Procédure d`attribution

Division Manifestations Publiques, Vie Associative, Relations Internationales
Procédure d’attribution
Espace Jean Ferrat - 94 avenue Gilbert Berger
(délibération du Conseil municipal de la Commune de Tremblay-en-France
n° 2014- du 15 mai 2014)
La Commune de Tremblay-en-France met à la disposition des associations tremblaysiennes, des services
municipaux, des établissements scolaires, des associations et organismes extérieurs de la commune
l’Espace Jean Ferrat pour l’organisation de réunions ou de manifestations publiques.
La présente procédure d’attribution s’applique à l’ensemble des demandes d’utilisation relatives à l’espace
Jean Ferrat à quelque titre que ce soit. Ce dernier est la propriété de la Commune de Tremblay-en-France
et son accès est subordonné au respect de la présente procédure et à l’acceptation préalable par les
utilisateurs du règlement intérieur du site approuvé par le Conseil municipal et de la signature d’une
convention de mise à disposition.
Il appartiendra au demandeur, le moment venu, de respecter et de veiller au respect de l’ensemble des
conditions de mise à disposition de l’espace Jean Ferrat fixés dans le règlement intérieur et la convention
ainsi qu’au respect des lois et règlements en vigueur. Il sera ainsi le seul interlocuteur de la Commune.
1 - LES CONDITIONS D’ATTRIBUTION
L’utilisation des deux salles de l’Espace Jean Ferrat est soumise aux dispositions générales du règlement
intérieur adopté par le Conseil municipal ainsi qu’aux conditions particulières fixées dans la convention de
mise à disposition.
La salle n°1 est mise à disposition gratuitement aux établissements scolaires, une fois par an en
configuration spectacle ou loto puis payante à partir de la deuxième utilisation en configuration identique,
les autres utilisations feront l’objet d’une tarification votée en Conseil Municipal tous les ans.
La salle n°2 est mise à disposition gratuitement aux associations et aux établissements scolaires de la ville
pour leurs assemblées générales et leurs réunions.
Toutes les autres demandes seront soumises à une tarification fixée annuellement par le Conseil municipal
de la Commune de Tremblay-en-France.
La location privée à but lucratif est strictement interdite. La location aux personnes mineures est interdite.
Il est formellement interdit de réserver la salle au nom d’une association pour un usage personnel, y compris
à titre accessoire.
2 - LES MODALITES D’ATTRIBUTION
La demande de réservation est à adresser obligatoirement par courrier, au plus tard deux mois avant la date
de la manifestation, à Monsieur le Maire de la Commune de Tremblay-en-France (Commune de Tremblayen-France 18 boulevard de l’Hôtel de Ville 93290 Tremblay-en-France).
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Il est précisé que dans l’hypothèse où la demande émane d’une personne morale ou d’une structure
associative, la demande devra obligatoirement être adressée par le représentant légal de cette dernière.
La demande doit obligatoirement comporter : l’identité du demandeur ( personne morale ou structure
associative : nom, prénom, qualité, pouvoir d’agir au nom et pour le compte de la personne morale ou
associative, adresse du siège social, numéro de SIRET ou de déclaration en préfecture, extrait KBIS récent
ou statuts en vigueur), l’identité de l’organisateur de la manifestation, l’objet, la date, les horaires de la
manifestation (en tenant obligatoirement compte des temps de montage, de démontage et de nettoyage
nécessaires) et le nombre de personnes attendues.
Aucune demande de réservation ne saurait donner droit automatiquement et de plein droit à la mise à
disposition de la salle concernée ; toute mise à disposition suppose une réponse écrite et préalable de la
Commune.
La demande d’attribution de la salle est étudiée par les secteurs Manifestations Publiques / Vie Associative
(sis Espace Farman 93290 Tremblay-en-France) et est accordée par Monsieur le Maire ou le Maire-Adjoint
délégué et ce en priorité :
 aux associations tremblaysiennes,
 en fonction du projet de la manifestation (nature, portée, intérêt local…),
 en fonction de la disponibilité et de la configuration de l’équipement à la date demandée,
 de l’engagement du respect de l’ensemble des conditions de mise à disposition fixées tant dans le
règlement intérieur de l’espace Jean Ferrat que dans la convention de mise à disposition du site.
Après un rendez-vous avec la division Manifestations publiques / Vie associative, une confirmation écrite
de la date de réservation sera envoyée au demandeur.
Dans le cadre et dans la limite de ses missions, le secteur Vie associative accompagnera si nécessaire ou sur
demande expresse les associations dans l’organisation de leur manifestation.
Le demandeur s’engage à venir personnellement dans les locaux de la division Manifestations publiques et
Vie associative signer la convention, s’il s’agit d’une personne morale apporter le pouvoir justifiant de la
capacité à signer ladite convention au nom et pour le compte de la structure, régler la redevance, déposer
le chèque de caution et l’attestation d’assurance lors du rendez-vous fixé par la division Manifestations
publiques / Vie associative, au plus tard deux semaines avant la date de la manifestation.
Les modalités d’annulation d’une réservation, tant par le demandeur que par la Commune , sont détaillées
dans les conditions fixées dans la convention de mise à disposition.
Tout manquement aux dispositions du règlement intérieur et/ou de la convention de mise à disposition
pourra justifier un refus de toute nouvelle attribution de salle sans garanties réelles apportées par le
demandeur sur le fait que les problèmes précédemment rencontrés ne surviendront pas à nouveau.
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