d’origine et la nouvelle identité suisse pourrait causer à une ressortissante étrangère
ayant changé de nom en Suisse de sérieux préjudices ou des difficultés importantes lors d’un
voyage à l’étranger, par exemple.
Si la personne étrangère peut justifier de motifs légitimes à changer de nom et souhaite
véritablement présenter une demande de changement de nom, celle-ci doit être adressée
directement par la requérante auprès du:
Service de la population
Direction de l’état civil
Rue Caroline 2
1014 Lausanne
La demande de changement de nom à l’état civil est sujette à un émolument de CHF 200
francs.
Lorsque l'administré dépose une demande de changement de nom auprès de la direction de
l'état civil, le CH transmet obligatoirement de le formulaire "détermination du nom" à la division
Etrangers du SPOP en indiquant sur le formulaire la date de demande du renouvellement du
permis. Le permis renouvelé ne sera imprimé et délivré qu'une fois que la direction de l'état
civil aura statué sur la demande de changement de nom. La Division Etrangers en sera
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informée par l'envoi d'une copie de la décision de changement de nom par la direction de
l'EC.
Dans l'intervalle, et pour des justes motifs uniquement, si la personne a besoin d’un titre de
séjour intermédiaire durant la procédure de changement de nom, le Préposé l’indique alors
sous « remarques / observations » du formulaire cantonal « Détermination du nom ». Le
SPOP délivrera un titre de séjour intermédiaire selon le Nom Passeport. Informé directement
par la Direction de l’état civil de la décision de changement de nom, la Division Etrangers du
SPOP établira ensuite le titre de séjour définitif avec l’inscription du Nom Officiel au verso.
La 2ème autorisation, si elle a été demandée, sera facturée avec un émolument réduit à CHF
10.- pour le livret UE/AELE et CHF 32.- pour la carte biométrique (Etats tiers), le canton et la
commune renonçant à percevoir un émolument pour cette seconde émission. Il convient de
préciser que cet émolument doit aussi être encaissé à l’avance par le Préposé.
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